00 Verfahrenshinweise zur Vergabe Beschaffung E-Bikes.pdf

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Anlage 1

Verfahrenshinweise zur Vergabe folgenden Auftrags:

Lieferung von Elektrorädern für ein Bike-Sharing

durch die Stadtverkehrsgesellschaft mbH Frankfurt (Oder)

Vergabenummer: VgV-01/2026

Inhaltsverzeichnis

1 Auftraggeber ...................................................................................................... 2

2 Verfahren ........................................................................................................... 2

3 Eignung, Referenzen ........................................................................................ 3

3.1.Eignungskriterien: .......................................................................................................... 4 3.1.1. Eigenerklärungen ......................................................................................................... 4 3.1.2. Eignungsnachweise ...................................................................................................... 4 4 Leistungsgegenstand ....................................................................................... 5

5 Form der Angebote ........................................................................................... 6

6 Bewertung.......................................................................................................... 6

7 Abschließende Informationen .......................................................................... 7

7.1. Bietergemeinschaften ................................................................................................... 7 7.2. Nachunternehmer .......................................................................................................... 7 7.3. Unklarheiten, Rechtmäßigkeit ...................................................................................... 8 7.4. Kosten der Angebotserstellung ................................................................................... 8 7.5. Kennzeichnung von Geheimnissen ............................................................................. 8 7.6. Urheberrechte/Geheimhaltungspflichten..................................................................... 8 7.7. Vergabekammer ............................................................................................................ 8 7.8. Datenschutz ................................................................................................................... 9 8 Checkliste, der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen: .................. 9

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1 Auftraggeber Auftraggeber ist die Stadtverkehrsgesellschaft mbH Frankfurt (Oder) (im weiteren SVF genannt), welche der kommunale Verkehrsdienstleister der Stadt Frankfurt (Oder) ist. Außerdem versteht sich die SVF als lokaler Mobilitätsdienstleister. Das Unternehmen ist darauf ausgerichtet eine qualitativ bestmögliche sowie umweltfreundliche Dienstleistung zu erbringen. In Ergänzung zum Nahverkehr plant die SVF die Errichtung von Fahrradstationen mit unterschiedlichen Elektrorä- dern, die in Form eines Bike-Sharings.

2 Verfahren Die Vergabe der Liefer- und Dienstleistungen zur „Lieferung von Elektrorädern für ein Bike-Sha- ring“ erfolgt im Wege eines Offenen Verfahrens gemäß § 15 Vergabeverordnung (VgV) als EU- weites Verfahren oberhalb der Schwellenwerte. Das Verfahren wird als einstufiges Verfahren durchgeführt. Das bedeutet, dass die Prüfung der Eignung des Bieters und die Wertung des An- gebots in zwei Prozessschritten nacheinander nach der Angebotsabgabe stattfinden.

Die gesamte Kommunikation sowie das Einreichen von Angeboten erfolgt ausschließlich elektro- nisch über den Vergabemarktplatz Brandenburg.

Bekanntmachung und Bereitstellung der Unterlagen Das Verfahren wird durch eine EU-weite Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (TED) eingeleitet und parallel auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg ver- öffentlicht. Sämtliche Vergabeunterlagen stehen ab dem Tag der Veröffentlichung unentgeltlich, vollständig und direkt digital auf der Vergabeplattform zum Download bereit.

Den Inhalt der Vergabeunterlagen und somit die Bedingungen für die Angebotserstellung be- schreiben verbindlich

• der Bekanntmachungstext
• diese Verfahrensbedingungen samt allen Anlagen
• gesetzliche Vorgaben in diesem Bereich
• die „anerkannten Regeln der Technik", wie z.B. DIN-Normen (die sog. Gelb- drucke sind verbindlich, soweit diese zum Zeitpunkt der Ausführung der Leistung in Fachkreisen be- reits bekannt gemacht worden sind)
• samt allen Anlagen sowie alle eventuellen weiteren Erklärungen, welche im Rahmen der Auskunftserteilung abgegeben werden.

Etwaige AGB des Bieters werden nicht Vertragsbestandteil.

Einreichung von Bieterfragen Haben Bieter Fragen zu den Vergabeunterlagen oder der Leistungsbeschreibung, sind diese aus- schließlich elektronisch über das Kommunikationswerkzeug der Vergabeplattform einzureichen. Per E-Mail, Post oder Telefon eingehende Fragen werden nicht beantwortet. Die Antworten und etwaige Änderungen der Vergabeunterlagen werden allen Bewerbern anonymisiert über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Die Bieter sind verpflichtet, sich dort selbstständig über Aktualisierungen zu informieren.

Gleichzeitige Abgabe von Eignungsnachweisen und Angebot Jedes interessierte Unternehmen kann innerhalb der laufenden Frist ein Angebot abgeben. Mit der Abgabe des Angebots sind zwingend auch alle geforderten Eignungsnachweise und Eigen- erklärungen einzureichen. Das Angebot ist verschlüsselt über den entsprechenden Upload-Be- reich der Vergabeplattform hochzuladen. Die Frist zur Angebotsabgabe endet am 16.11.2026 um 12.00 Uhr. Nach diesem Zeitpunkt schließt der Vergabemarktplatz Brandenburg das Angebotstor automatisch; verspätete Angebote können nicht mehr hochgeladen werden.

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Das eingereichte Angebot ist final. Nachträgliche Änderungen, Rabatte oder Modifikationen des Angebotsinhalts durch den Bieter sind unzulässig und führen zwingend zum Ausschluss des An- gebots vom weiteren Verfahren.

Fristen Das Angebot nebst aller Nachweise und Erklärungen ist in Textform bis zum

16.11.2026, 12.00 Uhr

einzureichen durch das Hochladen auf die Plattform „Vergabemarktplatz Brandenburg“, von der auch die Vergabeunterlagen heruntergeladen wurden.

Voraussichtliche Terminkette Vergabeverfahren:

Die vollständige Lieferung muss bis März 2027 erfolgen.

3 Eignung, Referenzen Aufträge werden ausschließlich an geeignete (fachkundige und leistungsfähige) Bieter vergeben, welche nicht gemäß §§ 123, 124 ff. GWB auszuschließen sind. Die Eignung wird anhand von Eignungskriterien festgelegt, welche zum Nachweis von Fach- kunde, wirtschaftlicher, finanzieller, technischer und personeller Leistungsfähigkeit und Zuverläs- sigkeit dienen.

Zur Feststellung der Eignung sind Eignungserklärungen sowie Eignungsnachweise gemäß Auflistung unten beizubringen. Das endgültige Nichtvorliegen der Eignungsnachweise führt zum Ausschluss des Bieters vom Vergabeverfahren.

Ein Muss-Kriterium ist die vollständige Erbringung der Leistung bis 20. März 2027.

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3.1.Eignungskriterien:

Zur Beurteilung des Vorliegens der Mindestkriterien sind vom Bewerber Eigenerklärung gemäß Punkt 3.1.1. zu erbringen und Nachweise gemäß Punkt 3.1.2. vorzulegen. Mindestkriterien wer- den in den Formularen als solche bezeichnet.

3.1.1. Eigenerklärungen

 Anlage 3: Erklärung zu Unternehmenskennzahlen

 Anlage 4: Abwicklung in deutscher Sprache

 Anlage 5: Erklärung zu Ausschlussgründen (bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied auszufüllen und zu unterschreiben, auch von qualifizierten Nachunternehmern auszufüllen)

 Anlage 6: Erklärung zu Mindestanforderungen BbgVergG

 Anlage 7: Eigenerklärung zu der ordnungsgemäßen Entrichtung von Beiträgen

 Anlage 8: Erklärung zu Nachunternehmen und Zulieferern gegebenenfalls mit weite- ren erforderlichen Nachweisen zu den Nachunternehmern und Zulieferern.

 Anlage 9: Erklärung zur Bewerbergemeinschaft (von jedem Mitglied zu unterschrei- ben nur im Falle der Bildung einer Bewerbergemeinschaft einzureichen)

 Anlage 10: Verfügbarkeitserklärung des Nachunternehmers (nur von qualifizierten Nachunternehmern auszufüllen)

 Anlage 11: Sonderformular Russland-Embargo

3.1.2. Eignungsnachweise

 Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate) (ausländische Bewerber legen eine gleichwertige Bescheinigung eines Gerichts oder einer Verwaltungsbehörde des Heimatstaa- tes mit amtlich anerkannter Übersetzung vor)  Nachweis über mindestens zwei vergleichbare Referenzprojekte, welches nicht älter als 2 Jahre ist mit konzeptionellen Angaben sowie der Nennung von Ansprechpartnern vor Ort und einer Einwilligung zur Einholung von Informationen bzgl. des Referenzprojekts

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Hinweis Im Falle einer Bewerbergemeinschaft hat jeder Bewerber für seinen Leistungsbestandteil diesen Nachweis einzureichen. Den Handelsregisterauszug hat der Bewerber auch für seine qualifizierten Nachunternehmer vorzulegen.

(1) Lediglich nach Aufforderung seitens des Auftraggebers folgende Nachweise einzu- reichen:

• Unbedenklichkeitserklärung der zuständigen Stellen über die ordnungsgemäße Entrich- tung der Beiträge zur sozialen Kranken- und Rentenversicherung und zur Arbeitslosenversiche- rung (nicht älter als drei Monate und nur der Versicherungen, bei der der überwiegende Teil der Angestellten versichert ist!) –
• Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft über die ordnungsgemäße Entrichtung der Beiträge. Ausländische Bewerber haben eine Bescheinigung des für sie zustän- digen Versicherungsträgers vorzulegen.
• Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (nicht älter als 3 Monate).

Die Auftraggeber behalten sich weiterhin das Recht vor, weitere Auskünfte die Eignung des Be- werbers betreffend einzuholen. Bei ausländischen Bewerbern können entsprechende Auskünfte in ihren Heimatländern eingeholt werden.

4 Leistungsgegenstand Leistungsgegenstand ist die Lieferung und vollständige Montage von 76 Pedelecs, 10 E-Lasten- räder mit Family-Kit sowie 10 Elektro-Lastenräder inklusive Elektronischer Schlösser für ein Bike- Sharing.

Den Leistungsgegenstand beschreiben ausführlich das Lastenheft in Anlage 1 sowie die Ver- tragsbedingungen, welche die Anlagen 2.1., 2.2. und 2.3 zu diesen Verfahrenshinweisen abbil- den. Die Vorgaben sind zwingend und bedingungslos einzuhalten.

Optionen Option 1 Optional sind weitere 25 Ersatzakkus für die Pedelecs anzubieten. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtoption. Angebote, die diese Option nicht beinhalten oder bei denen die entsprechenden Preisangaben fehlen, sind unvollständig und werden gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV zwingend vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, diese Option bei Beauftragung oder innerhalb von 12 Monaten nach Vertragsabschluss optional abzurufen. Ein Anspruch des Bieters auf den Abruf der Option besteht nicht.

Option 2

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Optional ist die Jahres-Inspektion für alle gelieferten Räder anzubieten. Die Jahresinspektion ist von allen Bietern zwingend anzubieten. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtoption. Angebote, die diese Option nicht beinhalten oder bei denen die entsprechenden Preisangaben fehlen, sind unvollständig und werden gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV zwingend vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, diese Option bei Beauftragung oder innerhalb von 12 Monaten nach Vertragsabschluss optional abzurufen. Ein Anspruch des Bieters auf den Abruf der Option besteht nicht.

Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen.

5 Form der Angebote Für die Erstellung des Angebots und soweit gefordert alle Erklärungen sind die, von der SVF zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, welche Teil dieser Vergabeunterlagen sind. Sie werden als ausfüllbare Excel- oder PDF-Dokumente zur Verfügung gestellt, sodass der Bewer- ber/Bieter bei der Ausfüllung keine Probleme mit fehlendem Platz haben wird. Sollten Formulare fehlen, darf der Bewerber/Bieter eigene Unterlagen verwenden. Die Bieter werden jedoch gebeten ihre Darstellung klar und umfassend aber auch so kurz wie möglich zu gestalten.

Im Falle von auftretenden Widersprüchen, Lücken zwischen den übermittelten Vordrucken und dem Bieter abgegebenen Exemplar ist ausschließlich die von den Auftraggebern überreichte Fas- sung der Vordrucke maßgeblich.

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Sämtliche Kommunikation, d. h., Schriftver- kehr sowie Gespräche und Verhandlungen im Rahmen des Vergabeverfahrens und der Vertrags- durchführung, werden ausschließlich in deutscher Sprache geführt.

Allen voran ist das Angebotsschreiben auszufüllen, dessen Muster die Anlage 12 dieser Unter- lagen darstellt und einzureichen sowie das Lastenheft 1 mit allen Blättern innerhalb dieses Doku- ments. Diese finden Sie im PDF-Format aber auch in einer beschreibbaren Excel-Datei vor.

6 Bewertung Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, wobei der Preis mit 40 % gewichtet wird, die technischen Bedingungen mit 40 % und die Betriebskosten mit 20 %. Die technischen Bedingun- gen werden auf Grundlage des technischen Lastenheftes bewertet. Die Bewertung der Betriebs- kosten ergibt sich aus den Kosten der Jahresinspektion sowie der Verfügbarkeit und Kosten für Ersatzteile. Insgesamt können auf ein Angebot maximal 100 Punkte vergeben werden.

Preisbewertung Die Berechnung der Punkte für den Gesamtpreis erfolgt analog zur Methode der linearen Inter- polation (Quotientenmethode): Niedrigster Preis (Preisblatt) Punktezahl Bieter = --------------------------------------- x40 Preis Bieter (Preisblatt) Die Punkte werden auf 2 Kommastellen nach dem Komma gerundet.

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Bewertung technischer Bedingungen Aus dem Produkt der Punktzahl des Erfüllungsgrades multipliziert mit der Gewichtung der gefor- derten Leistung (z. B Erfüllungsgrad B = 70 Punkte X Gewichtung 5 = 350 Punkte) ergibt eine Punktezahl. Die Berechnung der Bewertungs-Punkte für die technischen Bedingungen erfolgt nach folgender Formel:

Punktezahl Bieter Punktezahl Bieter = --------------------------------------- x40 Höchste Punktezahl

Die Punkte werden auf 2 Kommastellen nach dem Komma gerundet.

Bewertung Betriebskosten Jahresinspektion Die Berechnung der Punkte für den Gesamtpreis erfolgt analog zur Methode der linearen Inter- polation (Quotientenmethode):

Niedrigster Preis (Blatt Inspektion) Punktezahl Bieter = ----------------------------------------------- x10 Preis Bieter (Blatt Inspektion)

Die Punkte werden auf 2 Kommastellen nach dem Komma gerundet.

Inspektionskonzept Im Rahmen des Konzeptes sind Umfang der Inspektion, Häufigkeit innerhalb eines Jahres, Auf- wand (Zeit) sowie Dokumentation der Inspektion zu erläutern. Das Konzept wird mit bis zu 2 Punkten für Umfang, 1 Punkt für Häufigkeit (0,5 für 1 Inspektion und 1 Punkt ab 2 Durchsichten pro Jahr) sowie bis zu 2 Punkte für die transparente und vollständige Dokumentation der Arbeiten innerhalb der Inspektion bewertet. Muss-Bedingung ist, dass die Jahresinspektion im Stadtgebiet Frankfurt (Oder) durchgeführt wird oder die Elektroräder auf Kosten des AN transportiert werden.

Ersatzteile Die Bewertung erfolgt anhand des Gesamtpreises eines fiktiven Warenkorbs. Die Berechnung der Punkte für den Gesamtpreis erfolgt analog zur Methode der linearen Inter- polation (Quotientenmethode): Niedrigster Preis (Ersatzteile) Punktezahl Bieter = --------------------------------------- x5 Preis Bieter (Ersatzteile) Die Punkte werden auf 2 Kommastellen nach dem Komma gerundet.

7 Abschließende Informationen 7.1. Bietergemeinschaften Die Bildung von Bietergemeinschaften ist gestattet. Eine bestimmte Rechtsform wird nicht vo- rausgesetzt. Ist in den Vergabeunterlagen von Bietern die Rede, sind hiervon auch Bietergemein- schaften umfasst, wenn nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist. Die Bietergemeinschaft hat zusätzlich das von allen Mitgliedern unterschriebene Formblatt in der Anlage 10 beizubringen. Daneben sind alle Formblätter von der Bietergemeinschaft einzureichen, welche nicht explizit von jedem einzelnen Mitglied der Bietergemeinschaft gefordert werden.

7.2. Nachunternehmer

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Bieter dürfen Nachunternehmer einsetzen. Die mehrfache Beteiligung eines Unternehmens als Nachunternehmen verschiedener Bewerber oder sowohl als Einzelbewerber als auch als Nach- unternehmen kann zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen, sofern der so beteiligte Bewerber auf Nachfrage nicht nachweisen kann, dass eine Beeinträchtigung des Geheimwettbe- werbs infolge der mehrfachen Teilnahme ausgeschlossen ist. Wenn und soweit sich der Bewerber für die Eignungsprüfung auf die Fachkunde, Referenzen oder die Leistungsfähigkeit dieser berufen möchten (Eignungsleihe), ist dies im Anlage 8 anzu- zeigen (Qualifizierte Nachunternehmer). Qualifizierte Nachunternehmer haben die Anlagen 3 bis 7 und 11 auszufüllen. Diese sind mit dem Erstangebot des Bieters einzureichen. Daneben ist die Nachweise gemäß Punkt 3.1.2. des qualifizierten Nachunternehmers vom Bewerber beizulegen. Ein Bieter kann gemäß § 47 Abs. 1 Satz 3 VgV im Hinblick auf die Nachweise für die erforderliche Fachkunde die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung tatsächlich auch erbringen werden.

7.3. Unklarheiten, Rechtmäßigkeit Enthalten diese Verfahrensbedingungen nebst Anlagen nach Auffassung des Bewerbers/ Bieters unklare, unvollständige oder widersprüchliche Aussagen, welche einen Bewerber von der Teil- nahme abhalten könnten, so hat der Bewerber die SVF darauf unverzüglich hinzuweisen. Inso- weit wird auf die Rügepflichten nach § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen. Des Weiteren wird darauf hingewiesen, dass gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ein Nachprüfungs- antrag nur zulässig ist, wenn er spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Stelle für Nachprüfungs- verfahren (s. Pkt. 10.8) eingereicht wird.

Im Falle, dass die Vergabeunterlagen nach Ansicht des Bieters Vergabevorschriften verletzen hat er die SVF unverzüglich, schriftlich und fristgemäß darauf hinzuweisen. Auf die Ausschluss- wirkungen des § 160 GWB wird hingewiesen.

7.4. Kosten der Angebotserstellung Der Bewerber/Bieter erhält für das Erstellen und Versenden des Angebotes keine Entschädigung.

7.5. Kennzeichnung von Geheimnissen Der Bewerber/Bieter hat die Teile seines Angebotes, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite bzw. an den betreffenden Stellen explizit kenntlich zu machen. Andernfalls kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 165 Abs. 3 Satz 2 GWB von seiner Zustimmung auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte ausgehen. Angebotenen Preise werden jedoch auch ohne Hinweis des Bieters geschwärzt.

7.6. Urheberrechte/Geheimhaltungspflichten Diese Vergabeunterlagen nebst Anlagen unterliegen als geistiges Eigentum der SVF dem Urheberrechtsschutz. Die gewerbliche Nutzung ist nur mit vorheriger schriftlicher Ein- willigung erlaubt, ausgenommen Handlungen zum Zwecke der Erstellung des Angebotes für die ausgeschriebene Leistung. Die Vergabeunterlagen sind vertraulich zu behandeln. Bei Verstößen gegen die Gemeinhaltungs- pflicht hat die SVF einen Anspruch auf Ersatz eines hieraus erwachsenen Schadens. Die SVF behandelt die Angebote ebenfalls vertraulich.

7.7. Vergabekammer Für das Nachprüfungsverfahren ist folgende Vergabekammer zuständig:

Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie Heinrich-Mann-Allee 107

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Verfahrenshinweise zur Vergabe VgV-01/2026

14473 Potsdam Deutschland

Telefon: 0049 331 866-1719 Fax: 0049 331 866-1652

7.8. Datenschutz Die Datenschutzhinweise sind in der Anlage 13 Abgebildet.

8 Checkliste, der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen:

1. Ausgefülltes Lastenheft inklusive aller enthaltenen Blätter (Anlage 1)
2. Teilnahmeantrag gemäß Anlage 3
3. Eigenerklärung gemäß Anlagen 4 bis 7
4. Eigenerklärung gemäß Anlage 11
5. bei Bietergemeinschaften Anlage 9
6. bei Nachunternehmers Anlage 10
7. Aktueller Auszug (nicht älter als 3 Monate) aus dem Handelsregister
8. Informationen Referenzprojekte
9. Inspektionskonzept

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