C-Leistungsbeschreibung Los 4 E-Geräte.docx

Rahmenvereinbarung über die Lieferung

von Elektrogeräten

vom 01.06.2027 bis zum 31.05.2030

- auf Abruf in Einzellieferungen -

für den Fachbereich Asyl und Migration

- LOS 4 -

1. Leistungsbeschreibung

Auftraggeber: Landratsamt Ludwigsburg

FB 33 – Asyl und Migration

Hindenburgstr. 40

71638 Ludwigsburg

Lieferadresse: siehe 1.10

Lieferfrist: innerhalb 3 Werktage (Montag – Freitag) nach Eingang des Abrufs (Details siehe 1.9)

1.1 Allgemeine Beschreibung

Der Fachbereich Asyl und Migration beabsichtigt eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Elektrogeräten für die Gemeinschaftsunterkünfte des Landratsamts Ludwigsburg zu vergeben.

Die Leistung ist für den Zeitraum vom 01.06.2027 bis einschließlich 31.05.2030 zu erbringen.

Der Auftragnehmer erklärt sich mit der Abgabe des Angebots bereit, die aufgeführten

Stückzahlen zu den angebotenen Konditionen über die gesamte Laufzeit zu liefern. Der Auftragnehmer hat Anspruch auf Abnahme der Mindestabnahmemengen. Darüber hinaus

besteht jedoch kein Anspruch auf die Abnahme weiterer Mengen (geschätzte Abnahmemenge).

Bei den angegebenen Mengen handelt es sich um Zirka-Angaben, die unter Berücksichtigung

der Laufzeit und Prognosen für die Vertragslaufzeit ermittelt wurden. Die geschätzten

Mengen entsprechen einem prognostizierten Bedarf von 3 Jahren. Zum jetzigen Zeitpunkt ist nicht genau klar, welche Mengen tatsächlich benötigt werden. Neben der Mindestabnahmemenge ist in der nachfolgenden Tabelle eine maximale Abnahmemenge als

Obergrenze angegeben.

GS, TÜV, CE- Zertifizierungen

Alle gelieferten Geräte (pro Position) müssen absolut identisch sein. Die Erfüllung von GS, TÜV, CE- Zertifizierungen gelten für das jeweilige Komplettgerät.

Warenbezug, Originalware

Der Bieter verpflichtet sich die Ware ausschließlich direkt beim Hersteller oder bei herstellerzertifizierten Distributoren zu erwerben.

Der Bieter verpflichtet sich nur Originalware anzubieten und Markenschutzrechte, Urheberrechte und Patentrechte einzuhalten. Bei Zuwiderhandlungen behält sich der Auftraggeber Regressansprüche vor. Die Ware muss in diesem Fall zurückgenommen und gegen Originalware ausgetauscht werden.

Materialien

Bauelemente und Materialien dürfen keine giftigen bzw. karzinogenen Stoffe enthalten, wie z.B. Cadmium, Asbest, Quecksilber oder PCP.

Nachkaufgarantie

Ein Nachkauf von Ersatzteilen wird vom Hersteller für mindestens 5 Jahre garantiert.

ILO-Konventionen

Die Herstellung der angebotenen Artikel wird in der gesamten Lieferkette unter menschenwürdigen Bedingungen durchgeführt, d. h. unter Einhaltung der ILO-Konventionen 87 und 98; 29 und 105; 138 und 182; 100 und 111; 131; 115, 155 und 170; 1 und 30 sowie 158 (www.ilo.org).

1.7 Preise

Mit der Angebotsabgabe bindet sich der Bieter und der spätere Auftragnehmer bis zum Ende der genannten Angebotsfrist an die Preise. Die angebotenen Preise sind Festpreise.

Etwaige Patentgebühren und Lizenzvergütungen sowie die Erstellung von Betriebs-, Bedienungs-, Gebrauchsanweisungen in deutscher Sprache und sonstige Kosten und Lasten sind durch den Preis für die Leistung abgegolten.

In den angebotenen Preisen sind zudem die Lieferkosten frei Verwendungsstelle und sämtliche weiteren Nebenkosten enthalten.

Es werden nur die bestellten Mengen verrechnet. Überlieferungen werden nicht vergütet.

1.8 Wertung

Die Wertung erfolgt ausschließlich nach dem Preis.

1.9 Lieferung

Die Lieferungen erfolgen in Einzelabrufen und Einzellieferungen.

Lieferungen müssen innerhalb von 72 Stunden (3 Werktagen, Montag bis Freitag) nach Einzelauftrag an die Verwendungsstelle erfolgen. Diese Frist beginnt am Tag des Eingangs des Einzelauftrags beim Auftragnehmer. Sofern die Bestellung an einem Freitag oder ein Tag vor einem Feiertag gesendet wird, verlängert sich diese Frist entsprechend.

Jeder Einzellieferung muss ein Lieferschein beiliegen. Auf diesem muss die Kennziffer der Ausschreibung, das Beauftragungsdatum, die Lieferadresse, Nennung des Produkts gemäß der Ausschreibung (hier muss nicht der vollständige Text des Leistungsverzeichnisses erfolgen) sowie die gelieferte Menge angegeben sein. Die Leistung muss komplett nach vollständiger Auslieferung der Abrufmengen abgerechnet werden. Teilrechnungen und Rechnungen mit unvollständigen Angaben werden nicht akzeptiert.

Die Lieferungen erfolgen – unabhängig vom jeweiligen Auftragswert - frei Verwendungsstelle. (Hinweis: Es steht vor Ort kein Stapler zur Verfügung)

Die Ware muss auf Paletten ausgeliefert werden. Europaletten zum Tausch stehen bereit. Die genaue Menge der Paletten sollte im Vorfeld mit dem zuständigen Lagerverantwortlichen abgestimmt werden.

Die maximale Verpackungshöhe (inkl. der Palette) beträgt 1,80 m. Ein Abladen/Verpacken durch Mitarbeiter des Hauses ist nicht möglich.

Der Auftragnehmer hat ohne Anspruch auf besondere Vergütung alle zur Verhütung von Personen und Sachschäden notwendigen Vorkehrungen zu treffen. Dies gilt besonders für Vorsichtsregeln, die nach den Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften zur Sicherung seiner Arbeitnehmer erforderlich sind.

Der Auftragnehmer hat bei Lieferungen/Leistungen in Räumen oder auf Grundstücken des Auftraggebers seine Arbeitnehmer anzuhalten, Anweisungen der zuständigen Bediensteten zu befolgen. Zuwiderhandelnde können sofort von der Arbeitsstelle entfernt werden. Verstößt der Auftragnehmer trotz wiederholter Aufforderung gegen derartige Anweisungen, so kann der Auftraggeber den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen.

1.10 Lieferadressen

Aktuelle Hauptlieferadresse:

Landratsamt Ludwigsburg

Johannes-Bieg-Str. 27

74391 Erligheim

Es besteht die Möglichkeit, dass sich die Hauptlieferadresse während der Vertragslaufzeit ändert. Das Hauptlager wird sich weiterhin im Landkreis Ludwigsburg befinden.

Aufgrund der nicht planbaren Flüchtlingssituation kann die Lieferanschrift in Einzelfällen abweichen. Zu der oben genannten Anschrift kann eine Lieferung ausnahmsweise auch an eine der vom Landkreis Ludwigsburg betreuten Gemeinschaftsunterkunft angefordert werden. Alle Gemeinschaftsunterkünfte befinden sich im Landkreis Ludwigsburg verteilt.

Die Lieferanschrift wird stets mit dem Abruf (Einzelauftrag) der Ware mitgeteilt.

Bei jeder Bestellung wird eine Vorgangsnummer vom Auftraggeber vergeben, diese bitten wir bei jedem Lieferschein und jeder Rechnung mit anzugeben (siehe Bestellformular). Die Bestellung der ausgeschriebenen Ware ist unverzüglich mit Erhalt des Auftrages durch eine Auftragsbestätigung, mit Angabe des Liefertermins, zu bestätigen. Der Lieferant trägt dafür Sorge, dass der Liefertermin der Auftragsbestätigung eingehalten wird.

Die Lieferungen pro Einzelauftrag haben in einer Gesamtlieferung zu erfolgen. Es werden keine Teilmengenlieferungen akzeptiert. Sollte die Lieferung auf mehreren Fahrzeugen erfolgen, so hat der Auftragnehmer dafür Sorge zu tragen, dass diese zum gleichen Zeitpunkt an der Lieferadresse ankommen. Eine Überprüfung der Vollständigkeit der Ware ist sonst nicht möglich. Die Ware wird dann nicht angenommen.

Ohne vorherige Abstimmung (Avisierung durch Telefon oder E-Mail) des Liefertermins darf die Bestellung nicht ausgeliefert werden. Sie erhalten hierzu bei der Vergabe des Auftrags die entsprechenden Kontaktdaten.

1.11 Bestellformular

Der Auftraggeber hat ein Bestellformular entwickelt, mit dem die Abrufe beauftragt werden.

Bei jeder Bestellung wird eine Vorgangsnummer vom Auftraggeber vergeben, diese bitten wir bei jedem Lieferschein und jeder Rechnung mit anzugeben.

Auf diesem Bestellformular werden dem Auftragnehmer folgende Informationen weitergeleitet, sodass eine Abnahme der gelieferten Ware gewährleistet ist:

• Lieferanschrift
• Ansprechpartner/in vor Ort
• Telefonnummer des/der Ansprechpartners/in vor Ort
• Informationen zum bestellten Artikel (Pos. aus der Ausschreibung, Artikelbezeichnung, Preis, Menge, Netto- und Bruttobetrag, sowie die Besonderheiten der Anlieferung und die Öffnungszeiten der jeweiligen Bedarfsstelle)

Die Lieferung erfolgt an die im Bestellformular vorgegebene Lieferadresse und in Abstimmung mit der Bedarfsstelle genannte Verwendungsstelle (Avisierung bei jeder Anlieferung).

1.12 Lieferfrist und -verzug

Die vereinbarte Lieferfrist (siehe Punkt 1.9) ist verbindlich.

Die Unterbringung von Asylbewerbern und Aussiedler gehört zur Aufgabenerfüllung des Fachbereichs Asylbewerber und Aussiedler des Landkreises Ludwigsburg. In diesem Bereich muss oftmals spontan und kurzfristig gehandelt werden. Aus diesem Grund sind kurze Lieferzeiten und die Einhaltung von diesen notwendig und wichtig.

Liefer-/Leistungsverzögerungen sind dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Gerät der Auftragnehmer mit dieser Verpflichtung in Verzug, ist der Auftraggeber berechtigt, nach vorheriger Fristsetzung und Ablehnungsandrohung nach seiner Wahl Schadenersatz neben oder statt der Lieferung/Leistung zu verlangen oder den Vertrag zu kündigen. Weitergehende gesetzliche Ansprüche des Auftraggebers bleiben unberührt.

1.13 Lieferschein

Jeder Lieferung muss ein Lieferschein beiliegen. Auf diesem müssen die Kennziffer der Ausschreibung, das Beauftragungsdatum, die Lieferadresse, die Nennung des Produkts gemäß der Ausschreibung sowie die gelieferte Menge angegeben sein. Die Leistung muss komplett nach vollständiger Auslieferung der Abrufmengen abgerechnet werden. Teillieferungen und -rechnungen sowie Rechnungen mit unvollständigen Angaben werden nicht akzeptiert.

1.14 Versand- und Transportkosten, Verpackungsmaterial und Gefahrenübergang

Die Liefergegenstände sind auf Gefahr des Auftragnehmers an die genannte Verwendungsstelle zu liefern. Die Kosten für Verpackung, Beförderung bis zur Verwendungsstelle sind in die Angebotspreise einzukalkulieren. Erst mit Abnahme der Lieferung/Leistung durch die abnehmende Dienststelle geht die Gefahr auf den Landkreis Ludwigsburg über.

1.15 Nebenangebot

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

1.16 Auftragsbestätigung

Die Bestellung der ausgeschriebenen Ware ist unverzüglich mit Erhalt des Auftrages durch eine Auftragsbestätigung – mit Angabe des Liefertermins – zu bestätigen. Der Lieferant trägt dafür Sorge, dass der Liefertermin der Auftragsbestätigung eingehalten wird.

Der Auftragnehmer hat den Empfang eines Zuschlags oder Auftrags auf Verlangen innerhalb von 14 Tagen (gerechnet ab dem Zugang des Auftragsschreibens) dem Auftragnehmer schriftlich zu bestätigen.

1.17 Rechnung

Die prüffähige Rechnung ist mit dem von der abnehmenden Dienststelle quittierten Lieferschein dem Auftraggeber vorzulegen. Zahlungsverzögerungen bei unvollständig ausgefüllten Rechnungen, fehlenden oder nicht quittierten Lieferscheinen fallen dem Auftragnehmer zur Last. Teilrechnungen werden nicht akzeptiert.

Die Zusendung der Rechnung erfolgt an:

Landratsamt Ludwigsburg

GT 332- Unterbringung Asyl

Hindenburgstr. 40

71638 Ludwigsburg

Das Zahlungsziel der vollständigen ausgelieferten Bestellung beträgt mindestens 21 Tage, wenn Skonto in Abzug gebracht werden kann. Ist dies nicht der Fall, beträgt das Zahlungsziel 30 Tage netto. Die Frist berechnet sich jeweils ab Rechnungseingang beim Landratsamt Ludwigsburg.

Eine Abtretung der Forderung aus einer Leistung ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers rechtswirksam.

1.18 Statistik

Der Auftragnehmer muss jede Bestellung der oben aufgeführten Stellen in einer Excel-Tabelle aufführen. Der Auftragnehmer leitet diese Statistik 14 Tage nach Anforderung durch den Auftraggeber per Mail weiter. Diese Tabelle muss daher aktuell gepflegt sein und folgende Daten beinhalten:

• Bestellende Stelle (gemäß obiger Auflistung)
• Vorgangsnummer
• Bestelldatum
• Artikelbezeichnung
• Artikelnummer
• Abgenommene Menge
• Preis pro Verpackungseinheit und
• Gesamtpreis

1.19 Mängel

Sollte sich während der Vertragslaufzeit herausstellen, dass die gelieferte Ware nicht mehr der vereinbarten Beschaffenheit entspricht oder mangelhaft ist, muss diese Lieferung innerhalb einer angemessenen Nachfrist durch die Lieferung einer vertragsgerechten Leistung ausgetauscht werden. Die minderwertige Ware wird kostenlos vom Auftragnehmer zurückgenommen. Für den Fall, dass die Nachbesserung nicht ordnungsgemäß erfolgt, behält sich der Auftraggeber vor, einen Deckungskauf vorzunehmen. Die Mehrkosten werden dem Auftragnehmer verrechnet.

Bei Vertragsverletzungen behält sich der Auftraggeber vor, den Vertrag außerordentlich zu kündigen, sofern der Auftragnehmer Schlechtleistungen erbringt.

1.20 Gewährleistung

Die Gewährleistung richtet sich insbesondere nach § 14 VOL/B. Die Gewährleistungsfrist wird durch die entsprechenden Angaben im Auftragsschreiben oder in der Leistungsbeschreibung bestimmt. Fehlen solche Angaben, gelten die gesetzlichen Vorschriften. Die Gewährleistungsfrist beginnt erst dann, wenn der Empfänger die Leistung unbeanstandet angenommen hat bzw. wenn der Liefergegenstand beim Empfänger betriebsbereit übergeben worden ist.

Durch die rechtzeitige Mängelrüge wird die Verjährung eines Gewährleistungsanspruches so lange gehemmt, bis der Auftragnehmer dem Auftraggeber schriftlich das Ergebnis seiner Prüfung des angezeigten Mangels mitgeteilt oder die Mängelbeseitigung endgültig verweigert hat. Die Verjährung eines Gewährleistungsanspruches wird unterbrochen, wenn der Auftragnehmer diesen Anspruch durch sein Verhalten ausdrücklich anerkennt. Der Auftragnehmer hat die Beseitigung von Mängeln gemäß § 14 Ziffer 2 a) VOL/B auf seine Kosten vorzunehmen; dabei bleibt auch die Berechnung von Fahrtkosten oder Wegegeldern usw. ausgeschlossen.

1.21 Technische und Sicherheits-Anforderungen

Bei Erteilung eines Auftrages setzt der Auftraggeber stets voraus, dass die Liefergegenstände den zur Zeit der Lieferung geltenden EN-, DIN-Vorschriften und den Unfallverhütungsvorschriften der Unfallkasse Baden-Württemberg sowie den Sicherheitsregeln der Bundesverband der Unfallkassen der öffentlichen Hand oder vergleichbaren Bestimmungen des Herkunftslandes des Auftragnehmers entsprechen. Soweit die angebotenen Produkte Gefahrstoffe im Sinne der Gefahrstoffverordnung enthalten, sind dem Angebot die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter und ein Abdruck der Kennzeichnung nach § 5 GefStoffVO beizufügen.

Der Auftragnehmer haftet in vollem Umfang für Schäden, die dadurch entstehen, dass die gelieferten Gegenstände nicht die vorgenannten Vorschriften erfüllen. Die Haftung besteht auch nach Ablauf der vereinbarten Gewährleistungsfrist fort. Für diesen Fall verpflichtet sich der Auftragnehmer, die gelieferten Gegenstände unverzüglich kostenlos entsprechend den vorgenannten Erfordernissen umzuarbeiten oder umarbeiten zu lassen. Ist eine Umarbeitung der Gegenstände nicht möglich, ist ein entsprechender Ersatz zu liefern.

1.22 Spezielle Vorbemerkungen zum Leistungsverzeichnis

Die geforderten Energieeffizienzklassen entsprechen dem neuen Energielabel, welches zum 1. März 2021 in Kraft getreten ist.

Geräte mit alten Energieeffizienzklassen können auch angeboten werden, wenn sie den Mindeststandards entsprechend den neuen Energielabeln entsprechen. Dabei ist zu beachten, dass der Verkauf der Geräte und die Herstellung max. 1 Jahr auseinander liegen dürfen.

Sollten die angebotenen Geräte mit alten Energieeffizienzklassen aussortiert werden, sind Nachfolgemodelle mit den gleichen technischen Voraussetzungen zu den angebotenen Konditionen über die gesamte Laufzeit zu liefern.

1. Leistungsverzeichnis Los 4 Elektrogeräte

Alle Geräte müssen GS oder TÜV geprüft sein. Zertifizierung muss beigelegt werden. Andere Gütezeichen werden akzeptiert, wenn nachgewiesen wird, dass diese gleichwertigen Anforderungen an die Leistung stellen. Eine Beschreibung der technischen Ausführung ist Ihrem Angebot beizulegen. Die technischen Unterlagen zu allen Geräten und die darin eingebauten Komponenten müssen mitgeliefert werden. Der Anbieter hat die entsprechenden Artikelnummern zu benennen.

Ausfüllhinweise:

Die mit „……“ gekennzeichneten Felder sind zwingend auszufüllen. Der Anbieter hat zu allen Positionen, bei welchen gefordert wird, das angebotene Fabrikat und Type sowie die Ref.- Nr. des Herstellers zu benennen, auch wenn die Vorgaben der Leistungsbeschreibung erfüllt werden.

Positionen, die ohne besondere Berechnung angeboten werden, sind zweifelsfrei, z. B. durch kostenlos oder inklusive, zu kennzeichnen. Eine gänzlich fehlende Angabe wird als fehlende Preisangabe gewertet. Ein Strich z. B. wird als nicht angeboten gewertet.