Leistungsbeschreibung allgemeiner Teil.pdf

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Stadtverwaltung Zwickau Personal- und Hauptamt SG Service

Leistungsbeschreibung Kostenstellenbelieferung

1. Allgemeiner Teil

1.1. Vertragslaufzeit, Leistungsumfang und Preisgestaltung

1.1.1. Der Auftragnehmer (Lieferant) liefert im Leistungszeitraum vom 01.01.2027 bis 31.12.2027 allgemeines Büromaterial und Kopierpapier für Fachämter der Stadtverwaltung Zwickau. Der Vertrag endet automatisch mit Ablauf des 31.12.2027. Einer separaten Kündigung des Vertrages bedarf es nicht.

1.1.2. Die angebotenen Preise sind für die gesamte Vertragslaufzeit (01.01.2027 bis 31.12.2027) Festpreise. Alle eventuellen Preisänderungen sind im Angebot einzukalkulieren. Eine Erhöhung der Preise ist während der Vertragslaufzeit ausgeschlossen. Alle Aufwendungen des Bieters müssen in den Preisen enthalten sein. Hierzu gehören der Onlinekatalog mit Bestellsystem, Verpackung, Transport- und Energiekosten, Anlieferung, Distribution, Rücknahme der Verpackung oder Paletten, Rechnungslegung und Reklamationsbearbeitung.

1.1.3. Die angegebenen Mengenvorgaben sind Durchschnittswerte und stellen für den Vertragszeitraum Richtwerte dar. Der Auftragnehmer kann nicht geltend machen oder auf Erfüllung klagen, wenn die im Leistungsverzeichnis angegebenen Mengen vom Auftraggeber über- oder unterschritten werden. Die Abnahmemengen wurden auf der Grundlage des tatsächlichen Bedarfes im Zeitraum 01.01.2026 – 31.08.2026, gerechnet auf die Vertragsdauer, ermittelt.

1.2. Allgemeine Bestimmungen

1.2.1. Grundlage für die Angebotsabgabe sind die Leistungsbeschreibung und der Artikelkatalog. Eigenständige Änderungen und Ergänzungen sind in diesem nicht erlaubt. Die Vertragspartner sind sich darüber einig, dass eine Sortimentserweiterung/Sortimentsänderung auf Anforderung des Auftraggebers während der Vertragslaufzeit möglich ist. Eine Erweiterung des Sortiments bedarf in jedem Falle eines schriftlichen Angebotes sowie der schriftlichen Annahme des Angebotes durch den Auftraggeber.

1.2.2. Der Auftragnehmer sichert während des Auftragszeitraumes die Lieferung des jeweiligen gleichen im Leistungsverzeichnis angegebenen Produktes zu. Über neue Produkte oder technische Änderungen ist der Auftraggeber vom Auftragnehmer schriftlich zu unterrichten. Sollten Produkte aufgrund der Marktlage ausgewechselt werden müssen, ist der Auftraggeber vier Wochen vor dem Produktwechsel darüber schriftlich zu informieren. Voraussetzung für die Zustimmung zu einem Austauschprodukt ist, dass sich bei einem Wechsel keine Qualitätsverschlechterungen oder Preisänderungen ergeben dürfen. Bei allgemeinem Büromaterial übergibt der Auftragnehmer auf Anforderung dem Auftraggeber zum Test einen kostenfreien Probeartikel des Ersatzproduktes.

Bei einem Produktwechsel von Kopier- oder Recyclingpapier hat der Auftragnehmer einen Probepack mit mindestens 500 Blatt vor dem Wechsel

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kostenfrei zu Testzwecken zur Verfügung zu stellen. Stellt sich das Austauschprodukt als nicht geeignet heraus, so hat der Auftraggeber dafür Sorge zu tragen, dass ein gleichwertiges und geeignetes Papier zum ursprünglich vereinbarten Preis zur Verfügung steht.

Die Lieferung eines Austauschproduktes bedarf vorab der schriftlichen Bestätigung des Auftraggebers. Werden ohne das schriftliche Einverständnis des Auftraggebers Waren geliefert, die nicht denen des Angebotes zum Leistungsverzeichnis entsprechen, wird die Annahme verweigert. Der Auftragnehmer hat unverzüglich die im Angebot zum Leistungsverzeichnis definierte Ware zu liefern und ist für etwaige Schäden schadensersatzpflichtig.

1.3. Produktanforderungen, Umweltzertifikate

1.3.1. Die angebotenen Produkte im Bereich Büromaterial haben generell eine hohe Qualität aufzuweisen und sollen umweltfreundlich und nachaltig sein. Sie haben den einschlägigen DIN- und Sicherheitsnormen zu entsprechen.

Das angebotene Papier muss ebenfalls den einschlägigen DIN- und Sicherheitsnormen, insbesondere der DIN EN 12281, DIN 6738 sowie DIN EN ISO 9706 entsprechen. Das Papier muss allen Bedürfnissen gerecht werden und für die Bereiche Farb-, Tintenstrahl- und Laserdrucker sowie Kopier-, Fax- und Multifunktionsgeräte geeignet sein. Angebotenes holzfreies Papier muss aus zertifizierter nachhaltiger Forstwirtschaft stammen. Der Bieter hat hierzu entsprechende Nachweise dem Angebot beizufügen.

Angebotenes Recyclingpapier hat einen hohen Umweltstandard zu erfüllen und eines der Umweltzeichen „Blauer Engel“, „FSC—Recyclingstandard“, „EU Ecolabel“ oder „Nordic Swan“ zu führen. Der Nachweis ist den Unterlagen beizufügen. Die Qualität des Recyclingpapiers muss hochwertig sein, einen hohen Weißegrad (CIE mindestens 135) aufweisen und für alle Bereiche wie Farb-, Tintenstrahl- und Laserdrucker sowie Kopier-, Fax- und Multifunktionsgeräte geeignet sein.

1.3.2 Sind im Leistungsverzeichnis entsprechende Herstellerfirmen genannt, so werden auch Produkte dieser Hersteller erwartet.

1.3.3. Im spezifischen Teil (Artikelkatalog) ist in der Spalte „Artikelnummer/Hersteller“ die Marke und Artikelnummer des Herstellers des Artikels anzugeben, welcher über den Vertragszeitraum geliefert wird. Die Bezeichnung „Hausmarke“ oder ähnliches muss mit entsprechenden Produkterläuterungen unterlegt sein (ggf. auf gesonderter Anlage). Die angebotenen Artikel müssen im Einzelnen zwingend nachvollziehbar im Rahmen der Angebotsauswertung erkennbar sein. Verweise auf hauseigene Kataloge oder Onlinekataloge, die im Rahmen der Auswertung nicht zur Verfügung stehen, werden nicht berücksichtigt und von der Wertung ausgeschlossen.

1.3.4. Die im spezifischen Teil (Artikelkatalog) als Verpackungseinheiten angegebenen Einheiten sind als kleinste zu liefernde Menge zu verstehen. Der Einzelpreis (EP) ist somit bezogen auf die Verpackungseinheit anzugeben. Angebote, die diese Vorgabe nicht berücksichtigen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

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2. Bemusterung

2.1. Der Auftraggeber behält sich eine Bemusterung einzelner Artikel vor. Eine Bemusterung von Artikeln mit der Bezeichnung „Hausmarke“ oder ähnliches erfolgt in jedem Falle. Auf Anforderung stellt der Bieter innerhalb von 3 Tagen nach Aufforderung kostenfrei die angeforderten Muster dem Auftraggeber zur Ansicht zur Verfügung. Bei Auftragserteilung verbleiben die Muster für die gesamte Vertragslaufzeit als Vergleichsmuster beim Auftraggeber.

2.2. Der Auftraggeber behält sich eine Bemusterung des angebotenen Kopier- und Recyclingpapiers vor, wenn dieses in der Stadtverwaltung unbekannt ist. Die Abforderung eines Probepacks erfolgt generell bei angebotenem Recyclingpapier mit der Bezeichnung „Hausmarke“. Der Probepack muss mindestens 500 Blatt beinhalten. Die Bereitstellung der Muster muss binnen 3 Tagen nach Aufforderung kostenfrei erfolgen.

3. Referenzen

3.1. Dem Angebot sind mindestens 2 Referenzen und Aussagen zur Leistungsfähigkeit des Bieters wie folgt beizufügen:

• Nachweise zu Aufträgen in vergleichbarem Umfang und gleicher Art, d.h. Zustellung bis an den einzelnen Arbeitsplatz, unter Angabe von Anschrift, Ansprechpartner und Telefonnummer des Vertragspartners

4. Spezifische Vertragsbedingungen

4.1. Anforderungen Onlineshop

Der Auftragnehmer stellt einen bebilderten Onlinebestellkatalog (Webshop), welcher den Artikeln im Leistungsverzeichnis – Artikelkatalog entspricht, sowie ein entsprechendes Onlinebestellsystem, kostenfrei zur Verfügung.

Im Onlinekatalog ist neben den angebotenen Artikeln zur Vereinfachung für die Mitarbeiter eine bebilderte Darstellung mit den angebotenen Schreibgeräten und den dazugehörenden Minen einzustellen.

Der Onlinekatalog muss bedienerfreundlich und in deutscher Sprache sein. Zur Prüfung des Angebotes hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber innerhalb einer Woche nach Anforderung ein Handbuch des Onlinekatalogs oder eine Testversion zur Verfügung zu stellen. Ist die Bereitstellung eines bedienerfreundlichen, deutschsprachigen und bebilderten Onlinebestellkatalogs (Webshop) nicht möglich, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.

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4.2. Systemanforderungen

Nachfolgende Systemanforderungen werden beim Onlineshop gefordert:

4.2.1. Unterstützung des aktuellen Edge Browsers, Bedienung des Programms muss ohne administrative Berechtigungen erfolgen, bei Webtechnologie Verzicht auf aktive Inhalte

4.2.2. Web-Frontend muss den Anforderungen der DSGVO entsprechen, d.h. verschlüsselte Übertragung und Speicherung der personenbezogenen Daten müssen nach Stand der Technik gewährleistet sein. Im Falle eines Cloud-Services ist der gesicherte Zugang der Mitarbeiter der Stadtverwaltung zu gewährleisten. Dies muss durch geeignete Zugangs- bzw. Zugriffsmechanismen realisiert werden. Microsoft Edge ohne zusätzliche PlugIns oder AddOns, Zugriff über einen Proxy- Server

4.2.3. Die Passwörter müssen vom Benutzer vergeben werden können. Die Passwörter müssen bei der ersten Anmeldung geändert werden können.

Aussagefähige Unterlagen zum Onlineshop sind den Angebotsunterlagen beizulegen.

4.3. Datenschutz

Die folgenden Regelungen werden Vertragsbestandteil:

4.3.1. Der Bieter/Auftragnehmer ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz einzuhalten und die aus dem Bereich des Anbieters/Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern. Eine anderweitige Nutzung oder Weitergabe ist nur zulässig, wenn der Anbieter/Auftraggeber zuvor schriftlich einwilligt.

4.3.2. Der Bieter/Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er stellt alle organisatorischen und technischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten sicher.

4.3.3. Der Bieter/ Auftragnehmer versichert, dass alle Personen, die mit der Erfüllung des Vertrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten und nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzusetzen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

4.3.4. Der Bieter/Auftragnehmer hat nach der Beendigung seiner Tätigkeit alle Daten und überlassene Datenträger (einschließlich etwaiger angefertigter Kopien) an den Auftraggeber heraus- bzw. zurückzugeben oder auf dessen Verlangen datenschutzgerecht zu löschen bzw. zu vernichten. Entsprechende Lösch- bzw. Entsorgungsprotokolle sind dem Auftraggeber auf Verlangen auszuhändigen.

4.3.5. Über datenschutzrelevante Vorfälle und Verstöße gegen die vertraglichen Regelungen unterrichtet der Bieter/Auftragnehmer den Anbieter/Auftraggeber unverzüglich.

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4.3.6. Die Datenverarbeitung der personenbezogenen Daten darf grundsätzlich nur in Deutschland, in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum stattfinden. Der Bieter hat auf Verlangen den Nachweis darüber zu führen.

5. Bestell- und Lieferrhythmus

Der Bestell- und Lieferrhythmus erfolgt mindestens 14-tägig im Wechsel. Der regelmäßige Liefertag wird in Abstimmung mit dem Auftragnehmer bei Vertragsabschluss festgelegt. Die Auslieferzeit wird festgelegt in der Zeit von 8:00 – 14:00 Uhr oder bei Bedarf nach separater Terminvereinbarung mit den jeweiligen Verantwortlichen. Zum Liefertermin sind alle Bestellungen die wenigstens 7 Tage zuvor eingegangen sind, zu berücksichtigen.

6. Objekte, Lieferstellen, Anlieferung und Bestellerkreis

Es sind derzeit 20 Objekte mit 37 Anlieferstellen im Territorium der Stadt Zwickau zu beliefern. Der Auftraggeber (SG Service) ist berechtigt eine Erweiterung oder Reduzierung der Objekte oder Anlieferstellen vorzunehmen, wenn sich dies auf Grund struktureller oder räumlicher Veränderungen als notwendig erweist. Der Auftragnehmer hat die Veränderung innerhalb von 4 Wochen nach erfolgter schriftlicher Mitteilung des Auftraggebers umzusetzen. Änderungen (Wegfall oder Hinzukommen von Objekten bzw. Umzüge von Bedarfsstellen) während der Vertragslaufzeit haben keinen Einfluss auf die Vertragserfüllung insgesamt.

Die Anlieferstellen sind als Anlage zu diesem Leistungsverzeichnis beigefügt. Die Anlieferung erfolgt bis zur genau bezeichneten Anlieferstelle (Schreibtisch des Bestellers). Eine Aufstellung der Bestellverantwortlichen mit Namen, Telefonnummern und Emailadresse erfolgt mit Auftragserteilung.

Berechtigt zum Auslösen von Bestellungen sind ausschließlich nur die benannten Mitarbeiter. Das SG Service fungiert als Hauptauftraggeber. Personelle Änderungen hinsichtlich der Bestellverantwortlichen werden ausschließlich über das SG Service angezeigt. Ein anderer Personenkreis ist hierzu nicht berechtigt.

Die Zusammenstellung der Touren obliegt dem Auftragnehmer. Der Auftragnehmer übergibt mit seinem Angebot einen vorläufigen zeitlichen Tourenplan, der den Ablauf der Belieferung der einzelnen Kostenstellen aufzeigt. Die Lieferung mittels Postversand, UPS, DPD, oder sonstigen Kurierdienstleistern, welche die Belieferung an einer zentralen Stelle vornehmen, ist ausgeschlossen, da in der Stadtverwaltung eine zentrale Poststelle für alle Postdienstleister besteht. Eine Weitergabe der angelieferten Ware ist auf Grund der dezentralen Lage der Verwaltungseinheiten nicht möglich. Pförtnerlogen oder ähnliches sind in den einzelnen Gebäuden nicht vorhanden. Eine Kostenstellenbelieferung zum Schreibtisch der Mitarbeiter wird deshalb zwingend gefordert. Die Angebote, die diese Vorgabe nicht berücksichtigen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Dem Angebot ist ein Nachhaltigkeitskonzept für die Leistung beizulegen. Dabei ist insbesondere auf Maßnahmen für den umweltschonenden Ressourceneinsatz bei Ausführung der Leistung einzugehen. Es werden konkrete Angaben zu den Transportwegen und dem CO2-Ausstoß der Zustellfahrzeuge beim Transport erwartet. Konkrete Maßnahmen zur Verringerung und/oder zum Ausgleich umweltschädlicher Auswirkungen bzw. zur Reduzierung des CO2-„Fußabdrucks“ der Leistung sowie zum Einsatz von Elektrofahrzeugen sollen ebenfalls angegeben werden.

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Die Behältnisse der zusammengestellten Warenlieferungen für die jeweiligen Kostenstellen müssen aus umweltfreundlichen recycelbaren Materialien bestehen und bei Bedarf zurückgenommen werden. Bei Abforderung der Artikelbemusterung ist gleichzeitig ein Muster der Lieferbehältnisse für die Einzelbelieferung der Kostenstellen beizulegen.

7. Rechnungslegung

Als Rechnungsadressat ist anzugeben die Stadtverwaltung Zwickau, Zentraler Rechnungseingang mit Angabe der Anlieferstelle und Produktnummer. Die einzeln abzurechnenden Produkte sind in der Aufstellung der Anlieferstellen zu ersehen. Eine namentliche Zuordnung Produkte / Bestellverantwortliche und Anlieferstelle wird mit Auftragserteilung übergeben. Der gelieferten Ware ist immer ein Lieferschein beizulegen.

Eine Rechnungslegung per Email an die Emailadresse „Rechnung@Zwickau.de“ ist grundsätzlich möglich, aber nicht zwingend. Die Rechnung muss in jedem Falle die Angaben des jeweiligen Produktes des Bestellers beinhalten, damit eine ordnungsgemäße Zuordnung der Rechnung möglich ist. Hierbei ist die Zugangseröffnung der Stadtverwaltung Zwickau, veröffentlicht auf der Webseite www.zwickau.de, zu beachten.

Eine Rechnungsabwicklung über den Onlineshop ist ausgeschlossen.

8. Reklamationen

Reklamationen von Warenlieferungen sind innerhalb von acht Arbeitstagen (Montag bis Freitag) ab Eingang der Reklamation beim Auftragnehmer zu bearbeiten.

9. Gesamtverbrauchsübersicht

Nach jeweils 6 Liefermonaten übergibt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine Aufstellung über alle abgeforderten Artikel nach Anzahl sowie den Gesamtumsatzwert (netto) in Euro. Darüber hinaus erhält das SG Service als Zentrale Beschaffung für die Stadtverwaltung Zwickau die Möglichkeit im Onlinesystem die Bestellungen aller Kostenstellen einzusehen und zu verfolgen sowie Bestellungen für diese aufzugeben.

10. Vergabekriterium

Der Zuschlag wird dem, unter Berücksichtigung aller Umstände, wirtschaftlichsten Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ergibt sich aus der Summe der Verkaufspreise des gesamten Liefersortimentes unter Berücksichtigung der geschätzten Liefermenge (Artikel X zu einem Preis Y multipliziert mit der Anzahl der Liefermenge).

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11. Ausschlusskriterien

Folgende Kriterien führen zum Ausschluss des Angebotes:

• Keine Belieferung bis zum Schreibtisch der jeweiligen Anlieferstelle • Fehlen eines Tourenplanes • Fehlende Angaben von Artikelbezeichnung, Hersteller und Artikelnummer • Bei Prüfung weder im Netz oder Onlineshop des Bieters oder Herstellers auffindbare Artikel zur eindeutigen Identifizierung des Angebotes • Fehlende Einzelpreise, bezogen auf die kleinste geforderte Verpackungseinheit • Fehlende Bereitstellung eines bedienerfreundlichen, deutschsprachigen und bebilderten Onlinekataloges • Fehlende Angaben zu den Systemanforderungen

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Produkte und Anlieferstellen der Stadtverwaltung Zwickau

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