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Datenschutz-Information Strategischer Einkauf Version 3, Anlage 03 zu 2.3.2, Stand: 04.02.2026
Allgemeine Informationen zur Umsetzung datenschutzrechtlicher
Vorgaben gemäß Artikel 12 bis 14 der DSGVO
im Vergabeverfahren
Vorbemerkungen
Das UKE hat öffentliche Aufträge und Konzessionen gemäß § 2 Abs. 1 der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) bzw. ge- mäß § 97 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) zu vergeben.
Im Rahmen der Vergabeverfahren und den daraus resultierenden Vertragsverhältnissen verarbeitet das UKE personen- bezogene Daten von Bewerbern, Bietern und Vertragspartnern, indem sie diese zum Beispiel erhebt, speichert, verwen- det, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder löscht. Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.
Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten bei wem erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf Martinistraße 52 20251 Hamburg
Wer ist Datenschutzbeauftragter? Zuständiger Datenschutzbeauftragter ist:
Matthias Jaster Martinistraße 52 20246 Hamburg m.jaster@uke.de
Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?
Für die Beteiligung als Bewerber oder Bieter am Vergabeverfahren sowie die spätere Durchführung der daraus resultie- renden Verträge werden personenbezogene Daten benötigt.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Teilnahme am Vergabeverfahren und die da- raus ggf. resultierende Begründung eines Vertragsverhältnisses. Unvollständige Angaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Die erhobenen Daten werden unter anderem für die Kommunikation zwischen den Wettbewerbsteilnehmern und der Vergabestelle bzw. den späteren Vertragspartnern sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens und die spätere Vertragsabwicklung verwendet. Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung von Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung für die Vertragsdurchführung erhoben und verarbeitet.
Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt im Bieterportal DTVP bei Registrierung und Angebotsabgabe. Die Daten- angabe bei Registrierung ist erforderlich, um ein Angebot, einen Teilnahmeantrag oder eine Interessenbekundung abzu- geben (Einzelheiten zu den im Rahmen der Registrierung erhobenen Daten entnehmen Sie bitte den Angaben des Betrei- bers des Vergabeportals unter: Datenschutzerklärung - DTVP. Weitere personenbezogene Daten sind ggf. bei der Abgabe eines Angebots, eines Teilnahmeantrags oder einer Interessenbekundung anzugeben. Im Einzelfall werden personenbe- zogene Daten bei Dritten erhoben, soweit sie gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet bzw. berechtigt sind oder Ihre Einwil- ligung vorliegt (z.B. werden Daten vom Gewerbezentralregister oder von Wirtschaftsauskunfteien abgefragt).
Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c bzw. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 58 LHO sowie § 4 HmbDSG, GWB, VgV und UVgO u. a.
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Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
(cid:120) Identifikations- und Kontaktangaben Beispiel: Vor- und Nachname der zuständigen Ansprechpersonen, Adresse/Sitz des Unternehmens, Nummer des Eintrags im Han- delsregister/bei der Handwerkskammer
(cid:120) Angaben zur Überprüfung der Bietereignung Beispiel: im Rahmen der Eignungsprüfung etwa Daten zur Überprüfung von Referenzen, Schul- und Berufsausbildung, Berufserfah- rung der eingesetzten Mitarbeiter/innen u.ä.
(cid:120) Erhebung von Daten bei Dritten Beispiel: Wettbwerbsregister, Wirtschaftsauskünfte von Auskunfteien u.ä.
Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden?
Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie der Übermittlung zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist. Im Rahmen des Vergabeverfahrens und ggf. der Vertragsdurchführung werden ihre personenbezogenen Daten an folgende Stellen weitergegeben:
(cid:120) VVergabekammern/Gerichte Die Vergabestelle ist im Fall von Nachprüfungsverfahren oder sonstiger rechtlicher Streitigkeiten verpflichtet, der Vergabekammer oder dem zuständigen Gericht die vollständige Vergabeakte vorzulegen. Der Antragsteller eines Nachprüfungsverfahrens kann Akteneinsicht beantragen.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den Löschfristen der gesetzlichen Bestimmungen. Danach dür- fen Daten nur solange aufbewahrt werden, wie es zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unter Be- achtung von Aufbewahrungsfristen in Rechts- und Verwaltungsvorschriften erforderlich ist.
Es gelten u.a. die gesetzlichen Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), die Verwaltungs- vorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO – VV-ZBR.
Welche Rechte haben Sie?
Ihnen stehen in Bezug auf Ihren personenbezogenen Daten verschiedene Rechte nach der Datenschutz-Grundverord- nung zu. Einzelheiten ergeben sich aus Artikeln 15 bis 18, 21 und 77 DSGVO.
(cid:120) Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten vom Verantwortlichen verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusam- menstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
(cid:120) Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO) Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichtigung verlan- gen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung eine Ver- vollständigung verlangen.
(cid:120) Recht auf Löschung /„Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlan- gen. Ob Sie die unverzügliche Löschung verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die betreffenden Daten von der zuständigen Vergabe- bzw. Dienststelle noch zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben oder rechtlicher Verpflichtun- gen benötigt werden.
(cid:120) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO) Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.
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(cid:120) RRecht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO) Sie haben unter den Voraussetzungen des Artikel 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Al- lerdings kann dem Widerspruch nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
(cid:120) Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO) Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (der bzw. dem Hambur- gischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit) einlegen. Die Kontaktdaten der bzw. des HHamburgi- schen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit lauten:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Ludwig-Erhard-Str. 22 20459 Hamburg Tel.: (040) 4 28 54 – 40 40 E-Fax: (040) 4 279 – 11 811 E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
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