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Information zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen

Die Vergabestelle der Stadt Bautzen verarbeitet im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge neben unternehmensbezogenen auch personenbezogene Daten. Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

Diese Datenverarbeitung unterliegt den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie dem Sächsischen Datenschutzdurchführungsgesetz (SächsDSDG).

Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung? Stadt Bautzen vertreten durch den Oberbürgermeister Karsten Vogt Fleischmarkt 1 02625 Bautzen
Wie sind die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten? Stadt Bautzen Herr Enrico Heller Fleischmarkt 1 02625 Bautzen Mail: datenschutz@bautzen.de
Was sind die Rechtsgrundlage und der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten? Die Zentrale Vergabestelle der Stadt Bautzen hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge das Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A), das Sächsische Vergabegesetz (SächsVergG) sowie das Wettbewerbsregistergesetz (WRegG). Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von § 3 SächsDSDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind. Im Falle der Beauftragung dient die Verarbeitung personenbezogener Daten der Abwicklung und Erfüllung des Vertragsverhältnisses und erfolgt auf gleicher Grundlage. Die Kontaktdaten der Bieter und Vertragspartner benötigen wir vor allem, um mit ihnen zur Abwicklung des Vertrags in Kontakt treten zu können. Innerhalb des Vergabeverfahrens werden personenbezogene Daten vor allem im Rahmen der Eignungsprüfung verarbeitet. So können Bewerber und Bieter von uns

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aufgefordert werden, Referenzen mit Lebensläufen, Namen und Adressen der Mitarbeiter vorzulegen. Oder sie werden verpflichtet, Angaben zu technischen Fachkräften zu machen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen. Auch die Vorlage von Studien- und Ausbildungsnachweisen sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung können eingefordert werden. Rechtliche Grundlage hierfür sind § 6a VOB/A, § 6 a VOB/A EU, § 46 VgV und weitere einschlägige Regelungen der Vergabevorschriften.

Die Vergabestelle ist nach § 19 Absatz 4 Mindestlohngesetz, § 21 Absatz 4 Arbeitnehmer- Entsendegesetz, § 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 Abs. 1 S. 6 Wettbewerbsregistergesetz (WRegG) anzufordern.

Des Weiteren werden gegebenenfalls Eigenerklärungen eingefordert, in denen Angaben über strafrechtliche Verurteilungen beziehungsweise daran anschließend Selbstreinigungsmaßnahmen zu machen sind. Grundlage hierfür sind dir §§ 123 bis 125 (GWB).

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:

o Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) o Daten zur Qualifikation/ Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters o Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen. Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

Wie verarbeiten wir diese Daten? Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens, auch im E-Vergabesystem, dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.
Werden die personenbezogenen Daten weitergegeben? Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:

o im Rahmen der Informationspflichten nach § 134 GWB bzw. § 8 SächsVergG die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, o unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 19 Abs. 1 VOL/A über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind, o unterlegene Bieter, deren Angebote ausgeschlossen worden sind und solche, deren Angebote nicht in die engere Wahl kommen, § 19 Abs. 1 Satz 1 VOB/A, sowie die übrigen Bieter nach Zuschlagserteilung, § 19 Abs. 1 Satz 2 VOB/A,

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o bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister einholen,

o die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer),

o Gerichte im Falle von Klagen.

Wie lange werden personenbezogene Daten verarbeitet? Ihre Daten werden so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher und vertraglicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Vergabeunterlagen werden insbesondere nach handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Geldwäschegesetz), d.h. regelmäßig 6 bzw. 10 Jahre, sowie bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags/der Rahmenvereinbarung aufbewahrt, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag der Zuschlagserteilung (gem. § 8 Abs. 4 VgV). Zudem sind verjährungs- sowie förderrechtliche Bestimmungen zur Aufbewahrung zu beachten.
Welche Rechte haben betroffene Personen? Sie haben nach der DSGVO verschiedene Rechte. Nähere Informationen ergeben sich insbesondere aus Art. 15 bis 18 und 21 DSGVO. In einigen Fällen gilt, dass das Recht nicht in Anspruch genommen werden kann oder darf. Sofern dies gesetzlich unzulässig ist, teilen wir Ihnen den Grund für die Verweigerung mit. Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten. Recht auf Berichtigung Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht (mehr) zutreffend sind. Bei unvollständigen Daten kann – unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung - eine Vervollständigung verlangt werden. Recht auf Löschung Die betroffene Person kann die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben benötigt werden. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Die betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht. Recht auf Widerspruch Soweit die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeiten werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht. Ebenso kann entgegenstehen, wenn die Verarbeitung für die Durchführung des Vergabeverfahrens oder die Abwicklung des Vertrages weiterhin erforderlich ist. Der Widerspruch ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der Vergabestelle (siehe Ziff. 1) zu richten.

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Recht auf Widerruf Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

Der Widerruf ist an die Zentrale Vergabestelle, Fleischmarkt 1, 02625 Bautzen, vergabe@bautzen.de zu richten.

Recht auf Beschwerde Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an den Sächsischen Datenschutzbeauftragten (SächsDSB) wenden, wenn sie der Auffassung ist, dass die Auskunft gebende Stelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.

Sächsische Datenschutzbeauftragte Frau Dr. Juliane Hundert Devrientstraße 5 01067 Dresden Telefon: 0351/85471 101 Telefax: 0351/85471 109 Mail: saechsdsb@slt.sachsen.de

6_Hinweise_Datenschutz.pdf