2026 Leistungsbeschreibung_Schildmützen.pdf

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Leistungsbeschreibung zur Öffentlichen Ausschreibung VG-0008_21-2026-0012

L E I S T U N G S B E S C H R E I B U N G

zur Lieferung von

Schildmützen für die Jahre 2027 - 2030

Hessische Polizeipräsidium für Technik

Öffentliche Ausschreibung

VG-0008_21-2026-0012

Hessisches Polizeipräsidium für Technik

Willy – Brandt – Allee 20

65197 Wiesbaden

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Inhaltsverzeichnis

1 Kommerzieller Teil .....................................................................................................................5

1.1 Ausschreibungsgegenstand / Auftraggeber / Ansprechpartner ..........................................5

1.2 Fragen zum Vergabeverfahren / Ergänzung der Anforderungen .........................................6

1.3 Ausschlusskriterien ..................................................................................................................6

1.4 Verwenden der Vordrucke / Ergänzende Angaben / Angebotsform ....................................6

1.5 Ändern / Ergänzen der Vergabeunterlagen ............................................................................7

1.6 Zurückziehen / Ergänzen des Angebots .................................................................................7

1.7 Sprache.......................................................................................................................................7

1.8 Kennzeichnen des Angebotsmusters .....................................................................................7

1.9 Angebotsmuster / Warenproben ..............................................................................................7

1.10 Werkszeugnisse / Prüfprotokolle und sonstige Unterlagen .................................................8

1.11 Sonstige Unterlagen ..................................................................................................................8

1.12 Technische Normen ..................................................................................................................8

1.13 Gewerbliche Schutzrechte........................................................................................................9

1.14 Preise ..........................................................................................................................................9

1.15 Angebotsfrist .............................................................................................................................9

1.16 Bindefrist ................................................................................................................................. 10

1.17 Eignung ................................................................................................................................... 10

1.18 Sonstige Erklärungen ............................................................................................................ 10

1.19 Prüfen und Werten der Angebote ......................................................................................... 11

1.20 Bewertung der Wirtschaftlichkeit des Angebots ................................................................ 11

1.21 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes ..................................................................... 11

Ermittlung der Gesamtpreispunkte ...................................................................................... 12

Ermittlung der Gesamtleistungspunkte ............................................................................... 12

1.22 Vertragsschluss, Beurkundung / Vertragsänderung .......................................................... 13

1.23 Datenschutz ............................................................................................................................ 13

1.24 Ausschluss der Gewähr für Vergabeunterlagen ................................................................. 14

1.25 Ausschluss von Entschädigungsansprüchen .................................................................... 14

1.26 Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers ....................................................................... 14

1.27 Auslandsfertigung .................................................................................................................. 14

2 Technischer Teil ..................................................................................................................... 16

2.1 Technische Anforderungen ................................................................................................... 16

3 Besondere Vertragsdurchführungsregelungen .................................................................. 17

3.1 Liefermengen .......................................................................................................................... 17

3.1.1 Geschätzte Gesamtabnahmemengen 2027 bis 2030 .......................................................... 17

3.1.2 Mindestabnahmemengen 2027 bis 2030 .............................................................................. 17

3.2 Leistungsabrufe / Disposition ............................................................................................... 17

3.3 Erstmuster ............................................................................................................................... 18

3.4 Lieferbedingungen / Warenanlieferung ................................................................................ 18

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3.5 Warenverpackung und Kennzeichnung ............................................................................... 19

3.6 Einzelvertrag / Vergütung ...................................................................................................... 20

3.7 Lieferdisposition ..................................................................................................................... 20

3.8 Lieferort ................................................................................................................................... 21

3.9 Auftragsabwicklung / Kontakte ............................................................................................. 21

3.10 Rechnungsstellung ................................................................................................................ 21

3.11 Fertigungsbesprechung / Protokoll ...................................................................................... 22

3.12 Fertigungsüberwachung / Güteprüfung ............................................................................... 22

3.13 Modellkontinuität .................................................................................................................... 22

3.14 Leistungsänderungen ............................................................................................................ 23

3.15 Sachmängelhaftung ............................................................................................................... 23

3.16 Gewährleistung / Produkthaftpflichtversicherung .............................................................. 23

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Verzeichnis der Anlagen

Anlage 1 Technische Lieferbedingungen Hessen – Schildmütze (TL HPT, HSG 21 – Schildmütze, Ausgabe 07/2026)

Anlage 2 Technische Lieferbedingungen des Bundesamtes für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr - Gewebe aus Naturfasern, Chemiefasern und deren Mischgespinsten sowie daraus gefertigte Bekleidungs-, Wäsche- und Ausrüstungsstücke (Allgemeine Bedingungen) (BAAINBw-TL 8305-0011, Ausgabe 22 vom 27. Juni 2024)

Anlage 3 Leistungsbeschreibung für Gewebe aus Wolle, Baumwolle, Bast-, Chemiefasern und Mischungen dieser Fasern sowie für daraus gefertigte Bekleidungs-, Wäsche- und Ausrüstungsstücke - Allgemeine Bedingungen (BMI LB-Nr. 8305-001, Ausgabe 23 vom Februar 2016)

Anlage 4 Bewertungsmatrix

Anlage 5 Checkliste

Anlage 6 Eigenerklärungen

Anlage 7 Lieferanteninformation

Anlage 8 Anleitung digitale Angebotsabgabe

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1 Kommerzieller Teil

Vorbemerkungen

Der Auftraggeber beabsichtigt, die in den Vergabeunterlagen detailliert beschriebenen Leistungen nach Maßgabe folgender Bedingungen zu vergeben.

Bitte lesen Sie alle Unterlagen sorgfältig durch, um Fehler bei der Erstellung und Abgabe des Angebots zu vermeiden.

Fehler können zum Ausschluss Ihres Angebots führen!

Achten Sie besonders auf Anforderungen und Fristen.

Soweit Personen und Funktionsbezeichnungen aus Gründen der besseren Lesbarkeit nur in der männlichen Form in diesem Dokument wie auch in den Anlagen verwendet werden, gelten diese gleichermaßen auch für Frauen.

Hinweise zum Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG):

Für die Vergabe und Ausführung Öffentlicher Aufträge ab einem Auftragswert von 100.000 EURO netto (ohne Umsatzsteuer) gelten die Bestimmungen des HVTG (in der Fassung vom 17. Juni 2026 (GVBl. Nr. 40) nebst dazugehörigen Rechtsverordnungen.1.

Den Bereich Tariftreue-/und Mindestlohn betreffend, gelten vorgenannte Rechtgrundlagen bereits ab einem Auftragswert von 20.000 EUR netto.

1.1 Ausschreibungsgegenstand / Auftraggeber / Ansprechpartner

Das Land Hessen, vertreten durch das Hessische Polizeipräsidium für Technik (HPT), Willy- Brandt-Allee 20, 65197 Wiesbaden (Auftraggeber), beabsichtigt die Vergabe eines Rahmenvertrages zur Lieferung von Schildmützen für die Polizei und Justiz Hessen, angegeben in geschätzten Gesamtbestellmengen sowie Mindestabnahmemengen für die Jahre 2027 bis 2030.

Bei den geschätzten Gesamtbestellmengen handelt es sich um einen voraussichtlichen Bedarf. Insofern besteht für die Auftraggeber keine Verpflichtung zur Abnahme von über die Mindestabnahmemengen hinausgehender Mengen (siehe Ziffer 3.1 Liefermengen).

Die für die Vergabe maßgeblichen Bedingungen und Leistungen werden nachfolgend detailliert beschrieben.

Ansprechpartner für das Vergabeverfahren:

Frau Vishaj Hessisches Polizeipräsidium für Technik Abteilung 1 – Hauptsachgebiet 12 (SG 121 – Vergabemanagement) Willy-Brandt-Allee 20 65197 Wiesbaden

1 Gesetzes- und Verordnungstexte unter: https://www.rv.hessenrecht.hessen.de/bshe/document/jlr-VTGHE2021V3IVZ https://www.rv.hessenrecht.hessen.de/bshe/document/jlr-Pr%C3%A4qualVHErahmen https://www.rv.hessenrecht.hessen.de/bshe/document/jlr-KontrGrVHErahmen

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1.2 Fragen zum Vergabeverfahren / Ergänzung der Anforderungen

Fragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform/ Bietercockpit einzureichen. Der Teilnehmer erhält keine Eingangsbestätigung auf seine Fragen. Mündlich bzw. telefonisch gestellte Fragen werden nicht beantwortet.

Die Vergabestelle behält sich vor, nur solche Fragen zu beantworten, mit denen der Bieter sachdienliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen erbittet.

Werden zusätzliche sachdienliche Auskünfte oder wichtige Aufklärungen erteilt, werden diese zusammen mit den Bieterfragen allen Teilnehmern, die auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (www.vergabe.hessen.de) zur Teilnahme am Verfahren registriert sind, bis spätestens 11.11.2026 als zusätzliche Auskunft zu den Vergabeunterlagen übermittelt. Die Identität der Fragesteller wird nicht preisgegeben. Bieterfragen bitte ich bis spätestens 09.11.2026 / 12.00 Uhr über das Bietercockpit einzureichen. Unternehmen, die sich zur Teilnahme am Vergabeverfahren nicht registriert haben erhalten diese Informationen nicht automatisiert, sondern müssen diese selbst überprüfen/abrufen.

Der Bieter ist mit dieser Form der Verfahrenskommunikation und -gestaltung ausdrücklich einverstanden, wenn er dagegen nicht binnen 48 Stunden nach Erhalt der Vergabeunterlagen schriftlich Einwendungen erhebt.

Enthalten die dem Bieter übergebenen Unterlagen Unklarheiten, die sich nicht - insbesondere nicht durch Fragen und Auskünfte - aufklären lassen, so hat der Bieter diese Unklarheiten als von ihm zu tragende Risiken zu übernehmen und in sein Angebot einzukalkulieren. Der Bieter ist verpflichtet, bei Fragen oder Unklarheiten zu dem Vergabeverfahren oder den Vergabeunterlagen Fragen gemäß dem oben beschriebenen Verfahren zu stellen.

1.3 Ausschlusskriterien

Anforderungen, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des Angebotes aus dem weiteren Bewertungsverfahren führen, sind als Ausschlusskriterien (A) gekennzeichnet.

1.4 Verwenden der Vordrucke / Ergänzende Angaben / Angebotsform

Für das Angebot sind, mit Ausnahme der Referenzliste (s. Vordruck), zwingend die vorgesehenen Vordrucke zu verwenden (A). Keinesfalls dürfen im Leistungsverzeichnis zusätzliche Eintragungen abweichend von den geforderten Preisen oder Preisbestandteilen gemacht werden (A).

Erläuterungen und ergänzende Angaben können unter Bezug auf die jeweilige Gliederungsziffer in einer gesonderten Anlage vorgenommen werden.

Das Angebot ist digital mittels Bietercockpit einzureichen. Ausführliche Informationen zur digitalen Angebotsabgabe sind der Anlage 8 zu entnehmen.

Das Angebotsschreiben ist elektronisch in Textform zu zeichnen oder mit fortgeschrittener Signatur zu versehen.

Zudem ist die • Verpflichtungserklärung Tariftreue/ Mindestentgelt, • Eigenerklärung gemäß §§ 123, 124 GWB i.V.m. § 31 UVgO und • Erklärung der TL-gerechten Fertigung • Zeitschiene nach erfolgtem Zuschlag • Erklärung Farbnachstellung

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elektronisch in Textform zu unterzeichnen.

Für die übrigen Eigenerklärungen ist das Befüllen mit den geforderten Angaben ausreichend, eine Unterzeichnung dieser Dokumente ist nicht zwingend erforderlich.

Bei der Wertung der Angebote können nur die Angebote berücksichtigt werden, die über die Vergabeplattform (Bietercockpit) eingereicht werden.

Vorab per E-Mail eingereichte Angebote müssen von der Wertung zwingend ausgeschlossen werden und werden gelöscht.

Zugehörige Angebotsmuster (siehe Ziffer 1.9) sind auf dem Postweg einzureichen (A).

1.5 Ändern / Ergänzen der Vergabeunterlagen

Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen sind nicht zulässig und bewirken den Ausschluss des Angebots (A).

1.6 Zurückziehen / Ergänzen des Angebots

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist kann das Angebot digital geändert oder zurückgezogen werden. Danach ist der Bieter bis zum Ende der Bindefrist an sein Angebot gebunden.

1.7 Sprache

Sämtliche Angebotsbestandteile sind grundsätzlich in deutscher Sprache einzureichen. Soweit die Verwendung von fremdsprachigen Fachbegriffen/Textpassagen/Dokumenten unvermeidbar ist, ist deren Gebrauch erlaubt.

1.8 Kennzeichnen des Angebotsmusters

Das Angebotsmuster ist in einem verschlossenen Umschlag und/oder Paket einzureichen und mit dem beigefügten, ggf. zu vervielfältigenden Kennzettel als Angebotsmuster zu kennzeichnen sowie mit dem Firmennamen und der Anschrift des Bieters zu beschriften (A).

1.9 Angebotsmuster / Warenproben

Der Bieter kann nach vorheriger Terminvereinbarung während der üblichen Dienstzeiten beim Hessischen Polizeipräsidium für Technik vorhandene Exemplare der derzeit eingesetzten Schildmützen in Augenschein nehmen.

Zum Angebotstermin sind folgende Musterstücke vorzulegen:

1 Stück Schildmütze Polizei, Größe 2 (56-58) (A) o 1 Stück Schildmütze Justiz, Größe 2 (56-58) (A) o 1 Stück Oberstoff, Größe DIN A 4 o 1 Stück Schild o

Die Muster sind gemäß der jeweiligen TL zu konfektionieren.

Die in Ziffer 1.20 in der Anmerkung zu den Wertungskriterien Nr. 2.1, 2.2 und 2.3 geforderten Mindesterfüllungsgrade müssen erreicht werden (A).

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Die Muster müssen aus TL-gerechtem Mützenstoff gefertigt sein (A); eine Farbtonabweichung ist zugelassen, aber nicht wünschenswert.

Zusagen für Farbnachstellungen im Auftragsfall sind erforderlich (siehe Ziffer 1.11).

Die Etiketten dürfen bei den Angebotsmustern abweichend zur TL-Schildmütze als Papiervorlage vorgestellt werden.

Die Musterlieferung ist mit dem beigefügten Kennzettel zu kennzeichnen (A) (vgl. Ziffer 1.8).

Sofern der Bieter den Zuschlag nicht erhält, werden die Muster kostenfrei zurückgesandt.

Der Auftraggeber haftet bei Proben und Mustern nicht für Wertminderung und Verlust, die als Folge notwendiger Prüfungen entstehen.

1.10 Werkszeugnisse / Prüfprotokolle und sonstige Unterlagen

Dem Angebot sind beizufügen:

Werkszeugnis für den Oberstoff, gemäß den in der TL HPT, HSG 21 - Schildmütze in o Ziffer 2.1 Oberstoff / Gewebeherstellung aufgeführten Textilphysikalischen Eigenschaften und Farbechtheiten

Werkszeugnisse für alle Zutaten, gemäß den Forderungen in der TL HPT, SG 211 - o Schildmütze unter Ziffer 2.2 Zutaten

Aus den Werkszeugnissen / Prüfprotokollen / technischen Datenblättern müssen das aktuelle Ausstellungsdatum / Stand sowie die ausstellende Firma erkennbar sein.

Die beigefügten Werkszeugnisse/Prüfprotokolle/technischen Datenblätter sind so zu kennzeichnen / zu beschriften, dass eine einfache und eindeutige Zuordnung zu den Materialien möglich ist.

Sofern über die verwendeten Materialien Prüfprotokolle eines unabhängigen Prüfinstitutes vorhanden sind, können diese anstelle der Werkszeugnisse vorgelegt werden.

1.11 Sonstige Unterlagen

Dem Angebot sind folgende sonstige Unterlagen beizufügen (jeweils Anlage 6):

• Zeitschiene nach erfolgtem Zuschlag • Erklärung der TL- gerechten Fertigung • Erklärung Farbnachstellung

1.12 Technische Normen

Für alle in diesen Vergabeunterlagen und den Technischen Lieferbedingungen (TL)/ Richtlinien genannten nationalen oder EU-Normen wird bezüglich der Anforderungen auch die gleichwertige Art zugelassen. Die Gleichwertigkeit hat der Bieter in seinem Angebot mit geeigneten Mitteln nachzuweisen. Als geeignetes Mittel kann eine technische Beschreibung des Herstellers oder ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle gelten.

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Sofern in den Technischen Lieferbedingungen oder den Technischen Richtlinien Normen genannt sind, die zwischenzeitlich durch neuere Fassungen ersetzt wurden, so gilt jeweils die aktuellste Fassung der genannten Norm.

1.13 Gewerbliche Schutzrechte

Der Bieter hat unverzüglich nach Erhalt der Vergabeunterlagen, spätestens jedoch mit der Angebotsabgabe anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder von dem Bieter oder von anderen beantragt sind. Der Bieter hat stets anzugeben, wenn er erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten.

Der Vordruck „Erklärung über gewerbliche Schutzrechte“ (Anlage 6) ist dem Angebot unterschrieben beizufügen.

Die wahrheitswidrige Nicht- bzw. Falschangabe oder das Verschweigen von bestehenden oder beabsichtigten/ beantragten Schutzrechten kann zum Ausschluss des Angebots aus dem Vergabeverfahren führen.

1.14 Preise

• Alle Preise sind Endpreise in Euro (netto) (A). • Alle Preise sind Festpreise (A). • Die Preise sind in das beigefügte Leistungsverzeichnis einzutragen. • Das Leistungsverzeichnis ist vollständig auszufüllen. • Eine mögliche Vertragsanpassung bezüglich einer Preissteigerung kann frühestens mit Ablauf eines Jahres nach Vertragsschluss und nur einmal im Jahr angezeigt werden. Wobei die Gründe einer möglichen Preissteigerung innerhalb von vier Wochen im Voraus schriftlich mitzuteilen sind. Dabei sind die gesetzlichen Voraussetzungen einer Vertragsanpassung ausdrücklich zu beachten und die unvorhersehbaren Mehrkosten dem Auftraggeber dezidiert nachzuweisen. Eine im Ausnahmefall zu gewährende Preisanpassung richtet sich nach der Beurteilung des Auftraggebers im Einzelfall.

1.15 Angebotsfrist

Das Angebot und die Angebotsmuster müssen vor Ablauf der Angebotsfrist (siehe Aufforderung zur Abgabe des Angebots) eingegangen sein (A). Maßgeblich ist der Eingang bei der Poststelle des Hessischen Polizeipräsidiums für Technik, nicht das Datum des Poststempels oder Angaben/ Belege von Kurierdiensten.

Angebote und/oder Muster, die nicht form- oder fristgerecht eingehen, werden ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten (§ 42 Abs. 1 Nr. 1 UVgO). Der Bieter trägt die Darlegungs- und Beweislast für die Rechtzeitigkeit, Ordnungsgemäßheit und Vollständigkeit seines Angebots.

Die Vergabestelle behält sich vor, die Angebotsfrist zu verlängern, wenn der Verfahrensverlauf dies sachlich erfordert.

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1.16 Bindefrist

Mit Abgabe des Angebots bindet sich der Bieter an das von ihm eingereichte verbindliche Angebot und ist hieran bis zum Ablauf der Bindefrist (siehe Aufforderung zur Abgabe des Angebots) unwiderruflich und unbedingt gebunden.

Die Vergabestelle behält sich vor, im Einvernehmen mit den in Frage kommenden Bietern, die Bindefrist zu verlängern, wenn der Verfahrensverlauf dies sachlich erfordert.

1.17 Eignung

Der Zuschlag wird nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den gesetzlichen Vorschriften ausgeschlossen worden sind.

Zur Prüfung der Eignung des Bieters sind mit Abgabe des Angebotes nachfolgend benannte Unterlagen vorzulegen (s. jew. beigefügte Vordrucke, Anlage 6):

• Referenzliste über vergleichbare Lieferungen bevorzugt an andere öffentliche Bedarfsträger mit Angaben zu den Ansprechpartnern inkl. Telefonnummer. Der Auftraggeber behält sich vor, eine Begutachtung der Referenzen/Referenzobjekte ohne Benachrichtigung des Bieters durchzuführen. • Eigenerklärungen gemäß §§ 123, 124 GWB i.V.m. § 31 UVgO • Erklärung zu „Gütesicherungsmaßnahmen/Qualitätssicherungssystemen“. Darin ist anzugeben, welche Gütesicherungsmaßnahmen während der Produktion, welche Maßnahmen zur Gütesicherung bei der Endprüfung, welches Qualitätsüberwachungssystem angewandt wird/werden. Vorhandene Qualitätsmanagement-Zertifikate, z. B. gemäß DIN EN ISO 9001, sind vorzulegen; dies gilt auch für Vorlieferanten sowie Subunternehmer. • Darstellung des „Firmenprofils“ mit Angaben zu Mitarbeiteranzahl, Fertigungsstätten, technischer Ausrüstung sowie Anzahl und Qualifikation der mit dem Lieferauftrag verantwortlich betrauten Mitarbeiter. • Erklärung über den „Gesamtumsatz“ des Unternehmens und über seinen Umsatz bei der Herstellung bzw. Lieferung von Waren, die Gegenstand der Ausschreibung sind, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.

Zur Prüfung der Eignung des/der Nachunternehmer (sofern diese zum Einsatz kommen):

• Darstellung des Nachunternehmers • Eigenerklärung des Nachunternehmers gemäß §§ 123, 124 GWB i.V.m. § 31 UVgO

Anstatt der angegebenen Unterlagen kann der Bewerber auch eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) vorlegen.

Bei Bietergemeinschaften ist diese Erklärung von jedem beteiligten Unternehmen vorzulegen.

1.18 Sonstige Erklärungen

• Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn (beigefügter Vordruck – Anlage 6) • Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn Nachunternehmer (beigefügter Vordruck – Anlage 6)

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1.19 Prüfen und Werten der Angebote

Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt nach § 42 UVgO.

Stellt sich bei der Angebotsprüfung/-wertung heraus, dass eine als Ausschlusskriterium- (A- Kriterium) festgelegte Anforderung/Leistungsmerkmal nicht erfüllt ist, wird das Angebot zwingend ausgeschlossen. Angebote, die auch nur eine als A-Kriterium geforderte Anforderung/ Leistungsmerkmal nicht vollständig erfüllen, kommen für einen Zuschlag nicht in Betracht.

Eine Gewichtung oder Bewertung findet bei A-Kriterien nicht statt. A-Kriterien sind mit "Ja" bzw. "Nein" zu beantworten; bedingte Antworten („Ja, aber …“) sind nicht zulässig.

Auf Angebote, bei denen auch nach entsprechender Aufklärung/Überprüfung bei dem Bieter durch die Vergabestelle der Preis ungewöhnlich niedrig bzw. hoch im Verhältnis zur angebotenen Leistung ist oder deren Preise in einem offenbaren Missverhältnis zu der Leistung stehen, wird der Zuschlag nicht erteilt (§ 44 Abs. 1 UVgO).

1.20 Bewertung der Wirtschaftlichkeit des Angebots

Die Bewertung der Wirtschaftlichkeit eines Angebotes erfolgt anhand der nachfolgend aufgeführten Wertungskriterien.

1. Bruttopreis (30 %) = Angebotsnettopreis + (Einfuhr-/) Umsatzsteuer ohne Rücksicht auf die Steuerschuldnerschaft

2. Qualität der Leistung (70 %) 2.1 Einhaltung der TL / Qualität der Verarbeitung (35 %) 2.2 Aussehen nach der Pflegebehandlung (15 %) 2.3 Passform und Ästhetik (20 %)

Anmerkung zu 1.:

Gemäß § 1 der zusätzlichen Vertragsbedingungen enthalten die vereinbarten Preise auch die Kosten für Verpackung, Aufladen, Beförderung bis zur Anlieferungs- oder Annahmestelle und Abladen. Ebenso sind zusätzliche Frachtkosten im Angebotspreis enthalten.

Anmerkung zu 2:

Für das Wertungskriterien Nr. 2.1 und 2.3 gilt jeweils ein Erfüllungsgrad von mindestens 90 % und für die Wertungskriterien Nr. 2.2 ein Erfüllungsgrad von mindestens 85 %.

In Klammern ist die Gewichtung der einzelnen Zuschlagskriterien angegeben. Einzelheiten sind der Gesamtübersicht „Bewertungsmatrix“ zu entnehmen (Anlage 4).

1.21 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes

Die Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Angebote erfolgt anhand der für das Zuschlagskriterium „Preis“ (Bruttopreis) ermittelten Gesamtpreispunkte sowie der für das Zuschlagskriterium „Qualität der Leistung“ ermittelten Gesamtleistungspunkte.

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Basis der für ein Angebot ermittelten Wirtschaftlichkeitspunkte. Das Angebot mit der höchsten

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Wirtschaftlichkeitspunktzahl erhält - vorausgesetzt es wird nicht aus anderen Gründen im Rahmen der Angebotsprüfung / -wertung ausgeschlossen - den Zuschlag.

Die maximal erreichbare Wirtschaftlichkeitspunktzahl beträgt 1.000 Punkte.

Die Wirtschaftlichkeitspunktzahl ergibt sich aus der Addition der jeweils erreichten Gesamtpreispunkte und Gesamtleistungspunkte.

Ermittlung der Gesamtpreispunkte

Das folgende Beispiel zur Ermittlung der Gesamtpreispunkte soll die Methodik noch einmal veranschaulichen.

Beispiel:

B erhält aufgrund des niedrigsten Angebotspreises die Höchstpunktzahl (300). Die Punkte für A errechnen sich wie folgt: Niedrigster Angebotspreis B dividiert durch Angebotspreis A = Quotient A. Quotient A multipliziert mit 300 = Gesamtpunkte. Dasselbe für C.

Ermittlung der Gesamtleistungspunkte

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Die Leistungsbeschreibung und die Bewertungsmatrix enthalten alle Anforderungen/ Leistungsmerkmale, die sich in die Typen Ausschlusskriterium (A-Kriterium) und Bewertungskriterium (B-Kriterium) aufteilen.

Ausschlusskriterien (mit „A“ gekennzeichnet) müssen uneingeschränkt erfüllt werden, die Nichterfüllung eines Ausschlusskriteriums führt zum zwingenden Ausschluss des betroffenen Angebots. Ausschlusskriterien gehen daher nicht in die Leistungsbewertung ein.

Bewertungskriterien (mit „B“ gekennzeichnet) werden mit Leistungspunkten bewertet und gehen in die Leistungsbewertung ein. Eine Nichterfüllung führt nicht zum Ausschluss des Bieters, sondern zur Nichtvergabe von Leistungspunkten. Die Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien sowie die maximal erreichbaren Leistungspunkte ergeben sich aus den Leistungsverzeichnissen.

1.22 Vertragsschluss, Beurkundung / Vertragsänderung

Rahmenvertragslaufzeit: 2027-2030

Der Vertrag kommt mit Eingang des Zuschlagsschreibens beim Auftragnehmer zustande, eine besondere Beurkundung ist nicht vorgesehen.

Außerdem gelten § 2 VOL/B (Änderung der Leistung) und § 132 GWB (Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit).

Alle Änderungen des Vertrages bedürfen der Schriftform.

1.23 Datenschutz

Der Auftragnehmer kennt und beachtet das Datenschutzrecht, insbesondere

• die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG in ihrer jeweils aktuellsten Fassung, im Folgenden EU-DSGVO genannt; • das Bundesdatenschutzgesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Januar 2003 (BGBl. I S. 66), das zuletzt durch Artikel 10 Absatz 2 des Gesetzes vom 31. Oktober 2017 (BGBl. I S. 3618) geändert worden ist, in der jeweils aktuellsten Fassung, im Folgenden BDSG genannt; • das Hessische Gesetz zur Anpassung des Hessischen Datenschutzrechts an die Verordnung (EU) Nr. 2016/679 und zur Umsetzung der Richtlinie (EU) Nr. 2016/680 und zur Informationsfreiheit vom 3. Mai 2018 Nr. 6 GVBl Hessen S. 84 09. Mai 2018 Artikel 1 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz in der jeweils aktuellsten Fassung, im Folgenden HDSIG genannt; • die Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung sowie zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung des Rahmenbeschlusses 2008/977/JI des Rates in der jeweils aktuellsten Fassung, im Folgenden JI-Richtlinie genannt; • Hessisches Gesetz über die öffentliche Sicherheit und Ordnung (HSOG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Januar 2005 (GVBl. I S.14), zuletzt geändert durch Gesetz vom 13. Dezember 2024 (GVBl. 2024 Nr. 83) in der jeweils aktuellsten Fassung, im Folgenden HSOG genannt;

sowie deren nachfolgenden Durchführungsverordnungen und Verwaltungsvorschriften.

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Der Auftragnehmer stimmt der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten und der seiner Mitarbeitenden gemäß der Datenschutzinformation für Beschaffungen des Auftraggebers in ihrer jeweils aktuellen Fassung (entsprechend der Anlage im Bietercockpit) zu.

Verarbeitet und oder erhebt der Auftragnehmer personenbezogene Daten zur Erfüllung dieses Vertrages, ist eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 EU-DSGVO abzuschließen. Weiterhin hat der Auftragnehmer für von ihm gelieferte oder verwendete Datenverarbeitungssysteme alle datenschutzrechtlich relevanten Dokumente, insbesondere das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit gem. Art. 30 EU-DSGVO sowie die Datenschutz- Folgenabschätzung gem. § 35 EU-DSGVO bis zur Inbetriebnahme der DV-Systeme zu erstellen.

Ebenfalls bis zur Inbetriebnahme der DV-Systeme sind – je nach Schutzbedarfsfeststellung – die entsprechenden Maßnahmen und Dokumente nach BSI-Grundschutz zu erstellen.

1.24 Ausschluss der Gewähr für Vergabeunterlagen

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Vergabeunterlagen - trotz größter Sorgfalt - unbeabsichtigte, unzutreffende und/oder unvollständige Angaben enthalten können. Der Auftraggeber übernimmt hierfür - soweit rechtlich zulässig - keine Gewähr. Der Bieter hat die Informationen der Vergabestelle entsprechend zu überprüfen und ggf. eine Korrektur zu beantragen. Der Bieter hat etwaige Risiken aus unrichtigen oder unvollständigen Angaben in ihre Angebotskalkulation einzubeziehen. Der Bieter bestätigt mit der Abgabe seines Angebots, sich ausreichend über die tatsächlichen Voraussetzungen seines Angebots informiert zu haben.

1.25 Ausschluss von Entschädigungsansprüchen

Wenn keine Vergabe erfolgt, sind Schadensersatz-, Entschädigungs- und Erstattungsansprüche der Bieter ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass aus haushälterischen Gründen (z. B. wenn die eingestellten Haushaltsmittel nicht oder nicht mehr rechtzeitig abgerufen werden können oder das vorgesehene Budget für diese Beschaffung überschritten wird etc.) oder aus veränderten - zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht bekannten und auch noch nicht absehbaren - Beschaffungsbedürfnissen der Auftraggeber das Vergabeverfahren nicht durch Zuschlag beenden kann (Haushalts- und Bedarfsvorbehalt). Es entsteht daher bei dem Bieter kein Vertrauensschutz auf Durchführung dieses Beschaffungsvorhabens. Ein Kontrahierungszwang für die Auftraggeber besteht nicht. Die Vergabestelle behält sich vor, das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. auf die Vergabe zu verzichten.

1.26 Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers

Der Bieter hat in seinem Angebot alle erforderlichen Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers nach

• Art und Umfang der Mitwirkungshandlungen und • spätestem Erledigungstermin

anzugeben.

1.27 Auslandsfertigung

Auslandsfertigung ist zugelassen. Es muss sichergestellt sein, dass

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• ein maßgeblicher, nachgewiesener Einfluss auf Termineinhaltung und die qualitative Ausführung der zu liefernden Ware besteht, • dort die Einhaltung der in den TL geforderten Kriterien (TL- gerechte Fertigung) gewährleistet ist, • die Endkontrolle vor Auslieferung vom Betrieb des Auftragnehmers vorgenommen wird.

Die beigefügte „Erklärung bzgl. Auslandsfertigung“ ist mit dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben einzureichen. Bei (Teil-)Auslandsfertigung/-produktion ist in dieser Erklärung die Produktionsstätte anzugeben (beigefügter Vordruck, Anlage 6).

Erhält der Bieter den Zuschlag, verpflichtet er sich, bei der Auftragsdurchführung nur solche Produkte an den Auftraggeber zu liefern, die ohne ausbeuterische Kinderarbeit im Sinne der ILO-Konvention Nr. 182 über die schlimmsten Formen der Kinderarbeit hergestellt sind bzw. nur solche Produkte zu liefern, deren Hersteller oder Verkäufer aktive zielführende Maßnahmen zum Ausstieg aus der ausbeuterischen Kinderarbeit eingeleitet haben. Dies bestätigt der Bieter, der seine Produkte im Ausland fertigen lässt, bereits bei Angebotsabgabe durch Einreichung der „Erklärung bezüglich Auslandsfertigung/-produktion“.

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2 Technischer Teil

2.1 Technische Anforderungen

Die Herstellung der Produkte hat gemäß den folgenden technischen Lieferbedingungen (Anlage 1)

• Technische Lieferbedingungen Hessen – Schildmütze (TL HPT, HSG 21 – Schildmütze, Ausgabe 07/2026)

unter grundsätzlicher Beachtung der (Anlagen 2 – 3)

• Technische Lieferbedingungen des Bundesamtes für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr - Gewebe aus Naturfasern, Chemiefasern und deren Mischgespinsten sowie daraus gefertigte Bekleidungs-, Wäsche- und Ausrüstungsstücke (Allgemeine Bedingungen) (BAAINBw-TL 8305-0011, Ausgabe 22 vom 27. Juni 2024) sowie

• Leistungsbeschreibung für Gewebe aus Wolle, Baumwolle, Bast-, Chemiefasern und Mischungen dieser Fasern sowie für daraus gefertigte Bekleidungs-, Wäsche- und Ausrüstungsstücke - Allgemeine Bedingungen (BMI LB-Nr. 8305-001, Ausgabe 23 vom Februar 2016)

zu erfolgen.

Hinweis: Das Land Hessen ist alleiniger Rechteinhaber der Technischen Lieferbedingungen. Die Vervielfältigung, Verbreitung oder öffentliche Wiedergabe sind untersagt. Urheberrechtsverletzungen können zivil- und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

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3 Besondere Vertragsdurchführungsregelungen

3.1 Liefermengen

Das für diesen Rahmenvertrag in Aussicht stehende Auftragsvolumen wird so genau wie möglich umschrieben. Der Bedarf ist jedoch in einigen Bereichen nicht verbindlich und abschließend festlegbar und gibt somit nur eine geschätzte Auftragsmenge und einen voraussichtlichen Zeitraum für die Leistungserbringung wieder. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass einzelne Leistungen in einer anderen Größenordnung oder/und einem anderen Zeitraum abgerufen werden.

3.1.1 Geschätzte Gesamtabnahmemengen 2027 bis 2030

Es wird derzeit von geschätzten Gesamtliefermengen von:

Schildmütze Justiz 400

während der Vertragslaufzeit ausgegangen.

3.1.2 Mindestabnahmemengen 2027 bis 2030

Es werden dem Auftraggeber jedoch Mindestabnahmemengen von:

Schildmütze Justiz 300

während der gesamten Vertragslaufzeit garantiert.

Auf die Abnahme dieser Mindestmengen hat der Auftragnehmer einen Anspruch.

Der Auftraggeber hat dagegen Anspruch auf die Lieferung darüber hinaus gehender Vertragsmengen zu den vereinbarten Konditionen.

Eine Verpflichtung des Auftraggebers zur Abnahme von über die Mindestabnahmemengen hinausgehenden Vertragsmengen besteht nicht.

3.2 Leistungsabrufe / Disposition

Der Abruf der Mengen der einzelnen Artikel erfolgt im Vertragszeitraum in bis zu 8 Teilabrufen jährlich durch das Logistikzentrum Baden-Württemberg (LZBW). Die konkret zu liefernden Artikel, Mengen und Größen werden mit dem jeweiligen Teilabruf benannt.

Im Bedarfsfall auch ein anderer Leistungsabrufer innerhalb von Deutschland.

Vom Auftragnehmer einzuhaltende Reaktionszeiten: Abgerufene Ware ist schnellstmöglich - für den 1. Abruf spätestens 12 Wochen nach erfolgter Produktionsfreigabe, für jeden weiteren Abruf 8 Wochen nach dem jeweiligen Abruf - vollständig an den angegebenen Lieferort zu liefern. Der Auftragnehmer hat den jeweiligen

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konkreten Liefertermin mit der abrufenden Stelle abzustimmen und diesen zeitnah per E-Mail zu bestätigen.

Ohne die vorhergehende Zustimmung des Auftraggebers oder der abrufenden Stelle in Schriftform oder per E-Mail darf der Auftragnehmer keine Teillieferungen einer abgerufenen Menge vornehmen.

Erkennt der Auftragnehmer, dass er eine Lieferfrist nicht einhalten kann, so hat er die Verzögerung dem Auftraggeber und der abrufenden Stelle unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Pflicht zur vertragsgemäßen Leistung bleibt von dieser Mitteilung unberührt.

Die Gefahr des zufälligen Untergangs oder der Verschlechterung der Produkte trägt bis zu ihrer Ablieferung an der Lieferadresse der Auftragnehmer.

3.3 Erstmuster

Nach Vertragsbeginn erfolgt im ersten Schritt der exakte Farbabgleich für den Mützenstoff und die Freigabe durch den Auftraggeber.

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber schnellstmöglich nach Vertragsbeginn je ein vertragsgerechtes Erstmuster gemäß nachstehender Übersicht zur Verfügung:

1 Stück Schildmütze Polizei, Größe 2 (56-58) o 1 Stück Schildmütze Wachpolizei, Größe 2 (56-58) o 1 Stück Schildmütze Justiz, Größe 2 (56-58) o

Zu den Chargen der Erstmuster gehörende Prüfprotokolle eines unabhängigen Prüfinstitutes bzw. Werkszeugnisse der eingesetzten Materialien für den Oberstoff sowie für alle unter Ziffer 2.2 der TL HPT, SG 211 – Schildmütze aufgeführten Zutaten sind gleichzeitig vorzulegen.

Die Erstmuster sind ausschließlich mit den für die Serienfertigung vorgesehenen Einrichtungen und Verfahren zu fertigen.

Die Erstmuster müssen in der Verpackung gemäß Ziffer 3.5 dieser Leistungsbeschreibung eingereicht werden.

Mit der Serienfertigung darf erst nach erfolgter schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber begonnen werden.

Die Erstmuster bilden nach der Freigabe die Grundlage für die Serienfertigung bzw. dienen als verbindliche Referenzmuster für die Dauer der Vertragslaufzeit.

3.4 Lieferbedingungen / Warenanlieferung

Kontakt: lager@lzbw.bwl.de

Die Lieferung hat „Frei Haus“ zu erfolgen. Das bedeutet, dass die Lieferung so in die Sphäre des Logistikzentrums Baden-Württemberg (LZBW) gelangt, dass sie vor Zugriffen Dritter geschützt ist.

Die Lieferungen erfolgen an Werktagen von Montag bis Donnerstag innerhalb der Geschäftszeiten von 7.30 – 11.30 Uhr und 13.00 – 15.30 Uhr. Freitags ist eine Anlieferung nur nach vorheriger Absprache möglich.

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Die Anlieferung größerer Mengen (7 Kartons und mehr) hat palettiert auf EURO-Paletten zu erfolgen. Beim LZBW sind EURO-Tauschpaletten vorhanden.

Der Auftragnehmer teilt dem LZBW per E-Mail an lager@lzbw.bwl.de sowie der bei Bestellung benannten Person mindestens drei Werktage vor Anlieferung einer Warensendung von mehr als 3 Paletten den genauen Liefertermin mit. Sollte die Terminvorgabe dem LZBW nicht passen, wird im gegenseitigen Einvernehmen ein für beide Vertragsparteien passender alternativer Liefertermin vereinbart.

Bei Anlieferung einer Warensendung mit maximal 3 Paletten kann eine Terminabsprache auch ein bis zwei Werktage vor Anlieferung entweder per E-Mail an lager@lzbw.bwl.de oder telefonisch erfolgen.

Die Anlieferung kleinerer, nicht palettierter Warensendungen müssen nicht zwingend vorab angemeldet werden.

Pro Anlieferung können maximal 8 Paletten entgegengenommen werden. Soweit betriebliche Abläufe beim LZBW es zulassen, können nach Absprache zwischen den Vertragsparteien eine geringfügig höhere Anzahl an Paletten angeliefert werden.

Eine maximale Palettenhöhe (inklusive Palette) von 1,80 m darf nicht überschritten werden. Die Anlieferung muss mit einem Fahrzeug mit Ladebordwand bzw. Hebebühne erfolgen.

Die Annahme von Palettenlieferungen, die nicht rechtzeitig avisiert wurden und / oder bei denen die maximale Palettenhöhe bzw. –menge überschritten wurde, kann das LZBW ablehnen. Hierdurch entstehende Mehrkosten trägt allein der Auftragnehmer.

Bei allen Lieferungen, insbesondere Teillieferung, sind jeder Sendung Lieferscheine mit den zugrundeliegenden Auftragsdaten sowie den enthaltenen Größenangaben beizufügen. Nach Möglichkeit sollten die Lieferscheine vorab als Scan per E-Mail an lager@lzbw.bwl.de gesendet werden.

3.5 Warenverpackung und Kennzeichnung

Einzelverpackung:

Die Schildmützen sind einzeln in je einem verschlossenen umweltfreundlichen Polybeutel zu verpacken.

Auf den Polybeuteln sind jeweils gut sichtbare Aufkleber mit nachfolgenden Angaben anzubringen:  Artikel-Nummer  Artikelbezeichnung  Hersteller  Größenangabe (z.B. Größe 1 = 52-55)  Herstellungsjahr verschlüsselt (nur das Buchstabenkürzel ohne Angabe des Wortes „Fertigungsjahr“ und der Jahreszahl) z.B.: CH (für 2027) CI (für 2028) CK (für 2029) DA (für 2030)  Alphanumerischer Barcode (Code 128 mit mittlerer Dichte) Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer die erforderlichen Angaben zum alphanumerischen Barcode rechtzeitig zur Verfügung.

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Transportverpackung

Die Schildmützen einer Größe sind sortenrein in handelsübliche (2- wellig, stapelfest bis 2,5 m) Pappkartons mit max. 50 Stück pro Karton zu verpacken.

Bevor die Kartons verschlossen werden, ist die Ware gegen Schnittbeschädigung bei Kartonöffnung handelsüblich zu schützen.

Jeder Karton erhält an der linken oberen Ecke einer Längsseite und im oberen Drittel der linken an dieser Längsseite anschließenden Stirnseite einen bedruckten Aufkleber mit folgenden gut lesbaren Angaben:  Artikelnummer  Artikelbezeichnung  Hersteller  Auftragsnummer  Herstellungsjahr  Größe  Menge  Alphanumerischer Barcode (Code 128 mit mittlerer Dichte) Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer die erforderlichen Angaben zum alphanumerischen Barcode rechtzeitig zur Verfügung.

Das Verpacken verschiedener Artikel oder Größen in einem Karton ist nicht zulässig.

3.6 Einzelvertrag / Vergütung

Mit Zugang eines Abrufs beim Auftragnehmer kommt es unmittelbar zum Abschluss eines Einzelvertrages zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer über die Lieferung der im Abruf bezeichneten Produkte.

Der Auftraggeber zahlt dem Auftragnehmer für eine von ihm abgerufene Menge die dem Auftragnehmer gemäß Leistungsverzeichnis zustehende Vergütung. Die Preise schließen Verpackung, Fracht, Versicherung und sonstige Nebenkosten ein.

Die Produkte sind frei Lieferort (hinter die erste verschließbare Tür) zu liefern.

Die Zahlung wird unverzüglich, spätestens 30 Kalendertage (spätestens 21 Kalendertage bei gewährtem Skonto) nach Zugang der prüffähigen Rechnung ausgeführt.

Die Frist beginnt aber nicht bevor der abrufende Auftraggeber die vertragsgemäßen Produkte erhalten bzw. der Auftragnehmer die vertragsgegenständlichen Lieferleistungen erbracht hat.

3.7 Lieferdisposition

Die Produkte sind frei Lieferort bis hinter die erste verschließbare Tür zu liefern. Das Abladen und den Weitertransport hat der Auftragnehmer ggf. mit eigenen Ablade- und Transporthilfen sicherzustellen.

Lieferungen haben montags bis donnerstags von 07.30 bis 12.00 Uhr und von 13.00 bis 15.30 Uhr zu erfolgen. Freitag sind keine Anlieferungen möglich. Gesetzliche Feiertage des Bundes und des Landes Hessen sind ausgenommen.

Teillieferungen bedürfen der schriftlichen Zustimmung der abrufenden Bedarfsstelle.

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Erkennt der Auftragnehmer, dass er einen zugesagten Liefertermin nicht einhalten kann, so hat er dies der abrufenden Bedarfsstelle unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Pflicht zur vertragsgemäßen Leistungserbringung bleibt hiervon unberührt.

Der Auftragnehmer trägt die Gefahr des zufälligen Untergangs und der zufälligen Verschlechterung bis zur Übergabe der Produkte an die abrufende Bedarfsstelle.

Lieferungen sind zur Durchführung für eine sofortige Überprüfung der Versandkartons auf Vollständigkeit und Unversehrtheit übersichtlich zusammenzustellen.

Für die zeitaufwendigere Überprüfung der einzelnen Produkte hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber verlängerte Untersuchungs- und Rügefristen von bis zu 10 Tagen zu gewähren. Mängelrügen haben in Schriftform zu erfolgen (z. B. per E-Mail).

3.8 Lieferort

Vorbehaltlich organisatorischer Änderungen ergibt sich nach heutigem Stand folgender Lieferort:

Logistikzentrum Baden-Württemberg (LZBW) Siemensstraße 27 71254 Ditzingen

Im Bedarfsfall auch ein anderer Lieferort innerhalb von Deutschland.

3.9 Auftragsabwicklung / Kontakte

Einkauf: Zuständige Stelle für die Auftragsabwicklung ist das Hessisches Polizeipräsidium für Technik Abteilung 1, Hauptsachgebiet 12 (SG 122 – Vertragsmanagement) 65197 Wiesbaden, Willy-Brandt-Allee 20 E-Mail: SG122-Vertragsmanagement.hpt@polizei.hessen.de

Lieferanschrift / Warenannahme: Logistikzentrum Baden-Württemberg 71254 Ditzingen, Siemensstraße 27 Montag bis Donnerstag: 07.30 Uhr bis 12.00 Uhr 13.00 Uhr bis 15.00 Uhr

Einkauf / Disposition: Logistikzentrum Baden-Württemberg 71254 Ditzingen, Dornierstraße 19 Tel.: 0 71 56 / 93 80 – 336 (Frau Heinze) Fax: 0 71 56 / 93 80 – 333

3.10 Rechnungsstellung

Die Zahlung ist anhand des eRechnungsverfahrens durchzuführen.

Rechnungsanschrift des Auftraggebers: HCC - Hessisches Competence Center

• Zentrale Scanstelle - Buchungskreis 2290 – Dienststelle: 0008 65165 Wiesbaden

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Leitweg-ID (HPT): „06-22900008-30“

Alle Rechnungen sind nur noch in elektronischer Form an folgende E-Mail: E-Rechnung@ekrw.hessen.de zu senden (siehe Anlage 8).

Bei Versendung an das o.a. Mail Postfach bitte immer nur ein Pdf.-Dokument (1 Rechnung) an die E-Mail hängen. Mehrere Anhänge können nicht bearbeitet werden.

Jeder Lieferung ist ein Lieferschein mit folgenden Angaben beizufügen:

• genaue Artikelbezeichnung • Liefermenge • SAP-Bestellnummer des HPT

3.11 Fertigungsbesprechung / Protokoll

Der Auftraggeber und der Auftragnehmer vereinbaren bei Erfordernis unmittelbar nach der Erteilung des Zuschlags einen zeitnahen Termin für eine Fertigungsbesprechung. In dieser sind die Einzelheiten zur Realisierung des Rahmenvertrages festzulegen.

Der Auftraggeber fertigt hierüber ein von beiden Parteien zu unterzeichnendem Protokoll, wovon der Auftragnehmer eine Kopie erhält.

3.12 Fertigungsüberwachung / Güteprüfung

Beauftragte des Auftraggebers dürfen sich jederzeit nach vorheriger Anmeldung während der Geschäftszeiten in allen Werkstätten, Produktions- und Lagerräumen des Auftraggebers oder eines Nachunternehmers vom Einhalten der technischen und technisch-organisatorischen Anforderungen überzeugen und ggf. Proben nehmen, um diese mit den technischen Lieferbedingungen sowie den Vorproduktionsmustern abzugleichen.

Auf Wunsch sind den Beauftragten erforderliche Unterlagen zur Einsichtnahme vorzulegen und die entsprechenden Auskünfte zu erteilen.

Dies gilt auch für ein Aufsuchen der vorgenannten Örtlichkeiten, um sich einen Überblick über den Fortschritt der Arbeiten zu verschaffen.

Der Auftraggeber oder dessen Beauftragte haben keinen Anspruch auf Preisgabe von Fabrikations- oder Geschäftsgeheimnissen des Auftragnehmers.

3.13 Modellkontinuität

Der Auftragnehmer garantiert, dass das angebotene Modell entsprechend dem vorgelegten Angebotsmuster, für das der Zuschlag erteilt worden ist, für die gesamte Laufzeit des Vertrages gefertigt und geliefert wird.

Die Modellkontinuität ist für die Laufzeit des Vertrages gewährleistet, wenn bei einem produktionsbedingten Modellwechsel ein Nachfolgemodell in gleicher oder besserer Qualität und Güte bei Einhaltung aller Forderungen der Technischen Lieferbedingungen angeboten wird.

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Bei einem vorgesehenen Modellwechsel ist dem Auftraggeber rechtzeitig ein Nachfolgemodell vorzulegen. Erst nach erfolgter Prüfung und Freigabe durch diesen, kann die Lieferung des Nachfolgemodells erfolgen.

3.14 Leistungsänderungen

Der Auftraggeber führt während der Vertragslaufzeit eine eigene Marktforschung und - beobachtung durch. Es bleibt ihm vorbehalten, aufgrund eingetretener Weiterentwicklungen und geänderter Anforderungen im Aufgabenvollzug seiner Kundinnen und Kunden sowie technologischer Weiterentwicklungen auf dem Gebiet der Bekleidung und Ausrüstung, die sich insbesondere auf Materialien, Funktionalitäten und Sicherheitserfordernisse auswirken, Änderungen an der Beschaffenheit der Leistung vorzunehmen. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer hierbei zu beraten.

Der Auftragnehmer kann die Ausführung der Leistungsänderung ablehnen, sofern diese seine betriebliche Leistungsfähigkeit unzumutbar belasten würde. Die Ablehnung hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber spätestens fünf Kalendertage ab Zugang des schriftlichen Änderungsverlangens mitzuteilen; andernfalls ist der Auftragnehmer zur Durchführung verpflichtet. Über die geänderte Leistung erteilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer einen gesonderten Auftrag als Vertragsanhang zu diesem Vertrag.

Beansprucht der Auftragnehmer bei einer Leistungsänderung eine erhöhte Vergütung, so hat er dies dem Auftraggeber gemäß Ziffer 2 der Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZBV) anzuzeigen. Über eine angemessene Höhe der Vergütung werden sich die Vertragsparteien im Falle der Änderung der Leistung einvernehmlich innerhalb eines Monats nach Eingang des Erhöhungsverlangens beim Auftraggeber einigen.

3.15 Sachmängelhaftung

Der Auftragnehmer gewährt für alle Produkte die gesetzliche Sachmängelhaftung für zwei Jahre.

Die Gewährleistungsfrist beginnt mit der Übernahme der Produkte am durch den Auftraggeber am jeweiligen Lieferort.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, während der Gewährleistungsfrist auftretende Mängel im Rahmen der Nacherfüllung umgehend zu beseitigen bzw. auszutauschen.

Die Inanspruchnahme von über die Nacherfüllung hinausgehenden Verbraucherrechten durch den jeweiligen Auftraggeber bleibt hiervon unberührt.

3.16 Gewährleistung / Produkthaftpflichtversicherung

Mängelansprüche verjähren innerhalb von 24 Monaten nach Lieferung an den Auftraggeber.

Zeigt sich innerhalb von 6 Monaten seit Gefahrübergang ein Sachmangel, so wird vermutet, dass das Produkt bereits bei Gefahrübergang mangelhaft war, es sei denn, diese Vermutung ist mit der Art der Sache oder des Mangels unvereinbar. Der Auftragnehmer verzichtet auf den Einwand der verspäteten Mängelrüge

Das Recht, die Art der Nacherfüllung zu wählen, steht dem Auftraggeber zu.

Sollte der Auftragnehmer nicht unverzüglich nach Aufforderung zur Nacherfüllung durch den Auftraggeber mit der Beseitigung des Mangels beginnen, so steht dem Auftraggeber in dringenden Fällen, insbesondere zur Abwehr akuter Gefahren oder zur Vermeidung größerer

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Schäden, das Recht zu, diese ohne Abstimmung mit dem Auftragnehmer auf dessen Kosten selbst vorzunehmen oder von dritter Seite vornehmen zu lassen. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer hierüber unverzüglich informieren.

Bei Lieferung fehlerhafter Produkte oder von Produkten, die von der vereinbarten Spezifikation/ den Technischen Lieferbedingungen (TL) abweichen, kann der Auftraggeber von dem Auftragnehmer die Erstattung der ihm durch die Untersuchungen des Fehlers oder der Spezifikationsabweichung entstandenen Kosten verlangen. Dies gilt auch dann, wenn der Auftraggeber feststellt, dass die gelieferten Produkte nicht verwendbar sind und er diese an den Auftragnehmer auf seine Kosten zurückschickt.

Der Auftragnehmer hat eine Produkthaftpflichtversicherung in ausreichender Höhe abgeschlossen und wird diese dem Auftraggeber auf Verlangen nachweisen.

Im Übrigen richten sich Mängelansprüche und Haftung nach den jeweils aktuellen Einkaufsbedingungen des Auftraggebers sowie den gesetzlichen Vorschriften.

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