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Bremisches elektronisches Katalog- und Bestellsystem – BreKat
Ergänzende Vertragsbedingungen über die Nutzung des BreKat (EVB BreKat)
Präambel Im Rahmen des elektronischen Einkaufsmanagements wird ein elektronisches Katalog- und Be- stellsystem für die Bestellung von Rahmenvertragspositionen eingesetzt. Dies ermöglicht eine einheitliche und eindeutige elektronische Bestellung, die die Arbeitsabläufe für Bestellende und Rahmenvertragslieferanten vereinfacht.
- Zugang zum BreKat für Lieferanten („Lieferanten-Backend“) 1.1 Allgemeines Die Rahmenvertragslieferanten (Auftragnehmer) erhalten einen Zugang zum BreKat („Lie- feranten-Backend“). Auf diesem Wege erfolgt online die Bereitstellung der für die elektroni- sche Bestellabwicklung erforderlichen Daten für die jeweiligen Rahmenverträge. Dies be- trifft sowohl den Import entsprechender Artikeldaten durch den Lieferanten als auch die Bereitstellung von Bestelldaten durch den BreKat für die Lieferanten. Rahmenvertragspartnern steht der Support für den BreKat kostenfrei zur Verfügung: Fachliche Leitstelle: einkauf@immobilien.bremen.de Tel.: 0421/361-14151 Technische Leitstelle: info@BreKat.bremen.de Für neue Rahmenvertragspartner oder bei erheblichen Änderungen am System wird eine Schulung mit der entsprechenden Rolle des Lieferanten angeboten, die in Räumlichkeiten der Freien Hansestadt Bremen durchgeführt wird. Evtl. Teilnahmegebühren übernimmt Im- mobilien Bremen. Reisekosten werden nicht erstattet. 1.2 Zweifaktor-Authentifizierung: Zertifikat und Benutzerkonto Für den Zugang zum BreKat benötigen die Lieferanten ein Benutzerkonto (Anmeldename und Kennwort) sowie einen zweiten Authentifizierungsfaktor. 1.2.1 Softwarezertifikat Der zweite Authentifizierungsfaktor erfolgt zurzeit mit einem Softwarezertifikat, welches den Zugang zum Bremer Verwaltungsnetz (BVN, Intranet der bremischen Verwaltung) ermög- licht. Ein Softwarezertifikat wird kostenfrei zur Verfügung gestellt. Für das Softwarezertifikat müssen erforderliche Daten in einem Formular, welches dem Rahmenvertragslieferanten per E-Mail zugesandt wird, eingereicht werden. Das Formular muss unterschrieben und per Briefpost zurückgesandt werden. Es wird für einen behörden- internen Genehmigungsprozess zur Erteilung des Zertifikats benötigt. Das personengebundene Softwarezertifikat ist auf einem Rechner, über den beim Lieferan- ten der Zugang zum Lieferanten-Backend erfolgen soll, zu installieren. Das Softwarezertifi- kat wird per E-Mail und die zugehörige PIN per Briefpost zugesandt. Die PIN wird für die Installation des Softwarezertifikats benötigt. Die Daten für das Benutzerkonto (Anmelde- name und Kennwort) werden ebenfalls gesondert zugesandt. Die Anmeldung mit dem Benutzerkonto ist erst möglich, wenn zuvor das Softwarezertifikat installiert worden ist (zweifache Authentifizierung). 1.2.2 Bestätigungscode per E-Mail Der zweite Authentifizierungsfaktor soll jedoch künftig mit einem Bestätigungscode per E-Mail realisiert werden. Die erfolgte Umstellung wird dadurch erkennbar, dass nach einer
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Anmeldung mit Anmeldename und Kennwort ein Bestätigungscode per E-Mail zugesandt wird. Ein noch vorhandenes Softwarezertifikat wird dann zur Anmeldung nicht mehr benötigt und läuft in seiner Gültigkeit einfach aus. 2. Datenimport, Pflichten des Auftragnehmers Der Datenimport kann über mittels einer Übertragung von BMEcat-Daten, a) mithilfe des Lieferanten-Backends im BreKat oder b) über einen Zugang auf www.lieferantencockpit.de oder durch manuelles Anlegen der jeweiligen Artikel im BreKat erfolgen. Für die Umsetzung des Bestellverfahrens ist der Auftragnehmer verpflichtet, für alle Artikel, die Gegenstand dieses Vertrages sind, nach folgenden Maßgaben (vgl. Nrn. 3 bis 5) den entsprechenden Datenimport vorzunehmen. 3. Frist für die Datenbereitstellung 3.1 Allgemeines
In Abhängigkeit von Umfang und Komplexität der Artikeldaten wird dem Rahmenvertrags- lieferanten in Nr. 3.2 eine Frist für die Datenbereitstellung gesetzt. Im Zuge der Beauftra- gung des Rahmenvertrages erhält der Auftragnehmer eine Nachricht, dass der Datenimport im Lieferanten-Backend vorgenommen werden kann. Die damit gewährte Bearbeitungszeit für den Datenimport durch den Lieferanten liegt im Ermessen des Auftraggebers. Die Fristsetzung berücksichtigt den voraussichtlichen Zeit- punkt der Beauftragung, den nach Fristablauf erforderlichen Prüfaufwand durch den Auf- traggeber und, dass dem Lieferanten noch Zeit für Korrekturen nach festgestellten Mängeln beim Datenimport zur Verfügung steht. 3.2 Frist und Folgen bei Fristversäumnis Für den Fall, dass die Pflichtdaten gemäß Nr. 5 nicht spätestens 2 Wochen vor Beginn der Vertragslaufzeit für jeden Artikel vollständig importiert sind, sichert der Auftragnehmer die Zahlung einer Vertragsstrafe von 1% des Auftragswertes für jede volle Woche zu, um die diese Frist überschritten wird. Die Vertragsstrafe ist auf einen Gesamtbetrag von 5 % des Auftragswertes beschränkt. Eine Vertragsstrafe ist nicht verwirkt, wenn der Auftragnehmer die verzögerte Bereitstellung der Artikeldaten nicht zu vertreten hat. Ohne dass es einer Nachfristsetzung bedarf, ist der Auftraggeber zur fristlosen Kündigung des Vertrages berechtigt, wenn die in Satz 1 genannte Frist um mehr als 5 Wochen über- schritten wird. Der Auftragnehmer hat im Fall einer solchen Kündigung den dem Auftragge- ber hierdurch entstehenden Schaden zu ersetzen. 3.3 Aussetzung der Frist, Verzögerungen bei der Beauftragung Die Frist nach Nr. 3.2 ist ausgesetzt, sofern die Voraussetzungen nach Nr. 1 nicht gegeben sind und dies vom Rahmenvertragslieferanten nicht zu vertreten ist. Verzögert sich die Be- auftragung, kann die in Nr. 3.2 genannte Frist durch den Auftraggeber nachträglich geän- dert werden. 4. Anforderungen an die zu übermittelnden Daten/Datenformate Für die Einbindung der elektronischen Produktkataloge in das elektronische Katalog- und Bestellsystem der Freien Hansestadt Bremen – BreKat – ist der auf XML (Extensible Markup Language) basierende Standard BMECat, Version 2005, zu verwenden. Dieser ist im Internet unter www.bmecat.org einsehbar. Die einzelnen Produkte sind nach dem Klassifizierungsstandard ecl@ss 8.0 einzugruppie- ren – im Internet unter www.eclass.de einsehbar.
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In sinnvollen Bereichen soll der Auftragnehmer eine konfigurierbare Produktdarstellung und Warenkorbbefüllung einrichten. Näheres ergibt sich aus den „Weiteren Besonderen Ver- tragsbedingungen“ der Vergabeunterlagen. 5. Inhalt der zu übermittelnden Daten 5.1 Allgemeines
Die Daten sind nach Maßgabe der beigefügten „Spezifikationen Artikeldaten“ zu liefern. Weitergehende Anforderungen ergeben sich aus einer konfigurierten Produktdarstellung. Für Artikel, die mit Siegeln1 versehen sind, sind entsprechende Siegel (Bilddatei für das Siegel-Logo, ggf. PDF-Zertifikat) in den Datensätzen zuzuordnen und mit zu übermitteln. 5.2 Bilder, Produktdatenblätter und Zertifikate Darüber hinaus sind folgende Daten zu importieren: a) Bilder für jeden Artikel im Datenformat JPG/JPEG oder PNG mit mindestens 1 Megapi- xel b) Produktdatenblätter oder Zertifikate wie bspw. Öko-Zertifikate als PDF, soweit diese vorhanden sind, c) Sicherheitsdatenblätter, Baumusterprüfzertifikate u.ä. als PDF für Artikel, für die solche vorgeschrieben sind. 5.3 Nutzungsrechte über Produktbilder, Zertifikate und deren Logos
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er für die von ihm bereitgestellten Produktbilder, Zer- tifikate und deren Logos über die notwendigen Rechte verfügt und die erforderliche Zustim- mung zur Verwendung im elektronischen Katalog- und Bestellsystem der Freien Hanse- stadt Bremen („BreKat“) besteht.
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1 Bspw.: Umweltzeichen wie Blauer Engel, Nachhaltigkeitszeichen wie FSC oder PEFC, Gütezeichen wie GS geprüft, Ergonomiesiegel wie „AGR – Aktion gesunder Rücken“, Sozialsiegel wie Fair Wear Foundation oder SA 8000
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