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Datenschutzhinweise für Geschäftspartner sowie deren
Beschäftigte
Wir, der Landkreis Gifhorn (nachfolgend auch „wir“ oder „uns“) informieren Sie hiermit über die Verar- beitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen zustehenden Rechte. Dieses Dokument dient ausschließlich Ihrer Information.
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Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen Landkreis Gifhorn Schlossplatz 1 38518 Gifhorn Deutschland Telefon: 05371 82 0
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Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Dr. Gregor Scheja Scheja & Partners GmbH & Co. KG Adenauerallee 136 53113 Bonn Deutschland Tel.: (+49) 0228-227 226 0 Kontaktformular: https://www.scheja-partners.de/kontakt/kontakt.html
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Was ist Gegenstand des Datenschutzes? Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
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Informationen zu relevanten Verarbeitungszwecken
4.1. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung und Durchführung der Geschäfts- beziehung. Die Zwecke hängen vom konkreten Vertrag ab und umfassen insbesondere:
• Allgemeine Durchführung von Vergabeverfahren • Vorbereitung, Abschluss und Abwicklung von Verträgen (z.B. Abschluss von Miet-/Pacht und Erbbaurechtsverträgen) • Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen • Kommunikation Seite 1 von 5
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• Rechnungsprüfung • Beauftragung von Dienstleistungen (Planer, Architekten, Rechtsanwälte etc.), Baummaßnah- men, Bewirtschaftungsverträge
Rechtsgrundlagen: Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO, sofern eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen persönlich besteht oder eingegangen werden soll. Besteht die Geschäftsbeziehung hingegen mit Ihrem Arbeitgeber bzw. Ihrer Organisation, erfolgt die Datenver- arbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO i.V.m. § 3 Niedersächsisches Datenschutz- gesetz (NDSG) i.V.m. § 8 Abs. 4 Vergabeverordnung (VGV)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auch, um gesetzlichen Verpflichtun- gen nachzukommen, die sich z.B. aus dem Handels-, Steuer-, Finanz- oder Strafrecht ergeben. Die Zwe- cke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel zur Einhaltung staatlicher Kontroll- und Auskunftspflichten.
Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) und e) DSGVO i.V.m. § 3 NDSG.
4.2. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfänger erhalten diese? Innerhalb unserer Behörde haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur solche Ämter und die dort tätigen Mitarbeiter Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger können sein:
• Konkurriende Bieter erhalten bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen Einsicht in die von den anderen Bietern abgegebenen Angebote • Unterlegene Bieter: Konkurrierende Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen, werden über den Namen des Bieters und die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Ange- bots unterrichtet. Vergebene Aufträge und Auftragsänderungen werden den gesetzlichen Vorgaben entsprechend im EU-Amtsblatt und auf Bund.de veröffentlicht • Bei vorgetragenen Verstößen erhält die Vergabekammer als zuständige Stelle für die Über- prüfung von Verstößen gegen das Vergaberecht die nötigen Informationen des Vergabever- fahrens. • Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten in guten Händen sind. Die Dienstleis- ter dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwe- cken verarbeiten. • Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Ge- richte oder Finanzbehörden, an die wir personenbezogene Daten gegebenenfalls im Einzelfall übermitteln müssen.
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• Im Fall der Rechnungsprüfung: Ihre personenbezogenen Daten werden an die jeweils geprüf- ten Stellen weitergegeben, soweit es für die Durchführung des Prüfungsverfahrens, insbeson- dere die Mitteilung des Prüfungsergebnisses, erforderlich ist (u. a. Verwaltungsleitung). Im Einzelfall kann es zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben erforderlich sein, dass der Fachbe- reich Rechnungsprüfung personenbezogene Daten anderen Stellen gegenüber offenlegt. Als Empfänger kommen hiernach insbesondere in Betracht die Aufsichtsbehörden der geprüften Stelle (Kommunalaufsicht) und die zuständigen politischen Vertretungen. Die öffentlich zu- gänglichen Prüfungsfeststellungen umfassen grundsätzlich keine personenbezogenen Daten und werden abstrakt formuliert.
4.3. Beabsichtigte Drittlandübermittlung: Findet eine Datenübermittlung an Stellen statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außer- halb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Daten- schutzniveau besteht (z. B. durch ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sogenannter EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger) bzw. Ihre hinreichende Einwilligung vorliegt. Sie können bei uns eine Über- sicht über die Empfänger in Drittstaaten und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Si- cherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben un- ter Ziffer 1.
4.4. Speicherdauer:
Gem. § 8 Abs. 4 VgV speichern wir grundsätzlich die Teilnahmeanträge, Angebote, Interessenbekundun- gen und die dazugehörige Dokumentation des Vergabeverfahrens bis zum Ende der Laufzeit des jewei- ligen Vertrages, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags.
Sollten bestimmte Daten für die Dokumentation der Prüfungsergebnisse erforderlich sein, werden diese für die Dauer der Aufbewahrungsfrist der Akten gespeichert. Für Prüfungsberichte beträgt die Aufbe- wahrungsfrist in der Regel 10 Jahre. Im Übrigen speichern wir Ihre Daten so lange, wie es für die von uns verfolgten Zwecke der Vorbereitung und erforderlich ist. Im Rahmen der Rechnungsprüfung werden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur solange gespeichert, bis die jeweiligen Prüfungen abge- schlossen sind.
4.5. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten, die wir unter Umständen nicht direkt bei Ihnen erhoben haben:
• Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Geschäftsadresse, Ihrer E-Mail-Adresse und Telefon- nummer • Vertragsdaten • Bankverbindungen zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs
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• Daten des Wettbewerbsregisters, insbesondere Namen der gesetzlichen Vertreter und ge- schäftsführenden Gesellschafter sowie unternehmenszugehörige Identifikationsdaten
Diese personenbezogenen Daten stammen aus folgenden Quellen:
• von unserem unmittelbaren Vertragspartner (z. B. Ihrem Arbeitgeber) • Privatpersonen, Firmen • anderen Kommunen • Wettbewerbsregister
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Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO) Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
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Betroffenenrechte Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen folgende Rechte zu:
• eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten ver- arbeiten; ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Auskunft zu dieser Verarbeitung (Art. 15 DSGVO); • die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und Vervollständigung Sie betreffender unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO); • die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, u.a. wenn die Verarbei- tung unrechtmäßig erfolgte oder nicht mehr erforderlich ist (Art. 17 DSGVO); • die Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, u.a. an Stelle einer Löschung der Daten (Art. 18 DSGVO); • Sie betreffende personenbezogene Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt und auf Ih- rer Einwilligung oder einem Vertrag mit Ihnen beruht (Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO); • eine uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Einwilligungswiderruf, Art. 7 DSGVO). Die Rechtmä- ßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Basis von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO (Aufgabenwahrnehmung im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) erfolgt.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interes- sen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
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Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen. Nutzen Sie dazu bitte die oben unter Ziffer 1. genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutz- recht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbeson- dere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes o- der des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes.
Dies gilt auch für die für uns zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragter für den Datenschutz Nie- dersachsen
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