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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Vergabeverfahren

TK München Lüftungsarbeiten.

Wir freuen uns, wenn Sie sich mit einem Angebot an unserem Vergabeverfahren beteiligen.

Diese Beschaffung wird als Öffentliche Ausschreibung gemäß § 3 Nr. 1 VOB/A durchgeführt.

Für die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren über das Vergabeportal der TK ist eine kostenlose Registrierung Ihres Unternehmens auf http://www.dtvp.de erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Angebot ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal der TK - dort über den Bereich „Angebote“ für dieses Vergabeverfahren - abgegeben werden und vor Ablauf der unten genannten Angebotsfrist eingegangen sein muss. Alle weiteren einzuhaltenden Anforderungen entnehmen Sie bitte den beigefügten Bewerbungsbedingungen sowie den Vergabeunterlagen.

Fragen zu den Vergabeunterlagen übermitteln Sie uns bitte fristgerecht und ebenfalls ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal der TK, dort über den Bereich „Kommunikation“ für dieses Verga- beverfahren. Auch die Kommunikation nach Angebotsabgabe erfolgt über dieses Portal.

Zur besseren Übersicht finden Sie beigefügt  eine Liste der Bestandteile der Vergabeunterlagen bzw. des Angebots (Anhang A)  wichtige Verfahrenstermine (Anhang B),  unsere Bewerbungsbedingungen (Anhang C),  Hinweise zum Datenschutz (Anhang D) und  Hinweise zum elektronisch geführten Vergabeverfahren (Anhang E).

Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen sowie den Vergabeunterla- gen.

Freundliche Grüße

Techniker Krankenkasse

Dienstleistungszentrum Einkaufsmanagement

Wenden Sie sich bei technischen Fragen zum Vergabeportal und zum Bietertool bitte an das Support-Team der Firma COSINEX.

Montag bis Freitag 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr E-Mail: support@cosinex.de

Telefon: 0234 - 29879611

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

Anhang A - Vergabeunterlagen / Angebotsbestandteile

• Die Abgabe des Leistungsverzeichnisses (Anlage V2) erfolgt in jedem Fall zwingend im PDF- und GAEB-Format (.x84-Aus- tauschformat). Anderenfalls kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden. Mit dem Angebot kann vom Bieter eine Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses (LV) einschließlich aller Preise und der ggf. geforderten Bieterangaben erstellt und eingereicht werden. Die Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses muss zwingend die Ordnungszahlen (Positionen) des von der TK veröffentlichten Leistungsverzeichnisses vollzählig, in der gleichen Reihenfolge und mit den gleichen Nummern

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

wiedergeben. Mit der Einreichung einer Kurzfassung des LV erkennt der Bieter den von der TK verfassten und veröffentlichten Wortlaut des veröffentlichten Leistungsverzeichnisses (Anlage V2) als allein verbindlich an

** Mit dem Angebot einzureichen, sofern eine Bietergemeinschaft gebildet wird. Zu den weiteren von Bietergemeinschaften ein- zureichenden Unterlagen vgl. Ziffer 4, 5 und 6 der Bewerbungsbedingungen (Anhang C).

*** Nur einzureichen, sofern Drittunternehmer eingebunden werden sollen (vgl. im Einzelnen Ziffer 5 und 6 der Bewerbungsbe- dingungen (Anhang C).

Anhang B - Wichtige Verfahrenstermine

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

Anhang C - Bewerbungsbedingungen

Bitte prüfen Sie die Vergabeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit sowie auf etwaige Unklarhei- ten, die die Erstellung eines Angebotes beeinflussen können, und erteilen Sie uns ggf. entsprechende Hinweise oder stellen uns möglichst eindeutige und zielführende Fragen.

1. Kommunikation

Die gesamte Kommunikation zu diesem Vergabeverfahren erfolgt ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal der TK.

Dabei sind Angebote ausschließlich über den Bereich „Angebote“ für dieses Vergabeverfahren ein- zureichen, vgl. hierzu im Einzelnen Ziffer 11.

Fragen sind über den Bereich „Kommunikation“ für dieses Vergabeverfahren zu stellen. Fragen, die auf anderen Übertragungswegen übermittelt werden, werden nicht beantwortet. Fragen sind in deutscher Sprache zu formulieren.

Die TK wird Fragen ggf. so umformulieren, dass die Identität des Fragestellers nicht erkennbar wird. Es wird jedoch gebeten, bei der Formulierung der Fragen von vornherein zu berücksichtigen, dass diese zusammen mit den Antworten allen interessierten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

Die Antworten und Hinweise der TK werden allen interessierten Unternehmen in anonymisierter Form in einer Interessenteninformation über den Bereich „Kommunikation“ für dieses Vergabeverfah- ren zugänglich gemacht. Etwaige Korrekturfassungen der Vergabeunterlagen werden über den Bereich „Vergabeunterlagen“ für dieses Vergabeverfahren zur Verfügung gestellt. Die interessierten Unternehmen haben sich dort regelmäßig zu informieren.

Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Sie wären – falls sie doch erteilt würden – nicht verbind- lich. Ebenfalls nicht verbindlich wären Auskünfte anderer Stellen als des Dienstleistungszentrums Ein- kaufsmanagement der TK sowie Auskünfte, die außerhalb des vorgesehenen Verfahrens gegeben würden.

Auch nach Abgabe des Angebots erfolgt die weitere Kommunikation ausschließlich über das Vergabe- portal der TK. Dies betrifft z.B. Aufklärungen, Nachforderungen, Informationsschreiben und Zu- schlagserteilung.

2. Aufteilung in Lose

Eine Teilung dieser Leistung in weitere Lose ist nicht vorgesehen. Die TK hat die Gesamtleistung be- reits in zahlreiche Lose aufgeteilt.

3. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

4. Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften sind zugelassen, soweit ihre Bildung durch die jeweiligen Mitglieder im Einzel- fall rechtmäßig ist.

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

Das Angebot ist von dem bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft im Namen der Bieterge- meinschaft einzureichen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft (Name und Anschrift) sind vom bevoll- mächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft unter Ziffer 3 des Angebotsschreibens (Anlage V4) in die dafür vorgesehene Tabelle einzutragen.

Die Eigenerklärung zur Bietergemeinschaft (Anlage E2) ist von jedem Bietergemeinschaftsmitglied - mit Ausnahme des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft - in Textform auszufüllen und durch den Vertreter der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen.

Zu den einzureichenden Eignungsnachweisen vgl. Ziffer 6.

Für den Fall der Auftragserteilung hat eine Bietergemeinschaft eine Rechtsform anzunehmen, bei der eine gesamtschuldnerische Haftung ihrer Mitglieder für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten be- steht.

Soweit im Rahmen dieser Ausschreibung das Wort "Bieter" verwendet wird, sind damit auch Bieterge- meinschaften gemeint, wenn diesbezüglich keine Besonderheiten dargestellt werden.

5. Drittunternehmer (Unterauftragsvergabe)

Bei einem Unterauftrag überträgt der Bieter die Ausführung eines wesentlichen Teils des Auftrags auf einen Dritten.

Sofern der Bieter (bzw. die Bietergemeinschaft) beabsichtigt, Unterauftragnehmer für wesentliche Leistungen gemäß den Vertragsunterlagen einzubinden, hat er mit dem Angebot im Verzeichnis der Drittunternehmen unter Ziffer 2 des Angebotsschreibens (Anlage V4) folgende Angaben zu machen:  Benennung der Leistungen, bezüglich derer Unteraufträge vergeben werden sollen.

Darüber hinaus sollen die folgenden Angaben und Unterlagen bereits mit dem Angebot einreicht wer- den:  Namentliche Benennung der für die Leistung vorgesehenen Unterauftragnehmer im Verzeich- nis der Drittunternehmen unter Ziffer 2 des Angebotsschreibens (Anlage V4)  Verpflichtungserklärung (Anlage E3) je Unterauftragnehmer. Das Dokument ist in Textform vom Unterauftragnehmer auszufüllen und durch den Bieter (bzw. den Vertreter der Bietergemeinschaft) einzureichen

Soweit diese Angaben und Unterlagen nicht bereits mit dem Angebot eingereicht werden, wird die TK diese spätestens vor der Erteilung des Zuschlages von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, anfordern. Die Einreichung ist dann zwingend erforderlich.

6. Eignungsnachweise

Zum Nachweis der technischen und beruflichen sowie der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungs- fähigkeit (Eignung) hat der Bieter die Anlage E1 auszufüllen und (ggf. mit Anlagen und Nachweisen) mit dem Angebot einzureichen.

7. Einholung von Auskünften

Die TK wird beim Bundesamt für Justiz für die Bieter (bzw. Mitglieder der Bietergemeinschaften), de- ren Angebote in die engere Wahl kommen, sowie für von diesen ggf. benannte Drittunternehmen je- weils eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister anfordern.

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

Darüber hinaus wird die TK für die o.g. Unternehmen Informationen (Bonitätsindex) einer Wirtschafts- auskunftei einholen. Hieraus werden keine für den Bieter nachteiligen, verfahrensentscheidenden Maßnahmen abgeleitet, ohne dem Bieter zuvor die Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

Des Weiteren erfolgt eine Sanktionslistenprüfung nach den EU Verordnungen Nr. 2580/2001 und Nr. 881/2002.

8. Besonderheiten des Verfahrens

• keine

9. Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen

Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und können zum Ausschluss des Angebots führen.

Insbesondere dürfen in den von der TK für die Angebotserstellung zur Verfügung gestellten Doku- mentvorlagen Eintragungen nur an den jeweils hierfür vorgesehenen Stellen vorgenommen werden. Darüber hinausgehende Änderungen, Ergänzungen, Streichungen etc. in den Dokumentvorlagen sind unzulässig. Ebenfalls unzulässig ist die Beifügung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen.

10. Zuschlagskriterien

Unter den Angeboten, die die Mindestanforderungen der Vergabeunterlagen einhalten und von geeig- neten Bietern abgegeben worden sind, wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Das Zuschlagskriterium ist der Preis.

Der Preis wird auf Grundlage des Angebotsvergleichspreises gemäß Anlage "Leistungsverzeichnis" bewertet.

Weisen zwei oder mehr Angebote identische Angebotsvergleichspreise auf, entscheidet das Los.

11. Einreichung des Angebots

Die mit dem Angebot einzureichenden Angebotsbestandteile können der Liste im Anhang A entnom- men werden.

Sämtliche Angebotsbestandteile sind elektronisch und in deutscher Sprache über das Vergabeportal der TK, dort ausschließlich über den Bereich „Angebote“ für dieses Vergabeverfahren durch Nut- zung des sog. Bietertools, innerhalb der Angebotsfrist einzureichen. Hierzu ist die kostenlose Regist- rierung Ihres Unternehmens auf http://www.dtvp.de erforderlich.

Auf anderen Übertragungswegen - insbesondere per E-Mail, Post oder über den Bereich „Kommuni- kation“ des Vergabeportals der TK - eingehende Angebote bzw. Angebotsbestandteile werden nicht berücksichtigt.

Bei der Erstellung des Angebots sind die von der TK in Dateiform zur Verfügung gestellten Dokument- vorlagen zu verwenden. Die Dokumentvorlagen sind an den jeweils hierfür vorgesehenen Stellen aus- zufüllen. Einer eigenhändigen Unterschrift, einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur bedarf es (sofern nicht ausdrücklich gefordert) nicht.

Bitte beachten Sie die folgende systemseitige Begrenzung:  Elektronische Angebote dürfen insgesamt maximal 500 MB groß sein (Anhänge).

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

Bitte beachten Sie außerdem die weitergehenden Hinweise zur Abgabe von Angeboten in An- hang E sowie unter https://support.cosinex.de/unternehmen/display/company/Bietertool.

12. Zurückziehung des Angebots

Angebote können ausschließlich über das Vergabeportal der TK im den Bereich „Angebote“ über das Aktionselement "zurückziehen" zurückgezogen werden. Eine Zurückziehung nach Ablauf der Ange- botsfrist oder in anderer Form ist nicht möglich.

13. Angebotskosten

Die Kosten des Bieters für die Angebotserstellung und für nach Angebotsabgabe eventuell erforderli- che Klärungsgespräche trägt der Bieter. Eine Erstattung durch die TK findet nicht statt.

14. Mitteilung über Zuschlag und Abwicklung nach Zuschlag

Der Bieter erhält die Mitteilung über die geplante Zuschlagserteilung sowie im Fall der Erteilung des Zuschlags eine Nachricht über den Kommunikationsraum im Vergabeportal.

Nach Zuschlagserteilung bzw. Vertragsschluss erfolgt die Gegenzeichnung des Vertrages im elektro- nischen Signaturportal der TK. Hierfür sind die Anzahl der Vertragsunterzeichner sowie ihre E-Mailad- ressen und Mobilnummer zur TAN Authentifizierung mitteilen.

Die elektronische Unterzeichnung erfolgt je nach Auftragswert mittels einer qualifizierten elektroni- schen Signatur (Artikel 3 Nr. 12 VO (EU) Nr. 910/2014) oder in Textformen innerhalb des elektroni- schen Signaturportals der TK.

Alternativ kann der Vertrag im Signaturportal ausgedruckt, handschriftlich unterzeichnet und im Origi- nal per Kurier/Post an die folgende Adresse zurückgesendet werden:

Techniker Krankenkasse DZ EM / F02.10a Bramfelder Straße 140 22305 Hamburg

15. Datenschutz

Soweit personenbezogene Daten (i.S.v. Art. 4 Nr. 1 und Nr. 5 DSGVO) durch den Bieter im Angebot angegeben werden, muss er über die entsprechende Zustimmung der Betroffenen verfügen, diese Daten für die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren und zur Vertragsausführung an Dritte weiterge- ben zu dürfen. Auf Verlangen der TK muss der Bieter diese Zustimmung nachweisen.

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

Anhang D: Hinweise zum Datenschutz

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Nachfolgend finden Sie wichtige Informationen über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Techniker Krankenkasse Dienstleistungszentrum Einkaufsmanagement DZEM / F02.10a Bramfelder Straße 140 22305 Hamburg E-Mail: DZEM@tk.de

2. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Der Zweck besteht in der Durchführung des Vergabeverfahrens und des Vertrages.

3. Rechtsgrundlage

Soweit personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt die Verarbeitung abhängig vom konkreten Vergabeverfahren entweder aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen die TK unterliegt, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, zur Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentli- cher Gewalt, die der TK übertragen wurde, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO, oder zur Wahrung berech- tigter Interessen der TK, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden solange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck der Erhebung erforderlich ist. Eine Löschung erfolgt nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

4. Speicherfristen

Personenbezogenen Daten verarbeiten wir, solange es für die Erfüllung der vertraglichen und gesetz- lichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflich- ten nicht mehr erforderlich, werden sie grundsätzlich gelöscht. Eine Aufbewahrung kann zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften erfolgen. Diese können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

5. Betroffenenrechte

Sofern personenbezogene Daten von natürlichen Personen erhoben wurden, haben sie das Recht  Auskunft zu verlangen zu Kategorien der verarbeiteten Daten, Verarbeitungszwecken, etwai- gen Empfängern der Daten, der geplanten Speicherdauer (Art. 15 DSGVO);  die Berichtigung bzw. Ergänzung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);  eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

 einer Datenverarbeitung, die aufgrund eines berechtigten Interesses erfolgen soll, aus Grün- den zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art 21 Abs. 1 DSGVO);  in bestimmten Fällen im Rahmen des Art. 17 DSGVO die Löschung von Daten zu verlangen - insbesondere soweit die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr erforderlich sind bzw. unrechtmäßig verarbeitet werden, oder Sie Ihre Einwilligung gemäß oben (c) widerrufen oder einen Widerspruch gemäß oben (d) erklärt haben;  unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung von Daten zu verlangen, soweit eine Löschung nicht möglich bzw. die Löschpflicht streitig ist (Art. 18 DSGVO);  auf Datenübertragbarkeit, d.h., Sie können Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in ei- nem gängigen maschinenlesbaren Format wie z.B. CSV erhalten und ggf. an andere übermit- teln (Art. 20 DSGVO).

6. Datenerhebung bei Dritten

a) Wettbewerbsregister: Die TK ist verpflichtet nach § 19 Absatz 4 Mindestlohngesetz, § 21 Absatz 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz, § 21 Absatz 1 Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro exkl. USt vor Zuschlagserteilung eine Auskunft über den Bieter aus dem Wettbewerbsregister anzufordern.

b) Wirtschaftsauskunftei: Zur Plausibilisierung der Angaben im Vergabeverfahren führt die TK regel- mäßig Abfragen zu den Bietern bei der Firma CRIF Bürgel GmbH durch. Hierbei werden folgenden Daten abgerufen:  Personendaten, z.B. Name (ggf. auch vorherige Namen, die auf gesonderten Antrag beaus- kunftet werden), Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, frühere Anschriften  Informationen über unbestrittene, fällige und mehrfach angemahnte oder titulierte Forderun- gen sowie deren Erledigung  Hinweise auf missbräuchliches oder sonstiges betrügerisches Verhalten wie Identitäts- oder Bonitätstäuschungen in Zusammenhang mit Verträgen über Telekommunikationsleistungen oder Verträgen mit Kreditinstituten oder Finanzdienstleistern (Kredit- oder Anlageverträge, Gi- rokonten)  Informationen aus öffentlichen Verzeichnissen und amtlichen Bekanntmachungen  Wahrscheinlichkeitswerte

7. Empfänger personenbezogener Daten

Die TK ist verpflichtet personenbezogenen Daten gemäß § 134 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschrän- kung, § 62 Absatz 2 Nummer 3 Vergabeverordnung, § 46 Absatz 1 Unterschwellenvergabeordnung an Bieter im Vergabeverfahren zu übermitteln. Nach § 39 Absatz 1 Vergabeverordnung ist sie ver- pflichtet die Ergebnisse des Vergabeverfahren an Veröffentlichungsorgane der EU weiterzugeben und auf der Vergabeplattform der TK (www.tk.de/vergabe) zu veröffentlichen. Zudem erfolgt eine Veröf- fentlichung auf dem Vergabeplattform DTVP (www.dtvp.de).

Sofern die TK Ausschreibungen gemeinsam mit weiteren öffentlichen Auftraggebern oder für andere öffentliche Auftraggeber durchführt, werden die Angebote und die Ergebnisse der Ausschreibung an diese öffentlichen Auftraggeber weitergeben. Eine Übermittlung an weitere Dritte erfolgt nicht.

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

8. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Techniker Krankenkasse Beauftragter für den Datenschutz Bramfelder Str. 140 22305 Hamburg E-Mail: datenschutz@tk.de

9. Kontaktdaten der Aufsichtsbehörden

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) Graurheindorfer Str. 153 53117 Bonn

poststelle@bfdi.bund.de oder poststelle@bfdi.de-mail.de

Bundesamt für Soziale Sicherung Friedrich-Ebert-Allee 38 53113 Bonn

poststelle@bas.bund.de oder poststelle@bas.de-mail.de

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

Anhang E: Hinweise zum elektronisch geführten Vergabeverfahren

Da nicht alle interessierten Unternehmen mit der Verwendung des Vergabeportals vertraut sind, hier einige Hinweise, die die elektronische Abgabe von Unterlagen erleichtern sollen.

Eine umfassende Anleitung für Unternehmen findet sich auf den Support-Seiten der Firma COSINEX unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/pages/viewpage.action?pageId=28115008

I. Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Abgabe von Angeboten, gelten allerdings für Teil- nahmeanträge gleichermaßen.

I.1 Bietertool

Die Abgabe des Angebotes ist ausschließlich über das "Bietertool" möglich, welches im Projektraum des Vergabeportals unter der Navigationsschaltfläche "Angebote" zu finden ist.

Bei dem "Bietertool" handelt es sich um eine Java-Anwendung. Bei der Installation auf Unternehmens- rechnern kann deshalb die Unterstützung der IT des Bieters notwendig sein. Es wird empfohlen, das Bietertool schon frühzeitig zu installieren und zu öffnen, um etwaige technische Probleme mit der IT des Bieters rechtzeitig klären zu können.

Innerhalb des Bietertools sind die Dokumente in unterschiedlichen Kategorien abgelegt. Die auszufül- lenden und einzureichenden Dokumente sind grundsätzlich innerhalb des Bietertools über die Schalt- fläche "Dokumente zum Angebot" in der Kategorie "Auszufüllende Dokumente" zu erreichen.

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

I.2 Ausfüllen der Unterlagen

Das Bietertool enthält in zwei Rubriken Unterlagen. Diese sind als "Dokumente aus den Vergabeun- terlagen" und "Dokumente zum Angebot" bezeichnet.

Die "Dokumente zum Angebot" können aus dem Bietertool heraus direkt ausgefüllt werden (s.u. Vari- ante A). Da das Bietertool sicherstellt, dass alle Dokumente aus dieser Rubrik auch bearbeitet wur- den, sind alle in dieser Rubrik enthaltenen Dokumente vor der Abgabe des Angebotes zu öffnen.

Die Rubrik "Dokumente aus den Vergabeunterlagen" ist grundsätzlich solchen Dokumenten vorbehal- ten, die nicht auszufüllen sind. Diese werden daher bei der Abgabe des Angebotes auch nicht an die TK übertragen.

Es kann aber sein, dass in der Rubrik "Dokumente aus den Vergabeunterlagen" in der Unterrubrik "Sonstiges" auch Dokumente enthalten sind, die doch einzureichen sind. Beachten Sie daher unbe- dingt den Anhang A der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten! Diese Ausnahmen sollen dem Bie- ter die Bearbeitung aus folgenden Gründen erleichtern:  Sofern eine Ausschreibung eine hohe Anzahl von Losen enthält, müssten Bieter nach zuvor Gesagtem zwingend Unterlagen von Losen öffnen, für die sie sich nicht interessieren, wenn diese Unterlagen in der Rubrik "Dokumente zum Angebot" hinterlegt wären.  Aus technischen Gründen wird bei Anpassungen der Unterlagen im Bietertool ein komplett neuer Satz an Unterlagen zur Verfügung gestellt. Bereits vorgenommene Eintragungen an den Dokumenten in der Rubrik "Dokumente zum Angebot" wären damit verloren. Bei sehr umfang- reichen Dokumenten ist es daher im Interesse des Bieters, dass diese heruntergeladen, auf dem eigenen Rechner ausgefüllt und dann zur Abgabe des Angebotes in die Rubrik "Doku- mente zum Angebot" Unterrubrik "Eigene Dokumente" des Bietertools hochgeladen werden. (Dies funktioniert entsprechend (2) Variante B ab Schritt 2.).

Zur Bearbeitung der Dokumente, die alle im ".docx" Format zur Verfügung gestellt werden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

(1) Variante A: Abgabe der Dokumente zum Angebot

1. Öffnen Sie das Dokument per "Doppelklick" in einem entsprechenden Programm zur Bear- beitung.

2. Füllen Sie das Dokument aus.

3. Speichern Sie das Dokument durch die Schaltfläche "Speichern" (nicht "Speichern unter"). So ist sichergestellt, dass die durch das System zur Verfügung gestellte Datei überschrie- ben wird.

Da die vom System zur Verfügung gestellte Datei überschrieben wird, ist in den Fällen, in denen eine Datei mehrfach einzureichen ist, nach Variante B vorzugehen.

(2) Variante B: Abgabe der Dokumente zum Angebot, die dupliziert werden müssen

Sofern Sie ein Dokument (z.B. Preisblatt) z.B. wegen einer losweisen Vergabe mehrfach ein- reichen wollen:

Erstellen des Dokuments

1. Gehen Sie nach Variante A vor.

2. Öffnen Sie dasselbe Dokument erneut per "Doppelklick".

3. Speichern Sie das Dokument durch die Schaltfläche "Speichern unter" (nicht "Speichern") unter einem beliebigen Ort auf Ihrer Festplatte. Benennen Sie dabei die Datei "sprechend" um. (Beispiel: Aus "Preisblatt.docx" wird "Preisblatt Los_1.docx".)

4. Füllen Sie das Dokument aus.

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

5. Speichern Sie das Dokument durch die Schaltfläche "Speichern" (nicht "Speichern unter").

Hochladen des Dokuments

6. Wechseln Sie im Bietertool innerhalb der Schaltfläche "Dokumente zum Angebot" in die Kategorie "Eigene Dokumente".

7. Öffnen Sie über die Schaltfläche "Dokumente hinzufügen" Ihre Exploreransicht, markieren Sie die Datei " Preisblatt Los_1.docx" und betätigen Sie die Schaltfläche "Öffnen". Die Datei wird sodann in der Kategorie "Eigene Dokumente" ange- zeigt.

(3) Variante C: Nach gesonderter Aufforderung durch die TK einzureichende E - Unterlagen

Die Aufforderung zum Nachreichen von Unterlagen erfolgt über den Kommunikationskanal. Die so angeforderten Unterlagen sind ebenfalls über diesen Weg einzureichen.

I. 3. Abgabe des Angebotes

Sofern Sie alle Dokumente ausgefüllt und hochgeladen haben, öffnen Sie im Bietertool über die Schaltfläche "Abgabe" den Abgabeassistenten, den Sie in der Rubrik "Textform" finden.

Nach dem Start wird Ihnen eine Liste aller Dokumente angezeigt, die nun alle Dokumente enthält, die Sie mit abgeben werden. Durch die "sprechende" Benennung derjenigen Dokumente die Sie mehrfach einreichen, haben Sie selber einen Überblick, ob alle Dokumente für das Bieterunternehmen, die Un- terauftragnehmer, Eignungsleihgeber etc. umfasst sind.

II. Aktualisierung von Unterlagen

Sofern seitens der der TK Vergabeunterlagen angepasst oder ausgetauscht werden, wird den Bietern aus technischen und rechtlichen Gründen innerhalb des Vergabetools ein neues Unterlagenpaket zur Verfügung gestellt.

Da bei der Abgabe des Angebotes nur das neueste Unterlagenpaket eingereicht werden darf, hat dies zur Folge, dass Unterlagen, die innerhalb eines älteren Paketes entsprechend I. Variante A bereits ausgefüllt wurden, erneut ausgefüllt werden müssen.

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Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

Es kann sich daher anbieten, umfangreiche Dokumente aus dem Tool heraus herunter zu laden, auf dem eigenen Rechner auszufüllen und später wieder hochzuladen: (Dies funktioniert entsprechend (2) Variante B ab Schritt 2.).

III. Technischer Support

Wenden Sie sich bei technischen Fragen zum Vergabeportal und zum Bietertool bitte an das Support- Team der Firma COSINEX.

Montag bis Freitag 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr E-Mail: support@cosinex.de

Telefon: 0234 - 29879611

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