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BA073-26

Teilnahmebedingungen

1 Einschlägige Rechtsvorschriften

Auf das Vergabeverfahren findet im Wesentlichen die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentli- cher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabe- ordnung – UVgO) in ihrer jeweils geltenden Fassung Anwendung.

Die Bestimmungen der UVgO werden nicht Vertragsbestandteil und geben den Bietern kein einklag- bares Recht auf ihre Anwendung.

Die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen findet in ihrer jeweils gülti- gen Fassung Anwendung.

2 Angebotsbedingungen

2.1 Form

Das Angebot ist ausschließlich elektronisch auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes www.evergabe-online.de („Meine e-Vergabe“) über die Funktion „Angebot abgeben“ zu übermitteln. Dem Angebot sind alle geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise gemäß Punkt 3 vollständig und zweifelsfrei ausgefüllt beizufügen.

Es ist kein zip-Ordner zu verwenden. Es wird darum gebeten, für hochgeladene Dokumente mög- lichst kurze und prägnante Dateinamen zu wählen. Das Leistungsverzeichnis ist ausschließlich als „aidf-Datei“ (Administration Intelligence Data Format) dem Angebot beizufügen, vgl. Punkt 3.2.

Angebote, welche auf anderem Wege, z. B. dem Postweg, persönlich, per E-Mail, per Fax oder über die Funktion „Vergabestelle kontaktieren“ der e-Vergabe-Plattform des Bundes („Meine e-Vergabe“) als Nachricht übermittelt werden, sind ausgeschlossen und können nicht berücksichtigt werden.

Nachträgliche Änderungen, Berichtigungen und/oder Ergänzungen sind nur durch Abgabe eines komplett neuen Angebotes (= Ersatzangebotes) möglich, vgl. Punkt 2.3.1.

Ein Ersatzangebot muss auch dann übermittelt werden, wenn das ursprüngliche Angebot unvollstän- dig ist. Das Hochladen nur einzelner Dateien/Dokumente ist über die e-Vergabe-Plattform des Bun- des nicht möglich.

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2.2 Sprache

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schriftverkehr mit der ZV-BMLEH ist in deut- scher Sprache zu führen.

2.3 Fristen

2.3.1 Schlusstermin für den Angebotseingang: 22.10.2026, 12:00 Uhr

Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig an die e-Vergabe-Plattform des Bundes übermittelt sein. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Änderungen und/oder Ergänzungen des An- gebotes (=Ersatzangebot). Maßgeblich für den fristgerechten Eingang ist die Zeitangabe der e-Vergabe-Plattform des Bundes.

Nachdem ein Angebot an die e-Vergabe-Plattform des Bundes übersandt wurde, sendet diese dem Bieter automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

Bis zum Ende der Angebotsfrist kann das Angebot zurückgezogen werden.

2.3.2 Wartungsfenster (technischer Hinweis)

Es ist zu beachten, dass an der e-Vergabe-Plattform des Bundes regelmäßig Wartungsarbeiten erfol- gen. Während der entsprechenden Zeiträume kann die Kommunikation (z. B. Angebotsabgabe, Bie- terfragen etc.) ggf. eingeschränkt sein.

Die Übersicht zu den planbaren Wartungsfenstern kann über den folgenden Link jederzeit aufgerufen werden:

https://www.evergabe-online.de/status.html

2.3.3 Bindefrist: 30.11.2026

Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter – soweit nicht zuvor durch Zuschlag ein Vertrag geschlossen wurde – an sein Angebot gebunden.

Das Angebot gilt als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Bindefrist kein Auftrag erteilt wurde.

2.4 Inhalt

Das Angebot muss vollständig sein. Es muss sämtliche in den Vergabeunterlagen geforderten Preis- angaben, Informationen, Nachweise und Erklärungen enthalten. Änderungen an Eintragungen müs- sen zweifelsfrei sein.

Das Angebot ist in Textform gemäß § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bundes zu über- mitteln. Im Angebot ist an den vorgegebenen Stellen die Person des Erklärenden (idealerweise Vor- und Nachname) zu nennen (z. B. Angebotsbestätigung, Eigenerklärungen). Dies kann z. B. durch digi- tale Bearbeitung der betreffenden Passagen oder den Ausdruck, die handschriftliche Ergänzung und anschließendes Scannen der Dokumente erfolgen. In letzterem Fall ist auf eine ausreichende Lesbar- keit zu achten. Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur ist darüber hinaus nicht erforderlich.

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Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebotes erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot auf gesonder- ter Anlage beigefügt werden.

Die Leistung wird nicht in Lose aufgeteilt.

2.5 Besichtigung

Im Rahmen der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist eine Besichtigung der Liegenschaft und Gegebenheiten vor Ort (DBFZ Deutsches Biomasseforschungszentrum gemeinnützige GmbH, Tor- gauer Straße 116, 04347 Leipzig) am 12.10.2026 von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr oder am 16.10.2026 von 08:00 Uhr bis 14:00 Uhr, vorgeschrieben. Eine Teilnahme des Bieters an diesem Besichtigungstermin ist zwingend erforderlich, um Kenntnis über die Gegebenheiten vor Ort zu erlangen.

Anmeldungen für die Besichtigung sind bis zum 09.10.2026 an die unter Punkt 2.7 genannte Kontakt- person zu richten. Je Bieter/Bietergemeinschaft können max. zwei Personen an der Besichtigung teil- nehmen. Für die Wahrnehmung des Besichtigungstermins werden keine Kosten erstattet.

Die Teilnahme an der vorgeschriebenen Besichtigung ist vom Bieter im Rahmen seines Angebotes durch die entsprechende Eigenerklärung über die Teilnahme an der Besichtigung (Eigenerklärung Be- sichtigung) nachzuweisen (vgl. 3.2).

Eine Nicht-Teilnahme an der Besichtigung bzw. das Fehlen der im Rahmen dessen ausgehändigten Teilnahmebescheinigung führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren!

2.6 Verwendung der Vergabeunterlagen und Verschwiegenheitspflicht

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes und zur Erfüllung des eventuell er- folgenden Auftrages benutzt werden. Jede Benutzung für andere Zwecke oder Weitergabe an Dritte ist untersagt. Sich hieraus ergebende Patente oder ein Gebrauchsmusterschutz bleiben/bleibt Eigen- tum der BLE bzw. der Bundesrepublik Deutschland.

Der Bieter hat – auch nach Beendigung der Angebotsphase – über die ihm bei seiner Tätigkeit be- kannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten.

2.7 Fragen zum Vergabeverfahren

Fragen sind ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes, per E-Mail oder per Fax (0228 / 6845-4518) an folgende Kontaktperson zu richten:

Herr Fitterer, Referat 214 E-Mail: stefan.fitterer@ble.de

Eventuelle Fragen sowie deren Beantwortung und ggf. ergänzende Dokumente werden grundsätzlich allen potenziellen Bietern zur Verfügung gestellt, um eine Gleichbehandlung zu gewährleisten. Diese Informationen sind bei der Erstellung des Angebotes zu beachten!

Die Bereitstellung entsprechender Informationen erfolgt ausschließlich elektronisch über die e- Vergabe-Plattform des Bundes.Für einen Zugang zu diesen Informationen ist eine dortige Regist- rierung als am Vergabeverfahren teilnehmender Nutzer der e-Vergabe zwingend erforderlich!

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Am Vergabeverfahren teilnehmende Nutzer der e-Vergabe erhalten per E-Mail automatisierte Nach- richten über neue Informationen zum Vergabeverfahren.

Um etwaige Fragen zum Vergabeverfahren oder der zu erbringenden Leistung umfänglich beantwor- ten zu können, wird darum gebeten, alle Auskünfte rechtzeitig, also mindestens sieben Tage vor Ab- lauf der Angebotsfrist, anzufordern.

Für die Kommunikation über die e-Vergabe-Plattform des Bundes zwischen der ZV-BMLEH und dem Bieter – einschließlich der eventuellen Zuschlagserteilung – werden automatisch die Daten zu Grunde gelegt, mit welchen der Bieter auf der Plattform registriert ist. Die im Formular „Angebotsbe- stätigung“ gemachten Angaben zur Ansprechperson werden nur in Ausnahmefällen herangezogen. Die Bieter achten selbstständig auf die Gültigkeit ihres von der e-Vergabe-Plattform des Bundes angelegten Accounts und die Einrichtung einer Vertretungsrege- lung in „Meine e-Vergabe“.

2.8 Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 Vergabeverordnung (VgV)

Alle notwendigen Informationen über die im Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel, die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbe- stätigungen mithilfe elektronischer Mittel und verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsver- fahren können über den folgenden Link jederzeit aufgerufen werden:

https://www.evergabe-online.info/e-Vergabe/DE/3%20Unternehmen/Nutzungsvoraussetzun- gen/artikel_vgv11.html

2.9 Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes

Bei Fragen zur Nutzung der e-Vergabe-Plattform des Bundes und von „Meine e-Vergabe“ sowie bei technischen Problemen steht den Bietern die Hotline des Beschaffungsamtes des Bundesministeri- ums des Innern zur Verfügung.

Die aktuellen Nutzungsbedingungen und -voraussetzung der e-Vergabe-Plattform des Bundes befin- den sich ebenfalls auf der o. g. Homepage.

3 Geforderte Angaben, Erklärungen und Nachweise

3.1 Eignung

 Eigenerklärung Ausschlussgründe

Mit Angebotsabgabe ist die vollständig und zweifelsfrei ausgefüllte Eigenerklärung Ausschluss- gründe in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln.

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 Eigenerklärung Haftpflichtversicherung

Mit Angebotsabgabe ist die vollständig und zweifelsfrei ausgefüllte Eigenerklärung Haftpflichtversi- cherung in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln.

 Referenz/en zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters

Der Bieter weist geeignete Referenzen (mindestens eine) über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahre erbrachten wesentlichen Leistungen, nach. Diese Referenzen sollen mit Blick auf die zu erbringende Leistung Aufschluss über die technische und be- rufliche Leistungsfähigkeit des Bieters geben und müssen mindestens die Erfüllung der folgenden Anforderungen belegen:

• Der Bieter besitzt die Befähigung eine Displaywand fachgerecht einzurichten/zu installieren, diese in Betrieb zu nehmen sowie zu kalibrieren und damit die gem. EVB-IT Systemliefe- rungsvertrag (Anlage zu den Vergabeunterlagen) sowie der Leistungsbeschreibung (Anhang A zum EVB-IT Systemlieferungsvertrag) aufgeführten Leistungen nach Art und Umfang durch- zuführen.

 Abfrage des Wettbewerbsregisters

Ab einem Auftragswert von 30.000 Euro (ohne USt.) wird die ZV-BMLEH gemäß § 6 Wettbewerbsre- gistergesetz (WRegG) von Amts wegen eine Abfrage des Wettbewerbsregisters vornehmen, soweit Ihr Unternehmen für eine Zuschlagserteilung in Betracht kommt.

3.2 Sonstige Anforderungen, Nachweise und/oder Erklärungen

 Leistungsverzeichnis

Mit Angebotsabgabe ist das Leistungsverzeichnis vollständig und zweifelsfrei auszufüllen.

Das Leistungsverzeichnis ist im „aidf-Format“ (Administration Intelligence Data Format) zu verwen- den. Dieses kann mit der kostenlosen Software „AI LV-Cockpit“ der Firma Administration Intelli- gence AG bearbeitet und abgespeichert werden. Die aktuellste Version kann unter http://www.lv- cockpit.de/ heruntergeladen werden. Der Bieter hat das Leistungsverzeichnis als Datei im „aidf-For- mat“ mit dem Angebot über „Meine e-Vergabe“ auf die e-Vergabe-Plattform des Bundes hochzula- den.

Das Angebot darf die Datei „Leistungsverzeichnis.aidf“ nur einmal enthalten. Die Datei „Leistungsver- zeichnis.aidf“ darf in keinem zip-Ordner enthalten sein.

 Eigenerklärung Angebotsbestätigung

Mit Angebotsabgabe ist die vollständig und zweifelsfrei ausgefüllte Eigenerklärung Angebotsbestäti- gung in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln.

 Nachweis einer Herstellerzertifizierung

Mit dem Angebot ist der Nachweis einer Herstellerzertifizierung oder vergleichbar für die angebote- nen LED-Display-Komponenten zu übermitteln. Die Zertifizierung muss folgende Tätigkeiten abde- cken:

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• Installation und Montage

• Inbetriebnahme und Konfiguration

• Wartung und Reparatur

• Fehlerdiagnose und Behebung

 Eigenerklärung Besichtigung (vgl. 2.5)

Mit Angebotsabgabe ist die Eigenerklärung Besichtigung in Textform gemäß § 126b BGB zu übermit- teln.

 Projektzeitplan

Mit Angebotsabgabe ist ein Projektzeitplan einzureichen, der die in Nr. 10 des EVB-IT Systemliefe- rungsvertrags (Anlage der Vergabeunterlagen) aufgeführten Meilensteine beinhaltet. Hierbei ist zu berücksichtigen das alle Leistungen, abgesehen von der Schulung bis zum 15.12.2026 erbracht wer- den müssen. Die Schulung erfolgt spätestens am 31.01.2027. Der Projektzeitplan kann ich frei ge- wählter Form eingereicht werden und muss die Zeitpunkte der zu erbringenden Leistungen beinhal- ten.

4 Bietergemeinschaften

Sofern beabsichtigt ist eine Bietergemeinschaft zu bilden, ist das Formular „Erklärung Bietergemein- schaft“ vollständig und zweifelsfrei auszufüllen und mit dem Angebot in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln. Zudem ist die Eigenerklärung Ausschlussgründe von jedem Mitglied der Bieter- gemeinschaft vollständig und zweifelsfrei in Textform gemäß § 126b BGB auszufüllen und dem An- gebot beizufügen.

Sonstige Eignungsnachweise (vgl. Punkt 3.1) sind mindestens von demjenigen Mitglied zu erbringen, das die betreffende (Teil-) Leistung ausführen soll.

Im Angebot sind jeweils die Mitglieder sowie eines der Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen (§ 38 Abs. 12 UVgO). Eine Darle- gung der einzelnen Zuständigkeiten ist dem Angebot beizufügen. Die Mitglieder der Bietergemein- schaft verpflichten sich für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung.

Die nachträgliche Bildung einer Bietergemeinschaft oder Veränderung ihrer Zusammensetzung wird nicht zugelassen.

5 Nachunternehmen/Unteraufträge/Eignungsleihe

Der Bieter soll sich insbesondere bei Großaufträgen bemühen, Unteraufträge an kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie es mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbart werden kann. Für den Fall der Weitergabe von Leistungen sind mit dem Angebot die vor- gesehenen Unterauftragnehmer namentlich zu benennen und Art und Umfang der Unterauftragsver- gabe zu beschreiben.

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Zudem ist dem Angebot eine Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers beizufügen, aus der hervorgeht, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Zusammenarbeit mit dem bietenden Unterneh- men erfolgt.

Für den Fall der Eignungsleihe vermittelt durch den Einsatz eines Unterauftragnehmers ist dem An- gebot eine Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers beizufügen, aus der hervorgeht, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Zusammenarbeit mit dem bietenden Unternehmen erfolgt.

6 Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

7 Zuschlag

7.1 Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt (§ 43 Abs. 1 UVgO).

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leis- tungs-Verhältnisses, anhand der in der Wertungsmatrix (Anhang zu den Teilnahmebedingungen) dar- gelegten Zuschlagskriterien.

Im Rahmen der Angebotswertung werden nur Skonti berücksichtigt, die eine Skontofrist von 14 Ta- gen nicht unterschreiten.

Der Zuschlag wird innerhalb der unter Punkt 2.3.3 genannten Frist erteilt.

7.2 Unterrichtung der Bieter gemäß § 46 UVgO

Die ZV-BMLEH unterrichtet jeden Bieter unverzüglich über die erfolgte Zuschlagserteilung. Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens, einschließlich der Gründe dafür.

Auf Verlangen des Bieters unterrichtet die ZV-BMLEH unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Ta- gen nach Eingang eines entsprechenden Antrages, die nicht berücksichtigten Bieter über die wesent- lichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Ange- bots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters.

7.3 Bekanntmachung gemäß § 30 Abs. 1 UVgO

Die ZV-BMLEH informiert nach der Durchführung einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnah- mewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb für die Dauer von drei Monaten über jeden so vergebenen Auftrag ab einem Auftragswert von 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer auf www.bund.de.

8 Kosten

Für die Angebotserstellung wird keine Vergütung gezahlt.

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