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Einkauf und Rechnungsverarbeitung
Informationen gemäß der Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten an der Hochschule Zittau/Görlitz.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Hochschule Zittau/Görlitz Theodor-Körner-Allee 16 02763 Zittau
Anfragen bezüglich der Datenverarbeitung richten Sie bitte an Informationssicherheit(at)hszg.de. Ihr Anliegen wird an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet und zeitnah bearbeitet.
Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen
Der Datenschutzbeauftragte ist zu erreichen unter:
Datenschutzbeauftragter Hochschule Zittau/Görlitz Theodor-Körner-Allee 16 02763 Zittau
Tel.: 03583 / 612-3360 E-Mail: Datenschutzbeauftragter(at)hszg.de
Zwecke der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zu den folgenden Zwecken.
Die HSZG verarbeitet personenbezogene Angebots-, Bestell- und Rechnungsdaten zu den Zwecken der Angebotswertung, Erarbeitung von vergaberechtlicher Entscheidungen, Auslösung von Bestellungen sowie zur Prüfung und Begleichung von Rechnungen.
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Kategorien personenbezogener Daten
Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden zweckgebunden verarbeitet.
Vorname, Name, Adress- und Kontaktdaten, Angebotsdaten, Vertragsdaten, Rechnungsdaten, händische Unterschrift, Bankverbindungsdaten, E-Mail-Daten bei E-Mail- Rechnungseingang, Informationen über Nachunternehmer, Handelsregisterauszug, Gewerbe- Anmeldung, Daten aus Eigenerklärung zum Nachweis der Eignung von Bewerbern und Bietern, z. B.: Unternehmensumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, Referenzengeber über die Ausführung vergleichbarer Leistungen, jahresdurchschnittliche Beschäftigtenanzahl abgeschlossener Geschäftsjahre nach Berufsgruppen, Beschäftigtenanzahl für die Erbringung der vergabegegenständlichen Leistungen nach Berufsgruppen, zuständige Handwerkskammer mit Registiernummer und Eintragungsdatum
Herkunft der personenbezogenen Daten
Direkterhebung beim Betroffenen, Präqualifizierungsstellen (öffentlich zugänglich bzw. mitunter für Details zum Bieter), Bundesamt für Justiz (Gewerbezentralregister)
Empfänger
Die HSZG legt die personenbezogenen Daten ausschließlich zu den Zwecken dieser Verarbeitungstätigkeit gegenüber den folgenden Empfängern offen.
Interne Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden zu den Zwecken dieser Datenverarbeitung regelmäßig durch Beschäftigte der HSZG verarbeitet. Externe Die Kontaktdaten des die Bestellung auslösenden Einkäufers werden an Empfänger: den Lieferanten weitergegeben. Die Daten werden gegenüber der Hauptkasse Sachsen offengelegt. Dienstleister: Die Datenverarbeitung erfolgt ohne einen Diestleister. Drittland: Nein
Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten unterliegen den folgenden Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen.
Die Aufbewahrungsfrist für die personenbezogenen Daten beträgt im Regelfall 10 Jahre. Im Einzelfall kann sie jedoch bis zu 30 Jahre betragen.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen.
Art. 6 Abs. 1 lit. b, e DSGVO i. V. m. § 3 SächsDSDG, § 6 Abs. 3 VOL/A, § 3 SächsVergabeG und §§ 33, 34, 48 VgV.
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Rechte der Betroffenen
Als von der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten betroffenen Person stehen Ihnen beim Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu.
• Sie haben das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO). • Sie haben das Recht auf Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO). • Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO). • Sie haben das Recht, die Verarbeitungseinschränkung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO). • Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 20 DSGVO). • Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). • Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 13 Abs. 2 lit. c DSGVO). • Sie haben ein Beschwerderecht beim sächsischen Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe unter https://www.saechsdsb.de/n-kontakt).
Bereitstellung der Personendaten
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung resultierender Vertragsverpflichtungen erforderlich. Bei einer Nichtbereitstellung der personenbezogenen Angebots-, Bestell- und Rechnungsdaten kann keine Berücksichtigung im Vergabeverfahren, keine Bestellung von Waren oder Dienstleistungen und keine Zahlung von Rechnungsbeträgen erfolgen.
Entscheidungsfindung und Profiling
In dieser Verarbeitungstätigkeit wird keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO durchgeführt.
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