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Allgemeine Verfahrenshinweise für das Nichtförmliche Verfahren offe-
ner Bewerberkreis von Lieferungen und Leistungen einschl. Bauleis-
tungen § 23 BerlBG
1 Übersicht über den Ablauf des Vergabeverfahrens
1.1 Ablaufbeschreibung
Bei dem vorliegenden Vergabeverfahren handelt es sich um Vergaben unterhalb der EU- Schwellenwerte, welche ohne strenge vergaberechtliche Vorgaben erfolgen. Diese unterlie- gen nicht dem Öffentlichen Vergaberecht der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) oder der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) (Abschnitt1).
Nichtförmliche Verfahren der BVG erfolgen unter den Vergabegrundsätzen des Wettbewerbs, der Transparenz, der Gleichbehandlung, der Nichtdiskriminierung, der Verhältnismäßigkeit und Wirtschaftlichkeit. Diese Prinzipien stellen sicher, dass Aufträge fair vergeben werden.
Aufträge werden nur an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen verge- ben, die die festgelegten Eignungskriterien in der Bekanntmachung (Veröffentlichung)/Verga- beunterlagen erfüllen.
Das Nichtförmliche Verfahren ist ein einstufiges Verfahren. D. h. es wird kein Teilnahmewett- bewerb vorgeschaltet, sondern Sie müssen gleichzeitig mit der Angebotsabgabe auch Ihre Eignung darlegen und belegen und die Eignungsprüfung und Wertung der Angebote finden gleichzeitig, in einer “Stufe”, statt.
1.1.1 Die Vergabeunterlagen sind grundsätzlich uneingeschränkt über die AI- Vergabeplatt- form unter (https://vergabekooperation.berlin), nachfolgend „Vergabeplattform“ genannt, ver- fügbar. es sei denn die BVG fordert ausnahmsweise die Abgabe einer Vertraulichkeitserklä- rung vor Einsichtnahme in die vollständigen Unterlagen bzw. stellt die Unterlagen nur Bietern zur Verfügung, die eine Vertraulichkeitserklärung abgegeben haben, was nur in absoluten Aus- nahmefällen geschieht. Wir empfehlen Ihnen, sich bei Interesse am Verfahren frühzeitig auf der Vergabeplattform zu registrieren, damit Sie über eventuelle Änderungen oder Ergänzungen der Unterlagen bzw. Änderungen im Verfahren automatisch benachrichtigt werden.
1.1.2 Die Angebotsabgabe ist ausschließlich elektronisch möglich. Wenn Sie ein Angebot abgeben möchten, müssen Sie dies über die Vergabeplattform einreichen, indem Sie es dort hochladen. Dafür müssen Sie sich als Bieter zunächst auf der Vergabeplattform registrieren und die erforderliche Software (das AI-Bietercockpit) downloaden und installieren. Sollten Sie die Software bereits zu einem früheren Zeitpunkt installiert haben, überprüfen Sie bitte, ob sie noch auf dem neuesten Stand ist, und führen Sie ggf. ein Update durch. Es ist immer die aktu- elle Version des AI-Bietercockpit zu nutzen. Jegliche Kommunikation zwischen Ihnen als Bieter und der BVG als Auftraggeber muss elektronisch über die Vergabeplattform erfolgen.
1.1.3 Mit dem Angebot müssen Sie die Eignung anhand der bekanntgegebenen Kriterien Ihres Unternehmens bzw. der von Ihnen gebildeten Bietergemeinschaft sowie sofern zutref- fend der von Ihnen in Anspruch genommenen eignungsleihgebenden Unternehmen zur Aus- führung der ausgeschriebenen Leistung belegen. Zum Nachweis der Eignung müssen Sie die in der Bekanntmachung (Veröffentlichung) geforderten Erklärungen und Nachweise abgeben und die dort geforderten Unterlagen mit Ihrem Angebot auf der Vergabeplattform hochladen. Die erklärende natürliche Person ist im Angebotsschreiben und den Formblättern jeweils an der vorgesehenen Stelle in Druckschrift namentlich zu benennen. Bei der Auswahl der
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Angebote, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden nur Angebote geeigneter Bieter berücksichtigt, die nicht analog den in §§ 123 oder 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschrän- kungen (GWB) genannten Ausschlussgründen ausgeschlossen worden sind. Die Eignungsprü- fung erfolgt anhand der eingereichten Unterlagen des Bieters nach Maßgabe der in der Be- kanntmachung genannten Eignungskriterien.
1.1.4 Sofern ein Angebot durch eine Bietergemeinschaft erfolgt, ist mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ausgefüllte Erklärung "Bewerber-/ Bietergemein- schaftserklärung" einzureichen, aus der sich die gesamtschuldnerische Haftung (Rechtsform) der Bietergemeinschaft im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder der Bietergemein- schaft, ein bevollmächtigter Vertreter und die Absicht, sich im Zuschlagsfall zu einer Arbeits- gemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt.
1.1.5 Die für die Einreichung eines Angebots benannten Unterlagen sind bei Vorliegen einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft in einem gesonderten Formular "Eigenerklärung zur Eignung BerlBG" einzureichen.
1.1.6 Bieter/Bietergemeinschaften dürfen nur ein Angebot einreichen. Mitglieder einer Bie- tergemeinschaft dürfen zudem nicht zugleich als Einzelbewerber oder als Mitglied einer ande- ren Bietergemeinschaft am Verfahren teilnehmen.
1.1.7 Zur Erfüllung von Mindestanforderungen an die Eignungsprüfung werden die Umsätze von Mitgliedern einer Bietergemeinschaft gesamthaft ausgewertet und betrachtet.
1.1.8 Für den Fall, dass Zweifel an der Eignung der Bieter bestehen, behält sich die BVG insoweit vor, von dem Bieter amtliche/behördliche Bestätigungen durch die zuständigen Stellen zu fordern bzw. weitere, für die Eignungsprüfung und -bewertung erforderliche Nachweise und Erklärungen zu fordern.
1.1.9 Die BVG kann als Auftraggeber verlangen, dass Sie die vorzulegenden Unterlagen er- läutern, insbesondere zur Eignung sowie über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Angaben zum Unternehmen (Eigenerklärung Eignung BerlBG).
1.1.10 Wenn sich ein Bieter oder ein Mitglied einer Bietergemeinschaft für die Eignung auf die Fähigkeiten eines anderen Unternehmens stützen möchte (eines Nachunternehmers, eines Dritten oder eines verbundenen Konzernunternehmens (sogenannte Eignungsleihe)), dann müssen für dieses eignungsleihgebende Unternehmen zusätzlich folgende Unterlagen einge- reicht werden: ‚Verpflichtungserklärung Eignungsleihe BerlBG‘ – insoweit auf dessen Leis- tungsfähigkeit Bezug genommen wird. Hierin muss das eignungsleihgebende Unternehmen auch erklären, dass es dem Bieter im Auftragsfalle die entsprechenden Kapazitäten und ggf. die betreffenden Fähigkeiten höchstpersönlich tatsächlich zur Verfügung stellt.
1.1.11 Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen (eignungsleihgebenden) Unter- nehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses zusätzlich zu bestätigen, dass es mit dem Bieter im Auftragsfall gemeinsam für die Auftrags- durchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet.
1.1.12 Beabsichtigt der Bieter, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise/Angaben /Erklärun- gen für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnach- weise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unter- nehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses zu bestätigen, dass es die Leistungen als Unterauftragnehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
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1.1.13 Alle Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise des An- gebots müssen Sie in deutscher Sprache einreichen. Sofern und soweit Bescheinigungen oder sonstige Nachweise nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, müssen Sie insoweit eine Über- setzung in die deutsche Sprache beifügen.
1.1.14 Zur Bekämpfung von Wettbewerbsverzerrungen haben Sie als Bieter auf Verlangen der BVG Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art Sie wirtschaftlich und rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden sind.
1.1.15 Die BVG behält sich vor, Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmens- bezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Bei Referenzangaben behält sich die BVG vor, telefonische Auskünfte bei den im Angebot als Referenzgeber angegebenen Auftraggebern einzuholen. Ein Anspruch des Bieters besteht hin- sichtlich dieses Vorgehens jedoch nicht.
1.1.16 Von der Wertung ausgeschlossen werden Angebote von Bietern, die die Eignungskri- terien nicht erfüllen, sowie Angebote, die nicht den folgenden Erfordernissen genügen:
• die nicht form- und fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten.
1.1.17 Von der Wertung können Angebote von Bietern ausgeschlossen werden, die nicht den folgenden Erfordernissen genügen:
• die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten,
• bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind,
• die nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten, es sei denn, es handelt sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen,
1.1.18 Darüber hinaus ist Folgendes zu beachten: Ist in der Leistungsbeschreibung (auch “Leistungsverzeichnis”) zur Beschreibung einer Teilleistung ein bestimmtes Fabrikat mit dem Zusatz "oder gleichwertiger Art" oder “oder gleichwertig” verwendet worden, und macht der Bieter insoweit keine Angabe zum von ihm angebotenen Fabrikat, gilt das im Leistungsver- zeichnis genannte Fabrikat als angeboten.
1.1.19 Eine selbst gefertigte Abschrift oder Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses ist zu- gelassen, wenn sie den von der BVG verfassten Wortlaut der Urschrift des Leistungsverzeich- nisses als allein verbindlich schriftlich anerkennt; Kurzfassungen müssen jedoch die Ordnungs- zahlen (Positionen) vollzählig, in der gleichen Reihenfolge und mit den gleichen Nummern wie in der Urschrift, wiedergeben.
1.1.20 Für Ihre Preisangaben müssen Sie Folgendes beachten:
• Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßge- bend. ALLGEMEINE VERFAHRENSHINWEISE OFFENER STAND: 17.02.2026 3/6 BEWERBERKREIS BERLBG
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• Bei Preisen/Honoraren, die einer Preisverordnung unterliegen, ist diese zu beach- ten.
• Alle Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind in Euro mit höchstens zwei Nachkommastellen und ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des bei Angebotsabgabe geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen.
• Soweit Preisnachlässe ohne Bedingungen gewährt werden, sind diese an der be- zeichneten Stelle aufzuführen; anderenfalls dürfen sie bei der Wertung der Ange- bote nicht berücksichtigt werden.
• Preisnachlässe, die an Bedingungen geknüpft sind, wie etwa die Zahlungsfrist (Skonti) werden bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt.
• Angebotene, aber für die Angebotsbewertung nicht zu beachtende Preisnachlässe (da nicht an der vorgegebenen Stelle angegeben oder an Bedingungen geknüpft) bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsin- halt.
1.1.21 Sind Muster, Proben, Modelle oder andere, nicht zusammen mit dem (elektronisch ein- zureichenden) Angebot einzureichende Angebotsbestandteile gefordert, müssen Sie diese ge- trennt vom übrigen Angebot unter Einhaltung der Angebotsfrist einsenden oder abgeben. Ent- sprechende Angebotsteile müssen Sie in verschlossener Verpackung eindeutig als zum Ange- bot gehörig kennzeichnen (beispielsweise unter Angabe des Vergabenummer des Vergabe- verfahrens) und sie müssen den sie betreffenden Teilen des Angebotes eindeutig zuordenbar sein. Bitte bringen Sie außen den Hinweis “Nicht öffnen vor Angebotsfristablauf“ an.
1.1.22 Mit Angebotsabgabe müssen Sie angeben, falls für den Gegenstand des Angebots ge- werbliche Schutzrechte bestehen oder ob Sie oder andere dies beantragt haben oder ob Sie erwägen, Angaben aus Ihrem Angebot für die Anmeldung gewerblicher Schutzrechte zu ver- werten
1.1.23 Sofern nicht ausdrücklich in der Bekanntmachung anders geregelt, darf jeder Bie- ter/jede Bietergemeinschaft nur ein Hauptangebot abgeben.
1.1.24 Sofern nicht ausdrücklich in der Bekanntmachung anders geregelt, sind Nebenange- bote nicht zugelassen.
1.1.25 Die Bewertung der Angebote erfolgt gemäß den mitgeteilten Bewertungs-/Zuschlags- kriterien.
1.1.26 Sofern in der Bekanntmachung (Veröffentlichung) nicht anders geregelt, werden alle Bieter, die Erstangebote angeboten haben, zur/m Angebotspräsentation/Verhandlungsge- spräch eingeladen. Andernfalls werden die Bieter der besten Erstangebote gemäß Bewer- tungsmatrix bis zu der in der Bekanntmachung genannten Anzahl zur/m Angebotspräsenta- tion/Verhandlungsgespräch eingeladen. Die übrigen Bieter werden über die Auswahl infor- miert. Die Auswahlentscheidung der BVG ist nicht endgültig. Wir behalten uns vor, zunächst nicht ausgewählte Bieter als Nachrücker in das weitere Verhandlungsverfahren einzubeziehen, insbesondere dann, wenn ein zunächst ausgewählter Bieter aus dem Verfahren ausscheidet; ein Anspruch auf Nachrücken bei Ausscheiden eines Bieters besteht jedoch nicht. Die Auswahl für die Nachrücker erfolgt anhand der bekannt gemachten Bewertungs-/Zuschlagskriterien. Ein Nachrücker hat keinen Anspruch auf Nachholung bereits durchgeführter Verhandlungsschritte; er tritt in das Verhandlungsverfahren in dem dann aktuellen Verfahrensstand ein; der Nachrü- cker wird über alle relevanten abgeschlossenen Verfahrensschritte informiert ALLGEMEINE VERFAHRENSHINWEISE OFFENER STAND: 17.02.2026 4/6 BEWERBERKREIS BERLBG
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1.1.27 Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß den bekannt gemachten Bewertungs-/Zuschlagskriterien erteilt. Mit Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zustande.
1.1.28 Die BVG informiert die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden über die Zuschlagserteilung.
1.2 Termine
1.2.1 Unklarheiten/Fehler
Bitte überprüfen Sie die Vergabeunterlagen unmittelbar nach Erhalt auf Vollständigkeit, Un- klarheiten und Fehler. Sind die Unterlagen unvollständig oder enthalten sie nach Ihrer Auffas- sung Unklarheiten oder Fehler, so weisen Sie uns bitte unverzüglich, jedenfalls vor Angebots- abgabe darauf hin.
1.2.2 Frist für Bieterfragen
Nachfragen/Auskünfte zum Nichtförmlichen Verfahren (Bieterfragen) sind unverzüglich, bis spätestens zu dem in der Bekanntmachung genannten Angebotsfrist über die Vergabeplattform einzureichen. Die BVG behält sich vor, später eingegangene Bieterfragen nicht zu beantwor- ten.
1.2.3 Angebotsfrist
Das verbindliche Angebot müssen Sie als Bieter bis zur Angebotsfrist elektronisch auf der Vergabeplattform unter Nutzung des AI-Bietercockpits vollständig, d. h. das Angebotsschreiben einschließlich aller vorgesehener Angebotsanlagen einschließlich der ausgefüllten Formblät- ter, hochladen. Auf anderen Übertragungswegen – wie z. B. per E-Mail, Telefax, Post – einge- hende Angebote werden nicht berücksichtigt.
Die Angebotsfrist ist der Bekanntmachung (Veröffentlichung) zu entnehmen. Die Frist zur Ein- reichung des Angebotes ist eine Ausschlussfrist und endet mit Ablauf der vorgenannten Uhr- zeit. Eine verspätete Angebotsabgabe führt zwingend zum Angebotsausschluss. Bitte planen Sie daher für den technischen Vorgang des Hochladens ausreichend Zeit ein.
Maßgeblich für die Einhaltung der Frist ist der Zeitpunkt, wenn das Angebots vollständig auf der Vergabeplattform hochgeladen ist. Sofern und soweit Angebotsteile wie Muster, Proben und Modelle nicht elektronisch einzureichen sind, wird hierauf gesondert hingewiesen. In die- sem Fall ist für diese Angebotsteile der Eingang bei der BVG maßgeblich. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Sie Ihr Angebot elektronisch auf der Vergabeplattform zurückziehen. So- weit Ihnen Erläuterungen zur Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können Sie sie auf gesonderter Anlage zu Ihrem Angebot beifügen. Änderungen an Ihren eigenen Eintragun- gen müssen zweifelsfrei sein. Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen Ihres Angebots müs- sen Sie bis zum Ende der Angebotsfrist in entsprechender Form wie das Angebot einreichen. Fehlt eine der geforderten Unterlagen (ggf. nach Nachforderung), führt dies zum Ausschluss.
1.2.4 Bindefrist (Zuschlagsfrist)
Die Bieter sind bis zum Ablauf der Bindefrist an ihre Angebote gebunden. Die Bindefrist ist der Aufforderung zur Angebotsabgabe zu entnehmen. Der Zuschlag erfolgt
planmäßig innerhalb dieser Bindefrist (Zuschlagsfrist).
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2 Angebot
Die in der Auftragsbekanntmachung/Veröffentlichung sowie im Aufforderungsschreiben ge- nannten spezifischen Unterlagen zum verbindlichen Angebot müssen Sie als Bieter vor Ablauf der Angebotsfrist elektronisch auf der Vergabeplattform unter Nutzung des AI-Bietercock- pits vollständig hochladen, d. h. das Angebotsschreiben einschließlich aller vorgesehener An- gebotsanlagen einschließlich der ausgefüllten Formblätter.
Auf anderen Übertragungswegen – wie z. B. per E-Mail, Telefax, Post – eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt.
Sofern ein Proof of Concept gefordert wird, ist dies der Bekanntmachung (Veröffentlichung) zu entnehmen.
3 Weitere allgemeine Verfahrenshinweise, Verfahrensregelungen
3.1 Kostenersatz, Verbleib der eingereichten Unterlagen
Die Kosten für die Angebotserstellung trägt der Bieter; ein Kostenersatz wird nicht gewährt. Die eingereichten Unterlagen werden Eigentum der BVG und nicht an den Bieter zurückgesandt.
3.2 Datenschutz
Der Bewerber/Bieter/die Bewerber-/Bietergemeinschaft hat die Bestimmungen der Daten- schutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten einzuhalten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an die BVG trägt der Bewerber/Bieter/die Bewerber-/Bietergemeinschaft die daten- schutzrechtliche Verantwortung und hat entsprechend der Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z. B. durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher Personen).
3.3 Personenbezogene Daten
Mit Angebotsabgabe erklären Sie sich damit einverstanden, dass die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden dür- fen Darüber hinaus erklären Sie sich damit einverstanden, dass nicht berücksichtigten Bietern der Name der erfolgreichen Bieter sowie die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots bekannt gegeben werden dürfen.
3.4 Eigene Unterlagen des Bieters
Fügen Sie dem Angebot Unterlagen bei, die nicht in den Vergabeunterlagen vorgesehen sind, insbesondere Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen oder AGB Ihres Unternehmens, werden diese nicht Vertragsbestandteil.
3.5 Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse
Geben Sie bitte in Ihrem Angebot klar an, welche Teile Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse enthalten. Kennzeichnen Sie diese Teile bitte deutlich und begründen Sie, warum sie als ver- traulich behandelt werden müssen.
3.6 Umgang mit Widersprüchen
Bei Widersprüchen zwischen dem Text der Auftragsbekanntmachung/Veröffentlichung auf der Vergabeplattform und Veröffentlichungen in anderen Bekanntmachungsmedien oder diesen Unterlagen ist der auf der Vergabeplattform veröffentlichte Text maßgeblich.
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