[Seite 1]

An alle Bieter

Ausschreibungen bei der Stadt Spremberg

Hinweise zur Angebotsabgabe

Es ist schade, wenn Ihr Angebot nicht den Zuschlag erhält, weil es im Vergleich zu Angeboten von Mitbewerbern ein schlechteres Preis-Leistungsverhältnis erzielt hat. Das gehört jedoch zum Geschäft. Vielleicht klappt es ja bei nächsten Mal.

Richtig ärgerlich ist es jedoch, wenn Ihr Angebot nicht berücksichtigt werden kann, weil es formelle Fehler beinhaltet, die nicht geheilt werden können. Seien Sie versichert, auch wir ärgern uns, wenn wir ein interessantes Angebot aus diesem Grund ausschließen müssen.

Ein Vergabeverfahren ist ein sehr formelles Verfahren. Bereits "kleine Fehler" können dazu führen, dass Ihr Angebot ausgeschlossen werden muss. Zudem gibt es nur in wenigen, im Gesetz ausdrücklich vorgesehenen Ausnahmefällen die Möglichkeit vergessene, fehlende oder unvollständige Angaben nachzureichen oder zu korrigieren, so dass ein unvollständig eingereichtes Angebot meist ebenfalls nicht berücksichtigt werden kann.

Unsere Hinweise sollen Sie als Bieter bei der Einreichung eines formal fehlerfreien Angebots unterstützen. Sie werden ausdrücklich nicht Vertragsbestandteil. Es besteht kein Anspruch auf vollständige Aufzählung aller Vorgaben aus den Bewerbungsbedingungen oder auf eine vollumfängliche juristische Beratung. Vielmehr möchten wir Sie mit den hier aufgelisteten Punkten auf häufige Fehlerquellen unverbindlich hinweisen und Sie somit bei der vergaberechtskonformen Angebotserstellung unterstützen.

Bevor sie Ihr Angebot erstellen, lesen Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig durch. Prüfen Sie ehrlich, ob Sie die Anforderungen der Leistungsbeschreibung auch tatsächlich erfüllen können.
Alle Eintragungen in den Vergabeunterlagen müssen zweifelsfrei sein. Bitte verwenden Sie daher einen Kugelschreiber oder einen anderen dokumentenechten Stift. Achten Sie auf die Lesbarkeit. Wenn Korrekturen notwendig sind, muss eindeutig erkennbar sein, dass die Korrektur von Ihnen vorgenommen wurde und welche Eintragung gelten soll. Wir empfehlen die fehlerhafte Eintragung durchzustreichen, die korrekte Eintragung zu ergänzen und die Korrektur abzuzeichnen.
Verwenden Sie, wo gefordert, für ihr Angebot die beigelegten Formblätter oder Muster und füllen Sie diese vollständig und nach den Vorgaben aus.
Es ist essentiell, dass Sie mit Ihrem Angebot bereits alle angeforderten Unterlagen (= alle Angaben, Erklärungen und Nachweise) abgeben. Bei Unterlagen, die im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien relevant sind, ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Fehlen diese Unterlagen, sind sie unvollständig, fehlerhaft oder entsprechen nicht unseren Vorgaben, so ist Ihr Angebot zwingend auszuschließen.
Nehmen Sie keinesfalls Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vor (mit Ausnahme der explizit geforderten Eintragungen wie z.B. Produktnamen oder Preise), da derartige Angebote zwingend ausgeschlossen werden müssen. Dies gilt sowohl für Änderungen in inhaltlicher Sicht wie Art und Umfang der Leistung als auch hinsichtlich der Modalitäten der Leistungserbringung.

[Seite 2]

a) Eine Änderung der Vergabeunterlagen liegt auch dann vor, wenn dem Angebot Ihre Allgemeine Geschäftsbedingungen beigefügt sind. Dies bleibt oft vom Bieter unbemerkt, da die Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht bewusst beigelegt werden sondern sich auf der Rückseite des Geschäftsbriefpapiers oder in Produktkatalogen, Prospekten oder ähnlichem befinden. Es gelten ausschließlich die Bedingungen der Stadt Spremberg, die Sie mit Ihrer Unterschrift anerkennen.

b) In Ausschreibungen haben wir meist Nebenangebote nicht zugelassen. Auch wenn Sie daher eine neue / andere Idee haben oder ein alternatives Verfahren praktizieren, dürfen Sie diese nicht statt der geforderten Vorgaben anbieten, Ihr Angebot muss sonst ausgeschlossen werden. Bitte wenden Sie sich vor der Angebotsabgabe an die Stadt Spremberg.

Bestehen während der Angebotsfrist Probleme, Zweifel oder Fragen zu den Vergabeunterlagen, lassen Sie keinesfalls Eintragungen aus, streichen Passagen oder ergänzen die Unterlagen. Machen Sie stattdessen von der Möglichkeit Bieterfragen zu stellen Gebrauch, wenn Ihnen Fehler oder Unstimmigkeiten in den Vergabeunterlagen auffallen,

bei Unklarheiten Klärungsbedarf besteht oder
Ihnen Informationen fehlen, die für Ihre Angebotserstellung erforderlich sind.

Eine Bieterfrage richten Sie schriftlich über die Vergabeplattform an die Zentrale Vergabestelle der Stadt Spremberg. Die Antworten und Auskünfte auf Bieterfragen geben wir auf der Vergabeplattform des Landes Brandenburg, dem Vergabemarktplatz Brandenburg, bekannt. Hier können Sie auch jederzeit nachsehen, ob Ihre Frage vielleicht schon beantwortet wurde.

Prüfen Sie vor der Absendung des Angebots sorgfältig noch einmal,

ob alle geforderten Eintragungen, Angaben und Preise enthalten sind.
ob alle Angaben sachlich und rechnerisch richtig sind.
ob alle geforderten Unterlagen, Dokumente und Nachweise beigelegt sind.
dass keine Änderungen oder Ergänzungen (außer den geforderten Eintragungen) an den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden, insbesondere dass keine eigenen AGB beigefügt wurden.

Beachten Sie bei schriftlichen und elektronischen Angeboten in Textform folgendes:

Im Kopf des Angebotsschreibens sind Firmenname und Anschrift des Bieters (lt. Handelsregister) anzugeben und die Kontaktdaten auszufüllen.
Schriftliche Angebote sind rechtsverbindlich im Original zu unterschreiben.
Bei elektronischen Angeboten in Textform sind gemäß § 126 b BGB die Firma, Rechtsform und die namentliche Benennung der handelnden vertretungs- berechtigten natürlichen Person anzugeben.

Fehlen vorgenannte Angaben bei elektronischen Angeboten in Textform bzw. die Originalunterschrift bei schriftlichen Angeboten wird das Angebot ausgeschlossen.

Beachten Sie unbedingt die Angebotsfrist. Ihr Angebot muss bis zum Ablauf der Frist bei uns eingegangen sein. Die rechtzeitige Absendung genügt nicht. Verspätet eingegangene Angebote können nicht berücksichtigt werden und sind zwingend auszuschließen.

[Seite 3]

Prüfen Sie vor der Absendung Ihres Angebots, ob Ihre Postsendung den geforderten Vorgaben (z. B. verschlossenes Kuvert, Absender, Kennzeichnung mit Aufkleber) entspricht.

Hinweise zur Angebotsabgabe.pdf