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Hilfestellung zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg
und zur elektronischen Angebotsabgabe
Sehr geehrte Unternehmen,
die Vergabestelle der Stiftung Fürst Pückler Museum Park und Schloss Branitz stellt Ihnen mit dieser Zusammenstellung von wichtigen Hinweisen und Tipps eine Hilfe zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg und zur Unterstützung bei der Abgabe von elektronischen Teilnahmeanträgen und Angeboten zur Verfügung. Je nach Version des Programms können sich einzelne Schritte verändern, das System bleibt jedoch gleich. Diese Hilfe ist in jeder Hinsicht unverbindlich. Eine Gewähr kann dafür nicht übernommen werden, da wir, so wie Sie, Nutzer des Systems sind. Sie als Wettbewerbsteilnehmer oder Bieter sind weiterhin allein dafür verantwortlich, dass uns Ihr Teilnahmeantrag oder Ihr Angebot form- und fristgerecht erreicht.
Diese Übersichtsseite kann je nach Verfahrensart differenzieren, je nachdem, welche Vergabeart gewählt wurde.
Unsere Wettbewerbsverfahren werden über den „Vergabemarktplatz Brandenburg“ veröffentlicht. Wenn Sie den Vergabemarktplatz Brandenburg als „Unternehmen“ öffnen, sehen Sie eine Übersicht, welche Verfahren zu diesem Zeitpunkt von verschiedenen Vergabestellen veröffentlicht wurden. Durch Anklicken des Aktionsfeldes neben einem Verfahren öffnet sich der dazugehörige Projektraum. Sie erhalten nun die Gelegenheit, daran teilzunehmen.
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Nehmen Sie am Verfahren teil!
Wenn Sie nicht an einem Verfahren teilnehmen (Anklicken eines grün unterlegten Feldes „Teilnehmen“ bzw. „Anmelden“), werden Sie nicht automatisch über eingehende Informationen der Vergabestelle informiert und können kein elektronisches Angebot einreichen.
Es öffnet sich das Login-Fenster. Bitte loggen Sie sich nun mit Ihrem Anmeldenamen (E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort ein. Haben Sie das Passwort vergessen oder sind Sie noch nicht registriert, so klicken Sie den entsprechenden Button unterhalb des Logins an.
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Nach erfolgreicher Anmeldung (Registrierung) erhalten Sie die Ansicht über den Projektraum des ausgewählten Verfahrens. Sie sollten alle Verfahrensangaben und die Vergabeunterlagen einsehen und bei auftretenden Fragen mit der Vergabestelle kommunizieren. In der Übersicht sind in der linken, blau unterlegten, Spalte die Inhalte der zu vergebenen Leistung und Verfahrensangaben hinterlegt.
Einzelne Verfahrensangaben werden Ihnen in den entsprechenden Rubriken (Auftraggeber, Auftragsgegenstand, Bedingungen, Verfahren und weitere Angaben) angezeigt. Hier können Sie die einzelnen Informationen zum Verfahren im Detail entnehmen. Sie können beliebig oft zwischen den einzelnen Rubriken wählen.
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Wenn Sie Fragen zu den Vergabeunterlagen haben oder auf Fehler hinweisen wollen, hat dies zwingend über den Vergabemarktplatz unter Nutzung der Rubrik „Kommunikation“ unter „Ausgehende Nachrichten“ im Projektraum zu erfolgen. Die Nachrichten gehen sofort bei der Vergabestelle ein. Diese wird die Anfragen unverzüglich bearbeiten. Über den Eingang einer Antwort werden Sie per E-Mail informiert. Sie können diese und andere Informationen im Projektraum unter „Eingegangene Nachrichten“ einsehen. Achtung: Vermeiden Sie bei Fragestellungen Hinweise auf Ihr Unternehmen, da mit den Antworten grundsätzlich auch die Anfragen allen Wettbewerbsteilneh- mern zur Kenntnis gegeben werden.
Zum Verfassen einer Nachricht geben Sie bitte unter „Ausgehende Nachrichten“ im „Betreff“ einen Nachrichtentitel an und formulieren im Textfeld Ihre Anfrage.
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Die Angebotsabgabe über das Bietertool
Angebote und auch Teilnahmeanträge müssen über das Bietertool eingereicht bzw. abgegeben werden. Unter der Rubrik „Angebote“ erhalten Sie die Informationen, dass Sie die Projektdatei herunterladen sollen. Ist bei Ihnen das Bietertool noch nicht installiert, wählen Sie die Aktion „Installationsdatei herunterladen“ und beachten Sie die Hinweise während der Installation.
Nach dem Herunterladen der Projektdatei öffnet sich das Bietertool und Sie sehen auf der linken Seite 5 verschiedene Rubriken, die Sie nacheinander bearbeiten müssen.
- Allgemeine Informationen
Hier erhalten Sie noch einmal Informationen über den Titel des Verfahrens, die Vergabenummer, die Vergabe- bzw. Verfahrensart und über die Frist, bis zu der Angebote eingereicht sein müssen (Angebotsfrist).
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- Dokumente aus den Vergabeunterlagen
Hier sind in 4 verschiedenen Reitern alle Vergabeunterlagen enthalten sowie sonstige Informationen. Sie müssen alle Dokumente lesen. Ungelesene Dokumente haben den Status „ungeöffnet“. Bleiben Dokumente „ungeöffnet“, können Sie kein Angebot einreichen. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit, damit Sie nichts vergessen. Zum Öffnen der Dokumente klicken Sie diese an und öffnen mit „Dokument öffnen“.
- Basisdaten zum Angebot
In dieser Rubrik gibt es zwei Reiter (Allgemeine Angaben und Preisangaben), die Sie bearbeiten.
Vergessen Sie nicht anzugeben, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenangebot handelt und geben Sie Ihre Preisangaben ein.
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Beachten Sie bei den Zahlungszielen die Vorgaben der Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes Brandenburg. Bieten Sie „Skonto“ an, darf das Zahlungsziel in Brandenburg nicht unter 14 Tagen liegen. Bei Angeboten ohne Skonto ist das Zahlungsziel mit 30 Tagen vorgegeben. Wenn Sie ein Zahlungsziel eintragen, welches diese Mindestfristen unterschreitet, muss Ihr Angebot ggf. ausgeschlossen werden.
Manchmal kann die Abgabe von Gesamtpreisen nicht vorgegeben oder möglich sein. In diesem Fall können Sie unter „Begründung für nicht eingegebene Preise“ Ihre Bemerkungen hinterlassen.
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- Dokumente zum Angebot mit ebenfalls zwei Reitern (Auszufüllende Dokumente und Eigene Dokumente)
In den Reitern „Auszufüllende Dokumente“ erkennen Sie, welche Dokumente zwingend auszufüllen und dem Angebot beizufügen sind. Klicken Sie die Dokumente an und öffnen Sie diese jeweils mit „Dokument öffnen“.
Im Reiter „Eigene Dokumente“ können Sie nun die geforderten Dokumente und auch eigene Unterlagen einfügen.
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- „Abgabe“ bezeichnet die Abgabe des Angebotes
In diesem Reiter haben Sie nun die Wahl der Signatur. Wählen Sie daher die Signatur durch Anklicken aus, die Sie benutzen möchten (und dürfen). Durch die Stadtverwaltung Cottbus (Zentrales Vergabemanagement) wird meist die „Textform“ zugelassen. Dafür benötigen Sie keine kostenpflichtige elektronische Signatur. Im Weiteren wird daher die Nutzung der Textform beschrieben.
Wählen Sie Ihre Signaturart aus und starten Sie den „Abgabe-Assistenten“.
Sie erhalten jetzt noch einmal einige Sicherheitsabfragen (Checkliste), ob Sie auch keine Unterlagen vergessen haben sowie eine Übersicht über die von Ihnen eingestellten Dokumente. Haben Sie trotz unserer bisherigen Hinweise nicht alle Dokumente „geöffnet“, erfahren Sie an dieser Stelle, dass Sie kein Angebot abgeben können.
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Sollte dies bei Ihnen zutreffen, gehen Sie zurück in die Rubrik „Dokumente zum Angebot“ und öffnen Sie nun die als ungeöffnet angezeigten Dokumente.
Nun können Sie erneut die Rubrik „Abgabe“ öffnen und den „Abgabe-Assistent“ starten. Es erfolgt erneut die erste Prüfung mit den Sicherheitsabfragen.
Der Abgabe-Assistent arbeitet mit Ihnen in 7 Schritten.
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Der Assistent stellt in der 1. Stufe „Prüfung“ fest, dass die elektronische Angebotsabgabe möglich ist. Klicken Sie auf „Weiter“.
Der Abgabe-Assistent hat die „Erstellung“ (2.) abgeschlossen und gibt die entsprechenden Hinweise (grüne Haken). Bezeichnen Sie Ihr Angebot und klicken Sie auf „Weiter“.
Sie erhalten die „Übersicht“ (3.). Klicken Sie auf „Weiter“
In der Assistentenstufe „Signierung“ (4.) müssen Sie Ihre Firmenangaben eintragen.
Zur „Authentifizierung“ (5.) sind nun Ihre
E- Mail-Adresse und Ihr Passwort erforderlich. Anschließend geben Sie den Befehl „Angebot jetzt versenden“.
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In der Stufe „Abgabe“ (6.) erfolgt die Angebotsversendung. Sie erhalten dazu Informationen z. B. zum Status der Abgabe und zur Verschlüsselung.
Zum Abschluss der Angebotsabgabe „Fertig“ (7.) werden Sie darüber informiert, dass Ihr Angebot an den Server übermittelt wurde.
Bitte bestätigen Sie, dass Sie die Zusammenfassung der Abgabe geöffnet und gespeichert haben.
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Sie können nun die Angebotsabgabe beenden. Vergessen Sie nicht, Ihr Angebot zu speichern, damit Sie immer nachvollziehen können, was Ihrem Angebot beigefügt ist.
Sie finden Ihr Angebot mit der Dokumentation des Eingangsdatums im Projektraum unterhalb des Logos für das Bietertool. Von hier aus könnten Sie es auch zurückziehen.