Anlage 1 Informations Memorandum V3 26-11-03.pdf

[Seite 1]

Anlage 1

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Informations - Memorandum

vdek – 2026 – EU - 201

Business Intelligence (BI) & Analytics Plattform

Verband der Ersatzkassen e.V. (vdek)

Auskünfte erteilt:

der Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek)

Vergabestelle

Askanischer Platz 1

10963 Berlin

Telefon: 0 30 / 2 69 31 - 15 36

E-Mail: vergabestelle@vdek.com

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 2]

Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkung ............................................................................................................................................... 2

1. Formale Anforderungen an den Teilnahmewettbewerb ...................................................................... 3
2. Bereitstellung der Teilnahmeunterlagen und Kommunikation .............................................................. 3
3. Regelungen zu Fragen und Hinweisen der Bieter ................................................................................... 4
4. Gegenstand der Vergabe ......................................................................................................................... 5
5. Ablauf des Verfahrens ............................................................................................................................. 6
6. Fristen ...................................................................................................................................................... 7
7. Eignung der Bieter ................................................................................................................................... 7
8. Angebotsphase ...................................................................................................................................... 10
9. Prüfung und Wertung der finalen Angebote ......................................................................................... 11
10. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen .......................................................................................... 11
11. Nebenangebote ..................................................................................................................................... 12
12. Vertraulichkeit und Datenschutz ........................................................................................................... 12
13. Bietergemeinschaften ........................................................................................................................... 12
14. Eignungsleihe (Unterauftragnehmer) ................................................................................................... 13
15. Mitteilungen und Bekanntmachungen über die Zuschlags- und Auftragserteilung gemäß § 62Abs. 2 VgV und § 134 GWB ...................................................................................................................................... 14
16. Rechtschutz ........................................................................................................................................... 14
17. Änderungen ........................................................................................................................................... 17

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 3]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

Vorbemerkung

Der Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) ist Interessenvertretung und Dienstleis- tungsunternehmen aller sechs Ersatzkassen, die zusammen rund 28 Millionen Men- schen in Deutschland versichern:

• Techniker Krankenkasse (TK), Twitter: @DieTechniker
• BARMER, Twitter: @BARMER_Presse
• DAK-Gesundheit, Twitter: @DAKGesundheit
• KKH Kaufmännische Krankenkasse, Twitter: @KKH_Politik
• hkk - Handelskrankenkasse
• HEK – Hanseatische Krankenkasse, Twitter: @HEKonline

Der Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) wurde am 20. Mai 1912 unter dem Na- men „Verband kaufmännischer eingeschriebener Hilfskassen (Ersatzkassen)“ in Ei- senach gegründet. Bis 2009 firmierte der Verband unter dem Namen „Verband der Angestellten-Krankenkassen e. V.“ (VdAK).

In der vdek-Zentrale in Berlin sind ca. 315 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter be- schäftigt. In den einzelnen Bundesländern sorgen 15 Landesvertretungen mit insge- samt rund 440 sowie mehr als 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Pflege- stützpunkten für die regionale Präsenz der Ersatzkassen.

Die Ausschreibung erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb nach § 119 Abs. 5 GWB i.V.m. § 17 Abs. 1 VgV. Neben den rechtlichen Regelungen der VgV gelten grundsätzlich die übergeordneten Rechts- vorschriften des GWB (IV. Teil) in ihrer jeweils aktuellen Fassung.

Der Umfang und die Ausgestaltung des Teilnahmeantrages dienen zur Information für den Bewerber über die Auftragsinhalte. Nach Abschluss des Teilnahmewettbe- werbs werden den ausgewählten Unternehmen die Vergabeunterlagen mit der Auf- forderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt. Die Leistungsbeschreibung erhalten Sie vorab zur Kenntnisnahme der zu erwartenden Aufgaben.

In allen Dokumenten wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Mas-

kulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden da- bei ausdrücklich mitumfasst.

Wenn im Folgenden von Bietern oder Unternehmen die Rede ist, sind Bietergemein- schaften ebenfalls gemeint, es sei denn, Unterschiede zwischen Bietern und Bieter- gemeinschaften werden ausdrücklich angesprochen.

2

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 4]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir bitten Sie, für den oben genannten Beschaffungsvorgang einen Teilnahmeantrag zu erstellen und die in diesem Schreiben sowie dessen Anlagen enthaltenen Vorga- ben dabei zu beachten.

Der Teilnahmeantrag dient zur Feststellung, ob die Bewerber grundsätzlich geeignet sind die gewünschten Leistungen durchzuführen und zum anderen der Ermittlung derjenigen Bewerber, die zum Abschluss des Wettbewerbs aufgefordert werden, ein Angebot einzureichen. Der Teilnahmewettbewerb ist mithin als vorgezogene Eig- nungsprüfung zu verstehen.

1. Formale Anforderungen an den Teilnahmewett-

bewerb

Die Ihnen mit diesem Schreiben übersandten Vergabeunterlagen sind vollständig zu beachten, insbesondere die beigefügten Anlagen zu nutzen.

Eine Nichtverwendung oder Abänderung an dazu nicht ausdrücklich vorgesehenen Stellen führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.

Der Teilnahmewettbewerb ist in all seinen Teilen in deutscher Sprache einzureichen. Dokumenten in Fremdsprachen ist eine beglaubigte Übersetzung in Deutsch beizu- fügen. Jegliche Kommunikation erfolgt ausschließlich in Deutsch.

2.Bereitstellung der Teilnahmeunterlagen und Kom-

munikation

Die Vergabeunterlagen können nur auf der e-Vergabeplattform www.subreport.de heruntergeladen werden. Sie verwenden hierzu die innerhalb des Elektronischen Vergabeinformationssystem (ELViS) für das Vergabeverfahren gültige ID (ELViS-ID: E14532475).

Für die Vergabeunterlagen ist zwar der anonyme Zugriff zugelassen, aber ohne die im Rahmen der Registrierung anzugebende E-Mail-Adresse werden Sie durch das

3

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 5]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

System nicht automatisch auf geänderte Unterlagen hingewiesen und erhalten auch nicht automatisch die Antworten des Auftraggebers auf Fragen von Bietern.

Aus diesen Gründen empfiehlt der Auftraggeber, dass Sie sich im Zuge des Logins auf der Vergabeplattform www.subreport.de registrieren lassen, damit Sie von An- fang an für Hinweise, das Fragenmanagement und ggf. Änderungen an den Verga- beunterlagen des Auftraggebers über die Kommunikationsfunktion von www.subre- port.de/ELViS erreichbar sind.

Nach dem Download haben Sie die Vergabeunterlagen auf Vollständigkeit und Les- barkeit zu prüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Wider- sprüche, Unvollständigkeiten, Unklarheiten, Fehler oder Rechtsverstöße, so haben Sie über die Kommunikationsfunktion von www.subreport.de/E14532475 darauf hinzuweisen. Im Übrigen gilt § 160 Abs.3 GWB (zur Unzulässigkeit des Nachprü- fungsantrags vor der Vergabekammer), auf den der Auftraggeber besonders hin- weist.

3.Regelungen zu Fragen und Hinweisen der Bieter

Fragen und Hinweise zum Vergabeverfahren sind über die Kommunikationsfunktion von www.subreport.de/E14532475 an den Auftraggeber zu übermitteln. Das Risiko der unvollständigen und unlesbaren Übermittlung des Auskunftsersuchens trägt der anfragende Bieter. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt die bis

spätestens zum 25. November 2026 12:00 Uhr

bei subreport eingegangen sind. Später eingehende Auskunftsersuchen müssen nicht mehr bearbeitet werden. Telefonische oder ansonsten mündliche Anfragen werden nicht beantwortet.

Beantwortet werden das Auskunftsersuchen auch über das e-Vergabeportal aus- schließlich per E-Mail. Alle Bieter haben sich selbstständig und regelmäßig über Be- richtigungen/Änderungen der Vergabeunterlagen und die Erteilung zusätzlicher In- formationen über das Vergabeportal zu informieren und diese zu berücksichtigen. Eine Nichtberücksichtigung kann ggf. zum Ausschluss des Angebotes führen. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie während des Vergabeverfahrens unter den von Ihnen in der eVergabe mitgeteilten E-Mail-Adressen auch tatsächlich erreichbar sind. Der vdek wickelt das Verfahren ausschließlich über diese Kontaktdaten ab. Das gilt auch, wenn über automatisch generierte Antworten (z.B. Abwesenheitsassistenten) andere Kontaktdaten mitgeteilt werden. 4

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 6]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

Bedenken Sie bitte, dass Fragen oftmals erst bei der konkreten Erstellung des Teil- nahmeantrages/Angebots aufkommen. Beginnen Sie daher frühzeitig mit der Erstel- lung Ihres Angebotes. Nur durch diese Verfahrensbedingungen verbleibt dem Auf- traggeber ausreichend Gelegenheit, angemessen auf Anzeigen zu reagieren, zusätz- liche Auskünfte allen Bietern mitzuteilen und Ihnen die Möglichkeit zu geben, etwa- ige zusätzliche Auskünfte bei der Bearbeitung der Angebote rechtzeitig zu berück- sichtigen.

4.Gegenstand der Vergabe

Gegenstand der Vergabe ist die Bereitstellung und Einführung einer BI- und Analy- tics-Plattform für den On-Premises-Betrieb beim vdek einschließlich der erforderli- chen Softwarelizenzen und begleitenden Dienstleistungen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere:  Beratungsleistungen zur fachlichen und technischen Konzeption sowie zum Aufbau einer produktionsfähigen Systemumgebung.  Installation und Konfiguration der Business Intelligence und Analytics Platt- form einschließlich Datenquellenanbindung, insbesondere IBM Netezza, sowie Umsetzung der Sicherheits- und Berechtigungsanforderungen.  Aufbau und Implementierung einer zentralen semantischen Schicht.  Operative Implementierung des Anwendungsprojekts Morbiditätsinformati- onssystem (MIS) einschließlich Berichten, Dashboards und Ad-hoc-Analysen.  Schulung und Coaching von Administratoren und Power Usern sowie projekt- begleitender Wissenstransfer.  Qualitätssicherung, Tests und Unterstützung bei Produktivsetzung und Ab- nahme.  Erstellung und Übergabe der technischen, fachlichen und betrieblichen Doku- mentation.  Softwarepflege, Updates und Support sowie Unterstützung der Projektsteue- rung.

Der Vertrag beginnt mit der Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit von 4 Jahren. Bei dem Vertrag handelt es sich um einen EVB-IT Vertrag (abhängig der Lizenzart EVB-IT Überlassung Typ A (Kauf) inkl. Pflege oder EVB-IT Überlassung Typ B (Mieten) zzgl. EVB-IT Pflegevertrag S sowie EVB-IT Dienstleistungsvertrag).

5

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 7]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

5.Ablauf des Verfahrens

Im vorliegenden Fall werden Sie gebeten, zunächst die Eigenerklärungen und gefor- derten Unterlagen beizubringen. Alle Unterlagen sowie die Formblätter (soweit vor- gesehen) und Erklärungen müssen unterschrieben sein; der Name des/der Unter- zeichnenden ist anzugeben.

Zur Abgabe der Teilnahmeanträge sind die Unterlagen – ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www. Subreport.de einzureichen. Die Abgabe eines An- gebotes in Papierform ist unzulässig.

Abgabefrist des Teilnahmeantrages ist Dienstag, der 07. Dezember 2026, 11:00 Uhr

Für die elektronische Abgabe benötigen Sie nur eine aktuelle Version des Internet Explorers oder Firefox und eine (annähernd) aktuelle Java-Version. Eine elektroni- sche Signatur ist für die Abgabe des Angebots nicht erforderlich. Hilfestellung beim Hochladen Ihrer Unterlagen o. ä. erteilt Ihnen: Stefan.Ehl@subre- port.de Tel.: 0221 / 98578 – 58

Sollten Sie die nötigen Kriterien erfüllen und die Eignungsprüfung „bestanden“ sein, werden sie am Ende des Teilnahmeverfahrens aufgefordert, ein Erstangebot abzu- geben. Wir behalten uns vor, nach Abgabe der Erstangebote nur mit den Unterneh- men mit den höchsten Punktzahlen in Verhandlungen zu treten. Gemäß § 51 VgV werden drei Bewerber gebeten am weiteren Verfahren/ Verhandlungen teilzuneh- men.

Wir behalten uns vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.

Wir behalten uns darüber hinaus vor, die Verhandlungen in verschiedenen aufeinan- der folgenden Phasen abzuwickeln, um so die Angebote, über die verhandelt wird, anhand der in der Anlage vorgegeben Zuschlagskriterien zu verringern.

der ausgeschriebenen Maßnahme gibt.

Die Aufforderung zu einem Angebot begründet weder einen Anspruch auf Erstat- tung entstehender Erstellungskosten noch einen Anspruch auf Erteilung eines Ange- botes.

6

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 8]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

6.Fristen

Für das weitere Verfahren streben wir folgenden terminlichen Ablauf an:

Änderungen im Terminplan behält sich die Vergabestelle ausdrücklich vor. Dese wer- den den Bietern kurzfristig mitgeteilt.

7.Eignung der Bieter

Der Auftrag wird nur an jene Bieter vergeben, die für die Erfüllung der Aufgaben- stellung geeignet sind. Zur Prüfung der Eignung eines Unternehmens dürfen von Auftraggebern Nachweise zur Fachkunde und Leistungsfähigkeit gefordert werden.

Es wird darauf hingewiesen, dass der Teilnahmeantrag unter Beifügung der unten genannten geforderten Nachweise und Erklärungen zu stellen ist. (Anlage 3)

Stellt der Auftraggeber im Rahmen der Prüfung fest, dass bestimmte Erklärungen und Nachweise fehlen, so kann dieser bis zum Ablauf einer bestimmenden Nachfrist sie bei dem Bieter anfordern.

Zur Beurteilung der Eignung des Bieters gem. §122 Abs. 1 GWB sind folgende Nach- weise mit dem Antrag einzureichen:

7

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 9]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

 Unternehmensdarstellung Dem Angebot ist eine Unternehmensdarstellung beizufügen (Anlage 14), die u.a. nähere Informationen über Geschäftsbereiche und Tätigkeitsfelder (z.B. Leistungs- portfolio, Standorte- und Organisation, Spezialgebiete/ Schwerpunkte) des Bieters liefert. Die Kernkomponente muss detailliert dargestellt sein. Aus der Unternehmensdarstellung muss deutlich ersichtlich sein, dass der Bieter über das erforderliche Fachpersonal und die technische Ausstattung sowie über ausreichende Kapazitäten zur Ausführung der ausgeschriebenen Leistung verfügt.

Zusätzlich bitten wir Sie das Formulars Firmenprofil (Anlage 5) auszufüllen. Der Auf- traggeber ist verpflichtet ab einem Auftragswert von 50.000 € ohne Umsatzsteuer, vor Zuschlagserteilung eine bieterbezogene Auskunft gemäß § 6 Abs. 1 WRegG und § 19 Abs. 4 MiLoG aus dem Wettbewerbsregister einzuholen.

 Referenzen Vom Bieter sind mit dem Ausschreibungsgegenstand gleichwertige Referenzobjekte zu benennen. Bitte benennen Sie bis zu drei Referenzobjekte innerhalb der letzten drei Jahre, bei denen nach Art und Umfang, ähnlich dieser Ausschreibung vergleich- bar sind. Mind. eine Referenz entspricht der Größe und Komplexität der Aufgaben- stellung der des Auftraggebers.

Bitte verwenden Sie den Vordruck Referenzen. (siehe Anlage 4).

 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Der Bieter hat zu erklären, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123, 124 GWB vorliegen. Bitte verwenden Sie den Vordruck Ausschlussgründe (siehe Anlage 6).

 Berufs-/Handelsregisterauszug als Nachweis darüber, dass der Bieter im Berufs- und Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, eingetragen ist; dieser Nachweis darf zum Zeitpunkt der Bewerbungsfrist nicht älter als 12 Monate sein. Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Re- gister geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Zulas- sungsnachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zu- lässt.

 Gewerbezentralregisterauszug

8

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 10]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

Eigenerklärung zur Eintragung im Gewerbezentralregister. Falls vorhanden, Auszug aus dem Gewerberegister ggf. auch Kopie nach § 150 Abs. 1 Gewerbeordnung über den Bewerber nicht älter als 12 Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahme- frist.

 Ggf. Erklärung über den geplanten Einsatz von Unterauftragnehmer/Eignungs- leihe Der Bewerber kann im Hinblick auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen (Drittunternehmen) in Anspruch nehmen. Bei Bedarf ist der Vordruck „Verpflichtungserklärung Eignungsleihe“ zu verwenden. (siehe Anlage 7/7a).

 Ggf. Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften sind zugelassen. Eine Bietergemeinschaft hat mit Ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern abgegebene Erklärung abzugeben. Die Er- klärung ist von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft zu unterzeichnen. (siehe Anlage 8).

 Eigenerklärung 5. Sanktionspaket der Europäischen Kommission gegen Russland Erklärung über das vollständige Verbot der Teilnahme russischer Staatsangehöriger und russischer Organisationen an öffentlichen Ausschreibungen in der EU (siehe Anlage 9).

 Erklärung Betriebshaftpflichtversicherung Erklärung das sie über eine Versicherung mit ausreichend Deckungssummen verfü- gen (Anlage 9). Im Auftragsfall sind Sie verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversi- cherung vorzuweisen. (siehe Anlage 10).

 Erklärung Projektmitarbeiter Erklärung zur Qualifikation des Projektleiters, des stellvertretenden Projektleiters und des Data Eingineers bzw. Datenmodellierungs-Experten (Anlage 16).

 Erklärung Qualitätsstandards Erklärung zur Einhaltung von Maßnahmen zur Gewährleistung von Qualitätsstan- dards (z. B. Zertifizierungen) (Anlage 17).

Die Bewertung der Teilnahmeanträge erfolgt anhand der in Anlage 3 aufgelisteten Bewertungskriterien anhand der von den Bietern eingereichten Angaben. Sind zu diesen Punkten keine Angaben vorhanden, wird dies mit 0 Punkten bewertet. Sofern auch nach der Auswertung ein Gleichstand existiert, entscheidet das Los.

9

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 11]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

Stufe 1: Prüfung, Entscheidung und ggf. Ausschluss von Anträgen bei Bestehen von zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründen.

Stufe 2: Prüfung und Bewertung der Bieter.

Stufe 3: Aussonderung der Teilnahmeanträge, die die Anforderung nicht erfüllen.

Stufe 4: Ermittlung der Teilnehmer, die zu einem Erstangebot aufgefordert werden.

Nachdem der Teilnahmewettbewerb durchgeführt wurde und die geeigneten Bieter aufgefordert wurden ein Angebot einzureichen, schließt sich das Vergabeverfahren an.

8.Angebotsphase

In der zweiten Stufe werden diejenigen Bewerber oder Bewerbergemeinschaften, de- ren Teilnahmeanträge die genannten Anforderungen erfüllen und die somit geeignet sind, diese Leistung zu erfüllen, zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Hier werden den Bewerbern weitere Unterlagen als Grundlage der Angebotslegung zu- gänglich gemacht.

Der Auftraggeber wird nach Eingang der Angebote und erfolgter Vollständigkeits- prüfung die drei bestplatzierten Bieter zu einer Verhandlungsrunde einladen.

Die Bietergespräche werden in den genannten Zeiträumen (siehe Punkt 6) stattfin- den. Es erfolgt an die drei bestplatzierten eine gesonderte Einladung.

Die Einladung zu den Gesprächen wird eine Tagesordnung enthalten, aus der sich die Aufgabenteilung und die Zeitabläufe ergeben. Etwaige Aufklärungsfragen, die sich aus dem schriftlichen Angebot ergeben, werden den Bietern rechtzeitig mit dem Bietergespräch übermittelt. Es findet in jedem Fall eine Präsentation des Angebotes durch die Bieter mit Raum für Rückfragen statt. Im Rahmen der Verhandlungen kön- nen insbesondere fachliche, wirtschaftliche, organisatorische, kommerzielle und vertragliche Aspekte der Angebote erörtert werden. Die Mindestanforderungen so- wie den Zuschlagskriterien und deren Gewichtung bleiben hiervon unberührt.

Der vdek ist berechtigt, Verhandlungsgespräche zum Zwecke der Dokumentation, Nachbereitung und ordnungsgemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens unter Einsatz technischer Hilfsmittel zu protokollieren und auszuwerten. Hierzu können insbesondere Audioaufzeichnungen, Transkriptionssysteme, KI gestützte Dokumen-

10

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 12]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

tations- und Analysewerkzeuge eingesetzt werden. Die hierbei erzeugten Aufzeich- nungen, Transkripte, Notizen und Auswertungen dienen ausschließlich der Doku- mentation und Durchführung des Vergabeverfahrens sowie der Erstellung eines Ver- handlungsprotokoll.

Die Bieter können – gegebenenfalls auch in abgeschichteter Form – zu weiteren Bie- tergesprächen/Verhandlungen eingeladen werden. Einzelheiten zum Gang des wei- teren Verfahrens werden den Bietern rechtzeitig nach den jeweiligen Verhandlungs- runden mitgeteilt. Ein Anspruch der Bieter auf die Durchführung einer bestimmten Anzahl von Verhandlungsrunden besteht nicht.

Unter dem Vorbehalt, dass keine weitere Verhandlungsrunde erforderlich ist, wird der Auftraggeber im Anschluss an die Verhandlungsphase alle Teilnehmer zur Ab- gabe eines finalen Angebotes auffordern.

9.Prüfung und Wertung der finalen Angebote

Die Öffnung erfolgt gemäß § 55 VgV. Bieter sind zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen. Die Prüfung und Wertung erfolgt gemäß den §§ 56 ff. VgV. Es gelangen nur vollständige und fristgerechte Angebote in die Wertung.

Die Auswertung erfolgt nach den Zuschlagskriterien:

Nähere Informationen zu den Zuschlagskriterien, deren Gewichtung und dem ge- samten zur Wertung der Angebote vorgesehenen Bewertungssystem ergeben sich aus den mit Aufforderung zur Angebotsabgabe, an die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerber übersandten Vergabeunterlagen.

10.Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.

11

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 13]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit dem Unternehmen verbunden ist.

11.Nebenangebote

Bei den Angeboten sind Nebengebote bzw. Änderungsvorschläge (d.h. Angebote, die zunächst nicht den Ausschreibungsunterlagen entsprechen, aber geeignet sind, das mit der Ausschreibung verfolgte Ziel zu erreichen) nicht zugelassen.

12.Vertraulichkeit und Datenschutz

Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Unternehmen im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind vertraulich zu behandeln. Der Bieter hat dritte (insbesondere seine Mitarbeiter), deren er sich bei der Angebotserstellung bzw. Auf- tragsdurchführung bedient, entsprechend zu verpflichten. Die Vertraulichkeitsver- pflichtung bleibt auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens bestehen. Die von den Bietern erbetenen Angaben (auch solche mit Personenbezug) werden für die Zwecke der Durchführung verarbeitet und gespeichert.

13.Bietergemeinschaften

Die Bewerber-/Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer selbständiger Unternehmen, die gemeinsam das Ziel verfolgen, den Auftrag zu erhalten und nach erfolgreichem Vertragsabschluss als Arbeitsgemeinschaft durchzuführen. Bieterge- meinschaften sind selbstverständlich zugelassen, soweit ihre Bildung durch die je- weiligen Mitglieder im Einzelfall rechtmäßig ist. Für den Fall der Auftragserteilung hat eine Bietergemeinschaft eine Rechtsform anzunehmen, bei der eine gesamt- schuldnerische Haftung der einzelnen Bietergemeinschaftsmitglieder für die Erfül- lung der vertraglichen Pflichten besteht.

Bietergemeinschaften haben mit dem Angebot (innerhalb der Angebotsfrist) eine von allen Bietergemeinschaftsmitgliedern unterzeichnete Bietergemeinschaftserklä- rung nach dem beigefügten Formblatt, sowie Einzelerklärungen jedes Mitgliedes siehe auch Anlage 8, vorzulegen, in die sämtlichen Mitglieder der Bietergemein- schaft benannt sind sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages bezeich- net ist.

Es wird darauf hingewiesen, dass der Grundsatz des Geheimwettbewerbs gilt. Mit- glieder einer Bietergemeinschaft können, wenn sie als solche ein Angebot abgeben, 12

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 14]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

daher nur dann zugleich auch als Einzelbieter oder als Mitglied einer anderen Bie- tergemeinschaft am Vergabeverfahren teilnehmen (und umgekehrt), wenn sie mit dem Angebot nachweisen, „dass ihre Angebote jeweils völlig unabhängig voneinan- der formuliert worden sind und folglich eine Gefahr einer Beeinflussung des [Ge- heim-] Wettbewerbs unter Bietern nicht besteht“ (EuGH, Urt. v. 23.12.2009 – Rs. C- 376/08). Wird dieser Nachweis nicht zur Überzeugung der Auftraggeber erbracht, sind alle betroffenen Angebote auszuschließen.

Es wird ferner darauf hingewiesen, dass für den Fall, dass sich am Teilnahmewettbe- werb eine Bewerbergemeinschaft beteiligt hat, nur diese Bewerbergemeinschaft als geeigneter Bewerber ausgewählt wird und nachträgliche Änderungen hieran zum Ausschluss führen.

14.Eignungsleihe (Unterauftragnehmer)

Will sich der Bieter für die Ausführung der vertragsgegenständlichen Leistungen der Fähigkeiten eines oder mehrerer Unterauftragnehmer(s) bedienen, so muss er die- sen Umstand, den Inhalt der von diesem/ diesen Unterauftragnehmer(n) zu erbrin- genden Leistungen sowie den Umstand, dass er im Auftragsfall auf die Kapazitäten und Ressourcen des/ der benannten Unterauftragnehmer(s) zurückgreifen kann, mit dem Teilnahmeantrag mit Hilfe der Formblätter „Verpflichtungserklärung Eignungs- leihe“ darlegen. (Anlage 7)

Unterauftragnehmer im Sinne dieses Vergabeverfahrens sind sämtliche Dritte, deren Fähigkeiten oder fachliche oder personelle Ressourcen sich der Bieter im Auftrags- falle bei der Ausführung des Auftrags bedient.

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Unterauftragnehmer auch dann anzugeben ist, wenn es sich bei dem Dritten um ein mit dem Bieter verbundenes Unternehmen im Sinne des Konzernrechts handelt. Keine Unterauftragnehmer hingegen sind Arbeit- nehmer des Bieters.

Nach Zuschlagserteilung richtet sich die Zulässigkeit von Änderungen beim Unter- auftragsnehmereinsatz nach dem Vertrag.

Die vorstehenden Regelungen gelten für alle Unterbeauftragungen im Rahmen die- ser Vergabe, unabhängig davon, auf welcher Unterauftragsnehmerebene sie erfol- gen.

13

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 15]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

15.Mitteilungen und Bekanntmachungen über die

Zuschlags- und Auftragserteilung gemäß §

62Abs. 2 VgV und § 134 GWB

Der vdek teilt unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang eines entsprechenden Antrages, den nicht berücksichtigten Bietern die Gründe für die Ab- lehnung ihres Angebotes, sowie den Namen des erfolgreichen Bieters mit.

Der vdek informiert die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsabschlusses. Der vdek übersendet die In- formation schriftlich spätestens 15 Kalendertage vor dem Vertragsabschluss (Zu- schlagserteilung).

Wird die Mitteilung per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt nach der Absendung der Informa- tion durch die Vergabestelle. Auf den Tag des Zuganges beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

16.Rechtschutz

Behauptete Verstöße gegen Vergabebestimmungen, die erst in den Vergabeunterla- gen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Schlusstermin für den Eingang der An- gebote gegenüber der Vergabekammer des Bundes, Villemomblerstr. 76, 53123 Bonn, zu rügen (§ 160 Abs. 3 S.1 Nr. 3 GWB)

Sollte ein Nachprüfungsantrag gestellt werden, muss dieser Antrag gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Vergabekammer, dass diese der Rüge nicht abhelfen wird, bei der Vergabekam- mer des Bundes eingereicht werden. Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die folgenden Regelungen des GWB:

§134 Informations- und Wartepflicht (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Ange- bots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Text- form zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

14

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 16]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Ab- satz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auf- traggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidi- gungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interes- sen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen be- einträchtigen könnte.

§ 135 Unwirksamkeit

(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auf- traggeber

1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Ab- schluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn

1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vor- herige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäi- schen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzu- schließen, und

15

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 17]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, ge- rechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abge- schlossen wurde.

Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Be- gründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröf- fentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu verge- ben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

§ 160 Einleitung, Antrag

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auf- trag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Ab- satz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist dar- zulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevor- schriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkenn- bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebots- abgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 3§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

§ 161 Form, Inhalt

1. Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich 16

vdek-Klassifikationsstufe: Intern

[Seite 18]

vdek – 2026 – EU - 201 BI- und Analytics Plattform Anlage 1

zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Geltungsbe- reich dieses Gesetzes hat einen Empfangsbevollmächtigten im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu benennen.

(2) Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten be- nennen.

17.Änderungen

Der Auftraggeber behält sich Änderungen an den Vergabeunterlagen einschließlich der Verfahrensbedingungen, dem Leistungssoll und den Vertragsbestimmungen im Rahmen des Zulässigen vor.

Anlagen: 1 Dieses Informations - Memorandum 2 Leistungsbeschreibung mit Anhängen 3 Teilnahmeantrag 4 Eigenerklärung Referenzen 5 Erklärung Firmenprofil 6 Eigenerklärung Ausschlussgründe nach §123,124 GWB 7/7a Eignungsleihe /Unterauftragsnehmererklärung 8 Bietergemeinschaftserklärung 9 Erklärung 5. Sanktionspaket der EU gegen Russland 10 Erklärung Betriebshaftpflichtversicherung 11 Erklärung KMU 12 Datenschutz - Infoblatt 13 Vertrag (folgt mit Angebotsaufforderung, siehe auch oben Infos zum Vertrag) Anhang Auftragsvereinbarung zum Vertrag (folgt mit Angebotsaufforderung) 14 Unternehmensdarstellung 15 Bewertungsmatrix 16 Projektmitarbeiter 17 Qualitätsstandards

Mit freundlichen Grüßen Verband der Ersatzkassen e.V. (vdek) Vergabestelle 17

vdek-Klassifikationsstufe: Intern