Die in den Vergabeunterlagen verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen verstehen sich für alle Geschlechter. Mit „Bieter“ sind sowohl einzelne Unternehmen als auch Bietergemeinschaften gemeint, als „Auftragnehmer“ sind Bieter oder Bietergemeinschaften bezeichnet, die den Zuschlag erhalten haben. Dies gilt, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.

Allgemeine Pflichten des Bieters

Der Bieter hat sich unmittelbar nach Erhalt der Vergabeunterlagen über deren Vollständigkeit und Lesbarkeit zu vergewissern.

Der Bieter beteiligt sich an keiner unzulässigen oder gegen die Interessen des Auftraggebers gerichteten Wettbewerbsabsprache. Er haftet dem Auftraggeber für sämtliche Schäden, die durch eine unzulässige oder gegen die Interessen des Auftraggebers gerichtete Wettbewerbsabsprache, an der der Bieter beteiligt war, verursacht wurde/wird.

Das Vergabeverfahren

Gegenstand

Gegenstand der zu erbringenden Leistungen ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Videokonferenztechnik sowie Instandhaltung und ergänzenden Dienstleistungen.

Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und dem Vertrag, die Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.

Verfahrensart

Das Verfahren wird als offenes Verfahren nach den Vorschriften der Vergabeverordnung (VgV) geführt.

Ausschreibende Stelle

Ausschreibende Stelle ist der

Freistaat Thüringen,

vertreten durch das Thüringer Landesrechenzentrum (TLRZ)

Ludwig-Erhard-Ring 8

99099 Erfurt

Auftraggeber und Vertragspartner

Auftraggeber und somit Vertragspartner ist der

Freistaat Thüringen, vertreten durch das Thüringer Ministerium für Digitales und Infrastruktur (TMDI) Werner-Seelenbinder-Str. 8 99096 Erfurt

Kommunikation

Die Kommunikation findet nur in deutscher Sprache statt.

Fragen des Bieters zum Vergabeverfahren oder zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich elektronisch unter Verwendung des Formulars Bieterfragen über die E-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de)an die ausschreibende Stelle zu richten.

Anfragen auf anderen Kommunikationswegen werden nicht beantwortet. Wir weisen auf die Bieterfragenfrist hin (siehe Ziffer 3.2).

Die Beantwortung von Bieterfragen sowie die Bereitstellung geänderter Vergabeunterlagen erfolgen ausschließlich über die E-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de).

Es obliegt dem Bieter, die bereitgestellten Bieterinformationen nebst geänderter Vergabeunterlagen zur Kenntnis zu nehmen und bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen.

Fristen

Angebotsfrist

Die Angebotsfrist für das Angebot endet am

08.12.2026, 10:00 Uhr

Bis zu diesem Zeitpunkt ist das Angebot vollständig und in der vorgegebenen Form elektronisch über die E-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) unter der entsprechenden Vergabenummer der ausschreibenden Stelle einzureichen.

Der Bieter hat sich rechtzeitig technisch mit der elektronischen Angebotsabgabe und der hierzu dienenden E-Vergabe-Plattform vertraut zu machen.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote in der für die Einreichung vorgegebenen Form zurückgezogen werden.

Frist für Fragen

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Widersprüche, Unklarheiten oder Unvollständigkeiten, so hat der Bieter den Auftraggeber darauf unverzüglich, spätestens aber bis zum

24.11.2026

hinzuweisen. Das Risiko der vollständigen und lesbaren Übermittlung des Auskunftsersuchens trägt der anfragende Bieter. Später und auf anderen Kommunikationswegen eingehende Fragen werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.

Diese Frist gilt nicht für Rügen; diese kann der Bieter unter Beachtung der im GWB geregelten Präklusionsvorschriften stets anbringen.

Nur durch diese Vorgaben verbleibt dem Auftraggeber ausreichend Gelegenheit, angemessen auf Anzeigen zu reagieren, zusätzliche Auskünfte allen Bietern mitzuteilen und die Möglichkeit zu geben, etwaige zusätzliche Auskünfte bei der Bearbeitung der Angebote rechtzeitig zu berücksichtigen.

Bindefrist

Die Bindefrist für das Angebot endet am

15.03.2027

Der Bieter ist bis zum Ablauf dieser Frist an sein Angebot gebunden.

Inhalt und Form des Angebots

Inhalt des Angebots

Das Angebot ist unter Verwendung des Formblatts „Angebotsschreiben“, das diesen Vergabeunterlagen beiliegt, und mit sämtlichen dort geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweisen einzureichen. Alle Unterlagen sind in deutscher Sprache oder in beglaubigter deutscher Übersetzung einzureichen.

Die Abgabe von Angeboten für Teilleistungen ist nicht möglich.

Das Angebot und dessen Bestandteile sind wie im Formblatt „Angebotsschreiben“ vorgegeben im PDF-Format (ohne Passwortschutz und/oder Signatur) einzureichen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters sind ausgeschlossen.

Im Übrigen weist der Auftraggeber darauf hin, dass Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen zweifelsfrei sein müssen und Änderungen/Zusätze an den vom Auftraggeber vorgegebenen Texten/Formblättern unzulässig sind. Davon ausgenommen sind vom Bieter geforderte Eintragungen/Erklärungen und Angaben.

Der zur Verfügung gestellte Vertragsentwurf ist nicht mit dem Angebot einzureichen. Nach Zuschlagserteilung werden die Verträge zu Dokumentationszwecken unterzeichnet.

Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens nach den §§ 160 ff. GWB grundsätzlich allen Verfahrensbeteiligten ein Akteneinsichtsrecht zusteht (§ 165 GWB). Jedes Angebot wird in die Vergabeakte aufgenommen. Der Auftraggeber ist gemäß § 163 Abs. 2 Satz 4 GWB verpflichtet, der Vergabekammer die gesamten Akten sofort zur Verfügung zu stellen. Die Bieter müssen daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass ihr gesamtes Angebot von den Verfahrensbeteiligten eingesehen wird. Es liegt somit im eigenen Interesse eines jeden Bieters, geheimhaltungsbedürftige Unterlagen bereits mit der Abgabe des Angebots entsprechend zu kennzeichnen. Dies sollte durch Anbringung der Kennzeichnung „Geheim“ o.ä. neben den jeweiligen Seitenzahlen der Blätter des Angebots erfolgen. Die Entscheidung über den Umfang der Akteneinsicht obliegt allein der Vergabekammer.

Hinweise zur Leistungsbeschreibung / Kriterienkatalog

Soweit in der Leistungsbeschreibung Leistungsvorgaben im Prosatext gemacht werden, sind dies zwingende Vorgaben. Abweichungen sind nicht zugelassen. Darüber hinaus gibt es verschiedene Kriterienarten, die nachfolgend dargestellt werden.

[A] - Ausschlusskriterium

[I] - Informationskriterium

Ausschlusskriterien („A-Kriterien“) sind zwingende Vorgaben. Der Bieter muss im Dokument „Kriterienkatalog“ Angaben dazu machen, ob er die Anforderung einhält. Eine Nichterfüllung führt zum Ausschluss des Angebotes.

Informationskriterien („I-Kriterien“) dienen der informatorischen Abfrage von Sachverhalten. Diese werden nicht bewertet. Der Bieter hat aber zutreffende und verbindliche Angaben zu machen.

Einreichung des Angebots

Das Angebot ist ausschließlich in elektronischer Form auf der E-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) unter Nutzung der dort dafür vorgesehenen Funktionalität einzureichen.

Hinweise zu Preisangaben und Umsatzsteuer

Alle Preisangaben sind in Euro zu beziffern und zunächst netto, also ohne Umsatzsteuer, anzugeben. Zusätzlich ist vom Bieter der zum Ende der Angebotseinreichungsfrist für die jeweilige Leistung einschlägige Umsatzsteuersatz anzugeben. Dies gilt unabhängig davon, wer der Steuerschuldner ist und wer damit die Umsatzsteuer abführen muss. Der Bieter muss folglich also auch diejenigen zum Ende der Angebotseinreichungsfrist geltenden Umsatzsteuersätze angeben, die er selbst nicht in Rechnung stellen und abführen muss. Dies kann Fälle des sog. innergemeinschaftlichen Erwerbs oder des sog. Reverse-Charge-Verfahrens betreffen, in denen der Auftraggeber die Umsatzsteuer abführen muss. Soweit der Bieter ermäßigte Umsatzsteuersätze zugrunde legt oder die Leistung vollständig umsatzsteuerbefreit ist, sodass auch der Auftraggeber keine Umsatzsteuer schuldet, hat der Bieter den entsprechenden Berechtigungsnachweis (in Kopie) dem Angebot beizufügen. Maßgeblicher Zeitpunkt für den geltenden Umsatzsteuersatz ist auch in diesem Fall der Zeitpunkt des Endes der Angebotseinreichungsfrist.

Bei der Ermittlung der Gesamtwertungspreises (brutto) werden auf die Netto-Preise auf Basis der Angaben des Bieters gemäß obiger Vorgaben die zum Ende der Angebotseinreichungsfrist für die jeweilige Leistung geltenden Umsatzsteuern hinzugerechnet, die beim Auftraggeber effektiv abfließen, sei es an den Auftragnehmer als Steuerschuldner oder im Wege des Abführens an das Finanzamt als eigenständiger Steuerschuldner (z.B. in Fällen des sog. innergemeinschaftlichen Erwerbs oder der sog. Reverse-Charge-Verfahren). Der so ermittelte Preis wird der Wertung zugrunde gelegt.

Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Einsatz Dritter/Nachunternehmer / Eignungsleihe

Nachunternehmer

Der Bieter hat in seinem Angebot die Auftragsteile zu bezeichnen, die er durch Nachunternehmer erbringen lassen will und welche Nachunternehmer dafür vorgesehen sind. Es ist das Formblatt „Einsatz Dritter/Nachunternehmer“ zu verwenden. Für diese Nachunternehmer sind die unter Ziff. 5.1.9 der Bekanntmachung genannten Angaben, Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Es ist das Formblatt „Erklärungen und Nachweise zur Eignung“ zu verwenden.

Mit dem Angebot ist zudem von jedem dieser Nachunternehmer eine Erklärung vorzulegen, aus der hervorgeht, dass der Nachunternehmer im Falle der Auftragsvergabe an den Bieter diesem mit seinen Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) für die benannten Leistungsteile zur Verfügung steht (Formblatt „Verpflichtungserklärung“). Weiterhin ist das ausgefüllte Formblatt „Nachunternehmererklärung hinsichtlich vertraulicher Informationen“ mit dem Angebot einzureichen.

Des Weiteren ist von jedem dieser Nachunternehmer das Formblatt „Eigenerklärung des Nachunternehmers zum Thüringer Vergabegesetz“ vollständig auszufüllen und dem Angebot beizufügen.

Diese Regelungen gelten nur für Nachunternehmer, die

entweder 15% oder mehr der voraussichtlich wertmäßig (in EUR, netto) zu erbringenden Leistungen erbringen werden und/oder
durch die von ihnen zu erbringende Leistung unmittelbar in Kontakt (in Form einer Leistungsschnittstelle) zum Auftraggeber geraten.

Eignungsleihe

Der Bieter kann sich zum Nachweis der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen, unabhängig von der zwischen dem Bieter und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall sind die unter Ziff. 5.1.9 der Bekanntmachung genannten Angaben, Erklärungen und Nachweise auch für diese Unternehmen vorzulegen.

Es ist das Formblatt „Erklärungen und Nachweise zur Eignung“ zu verwenden.

Mit dem Angebot ist zudem von jedem dieser Unternehmen eine ausgefüllte, unterschriebene und eingescannte Erklärung vorzulegen, aus der hervorgeht, dass das Unternehmen im Falle der Auftragsvergabe an den Bieter diesem mit seinen Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) für die benannten Leistungsteile zur Verfügung steht (Formblatt „Verpflichtungserklärung“). Weiterhin ist das ausgefüllte Formblatt „Nachunternehmererklärung hinsichtlich vertraulicher Informationen“ mit dem Angebot einzureichen.

Es wird darauf hingewiesen, dass der Bieter sich nur auf die berufliche Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens berufen kann, wenn dieses im Fall der Auftragserteilung die Leistung erbringt, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

Nimmt ein Bieter die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, ist für die Auftragsausführung eine entsprechende gesamtschuldnerische Haftung des Bieters und des anderen Unternehmens sicherzustellen.

Änderung von Nachunternehmern/Dritten

Eine Änderung von im Vergabeverfahren benannten Nachunternehmern/Dritten nach Ablauf der Angebotsfrist ist grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen von diesem Grundsatz können nur aus wichtigem Grund vom Auftraggeber zugelassen werden. Etwaige Änderungen hat der Bieter dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen und zu begründen. Dabei muss der Bieter nachweisen, dass durch die Änderung die Eignung des Bieters nicht nachteilig verändert wird. Dies gilt ausdrücklich auch für den Zugriff auf Gesellschaften im Konzernverbund, sofern diese rechtlich selbstständig sind.

Bietergemeinschaft

Im Falle einer Bietergemeinschaft haben deren Mitglieder mit dem Angebot zu erklären, dass

und aus welchem Grund die Bietergemeinschaft zulässig und ohne Verstoß gegen § 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen gebildet wurde,
das geschäftsführende Mitglied die Bietergemeinschaft rechtsverbindlich vertreten darf und
alle Mitglieder im Auftragsfall als Gesamtschuldner haften.

Es ist das Formblatt „Bietergemeinschaftserklärung“ zu verwenden.

Zudem ist durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft das Formular „Erklärungen und Nachweise zur Eignung“ dem Angebot ausgefüllt beizufügen.

Die Angebotsprüfung und –bewertung

Grundsätze der Angebotsprüfung und –bewertung

Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt nach §§ 56 ff. VgV. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass er an das Thüringer Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge (ThürVgG) gebunden ist und bei der Prüfung und Wertung auch die dortigen Regelungen berücksichtigen muss.

Zuschlagskriterium

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot.

Die Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt an Hand des Gesamtwertungspreises, der gemäß den Vorgaben und Eintragungen im Preisblatt ermittelt wird.

Zuschlagserteilung und Vertragsabschluss

Die Zuschlagserteilung erfolgt elektronisch über die E-Vergabeplattform (www.evergabe-online.de). Wird der Zuschlag rechtzeitig und ohne Änderung erteilt, ist der Vertrag mit Zuschlagserteilung zu den Vorgaben dieses Verfahrens auf der Grundlage des eingereichten Angebotes rechtskräftig zustande gekommen.

Kostenerstattung

Der Freistaat Thüringen erstattet im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens keine Kosten, die dem Bieter für die Erstellung seines Angebotes entstehen.

Nachprüfung/Vergabekammer

Der Bieter kann sich zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße an folgende Stelle wenden:

Thüringer Landesverwaltungsamt

Geschäftsstelle der Vergabekammer

Jorge-Semprún-Platz 4

99423 Weimar

Für Amtshandlungen der Vergabekammern werden Kosten (Gebühren und Auslagen) zur Deckung des Verwaltungsaufwandes erhoben (§ 182 GWB).

Vorschriften über die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens bei der Vergabekammer zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße ergeben sich aus §§ 160 ff. GWB. Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB.

Übersicht über die Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen bestehen aus folgenden Dokumenten:

Verfahrensbedingungen (dieses Dokument)
Formblatt „Angebotsschreiben“
Formblatt „Erklärungen und Nachweise zur Eignung“
Formblatt „Preisblatt“
EVB-IT Vertrag
Formblatt EVB zu Sicherheit, Datenschutz und Geheimhaltung
Leistungsbeschreibung mit Kriterienkatalog
Formblatt „Bieterfragen“
Formblatt „Bietergemeinschaftserklärung“
Formblatt „Einsatz Dritter/ Nachunternehmer“
Formblatt „Verpflichtungserklärung“
Formblatt „Nachunternehmererklärung hinsichtlich vertraulicher Informationen“
Formblatt „Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz“
Formblatt „Eigenerklärung des Nachunternehmers zum Thüringer Vergabegesetz“

Bis auf die Dokumente, die lediglich für das Vergabeverfahren von Bedeutung sind, insbesondere „Verfahrensbedingungen“ und Formblatt „Bieterfragen“, werden alle Unterlagen potentiell Gegenstand des später zu schließenden Vertrages in der jeweils aktuellsten Fassung zum Ablauf der Angebotsfrist. Dies gilt auch für solche Unterlagen, die vom Bieter nicht mit dem Angebot zurückgereicht werden, sondern bei ihm verbleiben.

TMDI-V-26-004_Verfahrensbedingungen.docx

Allgemeines

Bezeichnungen in den Vergabeunterlagen