Anlage 6_2027_Lektorat_DE_Leistungsbeschreibung.pdf

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ANHANG 2

Leistungsbeschreibung Az. . 2026_0160

Stand: 14.09.2026

Gesuchte Tätigkeit: „Lektorat für deutschsprachige Texte“

Der Zeitraum der Leistungserbringung beginnt am 01.04.2027 und hat zunächst

eine Laufzeit bis zum 30.03.2028 mit der Option auf Verlängerung um jeweils

weitere 12 Monate bis längstens 30.03.2031, sofern der Vertrag von einer

Vertragspartei bis zum jeweiligen Stichtag am 29.12. für

das jeweils folgende Vertragsjahr nicht schriftlich gekündigt wird.

Zum DEval

Das Deutsche Evaluierungsinstitut der Entwicklungszusammenarbeit (DEval) ist eine Einrichtung des Bundes, vertreten durch das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ). Die alleinige Gesellschafterin ist die Bundesrepublik Deutschland. Das Institut ist als gemeinnützige GmbH verfasst.

Hauptaufgabe des DEval ist die unabhängige Analyse und Bewertung (Evaluierung) der deutschen öffentlichen Entwicklungszusammenarbeit. Zu den weiteren Aufgaben gehören die Entwicklung von geeigneten Methoden und Standards, Qualifizierungsmaßnahmen sowie die Förderung von Evaluierungskapazitäten in Kooperationsländern der deutschen Entwicklungszusammenarbeit. Das Institut geht dabei nationale und internationale Kooperationen ein.

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Inhaltsverzeichnis

1 Hintergrund zum Auftragsgegenstand ............................................................................................. 3

1.1 Publikationen des DEval und Öffentlichkeitsarbeit .................................................................. 3 1.2 Lektoratsleistungen am DEval .................................................................................................. 3 1.3 Vertraulichkeit und Nutzung von Künstlicher Intelligenz ......................................................... 3 2 Gegenstand des Auftrags ................................................................................................................. 4

2.1 Übergeordnete Ziele des Auftrags ........................................................................................... 4 2.2 Beschreibung der zu erbringenden Leistung ........................................................................... 4 2.3 Verantwortlichkeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmerin .................................... 5 2.4 Zuteilung der Lektoratssaufträge: Auftragslisten und Rotationsprinzip .................................. 5 2.5 Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmerin ............................................ 6 3 Mengengerüst und Zeitplanung bei Einzelaufträge ......................................................................... 8

3.1 Mengengerüst .......................................................................................................................... 8 3.2 Zeitplanung bei Einzelaufträgen ............................................................................................... 8 3.3 Fristen für den Ausschreibungsprozess .................................................................................... 9

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1 Hintergrund zum Auftragsgegenstand

1.1 Publikationen des DEval und Öffentlichkeitsarbeit Die Ergebnisse seiner Evaluierungen zu verbreiten, ist Teil des öffentlichen Auftrags des DEval. Das DEval veröffentlicht die Ergebnisse als Berichte, die auf der Webseite des DEval frei zugänglich sind.

Darüber hinaus veröffentlicht das DEval die zentralen Ergebnisse und Empfehlungen von Evaluierungen in der Publikationsreihe „Policy Briefs“. Im Laufe einer Evaluierung werden außerdem kürzere Berichte und Texte erstellt (z.B. Journalartikel, Evaluierungskonzepte, Inception Reports, Zusammenfassungen, Designkonzepte für Fallstudiendurchführung, Power-Point-Präsentationen und weitere wissenschaftliche Publikationen), die je nach Bedarf lektoriert werden müssen. Ebenfalls wird das Lektorat von Kurzmeldungen für die Webseite, Pressemitteilungen und sonstige Texte für die Öffentlichkeitsarbeit (Evaluierungsbeschreibungen, Flyer, Kurzbiografien u.ä.) in unregelmäßigen Abständen benötigt.

1.2 Lektoratsleistungen am DEval

Ausgeschrieben werden Leistungen im Rahmen des Lektorats für überwiegend wissenschaftliche Texte, dazu zählen Evaluierungsberichte, Studien, Aufsätze, Zusammenfassungen, Konzepte und Strategie-Papiere, sowie Pressemitteilungen und Kurztexte für die Außendarstellung des DEval. Die Textarten haben einen Umfang von bis zu 200 Seiten (inkl. Anhang und ggf. Online-Anhang) in deutscher Sprache.

1.3 Vertraulichkeit und Nutzung von Künstlicher Intelligenz Die vom Auftraggeber zur Durchführung der Leistungen überlassenen Texte, Dokumente, Dateien und sonstigen Inhalte dürfen nicht unter Einsatz von Systemen der Künstlichen Intelligenz (KI), insbesondere generativer KI-Systeme oder Large Language Models (LLM), verarbeitet, bearbeitet, analysiert, zusammengefasst, übersetzt, korrigiert oder in sonstiger Weise in solche Systeme eingegeben oder an diese übermittelt werden. Dies gilt insbesondere für öffentlich zugängliche oder cloudbasierte KI-Dienste sowie für Systeme, bei denen eine Speicherung, Weiterverarbeitung oder Nutzung der eingegebenen Daten durch den Anbieter oder sonstige Dritte nicht ausgeschlossen werden kann. Die vertraglich geschuldeten Leistungen sind durch die vom Auftragnehmer eingesetzten natürlichen Personen zu erbringen. Der Einsatz herkömmlicher Textverarbeitungs-, Rechtschreib-, Grammatik- oder Korrekturprogramme ist zulässig, sofern hierbei keine Verarbeitung der vom Auftraggeber bereitgestellten Inhalte durch KI-Systeme erfolgt. Eine Nutzung von KI-Systemen im Zusammenhang mit den überlassenen Inhalten ist nur nach vorheriger ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers in Textform zulässig. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass diese Vorgaben auch von allen mit der Leistungserbringung befassten Beschäftigten sowie gegebenenfalls zulässigerweise eingesetzten Unterauftragnehmern eingehalten werden.

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2 Gegenstand des Auftrags

2.1 Übergeordnete Ziele des Auftrags

Mit den zu erbringenden Leistungen werden folgende übergeordnete Ziele verfolgt:

• Qualitätssicherungen von deutschen Publikationen des DEval, • Wahrung eines einheitlichen, konsistenten Sprachstils bei veröffentlichten Dokumenten, • der korrekte Gebrauch der deutschen Sprache bezüglich Orthografie, Interpunktion und Grammatik

2.2 Beschreibung der zu erbringenden Leistung

Der oder Die Auftragnehmer*innen erbringt/erbringen die folgenden Leistungen:

• Prüfung des Textes auf Stil, Kohärenz sowie sach- und fachgerechte Terminologie. Im Einzelnen beinhaltet dies folgende Punkte: o Vereinheitlichung von Schreibweisen und Prüfung des Textes bezüglich der Einhaltung der Zitationsregeln nach dem Styleguide der OECD (Harvard System) o Prüfung des Textes bzgl. eines einheitlichen Stils, der Verständlichkeit sowie einer zielgruppengerechten Sprache für die überwiegend wissenschaftliche Fachöffentlichkeit o Prüfung des Textes hinsichtlich präziser Formulierungen o Erstellen einer separaten Datei, in der allgemeine Hinweise zu den durchgeführten Änderungen zusammenfassend aufgeführt werden o Beantwortung der Rückfragen des Auftraggebers bezüglich der durch den oder die Lektor*in erbrachten Änderungsvorschläge • Korrektorat des Textes mit Blick auf Rechtschreibung, Zeichensetzung, Grammatik sowie typographische Optimierung (Binde-/Gedankenstriche, doppelte/einfache Anführungsstriche, geschützte Leerzeichen etc.) • Abschließendes Korrektorat des vom Auftraggeber aufgrund des Lektorates final angepassten Textes.

Vor dem geschilderten Hintergrund soll ein Pool aus bis zu fünf Lektorinnen gebildet werden. Mit Zuschlagserteilung werden die gemäß den Vergabeunterlagen bis zu fünf bestgereihten Bietenden in diesen Lektorenpool aufgenommen. Mit den einzelnen Mitgliedern des Pools werden Rahmenvereinbarungen geschlossen. Während der Vertragslaufzeit sind die Mitglieder des Lektorenpools als Auftragnehmerinnen zur Erbringung der in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Leistungen verpflichtet. Eine Verpflichtung auf Seiten von DEval zum Abruf von Leistungen besteht nicht.

b) Dateiformate:

• Die Texte werden dem oder der Auftragnehmer*in als Word-Dokumente (Word-Format „.docx“) zur Verfügung gestellt; Präsentationen, Grafiken oder Produkte der

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Geschäftsausstattung werden als bearbeitbares Dateiformat (Power Point oder Excel in der Version Microsoft Office 365 zur Verfügung gestellt).

• Das Lektorat des Textes, der Grafiken und Abbildungen werden dem Auftraggeber im identischen Dateiformat wie ursprünglich zugesandt wieder zur Verfügung gestellt. c) Prozess:
• Das Lektorat enthält mindestens eine Kommentierungsschleife mit Prüfung, Klärung und Einarbeitung von Kommentaren des DEval durch den oder die Auftragnehmer*in im Änderungsmodus. Die Kommentierungsschleife kann ggf. auch für einzelne Textteile separat durchgeführt werden (z.B. hat es sich bewährt, einen Textteil schon früh im Lektoratsprozess zu kommentieren, um grundlegende terminologische und stilistische Fragen zu klären).
• Daran schließt sich eine Abnahmeschleife an, in der der Auftraggeber die Umsetzung der Kommentare überprüft und ggf. kommentiert und der Text durch den oder die Auftragnehmer*in auf Basis der finalen Kommentare im Rahmen der Endkorrektur finalisiert wird.
• Der oder die Auftragnehmer*in liefert den finalen Text.

2.3 Verantwortlichkeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmerin Das DEval stellt höchste Ansprüche an eine konstant hochwertige Bearbeitung, professionelle Abwicklung, fristgerechte Fertigstellung der Aufträge sowie persönlich benannte, konstante Ansprechpartnerinnen.

Der oder die Auftragnehmerin benennt einen permanenten Ansprechpartnerin, der oder die das Lektorat selbst durchführt und für die Kommunikation mit dem DEval zuständig ist. Auch der Auftraggeber benennt einen permanenten Ansprechpartner*in für jeden Auftrag.

Im Falle einer Änderung des oder der Ansprechpartnerin auf Seiten des oder der Auftragnehmerin erfolgt eine sofortige schriftliche Mitteilung. Der oder die neue Ansprechpartnerin verfügt mindestens über die gleiche Qualifikation wie der oder die ursprüngliche Ansprechpartnerin. Für den Fall, dass berechtigte Zweifel an der Gleichwertigkeit der Qualifikation bestehen, behält sich das DEval ein Widerspruchsrecht im Hinblick auf den Einsatz des oder der neuen Ansprechpartnerin vor. Für Krankheitsfälle, Urlaube u.ä. ist im Voraus eine Vertretung des oder der jeweiligen Ansprechpartnerin zu benennen.

Bei schlechter Leistung (Fehlerhaftes Lektorat/Korrektorat hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik oder zu verwendender Terminologie und/oder in Teilen sinnentstellendes Lektorat) des oder der Auftragnehmer*in behält sich das DEval vor, die weitere Beauftragung des oder der Bietenden auszusetzen.

2.4 Zuteilung der Lektoratsaufträge: Auftragslisten und Rotationsprinzip

Die bis zu fünf am besten bewerteten Bietenden bilden den LektorInnen-Pool des DEval. Das Lektorat der jeweiligen Texte wird in Form eines Einzelauftrages jeweils nach dem unten erläuterten Rotationsprinzip vergeben. Die zu lektorierenden Texte sind in zwei Kategorien bzw. Auftragslisten unterteilt. Eine erste Auftragsliste beinhaltet die zu lektorierenden Berichte und – soweit vorhanden – die thematisch jeweils diesen Berichten zugehörigen Policy Brief(s); eine zweite Auftragsliste beinhaltet die Kurztexte für die Fachabteilungen sowie die Kurztexte der Presse und Öffentlichkeitsarbeit. Die Lektoratsaufträge werden wie folgt vergeben:

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a) Auftragsliste 1: Berichte (inkl. Anhang und ggf. Methoden/Online-Anhang) und Policy Briefs Der oder die Auftragnehmerin, der oder die im Rahmen der Poolbildung den höchsten z-Wert – d.h. den höchsten Quotienten aus Leistungspunkten und Angebotspreis – erzielt hat, erhält den Auftrag für den ersten zu lektorierenden Bericht und – soweit vorhanden – die zu diesem Bericht zugehörigen Policy Brief(s). Der oder die zweitplatzierte Auftragnehmerin wird mit dem Lektorat des zweiten Berichtes und der ggf. vorhandenen zugehörigen Policy Brief(s) beauftragt. Der Auftrag, den dritten Bericht und die ggf. vorhandenen zugehörigen Policy Brief(s) zu lektorieren, wird an den oder der drittplatzierten Auftragnehmer*in vergeben und entsprechend der Auftrag für den vierten Bericht und die ggf. vorhandenen zugehörigen Policy Brief(s) wird an den oder der Viertplatzierten vergeben; entsprechend wird der fünfte Bericht und die ggf. zugehörigen Policy Brief(s) an den oder der Fünftplatzierten vergeben. Und zuletzt wird der fünfte Bericht und die ggf. zugehörigen Policy Brief(s) an den oder der Fünftplatzierten vergeben. Eine Unterscheidung zwischen langen und kurzen Berichten bzw. Berichten mit oder ohne einen oder mehrere Policy Briefs findet nicht statt.

Nachdem alle Auftragnehmerinnen, die zum Pool gehören, einen Auftrag erhalten haben, wird das Lektorat des nächsten Berichtes und der ggf. vorhandenen zugehörigen Policy Brief(s) wiederum an den oder die erstplatzierten Auftragnehmerin vergeben. Der Rotationskreis wird erneut durchlaufen.

b) Auftragsliste 2: Kurztexte für die Fachabteilungen und die Presse und Öffentlichkeitsarbeit

Der oder die Auftragnehmerin, der oder die im Rahmen der Poolbildung den höchsten z-Wert – d.h. den höchsten Quotienten aus Leistungspunkten und Angebotspreis – erzielt hat, erhält den Auftrag für den ersten zu lektorierenden Kurztext. Der oder die zweitplatzierte Auftragnehmerin wird mit dem Lektorat des zweiten Kurztextes beauftragt. Der Auftrag, den dritten Kurztext zu lektorieren, wird an den oder die drittplatzierten Auftragnehmer*in vergeben und entsprechend wird der Auftrag für den vierten Kurztext an den oder die Viertplatzierten vergeben; der fünfte Kurztext an den oder die Fünftplatzierten vergeben und zuletzt wird der fünfte Kurztext an den oder die Fünftplatzierten vergeben.

Nachdem alle Auftragnehmerinnen, die zum Pool gehören, einen Auftrag erhalten haben, wird das Lektorat des nächsten Kurztextes wiederum an den oder die erstplatzierten Auftragnehmerin vergeben. Der Rotationskreis wird erneut durchlaufen.

Ausnahme: Kurztexte, die thematisch zu einem bestimmten Bericht gehören, können dem oder der Lektorin zugeteilt werden, der oder die den Bericht lektoriert hat, auch wenn die Person nicht an der Reihe ist. Wenn zum Beispiel eine Pressemitteilung zu einem Bericht veröffentlicht werden soll, kann der oder die Lektorin des Berichts den Auftrag „aus der Reihe“ bekommen da diese Person mit den Inhalten schon gut vertraut ist. Wenn der oder die Lektor*in den Auftrag aus Kapazitätsgründen ablehnt wird er nach dem Rotationsprinzip an die nächste Person vergeben.

2.5 Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer*in

Die Bekanntgabe neuer Lektoratsaufträge erfolgt auf elektronischem Wege und beinhaltet Angaben zum Texttyp, zur Zeichenzahl und – sofern möglich – eine vorläufige, vertraulich zu behandelnde Fassung des zu lektorierenden Textes.

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Sollte es dem oder der betreffenden Auftragnehmer*in aus Kapazitätsgründen nicht möglich sein, den jeweiligen Einzelauftrag anzunehmen, so hat dieser Dienstleister den Auftraggeber innerhalb von 24 Stunden nach elektronischer Auftragsbekanntgabe entsprechend zu informieren.

Unterbleibt eine solche Rückmeldung innerhalb der genannten Frist, geht der Auftraggeber automatisch von dem Einverständnis des oder der Auftragnehmer*in aus, den jeweiligen Auftrag an die nächste Person im Pool zu vergeben.

Sollte es einem oder einer Auftragnehmerin nicht möglich sein, einen Auftrag auszuführen, kontaktiert der Auftraggeber den oder der nächstplatzierten Auftragnehmerin und beauftragt diesen mit dem entsprechenden Lektorat. Für den oder die besagten nächstplatzierten Auftragnehmerin gelten ab Auftragsbekanntgabe analog die oben genannten Fristen.

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3 Mengengerüst und Zeitplanung bei Einzelaufträge

3.1 Mengengerüst Der Zeitraum der Leistungserbringung beginnt am 01.04.2027 und hat zunächst eine Laufzeit bis zum 30.03.2028 mit der Option auf Verlängerung um jeweils weitere 12 Monate bis längstens 30.03.2031, sofern der Vertrag von einer Vertragspartei bis zum jeweiligen Stichtag am 29.12. für das jeweils folgende Vertragsjahr nicht schriftlich gekündigt wird. Es handelt sich nachfolgend um ein beispielhaftes Mengengerüst von DEval-Produkten, die lektoriert werden müssen, für einen Zeitraum von 12 Monaten. Die Schätzungen basieren auf Erfahrungen aus der Vergangenheit. Die angegebenen Zeiträume und Mengenschätzungen können Änderungen unterliegen. Darüber hinaus können zusätzlich weitere Lektoratsleistungen, die bisher im Mengengerüst nicht aufgeführt sind, anfallen. Da derzeit nicht feststeht, welcher Auftragnehmerin welche Aufträge erhält, sind die nachfolgenden Angaben als reine Orientierungshilfe im Hinblick auf das von DEval zu produzierende Textvolumen ohne jede Verbindlichkeit zu verstehen. Eine Verpflichtung auf Seiten des DEval zum Abruf von Leistungen besteht nicht.

*1 Normzeile= 55 Zeichen inkl. Leerzeichen

3.2 Zeitplanung bei Einzelaufträgen

Bei anstehenden Lektoratsleistungen von Berichten wird dem oder der Auftragnehmer*in mit einem Vorlauf von ca. drei Wochen das Lieferdatum des finalen Textes mitgeteilt.

Der oder die Auftragnehmer*in muss in der Lage sein, das Lektorat und Korrektorat eines Berichts (und ggf. Online-Anhang) von ca. 200 Seiten (ca. 10.000 Normzeilen) bei zeitgerechter Kommentierung durch das DEval im Rahmen der Kommentierungs- und Abnahmeschleifen innerhalb von sechs bis sieben Wochen in der finalen Fassung zur Verfügung zu stellen.

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Bei anstehenden Lektoratsleistungen von DEval Policy Briefs wird dem oder der Auftragnehmerin mit einem Vorlauf von ca. eine Woche das Lieferdatum des Textes mitgeteilt. Der oder die Auftragnehmerin muss in der Lage sein, das Lektorat inkl. Korrektorat eines Policy Briefs (2- oder 4- seitig) in der Regel innerhalb von drei Werktagen zu liefern.

Das Lektorat von Kurztexten ist häufig kurzfristig auszuführen; das DEval bemüht sich um eine möglichst frühzeitige Ankündigung, die minimale Ankündigungsfrist sollte zwei Werktage nicht unterschreiten. Das Lektorat von Kurztexten im Umfang zwischen ca. 135-300 Normzeilen muss innerhalb von drei Werktagen erfolgen.

Das Lektorat von Kurztexten für die Fachabteilungen ist auch schwieriger vorauszusehen und da der Umfang in Normzeilen stark variieren kann, wird der Zeitraum für die Lieferung des fertig lektorierten Textes in jedem einzelnen Fall mit dem oder der zuständigen Ansprechpartner*in vereinbart.

3.3 Fristen für den Ausschreibungsprozess

Das Angebot ist vor dem Ablauf der Angebotsfrist am 12.11.2026 (vor 10:00 Uhr) abzusenden. Später eingegangene Angebote können nicht berücksichtigt werden, es sei denn, der verspätete Eingang wurde durch Umstände verursacht, die die Bietenden nicht zu verantworten haben.

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