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Bieterfragen / -Antworten
1 Bieterfrage
Können Angaben zur voraussichtlichen Bestellhäufigkeit während der Vertragslaufzeit gemacht werden (z. B. durchschnittliche Anzahl der Bestellungen pro Woche, Monat oder Jahr)?
Antwort des Fachamtes:
Die Bestellungen erfolgen ca. 1-2 x pro Monat.
2 Bieterfrage
Erfolgen die Bestellungen in festen Bestellrhythmen oder ausschließlich bedarfsorientiert?
Antwort des Fachamtes:
Die Bestellungen erfolgen immer bedarfsorientiert.
3 Bieterfrage
Wie hoch sind die durchschnittlichen sowie die voraussichtlich maximalen Auftragswerte je Einzelbestellung
Antwort des Fachamtes:
Auftragswerte je Einzelbestellung liegen bei ca. 500,- bis 900,- €.
4 Bieterfrage
Können nähere Informationen zur Verteilung der Bestellungen auf die einzelnen Anlieferungsstellen gegeben werden?
Antwort des Fachamtes:
Hauptanlieferungsstelle ist der Empfang Poststelle, Am Flugplatz 1, 06366 Köthen (Anhalt), in dringenden Fällen wie in den Besonderen Vertragsbedingungen angegeben die weiteren Standorte. Auch hier ist eine zentrale Annahme der Ware möglich.
5 Bieterfrage
Verfügen die genannten Lieferadressen über einen zentralen Wareneingang bzw. eine zentrale Warenannahme mit festen Annahmezeiten oder erfolgt die Anlieferung direkt an die jeweiligen Fachbereiche?
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Antwort des Fachamtes:
Die Annahme ist Zentral und durch feste Öffnungszeiten geregelt, Montag bis Freitag von 8.00 Uhr bis 12.00 Uhr.
6 Bieterfrage
Falls ein zentraler Wareneingang vorhanden ist: Erfolgt die weitere interne Verteilung der Ware durch den Auftraggeber oder wird eine Anlieferung an mehrere Empfangsstellen innerhalb der jeweiligen Liegenschaft erwartet?
Antwort des Fachamtes:
Die weitere interne Verteilung der Ware erfolgt durch den Auftraggeber.
7 Bieterfrage
Nach unserer Marktkenntnis liegt bei Klebefilmen regelmäßig entweder der Fokus auf einer kopierneutralen bzw. schattenfrei kopierbaren Ausführung oder auf hochtransparenten (kristallklaren) Ausführung.
Kopierneutrale Klebefilme sind häufig matt bzw. leicht milchig transparent und werden nach dem Verkleben nahezu unsichtbar, während hochtransparente Klebefilme ihrer Materialeigenschaften oftmals nicht als schattenfrei kopierbar ausgewiesen sind.
Wir bitten daher um Mitteilung, welche Eigenschaft für die Angebotswertung maßgeblich ist:
-
die Eigenschaft " kopierneutral / schattenfrei kopierbar oder
-
ein hochtransparentes (kristallklares) Klebeband.
Antwort des Fachamtes:
Das Klebeband soll die Eigenschaft von hochtransparent und kristallklar erfüllen.
Die Antwort wurde mit der Bieterfrage 11 aktualisiert.
- Bieterfrage:
zu POS 105 /106 ist die Anforderung zu 25 Stück abgezählt. Ist dieses als zwingendes Kriterium zu verstehen, sodass die Briefumschläge innerhalb der Verpackungseinheit von 1000 Stück in Teilmengen zu je 25 Stück gebündelt bzw. verpackt sein müssen.
Oder ist es rein Wirtschaftlich für sie auch ausreichend in einer ungegliederten Verpackungseinheit mit 1000 Stück pro Karton zulässig?
Antwort des Fachamtes
Ja die Anforderung zu POS 105 /106 zu 25 Stück abgezählt ist als zwingendes Kriterium zu verstehen.
Die Ausgabe an die Fachbereiche erfolgt nicht ausschließlich kartonweise.
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- Bieterfrage:
Bemusterung der Positionen 46 und 48
In den Vergabeunterlagen finden sich unterschiedliche Vorgaben zur Vorlage der Muster für die Positionen 46 und 48.
Einerseits sollen die Muster spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist vorliegen, andererseits ist eine kurzfristige Anforderung vorgesehen, wenn das Angebot für den Zuschlag in Betracht kommt.
Bitte teilen Sie verbindlich mit, welche Regelung gilt. Falls die Muster bereits mit dem Angebot einzureichen sind, bitten wir zusätzlich um Mitteilung der vollständigen Lieferanschrift, des Empfängers, der Annahmezeiten und der erforderlichen Kennzeichnung.
Antwort des Fachamtes:
Eine kurzfristige Anforderung wird erfolgen, wenn das Angebot für den Zuschlag in Betracht kommt.
- Bieterfrage:
Prüfung und Wertung der Muster
Bitte benennen Sie die konkreten Mindestanforderungen und Ausschlusskriterien, anhand derer die Muster der Positionen 46 und 48 geprüft werden.
Bitte bestätigen Sie außerdem, dass die Muster ausschließlich im Sinne einer Erfüllungsprüfung bestanden/nicht bestanden bewertet werden und keine zusätzliche qualitative Wertung neben dem Zuschlagskriterium Preis erfolgt.
Antwort des Fachamtes:
Die Muster der Positionen 46 und 48 müssen eine Funktionalität aufweisen, das heißt, das Klebeband Pos. 46 (wie ausgeschrieben) soll auch in den Hand-Klebebandabroller Pos. 48 (wie ausgeschrieben) passen und leicht abrollbar sein. Da in der Vergangenheit hier diese Probleme aufgetreten sind, wird diese Bemusterung durchgeführt. Es geht nicht um eine zusätzliche qualitative Wertung neben dem Zuschlagskriterium Preis.
- Bieterfrage:
Position 46 – „kopierneutral“ beziehungsweise „hochtransparent und kristallklar“
In der Bieterantwort wurde mitgeteilt, dass das Klebeband hochtransparent und kristallklar sein soll. Im Leistungsverzeichnis wird weiterhin zusätzlich die Eigenschaft „kopierneutral“ gefordert.
Bitte bestätigen Sie, ob die Anforderung „kopierneutral“ entfällt und ausschließlich ein hochtransparentes beziehungsweise kristallklares Klebeband anzubieten ist. Wir bitten gegebenenfalls um entsprechende Berichtigung des Leistungsverzeichnisses.
Antwort des Fachamtes:
Das Klebeband soll transparent, reißfest, alterungsbeständig und nicht ablösbar sein. Die Anforderung „kopierneutral“ entfällt.
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- Bieterfrage:
Positionen 105 und 106 – Konfektionierung zu 25 Stück
Bitte erläutern Sie, wie die zwingend geforderte Abzählung zu jeweils 25 Stück innerhalb der Verpackungseinheit von 1.000 Stück auszuführen ist.
Müssen je Verpackungseinheit 40 voneinander getrennte und eindeutig erkennbare Teilmengen zu je 25 Stück enthalten sein? Welche Formen der Trennung beziehungsweise Kennzeichnung – beispielsweise Banderole, Folienverpackung, Zwischenkarton oder Kennzeichnung – werden akzeptiert? Ist eine manuelle Konfektionierung durch den Auftragnehmer zulässig?
Antwort des Fachamtes:
Die Verpackungseinheit Karton zu 1000 Stück soll beinhalten 40 voneinander getrennte und eindeutig erkennbare Teilmengen zu je 25 Stück. Die Abtrennung kann eine Folienverpackung, eine Banderole, ein andersfarbiger Zwischenkarton sein. Eine manuelle Konfektionierung durch den Auftragnehmer wäre auch zulässig, insofern es dadurch nicht zu zeitlichen Verschiebungen bei der Lieferung kommt.
- Bieterfrage:
Mengen während des Optionsjahres
Nach den Vergabeunterlagen beziehen sich die angegebenen Mengen auf die zweijährige Grundlaufzeit. Gleichzeitig ist eine Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr vorgesehen.
Bitte teilen Sie mit, welche voraussichtlichen beziehungsweise maximalen Mengen für das Optionsjahr gelten. Bitte stellen Sie außerdem klar, ob die zulässige Mengenüberschreitung von 15 Prozent für die Grundlaufzeit, für das Optionsjahr oder für die gesamte Vertragsdauer gilt.
Antwort des Fachamtes:
Für das Optionsjahr werden dieselben Mengen zugrunde gelegt wie für jedes einzelne Vertragsjahr der zweijährigen Vertragslaufzeit. Die im Leistungsverzeichnis ausgewiesenen Mengenschwankungen gelten entsprechend auch für das Optionsjahr.
- Bieterfrage:
Preisbindung, Ersatzartikel und Shopkosten
Bitte bestätigen Sie, dass sämtliche angebotenen Einheitspreise auch während des vollständigen Optionsjahres unverändert gelten.
Bitte bestätigen Sie ferner, dass ein erforderlicher Ersatzartikel bei Auslistung oder Nichtverfügbarkeit zum ursprünglich angebotenen Einheitspreis bereitzustellen ist.
Umfasst die im Leistungsverzeichnis einzutragende Shop-Pauschale auch das Optionsjahr und sämtliche Einrichtungs-, Betriebs-, Nutzungs- und Supportkosten, sodass keine weiteren Shopkosten berechnet werden dürfen?
Antwort des Fachamtes:
Ja, die angebotenen Einheitspreise gelten auch während des vollständigen Optionsjahres unverändert.
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Ja, ein erforderlicher Ersatzartikel bei Auslistung oder Nichtverfügbarkeit ist zum ursprünglich angebotenen Einheitspreis bereitzustellen. Es ist hierbei auf die Gleichwertigkeit zu werden. Ja, die im Leistungsverzeichnis einzutragende Shop-Pauschale umfasst auch das Optionsjahr und sämtliche Einrichtungs-, Betriebs-, Nutzungs- und Supportkosten, sodass keine weiteren Shopkosten berechnet werden dürfen.
- Bieterfrage:
Gesamtvolumen und Mindestbestellwert
Nach der veröffentlichten Bieterantwort werden voraussichtlich ein bis zwei Bestellungen pro Monat mit einem Bestellwert von ungefähr 500 bis 900 Euro ausgelöst. Dies entspricht rechnerisch einem jährlichen Bestellvolumen von ungefähr 6.000 bis 21.600 Euro.
Bitte bestätigen Sie, ob sich diese Angaben auf den Gesamtbedarf aller drei Lieferstellen und sämtlicher Positionen beziehen und ob es sich um Netto- oder Bruttowerte handelt. Alternativ bitten wir um Angabe des erwarteten jährlichen Netto-Auftragsvolumens beziehungsweise der tatsächlichen Netto-Umsätze der Jahre 2024 und 2025.
Sind auch Bestellungen unterhalb von 500 Euro sowie Einzelabrufe einzelner Artikel möglich? Bitte bestätigen Sie, dass kein Mindestbestellwert und kein Kleinmengenzuschlag vorgesehen sind.
Antwort des Fachamtes:
Bei der Angabe der Bestellwerte (ca. 500 bis 900 €) handelt es sich um Nettowerte.
Es werden ein bis zwei Bestellungen pro Monat zu den oben genannten Bestellwerten vorgenommen.
- Bieterfrage:
Mögliche weitere Lieferstellen
Bitte bestätigen Sie, dass während der Vertragslaufzeit ausschließlich die drei in den Vergabeunterlagen genannten Lieferstellen zu bedienen sind.
Falls weitere oder veränderte Lieferstellen möglich sind, bitten wir um Angabe der maximalen Anzahl und des räumlichen Gebiets. Bitte bestätigen Sie außerdem, dass hierfür keine gesonderten Liefer-, Fracht- oder Bearbeitungsentgelte vergütet werden.
Antwort des Fachamtes:
Es wird bestätigt, dass während der Vertragslaufzeit ausschließlich die drei in den Vergabeunterlagen genannten Lieferstellen zu bedienen sind.
- Bieterfrage:
Rechtsbehelfsfristen nach § 19 TVergG LSA
Die Angaben in den Formblättern 631 und 634 zu den Rüge- und Nachprüfungsfristen weichen voneinander und von der aktuellen Fassung des § 19 Abs. 4 TVergG LSA ab.
Bitte stellen Sie klar, welche Rechtsbehelfsfristen für das vorliegende Verfahren gelten, und berichtigen Sie die Formblätter entsprechend. Insbesondere bitten wir um Bestätigung der Frist von sieben Kalendertagen ab Erkennen eines Vergabeverstoßes, der Rügefrist bis zum Ablauf der Angebotsfrist bei aus den Vergabeunterlagen erkennbaren Verstößen sowie der Frist von zehn Kalendertagen nach Eingang einer Nichtabhilfe-Mitteilung.
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Antwort des Fachamtes:
Es wird diesbezüglich eine Korrekturbekanntmachung erfolgen. Es ist korrekt hier muss es 10 Tage heißen.
- Bieterfrage:
Sind die Muster der Positionen 46 und 48 mit Angebotsabgabe einzureichen oder erst nach Aufforderung durch die Vergabestelle. Dies ist in den Unterlagen zweideutig hinterlegt.
Antwort des Fachamtes:
Die Muster werden kurzfristig abgefordert, nach Aufforderung durch die Vergabestelle für den Bieter der für die Zuschlagserteilung in Frage kommt.
- Bieterfrage:
Das den Vergabeunterlagen beigefügte Preisblatt ist derzeit ausschließlich zum handschriftlichen Ausfüllen vorgesehen.
Vor dem Hintergrund einer zeitgemäßen und digitalen Angebotsbearbeitung bitten wir um Prüfung, ob das Preisblatt
zusätzlich als bearbeitbare Excel-Datei zur Verfügung gestellt werden kann.
Dies würde eine fehlerfreie und effiziente Kalkulation sowie die digitale Übertragung der Angebotspreise erheblich
erleichtern und mögliche Übertragungs- bzw. Lesefehler bei handschriftlichen Eintragungen vermeiden.
Wir bitten daher um Bereitstellung des Preisblattes im Excel-Format.
Antwort des Fachamtes:
Wir können die Bereitstellung des Preisblattes im Excel-Format momentan nicht leisten.
Es darf eine Abschrift des Preisblattes (LV) von Ihnen gefertigt werden mit gleichem Inhalt und Reihenfolge.