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Verfahrensbrief Nr. 1

Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Arbeitskleidung, Schutz-

kleidung, persönlicher Schutzausrüstung und ergänzenden Arbeits-

schutzprodukten einschließlich Serviceleistungen und PunchOut-Katalog

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Stand: 25.09.2026

Vergabenummer: 2026-062

Vergabe „2026-062_ Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Arbeitskleidung, Schutzkleidung, persönlicher Schutzausrüs- tung und ergänzenden Arbeitsschutzprodukten einschließlich Serviceleistungen und PunchOut-Katalog”

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Verfahrensbrief Nr. 1

Inhaltsverzeichnis

Anlagenverzeichnis (Vergabeunterlagen) ................................................................................ 4

Einleitung .......................................................................................................................... 5
Ausgangslage und Beschreibung des Vorhabens ............................................................ 5
Projektbeschreibung und Gegenstand der Ausschreibung ............................................... 6
Geplanter Ausführungs- / Lieferzeitraum .......................................................................... 6
Auftraggeber und Vergabestelle ....................................................................................... 7

5.1 Sprache .............................................................................................................................. 7

Verfahren und Zeitplan ...................................................................................................... 7

6.1. Auftragsbekanntmachung und Teilnahmewettbewerb ................................................... 9

6.2. Begrenzung der Bewerberzahl ................................................................................ 10

6.3. Angebotsphase I (Erstangebote) und ggf. Vergabeentscheidung ........................... 11

6.4. Verhandlungsphase ................................................................................................. 11

6.5. Angebotsphase II (finale Angebote/BAFO) und Vergabeentscheidung ................... 12

Kommunikation (DTVP) .................................................................................................. 13

7.1. Kommunikationsform und Auskünfte ....................................................................... 13

7.2. Datenverarbeitung ................................................................................................... 13

Bereitstellung der Vergabeunterlagen ............................................................................. 14
Einreichung der Teilnahmeanträge ................................................................................. 14
Einzureichende Unterlagen ......................................................................................... 15
Bietergemeinschaften .................................................................................................. 16
Einsatz von Nachunternehmern (nicht eignungsleihend) ............................................ 17
Eignungsleihe .............................................................................................................. 17
Eignung ....................................................................................................................... 18

14.1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ................................................... 18

14.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ................................................ 19

14.3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ...................................................... 21

Zuschlagskriterien und Angebotswertung ................................................................... 23

15.1. Preis ..................................................................................................................... 24

15.2. Qualitative Kriterien .............................................................................................. 25

15.2.1. Konzept ............................................................................................................. 25

15.2.2. Arbeitsergebnis ................................................................................................. 25

Geheimhaltung ............................................................................................................ 25

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Verfahrensbrief Nr. 1

Rügeobliegenheiten ..................................................................................................... 26
Nachprüfungen ............................................................................................................ 27
Ergänzende Bestimmungen ........................................................................................ 28

19.1. Nachforderung ...................................................................................................... 28

19.2. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen ......................................................... 28

19.3. Nebenangebote .................................................................................................... 28

19.4. Ausschluss ........................................................................................................... 28

19.5. Entschädigung ...................................................................................................... 28

19.6. Aufhebung des Verfahrens ................................................................................... 28

19.7. Einverständnis des Bieters ................................................................................... 29

19.8. Rücknahme von Teilnahmeanträgen ................................................................... 29

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Verfahrensbrief Nr. 1

Anlagenverzeichnis (Vergabeunterlagen)

Bewerbungsbedingungen

Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung)

Anlage A.2 Angebotsschreiben (wird mit Aufforderung zum Angebot versendet)

Anlage A.3 Wertungsmatrix (Eignung)

Anlage A.4 Hinweise zum Datenschutz

Anlage A.5 Vertraulichkeitserklärung

Anlage A.6 Wertungsmatrix (Angebote)

Anlage B.1 Leistungsbeschreibung/Leistungsverzeichnis

Anlage B.1.1 Leistungsverzeichnis zum Produktumfang PSA und Arbeitskleidung (Be-

reitstellung als pdf und Excel-Dateien)

Anlage B.1.2 Druckdaten Logo (wird mit Aufforderung zum Angebot versendet)

Anlage B.2 Preisblatt (Bereitstellung als pdf und Excel-Dateien)

Anlage B.3 Verpflichtungserklärung DSGVO

Anlage B.4 Vertrag (wird mit Aufforderung zum Angebot versendet)

Anlage B.5 GASCADE_Allgemeine_Einkaufsbedingungen_2020

Anlage B.6 HSE-Richtlinie_Kontraktoren

Anlage B.7 Verhaltenskodex Lieferanten

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Verfahrensbrief Nr. 1

Einleitung Die vorliegende Unterlage stellt den vorgesehenen Ablauf sowie die generellen Regeln und

Formalitäten des Verfahrens vor.

Jede Veröffentlichung der vorliegenden Unterlagen (auch auszugsweise) oder Weitergabe an

Dritte, ist ohne schriftliche Genehmigung des Auftraggebers unzulässig. Die Angaben der Bieter1 müssen wahrheitsgemäß erfolgen. Unzutreffende Angaben können

zum Ausschluss des Bieters führen.

Zur besseren Lesbarkeit werden in dieser Unterlage und den weiteren Vergabeunterlagen per-

sonenbezogene Bezeichnungen, die sich zugleich auf Frauen, Männer und Diverse beziehen,

generell nur in der im Deutschen üblichen männlichen Form angeführt, also z.B. "Mitarbeiter".

Dies soll jedoch keinesfalls eine Geschlechterdiskriminierung oder eine Verletzung des Gleich-

heitsgrundsatzes zum Ausdruck bringen.

Ausgangslage und Beschreibung des Vorhabens Die GASCADE Gastransport GmbH ist ein unabhängiger deutscher Fernleitungsnetzbetreiber.

Sie betreibt ein zentral gesteuertes Pipeline-System und gewährleistet den sicheren und zu-

verlässigen Transport von Gasen. Zugleich entwickelt sie ihre Transportinfrastruktur für den

künftigen Transport klimafreundlicher Energieträger, insbesondere Wasserstoff, weiter.

Die sichere Durchführung der betrieblichen, technischen und infrastrukturellen Aufgaben der

GASCADE Gastransport GmbH erfordert eine bedarfsgerechte und zuverlässige Ausstattung

der Beschäftigten mit geeigneter Arbeitskleidung, Arbeitssicherheitskleidung, persönlicher

Schutzausrüstung und ergänzenden Arbeitsschutzprodukten.

1 Im gesamten Dokument ist „Bieter“ im Kontext des Teilnahmewettbewerbs als „Bewerber“ definiert, falls es sich nicht um ein offenes Verfahren handelt (d. h. „Bietergemeinschaft“ als „Bewerbergemein- schaft“ etc.).

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Verfahrensbrief Nr. 1

Projektbeschreibung und Gegenstand der Ausschreibung Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Bereit-

stellung und Lieferung von Arbeitskleidung, Arbeitssicherheitskleidung, persönlicher Schutz-

ausrüstung sowie ergänzenden Arbeitsschutzprodukten im Zusammenhang mit einer umfas-

senden bedarfsgerechten, kundenindividuellen Betreuung durch fest zugeordnete Ansprech-

personen. Hierzu zählen insbesondere Beratungs-, Service-, Reklamations-, Rücknahme- und

Austauschleistungen sowie die Bereitstellung kundenindividueller Auswertungen.

Zum Leistungsumfang gehören außerdem die Einrichtung, technische Einbindung, Bereitstel-

lung und laufende Pflege eines elektronischen PunchOut-Katalogs. Der Katalog ist in die SAP-

S/4HANA-Fiori-Umgebung des Auftraggebers zu integrieren und muss die Auswahl der frei-

gegebenen Artikel sowie die elektronische Abwicklung der Einzelbestellungen innerhalb der

vorgegebenen Beschaffungsprozesse ermöglichen.

Die Einzelheiten zum Produktsortiment, zu den technischen und funktionalen Anforderungen,

zu Liefer- und Serviceleistungen sowie zur Kataloganbindung ergeben sich aus der Leistungs-

beschreibung (Anlage B.1) und dem dazugehörigen Leistungsverzeichnis (Anlage B.1.1).

Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt 2.200.000,00 EUR netto.

Die im Leistungsverzeichnis (Anlage B.1.1) angegebenen Mengen sind unverbindliche Schätz-

mengen und begründen weder eine Mindestabnahmeverpflichtung noch einen Anspruch auf

den Abruf bestimmter Mengen.

Dieser Höchstwert gilt für die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich sämtlicher Verlänge-

rungsoptionen und damit für eine maximale Gesamtlaufzeit von acht Jahren. Mit Erreichen des

Höchstwerts endet die Möglichkeit weiterer Abrufe aus der Rahmenvereinbarung, auch wenn

die maximale Vertragslaufzeit zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen ist. Der Umfang wird

in einem Los ausgeschrieben.

Geplanter Ausführungs- / Lieferzeitraum Geplant ist der Start der Leistungsumsetzung in den zwei Schritten – Start-Up-Phase ab vo-

raussichtlich ab voraussichtlich Kalenderwoche 8 (acht) 2027 und vollumfängliche Leistung

nach Ausrollen des Katalogs zum 01.06.2027.

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Verfahrensbrief Nr. 1

Die Vertragslaufzeit beträgt 5 Jahre mit Verlängerungsoptionen mit bis zu einer Gesamtlauf-

zeit von 8 Jahren.

Auftraggeber und Vergabestelle Auftraggeber und Vergabestelle ist die:

GASCADE Gastransport GmbH Kölnische Straße 108-112 34119 Kassel Deutschland E-Mail: vergabe@gascade.de Telefon: +49 561 934-0

5.1 Sprache Verfahrenssprache ist Deutsch. Für die Vergabe- und Vertragsunterlagen, den Schriftverkehr,

die Abwicklung des Vertrags gilt die Originalsprache Deutsch.

Verfahren und Zeitplan Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß

§§ 119 Abs. 5, 141 Abs. 1 GWB, § 15 Abs. 1 SektVO durchgeführt.

Das Verhandlungsverfahren ist ein Verfahren, bei dem sich der Auftraggeber mit oder ohne

Teilnahmewettbewerb an ausgewählte Unternehmen wendet, um mit einem oder mehreren

dieser Unternehmen über die Angebote zu verhandeln (§ 119 Abs. 5 GWB).

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Verfahrensbrief Nr. 1

Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gliedert sich in vier Phasen:

Phase 1: Teilnahmewettbewerb

Phase 2: Angebotsphase I (Erstangebote)

Phase 3: Verhandlungsphase

Phase 4: Angebotsphase II (Best and Final Offer (BAFO)) und Vergabeentschei- dung

Möglicherweise abweichende Termine auf der Vergabeplattform sind nicht zu beachten.

Diese können aus technischen Gründen nicht korrigiert oder abgeschaltet werden. Maß-

geblich sind die Terminangaben im Verfahrensbrief.

Zeitraum	Vorgang
25.09.2026	Bekanntgabe des Verfahrens auf DTVP und Absendung der europaweiten Auftragsbekanntmachung
08.10.2026	Frist zur Fragestellung (Teilnahmewettbewerb)
13.10.2026	Bereitstellung eines finalen Fragen-Antworten-Katalogs (Teil- nahmewettbewerb)
27.10.2026, 10:00 Uhr	Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge
KW 46 (voraussichtlich)	Benachrichtigung der Bieter über den Ausgang des Teilnahme- wettbewerbs und Versendung der Aufforderung zur Abgabe ei- nes Erstangebotes an die geeigneten Bewerber
KW 46/KW47 (voraus- sichtlich)	Versendung der Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebotes an die geeigneten Bewerber
KW Ende KW48/ Anfang KW 49 (voraussichtlich)	Ende Angebotsphase I
KW -50/51 (voraussicht- lich)	Verhandlungstermine mit den Bietern bzw. Auswahl des Best- bieters/ Zuschlagsentscheidung/ Versand des Vorabinformati- onsschreibens
KW 52 (voraussichtlich)	Versand der Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote – Angebotsphase II Zeitfenster nach Versand Aufforderung berücksichtig Verfahrenspause über die Weihnachtsfeiertage
KW 04 2027 (voraussicht- lich)	Ggf. Ende Angebotsphase II

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Verfahrensbrief Nr. 1

KW 05 2027 (voraussicht- lich)	Ggf. Auswahl des Bestbieters/ Zuschlagsentscheidung/ Ver- sand des Vorabinformationsschreibens
KW 07 2027 (voraussicht- lich)	Ggf. Zuschlagserteilung/Vertragsschluss
17.04.2027	Bindefrist

Der dargestellte Ablauf und die genannten Termine geben lediglich den derzeitigen Planungs-

stand wieder. Sie sind – mit Ausnahme der Fristen zur Einreichung von Fragen im Rahmen

des Teilnahmewettbewerbs und des Teilnahmeantrags selbst – nicht verbindlich und können

von der Vergabestelle jederzeit geändert werden. Insbesondere behält sich die Vergabestelle

vor, weitere Verhandlungsrunden durchzuführen.

Bitte beachten Sie, dass der Auftraggeber sich vorbehält, den Zuschlag ohne Verhand-

lungen bereits auf der Grundlage der Erstangebote zu erteilen. Die Erstangebote müs-

sen daher alle Mindestanforderungen erfüllen und dürfen keine Änderungen an den

Vergabeunterlagen enthalten, so dass sie ohne vorherige Verhandlungen angenommen

werden können.

Angebote, die nicht alle Mindestanforderungen erfüllen oder Änderungen an den Verga-

beunterlagen enthalten, werden ausgeschlossen.

6.1. Auftragsbekanntmachung und Teilnahmewettbewerb

Das Verfahren beginnt mit der öffentlichen Auftragsbekanntmachung im Supplement zum

Amtsblatt der Europäischen Union und der Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen.

In der Auftragsbekanntmachung wird über einen Link auf das Vergabeportal „DTVP“ verwie-

sen.

Die Anlagen sind auf dem Vergabeportal veröffentlicht.

Auf Grundlage der Vergabeunterlagen erarbeiten die Bieter bzw. Bietergemeinschaften einen

Teilnahmeantrag.

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Verfahrensbrief Nr. 1

Am 27.10.2026, 10:00 Uhr (Systemzeit DTVP), endet die Frist zur Einreichung der Teilnah-

meanträge. Anschließend werden die Teilnahmeanträge geöffnet und geprüft. Auf Grundlage

der von den Bietern eingereichten Erklärungen und Nachweise werden unter den Bietern die-

jenigen ausgewählt, die die veröffentlichten Eignungskriterien erfüllen.

Grundlage der Eignungsprüfung sind die in der Auftragsbekanntmachung und diesem Verfah-

rensbrief unter Nummer 14 genannten Bedingungen.

6.2. Begrenzung der Bewerberzahl

Es werden maximal fünf (5) geeignete Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert

werden, soweit eine ausreichende Anzahl an Teilnahmeanträgen geeigneter Bewerber einge-

reicht wurde. Diese maximal fünf (5) Bewerber werden anhand der in Anlage A.1 Vordrucke

und Nachweise und Anlage A.3 Wertungsmatrix (Eignung) beschriebenen Auswahlmethodik

ermittelt.

Die übrigen Bewerber werden für das weitere Vergabeverfahren nicht mehr berücksichtigt und

zeitnah informiert. Liegt die Zahl der geeigneten Bewerber unter fünf (5), werden grundsätzlich

alle geeigneten Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Dies gilt auch dann,

wenn weniger als drei (3) geeignete Bewerber zur Verfügung stehen. Der Auftraggeber behält

sich in diesem Fall vor, das Vergabeverfahren mit den geeigneten Bewerbern fortzuführen,

sofern ein hinreichender Wettbewerb gewährleistet erscheint und keine sonstigen Gründe ei-

ner Fortführung entgegenstehen. Eine Verpflichtung zur Aufhebung des Vergabeverfahrens

allein aufgrund einer Unterschreitung der Zahl von drei (3) geeigneten Bewerbern besteht

nicht.

Erfüllen mehr als fünf (5) Bewerber gleichermaßen die Anforderungen an die Eignung und ist

die Bewerberzahl auch nach einer objektiven Auswahl entsprechend den veröffentlichten Eig-

nungskriterien zu hoch, kann die Auswahl unter den verbleibenden Bewerbern durch Los ge-

troffen werden.

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Verfahrensbrief Nr. 1

6.3. Angebotsphase I (Erstangebote) und ggf. Vergabeentscheidung

Die Vergabeunterlagen werden mit der Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebotes gege-

benenfalls weiter konkretisiert und aktualisiert. Mit der Aufforderung zur Abgabe eines Erstan-

gebotes erhalten die Bieter ggf. weitere Vergabeunterlagen.

Die Erstangebote werden geprüft und anhand der bekanntgemachten Zuschlagskriterien be-

wertet. Der Auftraggeber gibt unter Berücksichtigung der Erstangebote bekannt, ob er den

Zuschlag auf der Grundlage der Erstangebote erteilt oder Verhandlungsgespräche führen

wird.

Entscheidet sich der Auftraggeber dazu, den Zuschlag bereits auf der Grundlage der Erstan-

gebote zu erteilen, wird der Auftraggeber die Bieter, die auf der Grundlage der veröffentlichten

Zuschlagskriterien keinen Erfolg hatten, gemäß § 134 Abs. 1 GWB in Textform auf elektroni-

schem Weg vorab informieren. Über die Zuschlagserteilung erfolgt eine gesonderte Unterrich-

tung nach § 56 SektVO.

Sollte der Bieter/die Bietergemeinschaft Anmerkungen zum bereitgestellten Vertrag haben, so

sind diese zwingend vorab der Angebotsabgabe zu Angebotsphase I über die Vergabeplatt-

form DTVP zu kommunizieren.

Entscheidet sich der Auftraggeber für die Durchführung von Verhandlungsgesprächen, geht

das Verfahren mit der Verhandlungsphase weiter.

6.4. Verhandlungsphase

Sofern der Auftraggeber den Zuschlag nicht bereits auf der Grundlage der Erstangebote erteilt

hat, beginnt mit dem Abschluss der Angebotsphase I die Verhandlungsphase. Der Auftragge-

ber lädt die Bieter, die ein wertungsfähiges erstes Angebot abgegeben haben, zu einem Ver-

handlungsgespräch ein.

Die Verhandlungsgespräche haben das Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Gegen-

stand der Verhandlungen können grundsätzlich Auftragsinhalt, Auftragsbedingungen und

sämtliche Bestandteile der Angebote sein, nicht aber die in den Vergabeunterlagen festgeleg-

ten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sowie die Identität des ausgeschriebenen

Beschaffungsgegenstandes. Vertragsinhalte sind nicht Gegenstand von Verhandlungen.

Sollte der Bieter/die Bietergemeinschaft Anmerkungen zum bereitgestellten Vertrag ha-

ben, so sind diese zwingend vorab der Angebotsabgabe zu Angebotsphase I über die

Vergabeplattform DTVP zu kommunizieren.

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Verfahrensbrief Nr. 1

Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen der Verhandlungsphase sukzessive die Anzahl

der Bieter und unter Wahrung eines hinreichenden Wettbewerbes weiter nach Maßgabe der

veröffentlichten Zuschlagskriterien zu reduzieren. Die aus dem Verfahren ausscheidenden

Bieter werden hierüber rechtzeitig informiert.

Die Verhandlungen werden voraussichtlich in KW 50 und KW 51 2026 stattfinden. Die Ange-

botsinhalte werden geheim gehalten, die Verhandlungen getrennt mit den jeweiligen Bietern

individuell geführt.

Die Angebotsinhalte werden geheim gehalten, die Verhandlungen getrennt mit den jeweiligen

Bietern individuell geführt. Die Terminierung der Verhandlungen erfolgt durch eine individuelle

Einladung. Die Bieter haben unverzüglich nach Eingang ihrer jeweiligen Einladung mitzuteilen,

welche Personen von ihrer Seite an dem jeweiligen Termin teilnehmen werden.

Die Bieter haben unverzüglich nach Zugang der Einladung die an dem Verhandlungsgespräch

teilnehmenden maximal vier (4) Personen namentlich zu benennen. Die benannten Personen

müssen zur Durchführung der Verhandlungen sowie zur Abgabe verbindlicher Erklärungen für

den Bieter befugt sein. Änderungen des Teilnehmerkreises sind der Vergabestelle unverzüg-

lich über die Vergabeplattform DTVP mitzuteilen.

6.5. Angebotsphase II (finale Angebote/BAFO) und Vergabeentscheidung

Der Auftraggeber wird den Abschluss der Verhandlungsphase erklären und die verbliebenen

Bieter auf der Grundlage der Verhandlungsergebnisse und der ggf. überarbeiteten Vergabe-

unterlagen unter Festlegung einer einheitlichen Frist zur Einreichung finaler Angebote auffor-

dern.

Die eingegangenen finalen Angebote werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Im

Rahmen einer Aufklärungsrunde werden – soweit erforderlich – missverständliche oder unge-

naue Angaben in den Angeboten aufgeklärt. Anschließend werden die Angebote anhand der

bekanntgegebenen Zuschlagskriterien bewertet und das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.

Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag.

Die Bieter sind nach der Einreichung ihrer finalen Angebote an ihre Angebote und deren In-

halte bis einschließlich zum 17.04.2027 (Bindefrist) gebunden. Bis zum Ablauf der Bindefrist

können die Angebote nicht zurückgezogen und auch inhaltlich nicht geändert werden. Für den

Fall, dass aufgrund von Verzögerungen ein Zuschlag bis zum Ablauf der Bindefrist nicht

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Verfahrensbrief Nr. 1

wirksam erfolgen kann, behält sich der Auftraggeber vor, die Bieter zu einer Verlängerung der

Bindefrist aufzufordern.

Die Bieter, die auf Grundlage der veröffentlichten Zuschlagskriterien keinen Erfolg hatten, wer-

den gemäß § 134 Abs. 1 GWB in Textform auf elektronischem Weg vorab informiert. Über die

Zuschlagserteilung erfolgt eine gesonderte Unterrichtung nach § 56 SektVO.

Sollte ein Zuschlag nicht in Betracht kommen oder das Vergabeverfahren aus sonstigen Grün-

den aufgehoben werden müssen, werden die Bieter in Textform auf elektronischem Weg in-

formiert.

Kommunikation (DTVP) Die Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den Bietern erfolgt über den gesamten

Verfahrenszeitraum über die Vergabeplattform DTVP.

7.1. Kommunikationsform und Auskünfte

Weitere Informationen zu diesem Vergabeverfahren, Änderungen an den Vergabeunterlagen,

die Beantwortung von Bieterfragen oder sonstige verfahrensrelevante Informationen werden

auf DTVP bereitgestellt.

Alle Fragen sind über DTVP zu stellen. Zu den Fristen wird auf Nummer 6 (Verfahren und

Zeitplan) verwiesen.

Jede sonstige Kontaktaufnahme zur Vergabestelle bzw. zu Mitarbeitern des Auftraggebers ist

unerwünscht und kann nach pflichtgemäßem Ermessen der Vergabestelle zum Ausschluss

vom Vergabeverfahren führen (Grundsatz der Verfahrensintegrität). Mündliche oder telefoni-

sche Rückfragen werden nicht beantwortet.

7.2. Datenverarbeitung

Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens werden von im Verfahren tätigen natürlichen

Personen personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet. Dies betrifft u.a. die Namen,

Adressangaben sowie Angaben zur beruflichen Tätigkeit und beruflichen Qualifikation.

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Verfahrensbrief Nr. 1

Bereitstellung der Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen können gemäß § 41 Abs. 1 SektVO unentgeltlich, uneingeschränkt,

vollständig und direkt auf DTVP abgerufen werden.

Das Abrufen der Vergabeunterlagen auf DTVP ist ohne vorherige Registrierung möglich, die

aktive Teilnahme am Vergabeverfahren, insbesondere die Kommunikation mit der Vergabe-

stelle und die elektronische Abgabe eines Angebotes durch den Bieter setzt eine Registrierung

hingegen zwingend voraus.

Bei Fragen zur Nutzung des Vergabeportals DTVP, insbesondere bei Fragen zur technischen

Abwicklung, hat sich der Bieter an den Betreiber des Vergabeportals zu werden:

E-Mail: support@cosinex.de

Tel. +49 900 1 267463 (kostenpflichtig)

Die Servicezeiten der Hotline sind Montag bis Freitag jeweils von 07.00 bis 17.00 Uhr.

Eine ausbleibende Registrierung und/oder eine fehlende Kenntnisnahme von durch den Auf-

traggeber auf DTVP bereitgestellten Informationen zu diesem Vergabeverfahren, Änderungen

an den Vergabeunterlagen, Beantwortung von Bieterfragen oder sonstigen verfahrensrelevan-

ten Informationen gehen zu Lasten des jeweiligen Bieters.

Einreichung der Teilnahmeanträge Die Teilnahmeanträge sind bis spätestens am

27.10.2026, 10:00 Uhr (Systemzeit DTVP)

über das „Bietertool“ des DTVP elektronisch einzureichen. Das Bietertool ist eine Desktop-

Anwendung, die sich über eine Webstart-Technologie automatisch installiert, sofern der Pro-

zess der Abgabe eines elektronischen Angebots aus dem virtuellen Projektraum des entspre-

chenden Vergabeverfahrens heraus gestartet wurde.

Bei der Abgabe der Teilnahmeanträge ist die Größenbeschränkung für die maximal zulässige

Dateigröße zu beachten. Die Größe des unter Nutzung des Bietertools abzugebenden elekt-

ronischen Angebotes ist auf 500 MB beschränkt.

Bitte beachten Sie, dass der Auftraggeber keine Abgabe der Teilnahmeanträge auf dem Post-

weg, per E-Mail oder per Telefax zulässt. Etwaige postalisch, per E-Mail oder per Telefax ein-

gereichte Teilnahmeanträge werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur ist nicht notwendig.

Die Teilnahmeanträge sind in Textform nach § 126b BGB abzugeben. Im Unterschied zur

Schriftform bedarf es keiner eigenhändigen Unterschrift, jedoch müssen der Unternehmens-

name und der Name der vertretungsberechtigten natürlichen Person, die die Erklärung abgibt,

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Verfahrensbrief Nr. 1

erkennbar sein. Die Angabe gilt für den gesamten Teilnahmeantrag und ist rechtsverbindlich.

Mit dem vollständigen Hochladen des formgerechten Teilnahmeantrags gelten alle weiteren

eingereichten Unterlagen als vom Bieter rechtswirksam abgegeben. Bei Teilnahmeanträgen

von Bietergemeinschaften muss der Teilnahmeantrag von dem bevollmächtigten Mitglied der

Bietergemeinschaft in Textform nach § 126b BGB eingereicht und hochgeladen werden.

Ggf. erforderliche Erklärungen Dritter sind durch den Dritten eigenhändig zu unterschreiben

und durch den Bieter beizufügen. Dritte im vorstehenden Sinne sind Mitgliedsunternehmen

einer Bietergemeinschaft, Nachunternehmer und Eignungsverleihende-Unternehmen.

Einzureichende Unterlagen Mit dem Teilnahmeantrag sind die folgenden Unterlagen auszufüllen und mit den dort genann-

ten Nachweisen vollständig einzureichen:

Ausgefüllte Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung)
Referenznachweise gemäß Anlage A.3 Wertungsmatrix Eignung
Ausgefüllte Anlage A. 5 Vertraulichkeitserklärung
Ausgefüllte Anlage B.3 Verpflichtungserklärung DSGVO

Die Nachweise können in (nicht beglaubigter) Fotokopie/Ablichtung (PDF) vorgelegt werden,

müssen jedoch eindeutig lesbar sein.

Nach erfolgter Eignungsprüfung und gegebenenfalls Beschränkung des Kreises der zur Ab-

gabe von Erstangeboten aufgeforderten Bieter sind dann mit allen Angeboten für den ausge-

schriebenen Umfang einzureichen

Ausgefüllte Anlage A.2 Angebotsschreiben
Ausgefüllte Anlage B. 2 Preisblatt
Ausgefüllte Anlage B.4 Vertrag (ausgefüllt in den als Bieterangaben gekennzeichne-

ten Feldern)

Mit dem Angebot ist ein technisches Konzept (Qualitative Kriterien) sowie ein Arbeitsergeb-

nis gemäß Verfahrensbrief Absatz 15 und gemäß Anlage A.6 Wertungsmatrix Angebote ein-

zureichen.

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Verfahrensbrief Nr. 1

Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften können in diesem Vergabeverfahren einen Teilnahmeantrag abgeben,

wenn deren Bildung keinen Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht begründet.

Bietergemeinschaften werden nach § 43 Abs. 2 Satz 1 SektVO wie Einzelbieter behandelt.

Jeder Bietergemeinschaft hat mir ihrem Teilnahmeantrag eine Erklärung aller Mitglieder abzu-

geben,

in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der während des gesamten Vergabeverfah-

rens sowie im Falle der Auftragserteilung über die gesamte Vertragslaufzeit bevoll-

mächtigte Vertreter bezeichnet ist,

in der erklärt wird, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem

Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,

in der erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Neben der gemeinschaftlichen Erklärung sind für jedes Mitgliedsunternehmen die in dem Vor-

druck zur Bietergemeinschaftserklärung (Anlage A.1 (Vordrucke und Nachweise (Eignung)),

Vordruck 1.2) genannten Unterlagen vorzulegen.

Die Bietergemeinschaftserklärung muss die Anforderungen für Erklärungen Dritter bei der

elektronischen Angebotsabgabe einhalten (vgl. Nr. 9).

Die Eignungsanforderungen können für die Bietergemeinschaft insgesamt abgegeben wer-

den.

Mitglieder einer Bietergemeinschaft dürfen sich ferner nur an einer Bietergemeinschaft betei-

ligen. Die Beteiligung an mehreren Bietergemeinschaften ist unzulässig. Im Falle der Zuwider-

handlung werden die betreffenden Bietergemeinschaften ausgeschlossen.

Der Auftraggeber wird ausnahmsweise von einem Angebotsausschluss absehen, wenn bei

Angebotsabgabe plausible Gründe für die Doppelbeteiligung dargestellt werden und die be-

treffende Bietergemeinschaft nachweist, dass ein Verstoß gegen den Grundsatz des Geheim-

wettbewerbs nicht vorliegt.

Bietergemeinschaften, die den Teilnahmewettbewerb bestehen, nehmen im Falle der Zulas-

sung zur Angebotsphase I als Bietergemeinschaften am Wettbewerb teil.

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Verfahrensbrief Nr. 1

Einsatz von Nachunternehmern (nicht eignungsleihend) Beabsichtigt der Bieter, Teile des Auftrags durch Nachunternehmer zu erbringen – ohne sich

zugleich auf deren wirtschaftliche und/oder finanzielle sowie technische und/oder berufliche

Leistungsfähigkeit zu berufen – sind die hiervon betroffenen Auftrags-/Leistungsanteile – so-

weit dies im Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags bereits feststeht – im Angebot anzu-

geben und der/die Nachunternehmer zu benennen (Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise

(Eignung), Vordruck 2).

Für den benannten Nachunternehmer sind zudem die in dem vorbezeichneten Vordruck (An-

lage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung), Vordruck 2) genannten Unterlagen vorzulegen.

Eine Nachunternehmervergabe nach Vertragsschluss erfordert die vorherige Einwilligung des

Auftraggebers.

Auf die Grundsätze der Einbindung von Nachunternehmen gem. § 34 SektVO wird hingewie-

sen. Der Auftraggeber behält sich insbesondere vor, vor Zuschlagserteilung innerhalb einer

vom Auftraggeber festgelegten Frist die Ersetzung eines Nachunternehmers zu verlangen,

sofern hinsichtlich des Nachunternehmers ein zwingender Ausschlussgrund im Sinne des

§ 123 GWB oder ein fakultativer Ausschlussgrund im Sinne des § 124 GWB vorliegt.

Bei der Vergabe von Nachunternehmeraufträgen sind mittelständische Interessen durch den

Hauptauftragnehmer vornehmlich zu berücksichtigen.

Eignungsleihe

Beabsichtigt der Bieter sich bei der Erfüllung dieses Auftrags gemäß § 47 SektVO im Hinblick

auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit

der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen („Eignungsleihe“), so muss er

die hierfür vorgesehenen Leistungen/Kapazitäten in seinem Angebot benennen und die dort

genannten Unterlagen auch für das andere Unternehmen vorlegen. Er hat insbesondere den

Namen und die Kontaktdaten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflich-

tungserklärungen (Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung), Vordruck 4 und 5) dieser

Unternehmen vorzulegen.

Ein anderes Unternehmen i.S.v. § 47 SektVO kann nicht nur ein selbständiges, von dem Bieter

rechtlich verschiedenes Unternehmen (z.B. Nachunternehmen) sein. Hierunter sind auch kon-

zernverbundene bzw. konzernangehörige Unternehmen zu verstehen.

Nimmt der Bieter im Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungs-

fähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe nach § 47 SektVO die Kapazitäten anderer Unter-

nehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam entsprechend dem Umfang der

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Verfahrensbrief Nr. 1

Eignungsleihe für die Auftragsausführung haften; die Haftungserklärung ist gleichzeitig mit der

„Verpflichtungserklärung“ abzugeben (Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung), Vor-

druck 5).

Der Bieter kann jedoch im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfä-

higkeit wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfah-

rung (z.B. Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen,

wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden (vgl. § 47 Abs.

1 Satz 3 SektVO). Das bedeutet, dass das jeweilige Drittunternehmen als Nachunternehmer

eingesetzt werden muss.

Der Bieter hat andere Unternehmen, bei denen Ausschlussgründe vorliegen oder die das ent-

sprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten

Frist zu ersetzen.

Im Übrigen wird auf § 47 SektVO verwiesen.

Eignung

Öffentliche Aufträge im Sektorenbereich werden an geeignete Unternehmen vergeben, die

anhand objektiver Kriterien gemäß §§ 142 Nr. 1, 122 Abs. 1 und 2 GWB ausgewählt und nicht

nach § 123 oder § 124 GWB ausgeschlossen worden sind.

Mit dem Teilnahmeantrag ist die Eignung für die zu vergebende Leistung nachzuweisen. Bieter

haben die geforderten und nachfolgend aufgeführten Unterlagen (Eigenerklärungen, Anga-

ben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise) zum Beleg ihrer Eignung und zum Beleg des

Nichtvorliegens von Ausschlussgründen in deutscher Sprache mit dem Teilnahmeantrag ein-

zureichen (§§ 42 ff. SektVO). Die einzureichenden Unterlagen sind insbesondere auch der

Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung) zu entnehmen.

Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung ins

Deutsche beizufügen.

Der Auftraggeber legt folgende objektive Eignungskriterien fest:

14.1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

PL1: Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter ansässig ist (in nicht beglaubigter Kopie), sofern der Bieter in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

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Verfahrensbrief Nr. 1

Für den Fall der Nichteintragung: Die Vorlage einer Gewerbeanmeldung (für ausländische Bieter: Oder vergleichbar). Der Nachweis muss mindestens die vertretungsberechtigten Personen ausweisen.

Der Nachweis kann in (nicht beglaubigter) Fotokopie/Ablichtung (PDF) vorgelegt wer- den, muss jedoch eindeutig lesbar sein. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt der Veröf- fentlichung dieser Bekanntmachung nicht älter als 12 Monate sein.

Siehe Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung), Nachweis 1.

PL2: Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB. Der Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB ist möglich.

Siehe Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung), Vordruck 3.1 (bzw. Vordruck 3.2).

PL3: Eigenerklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 (Sanktionen Russland).

Siehe Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung), Vordruck 8.

14.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

WL1: Eigenerklärung über den Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 (drei) ab-

geschlossenen Geschäftsjahren

Sofern ein Unternehmen erst innerhalb der letzten drei Jahre gegründet wurde und

daher noch keine drei abgeschlossenen Geschäftsjahre aufweist, legt es für die feh-

lenden Jahre eine Unternehmensplanung für die Zukunft unter Angabe der erwarteten

Jahresumsätze vor.

Mindestanforderung (Nichterfüllung führt zum Ausschluss):

Der Umsatz aus vergleichbaren Tätigkeiten, d. h. Implementierung, Betreuung eines

PunchOut-Kataloges und kundenindividueller Einbindung in SAP /S4 HANA sowie kun-

denindividueller Betreuung muss im arithmetischen Mittel der letzten 3 (drei) abge-

schlossenen Geschäftsjahre mindestens 550.000 EUR netto pro Jahr betragen haben.

Siehe Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung), Vordruck 6.

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Verfahrensbrief Nr. 1

WL2: Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung oder

einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung für Personen-, Sach- und Vermö-

gensschäden.

Mindestanforderung (Nichterfüllung führt zum Ausschluss): Die Haftpflichtdeckungshöhe muss für Personen-, Sach- und Vermögensschäden min-

destens EUR 5.000.000 je Versicherungsjahr betragen.

Falls eine Versicherung mit diesen Deckungshöhen derzeit nicht besteht, genügt die

Vorlage von

einer Eigenerklärung des Bieters, dass er im Auftragsfall bereit ist,

eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftrag-

gebers abzuschließen

und

die unwiderrufliche Erklärung eines Versicherers (in nicht beglaubigte

Kopie), dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versiche-

rung bereit ist.

Der Nachweis kann in Fotokopie/Ablichtung (PDF) vorgelegt werden, muss jedoch ein-

deutig lesbar sein. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einrei-

chung des Teilnahmeantrags nicht älter als 12 Monate sein.

Siehe Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung), Nachweis 2.

Kann ein Bieter aus einem berechtigten Grund eine oder mehrere der geforderten Unterlagen

nicht beibringen, so kann er seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vor-

lage anderer, vom Auftraggeber als geeignet angesehene Unterlagen, belegen (entsprechend

§ 45 Abs. 5 VgV). Hierzu muss der Bewerber mindestens 7 (sieben) Kalendertage vor Ablauf

der Teilnahmefrist den Auftraggeber darauf hinweisen, dass ein berechtigter Grund dem Bei-

bringen einer der geforderten Unterlagen entgegensteht. Der berechtigte Grund ist glaubhaft

zu machen.

Der öffentliche Auftraggeber entscheidet dann, ob und wie durch andere geeignete Unterlagen

der Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit dokumentiert werden

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Verfahrensbrief Nr. 1

kann. Kommt der öffentliche Auftraggeber zu dem Schluss, dass keine andere geeignete Un-

terlage den Nachweis ausreichend erbringt, werden die Regelungen über den Ausschluss von

Teilnahmeanträgen wegen nicht wie gefordert erbrachter Unterlagen gemäß angewandt.

14.3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

TL1: Angaben über die Ausführung einschlägiger und vergleichbarer Leistungen (Re-

ferenzen) in den letzten maximal drei (3) Jahren seit Veröffentlichung der Bekanntma-

chung mit Angabe der durchgeführten Lieferung / Leistungen gefordert, die nach Art,

Umfang und Schwierigkeit, mit der hier zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.

Die Referenz muss zum Nachweis der Vergleichbarkeit mindestens folgende Angaben

enthalten:

Referenztitel
Auftraggeber (siehe Hinweis Datenschutz zur Angabe des Auftraggebers in der Anlage A.1) (Sollte der Auftraggeber aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht benannt werden dürfen, so genügt eine Kategorisierung des Auftraggebers (Industrie, andere Sektorenauftraggeber).)
Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten (siehe Hinweis Datenschutz zur Angabe des Auftraggebers in der Anlage A.1, z.B. E-Mail, Telefonnummer) (Sollte der Ansprechpartner aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht benannt werden dürfen, so genügt eine Kategorisierung des Auftraggebers (Industrie, andere Sektorenauftraggeber).)
Kurzbeschreibung der ausgeführten Leistung
Auftragswert in EUR (netto) (präzise Wertangabe gefordert, sonst kann die Referenz nicht gewertet werden (siehe Anlage A.3 Wertungsmatrix (Eignung)))
Ausführungszeitraum (Auftrags- und Lieferdatum tagesgenau angeben) (Wird kein tagesgenaues Datum angegeben, wird die jeweils ungünstigste Va- riante angenommen (siehe Anlage A.3 Wertungsmatrix (Eignung)))

Hinweis: Vergleichbar ist eine Referenz, wenn diese die nachstehenden Punkte um-

fasst: • Lieferung von Arbeits-, Arbeitssicherheitskleidung und persönlicher Schutz-

ausrüstung (PSA),

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Verfahrensbrief Nr. 1

• Betrieb eines elektronischen Produktkatalogs (PunchOutKatalogs) nach tech-

nischen Kundenvorgaben unter Einbindung in die SAP-S/4HANA-Fiori-Umge-

bung und für die berechtigten Nutzer im SAP S/4 Hana-Fiori-Umgebung sicht-

bar; • kundenindividuelle fachbezogene Betreuung

Es sind mindestens drei (3) einschlägige (vergleichbare) Referenzen einzureichen.

Um die Richtigkeit der gemachten Angaben zu gewährleisten, behält sich der Auftraggeber

vor, die Referenzen nachzuprüfen.

Referenzen von konzernverbundenen Unternehmen, die nicht für die Leistungs-erbrin-

gung im Rahmen dieser Ausschreibung vorgesehen sind, sind nicht zulässig.

Mindestanforderung (Nichterfüllung führt zum Ausschluss):

Mindestens eine (1) der drei (3) Referenzen ist, bei denen der Referenznehmer beim Referenzgeber die Einrichtung und den laufenden Betrieb eines PunchOut-Kataloges für Arbeits- und Arbeitssicherheitskleidung und PSA betreut hat und im Rahmen der Kundenbetreuung, eine kundenindividueller und fachlicher 1:1 Betreuung vorgehalten hat.

Siehe Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung), Vordruck 7.

TL2: Nachweis 3 über fachliche Qualifikationen

(a)DIN EN ISO 9001

und

(b) DIN EN ISO 14001;

Für die Normen gilt: Angabe, ob bestehendes und /oder schon rezertifiziertes Quali-

tätsmanagementsystem zu der geforderten Norm oder ob eine Implementierung ge-

plant und terminiert ist) oder gleichwertige Zertifizierung. Das Zertifizierungsunterneh-

men muss akkreditiert sein. Sofern der Prozess zur Auditierung und Zertifizierung noch

nicht abgeschlossen ist, legt der Bewerber einen Zeitplan zur Umsetzung vor. Wesent-

lich ist, dass die geforderte Zertifizierung zum voraussichtlichen Vertragsbeginn abge-

schlossen ist. Hier ist mindestens die Bestätigung der Zertifizierungsstelle zum

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Verfahrensbrief Nr. 1

voraussichtlichen Vertragsbeginn vorzulegen, sollten die Zertifikate noch hin der Er-

stellung sein.

Mindestanforderung (Nichterfüllung führt zum Ausschluss): Siehe auch Anlage A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung),

Alle Nachweise können in Fotokopie/Ablichtung (PDF) vorgelegt werden, müssen je- doch eindeutig lesbar sein. Die Nachweise müssen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung noch 6 Monate gültig sein.

TL3 Eigenerklärung: Bestätigung das die eingesetzten Ansprechpartner im Auftragsfall

die deutsche Sprache in Wort und Schrift (Level B2 gemäß Europäischen Referenz-

rahmen für Sprachen beherrschen.

Mindestanforderung (Nichterfüllung führt zum Ausschluss) Siehe auch Anlage

A.1 Vordrucke und Nachweise (Eignung),

Zuschlagskriterien und Angebotswertung

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Dabei ist der Angebotspreis nicht allein entscheidend. Die Wirtschaftlichkeit wird anhand der

in der Anlage A.6 Wertungsmatrix (Angebote) dargestellten Zuschlagskriterien bestimmt.

o Preis (Absatz 15.1)

o Qualitative Kriterien (Absatz 15.2)

(auch Konzept 15.2.1

o Implementierung - Einführung, Implementierung und Integration

o Produkt-, Katalogdaten- und Konformitätsmanagement

o Lieferfähigkeit, Engpass und Produktumstellung

o Betreuung, Beratung, Reklamation und Reporting

o Bemusterung, Passform, Tragetest

o Arbeitsergebnis (15.2.2)

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Verfahrensbrief Nr. 1

Die Gewichtung und Bewertung der Zuschlagskriterien und die Berechnung des wirtschaft-

lichsten Angebotes ist der in der Anlage A.6 Wertungsmatrix (Angebote) dargestellten Zu-

schlagskriterien bestimmt.

15.1. Preis

Die Angebote werden gemäß den angegebenen Angebotspreisen (Gesamtpreis in EUR (net-

to)) aus dem jeweiligen Preisblatt (Anlage B.2) einer Bewertung unterzogen

Der Angebotspreis setzt sich aus der Gesamtsumme der folgenden Angebotsbestandteile zu-

sammen:

• Gesamtsumme (netto) Regel- und Einmalleistung als Bewertungsgrundlage resultierend

aus Gesamtsumme Einmalleistung plus 8 x Gesamtsumme Regelleistung pro Jahr

Die Bewertung der Angebote und die Auswahl des wirtschaftlichsten Bieters erfolgt anhand

der in der Anlage Zuschlagskriterien dargestellten Kriterien, wobei der Angebotspreis mit 50%,

Angebotsvergleichspreis in EUR (netto) aus dem jeweiligen Preisblatt (Anlage B.2; wird bei

Angebotsaufforderung freigeschaltet) und die qualitativen Kriterien mit 40 % und die Arbeits-

probe mit 10% gewichtet werden,

Im Rahmen der Gesamtbewertung der Angebote können für die Qualität (Qualitative Kriterien

und Arbeitsprobe) und den Preis der angebotenen Leistungen zusammen maximal 1.000

Punkte erreicht werden. Die Gesamtbewertung der Angebote ergibt sich aus der Summe der

jeweils gewichteten Einzelbewertungen von Angebotsvergleichspreis (500 Punkte) und Quali-

tative Kriterien (400 Punkte) und Arbeitsprobe (100 Punkte). Das wirtschaftlichste Angebot ist

dasjenige, dass die höchste Summe aus Preis- und Qualitätspunkten erhält.

In dem Fall, dass zwei oder mehrere Angebote eine identische Gesamtpunktzahl erreichen,

wird der Zuschlag auf das preislich günstigere Angebot erteilt.

Die genaue Gewichtung und Bewertung der Zuschlagskriterien und die Berechnung des wirt-

schaftlichsten Angebotes ist der in der Anlage A.6 Wertungsmatrix (Angebote) dargestellten

Zuschlagskriterien bestimmt.

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Verfahrensbrief Nr. 1

15.2. Qualitative Kriterien

15.2.1. Konzept

Die Qualität des einzureichenden Konzeptes wird gesamthaft im Hinblick auf die in der Wer-

tungsmatrix genannten inhaltlichen Anforderungen unter Anwendung des nachfolgend be-

schriebenen Bewertungsmaßstabs bewertet. Dabei findet die Bewertung jeweils für die Aus-

führungen zu den Schwerpunkten "Implementierung“, "Produktmanagement", "Lieferfä-

higkeit", „Betreuung“ und „Bemusterung und „Tragetest“ statt.

Die Punktevergabe erfolgt je Schwerpunkt entsprechend der im weiteren Verlauf dieser Wer-

tungsmatrix festgelegten Maximalpunktzahlen und des Bewertungsmaßstabs. Die qualitativen

Auswertungen innerhalb der einzelnen Schwerpunkte des Konzeptes orientieren sich an der

„Schulnotenrechtsprechung“ (BGH 04.04.2017 – X ZB 3/17). Hierbei wird sichergestellt, dass

alle Angebote an denselben Maßstäben mit derselben Strenge und in derselben Prüfungsin-

tensität bewertet werden.

15.2.2. Arbeitsergebnis

Mit der Arbeitsprobe (Details siehe Anlage A.6 Wertungsmatrix Angebote) werden die vorga-

bengerechte Gestaltung und Qualität von Logo und Personalisierung sowie die Funktionsfä-

higkeit des festgelegten HSE-Merkmals bewertet.

Hinweis: Für den Bieter, der den Zuschlag erhält, gelten die Regelungen zum Nutzungsrechten

gemäß den Allgemeinen Einkaufsbedingungen (EK-Bedingungen) des Auftraggebers entspre-

chend auch für das im Vergabeverfahren eingereichte Arbeitsergebnis. Die hierfür erforderli-

chen Nutzungsrechte werden mit Zuschlagserteilung auf den Auftraggeber übertragen.

Geheimhaltung

Sektorenauftraggeber dürfen nach § 5 Abs. 1 SektVO keine von den Unternehmen übermittel-

ten und von diesen als vertraulich gekennzeichneten Informationen weitergeben. Dazu gehö-

ren insbesondere Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und die vertraulichen Aspekte der ein-

gereichten Dokumente. Ausdrücklich zulässig ist die Weitergabe von Informationen an Berater

des Auftraggebers, die von Berufs wegen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (Wirtschaftsprü-

fer, Steuerberater und externe Rechtsanwälte).

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Verfahrensbrief Nr. 1

Der Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Teilnahmeantrags, die ein Betriebs- oder Ge-

schäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen.

Geschieht dies nicht, können die Vergabestelle und die Rechtsbehelfsinstanz im Falle eines

Rechtsbehelfsverfahrens von seiner Zustimmung auf Einsicht durch andere Verfahrensbetei-

ligte (z.B. andere Bieter) ausgehen.

Bei der gesamten Kommunikation sowie beim Austausch und der Speicherung von Informati-

onen gewährleistet der Sektorenauftraggeber die Integrität der Daten und die Vertraulichkeit

der Teilnahmeanträge und Angebote einschließlich ihrer Anlagen. Die Teilnahmeanträge und

Angebote einschließlich ihrer Anlagen sowie die Dokumentation über deren Öffnung, Prüfung

und Wertung werden auch nach dem Abschluss des Vergabeverfahrens vertraulich behandelt.

Im Gegenzug verpflichten sich die an dem Vergabeverfahren beteiligten Unternehmen, keine

vom Auftraggeber übermittelten Dokumente und Informationen an Dritte weiterzuleiten und

sämtliche erhaltene Dokumente und Informationen vertraulich zu behandeln.

Die Vergabestelle erhält – unter Wahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Bie-

ters – sämtliche Rechte an den eingereichten Unterlagen (Eigentumsrecht an den Unterlagen).

Der Bieter stimmt mit der Abgabe seines Teilnahmeantrags diesem Rechtsübergang zu.

Rügeobliegenheiten

Die Vergabeunterlagen müssen nach Erhalt/Download durch die interessierten Unternehmen

auf Vollständigkeit und Lesbarkeit geprüft werden. Enthalten die Bekanntmachung, die Verga-

beunterlagen oder die den Bietern mitgeteilten, übergebenen und zugänglich gemachten Un-

terlagen oder sonstigen Informationen Unklarheiten oder verstoßen diese gegen geltendes

Recht, so trifft die Bieter die Obliegenheit, die Vergabestelle unverzüglich darauf hinzuweisen.

Anderenfalls können sie sich auf die Unklarheiten oder die Rechtsverstöße nicht berufen. Nicht

aufgeklärte Unklarheiten haben die Bieter als von ihnen zu tragende Risiken in ihre Teilnah-

meanträge und Angebote einzukalkulieren.

Etwaige Verfahrensrügen sind eindeutig als solche zu kennzeichnen. Auf die Rügeobliegen-

heiten der Bieter nach § 160 Abs. 3 GWB wird ausdrücklich hingewiesen. Außerdem weist die

Vergabestelle ausdrücklich auf die Rechtsbehelfsfrist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hin.

Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung des

Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen

sind.

§ 160 GWB Einleitung, Antrag

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

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Verfahrensbrief Nr. 1

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Ein Unternehmen ist nicht antragsbefugt, so-weit es sich auf die Unwirksamkeit einer Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes beruft, wenn die Unwirksamkeit dieser Rechtsverordnung nicht durch rechtskräftigen Beschluss nach § 98 Absatz 4 Satz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes festgestellt ist. Das Unter-nehmen hat darzule- gen, dass ihm durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Nachprüfungen

Nach § 160 Abs. 2 GWB ist jedes Unternehmen befugt, einen Nachprüfungsantrag bei der

zuständigen Vergabekammer zu stellen, dass ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat

und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von

Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die

behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen

droht.

Zuständige Nachprüfungsinstanz:

Vergabekammer des Bundes Villemombler Straße 76 53123 Bonn Fax: +49 228 9499 163 E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de Telefon: +49 228 9499 0

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Verfahrensbrief Nr. 1

Ergänzende Bestimmungen

19.1. Nachforderung

Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen nach § 51 SektVO nachzufordern. Die nachge-

forderten Unterlagen sind von dem betroffenen Bieter innerhalb der vom Auftraggeber gesetz-

ten Frist vorzulegen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.

19.2. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer un-

zulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung

von Wettbewerbsbeschränkungen haben betroffene Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber

zu geben, ob und auf welche Art sie wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden

sind.

19.3. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

19.4. Ausschluss

Angebote, die nicht die in den Vergabeunterlagen geforderten Voraussetzungen/Bestimmun-

gen erfüllen, werden ausgeschlossen. Ein Ausschluss erfolgt insbesondere in den in § 57

SektVO genannten Fällen.

19.5. Entschädigung

Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen bzw. eine Entschädigung für die Teilnahme an

dem Vergabeverfahren wird nicht gewährt.

19.6. Aufhebung des Verfahrens

Insbesondere für den Fall, dass keine den Anforderungen des Auftraggebers entsprechenden

Teilnahmeanträge oder Angebote fristgerecht eingehen, eine grundlegende Änderung der

Vergabeunterlagen erforderlich wird oder andere schwerwiegende Gründe bestehen, bleibt

die Aufhebung des Verfahrens vorbehalten (§ 57 SektVO).

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Verfahrensbrief Nr. 1

Die Vergabestelle wird die Bieter im Falle einer Aufhebung des Verfahrens unter Angabe der Gründe, gegebenenfalls über die Absicht, ein neues Vergabeverfahren einzuleiten, unver- züglich unterrichten.

19.7. Einverständnis des Bieters

Mit der Abgabe eines Teilnahmeantrags erklärt sich der betreffende Bieter mit allen Bestand-

teilen der vorliegenden Verfahrensbedingungen einverstanden.

Der Bieter sichert durch seine Beteiligung am Verfahren zu, dass für die Verarbeitung der in

seinem Teilnahmeantrag und/oder seinem Angebot enthaltenen personenbezogenen Daten

in Zusammenhang mit diesem Verfahren und der Vertragserfüllung die erforderliche Einwilli-

gung der Betroffenen vorliegt. Eingetragen werden Name, Anschrift, Telefon, Telefax, E-Mail

und Ansprechpartner. Nach Abschluss des Verfahrens werden diese Daten entsprechend den

datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht. Siehe insoweit die Hinweise zum Daten-

schutz (Anlage A.4 Hinweise zum Datenschutz).

19.8. Rücknahme von Teilnahmeanträgen

Eine Rücknahme von bereits abgegebenen Teilnahmeanträgen ist bis zum Ablauf der Teil- nahmefrist durch Erklärung in Textform gemäß § 126b BGB möglich. Bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge kann dann ein neuer Teilnahmeantrag eingereicht werden.

Verfahrensbrief_PSA.pdf

Verfahrensbrief Nr. 1

Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Arbeitskleidung, Schutz-

kleidung, persönlicher Schutzausrüstung und ergänzenden Arbeits-

schutzprodukten einschließlich Serviceleistungen und PunchOut-Katalog

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Stand: 25.09.2026

Vergabenummer: 2026-062