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Stand 22.01.2020 *)
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen von Vergabeverfahren und der Rechnungs- und Zahlungsabwicklung nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016)
| Namen und Kontaktdaten des für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortlichen: | Universität Paderborn Warburger Straße 100 33098 Paderborn Tel.: 05251 60-0 www.uni-paderborn.de |
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| Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten: | Datenschutzbeauftragter der Universität Paderborn Warburger Straße 100 33098 Paderborn E-Mail: datenschutz@uni-paderborn.de Tel.: 05251 60-4444 www.uni-paderborn.de/datenschutz |
| Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: | a) Zweck der Verarbeitung: Durchführung eines Vergabeverfahrens und der Rechnungs- und Zahlungsabwicklung b) Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung von Verträgen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) i. V. m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 8 HWFVO NRW zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen im Rahmen von Beschaffungsprozessen sowie § 11 und § 12 HWFVO NRW zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen im Rahmen der Rechnungslegung und der Jahresabschlussprüfung. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO zur Erfüllung der erforderlichen Aufgaben im Rahmen von Beschaffungsprozessen Als Bewerber bzw. Bieter sind Sie verpflichtet, die geforderten Angaben zu machen. Falls Sie diese Angaben nicht machen, kann Ihr Angebot/Teilnahmeantrag nach den vergaberechtlichen Vorschriften vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. |
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Stand 22.01.2020 *)
| Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speicherung personenbezogener Daten | Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 11 HWFVO NRW i.V.m. § 257 HGB). Diese gelten entsprechend für die Belege von Drittmittelprojekten |
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| Empfänger von personenbezogenen Daten | Personenbezogene Daten dürfen an andere Personen oder Stellen weiter gegeben werden, wenn Sie dem zugestimmt haben, dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist: Für die Ausführung von Zahlungen werden Daten der Zahlungspartner an unsere Bank weitergeben. Nach §§ 6 ff. Korruptionsbekämpfungsgesetz meldet die Vergabestelle der/dem im Land Nordrhein-Westfalen eingerichteten zentralen Informationsstelle/Vergaberegister beim Ministerium der Finanzen des Landes NRW solche Bieter, die wegen schwerer Verfehlungen von der Teilnahme am Vergabeverfahren zeitlich befristet ausgeschlossen wurden oder bei denen wegen geringfügiger Verfehlungen auf einen Ausschluss verzichtet wurde. Die Vergabestelle fragt bei Aufträgen ab einer Höhe von 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer bei der v. g. Informationsstelle an, ob hinsichtlich des Bieters, der den Zuschlag erhalten soll, Eintragungen im Vergaberegister vorliegen. Unterhalb von 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer liegt die Anfrage im Ermessen der Vergabestelle. Nach § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz fordert die Vergabestelle bei Aufträgen ab einer Höhe von 30 000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung an. Bei allen Vergabeverfahren sind auf Verlangen der Bieter, die nicht für den Zuschlag berücksichtigt worden sind, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters mitzuteilen. Nach Durchführung einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb jeweils ab 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer werden für die Dauer von drei Monaten über jeden so vergebenen Auftrag der Name des beauftragten Unternehmens oder der natürlichen Person bekanntgegeben. |
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Stand 22.01.2020 *)
| Nach § 2 Abs. 1 i.V.m. § 7 Abs. 2 der MitteilungsVO werden dem jeweils zuständigen Finanzamt die Personen gemeldet, die pro Jahr eine Zahlung > 1.500 EUR ohne Steuerabzug erhalten haben. Gemäß § 93 Abgabenordnung – Gesetzliche Auskunftspflicht – ist die Universität bei Auskunftsersuchen verpflichtet, Finanzbehörden die zur Feststellung eines für die Besteuerung erheblichen Sachverhalts erforderlichen Auskünfte zu erteilen. In Rahmen von Drittmittelprojekten werden Vergabeunterlagen und Rechnungen, z.B. in Rahmen von EFRE-Projekten an die Projektträger weitergeleitet bzw. in Rahmen von Vor Ort Prüfungen durch diese geprüft. Nach § 12 HWFVO NRW wird der Jahresabschluss durch eine Abschlussprüferin / einen Abschlussprüfer geprüft. Im Rahmen dieser Jahresabschlussprüfung sind die Daten der Buchführung von der Abschlussprüferin / dem Abschlussprüfer einzusehen. Gleiches gilt für Prüfungen durch den Landesrechnungshof. | |
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| Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten | Diese Rechte ergeben sich aus Artikel 15 bis 18 DSGVO. Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten. Recht auf Berichtigung: Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden. Recht auf Löschung Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben oder der Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen benötigt werden (s. a. Dauer der Speicherung). Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters zu verlangen, sofern nicht ein wichtiges öffentliches Interesse dem entgegensteht (z. B. wirtschaftliche Verwendung von Haushaltsmitteln). Recht auf Widerspruch Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers/Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht (z. B. Durchführung des Vergabeverfahrens). |
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Beschwerderecht bei der Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde im Datenschutzaufsichtsbehörde: Land NRW ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW Kavalleriestraße 2-4 40213 Düsseldorf
Etwaige Beschwerden sind an v. g. Behörde zu richten, sofern die Auskunft gebende Behörde ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.
Eine Informationspflicht bei der Erhebung personenbezogener Daten bei Dritten (bspw. Eignungsnachweise dritter Personen) besteht nach Artikel 14 Abs. 5 Buchstabe c) DSGVO nicht, da die Datenerhebung im Rahmen des Vergabeverfahrens ausdrücklich geregelt ist und dort zum Schutz der Interessen der betroffenen Personen eine vertrauliche Behandlung der Daten vorgesehen ist (§ 55 Landeshaushaltsordnung NRW, §§ 3, 6 Unterschwellenvergabeordnung).
*) Dieses Informationsblatt basiert auf dem Formular 312a/322a „Information DSGVO“ des VHB NRW (Stand 05/2018)