Anlage 2 Leistungsbeschreibung_V10 2026-11-03.pdf

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Anlage 2

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

–Leistungsbeschreibung für eine

vdek – 2026 – EU - 201

Business Intelligence (BI) & Analytics Plattform

Verband der Ersatzkassen e.V. (vdek)

Auskünfte erteilt:

der Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek)

Vergabestelle

Askanischer Platz 1

10963 Berlin

Telefon: 0 30 / 2 69 31 - 15 36

E-Mail: vergabestelle@vdek.com

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Inhaltsverzeichnis

Auftraggeber .................................................................................................................................................. 2 Art und Umfang der Leistungen..................................................................................................................... 2 Beschreibung der Ausgangssituation ......................................................................................................... 3 Zielsetzung und Zeitplanung ...................................................................................................................... 3 Projektumfang und -phasen ...................................................................................................................... 4 Phase 1: Ausschreibung BI-Frontend ..................................................................................................... 5 Phase 2: Fachliches Konzept der Implementierung ............................................................................... 5 Phase 3: Technisches Konzept der Implementierung ............................................................................ 5 Phase 4: Installation System und Implementierung semantische Schicht ............................................ 6 Phase 5: Implementierung der fachlichen Anwendungsprojekte inkl. Schulung und Abnahme .......... 6 Phase 6: Projektbegleitende Dokumentation und Tests ....................................................................... 6 IST-Situation und Mengengerüst ........................................................................................................... 6 IST-Situation Anwendungsprojekt 1 – MIS ............................................................................................ 8

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Auftraggeber

Der Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) mit Sitz in Berlin ist Interessenvertretung und Dienstleister aller Ersatzkassen. Er vertritt auf Bundes- und Landesebene die Interessen seiner Mitgliedskassen. Seine satzungsgemäßen Aufgaben sind:

 Beratung und Betreuung der Mitgliedskassen des Verbandes und der bei diesen errichteten Pflegekassen bei der Durchführung ihrer Aufgaben, der Austausch von Erfahrungen unter ihnen, die Vertretung und Förderung ihrer gemeinsamen Interessen sowie die gerichtliche und außer- gerichtliche Verfolgung ihrer und eigener wettbewerbsrechtlicher Ansprüche und die gerichtli- che Verfolgung ihrer und eigener Ansprüche aus dem Recht der Leistungserbringer in der ge- setzlichen Kranken- und Pflegeversicherung,  Abschluss von Verträgen sowie die Gewährleistung der Durchführung dieser Verträge, soweit die Mitgliedskassen den Verband bevollmächtigt haben oder diesem beigetreten sind,  Förderung von Maßnahmen, die über den Aufgabenbereich der Mitgliedskassen hinausgehen und von allgemeiner Bedeutung für die Krankenversicherung sind,  Vertretung der Verbandsziele in der Öffentlichkeit und gegenüber der Politik,  Herausgabe von Veröffentlichungen,  Veranstaltung von Tagungen, die den gemeinsamen Zwecken dienen,  die Unterstützung und Koordinierung der Vertretung sowie die Wahrnehmung der Interessen der Ersatzkassen beim Spitzenverband Bund der Krankenkassen, sowie der Interessen der Pfle- gekassen der Ersatzkassen beim Spitzenverband Bund der Pflegekassen,  Wahrnehmung der Aufgaben gemäß § 212 Abs. 5 S. 6 und 8 SGB V für die Ersatzkassen nach Maßgabe der Geschäftsordnung für die Landesvertretungen,  Wahrnehmung der Aufgaben einer Arbeitsgemeinschaft der Pflegekassen der Ersatzkassen ins- besondere als Vertragspartei im Sinne der §§ 85 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, 87b Abs. 3 Satz 2, 89 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 SGB XI.  Wahrnehmung der Aufgaben einer Arbeitsgemeinschaft der Krankenkassen der Ersatzkassen,  Alle Aufgaben, die ihm kraft Gesetzes oder von den Mitgliedskassen übertragen worden sind.

Art und Umfang der Leistungen

Der Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) (im Folgenden kurz vdek) sucht eine BI & Analytics Software zur Abdeckung aller existierenden Anforderungen im Rahmen eines öffentlichen Ausschreibungsverfah- rens mit einem integrierten Beauty Contest. Die Lösung soll Funktionen für Dashboards, formatiertes Standard-Berichtswesen, fachanwenderfreundliches Ad-hoc-Berichtswesen sowie Analyse bieten.

Die Fachanwender der vdek verlangen ein Softwarewerkzeug mit hoher Fachanwenderfreundlichkeit so- wie Funktionalität zur flexiblen Navigation in fachlich anspruchsvollen Daten mit komplexen Beziehun- gen sowie einer Vielzahl an Attributen. Fachanwender sollen unabhängig von der Bereitstellung von Ergebnissen durch zentrale Instanzen das Softwarewerkzeug nutzen können (Self-Service). Insbesondere benötigen Fachanwender Unterstützung in der Entwicklung individueller Abfragen basierend auf einer semantischen Schicht, Berichte und Analysen durch ein Softwarewerkzeug. Es soll damit ein integriertes Frontend mit der Möglichkeit die Semantik (Metadaten, Beziehungen) zu definieren und für Nutzer zent- ral publizieren zu können.

Die Werkzeuge sollen im Rahmen eines Beauty Contest (BC) bei der vdek (hybrid remote & live) die

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jeweiligen Stärken und Grenzen über alle geforderten Aufgabenstellungen aufzeigen, um die Transpa- renz der Leistungsfähigkeit und Einsetzbarkeit der Lösungen zu erhöhen. Zum Beauty Contest sind ma- ximal drei Bieter eingeladen.

Es wird erwartet, dass die Projektmitarbeiter der vdek durch einen Coachingansatz sukzessive in die Lage versetzt werden, Veränderungen am Datenmodell vorzunehmen, Berichte und Analysen selbst aufzu- bauen und weiterzuentwickeln. Schulungen durch den Bieter unterstützen den Lernfortschritt.

Beschreibung der Ausgangssituation

Der vdek verfügt über eine über rund 20 Jahre gewachsene BI & Analytics Landschaft, die tief in beste- hende Daten-, Fach- und Berichtsprozesse eingebettet ist. Das aktuell eingesetzte BI-Frontend greift auf verschiedene relationale Datenbanken zu, darunter IBM Netezza, als zentrale und geschäftskritische Hauptdatenquelle, sowie Microsoft SQL Server und Oracle. Da IBM Netezza auch künftig als wichtigste Datenquelle fungieren soll, ist ein nativer Konnektor zu IBM Netezza zwingend erforderlich. Eine rein generische Anbindung über ODBC oder JDBC wird hierfür nicht als ausreichend angesehen.

Auf Basis der bestehenden Datenlandschaft wurde über die Jahre eine robuste semantische Schicht auf- gebaut. Diese übersetzt technische Datenbankstrukturen und -begriffe in eine fachliche Sprache und stellt sie den Fachanwendern für Analysen und Abfragen zur Verfügung. Damit bildet sie eine zentrale Brücke zwischen den komplexen Datenmodellen der zugrunde liegenden Systeme und den fachlichen Informationsbedarfen der Anwender.

Die verarbeiteten Daten umfassen hochsensible und komplexe Sozialdaten. Aufgrund der Sensitivität dieser Daten sowie der hohen regulatorischen Anforderungen an den Einsatz von Cloud-Software wird eine On-Premises-Installation benötigt. Datensicherheit, Compliance und Kontrolle über die Betriebsum- gebung sind daher wesentliche Rahmenbedingungen für die zukünftige Lösung.

Die fachliche und technische Komplexität der Daten erfordert zudem umfangreiche Möglichkeiten zur Filterung, Eingrenzung und Parametrisierung von Abfragen. Fachanwender müssen in der Lage sein, aus einer Vielzahl von Auswahloptionen relevante Datenbereiche vorzuselektieren, eigene Analysebedarfe abzubilden und darauf aufbauend die benötigten Abfragen möglichst selbstständig zu generieren. Ent- sprechend wird eine stark fachanwenderorientierte Lösung gesucht, die Self-Service-Analyse unterstützt, ohne die Anwender mit der technischen Komplexität der zugrunde liegenden Datenstrukturen zu über- fordern.

Neben interaktiven Analysen kommen bei vdek auch standardisierte Berichte und Dashboards zum Ein- satz. Diese werden durch die Anwender in Excel weiterverarbeitet und zu regelmäßigen Zeitpunkten an definierte Empfänger verteilt. Die zukünftige Lösung muss daher sowohl flexible, fachanwendernahe Analyse- und Filtermöglichkeiten als auch stabile, formatgetreue und planbare Standardberichtspro- zesse unterstützen und verschiedene Exportmöglichkeiten bereitstellen.

Zielsetzung und Zeitplanung

Ziel des Projekts ist die Auswahl und Einführung eines modernen BI- und Analytics-Frontends, das die 3

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bestehende Datenlandschaft des vdek optimal unterstützt und die vorhandenen Datenbestände für Fachanwender effizient, sicher und verständlich nutzbar macht. Im Fokus steht dabei nicht der Aufbau einer neuen Datenbasis, sondern die Bereitstellung einer zukunftsfähigen Frontend-Lösung, die sich nahtlos in die bestehende Architektur integriert und insbesondere eine leistungsfähige Anbindung an IBM Netezza als zentrale Datenquelle bietet.

Ein wesentliches Ziel ist der Aufbau bzw. die Abbildung einer robusten semantischen Schicht, die tech- nische Datenbankstrukturen in fachliche Begriffe übersetzt und den Anwendern eine intuitive Nutzung der komplexen Daten ermöglicht. Fachanwender sollen in die Lage versetzt werden, Daten selbstständig nach ihren jeweiligen Informationsbedarfen zu selektieren, zu filtern und einzugrenzen, ohne tiefge- hende technische Kenntnisse der zugrunde liegenden Datenmodelle oder Datenbanken zu benötigen. Dadurch soll die fachliche Analysefähigkeit gestärkt und die Abhängigkeit von technischen Spezialisten bei wiederkehrenden oder individuellen Auswertungsanforderungen reduziert werden.

Darüber hinaus soll die zukünftige Lösung sowohl Ad-hoc-Analysen als auch standardisierte Berichts- und Dashboard-Anforderungen unterstützen. Neben flexiblen, interaktiven Analysefunktionen für Fach- anwender müssen auch regelmäßig wiederkehrende Standardberichte und Dashboards in definierten Layouts und Formaten, insbesondere als PDF, zuverlässig erstellt und verteilt werden können. Damit soll eine konsistente, nachvollziehbare und adressatengerechte Informationsbereitstellung für unterschied- liche Nutzergruppen gewährleistet werden.

Aufgrund der Sensitivität der verarbeiteten Sozialdaten und der regulatorischen Anforderungen ist eine On-Premises-Bereitstellung ein zentrales Zielkriterium. Die Lösung soll hohe Anforderungen an Daten- sicherheit, Betriebskontrolle und Compliance erfüllen und gleichzeitig eine moderne, anwenderfreund- liche Analyse- und Reporting-Umgebung bereitstellen.

Insgesamt soll mit dem neuen BI-Frontend eine stabile, fachanwenderorientierte und zukunftssichere Plattform geschaffen werden, die die bestehende Datenbasis bestmöglich erschließt, komplexe Daten für die fachliche Nutzung zugänglich macht und sowohl flexible Analyseprozesse als auch standardisierte Berichtserstellung nachhaltig unterstützt.

Projektumfang und -phasen

Folgende Projektphasen sind vorgesehen:

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Phase 1: Ausschreibung BI-Frontend

In dieser Phase wird eine strukturierte öffentliche Ausschreibung zur Auswahl eines geeigneten Vertrags- und Implementierungspartners für das zukünftige BI- und Analytics-Frontend durchgeführt. Die Aus- schreibungsunterlagen bilden die fachlichen, technischen und regulatorischen Anforderungen an die zukünftige Lösung ab. Dazu zählen insbesondere die On-Premises-Fähigkeit, die native Anbindung an IBM Netezza, die Unterstützung einer robusten semantischen Schicht sowie die Anforderungen an Ad- hoc-Analysen, Dashboards und ein standardisiertes Berichtswesen. Ziel der Phase ist es, die eingehenden Angebote transparent, nachvollziehbar und vergleichbar zu bewerten und auf dieser Grundlage eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die Zuschlagserteilung zu schaffen.

Phase 2: Fachliches Konzept der Implementierung

In dieser Phase wird das fachliche Umsetzungskonzept für die spätere Implementierung des BI- und Analytics-Frontends erarbeitet. Dabei werden die Anforderungen der einzelnen fachlichen Anwendungs- projekte konkretisiert, priorisiert und in ein abgestimmtes Zielbild für die Umsetzung überführt. Dazu gehören insbesondere die Definition der benötigten Analyse-, Reporting- und Dashboard-Inhalte, die fachlichen Kennzahlen und Begriffe (sofern notwendig), relevante Filter- und Selektionslogiken sowie Anforderungen an Standardberichte, Layouts und Ausgabeformate.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der fachlichen Ausgestaltung der semantischen Schicht. Hierbei wird festgelegt, wie technische Datenstrukturen und Datenbankbegriffe in eine für Fachanwender ver- ständliche Fachsprache übersetzt werden sollen. Zudem werden Anforderungen an Berechtigungen, Nutzerrollen, Bedienkonzepte und wiederkehrende Analyse- bzw. Berichtsprozesse fachlich beschrieben. Das fachliche Konzept bildet damit die verbindliche Grundlage für die anschließende technische Instal- lation, Implementierung der semantischen Schicht und Umsetzung der einzelnen Anwendungsprojekte.

Phase 3: Technisches Konzept der Implementierung

In dieser Phase wird das technische Umsetzungskonzept für die Installation, Integration und den späte- ren Betrieb des BI- und Analytics-Frontends erarbeitet. Ausgehend von der bestehenden System- und Datenarchitektur werden die Zielarchitektur sowie die erforderlichen Systemkomponenten, Schnittstel- len und Datenflüsse definiert. Dabei werden insbesondere die On-Premises-Installation, die Anbindung der relevanten Datenquellen, die technische Ausgestaltung der semantischen Schicht sowie die Anfor- derungen an Sicherheit, Berechtigungen, Performance, Verfügbarkeit und Betrieb berücksichtigt.

Darüber hinaus werden das Vorgehen für Deployment, Updates, Tests und die Überführung in den Pro- duktivbetrieb sowie die technischen Verantwortlichkeiten und Mitwirkungspflichten festgelegt. Das technische Implementierungskonzept bildet die verbindliche Grundlage für die anschließende Installa- tion des Systems, die Implementierung der semantischen Schicht und die technische Umsetzung der

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fachlichen Anwendungsprojekte.

Phase 4: Installation System und Implementierung semantische Schicht

In dieser Phase wird das ausgewählte BI- und Analytics-Frontend in der vorgesehenen Systemumgebung installiert und technisch in die bestehende Datenlandschaft integriert. Dabei werden insbesondere die relevanten Datenquellen angebunden und die grundlegenden Betriebs-, Sicherheits- und Berechti- gungskonzepte eingerichtet.

Parallel bzw. darauf aufbauend erfolgt die Implementierung der semantischen Schicht, über die techni- sche Datenbankstrukturen in fachlich verständliche Begriffe, Kennzahlen und Auswahlmöglichkeiten übersetzt werden. Damit wird die Grundlage geschaffen, damit Fachanwender die komplexen Daten künftig eigenständig und zielgerichtet nutzen können.

Phase 5: Implementierung der fachlichen Anwendungsprojekte inkl. Schulung und Ab- nahme

Die Implementierung eines fachlichen Anwendungsprojekts (MIS) in wiederkehrenden Umsetzungs- schritten. Es werden die spezifischen fachlichen Anforderungen aufgenommen, in Analyse-, Reporting- und Dashboard-Funktionalitäten überführt und auf Basis der semantischen Schicht im Frontend umge- setzt. Dazu gehören insbesondere die Definition relevanter Filter- und Selektionsmöglichkeiten, die Ge- staltung von Abfragen, Dashboards und Standardberichten sowie die Berücksichtigung vorgegebener Layout- und Ausgabeformate.

Begleitend werden Administratoren und Power User geschult, damit sie das Anwendungsprojekt betrei- ben, pflegen und fachlich weiterentwickeln können. Das fachliche Anwendungsprojekt wird anschließend getestet, mit den Anforderungen abgeglichen und durch die zuständigen Fachbereiche abgenommen. Auf diese Weise entsteht schrittweise ein produktiv nutzbares Frontend-Portfolio für mehrere fachliche Einsatzbereiche.

Phase 6: Projektbegleitende Dokumentation und Tests

Über alle Projektphasen hinweg erfolgen eine kontinuierliche Dokumentation und projektbegleitende Tests. Die Dokumentation umfasst insbesondere technische Konfigurationen, Datenquellenanbindun- gen, Berechtigungs- und Betriebskonzepte, die Struktur der semantischen Schicht sowie die umgesetz- ten Berichte, Dashboards und fachlichen Anwendungsprojekte. Ergänzend werden während der Umset- zung laufend Funktions-, Integrations-, Performance- und Abnahmetests durchgeführt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Lösung nachvollziehbar, wartbar und qualitätsgesichert eingeführt wird.

IST-Situation und Mengengerüst

IST-Architektur Aktuell werden zwei virtuelle Server-Systeme auf Basis von Linux eingesetzt: ein Frontend-Server als Webserver und ein Analyse-Server.

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Anwendungsprojekte

Die aktuelle Implementierung umfasst folgende fachliche Anwendungsprojekte:

Arzneimittelinformationssystem (AIS) Auswertung der bundesweiten Apothekenabrechnungsdaten in Verbindung mit Arzneimittel-Referenz- daten. 88 Tabellen, 3 Views, 78 Reports, größte Tabelle jährlich ca. 800.000 Datensätze

Morbiditätsinformationssystem (MIS) Analyse der ärztlichen Geburtstagsstichprobe (Verordnung, Diagnose, Leistung), der Formblatt-3-Rech- nungsdaten und der Daten zur Rechnungslegung nach §87. 84 Tabellen, 10 Views, 103 Reports, 1 Dashboard, 4 große Tabellen mit jährlich ca. 600 Mio., 140 Mio., 1,2 Mrd., 70 Mio. Datensätzen

Heilmittelauskunftssystem (HeimAS) Auswertung der ersatzkassenweiten Heilmittel-Abrechnungsdaten in Verbindung mit Heilmittel- Stammdaten. 51 Tabellen, 5 Views, 14 Reports, 3 große Tabellen mit jährlich ca. 22 Mio., 150 Mio. 18 Mio. Datensät- zen

Zahnarztinformationssystem (ZAIS) Einblick in die Fallzahl- und Frequenzstatistiken der Zahnarztverordnungen. 15 Tabellen, 4 Views, 14 Reports, größte Tabelle mit jährlich ca. 150.000 Datensätzen

Amtliche Statistiken (STATIS) Analyse der Amtlichen Statistiken nach § 79 IIIa SGB IV (Finanz-, Leistungs- und Mitgliederstatistiken). 20 Tabellen, 1 View, 19 Reports, größte Tabelle mit jährlich ca. 2 Mio. Datensätzen 7

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IST-Situation Anwendungsprojekt 1 – MIS

Die vorliegende Ausschreibung bezieht sich lediglich auf die komplexeste und repräsentative Anwen- dung: das Morbiditätsinformationssystem (MIS). Die Datenquellen, die im Folgenden beschrieben sind, gelten für alle nachfolgenden BI- und Analytics-Anwendungsfälle (Berichtswesen, Analyse und Dash- boards).

Übersicht über die Tabellen des MIS

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Stand Sept. 2026

Datenmodell

Das Datenmodell ist im Anhang „Datenmodelle DWH MIS“ zu entnehmen.

Berichtswesen und Dashboards

Die Metrik- und Reportdefinition ist dem Anhang „Handbuch_DWH_MIS“ (Stand 26.08.2026) zur Leis- tungsbeschreibung zu entnehmen.

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