Das Landratsamt Rastatt unterhält kreiseigene Liegenschaften mit einer Grundfläche von ca. 169.000 m². Diese untergliedern sich in 16 Verwaltungsgebäude und 14 Schulen, davon sind 7 mit einer Sporthalle und 1 Schule mit Schwimmbad ausgestattet. Die Reinigungsleistung ist in Fremdreinigung und Eigenreinigung aufgegliedert.

Der Hauptsitz des Landratsamt Rastatt ist Am Schlossplatz 5, 76437 Rastatt angesiedelt.

Allgemeine Anforderungen

Das Landratsamt Rastatt plant den Abschluss eines Rahmenvertrages für die wirtschaftliche und termingerechte Belieferung des Bedarfs an Reinigungs- und Hygieneartikel.

Die 30 Liegenschaften (untergliedert in Kostenstellen) im gesamten Landkreis Rastatt sollten direkt beliefert werden. Die Anzahl der Kostenstellen kann je nach Bedarf der Einrichtungen ohne weitere Berechnung von Kosten angepasst werden. Die Bestellung erfolgt von der jeweiligen Kostenstelle über den einzurichtenden Web-Shop des Auftragnehmers.

Die Daten der Anlieferstellen werden vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt (Anlage Liegenschaften).

Der Auftragnehmer (AN) hat bei der Ausführung des Auftrags zudem die Handelsbräuche, die anerkannten Regeln der Technik sowie die gesetzlichen und behördlichen Vorschriften zu beachten. Die in den Produktübersichten (Excel-Tabelle) aufgeführten Produkte stellen das vom Auftraggeber (AG) benötigte Kernsortiment dar. Hinzu kommt das rabattierte sonstige Sortiment (Randsortiment) des AN.

Die Reinigungsmittel müssen die europäischen und deutschen technischen Regeln, z. B. ISO, DIN, EN, etc., erfüllen.

Ökologische Anforderungen

Der Auftraggeber verfolgt mit dieser Ausschreibung auch ökologische Ziele.

Der Bieter sollte ein ökologisches Konzept aufweisen, welches mit in die Zuschlagskriterien fließen werden. Zudem werden in der Anlage „Kernsortiment Reinigungsmittel“ nachhaltige Zertifizierungen abgefragt, die auch in dem künftigen Webshop ersichtlich sein müssen.

In der beigefügten Tabelle sind teilweise Leitfabrikate angegeben. Alternativen, gleichwertige Produkte sind zugelassen. Es ist den Bietern überlassen, qualitativ einwandfreie und gleichwertige Produkte von Herstellern ihrer Wahl anzubieten. Die Bieter erklären sich bereit, für die Auswertung dieser Ausschreibung, sämtliche Produkte auf Anforderung binnen fünf Werktagen kostenlos zu bemustern. Die Muster verbleiben beim Landratsamt Rastatt.

Sofern der Bieter Produkte von einem anderen Hersteller anbieten möchte, hat er dies in der jeweiligen Spalte der Tabelle „Kernsortiment“ entsprechend zu vermerken und zusätzlich die Gleichwertigkeit der Produkte darzulegen. Dabei ist keine absolute Identität der Produkte erforderlich, diese müssen aber in ihren wesentlichen und kennzeichnenden Eigenschaften, d.h. insbesondere bezüglich Form, Langlebigkeit, wesentlichen Materialbestandteilen und -eigenschaften vergleichbar sein. Der Nachweis muss in folgender Form geführt werden: Der Bieter muss die Produktbeschreibungen sowohl des vom AG genannten Produkts als auch des vergleichbaren „Ersatzprodukts“ mit Angebotslegung einreichen, sodass die Vergleichbarkeit der jeweiligen Produkte nachvollzogen werden kann. Legt ein Bieter ein Angebot mit gleichwertigen Produkten vor, ohne aber den Nachweis der Gleichwertigkeit in der beschriebenen Form zu führen, wird sein Angebot gem. § 124 GWB ausgeschlossen.

Die Versorgung des AG mit Reinigungsmittel soll durch eine lagerlose Beschaffung mit unmittelbarer Lieferung an den AG erfolgen. Daher müssen alle in den Produktübersichten aufgeführten Produkte lieferbar sowie in ausreichender Menge und zeitgerecht bereitgestellt werden können, sodass Lieferengpässe vermieden und die Lieferfristen eingehalten werden können.

Die in den Produktübersichten (Kernsortiment) genannten Mengenangaben beziehen sich auf den Jahreswert und sind statistisch ermittelte Durchschnittswerte der letzten Jahre. Sie dienen der Kalkulation und können im Auftragsfall jederzeit über- oder unterschritten werden. Eine feste Abnahmemenge wird nicht garantiert. Es besteht kein Anspruch auf Ausschöpfung der genannten Bestellmengen und Abnahmeverpflichtung. Darüber hinaus werden ggf. auch andere Reinigungsmittel aus dem regulären Sortimentskatalog des AN benötigt. Um deren wirtschaftliche Beschaffung zu ermöglichen, ist es erforderlich und erwünscht, dass der Auftragnehmer auch für andere Produkte, die nicht im Leistungsverzeichnis aufgeführt sind, Rabatte anbietet (Randsortiment). Der angebotene Rabatt ist im Angebot mitzuteilen.

In Anbetracht der Vielzahl unterschiedlicher Produkte und der ständigen Weiterentwicklungen im Reinigungsbereich legt der AG Wert auf eine qualifizierte Beratung und Betreuung. Um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen, müssen stets, möglichst die gleichen Ansprechpartner zu den üblichen Bürozeiten von 8.00 - 15.00 Uhr zur Verfügung stehen.

Vertragslaufzeit

Der Vertrag wird auf 2 Jahre abgeschlossen mit einer Option auf weitere 2 Jahre

Auftragsbeginn: 01.01.2027

Auftragsende: spätestens 31.12.2030

(1) Der Vertrag wird für eine feste Mindestlaufzeit von zwei Jahren geschlossen. Eine ordentliche Kündigung während dieser Mindestlaufzeit ist ausgeschlossen.

(2) Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Mindestlaufzeit automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, es sei denn, er wird von einer Vertragspartei mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt.

(3) Die automatische Verlängerung kann maximal zweimal erfolgen. Der Vertrag endet somit spätestens nach einer Gesamtlaufzeit von vier Jahren, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Bestellverfahren

Die Bestellungen müssen grundsätzlich via gesicherten Internetzugang (HTTPS) über einen internetbasierten Shop mit der Möglichkeit des Zugriffs via Microsoft Internet Explorer 11 abgewickelt werden. Hierfür ist dem AG kostenfrei eine Internet-Shop-Lösung zur Verfügung zu stellen. Der Onlineshop muss übersichtlich aufgebaut sein und alle Artikel im Angebotsspektrum des Bieters enthalten sein. Vor der Auftragserteilung ist ein Testzugang des Web-Shops kostenfrei einzurichten. Die Voraussetzungen, die dieser Internetshop erfüllen muss, sind im Folgenden aufgelistet:

Die Zugangs- bzw. Bestellberechtigung sollen für den Administrator (Kern- und Randsortiment) und für die jeweiligen Hausmeister (Kostenstellen) der Liegenschaften für ein spezifisches Sortiment eingerichtet werden können. Die Pflege des Sortiments für die Hausmeister sollte über den Administrator erfolgen.
Sämtliche ausgeschriebenen/angebotenen Produkte des Kern- und Randsortiments sind mit Herstellerangabe, Produktbezeichnung, Verpackungseinheit, Datenblatt, Zertifizierung und mit Bild zu versehen. Das Randsortiment sollte nur über ein gesondertes Fenster geöffnet werden.
Die im Rahmen dieser Ausschreibung angebotenen Preise sind den Produkten im Internet-Shop zugeordnet. Artikel des Randsortiments können ausgewählt werden, die Bestellung dieser Artikel kann aber erst nach der elektronischen Freigabe durch den autorisierten Mitarbeiter (Administrator) des AG erfolgen.
Es sind Suchmöglichkeiten nach Produktbezeichnung, Produktgruppen, Bestellnummern und freien Suchbegriffen vorhanden.
Die durch den AG zur Verfügung gestellte Listen der Kostenstellen sind zu hinterlegen. Mittels einer Suchfunktion müssen die einzelnen Kostenstellen bei einem Bestellvorgang abgerufen werden können. Die Auswahl mehrerer Kostenstellen bei einem Bestellvorgang muss gewährleistet sein.
Der Internetshop verfügt über eine leicht verständliche und komfortable Benutzerführung und ist übersichtlich gestaltet.
Der Internetshop ermöglicht schnelle Zugriffszeiten und einen schnellen Seitenaufbau.
Die direkte Bestellung aus dem Internetshop heraus ist möglich.
Es ist ein „Warenkorb“ vorhanden, um eine Bestellung für mehrere Produkte aufgeben zu können.
Die jeweilige Endsumme der Bestellung ist anzuzeigen.
Die Möglichkeit der Hinterlegung eines Budgets pro Kostenstelle muss gegeben sein, ebenso die jederzeitige Anpassung des Budgets. Nach der jeweiligen Bestellung ist das Restbudget anzuzeigen. Sollte das Budget überschritten werden, ist die Bestellung vom Systemadministrator freizugeben.
Der Aufbau und die Struktur des Web-Shops werden erstmalig vom AN angelegt. Der Administrator hat alle Rechte zur weiteren Verwaltung des Webshops. Die Hausmeister haben nur Zugriff auf die jeweilige Kostenstelle.
Es können Auswahllisten („Favoriten“) der am häufigsten von den einzelnen Verwaltungen bzw. einzelnen Kostenstellen oder Beschäftigten bestellten Produkte gespeichert werden.
Auftragsbestätigungen werden kurzfristig nach der Bestellung ebenfalls per E-Mail vom AN an den jeweiligen Besteller gesandt.
Die Rechnungen sind je Kostenstelle in elektronischer Form zuzustellen, sie müssen die Kostenstellen-Nummern ausweisen.
Es gibt festgelegte Zugänge für Administratoren, differenziert für das Landratsamt Rastatt, um Auswertungen über die Bestellungen der einzelnen Kostenstellen fertigen zu können. Zusätzlich müssen die Stammdaten selbständig bearbeitet werden können.
Die Bestellungen müssen für die einzelnen Kostenstellen in getrennten und mit Kostenstellennamen versehenen Verpackungen angeliefert werden.
Der AN muss dem AG unbegrenzt und kostenlos Auswertungen für einzelne und/oder alle Kostenstellen fertigen und in gängiger Dateiform bereitstellen.
Der AN muss bei Bedarf kostenlose Erstschulungen/Einweisungen in die Bedienung des Internetshops durchführen.
Der Internetshop verfügt über eine Bestellhistorie aus der der derzeitige Bearbeitungsstatus ersichtlich ist (Versanddatum, fehlende Produkte etc.).

Lieferbedingungen

Bestellungen sind innerhalb von 5 Werktagen auszuliefern. Die Anlieferung hat zu den üblichen Geschäftszeiten zu erfolgen: Montag-Donnerstag von 8:00 – 15:00 Uhr. Bei den Schulen des Landkreises Rastatt sind die Ferienzeiten zu beachten. Bei Lieferungen in das Hauptgebäude des Landratsamtes Rastatt, Am Schlossplatz 5, 76437 Rastatt sind aufgrund des empfindlichen Bodenbelags nur luftbereifte Transportwagen zu benutzen.

Jede Lieferung ist mit einem Adressetikett mit der Anlieferanschrift des AG zu versehen und jeder Lieferung ist ein Lieferschein beizufügen. Die Lieferungen müssen handelsüblich verpackt sein. Die Verpackung der Produkte muss den Inhalt auch bei Lagerung erkennen lassen. Die Verpackung ist auf das unbedingt erforderliche Maß zu beschränken. Der AN hat die Vertragsgegenstände zweckmäßig zu transportieren und abzuladen. Transport- und Umverpackungen der gelieferten Gegenstände sind gemäß Verpackungsordnung ohne Berechnung von Kosten vom Auftragnehmer zurückzunehmen.

Die vereinbarten Lieferfristen sind verbindlich. Liefer- und Leistungsverzögerungen sind dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen. Die Lieferung hat frei Verwendungsstelle (Lager) zu erfolgen.

Sollte die Lieferung aus Gründen, die der AN zu vertreten hat, nicht fristgerecht erfolgen, kann er im Einzelfall mit Zustimmung des AG seine Verpflichtung vorübergehend durch fristgerechte Lieferung gleichwertigen oder höherwertigen Ersatzmaterials erfüllen, ohne dass sich hierdurch der Kaufpreis erhöht.

Soweit der AG Eillieferungen benötigt, darf ein Lieferentgelt erhoben werden, welches gesondert im Preisblatt anzugeben ist.

Reklamationen

Reklamationen müssen innerhalb der nächsten 48 Stunden bearbeitet werden.

Für defekte oder falsch gelieferte Ware erfolgt in jedem Fall nach Wahl des AG kurzfristig eine kostenlose Ersatzlieferung oder eine entsprechende Gutschrift.

Falsch bestellte bzw. gelieferte Waren werden vom AN ohne zusätzlich anfallende Kosten bei der reklamierenden Stelle abgeholt. Die Warenrücknahme ist durch einen entsprechenden Retourenschein zu dokumentieren. Ist die Rechnungsstellung bereits erfolgt, ist eine entsprechende Korrektur vorzulegen bzw. eine Gutschrift auszustellen.

Anlieferstellen

Die entsprechenden Anlieferstellen sind in der Anlage „Liegenschaften“ aufgeführt. Sollten neue Einrichtungen/Außenstellen aufgrund organisatorischer oder politischer Veränderungen dem Unternehmen des AG beitreten, so gelten die Vertragsbedingungen sowie die vereinbarten Konditionen gleichermaßen.

Preise und Zahlungsbedingungen

Die im Artikelverzeichnis benannten Preise sind Festpreise. Eine Preisanpassung ist nur aufgrund extremer Kostensteigerung, die ein Festhalten an den Vertragspreisen unzumutbar machen. Dies ist jedoch frühestens 1 Jahr nach Vertragsbeginn möglich.

Eine Preisanpassung bedarf der Zustimmung des AG und ist mindestens 4 Wochen vor Wirksamkeit vom AN schriftlich sowie nachvollziehbar zu begründen. Der AN hat dem AG als Nachweis die Erhöhung der Kosten im Detail vorzulegen und anhand der Ur-Kalkulation zu erklären.

Der AN verpflichtet sich, die Artikel zu Einheitspreisen zu liefern. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage nach Rechnungseingang.

Controlling

Auf Verlangen des AG können Auswertungen gefordert werden. Auswertungen durch den AG im Web-Shop müssen nachfolgenden Kriterien möglich sein:

Benutzer
Umsatzliste
Kostenstellenübersicht (nach Zeitraum filterbar)
Suchfunktion nach Artikeln/Artikelnummern
Bericht/Analyse
Artikelanalyse pro Kostenstelle
Artikelanalyse gesamt

Datenschutz

Der AN und seine beauftragten Mitarbeiter/innen haben über alle dienstlichen Angelegenheiten, von denen Sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für den AG Kenntnis erhalten, Stillschweigen zu bewahren. Die einschlägigen Datenschutzgesetze sind zu beachten. Das Personal bzw. eingesetzte Subunternehmer sind unter Hinweis auf strafrechtliche Folgen einer Pflichtverletzung auf das Datengeheimnis nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verpflichten. Die Verpflichtung ist dem AG auf Verlangen vorzulegen.

Zuschlagskriterien

Die Zuschlagskriterien dieser Ausschreibung werden wie folgt ausgewertet:

Preis:

Der Angebotspreis (einzutragen in Anlage „Kernsortiment Reinigungsmittel“) wird mit einer Gewichtung von 70 % festgelegt, hier sind somit max. 70 Punkte möglich.

Für die Angebotswertung erhält der niedrigste Angebotspreis die vollen 70 Punkte, alle höheren Angebote werden hierzu ins Verhältnis gesetzt. Die Punktezahl errechnet sich wie folgt:

Bestpreis : Angebotspreis * 100

Bsp.: Liegt das Angebot 10 % über dem Bestpreis: 1 : 1,1 * 100 = 90,91. Da das Kriterium mit max. 70 Punkten gewichtet wird, ergibt sich hieraus eine Punktzahl von 63,64.

Nachhaltigkeit und sonstige Kriterien:

Wertungsmatrix, hier sind max. 30 Punkte zu erreichen


Nr.	Bezeichnung
1	Logistik
1.1	Wie erfolgt die Anlieferung	Eigener Transport (5 Pkt)	Paketdienst (0 Pkt)
1.2	Wie lange dauert die reguläre Anlieferung nach einer Bestellung	2 – 3 Werktage (5 Pkt)	4 - 7 Werktage (3 Pkt)
1.3	Sind Eillieferungen (48 h) möglich	Ja (3 Pkt)	Nein (0 Pkt)
1.4	Fallen Zusatzkosten an	Nein (3 Pkt)	Ja (0 Pkt)
2	Bestellung/Abrechnung
2.1	Kann ein Webshop speziell für das LRA eingerichtet werden	Ja (2 Pkt)	Nein (0 Pkt)
2.2	Kann die Rechnungsstellung nach Kundenvorgaben erfolgen (Kostenstellen und Betrag separat)	Ja (2 Pkt)	Nein (0 Pkt)
3	Ökologische Anforderungen
3.1	Nachhaltigkeit Ihres Angebots	100 % des Kernsortiments mit Nachhaltigkeitszertifikaten ( 7 Pkt)	70 % des Kernsortiments mit Nachhaltigkeitszertifikaten ( 5 Pkt)
		50 % des Kernsortiments mit Nachhaltigkeitszertifikaten ( 3 Pkt)	Unter 30 % des Kernsortiments mit Nachhaltigkeitszertifikaten ( 0 Pkt)
3.2	Haben Sie ein Klimakonzept	Ja (3 Pkt)	Nein (0 Pkt)

Leistungsbeschreibung Ausschreibung Reinigungsmittel 2026.docx

Auftraggeber