2026-116 Los 2 Leistungsbeschreibung.pdf

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Vergabe Nr. 2026-116 – Grafikdienstleistungen

Leistungsbeschreibung Los 2: Layoutumsetzung von Microsoft-

Office-Dokumenten

Inhalt

1. Auftraggeberin ................................................................................................................ 2
2. Auftragsgegenstand ....................................................................................................... 2
3. Zu erbringende Leistungen im Bereich von Los 2 ........................................................... 4 3.1. Medienarten ............................................................................................................ 4 3.2. Aufgaben ................................................................................................................. 4
4. Regelungen zur Leistungserbringung im Bereich von Los 2 ........................................... 5 4.1. Arbeitsergebnisse und Zusammenarbeit ................................................................. 5 4.2. Qualifikation ............................................................................................................ 6 4.3. Vorlagen und Programme ....................................................................................... 6
5. Kriterienkatalog im Bereich von Los 2 ............................................................................ 7
6. Hinweise zu den Bewerbungsunterlagen ........................................................................ 8

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1. Auftraggeberin

Die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (im Folgenden: BGW oder „Auftraggeberin“/„AG“) ist die gesetzliche Unfallversicherung für nicht staatliche Einrichtungen im Gesundheitsdienst und in der Wohlfahrtspflege. Als Teil des deutschen Sozialversicherungssystems ist die BGW eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Ihre gesetzlich übertragenen Aufgaben führt sie in eigener Verantwortung unter staatlicher Aufsicht durch.

Die Prävention von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren ist die vorrangige Aufgabe der BGW. Im Schadensfall gewährleistet sie optimale medizinische Behandlung sowie angemessene Entschädigung und sorgt dafür, dass ihre Versicherten wieder am beruflichen und gesellschaftlichen Leben teilhaben können. Diese Leistungen werden eng miteinander verknüpft aus einer Hand angeboten.

Die Berufsgenossenschaften sind nach Branchen gegliedert. Die BGW ist für über 9,6 Millionen Versicherte in mehr als 690.000 Unternehmen zuständig und gehört damit zu Deutschlands größten Berufsgenossenschaften. Ihre Mitgliedsunternehmen verteilen sich auf folgende Branchen:

• Beauty und Wellness,
• Beratung und Betreuung,
• Berufliche Rehabilitation und Werkstätten,
• Bildung,
• Friseurhandwerk,
• Humanmedizin,
• Kinderbetreuung,
• Kliniken,
• Pflege,
• Pharmazie,
• Schädlingsbekämpfung,
• Therapeutische Praxen und Geburtshilfe,
• Tiermedizin,
• Verwaltung,
• Zahnmedizin.

Seit 1947 ist Hamburg der Hauptsitz der BGW. Für einen versichertennahen Service und schnelle Erreichbarkeit sorgen bundesweit zwölf Standorte.

2. Auftragsgegenstand

Im Rahmen ihres gesetzlichen Auftrags kommuniziert die BGW auf vielen verschiedenen Kanälen mit ihren Mitgliedern, Versicherten (einschließlich Auszubildenden), Arbeitsschutzfachleuten und weiteren Interessierten:

• zur Sicherheit und Gesundheit im Beruf,
• zur gesetzlichen Unfallversicherung,
• zur Tätigkeit der BGW, ihren Angeboten und Leistungen sowie
• zu angrenzenden Themen.

Dabei legt die BGW unabhängig vom jeweils verwendeten Kanal und Medium und von der inhaltlichen Eindringtiefe des jeweiligen Mediums großen Wert auf inhaltliche Korrektheit sowie auf eine ziel- und zielgruppengerechte Aufbereitung. Dazu gehört auch mediale Barrierefreiheit: Sie berücksichtigt die Anforderungen von Menschen mit Beeinträchtigungen 2

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an den Zugang zu Informationen. Die BGW als Körperschaft des öffentlichen Rechts, als Reha-Trägerin und in ihrer Zuständigkeit für Werkstätten für Menschen mit Behinderungen ist den Vorgaben der UN-Behindertenrechtskonvention (UN-BRK) in besonderer Weise verpflichtet. Konkretisiert werden die Anforderungen im Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Die Anforderungen an die Barrierefreiheit werden bereits im Corporate Design der Auftraggeberin berücksichtigt.

Zum Medienportfolio der BGW gehören zum Beispiel kundenorientierte Broschüren, Flyer, Folder, Aushänge, Plakate und Geschäftsausstattungen. Im Bereich Web und Social Media betreibt die BGW zum einen die eigenen Websites bgw-online, bgw-young, previer und möglicherweise künftig weitere. Zum anderen ist die BGW auf Social-Media-Plattformen präsent, zum Beispiel mit einem Unternehmensprofil auf LinkedIn sowie den Profilen BGW_live, BGW_young und BGW_fotowettbewerb auf Instagram. Weitere Präsenzen, beispielsweise auf TikTok können möglicherweise künftig hinzukommen.

Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss von Rahmenverträgen mit mehreren Dienstleistenden als Auftragnehmenden über die Layout-Umsetzung von Print- und Digitalmedien einschließlich angrenzender Begleitaufgaben.

Die BGW nutzt eigenes Corporate Design (CD), das kontinuierlich weiterentwickelt wird und im BGW-Gestaltungshandbuch (GHB) dokumentiert ist. Es ist unter https://bgw.canto.de/b/U28LD (Passwort: AGd2026!) zu finden. Die Vorgaben des GHB sind Grundlage für die zu vergebenden Aufträge. Die Weiterentwicklung und Pflege des GHB gehören nicht zum Aufgabenfeld.

Der Auftragsgegenstand dieser Ausschreibung wird in zwei Lose aufgeteilt, für die jeweils eine begrenzte Anzahl an Zuschlägen erteilt wird:

• Los 1: Layoutumsetzung klassischer Printmedien (PDF) und digitaler Medien Die BGW geht für Los 1 unverbindlich von einem geschätzten Volumen von o bis zu 3.000 Arbeitsstunden pro Jahr aus. Diese Angabe kann unbegrenzt unterschritten, aber auch bis zu maximal 50 Prozent überschritten werden. Es werden für Los 1 maximal 10 Zuschläge erteilt. o
• Los 2: Layoutumsetzung von Microsoft-Office-Dokumenten Die BGW geht für Los 2 unverbindlich von einem geschätzten Volumen von o bis zu 750 Arbeitsstunden pro Jahr aus. Diese Angabe kann unbegrenzt unterschritten, aber auch bis zu maximal 50 Prozent überschritten werden. Es werden für Los 2 maximal 10 Zuschläge erteilt. o Die Lose werden unabhängig voneinander vergeben. Bewerbende können sich wahlweise auf ein oder mehrere Lose bewerben.

Die Rahmenvereinbarung beginnt am 01.01.2027 und hat eine Laufzeit von 12 Monaten. Die Auftraggeberin ist berechtigt, sie bis zu drei Mal jeweils um 12 Monate zu verlängern.

Die Einzelabrufe aus den Rahmenvereinbarungen erfolgen nach dem Kaskadenprinzip: Zuerst wird grundsätzlich der Vertragspartner/die Vertragspartnerin angefragt, dessen/deren Angebot in der Ausschreibung der Rahmenvereinbarungen am besten bewertet wurde. Die Einzelabrufe erfolgen vorbehaltlich einer arbeitsrechtlichen Prüfung zur Vermeidung von Scheinselbstständigkeit.

Es findet kein neuer Wettbewerb statt. Die Vertragspartner/-innen haben keinen Anspruch auf den Abruf der Einzelbeauftragung.

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Die Auftraggeberin behält sich zudem explizit vor, entsprechende und ähnliche Leistungen auch

• auf Basis anderer Lose des dieser Rahmenvereinbarung zugrunde liegenden Vergabeverfahrens,

• auf Basis bereits erfolgter und zukünftiger anderweitiger Vergabeverfahren sowie

• als anderweitige Direktaufträge

zu vergeben.

Die konkreten Auftragsinhalte werden beim jeweiligen Einzelabruf bestimmt.

Gegenstand der vorliegenden Leistungsbeschreibung sind die Leistungen im Bereich „Layoutumsetzung von Microsoft-Office-Dokumenten“ (Los 2). Die Einzelheiten des Leistungsumfangs und der Leistungserbringung ergeben sich aus den nachfolgenden Inhalten dieser Leistungsbeschreibung.

Die Einzelheiten zum Leistungsumfang des anderen Loses dieser Ausschreibung ergeben sich aus der betreffenden gesonderten Leistungsbeschreibung.

3. Zu erbringende Leistungen im Bereich von Los 2

3.1. Medienarten

Zu bearbeiten beziehungsweise zu erstellen sind Microsoft-Word- und Microsoft-PowerPoint- Dokumente einschließlich Weiterverarbeitung zu Druck- und/oder Web-PDFs. Beispiele für Medien der Auftraggeberin auf Basis von Microsoft-Office-Dokumenten sind unter https://bgw.canto.de/b/LE1H4 (Passwort: AGd2026!) zu finden.

3.2. Aufgaben

Das jeweilige Aufgabenpaket wird beim Einzelabruf individuell festgelegt. Es umfasst grundsätzlich

• Layout/grafische Umsetzung,

• Reinzeichnung,

• bei Web-PDFs und anderweitigen digitalen Medien die Sicherstellung der Barrierefreiheit gemäß den in Ziffer 4.1 dieser Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen,

• Übergabe der finalen offenen Daten und Ausgabeformate (je nach Vereinbarung beim Einzelabruf druckfähig und/oder weboptimiert) – elektronisch über den im jeweiligen Einzelabruf vereinbarten Kanal.

Die Aufgaben umfassen zudem je nach Einzelabruf eine oder mehrere der folgenden Teilleistungen:

• Bildbeschaffung/Bilderstellung inklusive Recherche und Vorlage einer Auswahl geeigneter Motive,

• Aufbereitung von druckfähigen Dateien nach vorgegebenen Druckerei-Standards inklusive Anschnitt, Farbprofilen,

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• Erstellen und/oder Bearbeiten von Info-Grafiken – einschließlich der Verarbeitung von Daten aus Excel-Dateien,

• Kreativleistungen/Beratung zu Fragen der Layoutumsetzung innerhalb des bestehenden CDs der Auftraggeberin.

4. Regelungen zur Leistungserbringung im Bereich von

Los 2

4.1. Arbeitsergebnisse und Zusammenarbeit

Im Hinblick auf die Arbeitsergebnisse und die Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin ist von dem/der Auftragnehmenden Folgendes zu berücksichtigen beziehungsweise zu gewährleisten:

• Grundlage der Beauftragung ist das bestehende CD der Auftraggeberin. Hinweis: Die BGW befindet sich derzeit in einem Prozess der Weiterentwicklung ihres CDs. Änderungen und Anpassungen am CD sind im Vertragszeitraum möglich.

• Die CD-Vorgaben der Auftraggeberin werden in allen Medienarten grundsätzlich eingehalten. Etwaige Abweichungen sind nur in Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich.

• Die grundlegenden Anforderungen an die mediale Barrierefreiheit werden berücksichtigt. Dabei sind insbesondere folgende Aspekte relevant:

Lesbarkeit (insbesondere durch ausreichende Kontraste und geeignete o Typografie),

digitale Barrierefreiheit (insbesondere die Eignung von Web-PDFs für die o Nutzung mit Screenreadern). Für die digitale Barrierefreiheit wird die WCAG 2.2, Konformitätsstufe AA, berücksichtigt. Für barrierefreie PDF-Dokumente wird insbesondere PDF/UA berücksichtigt, soweit auf das jeweilige Medium anwendbar. Bei barrierefreien PDFs wird als Nachweis der Erfüllung der Anforderungen an die Barrierefreiheit ein Prüfbericht des PDF Accessibility Checker (PAC) oder eines gleichwertigen Prüfwerkzeugs mit eingereicht. Bei anderweitigen digitalen Medien werden Nachweise der Barrierefreiheit eingereicht, wenn die Auftraggeberin sie anfordert.

• Der/Die Auftragnehmende liefert die Arbeitsergebnisse in den im jeweiligen Einzelabruf angeforderten Dateiformaten inklusive sämtlicher Verknüpfungen.

• Die Auftragsbearbeitung erfolgt sorgfältig und detailgenau. Dazu gehört auch, die eigene Arbeit zu überprüfen sowie Zulieferungen auf Plausibilität zu prüfen und die Auftraggeberin gegebenenfalls auf mögliche Fehler oder Qualitätsmängel hinzuweisen.

• Die Auftragsbearbeitung erfolgt unter zuverlässiger Einhaltung vereinbarter Termine und Fristen. Die Auftraggeberin kann die vereinbarten Fristen und Termine aus wichtigem Grund ändern, soweit dies dem/der Auftragnehmenden nicht unzumutbar ist. Die Änderungen sind dem/der Auftragnehmenden unverzüglich mitzuteilen. Erkennt der/die Auftragnehmende, dass die Einhaltung der Fristen und Termine gefährdet ist, hat er/sie die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren.

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• Sämtliche Leistungen – einschließlich der Kommunikation mit der Auftraggeberin – erfolgen ausschließlich in deutscher Sprache.

• Die Kommunikation bei der Aufgabenbearbeitung erfolgt freundlich und lösungsorientiert.

• Eine Leistung gilt als erbracht, wenn die BGW die vereinbarten Leistungen in der finalen Version erhält und in Textform freigegeben hat.

Der auftragnehmendenseitige Einsatz von KI-Anwendungen für die Auftragserfüllung ist derzeit noch nicht zugelassen. Falls sich dies während der Laufzeit des Rahmenvertrags ändern sollte, wird die Auftraggeberin die Rahmenvertragspartner/-innen darüber informieren.

Die Auftraggeberin stellt dem/der Auftragnehmenden die erforderlichen Informationen und je nach Vereinbarung beim Einzelabruf gegebenenfalls Materialien zur Auftragserfüllung zur Verfügung und gibt im Rahmen der Abstimmung der Arbeitsergebnisse bei Bedarf Korrekturhinweise.

4.2. Qualifikation

Im Hinblick auf die Qualifikation der die Auftragsausführung verantwortenden Person(en) ist von dem/der Auftragnehmenden Folgendes zu gewährleisten:

• Sie beherrscht/beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf der Niveaustufe „C1 – Fachkundige Sprachkenntnisse“ des „Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)“ oder eines gleichwertigen Referenzrahmens.

• Sie verfügt/verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium sowie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Grafikdesign, Kommunikationsdesign oder Mediengestaltung oder über eine vergleichbare Qualifikation.

• Sie verfügt/verfügen über fundierte Kenntnisse und fundierte Erfahrung

in Bildbearbeitung sowie Einbindung von Abbildungen und Grafiken, o in der Einhaltung von CD-Vorgaben sowie o im Aufbereiten komplexer Inhalte in verständlicher und ansprechender Form. o in der Mediengestaltung mit den Microsoft-Office-Programmen Word, Excel o und PowerPoint sowie in der PDF-Bearbeitung mit Adobe-Programm Acrobat Pro,

in der Gestaltung von Printprodukten und Digitalformaten, o in der Sicherstellung druckfähiger und barrierefreier Ausgaben als o entsprechende PDFs.

• Sie verfügt/verfügen über Kenntnisse in Farbmanagement und Druckstandards.

4.3. Vorlagen und Programme

Die jeweils gültigen Vorlagen (Templates) werden von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt. Die zur Verfügung gestellten Daten dürfen ausschließlich für Aufträge der

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Auftraggeberin genutzt werden. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Ist die Zusammenarbeit zwischen dem/der Auftragnehmenden und der Auftraggeberin beendet, sind diese Daten zu löschen.

Für die Auftragsbearbeitung sind die Microsoft-Office-Programme Word, Excel und PowerPoint sowie das Adobe-Programm Acrobat Pro zu verwenden. Von dem/der Auftragnehmenden gelieferte offene Daten müssen mit den bei der Auftraggeberin verwendeten Programmversionen kompatibel sein. Sollten bei der Auftraggeberin Programm- und/oder Systemwechsel erforderlich werden, muss eine entsprechende Software-Umstellung bei dem/der Auftragnehmenden erfolgen.

Versions- und/oder Programm-/Systemwechsel seitens des/der Auftragnehmenden, die keine in dieser Leistungsbeschreibung genannten und/oder im jeweiligen Einzelabruf vereinbarten Datenformate ergeben, sind nur nach Absprache mit der Auftraggeberin möglich. Eine Zustimmung gilt erst dann als erteilt, wenn sie in Textform vorliegt.

Fotos und Collagen sind mit dem für die jeweiligen Druckbedingungen geeigneten ICC-Profil zu erstellen beziehungsweise zu bearbeiten. Für digitale Medien sind die jeweils erforderlichen digitalen Farbprofile und Farbräume zu berücksichtigen.

5. Kriterienkatalog im Bereich von Los 2

Im Folgenden sind die Anforderungen an die Leistungserbringung in Form von Kriterien aufgeführt. Dabei sind zwei verschiedene Arten von Kriterien gegeneinander abzugrenzen, die im Kriterienkatalog der Leistungsbeschreibung Anwendung finden.

Bieter/-innen auf, ein (nicht zur Veröffentlichung vorgesehenes)

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6. Hinweise zu den Bewerbungsunterlagen

Die Auftraggeberin zahlt kein Honorar und auch keine Aufwandsentschädigung für die Erstellung, Bearbeitung oder Einreichung der Bewerbungsunterlagen.

Sämtliche eingereichten Bewerbungsunterlagen einschließlich der Arbeitsproben und Aufgaben müssen ohne den Einsatz von KI-Anwendungen erstellt beziehungsweise bearbeitet worden sein.

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