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Geheimhaltungserklärung (GE) &

Datenschutzhinweise

Geheimhaltungserklärung

Allgemeine Bestimmungen

1. Die Geheimhaltungserklärung gilt im Vergabeverfahren für den Bieter sowie für den Auftragnehmer, Nachunternehmer sowie jeden durch diese eingesetzten Mitarbeiter ab Erteilung des Zuschlags für die gesamte Dauer der Auftragsausführung sowie nach Beendigung des Vertrages.
2. Sofern der Ausdruck eines spezifischen Geschlechts genutzt wird, so gilt dieser gleichberechtigt für alle Geschlechter.
3. Gesetzliche Bestimmungen bleiben unberührt und finden entsprechend Anwendung.

Verschwiegenheit und Geheimhaltung

1. Sämtliche Unterlagen, die dem Interessenten, Bewerber, Bieter oder dem Auftragnehmer im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren sowie im Falle eines Zuschlages mit der anschließenden Erfüllung des Vertrages überlassen werden, sind gem. § 5 III VgV vertraulich zu behandeln und dürfen nicht für andere Zwecke als für das jeweils vorliegende Vergabeverfahren verwendet, vervielfältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden sowie jede Tätigkeit im Zusammenhang mit den übermittelten Informationen zu unterlassen. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn es sich bei dem Dritten um einen Nachunternehmer, auf den die Geheimhaltungsklausel gleichfalls gilt, handelt.
2. Gleiches gilt für Unterlagen, welche der Auftragnehmer aufgrund von besonderen Angaben des Auftraggebers im Rahmen der Auftragsabwicklung erhält. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die ihm im Rahmen der Vertragserfüllung direkt, indirekt oder zufällig bekannt gewordenen vertraulichen Informationen sowie daraus erzielte Ergebnisse und Erkenntnisse die Thüringer Justiz betreffend vertraulich zu behandeln und über dieses Vergabeverfahren hinaus nicht für sich selbst zu nutzen, zu vervielfältigen, zugänglich zu machen oder zu verwerten noch an Dritte weiterzugeben. Als vertrauliche Informationen gelten insbesondere sämtliche dem Auftragnehmer zur Vertragserfüllung in mündlicher, schriftlicher oder elektronischer Form zugänglich gemachten oder sonst bekannt gewordenen Informationen und Materialien der Thüringer Gerichte und Staatsanwaltschaften und ihrer Geschäftspartner, die personenbezogen sind, die nicht öffentlich zugänglich oder nicht allgemein bekannt sind, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus ihrem Gegenstand oder sonstigen Umständen ergibt. Unerheblich ist dabei, durch wen die Dokumente oder sonstigen Trägermedien der vertraulichen Informationen erstellt wurden.
3. Der Bieter, Auftragnehmer und dessen Mitarbeiter bzw. Nachunternehmer verpflichten sich, Know-how, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie alle personenbezogenen Daten, die er für die Durchführung des Vertrages erfahren hat und die nicht allgemein bekannt sind, gegenüber Dritten geheim zu halten.
4. Know-how umfasst geheime sowie auch nicht-geheime Kenntnisse technischer und nicht-technischer Art.
5. Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sind im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Unternehmens stehende Umstände oder Vorgänge, die nur einem begrenzten Personenkreis bekannt, für Außenstehende aber wissenswert sind, die nach dem bekundeten Willen des Betriebs- oder Geschäftsinhabers geheim zu halten sind und deren Kenntnis durch Außenstehende dem Geheimnisschutzträger zu einem Nachteil gereichen kann.
6. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person.
7. Über die Veröffentlichung von unternehmenseigenen Leistungen bezüglich der Auftragsausführung entscheidet der Auftragnehmer eigenmächtig. Anderes gilt nur, sofern die Veröffentlichung Daten oder Informationen des Auftraggebers beinhalten würde; in diesem Fall entscheiden der Auftraggeber und der Auftragnehmer gemeinsam über Art und Umfang der Veröffentlichung.
8. Kommt es zu einem Verfahren vor der Vergabekammer, so obliegt es den Teilnehmern des Vergabeverfahrens gem. § 165 I, III GWB Daten unkenntlich zu machen, die der Geheimhaltung unterliegen.

Weisungsgebundenheit

Der Mitarbeiter des Auftragnehmers ist im Rahmen seiner Tätigkeiten weisungsgebunden. Der Umfang seiner Tätigkeiten ergibt sich aus dem Hauptvertrag zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber.

Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Kontrollen sowie zur Wahrung der Vertraulichkeit und Geheimhaltung

1. Der Auftragnehmer trifft alle geeigneten Vorkehrungen, um die Vertraulichkeit der Informationen sicherzustellen. Er ist insbesondere dafür verantwortlich, dass alle von ihm im Rahmen der Vertragserfüllung eingesetzten Beschäftigten einschließlich seiner Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen sowie etwaiger Nachunternehmer den Vertraulichkeitspflichten nachkommen, auch für den Fall, dass das mit diesen Personen bestehende Vertragsverhältnis endet. Zu diesem Zweck hat der Auftragnehmer alle vorgenannten Personen vor deren Einsatz zur Vertragserfüllung auf die Wahrung des Datengeheimnisses zu verpflichten. Hiervon bleiben andere anzuwendende Rechtsvorschriften zum Datenschutz unberührt. Die Verpflichtung auf Wahrung des Datengeheimnisses ist dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.
2. Der Bieter, Auftragnehmer und dessen Mitarbeiter bzw. Nachunternehmer sind verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit seine Daten und Unterlagen betroffen sind.
3. Sie unterrichten den Auftraggeber unverzüglich bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufes, bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder anderen Unregelmäßigkeiten im Rahmen der Vertragsausführung.

Rechte des Auftraggebers bei Verstößen

Ein Verstoß gegen diese Verpflichtungen stellt eine Verletzung von vertraglichen Pflichten dar. Auch Schadenersatzansprüche sowie Geldbußen oder Freiheitsstrafen können sich aus schuldhaften Verstößen gegen diese Verpflichtung ergeben. Dies gilt insbesondere für

1. § 17 UWG (Verrat von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen),
2. §§ 202a – 204 StGB (Verletzung des persönlichen Lebens- und Geheimbereichs),
3. §§ 298 – 300 StGB (Straftaten gegen den Wettbewerb),
4. § 303a StGB (Datenveränderung) und
5. §§ 41 ff. BDSG (Bußgeld- und Strafvorschriften bei Verstößen gegen das Bundesdatenschutzgesetz).

Zeitliche Geltung

1. Der Auftraggeber kann während der Laufzeit und nach Beendigung des Vertrages die Berichtigung, Löschung, Sperrung und Herausgabe von Unterlagen und Daten verlangen.
2. Die Bestimmungen bestehen nach Vertragsbeendigung fort.

Mit der Unterschrift* erklärt der Bieter, Auftragnehmer, Mitarbeiter und Nachunternehmer von dem Inhalt dieser Vereinbarung in Kenntnis gesetzt zu haben und versichert deren Einhaltung. Auf Verlangen des Auftraggebers wird ein Nachweis über die Inkenntnissetzung vorgelegt.

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Ort, Datum, Name des Erklärenden des Bieters*

* Hinweis: Die Textform gem. § 126 b S. 1 BGB kann durch sowohl Schriftform gem. § 126 I BGB als auch elektronische Form gem. § 126 a I BGB ersetzt werden. Dem Bieter kommt hierbei ein Wahlrecht zu.

Datenschutzhinweise für die Teilnahme an einem Vergabeverfahren

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Thüringer Oberlandesgericht,

Zentrale Vergabestelle,

Referatsleiter/in Rathenaustraße 13, 07745 Jena, Tel. 03641/307–257, tholg.poststelle@justiz.thueringen.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Thüringer Oberlandesgerichts

Thüringer Oberlandesgericht, Datenschutzbeauftragte/r, Rathenaustraße 13, 07745 Jena, Tel. 03641/307–373, tholg.datenschutzbeauftragter@justiz.thueringen.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Durchführung eines Vergabeverfahrens erhoben. Die Datenerhebung und -nutzung erfolgt gem. Art. 6 Ie DSGVO. Diese Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung des Antrages und Angebotes. Das Bieterunternehmen stellt vor Abgabe des Angebotes sicher, dass betroffene Personen in die Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten eingewilligt haben.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an die Vergabestelle, um die Vergabe durchzuführen, und dem öffentlichen Auftraggeber, um die Auftragsdurchführung zu planen und zu koordinieren.

5. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die oben genannten Daten werden solange gespeichert, wie es unter Beachtung gesetzlicher und vertraglicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Vergabeunterlagen sind entsprechend der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren. Gemäß § 8 Abs. 4 VgV sind unter anderem die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge, die Interessensbekundungen, die Interessensbestätigungen und ihre Anlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag der Zuschlagserteilung. Gleiches gilt für Kopien aller abgeschlossenen Verträge, welche im Falle von Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen einen Auftragswert von mindestens einer Million Euro haben, vgl. § 8 Abs. 4 S. 2 VgV.

Es gelten darüber hinaus die Löschfristen nach Ziffer 501 ff (OLG) der Anlage zur Verwaltungsvorschrift über die Bestimmungen der Aufbewahrungsfristen von Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden (VV des TJM vom 02.11.2004, 1452 – 5/91).

6. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Teilnehmern an einem Vergabeverfahren folgende Rechte zu:

Werden personenbezogenen Daten verarbeitet, so besteht das Recht, Auskunft über die gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, besteht ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangt sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung erhoben werden (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Liegt eine rechtmäßige Einwilligung in die Datenverarbeitung vor oder wurde ein Vertrag zur Datenverarbeitung geschlossen und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt, besteht gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sofern ein Teilnehmer an einem Vergabeverfahren von oben genannten Rechten Gebrauch macht, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.

Wurde in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt, kann die Einwilligung jederzeit durch Übersendung einer entsprechenden Mitteilung an tholg.poststelle@justiz.thueringen.de für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

7. Beschwerde

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Die Kontaktdaten lauten:

Postfach 900455, 99107 Erfurt,

Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt,

Tel. 0361/5731129–00, poststelle@datenschutz.thueringen.de.