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Anlage 9 Lieferantenvereinbarung
Lieferantenvereinbarung
zwischen
Firma Straße, PLZ Ort
– nachstehend „Lieferant“ genannt –
und der
Pro Care Management GmbH Kurhausstr. 43, 97688 Bad Kissingen
– nachstehend „PCM“ genannt –
– Lieferant und PCM nachstehend gemeinsam die „Parteien“ oder jeweils einzeln „Partei“ genannt –
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Anlage 9 Lieferantenvereinbarung
Präambel
PCM betreibt einen Einkaufsverbund und ist von den Kunden, für die PCM unmittelbar und mittelbar tätig ist, beauftragt - im jeweils vertraglich vereinbarten Rahmen - Absprachen und Verhandlungen mit dem Lieferanten durchzuführen. Hierzu zählt beispielsweise, die Regelungen für den elektronischen Datenaustausch herbeizuführen. In der Organisation aller Lieferaktivitäten ist zu gewährleisten, dass die jeweils gültigen Rechtsvorschriften, Qualitätsstandards sowie die Richtlinien und Verordnungen der Europäischen Union eingehalten werden sowie betriebswirtschaftliche Erfordernisse Berücksichti- gung finden.
Für den Lieferanten fungiert PCM als Vermittlerin. Eine Abnahmeverpflichtung für Artikel des Lieferan- ten seitens der Kunden ergibt sich nur auf der Grundlage von Bestellungen; nicht auf der Grundlage dieser Lieferantenvereinbarung, die eine Rahmenvereinbarung darstellt. Der Lieferant genießt kein Ex- klusivitätsrecht.
Bei Bedarf ist eine Auditierung des Lieferanten möglich. Die Durchführung des Audits kann von PCM delegiert werden.
§ 1 Geltungsbereich
Diese Vereinbarung entfaltet Wirkung für die dem Einkaufsverbund PCM unmittelbar und mittelbar angeschlossenen Unternehmen. Die einzelnen Betriebe haben grundsätzlich keine Listungskompe- tenz; dies obliegt ausschließlich PCM.
§ 2 Lieferung
Die Abwicklung der Bestellvorgänge wird durch eine individuelle Vereinbarung zwischen dem Lieferan- ten und dem jeweiligen Kunden geregelt.
Die Mengen der zu liefernden Artikel richten sich ausschließlich nach dem Bedarf der Kunden und ihren entsprechenden Bestellungen, ggf. unter Berücksichtigung vertraglich vereinbarter Mindestbestell- werte pro Lieferung.
Mit dieser Vereinbarung ist keine Mindestabnahmemenge durch die Kunden verbunden. Eine solche ergibt sich auch nicht aus dauernder Übung oder sonstigen Umständen, wie dem Erreichen einer be- stimmten Umsatzhöhe oder einer gewissen Absatzmenge.
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Anlage 9 Lieferantenvereinbarung
Die Lieferung hat generell mit Transportmitteln, die den gesetzlichen Hygieneanforderungen entspre- chen, zu erfolgen. Sollten andere Ladehilfsmittel eingesetzt werden, so ist dies mit PCM und dem je- weiligen Kunden direkt abzustimmen.
Für die Lieferungen von kühlpflichtigen Waren gelten die für die jeweilige Warengruppe festgelegten Höchsttemperaturen von maximal +2°C/+7°C und bei Tiefkühlware die maximale Kerntemperatur von –18°C.
Alle in der Bestellung genannten oder anderweitig vereinbarten Liefertermine und -fristen (auch mündlich und fernmündlich vereinbarte) sind rechtsverbindlich. Ist ein Lieferzeitpunkt nicht verein- bart, so ist die Lieferung unverzüglich auszuführen. Der Lieferant ist verpflichtet, das angeschlossene Unternehmen, das er beliefern soll, über jeglichen drohenden oder eingetretenen Verzug, dessen Ur- sachen und die voraussichtliche Dauer der Verzögerung in Kenntnis zu setzen. Der Eintritt des Lie- ferverzugs bleibt davon unberührt. Die Abwicklung der Bestellvorgänge wird durch eine individuelle Vereinbarung zwischen dem Lieferan- ten und dem jeweiligen Kunden geregelt.
§ 3 Mängel
Gesetzliche Gewährleistungsrechte stehen den Kunden uneingeschränkt zu.
Offensichtliche Mängel sind gemäß § 377 HGB unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 8 Tagen nach Eingang der Ware, verdeckte unverzüglich nach Ihrer Entdeckung zu rügen. Differenzen, welche die Stückzahl oder die Sorten der zu einer Lieferung gehörenden Verkaufseinheit betreffen, können nur anerkannt werden, wenn sie sofort bei Empfang der Ware festgestellt und auf der Empfangsquit- tung vermerkt werden. Art und Umfang der Mängel sowie die Nummer des Lieferscheins bzw. der Rechnung sind anzugeben. Die beanstandete Ware ist zur Prüfung zur Verfügung zu halten und muss so lange in produktionsentsprechender Weise gelagert und sachgerecht behandelt werden.
Bei Vorliegen eines Mangels sind die Kunden insbesondere berechtigt,
a) Neulieferung oder Nachbesserung zu fordern (In dringenden Fällen oder wenn der Lieferant einer entsprechenden Aufforderung nicht unverzüglich nachkommt, können die Kunden selbst oder durch Dritte Ersatzlieferung oder Nachbesserung auf Kosten des Lieferanten vornehmen.), b) vom Vertrag zurück zu treten oder den Kaufpreis zu mindern, c) Schadenersatz wegen Nichterfüllung zu fordern. Daneben ist der Lieferant verpflichtet, den Kunden alle mittelbaren Schäden aus diesem Mangel, die nicht am Liefergegenstand selbst entstanden sind, zu ersetzen.
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Anlage 9 Lieferantenvereinbarung
Werden im Falle von Fehlmengen ohne Rücksprache bzw. Einverständnis des Kunden Ersatzartikel ge- liefert, die im Preis höher liegen als der ursprünglich bestellte Artikel, so ist der Lieferant verpflichtet, maximal den Preis der ursprünglich bestellten Ware zu berechnen. Der Lieferant ist nicht befugt, seine Lieferungs-, Gewährleistungs- oder Schadensersatzleistungen wegen eigener Ansprüche aus diesem oder anderen Geschäften zurückzuhalten oder insoweit eine Aufrechnung vorzunehmen.
Mängelgewährleistungsansprüche des Kunden verjähren frühestens 24 Monate nach Gefahrenüber- gang.
Rechtsmängel:
Der Verkäufer gewährleistet, dass die Ware frei von Rechten Dritter geliefert wird und durch die Lie- ferung keine Rechte Dritter verletzt werden. Der Lieferant stellt die Kunden insoweit von etwaigen Ansprüchen Dritter auf erstes Anfordern frei.
Schäden, die der Lieferant in den Betriebsräumen oder auf dem Betriebsgelände der Kunden verur- sacht, sind unverzüglich dem Kunden zu melden. Das Recht auf Schadenersatz bleibt, unabhängig von der Art der Pflichtverletzung einschließlich unerlaubter Handlungen, unberührt.
§ 4 Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung zu getätigten Lieferungen hat an den belieferten Kunden gemäß dem festge- legten Rechnungstext zu erfolgen und zwar spätestens bis zum 4. Werktag des Folgemonats. Der Rech- nungstext muss auf jeder Seite der Rechnung erkennbar sein.
Die Rechnungen sind über festgelegte Bankverbindungen zu begleichen. Dem Kunden ist ein problem- loses Zuordnen von Lieferscheinen und Rechnungen zu ermöglichen.
§ 5 Preise und Gültigkeit
Die Preise und deren Gültigkeit werden im Datenaustausch §7 zugesandt und müssen vom Lieferan- ten sowie von PCM akzeptiert sein. Preise, deren Gültigkeit abgelaufen ist, gelten so lange, bis der Lieferant geänderte Preise im Datenaustausch meldet und diese akzeptiert sind.
Die Preisgültigkeit und -Anpassung erfolgt gemäß den Bestimmungen in Anlage A Rahmenvertrag Le- bensmittel §5 Abs. 1.
Feiertagsregelung:
- Regelung für bundeseinheitliche Feiertage:
- Freitag = Feiertag: Preismeldung muss bis Donnerstag 09:00 Uhr bei PCM vorliegen
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Anlage 9 Lieferantenvereinbarung
- Montag = Feiertag: Die Preisgültigkeit verlängert sich bis Dienstag
** Bei bundeseinheitlichen Feiertagen muss die Preismeldung bis 1 Tag vor dem Feiertag vorlie- gen.
Die Preise gelten frei Verwendungsstelle. Der Lieferant hat die Ware in die Räumlichkeiten der Ver- wendungsstelle lt. Anweisung des Kunden oder der Anweisung der zuständigen Mitarbeiter des Kun- den vor Ort zu liefern. Die Gültigkeit von Festpreisen sowie eine einheitliche Pfandberechnung erstrecken sich auf das ge- samte Liefergebiet des Lieferanten.
§ 6 Gutschriften
Rechnungsbeträge dürfen nicht über dem vereinbarten Preis der bestellten Artikel liegen, anderenfalls erfolgt unmittelbar eine Gutschrift an den Kunden. Fehllieferungen und Retouren werden unmittelbar als Gutschrift erstattet, sofern keine Ersatzlieferung vereinbart wird.
§ 7 Datenaustausch
Der Lieferant verpflichtet sich zur regelmäßigen Lieferung und Aktualisierung der definierten Daten. Zu diesem Zweck stellt PCM Satzformate zur Verfügung. Diese finden Sie auf der Website https://pro- careline.com/schnittstellen/ . Die Satzformate sind durch den Lieferanten inhaltlich mit Artikeldaten, Preisen, Lieferscheindaten, Umsätzen und Kundenstammdaten zu befüllen. Beauftragt der Lieferant Dritte mit der Erstellung / Anpassung / Übermittlung eines Satzformates, trägt er die Kosten dafür.
Für den Datenaustausch mittels Satzformat gelten die auf der Website https://procare- line.com/schnittstellen/ definierten Varianten und Regelungen.
Der GV-Kat (Satzbeschreibung) und etwaige Datensatzformate für den vollautomatisierten Austausch der Artikel- und Preisdaten inkl. der Inhaltsstoffe werden von der PCM in der Regel einmal jährlich aktualisiert. PCM behält sich vor, dass unter betrieblichen Umständen wie durch z.B. Änderungen der gesetzlichen Anforderungen die Datensatzformate innerhalb eines Jahres mehrfach aktualisiert wer- den und dem Lieferanten zur Verfügung gestellt werden.
Der Lieferant ist verpflichtet, die Datensatzformate entsprechend zu aktualisieren. Das jeweils gültige Datenaustauschformat darf durch die Bearbeitung des Lieferanten für Übertragungszwecke nicht ver- ändert werden. Dies betrifft z. B. das Löschen oder Verschieben von Spalten oder die Veränderungen von Einheiten, Überschriften und Bezügen.
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Anlage 9 Lieferantenvereinbarung
PCM übermittelt die Willenserklärungen der Kunden an den Lieferanten als Bote, beispielsweise mit- tels des vorgenannten Datenaustausches.
§ 8 QM
Die Qualitätsstandards des Lieferanten haben folgenden Qualitätskriterien zu entsprechen:
− Die gesetzlich geforderte Lebensmittelhygiene wird sichergestellt.
− Die geforderten Bestandteile eines HACCP-Konzeptes als Element des Qualitätssicherungs- und Eigenkontrollsystems werden verbindlich umgesetzt. Hierüber ist ein Nachweis, dass das HACCP- Konzept erfolgreich angewendet wird, erforderlich.
− Alle zu liefernden Lebensmittel entsprechen den geltenden Gesetzen und Verordnungen über Le- bensmittel und Bedarfsgegenstände. Innerhalb der kompletten Wertschöpfungskette ist zu ge- währleisten, dass die jeweils gültigen Rechtsvorschriften und Qualitätsstandards eingehalten wer- den. Die Einhaltung gültiger Verordnungen ist sicherzustellen.
− Die gesetzlichen Vorschriften zum Nachweis aller „lebensmitteltypischer Zutaten“ werden einge- halten. Die Übersicht aller betroffenen Produkte und deren Inhaltsstoffe werden PCM unaufge- fordert stets aktuell zur Verfügung gestellt.
− Der Lieferant versichert, dass er und seine Vorlieferanten die Richtlinien der ILO verbindlich um- setzen. Sollte der Lieferant über einen eigenen Ethik-Kodex verfügen, so ist dieser PCM zur Verfü- gung zu stellen.
− Hinsichtlich der Sortimentsdisziplin erfolgen Lieferungen nur aus dem gültigen Sortiment.
− Eindeutige Warenbezeichnung und einheitliche Vergabe von Artikelnummern.
− Ständige Erreichbarkeit zu geschäftsüblichen Zeiten sowie kurzfristige Lösungen bei Liefer-prob- lemen.
− Auslieferung eines gleichwertigen Ersatzes (gleiche Qualitätsstandards, gleicher Nutzwert und gleicher Preis), wenn gelistete Artikel nicht vorrätig sein sollten.
− Betriebshaftpflichtversicherungen mit ausreichend Deckungsumfang entsprechend dem Gefähr- dungspotential. Der Lieferant ist verpflichtet, Verringerungen des Deckungsumfangs oder Been- digung der Versicherung gegenüber PCM unverzüglich und unaufgefordert anzuzeigen.
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Anlage 9 Lieferantenvereinbarung
Welches Qualitätsmanagementsystem ist in Ihrem Unternehmen implementiert?
☐ IFS, welcher?: ________________ _
☐ ISO 9001 ☐ ISO 22000
☐ BRC ☐ QS ☐ HACCP
☐ Global GAP ☐ Bio (EG-Öko-VO Nr. 834/2007)
☐ Sonstiges: ________________ _
(Bitte fügen Sie eine Kopie der aktuellen Zertifikate, sowie eine Versicherungsbestätigung bei!)
Der Lieferant ist verpflichtet, jährlich den Nachweis über die Aktualität seiner o. g. Zertifikate und Qua- litätssicherungsmaßnahmen gegenüber PCM zu erbringen. Ebenso muss PCM unverzüglich über neu hinzukommende Zertifikate und Nachweise zu Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie über Änderun- gen von bestehenden Zertifikaten und Nachweisen informiert werden. PCM ist berechtigt diese Unter- lagen an den Kunden weiter zu leiten. Planen Sie in nächster Zeit die Einführung eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems?
☐ Nein
☐ Ja, welches und wann: ________________ _
Für Produktionsbetriebe gilt weiterhin bzw. wird von diesen zur Verfügung gestellt:
− Für alle zu liefernden Artikel sind die Produktspezifikationen (Produktdatenblätter) mit Pro- duktanalysen abzugeben.
− Die Lebensmittelanalysen müssen von einem amtlich vereidigten Lebensmittel-sachverständi- gen abgezeichnet sein.
− Kopie der Zulassungsurkunde des Produktionsbetriebes nach EU-Norm
− Eine Bestätigung der gesetzlichen Produkthaftpflichtversicherung wird der Lieferantenverein- barung beigefügt. Der Lieferant ist verpflichtet, Verringerungen des Deckungsumfangs oder Beendigung der Versicherung gegenüber PCM unverzüglich und unaufgefordert anzuzeigen. Die Deckungssummen betragen mindestens:
2.500.000,00 € pauschal für Personen- und Sachschäden
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Anlage 9 Lieferantenvereinbarung
Der Lieferant verpflichtet sich, im Falle der Aktualisierung/Erweiterung PCM die neuen/aktualisierten QM-Dokumente und Nachweise unaufgefordert zukommen zu lassen. PCM ist berechtigt, diese Unter- lagen an seine Kunden weiter zu geben.
§ 9 Haftungsausschluss
Der Lieferant stellt PCM von allen Ansprüchen frei, die z. B. auf Grund unsachgemäßer Herstellung, Lagerung, Verarbeitung oder falscher Produktdatenblätter/ -analysen der gelieferten Waren entste- hen.
§ 10 Zu beliefernde Objekte
Die zu beliefernden / oder nicht mehr zu beliefernden Objekte der Kunden werden dem Lieferanten von PCM schriftlich mitgeteilt.
§ 11 Verschwiegenheit
a) Beide Parteien verpflichten sich, über vertrauliche Verhandlungen, Preise, Liefermengen und sonstige Vereinbarungen Stillschweigen zu bewahren. Hierin sind auch alle Gespräche vor Ab- schluss einer Liefervereinbarung eingeschlossen - unabhängig davon, ob es zu einer Geschäftsbe- ziehung mit PCM oder Kunden der PCM kommt. b) Der Lieferant darf die Kunden bei Bedarf ausschließlich über Preise informieren. Sämtliche ande- ren Informationspflichten sind die Aufgabe von PCM. c) Diese Verschwiegenheitspflicht erstreckt sich auch auf alle Arbeitnehmer und sonst im Betrieb beider Parteien tätigen Personen. d) Der Lieferant verpflichtet sich, hinsichtlich aller vertraulichen Vorgänge, über die er im Rahmen seiner Tätigkeit in den Betrieben der Kunden Kenntnis erlangt, zur Verschwiegenheit. e) Die Verschwiegenheitsverpflichtung besteht auch nach Beendigung der Geschäftsbeziehung un- eingeschränkt fort.
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Anlage 9 Lieferantenvereinbarung
§ 12 Gewährleistung
Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsbestimmungen.
§ 13 Schriftformerfordernis
a) Beide Parteien erklären, dass mündliche Nebenabreden nicht getroffen sind. b) Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für eine Auf-he- bung dieser Schriftformklausel.
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Anlage 9 Lieferantenvereinbarung
§ 14 Ausfertigungen
Jede der Parteien bekennt, eine Abschrift dieser Vereinbarung erhalten zu haben.
§ 15 Gerichtsstand
Gerichtsstand und Erfüllungsort ist der Sitz der Pro Care Management GmbH.
§ 16 Änderungen
Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages oder einzelner Bestimmungen bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform und der rechtsverbindlichen Unterzeichnung durch beide Vertrags- partner.
§ 17 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Klauseln oder Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, oder weist dieser Vertrag Lücken auf, so wird hierdurch die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen nicht berührt. Für diesen Fall verpflichten sich die Parteien, anstelle der unwirksamen Bestimmung rückwirkend eine wirksame Bestimmung zu vereinbaren, welche dem Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt. Im Falle einer Lücke werden sie eine Bestimmung vereinbaren, die dem entspricht, was dem Sinn und Zweck dieses Vertrages am nächsten kommt, wenn die Angelegenheit bedacht worden wäre.
_________________________________ Bad Kissingen, den Ort, Datum Ort, Datum
Unterschrift Lieferant Pro Care Management GmbH Udo Reppert, Geschäftsführer
Name und Position in Druckbuchstaben
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