[Seite 1]
LEISTUNGSBESCHREIBUNG
Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Kopier- und Spezialpapieren an die Landeshauptstadt Mainz mit 12-monatiger Laufzeit, voraussichtlich vom 01.12.2026 bis 30.11.2027 und automatischer Verlängerungsoption um weitere 12 Monate.
Die Landeshauptstadt Mainz (Auftraggeberin) beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Liefe- rung von verschiedenen Kopier- und Spezialpapieren. Die Rahmenvereinbarung hat eine Gültigkeit von 12 Monaten, voraussichtlich vom 01.12.2026 bis 30.11.2027. Sie verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, soweit dem Eintritt der Verlängerungsoption nicht fristgerecht durch eine der beiden Vertragsparteien widersprochen wird.
Der Leistungsumfang mit den jeweiligen Schätz- und Höchstmengen an einzelnen Kopier- und Spezialpapieren ergibt sich aus dem beigefügten Preisblatt zur Leistungsbeschreibung.
- Abrufaufträge, Schätz- und Höchstmengen der Rahmenvereinbarung
1.1 Der Leistungsumfang der Rahmenvereinbarung wird während der Vertragslaufzeit bei Bedarf durch die je- weilige Organisationseinheit des Auftraggebers durch Einzelauftrag abgerufen. Für die einzelnen Abrufauf- träge gelten keine Mindestbestellmengen bzw. Mindestbestellwerte.
1.2 Die im Preisblatt zur Leistungsbeschreibung angegebenen Schätzmengen beruhen auf Erfahrungswerten vorausgegangener Jahre und sind daher nicht verbindlich. Sie dienen dem Bieter als Anhaltspunkt für seine Preiskalkulation. Die Schätzmengen können bis zum Ablauf der Laufzeit der Rahmenvereinbarung über- oder unterschritten werden. Insoweit besteht für den Auftragnehmer kein Anspruch auf vollständige Ab- nahme der angegebenen Schätz- bzw. Höchstmengen während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung. Hier- durch evtl. entstehende Mehrkosten sind in die Einheitspreise mit einzukalkulieren. Nachträgliche Mehr- preisforderungen sind ausgeschlossen.
1.3 Die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Mengen gelten insgesamt für sämtliche Organisationseinheiten der Auftraggeberin (Ämter, Schulen und Kindertagesstätten sowie Eigenbetriebe und weitere Töchter der Landeshauptstadt Mainz).
1.4 Die Lieferung hat kurzfristig, grundsätzlich innerhalb von 1 bis 3 Werktagen, nach Eingang der Bestellung beim Auftragnehmer durch diesen zu erfolgen. Teillieferungen und deren gesonderte Abrechnung sind grundsätzlich nicht zulässig. Sofern Teillieferungen erforderlich sind, gehen sämtliche hierdurch anfallenden zusätzliche Kosten zu Lasten des Auftragnehmers. Bei eintretenden Lieferverzögerungen setzt der Auftrag- nehmer den Auftraggeber hierüber unverzüglich in Kenntnis.
1.5 Bei Bedarf sind Proben der angebotenen Produkte den Bestellern des Auftraggebers auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.
1.6 Der Auftragnehmer unterhält eine für den Auftraggeber während der üblichen Geschäftszeiten (Mo - Fr von 8:00 Uhr – 17:00 Uhr) eine kostenfreie Beratungs- und Service-Hotline.
- Lieferungen
2.1 Die Lieferung hat kurzfristig, grundsätzlich innerhalb von 3 Arbeitstagen (Montag bis Freitag), nach Ein- gang der Bestellung beim Auftragnehmer durch diesen zu erfolgen. Teillieferungen und deren gesonderte Abrechnung sind ausnahmsweise zulässig, sofern der gesamte Bestellumfang nicht innerhalb der vorge- nannten Lieferfrist vom Auftragnehmer ausgeliefert werden kann. Soweit durch Teillieferungen zusätzliche Kosten entstehen, gehen diese zu Lasten des Auftragnehmers. Bei eintretenden Lieferverzögerungen setzt der Auftragnehmer die Auftraggeberin hierüber unverzüglich in Kenntnis.
2.2 Die Landeshauptstadt Mainz verfügt über 200 Lieferadressen innerhalb des Stadtgebietes Mainz (Dienstge- bäude ohne Fahrstuhl teilweise bis 2. OG, mit Fahrstuhl auch höher).
2.3 Die Lieferung erfolgt stets kostenfrei. Die Lieferung erfolgt nach gesetzlichen Vorgaben und autonomen Recht der gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) bis in den jeweiligen Lagerraum (Verwendungsstelle) der bestellenden Organisationseinheit des Auftraggebers. Mindestbestellmengen bzw. -werte finden keine
Stand 06.10.2026
[Seite 2]
Anwendung. In den Einheitspreisen sind sämtliche Bezugs-, Entlade-, Verpackungs- und Entsorgungskos- ten der Verpackung sowie Transport, Abladung und Versicherung zu berücksichtigen.
2.4 Die mit den Abrufaufträgen evtl. zusätzlich übermittelten Bemerkungen/Hinweise des Bestellers (z. B. Lie- ferfristen, Artikelbeschreibungen, Anliefermodalitäten) sind Auftragsbestandteil und vom Auftragnehmer zu beachten.
2.5 Gemäß Verpackungsverordnung sind Transportverpackungen nach Gebrauch vom Auftragnehmer zurück- zunehmen (§ 4 VerpackV). Umverpackungen sind vor Lieferung zu entfernen (§ 5 VerpackV).
2.6 Jeder Lieferung ist ein von außen zugänglicher Lieferschein mit Angabe der Bestelldaten beizufügen. Bei jeder Erstauslieferung pro Objekt sind Sicherheitsdatenblätter mitzuliefern und auszuhändigen.
2.7 Die Warenlieferung erfolgt auf Gefahr des Auftragnehmers bis zum jeweiligen Lagerraum (Verwendungs- stelle) der Auftraggeberin. Die Waren werden am Bestimmungsort im Rahmen des Geschäftsvorganges vor Annahme auf offensichtliche Schäden untersucht. Untersuchungs- und Rügefristen des Auftragnehmers sind nicht zulässig. Mängel werden dem Auftragnehmer unverzüglich nach Feststellung gemeldet. Der Auf- tragnehmer sichert der Auftraggeberin zusätzliche eine mängelunabhängige Rückgabe- bzw. Umtauschfrist von 14 Tagen nach Erhalt der Ware zu.
- Vertragslaufzeit
Die Rahmenvereinbarung wird mit dem Auftragnehmer für einen 12-monatigen Zeitraum, voraussichtlich vom 01.01.2027 bis 31.12.2027, geschlossen. Sie verlängert sich einmalig automatisch um weitere 12 Mo- nate, sofern dem Eintritt des Verlängerungszeitraumes nicht durch eine der beiden Vertragsparteien wider- sprochen wird. Eine Widerspruchserklärung hat schriftlich, spätestens bis zum 31.08.2027 zu erfolgen. Maßgeblich ist hierbei der Zugang des Widerspruches bei der anderen Vertragspartei.
- Zuschlag
4.1 Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Zuschlagskriterium ist der Preis.
4.2 Im Zuge der Angebotsprüfung behält sich der Auftraggeber das Recht vor, einzelne der angebotenen Pro- dukte bei Bedarf zu bemustern. In diesem Fall stellt der Bieter dem Auftraggeber, auf dessen Anforderung hin, ein Produktmuster innerhalb einer angemessenen Frist kostenfrei zur Verfügung.
4.3 In den Spalten „Artikelname („Leitartikel“)“, „Artikelbeschreibung („Leitartikel“)“ und „Hersteller“ des Preisblattes zur Leistungsbeschreibung sind die anzubietenden Artikel aufgeführt. Soweit diese hersteller- spezifischen Angaben enthalten, handelt es sich um Produkte, die aktuell vom Auftraggeber erworben wer- den. Dem Bieter steht es frei, ebenfalls diese Produkte oder alternativ gleichwertige Produkte anzubieten. Die Gleichwertigkeit ist vom Bieter nachzuweisen.
4.4 In die Spalte „Preis netto/Verpackungseinheit“ sind die Einzel- bzw. Gesamtpreise ausschließlich der Mehrwertsteuer anzugeben. Die Gesamtsumme der einzelnen Positionen (Spalte 19) wird automatisch er- rechnet. Ebenso die anfallende Mehrwertsteuer sowie die Brutto-Angebotssumme. Der Gesamtangebots- preis inklusive Mehrwertsteuer sowie ein evtl. Preisnachlass ohne Bedingungen sind vom Bieter zudem im „Angebotsschreiben“ der Vergabeunterlagen aufzuführen. Weicht die Verpackungseinheit des angebotenen Produktes von der vorgegebenen Verpackungseinheit ab, ist dies vom Bieter in Spalte 10 durch ein „X“ kenntlich zu machen. Der Angebotspreis der tatsächlichen Verpackungseinheit ist, umgerechnet auf die vorgegebene Verpackungseinheit, sodann in Spalte 19 einzutragen.
4.5 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, binnen 5 Werktagen nach Zuschlagserteilung alle erforderlichen Arti- kelinformationen der TEK Service AG als Dienstleister des Auftraggebers (nachfolgend als „Dienstleister“ bezeichnet) zur Verfügung zu stellen.
4.6 Artikel, die nicht Bestandteil der Rahmenvereinbarung sind, können vom Dienstleister beim Auftragnehmer angefragt und bis zum Ablauf der Rahmenvereinbarung zusätzlich in den elektronischen Katalog aufge- nommen werden. Für diese Artikel gelten sodann die Bestimmungen der Vergabeunterlagen analog.
4.7 Die bei der Bestellung evtl. zusätzlich übermittelten Bemerkungen/Hinweise des Bestellers (z. B. Lieferfris- ten, Artikelbeschreibungen, Anliefermodalitäten) sind Auftragsbestandteil und vom Auftragnehmer zu be- achten.
Stand 06.10.2026
[Seite 3]
4.8 Das Leistungsverzeichnis beinhaltet als Preisblatt zum Leistungsverzeichnis eine Excel-Datei mit den benö- tigten Artikeln. Diese ist durch den Bieter mit den erforderlichen Angebotsangaben zu ergänzen und mit Angebotsabgabe vorzulegen.
4.9 Artikelanfragen Die Organisationseinheiten des Auftraggebers sind befugt, Artikel, die nicht Gegenstand der Rahmenver- einbarung sind, über den Dienstleister beim Auftragnehmer zur nachträglichen Einstellung in den elektroni- schen Katalog anfragen. Der Auftragnehmer meldet in diesen Fällen
- die Verfügbarkeit mit allen erforderlichen Daten, Bildern und Preisen bzw.
- die Nichtverfügbarkeit am Markt innerhalb eines Werktages an den Dienstleister.
- Nachhaltige Beschaffung
Die im Preisblatt zum Leistungsverzeichnis aufgeführten Produktbeschreibungen beinhalten Minimalkrite- rien, insbesondere auch im Hinblick auf eine nachhaltige Beschaffung durch entsprechende Siegel. Soweit gleichwertige Produkte angeboten werden, erfordert die Gleichwertigkeit auch die Erfüllung der jeweiligen Minimalkriterien. Dies ist vom Bieter mit Angebotsabgabe nachzuweisen.
Stand 06.10.2026