[Seite 1]
Merkblatt zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Vergabestellen des Staatsbetriebes Sachsenforst zur Erfüllung der Informationspflichten nach der Europäischen Datenschutz- Grundverordnung und dem Sächsischen Datenschutzdurchfüh- rungsgesetz
Die nachfolgenden Informationen betreffen die Erhebung und die Verarbeitung per- sonenbezogener Daten durch den Staatsbetrieb Sachsenforst als öffentlichen Auf- traggeber. Daten sind personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person zuge- ordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich dies- bezüglich wenden können.
Welche Daten verarbeiten wir? Wir verarbeiten in der Vergabestelle Daten von Bietern und deren Mitarbeitern wie zum Beispiel Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Geburtsname (ab einem Auf- tragswert von 30.000 EUR netto, § 19 Absatz 4 MiLoG) sowie Anschrift der An- sprechpartner, Subunternehmer und Referenzgeber der Bieter, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Steuernummern und Qualifikationsnachweise. Ebenfalls verarbei- ten wir Preisangaben und ggf. Kalkulationen.
Auf welcher Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten? Ihre Daten verarbeiten wir aufgrund Ihrer Einwilligung.
Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten? Die Daten werden zum Zweck der Durchführung von Vergabe- bzw. Beschaffungs- verfahren sowie zur Erfüllung gesetzlicher Statistik- und Meldepflichten (z. B. § 9 SächsVergabeG) erhoben und verarbeitet. Um die Vergabe- bzw. Beschaffungsver- fahren im Wettbewerb der Bieter ordnungsgemäß durchführen zu können, benötigen wir auch die vorgenannten personenbezogenen Daten. Ohne die Angaben können wir weder die Auswahl der Bieter durchführen noch den Zuschlag erteilen.
Wie verarbeiten wir Ihre Daten? Sie werden elektronisch gespeichert und verarbeitet. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Da- ten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Verände- rung sowie gegen unbefugte Offenbarung oder unbefugten Zugang zu schützen. Un- sere Sicherheitsanforderungen entsprechen den aktuellen technologischen und or- ganisatorischen Standards.
Wann können wir Ihre Daten weitergeben? Eine Weitergabe Ihrer Daten ist im Vergabe- bzw. Beschaffungsverfahren grundsätz- lich nicht vorgesehen. Ihre Daten können wir nur weitergeben, wenn Sie uns dies ausdrücklich gestatten oder wenn dies gesetzlich zugelassen ist. Zugelassen kann
Stan d: 09/2023 1
[Seite 2]
dies insbesondere sein, wenn Kontrollen von Aufsichtsbehörden erforderlich sind. So kann gegebenenfalls das Sächsische Staatsministerium für Umwelt und Landwirt- schaft oder der Sächsische Rechnungshof Daten zur Überprüfung von uns erhalten.
Wie lange speichern wir Ihre Daten? Wir müssen und dürfen Ihre Daten so lange speichern, wie dies zur Abwicklung des Vergabe- bzw. Beschaffungsverfahrens sowie zur Abwicklung eines sich nach Zu- schlag ergebenden Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Wenn die Speicherung Ih- rer Daten nicht mehr erforderlich ist, spätestens aber nach der Erbringung der Leis- tung und dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre nach Ziff. VIII VwV Aktenführung) werden Ihre Daten gelöscht.
Welche Rechte haben Sie? Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung als betroffene Person verschie- dene Rechte. Einzelheiten ergeben sich aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Daten- schutz-Grundverordnung.
• Recht auf Auskunft Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten ver- langen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen genau beschreiben, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
• Recht auf Berichtigung Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Wenn Ihre Daten unvollständig sein sollten, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
• Recht auf Löschung Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Beachten Sie aber bitte, dass die Daten nur dann gelöscht werden, wenn die Sie betreffenden Da- ten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben nicht mehr benötigt werden.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Da- ten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
• Recht auf Widerspruch Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung ver- pflichtet.
Stan d: 09/2023 2
[Seite 3]
• Recht auf Beschwerde Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzauf- sichtsbehörde Beschwerde einlegen. Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörde des Freistaates Sachsen lauten:
Sächsischer Datenschutzbeauftragter Bernhard-von-Lindenau-Platz 1 01067 Dresden
Telefon: 0351 / 493-5401 Internet: www.datenschutz.sachsen.de E-Mail: saechsdsb@slt.sachsen.de
An wen können Sie sich wenden? Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die Behörde rich- ten, zu der die jeweilige Vergabestelle gehört. Die Behörde wird vertreten durch die Behördenleitung. Sie ist verantwortlich für die Datenverarbeitung. Die Kontaktdaten lauten:
Staatsbetrieb Sachsenforst Bonnewitzer Straße 34 01796 Pirna OT Graupa
Telefon: 03501 / 542-0 Internet: www.sachsenforst.de E-Mail: poststelle.sbs@smekul.sachsen.de
Darüber hinaus können Sie sich an den für die Vergabestelle zuständigen Daten- schutzbeauftragten der Behörde wenden. Er kontrolliert die Datenverarbeitung auf ihre Rechtmäßigkeit. Seine Kontaktdaten sind:
Behördliche Datenschutzbeauftragte des Staatsbetriebes Sachsenforst Frau Elisabeth Katharina Schmidt
Telefon: 03501 / 542-332 E-Mail: ElisabethKatharina.Schmidt@smekul.sachsen.de
3 Stan d: 09/2023