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Leistungsbeschreibung

zum Offenen Verfahren

gem. § 119 Abs. 3 GWB i.V.m. § 15 Abs. 1 Satz 1 VgV

für den Abschluss einer

Rahmenvereinbarung

über die Lieferung von Winterreifen

Aktenzeichen: LZBP ZV-8010-25/002

Stand: 22.01.2025

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Inhaltsverzeichnis

1. Allgemeines .................................................................................................................... 3 1.1 Auftraggeber ........................................................................................................... 3

1.2 Vertragsgegenstand ................................................................................................ 3

2. Leistungsbezogene Rahmenbedingungen ..................................................................... 3 2.1 Mengen ................................................................................................................... 3

2.2 Bestellverfahren ...................................................................................................... 4

2.3 Mindestbestellwert, Mindermengenzuschlag ........................................................... 6

2.4 Lieferort und Lieferfristen ........................................................................................ 6

2.5 Verpackung ............................................................................................................16

2.6 Entsorgung von Altreifen ........................................................................................17

2.7 Kalkulationsbasispreislisten (KB-Preislisten) der Hersteller ....................................17

2.8 Rechnungsstellung .................................................................................................17

2.9 Statistik ..................................................................................................................17

2.10 Bereitstellung von Artikeldaten ...............................................................................18

2.11 Einrichtung von Zugängen zum Webshop ..............................................................18

2.12 Erreichbarkeit des Auftragnehmers ........................................................................19

2.13 Personelle Anforderungen ......................................................................................19

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1. Allgemeines 1.1 Auftraggeber Auftraggeber (im Folgenden AG) ist der Freistaat Bayern, vertreten durch das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration, vertreten durch das Präsidium der Bayerischen Bereitschaftspolizei, dieses vertreten durch das Logistikzentrum der Bayerischen Polizei (LZBP) in 95030 Hof.

1.2 Vertragsgegenstand Die vorliegende Ausschreibung soll zur Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Winterreifen für alle Präsidien der Bayerischen Polizei (Polizeipräsidium Oberbayern Nord, Polizeipräsidium Oberbayern Süd, Polizeipräsidium München, Polizeipräsidium Niederbayern, Polizeipräsidium Oberpfalz, Polizeipräsidium Oberfranken, Polizeipräsidium Mittelfranken, Po- lizeipräsidium Unterfranken, Polizeipräsidium Schwaben Nord, Polizeipräsidium Schwaben Süd/West) mit nachgeordneten Dienststellen, für das Präsidium der Bayer. Bereitschaftspoli- zei mit nachgeordneten Dienststellen und das Bayer. Landeskriminalamt führen. Insgesamt sind ca. 170 Anlieferstellen mit Winterreifen zu beliefern (s. Ziffer 2.4). Der zu vergebende Auftrag ist in zwei Lose aufgeteilt:

• Los 1: Pirelli • Los 2: Michelin, Hankook

Die Rahmenvereinbarung wird je Los mit einem Wirtschaftsteilnehmer geschlossen. Die Lieferleistungen je Los erfolgen anhand von Einzelabrufen an die jeweiligen abrufberech- tigten Stellen. Die Rahmenvereinbarung beginnt je Los zum 01. des auf die Zuschlagserteilung folgenden Monats, nicht jedoch vor dem 01.04.2025. Die Grundvertragslaufzeit für jedes Los endet zum 31.03.2027. Der Vertrag je Los verlängert sich automatisch einmalig um 1 Jahr bis zum 31.03.2028, wenn er nicht spätestens sechs Monate vor Ablauf der Grundvertragslaufzeit von AG oder Auftrag- nehmer (im Folgenden AN) schriftlich gekündigt wird. Nach Ablauf der Gesamtvertragslaufzeit zum 31.03.2028 endet der Vertrag je Los automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Siehe hierzu auch die den Vergabeunterlagen zugehörigen Besonderen Vertragsbedingungen (BVB), insbesondere § 3 BVB.

2. Leistungsbezogene Rahmenbedingungen 2.1 Mengen Die Rahmenvereinbarung umfasst die Lieferung von Winterreifen über den gesamten Ver- tragszeitraum. Im Preisblatt wird der vom AG zum Ausschreibungszeitpunkt geschätzte Bedarf je Los für den gesamten Zeitraum von maximal 3 Jahren aufgeführt. Die Basis der geschätzten kalkulationsrelevanten Mengen ergibt sich grundsätzlich aus den Abrufen im Zeitraum von 01.10.2022 bis 30.09.2024 der in dieser Leistungsbeschreibung ge- nannten Verbände (siehe Ziffer 1.2). Schließlich wurden diese Mengen auf die Gesamtver- tragslaufzeit von drei Jahren (Grundvertragslaufzeit von 2 Jahren mit der Option der einmali- gen Verlängerung um 1 Jahr) hochgerechnet.

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Basis des in den Preisblättern je Los aufgeführten Kalkulationspreises netto bilden die den jeweiligen Abrufen/Bestellungen im Zeitraum vom 01.10.2022 bis 30.09.2024 zugehörigen KB- Listenpreise. Die kalkulationsrelevanten Mengen und der Kalkulationspreis netto dienen der Angebotser- stellung sowie der Auftragswertschätzung gem. § 3 VgV. Der tatsächliche Abruf richtet sich nach dem jeweiligen Bedarf der Dienststellen der Verbände und kann nicht im Voraus prog- nostiziert werden. Bei einem Mehr- oder Minderbedarf gegenüber den Angaben dürfen dem AG während der Vertragslaufzeit keine zusätzlichen Kosten entstehen. Tatsächlicher Mehr- oder Minderbedarf während der Laufzeit des Vertrages berechtigt den AN nicht zu Preiserhöhungen oder sonsti- gen Forderungen. Es verpflichtet den AG insbesondere nicht zur Abnahme von Restmengen.

Der AN hat keinen Anspruch auf den Abruf der angegebenen kalkulationsrelevanten Mengen oder auf Teile davon (siehe auch Besondere Vertragsbedingungen). Bieter ha- ben dies bei der Kalkulation ihrer Angebotspreise zu berücksichtigen.

2.2 Bestellverfahren Die Abrufe der Bedarfe aus der Rahmenvereinbarung bzw. Erteilung der Aufträge (Bestellun- gen) erfolgen in der Regel über das behördenspezifische Warenwirtschaftssystem des AG. Bestellungen, die von den abrufberechtigten Stellen im Warenwirtschaftssystem getätigt wer- den, werden dem AN per E-Mail zugestellt. Hierfür hat der AN dem AG eine E-Mail-Adresse zu benennen, die für alle abrufberechtigten Stellen (s. Ziffer 1.2) Gültigkeit hat. Der AG wird die Kontaktdaten des AN, insbesondere die E-Mail-Adresse, an die die Bestellungen geschickt werden sollen, im behördenspezifischem Warenwirtschaftssystem hinterlegen. Der Bestellung ist auch eine Bestellnummer, welche vom System des AG generiert wird, zu entnehmen. Diese Bestellnummer ist zwingend immer auf Lieferschein und Rechnung anzu- geben. Nachfolgend ist beispielhaft eine Musterbestellung (hier vom PP Oberpfalz) abgebildet, so, wie sie aus dem behördenspezifischen Warenwirtschaftssystem generiert und dem AN zugesandt wird:

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Musterbestellung

Bestellung: Bestellnummer (bitte auf Lieferschein und Rechnung angeben): 100035369 Bestelldatum: 09.10.2019

Versandart: Anlieferung

Lieferanschrift: Kriminalpolizeiinspektion Regensburg Bajuwarenstraße 2 93053 Regensburg Telefon: 0941/123-0 Fax: 0941/567-11111 E-Mail: pp-opf.regensburg.@polizei.bayern.de

Sachbearbeiter: Mustermann Telefon für Rückfragen: 0941/123-456

Rechnungsanschrift: Polizeipräsidium Oberpfalz Bajuwarenstr. 2c 93053 Regensburg

Gesamtbetrag brutto: 0,00 EUR Preise verstehen sich inkl. MWSt abzüglich Skonto und Rabatte

-- Position - 1 Menge: 9,000 Einheit: Stück Ihre Artikelnummer: Endlosetikettenrollen

Artikelkurzbezeichnung: Endlosetikettenrollen Beschreibung: Etiketten Brother endlos Etiketten endlos Länge 30,48m/Breite 62mm DK-22205 Artikelkennung: 1000036799

Einzelpreis brutto: 0,00 EUR Positionsbetrag brutto: 0,00 EUR

Der AG weist daraufhin, dass bei einer internen Umstellung des Warenwirtschafssystems ggf. Änderungen des Bestellverfahrens erfolgen können.

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2.3 Mindestbestellwert, Mindermengenzuschlag Ein Mindestbestellwert und/ oder Mindermengenzuschlag bei der Bestellung darf vom AN nicht erhoben werden.

2.4 Lieferort und Lieferfristen Bestellungen sind spätestens innerhalb von 10 Werktagen (Montag bis Freitag) ab Eingang der jeweiligen Bestellung beim AN auszuliefern. Eine Lieferung an einem Samstag darf nicht erfolgen. Die bestellten Waren sind separat kommissioniert an die in der Bestellung angegebene Lie- feradresse (bzw. Dienststelle) frei Haus zu liefern (s. Ziffer 16 ZAVB). Der AN hat die Vertragsgegenstände während der allgemeinen Dienstzeiten (Montag bis Don- nerstag: 07:30 Uhr bis 16:00 Uhr, Freitag: 07:30 Uhr bis 12:00 Uhr) an die vom AG in der Bestellung bezeichnete/n Empfänger/Stelle(n) zu bringen. Eine Übersicht der Anlieferstellen kann der nachfolgenden Aufstellung entnommen werden:

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Teilweise befinden sich in sogenannten Zentralen Dienstgebäuden mehrere Dienststellen auf dem jeweiligen Areal. Erfüllungsort ist auch hier die bestellende Dienststelle. Der AN ist verpflichtet, die bestellende Dienststelle unverzüglich per E-Mail in Kenntnis zu setzen, wenn er vereinbarte Lieferfristen – unabhängig vom Grund – voraussichtlich nicht ein- halten kann. Der voraussichtliche Liefertermin ist hierbei vom AN zu benennen. Die jeweilige Dienststelle hat innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Zugang dieser E-Mail das Recht, den neuen Liefertermin anzunehmen oder die Bestellung zu stornieren. Im Falle einer Stornierung hat der AN keinen Anspruch auf Schadensersatz, entgangenen Gewinn oder Aufwendungs- ersatz. Erbringt der AN seine Leistungen nicht oder nicht innerhalb der vereinbarten Lieferfrist, behält sich der AG einen Deckungskauf bei einem Drittlieferanten vor. Falschlieferungen sind vom AN auf dessen Kosten zurückzunehmen.

2.5 Verpackung Lieferungen sind durch den AN umweltgerecht und sicher zu verpacken. Die Verpackungen sind aus Gründen der Abfallvermeidung auf das Notwendigste zu beschränken. Die Verpackung muss handelsüblich sowie der Art und dem Gewicht der Ware, der jeweiligen Versandart und dem Beförderungsweg entsprechend zweckmäßig sein. Der AN stellt sicher, dass die Ware vollständig und unbeschädigt beim Empfänger eingeht. Anschrift, Versender sowie Empfänger müssen von außen gut sichtbar sein. Auf dem Lieferschein muss zwingend die Bestellnummer des AG angegeben werden. Falls eine Anlieferung von Artikeln auf Paletten erfolgt, gilt: Anlieferungen auf Paletten erfolgen ohne Palettenpfand. Bei Anlieferung auf Paletten (Einwegpaletten, Europaletten oder ähnli- che) ist der AN verpflichtet, diese ohne zusätzliche Kosten bei der jeweiligen Dienststelle und spätestens mit der nächsten Anlieferung wieder abzuholen.

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2.6 Entsorgung von Altreifen Altreifen sind vom AN kostenlos zurückzunehmen und umweltfreundlich zu entsorgen. Die Beauftragung der Entsorgung erfolgt analog einer Bestellung über das Warenwirtschaftssys- tem des AG (vgl. Ziffer 2.2).

2.7 Kalkulationsbasispreislisten (KB-Preislisten) der Hersteller Der AN hat dem AG je Los die zum 01.02.2025 gültige KB-Preisliste des Herstellers in Form einer Excel-Datei kostenfrei mit dem Angebot zur Verfügung zu stellen.

2.8 Rechnungsstellung Jede Lieferanschrift ist einer bestimmten Rechnungsstelle zugeordnet. Die Lieferanschrift ist nicht zwingend gleichlautend mit der Rechnungsanschrift, da es z.B. bei jedem Polizeipräsi- dium eine zentrale Rechnungs- und Buchungsstelle gibt. Die Rechnungen sind ausschließlich an die vom AG vorgegebenen Rechnungsadressen zu senden. Die Rechnungsadresse ist auf der Bestellung vermerkt. Die entsprechenden Anschrif- ten und Daten werden dem AN nach Zuschlag übermittelt. Gemäß ZAVB Ziffer 18 werden E-Rechnungen akzeptiert. Die dafür erforderlichen Daten (E- Mail-Adressen, LeitwegID etc.) werden dem AN auf Wunsch mitgeteilt. Sofern die Rech- nungsstellung elektronisch erfolgt, dürfen keinesfalls zusätzliche Papierrechnungen ausgestellt werden. Auf der vom AN erstellten Rechnung sowie dem dazugehörigen Lieferschein ist zwingend die Bestellnummer des AG anzugeben. Grundsätzlich ist die Bestellung in vollem Umfang auszuliefern. Teillieferungen sind Ausnah- mefälle und müssen als „Teillieferungen“ gekennzeichnet sein. Bei Teillieferungen dürfen nur die tatsächlich ausgelieferten Produkte in Rechnung gestellt werden.

2.9 Statistik Der AN ist verpflichtet, dem Logistikzentrum der Bayerischen Polizei (LZBP) auf Anforderung (i.d.R. einmal jährlich) eine Statistik unentgeltlich im Excel-Format per E-Mail an bpp.hof.lzbp.beschaffung@polizei.bayern.de zu übermitteln.

Die Statistik muss mindestens

• eine für den AG verständliche Artikelbezeichnung mit zugehörigen Artikeldaten (hier insbesondere Reifentyp, Hersteller, Reifenbreite, Reifenhöhe, Reifenbauart, Felgen- durchmesser, Lastenindex, Geschwindigkeitsindex, Tubeless) • die abgerufenen Stückzahlen • die Preise (KB-Listenpreis; Rechnungspreis netto und brutto) pro Artikel bzw. Bestel- lung • die bestellende Dienststelle beim AG enthalten.

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2.10 Bereitstellung von Artikeldaten Die Einarbeitung der Artikel des Kernsortiments in das Warenwirtschaftssystem des AG erfolgt durch den AG anhand einer vom AG vorgegebenen Excel-Datei, die den Vergabeunterlagen rein zu Informationszwecken als Musterdatei „Anlage Warenwirtschaftssystem“ beigefügt ist. Nach Zuschlagserteilung befüllt der AG einige Daten in dieser Excel-Datei bereits vorab (z.B. laufende Nummer, Kurzbezeichnung, Langbezeichnung etc.) und sendet diese anschließend an den AN. Die vom AG vorbefüllte Excel-Datei ist sodann vom AN mit folgenden Daten zu vervollständi- gen:

• „HERSTELLER“: Name des Herstellers

• „HERSTBEZEICHNUNG“: Herstellerbezeichnung

• „HERSTTEILENUMMER“: Artikelnummer des Herstellers

• „MENGENE“: Bezeichnung der Mengeneinheit -z.B. „Packung je 100“, „Stück“ etc.-

• „PREISE“: Bezeichnung der Preiseinheit -z.B. „Packung je 100“, „Stück“ etc.-

*

• „ARTIKELKENNUNG“: Lieferanteneigene Artikelnummer

• „PREIS“: Preis -brutto abzgl. ggf. angebotenem Skonto-

Der AN hat die Excel-Datei innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt vollständig ausgefüllt an den AG zurückzusenden.

• Wichtiger Hinweis für das Feld „ARTIKELKENNUNG“: Für die Bestellprozesse durch die Abrufberechtigten muss es dem AN in seinem System mög- lich sein, die Artikelkennung (d.h. die Artikelnummer des AN) ggf. an die Vorgaben des AG anzupassen und die Artikelkennung entsprechend zu ändern/ergänzen.

2.11 Einrichtung von Zugängen zum Webshop Sofern der AN über einen Webshop verfügt, stellt er dem AG und dessen Abrufberechtigten nach Zuschlagserteilung Zugänge zu diesem Webshop zur Verfügung. Weitergehende, zur Einrichtung der Zugänge notwendige Informationen, wie z.B. Namen und E-Mail-Adressen, werden dem AN nach Zuschlag vom AG mitgeteilt. Der AN hat die Zugänge zum Webshop so einzurichten, dass der AG und dessen Abrufbe- rechtigte lediglich die aktuelle Verfügbarkeit und den vertraglich vereinbarten aktuellen Preis einsehen können. Besonders wichtig dabei ist, dass die Abrufberechtigten nicht auch darüber hinaus im Webshop bestellen können. Eine Bestellberechtigung über den Webshop darf dem AG und dessen Abrufberechtigten deshalb nicht zugeteilt werden. Die Bestellungen erfolgen – wie unter Ziffer 2.2 beschrieben – ausschließlich mittels schrift- licher bzw. elektronischer Bestellung und somit nicht über den Webshop des AN.

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Für die Einrichtung der Accounts fallen für den AG keine zusätzlichen Kosten, insbesondere auch keine Mehrkosten bei Erreichen einer bestimmten Anzahl an Zugängen, an.

2.12 Erreichbarkeit des Auftragnehmers Für die Leistung betreffende Anfragen des AG und seiner Mitarbeiter hat der AN die Erreich- barkeit per Telefon, E-Mail und Fax sicherzustellen. Die Erreichbarkeit ist für die Leistung betreffende Anfragen montags bis donnerstags in der Zeit von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags in der Zeit von 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr sicher- zustellen. Schriftliche Anfragen hat der AN innerhalb von 3 Werktagen (Montag bis Freitag) ebenfalls schriftlich zu beantworten.

2.13 Personelle Anforderungen Von dem jeweiligen AN wird Termintreue und Zuverlässigkeit während der gesamten Vertrags- laufzeit erwartet. Der jeweilige AN ist verpflichtet, höfliche und korrekte Umgangsformen und der Leistung an- gemessene Deutschkenntnisse der von ihm zur Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeiter mit Kontakt zu dem AG und dessen Mitarbeitern sicherzustellen.

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