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Zentrale Vergabestelle des Thüringer Oberlandesgerichts – Az.: 5400 E– 31/26 Rahmenvereinbarung zur Lieferung von Tonerkartuschen für A4-Drucktechnik

Besondere Vergabebestimmungen

I. Auftragsgegenstand

Der Auftraggeber beabsichtigt im Wege einer europaweiten Ausschreibung im Offenen

Verfahren gemäß § 15 I 1 VgV eine Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von

Tonerkartuschen für A 4-Druckgeräte für die Justizbehörden des Freistaats Thüringen zu

vergeben.

Die Rahmenvereinbarung (vgl. Anlage R_1) wird als Ein-Partner-Rahmenvereinbarung ohne

Abnahmeverpflichtung mit einer Laufzeit von 36 Monaten abgeschlossen. Die

Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlag.

Die Rahmenvereinbarung beinhaltet die Lieferung von Tonerkartuschen für die aus der

Anlage R_2 Angebot (Tabellenblatt 3/3) aufgeführten Drucker.

Für den Kyocera ECOSYS PA4000x sind ausschließlich Originaltonerkartuschen anzubieten.

Bei den übrigen Druckern können Originaltonerkartuschen oder recycelte/rebuilt-

Tonerkartuschen angeboten werden.

Für Recycling-Tonerkartuschen/Rebuilt-Tonerkartuschen werden folgende einzuhaltende

Vorgaben gemacht:

• Der Auftraggeber versteht hierunter wiederaufbereitete Originalkartuschen. Die

Wiederaufbereitung umfasst Reinigung, Prüfung, Austausch von Verschleißteilen,

Neubefüllung und abschließende Funktionstests. Ein einfaches Refill der

Tonerkartusche ist nicht ausreichend.

• Ist die Reichweite der Tonerkartuschen von der Reichweite der

Originaltonerkartuschen abweichend, wird der Preis über den Seitenpreis (Preis pro

Seite) mathematisch normiert werden, um Vergleichbarkeit herzustellen.

• Die angebotenen Alternativprodukte dürfen keine krebserzeugenden,

erbgutverändernden oder fortpflanzungsgefährdenden Stoffe freisetzen. Der Nachweis

ist durch die Zertifizierung mit dem Umweltzeichen „Blauer Engel“ (nach DE-UZ 177 /

DE-UZ 219) oder durch ein gleichwertiges Gutachten eines akkreditierten Prüflabors

(z. B. LGA/TÜV-geprüft nach dem Prüfverfahren für Toner) zu erbringen.

Die geschätzte Gesamtabnahmemenge beläuft sich auf ca. 7.900 Toner für 36 Monate.

Das maximale Auftragsvolumen der Rahmenvereinbarung (inklusive aller dezentralen Abrufe

aller Dienststellen) wird auf einen Höchstwert von 866.000 EUR brutto festgelegt. Mit

Erreichen dieses Höchstwerts endet die Rahmenvereinbarung automatisch, ohne dass es

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einer Kündigung bedarf, selbst wenn die vorgesehene zeitliche Vertragslaufzeit noch nicht

abgelaufen ist.

II. Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen bestehen aus den folgenden allgemeinen Anlagen (A) sowie

Formularen (R).

1. Allgemeine Anlagen (A)

• Anschreiben (A_1)

• Allgemeine Vergabebestimmungen (A_2)

• Besondere Vergabebestimmungen (A_3 - dieses Dokument)

• Erläuterungen zur Eigenerklärung zum ThürVgG (A_4)

• Dienststellenverzeichnis (A_5)

2. Formulare (R)

• Rahmenvereinbarung (R_1)

• Angebot (R_2)

• Eigenerklärung Ausschluss- und Eignungskriterien (R_3)

• Geheimhaltungserklärung (GE) & Datenschutzhinweise (R_4)

• Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz (R_5)

• Erklärung Russland-Sanktionen (R_6)

Die Formulare (R) sind durch den Bieter bei Angebotsabgabe ausgefüllt und unterschrieben

(Textform ausreichend) beizufügen.

III. Allgemeine Hinweise zum Ablauf des Vergabeverfahrens

Dem Vergabeverfahren liegt folgende Terminplanung zugrunde:

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IV. Aufteilung in Lose

Es erfolgt keine Losbildung.

V. Optionen

Für die Rahmenvereinbarung besteht keine Verlängerungs- oder Mengenoption.

VI. Hinweise zur Anlage „Eigenerklärung Russland-Sanktionen“

Aufgrund der Verordnung 2022/576 des Europäischen Rates vom 8. April 2022 ist die Vergabe

öffentlicher Aufträge und Konzessionen an russische Staatsangehörige und in Russland

niedergelassene Unternehmen, Organisationen oder Einrichtungen verboten, das betrifft auch

die Fortsetzung der Erfüllung von Verträgen.

Dieser Regelung unterliegt auch die Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unter-

auftragnehmer, Lieferant oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnach-

weises (soweit mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen).

Die Eigenerklärung (Anlage R 6) ist auszufüllen und dem Angebot zwingend beizufügen. Wird

diese Eigenerklärung nicht mit den Angebotsunterlagen eingereicht, wird das Angebot von der

Wertung ausgeschlossen.

VII. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

VIII. Hinweise zur Angebotskalkulation

Die im Preisblatt (Anlage R_2 Angebot [Tabellenblatt 3/3]) für die jeweiligen Tonertypen

angegebenen Abrufmengen sind unverbindliche Schätzungen der Vergabestelle auf Basis

prognostizierter Bedarfe für die Vertragslaufzeit von 36 Monaten. Sie dienen den Bietern

ausschließlich als Grundlage für eine sachgerechte und kalkulatorische Preisbildung. Es

besteht seitens der Vergabestelle keine Abnahmeverpflichtung für die genannten

Einzelmengen.

Während der Vertragslaufzeit kann es zu einem Austausch der im Einsatz befindlichen

Druckgeräte kommen. Ältere Druckgeräte können nach und nach u. a. durch neue Geräte der

Serie Kyocera ECOSYS PA4000x ersetzt werden. Dadurch sinkt der Bedarf an

Tonerkartuschen der Altgeräte, gleichzeitig steigt der Bedarf an Originaltonern (insbesondere

TK-1260) für die neuen Drucker. Durch einen fortlaufenden Austausch von Alt- gegen

Neugeräte wird insgesamt von einem ausgeglichenen Verhältnis der benötigten Stückzahlen

(tonerartübergreifend) ausgegangen.

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Die Lieferung der Tonerkartuschen erfolgt versandkostenfrei. Es gibt keinen

Mindestbestellwert.

Es gibt keine festen Bestellintervalle. Die abrufberechtigten Dienststellen sind jedoch intern

organisatorisch dazu angehalten, anfallende Bedarfe nach Möglichkeit zu bündeln, um

Kleinstbestellungen zu minimieren.

Die abrufberechtigten Dienststellen ergeben sich aus der Anlage A_5 Dienststellen.

Diese rufen die benötigten Tonerkartuschen dezentral ab. Die Lieferung und

Rechnungslegung erfolgen ebenfalls dezentral direkt gegenüber der bestellenden

Dienststelle.

IX. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Der Zuschlag wird auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot

erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wird aufgrund nachstehender

Zuschlagskriterien vorgenommen.

1. Zuschlagskriterien

Alleiniges Zuschlagskriterium ist der Preis. Der als Leistungsentgelt geforderte Preis (Netto-

Einzelpreis) ist auf der Grundlage des in den Anlagen Rahmenvereinbarung und Angebot

dargestellten Leistungsumfangs zu kalkulieren.

Der Angebotspreis bildet sich aus der Summe der gewerteten Netto-Gesamtpreise (Anlage

Angebot R_2, Tabellenblatt 3/3, Spalte M).

Eine Skontogewährung erfolgt auf den Angebotspreis. Gerundet wird kaufmännisch.

Offensichtliche, durch die Vergabestelle aus dem Angebot erkannte Schreib- oder

Rechenversehen werden berücksichtigt.

2. Gewichtung der Kriterien

Das Preiskriterium wird mit 100 % beim Zuschlag gewichtet.

3. Bewertungsmethode

Bewertet wird der Angebotspreis (netto) für die Dauer der maximalen Laufzeit der

Rahmenvereinbarung (36 Monate), welcher sich aus den Preiskriterien (Anlage Angebot R_2,

Tabellenblatt 3/3, Spalte M) ergibt.

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Skonto wird bei der Wertung nur dann berücksichtigt, wenn die Zahlungsfrist mindestens 10

Werktage ab Eingang der prüfbaren Rechnung beim Zahlungspflichtigen beträgt.

Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis (netto) für die Dauer der maximalen Laufzeit

der Rahmenvereinbarung erhält den Zuschlag.

Ermittlung der Wertungspreise (Spalte L und M):

Das Preisblatt (Anlage R_2 Angebot, Tabellenblatt 3/3) ist durch den Bieter vollständig in

den hellgrün hinterlegten Feldern zu auszufüllen. Angebote, die einzelne Tonertypen nicht

enthalten, werden ausgeschlossen.

Als Maßstab für die Reichweite gilt die Seitenkapazität nach den einschlägigen Normen

ISO/IEC 19752 (für Monochrom-Toner) bzw. ISO/IEC 19798 (für Farb-Toner). Die Bieter sind

verpflichtet, die exakte ISO-Seitenkapazität des angebotenen Produkts in Spalte J des

Preisblatts einzutragen. Die Vergabestelle hat die ISO-Reichweiten der Originalprodukte in

Spalte D als Standard hinterlegt.

Um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten, erfolgt bei Abweichungen der

angebotenen Seitenkapazität von der Original-Seitenkapazität eine mathematische

Normierung (Gleichrechnung) des vom Bieter angegebenen Netto-Einzelpreises (Spalte K) im

Vergabeverfahren nach der folgenden Methodik:

gewerteter Netto-Einzelpreis = (Angebotener Netto-Einzelpreis / Angebotene ISO-Reichweite) x ISO Original

Weist das angebotene Alternativprodukt eine geringere Seitenkapazität als das

Originalprodukt auf, führt dies im Rahmen der Wertung zu einem rechnerisch höheren,

gewerteten Gesamtpreis der Position. Weist das Alternativprodukt eine höhere Seitenkapazität

auf, führt dies zu einem rechnerisch niedrigeren, gewerteten Gesamtpreis.

Der tatsächliche Abrechnungspreis im Falle einer späteren Beauftragung bleibt der vom Bieter

in Spalte K angegebene Netto-Einzelpreis.

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