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Einladung – an alle Bieter - Entwurf
Wasserversorgungs-Zweckverband Maifeld-Eifel
Vergabe von Planungsleistungen
Erstellung einer Machbarkeitsstudie zur zukünftigen Büro- und Standortstruktur des WVZ
Maifeld-Eifel
- Phase des Verhandlungsverfahrens
Sehr geehrte Damen und Herren,
in dem vorbezeichneten Vergabeverfahren zeige ich an, den Auftraggeber, den
Wasserversorgungs-Zweckverband Maifeld-Eifel, zu beraten und zu vertreten. Namens
meiner Mandantin danke ich für Ihre Teilnahme an dem Vergabeverfahren und teile mit, dass
Sie sich als Bieter qualifiziert haben.
Ich lade Sie hiermit ein, an der 2. Phase des Verhandlungsverfahrens teilzunehmen.
- Zu Ihrem Angebot:
a) Beschreibung der Planungsaufgabe
Ich bitte Sie um die Abgabe eines Angebots für die Planungsleistungen auf Grundlage des
ebenfalls beigefügten Architektenvertrags im Entwurf.
- Ausgangssituation
Aufgrund eines bestehenden und künftig weiter anwachsenden Personalmehrbedarfs verfügt
der Wasserversorgungs-Zweckverband Maifeld-Eifel am aktuellen Standort in Mayen nicht
mehr über ausreichende Büro- und Funktionsflächen. Zur Deckung des zusätzlichen
Raumbedarfs sollen im Rahmen einer Machbarkeitsstudie verschiedene bauliche und
standortorganisatorische Handlungsoptionen geprüft werden.
Der WVZ Maifeld-Eifel versorgt über 80.000 Einwohner mit Trinkwasser. Das
Versorgungsgebiet umfasst rund 600 km² und erstreckt sich über die gesamten
Verbandsgemeinden Brohltal, Maifeld und Pellenz, die Verbandsgemeinde Vordereifel ohne
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die Ortsgemeinden St. Johann und Kottenheim sowie Teile der Verbandsgemeinden Rhein-
Mosel und Kelberg.
Versorgungsgebiet des WVZ Maifeld Eifel
Die Verwaltung ist derzeit im Bürogebäude in Mayen konzentriert. Dieses wurde in den 1970er
Jahren errichtet und in den 1990er Jahren erstmals saniert.
Zur Unterstützung der Verwaltung und zur Sicherstellung der örtlichen Präsenz im
Versorgungsgebiet bestehen zwei Außenstellen in Kruft und Weibern. Die Außenstellen
umfassen neben Gemeinschafts- und Waschräumen, jeweils ein Lager sowie einen Fuhrpark.
Die Außenstelle in Kruft ist vergleichsweise neu und befindet sich in einem guten baulichen
Zustand, sodass kein Modernisierungsbedarf besteht. Derzeit ist der Raum bereits begrenzt
und eine Erweiterung ist erforderlich, da mit einem weiteren Personalzuwachs von zwei
Personen gerechnet wird. Das Gebäude ist so errichtet, dass ein weiteres Geschoss möglich
ist.
Die Außenstelle in Weibern hingegen bedarf einer Modernisierung und einer Erweiterung, da
auch hier mit einem Personalzuwachs von zwei Personen gerechnet wird. Aufgrund der
örtlichen Gegebenheiten ist eine bauliche Erweiterung des Bestands schwierig.
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Derzeit geht der WVZ Maifeld-Eifel insgesamt von einem Personalmehrbedarf von 15-17
Personen aus.
Zudem ist eine perspektivische Erweiterung des WVZ denkbar, die ggf. in einigen Jahren zu
einer weiteren Erhöhung des Raumbedarfs führen könnte.
- Aufgabenbeschreibung
Um eine Entscheidungsgrundlage für die weitere Planung zu haben, vergibt der WVZ Maifeld-
Eifel die Erstellung einer Machbarkeitsstudie.
Ziel der Machbarkeitsstudie ist es, die technische, rechtliche, wirtschaftliche und funktionale
Umsetzbarkeit des Vorhabens zu prüfen. Die Studie soll eine belastbare
Entscheidungsgrundlage für die weitere Planung liefern und dabei mindestens folgende
Varianten berücksichtigen:
- Erweiterung/Aufstockung sowie energetische Sanierung des bestehenden
Bürogebäudes in einer mit einem Neubau vergleichbaren Weise, einschließlich
Außenhülle, Fenster, Heizung, Brandschutz, Stellplätze sowie
Modernisierung/Erweiterung der Außenstellen Kruft und Weibern
- Neubau eines Bürogebäudes „auf der grünen Wiese“ sowie
Modernisierung/Erweiterung der Außenstellen Kruft und Weibern (Fortführung der
dezentralen Struktur)
- Neubau eines Bürogebäudes „auf der grünen Wiese“ als zentraler Standort unter
vollständiger Integration der bisherigen Außenstellen in Kruft und Weibern
(Zentralisierung)
Die Erstellung einer Kostenschätzung sowie die Ermittlung der Lebenszykluskosten für die
verschiedenen Varianten soll ebenfalls erfolgen.
Hierzu konkret:
Hinsichtlich der Variante 1, Erweiterung und Sanierung des Bestandgebäudes, gilt es das
Entwicklungspotential des Standortes Mayen zu untersuchen. Hierbei sind die Möglichkeiten
Errichtung eines Neben- bzw. Erweiterungsgebäudes sowie Anbau bzw. Aufstockung des
bestehenden Bürogebäudes in den Blick zu nehmen. Insbesondere hinsichtlich der Frage, wie
dort Büroraum in einer Qualität geschaffen werden kann, die mit einem Neubau vergleichbar
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ist. Hierbei sollen auch die Aspekte Energieeffizienz, Brandschutz, Heizungsanlage und
Parkplätze beleuchtet werden.
Bei den Varianten 2 und 3 ist zu beachten, dass die endgültige Standortentscheidung noch
nicht getroffen wurde. Die Standortfrage soll daher im Rahmen der Machbarkeitsstudie
bewusst ausgeklammert werden. Lediglich zu Vergleichszwecken soll sich die Untersuchung
auf das Grundstück „auf der grünen Wiese“ beziehen.
Unabhängig von der Standortwahl ist vorgesehen, das bisherige Bestandsgebäude im Falle
einer Umsetzung der Varianten 2 bzw. 3 zu veräußern.
Weiterhin sollen zwischen den Varianten 2 und 3 die Vor- und Nachteile eines zentralen
Standorts gegenüber einem dezentralen Standort untersucht werden. Ein Schwerpunkt der
Untersuchung liegt daher auf der Frage, ob der dezentrale Standort erhalten werden sollte.
Dabei sind insbesondere die Faktoren Fahrtzeiten der Außendienstmitarbeiter, Anbindung des
Standorts, flexibler Mitarbeitereinsatz sowie Lagerführung zu bewerten. Die
Modernisierungsmöglichkeiten der Außenstellen sowie die entsprechenden Kosten sind in
diesem Zusammenhang ebenfalls zu berücksichtigen und dem gegenüber zu stellen.
Im Rahmen aller Varianten ist zudem zu berücksichtigen, dass perspektivisch angrenzende
Wasserversorger in den Verband des Auftraggebers integriert werden könnten. Dadurch
könnte zusätzlicher Flächenbedarf für die einzugliedernden Mitarbeitenden entstehen. Vor
diesem Hintergrund sollen im Rahmen der Machbarkeitsstudie sowohl der zukünftige
Raumbedarf als auch die Möglichkeiten einer perspektivischen Weiterentwicklung geprüft
werden.
Zusätzlich wird für den Fall eines weiter anwachsenden Personalmehrbedarfs grundsätzlich
auch die Möglichkeit einer weiteren Büroerweiterung abgefragt. Hierbei soll von einem
Personalmehrbedarf von rund 20 Mitarbeitenden ausgegangen werden.
Die konkret geforderten Inhalte der Machbarkeitsstudie sind dem als Anlage beigefügten
Leistungskatalog zu entnehmen.
Es wird daraufhingewiesen, dass der Auftragnehmer verpflichtet ist, alle erforderlichen
Fachplanungen – insbesondere für Technische Gebäudeausrüstung (TGA) und
Tragwerksplanung (TWP) – eigenständig beizuziehen und zu koordinieren. Die Fachplaner
werden nicht gesondert vom Auftraggeber beauftragt.
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Die Erstellung der Machbarkeitsstudie begründet keinen Anspruch auf eine spätere
Beauftragung mit weiteren Planungsleistungen; etwaige Folgeaufträge bedürfen einer
gesonderten Entscheidung und gegebenenfalls eines gesonderten Vergabeverfahrens.
Leistungszeit
Die Machbarkeitsstudie soll innerhalb von 9 Monaten ab Beauftragung fertiggestellt werden,
sodass der Auftraggeber in die Lage versetzt wird, über das weitere Vorgehen zu entscheiden.
b) preisliche Bestandteile Ihres Angebotes
Für die Abrechnung Ihrer Leistung möchte der Auftraggeber die Vereinbarung eines
Pauschalpreises vorschlagen.
Für das Honorar wird ein Preisband von 30.000 bis 75.000 Euro netto vorgegeben, innerhalb
dessen sich Ihr Angebot bewegen muss. Das bedeutet, Ihr Angebot muss sich innerhalb der
nachfolgenden Preisgrenzen befinden, um berücksichtigt zu finden:
➢ Mindestpreis: 30.000 Euro netto
➢ Höchstpreis: 75.000 Euro netto
Angebote, die sich unterhalb bzw. oberhalb des Preisbandes befinden, werden
ausgeschlossen.
Dabei hat der von Ihnen angebotene Preis sämtliche Leistungen zu umfassen, die im als
Anlage beigefügten Leistungskatalog beschrieben werden.
Leistungen, die über den Leistungskatalog hinausgehen, können als optionale
Zusatzleistungen aufgeführt werden. Für die optionalen Leistungen sind Preisangaben
getrennt vom Preisbandangebot anzugeben.
Es wird darauf hingewiesen, dass im Rahmen der Bewertung der Angebote ausschließlich der
für den verbindlich vorgegebenen Leistungskatalog angegebene Preis berücksichtigt wird.
Leistungen sowie deren Preis, die optional zusätzlich zum verbindlichen Leistungskatalog
angeboten werden, fließen nicht in die Zuschlagsentscheidung mit ein, sondern dienen
ausschließlich der Planung einer möglichen späteren Nachbeauftragung.
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Nebenkosten sind mit der Pauschale abgegolten.
Hinsichtlich der zu Ziff. 8.2. des Vertragsentwurfs angefragten Zeithonorare, die im
angegebenen Umfang ebenfalls wertungsrelevant sind, ist ebenfalls ein Angebot zu machen.
Bitte nutzen Sie für Ihr Honorarangebot das beigefügte Angebotsformblatt (siehe Anlage 3)
oder orientieren Sie sich an den dortigen Vorgaben.
Mit Ihrem Angebot teilen Sie bitte eventuelle Änderungswünsche Ihrerseits zum
Vertragsentwurf mit, damit diese im Rahmen der geplanten Besprechung diskutiert und
abgestimmt werden können.
Mit Ihrem Angebot sind auch diejenigen Unterlagen einzureichen, die Sie im Rahmen der
Präsentation vorstellen möchten.
c) sonstige Bestandteile Ihres Angebotes
Mit Ihrem Angebot machen Sie bitte auch Ausführungen zu den unten zu 3. genannten
Wertungskriterien.
Schildern Sie bitte Ihre Idee für eine systematische Herangehensweise an die
Planungsaufgabe und stellen Sie dar, über welche Qualifikation und Erfahrung Ihr Projektteam
verfügt. Teilen Sie bitte auch mit, wenn Sie Änderungswünsche zum Vertragsentwurf haben.
Sofern diese Angaben in der von Ihnen eingereichten Präsentation enthalten sind, ist eine
gesonderte Stellungnahme nicht erforderlich.
Mit dem Angebot möchte die Auftraggeberin keine vollständig ausgearbeitete Lösung
Ihrerseits, jedoch eine Darstellung Ihrer Herangehensweise an die Planungsaufgabe, mit
welcher eine möglichst wirtschaftliche, planerische Lösung gefunden werden kann.
d) Form und Frist der Angebotsabgabe
Das Angebot (Honorar sowie Angaben zu den Wertungskriterien) ist elektronisch unter
www…….. einzureichen.
Termin zur Angebotsabgabe ist der xx.xx.2026, 10:00 Uhr.
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Ich bitte um Verständnis, dass verspätete Angebote keine Berücksichtigung finden können.
Ein öffentlicher Submissionstermin zur Angebotsöffnung findet nicht statt.
e) Besichtigung
Sofern Sie als Bieter eine Besichtigung durchführen wollen, erhalten Sie hierfür
selbstverständlich Gelegenheit. Es wird um kurze Terminabsprache mit dem nachbenannten
Ansprechpartner gebeten:
Wasserversorgungs-Zweckverband Maifeld-Eifel
Ansprechpartner: Herr Frank Jonas
Telefon: 02651 / 8097 - 51
Mail: jonas.f@wvz-me.de
Eichenstraße 12, 56727 Mayen
- Zur Wertung Ihres Angebotes:
Gemäß § 58 Abs. 1 VgV möchte der Auftraggeber den Vertrag mit demjenigen Bieter
schließen, der auf Grundlage der nachfolgend erläuterten Wertungskriterien und auf
Grundlage des ausgehandelten Vertrags das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat.
Wertungskriterium Ihrer Leistung wird unter anderem die systematische Herangehensweise
an die Planungsaufgabe sein, die die Auftraggeberin im Rahmen Ihrer Angebotspräsentation
beurteilen möchte.
- Zu den Wertungskriterien:
Ihr Angebot werden wir unter Berücksichtigung folgender Kriterien bewerten:
a. Preis der Leistung 25%
b. Methodik und Herangehensweise an die Aufgabenstellung 40%
c. Erfahrung und Qualifikation des Projektteams 25%
d. Akzeptanz des Vertrages hinsichtlich der nicht preislichen Bedingungen 10%
Zu den Wertungskriterien ist zu erläutern:
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zu a):
Hinsichtlich der Bewertung Ihres Honorarangebots wird meine Mandantschaft wie folgt
verfahren:
Ein Angebot zum Mindestpreis von 30.000 Euro netto erhält 10 Punkte. Ein Angebot zum
Höchstpreis von 75.000 Euro netto erhält 0 Punkte. Dazwischen wird interpoliert.
In die Wertung der Angebote fließen die Zeithonorare mit folgenden, geschätzten Zeitansätzen
ein:
• 20 Stunden Geschäftsführer
• 30 Stunden Architekt/Ingenieur
• 30 Stunden Zeichner/Schreibkraft
zu b):
Hinsichtlich des Wertungskriterium „Methodik und Herangehensweise an die
Aufgabenstellung“ erhält ein Angebot eine Beurteilung von 0-3 Punkten, bei dem eine
Herangehensweise an die Aufgabenstellung vorgestellt wird, mit der nicht sichergestellt ist,
dass eine wirtschaftliche Entscheidung des Auftraggebers herbeigeführt werden kann. Eine
Beurteilung von 4-6 Punkten erhält ein Angebot, bei dem Varianten mit Blick auf Nutzbarkeit
und Wirtschaftlichkeit vorgeschlagen werden, die erwarten lassen, dass eine Grundlage für
die weitere Planungsphase geschaffen wird. Eine Beurteilung von 7-10 Punkten erhält ein
Angebot mit dem Varianten zusätzlich auch mit Blick auf die architektonische Wirkung
untersucht werden, die erwarten lassen, dass auf dieser Grundlage eine wirtschaftliche
Entscheidung des Auftraggebers herbeigeführt werden kann und auf deren Grundlage eine
wirtschaftliche Lösung geplant werden kann.
zu c):
Hinsichtlich der „Erfahrung und Qualifikation des Projektteams“ erhält ein Angebot bis zu 3
Punkte, bei dem ein beruflich unerfahrenes oder weitgehend unerfahrenes Projektteam
vorgeschlagen wird und/oder ein Projektteam, dass nicht überwiegend aus Architekten
besteht. 4-6 Punkte erhält ein Angebot, bei dem ein Projektteam vorgeschlagen wird, dass
überwiegend aus berufserfahrenen Mitgliedern der vorgenannten Berufsgruppe besteht, die
idealerweise Erfahrung mit dem Neubau, der Sanierung, der Erweiterung oder den Umbau
eines Bürogebäudes haben. 7-10 Punkte erhält ein Angebot, mit dem ein Projektteam
vorgeschlagen wird, dass darüber hinaus Erfahrungen mit Machbarkeitsstudien für
Bürogebäude hat, bei denen idealerweise zu untersuchen war, ob ein Neubau oder eine
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Sanierung wirtschaftlicher ist sowie Fragen der Standort- und Organisationsentwicklung zu
berücksichtigen waren.
zu d):
Hinsichtlich des Wertungskriteriums „Akzeptanz des Vertrages hinsichtlich nicht preislicher
Bedingungen“ erhält ein Angebot 0-3 Punkte, das zu einer sehr ungünstigen Risikoverteilung
zulasten des Auftraggebers führt, zum Beispiel durch die Vereinbarung von
haftungsbeschränkenden Vereinbarungen, der Verkürzung der Verjährungsfristen für
Mängelansprüche oder eine Reduzierung der Leistungspflichten. 4-6 Punkte erhält ein
Angebot, das zu einer ungünstigen Risikoverteilung zulasten des Auftraggebers führt,
beispielsweise durch die Verkürzung der Verjährungsfristen für Mängelansprüche. 7 Punkte
enthält ein Angebot, das keine wesentlichen oder gar keine Abweichungen vom
vorgeschlagenen Vertragsmuster regelt. 8-10 Punkte erhält ein Angebot, das eine für den
Auftraggeber günstigere Risikoverteilung vorsieht, als der vorgeschlagene Vertragsentwurf.
- Verhandlungsverfahren in Textform/Präsentations- und Verhandlungstermin
Grundsätzlich soll die Verhandlung/Präsentation Ihres Angebots
am … um …
stattfinden. Ich bitte diesen Termin zu reservieren und Ihre Teilnahme kurz zu bestätigen.
In einem 45-minutigen Dialog möchte meine Mandantschaft Sie bitten, sich und Ihr
Projektteam vorzustellen. Die Präsentation sollte zielführender Weise von dem von Ihnen
vorgesehenen Projektleiter durchgeführt werden. Außerdem möchte der Auftraggeber
Gelegenheit geben, Ihr Angebot vorzustellen und zu verhandeln.
Im Anschluss an die Präsentation Ihres Büros möchte meine Mandantschaft ebenfalls in einer
ca. 15-minütigen Verhandlung eventuelle Fragen zum Vertrag und zu Ihrem Honorarangebot
klären, dieses und den Architektenvertrag verhandeln.
Für die Durchführung der Präsentation wird ein Beamer zur Verfügung gestellt.
Der Auftraggeber behält sich vor, auf das Erstangebot ohne Verhandlung den Zuschlag zu
erteilen.
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Mit freundlichen Grüßen
Anlagen:
• Entwurf des Architektenvertrags • Angebotsformblatt • weitere Projektunterlagen