01_Rahmenvereinbarungsentwurf.pdf

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Leistungsbeschreibung BA035-26

Rahmenvereinbarung1

Zwischen dem Deutscher Weinfonds AdöR (DWF) Platz des Weines 2 55294 Bodenheim - nachfolgend Auftraggeber genannt -

und

wird folgende Rahmenvereinbarung geschlossen:

1Hinweis: Im Zuge einer etwaigen Zuschlagserteilung wird diese Rahmenvereinbarung im Original in zweifacher Ausfertigung vom Auftraggeber an den Auftragnehmer übersandt. Eine Einreichung durch den Bieter bereits mit dem Angebot ist nicht erforderlich!

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§ 1Gegenstand der Rahmenvereinbarung, Abrufvolumen, Obergrenze (1) Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist der Betrieb einer Warenwirtschaft inklusive Lagerung, Vertrieb, Versand und Retourenmanagement für Werbemittel und Weinaccessoires. (2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich durch diese Rahmenvereinbarung, die in § 5 aufgeführten Leistungen entsprechend seinem Angebot und dem jeweiligen Einzelauftrag auszuführen. (3) Die Rahmenvereinbarung umfasst ein prognostiziertes Auftragsvolumen für die gesamte Laufzeit von 400.000,00 Euro (ohne USt.), wobei der Auftraggeber kein Auftragsvolumen garantiert. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Erteilung eines Einzelauftrages oder Abruf einer Mindestmenge. (4) Durch die Gesamtheit der Einzelbeauftragungen darf das in Abs. 3 genannte prognostizierte Gesamtauftragsvolumen nicht um mehr als 20 Prozent [entspricht insgesamt 480.000,00 € (ohne USt.)] überschritten werden. (5) Soweit in dieser Rahmenvereinbarung nicht alle Bedingungen festgehalten sind, erfolgt die Festlegung im Übrigen im Rahmen der Erteilung der Einzelaufträge gemäß § 5 Abs. 5. Soweit es zu einer Einzelauftragserteilung kommt, gelten die vorliegenden Bestimmungen auch für dieses Vertragsverhältnis bis zur vollständigen Vertragsabwicklung.

§ 2Bestandteile der Rahmenvereinbarung Es gelten als Bestandteile der Rahmenvereinbarung:

1. diese Rahmenvereinbarung, inklusive  Anhang A „Artikelliste 2025“  Anhang B „Agenturen Ausland Liste“  Anhang C „Warenbewegungen“  Anhang D „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ (DWF)  Anhang E „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ (DWI)  Anhang F „Mustermitteilung an den Auftragnehmer gemäß § 4 Abs. 3 S. 1 BTTG“
2. das Angebot des Auftragnehmers
3. die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) Die vertraglichen Rechte und Pflichten der Parteien ergeben sich aus den Bestandteilen der Rahmenvereinbarung in der obigen Reihenfolge. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht Bestandteil der Rahmenvereinbarung und gelten nicht als solcher.

§ 3Laufzeit der Rahmenvereinbarung (1) Die Rahmenvereinbarung tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. (2) Der Leistungszeitraum beginnt am 1. Januar 2027. Die Vorleistungen gemäß § 5 Abs. 2 sind in terminlicher Absprache mit dem Auftraggeber zu erbringen und bis spätestens 15. Januar 2027 abzuschließen. (3) Die Rahmenvereinbarung endet am 31. Dezember 2030 oder bei Erreichen bzw. Ausschöpfung des in dieser Rahmenvereinbarung vereinbarten maximalen Auftragsvolumens (vertragliche Obergrenze) gemäß § 1 Abs. 4, je nachdem was früher eintritt. (4) Während dieses Zeitraums können Einzelaufträge erteilt werden. Sofern ein Einzelauftrag innerhalb dieses Zeitraums nicht abgeschlossen werden kann, gelten die Regelungen der

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Rahmenvereinbarung und des jeweiligen Einzelauftrages bis zum vollständigen Abschluss des Einzelauftrages fort.

§ 4Bestellberechtigte (1) Die Leistungen des Auftragnehmers aus dieser Rahmenvereinbarung dürfen nur durch Bestellberechtigte beauftragt werden. Folgende Einrichtung ist – neben dem Auftraggeber – bestellberechtigt: Deutsches Weininstitut GmbH (nachfolgend „DWI“ genannt), Platz des Weines 2, 55294 Bodenheim. (2) Die Beauftragung und Abwicklung der Einzelaufträge erfolgen unmittelbar zwischen dem jeweiligen Bestellberechtigten und dem Auftragnehmer.

§ 5Leistungen des Auftragnehmers (1) Einleitung Der Auftraggeber ist als Anstalt des öffentlichen Rechts gesetzlich mit der Förderung der Qualität und des Absatzes deutscher Weine betraut. Das DWI ist seine hundertprozentige Tochtergesellschaft und die zentrale Kommunikations- und Marketingorganisation der deutschen Weinwirtschaft. Während der Auftraggeber insbesondere die institutionelle, strategische und finanzielle Steuerung wahrnimmt, konzipiert und realisiert das DWI die gemeinschaftlichen, wettbewerbsneutralen Kommunikations- und Marketingmaßnahmen im In- und Ausland. Der Auftraggeber und das DWI unterhalten derzeit ein Werbemittellager, von welchem aus Werbe- und Informationsmaterialien sowie Weinaccessoires im Inland und ins Ausland versendet werden. Für eine komfortable Bestellung dieser Werbemittel und Weinaccessoires plant das DWI derzeit die Etablierung und baldmöglichst das Go-Live eines Online-Shops.

Der Auftraggeber und das DWI benötigen für den Betrieb ihrer Lagerwirtschaft (inkl. fortlaufender Bestandsführung), den Versand (inkl. nationaler und internationaler Zollabwicklung), das Retourmanagement und die Einhaltung rechtlicher Regularien (z. B. Verpackungsgesetz) für Werbemittel (z. B. Broschüren, Zeitschriften, Flyer, Bücher, Kataloge, Plakate, CD-ROMs) und Weinaccessoires (z. B. Flaschenöffner, Weinkartons, Sonnenschirme oder Tischdecken) nunmehr einen Logistiker mit Werbemittellager. Dieser versendet die Werbemittel und Weinaccessoires des Auftraggebers und des DWI an die Weinbranche (z. B. Weinerzeuger, Handel, Gastronomie), aber auch an die interessierte Öffentlichkeit (z. B. Endverbraucher, Presse). Die Verbreitung der Werbemittel soll zukünftig über den Online-Shop erfolgen. Dieser wird allerdings nicht an das technische System des Auftragnehmers angebunden werden. Vielmehr muss die Kommunikation zum Bestellberechtigten hinsichtlich der Logistikvorgänge überwiegend per E-Mail und telefonisch erfolgen. Da vom Werbemittellager zum Handlager des Auftraggebers regelmäßige Lieferungen erfolgen, soll die Lagerung – zur Minimierung der durch die Lieferungen erzeugten CO -Emissionen – an einem 2 Standort erfolgen, der nicht weit vom Sitz des Auftraggebers (Platz des Weines 2, 55294 Bodenheim) entfernt ist.

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Hinweis für die Angebotserstellung: Der Bieter hat im Leistungsverzeichnis (siehe Vergabeunterlagen) unter Nr. 4.1 des Wertungsschemas die genaue Adresse des vorgesehenen Werbemittellagers anzugeben. Die Entfernung zwischen dem Standort des Werbemittellagers und dem Sitz des Auftraggeberswird mit Google Maps (kürzeste Straßenverbindung) berechnet und im Rahmen der Angebotswertung bewertet (Bewertungskriterium), siehe Pos. 2.3 der Wertungsmatrix, Anhang zu den Teilnahmebedingungen (siehe Vergabeunterlagen). (2) Vorleistungen Damit eine ordnungsgemäße Leistungserbringung möglich ist, sind vom Auftragnehmer folgende Vorleistungen in terminlicher Absprache mit dem Auftraggeber zu erbringen und bis spätestens 15. Januar 2027 abzuschließen (vgl. § 8 Abs. 1):

1. Physischer Umzug der Werbemittel und Weinaccessoires vom derzeitigen Lager in 63225 Langen zum Lager des Auftragnehmers. Die vollständige Adresse teilt der Auftraggeber nach Vertragsschluss mit. Dazu ermöglicht der bisherige Auftragnehmer dem Auftragnehmer den Zugang zum Materialbestand (Datenbank). Die Kontaktdaten werden vom Auftraggeber nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt. Hinweis für die Angebotserstellung: Der Preis hierfür sind unter Pos. 1 des Leistungsverzeichnisses anzugeben.
2. Der Auftragnehmer übernimmt nach Durchführung des Umzugs (siehe Nr. 1) die Einlagerung der Artikel. Der einzulagernde Werbemittel- und Accessoiresbestand schwankt und umfasst ca. 200 Artikel auf ca. 260 Europaletten und ca. 140 Fachböden. Er kann exemplarisch dem Anhang A „Artikelliste 2025“ entnommen werden. Derzeit sind ausschließlich Artikel der Bestellberechtigten Deutsches Weininstitut GmbH gelagert. Hinweis für die Angebotserstellung: Für die Kalkulation der Einlagerung ist von einer Höchstmenge bei Einlagerung von 300 Europaletten und 150 Fachböden auszugehen.

Zugeordnete Artikelnummern sind inklusive Artikelbeschreibung sowie Artikelmenge in der Lagerverwaltung des Auftragnehmers zu erfassen Die Lagerverwaltung ist auch nach dem Umzug des Lagerbestandes fortzuführen, siehe Abs. 3.

(3) Logistik Die Lagerung und Bestandsführung der Werbemittel und Weinaccessoires erfolgt wie nachstehend beschrieben:

1. Lagerhaltung

a) Allgemein  Lagerhaltung, Disposition und Logistik (z. B. computergestützte, „chaotische“ Lagerhaltung) nach dem aktuellen Stand der Technik.  Einsatz zeitgemäßer Transport- und Erfassungssysteme im Rahmen der Lagerung.

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 Sämtliche Werbemittel und Weinaccessoires sind an einem einzigen Standort zu lagern, damit eine termingerechte und kostengünstige Belieferung der Kunden – auch bei Bestellung mehrerer Artikel – gewährleistet ist.

b) Lagerung, Bereitstellung für Entsorgung  Die Beschriftung aller eingelagerten Paletten bzw. aller Lagereinheiten erfolgt durch den Auftragnehmer eindeutig und unverwechselbar (beispielsweise mittels RFID- Etikett, Barcodesystem, Artikelnummer etc.).  Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass eine optimale Auslastung der Paletten oder der entsprechenden Lagereinheiten erfolgt.  Der Auftragnehmer übernimmt nach Beauftragung durch den Auftraggeber die Entsorgungen der Werbemittel und Weinaccessoires sowie anfallender Abfälle, die nicht weiterverwendbar sind. Die zu entsorgenden Werbemittel und Weinaccessoires sind hierbei einer stofflichen Wiederverwertung zuzuführen und werden vom Auftragnehmer – getrennt nach den unterschiedlichen Abfallarten (mindestens Papier, Wertstoffe und Glas) – zur Abholung durch ein Entsorgungsunternehmen z. B. auf Paletten oder in Containern am Standort des Auftragnehmers abholfertig bereitgestellt. Um die hierauf entfallenden Kosten zu minimieren, führt der Auftragnehmer kontinuierlich Beobachtungen der Preisgestaltung des Marktes durch. Mögliche Mengenrabatte hat der Auftragnehmer zu nutzen und an den Auftraggeber weiterzugeben. Auf Anforderung des Auftraggebers ist die jeweilige Auswahlentscheidung vom Auftragnehmer offenzulegen und zu begründen. Die terminliche Absprache zur Abholung erfolgt direkt zwischen Auftragnehmer und Entsorgungsdienstleister. Die Kostenerstattung der durch das beauftrage Entsorgungsunternehmen anfallenden Kosten erfolgt nach Aufwand 1:1 nach Vorlage der entsprechenden Belege.

c) Schutz  Die Lagerung erfolgt ordnungsgemäß und fachgerecht in einbruchsicheren, ebenen, trockenen und schmutzfreien Lagerhallen. Die Temperatur und die Luftfeuchtigkeit sind dem Lagergut angemessen, so dass keine thermisch- oder luftfeuchtigkeitsbedingten Schäden am jeweiligen Lagergut auftreten.  Der Auftragnehmer hat alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um Beschädigungen, Verschmutzungen oder Diebstahl der Werbemittel und Weinaccessoires auszuschließen.  Bei einer Beschädigung im Lager hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren (siehe auch § 15 Abs. 3).  Nach einem Totalverlust des Lagers beginnt der Wiederanlauf nach 30 Arbeitstagen (Montag bis Freitag, ausgenommen bundeseinheitliche Feiertage) und die volle Betriebsbereitschaft ggf. auch an einem anderen Standort wird innerhalb von sieben Wochen nach dem Totalverlust wiederhergestellt, so dass eine Ersatz-, An- und Belieferung von Werbemitteln und Weinaccessoires ab dem Zeitpunkt der vollen Betriebsbereitschaft wieder möglich ist.

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d) Bestandsführung  Erfassung der Mengenzu- und -abgänge.  Sofortige [spätestens am folgenden Werktag (Montag bis Samstag) nach der Lieferung] Meldung mit der Sendung beigefügtem Lieferschein oder mittels Wareneingangsformular von Bestandszugängen an die Ansprechperson des Auftraggebers per E-Mail (vgl. Abs. 5 Nr. 2).  Dem Auftraggeber ist grundsätzlich ein elektronischer Zugang zum Datenmanagementsystem des Auftragnehmers für den Datenbestand des Auftraggebers zur Verfügung zu stellen, damit aktuelle Bestände jederzeit abgerufen werden können. Sofern dies nachweislich EDV-technisch nicht möglich ist, hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine monatliche Meldung aller Artikelbestände am dritten Werktag (Montag bis Samstag) des Folgemonats an die Ansprechperson des Auftraggebers per E-Mail zu übermitteln (vgl. Abs. 5 Nr. 2).  Für die Lagerhaltung wird für jeden Artikel eine Artikelnummer vom Auftraggeber vergeben (siehe Anhang A „Artikelliste 2025“). Diese wird dem Auftragnehmer mit Meldung über die Bestellung mitgeteilt. Nach Zuschlagserteilung erhält der Auftragnehmer per E-Mail eine vollständige und aktuelle Artikelliste als Excel-Datei vom Auftraggeber.  Das Verbrauchsfolgeverfahren funktioniert nach dem Prinzip „First in – First out“.  Es hat eine einmal jährliche Inventur in physischer Form zu erfolgen (vgl. § 8 Abs. 2). Die Ergebnismeldung an die Ansprechperson des Auftraggebers erfolgt in elektronischer Form (per E-Mail, vgl. Abs. 5 Nr. 2) und papierhaft durch Übersendung der Inventurbelege (Zähllisten im Original, paraphiert von allen Zählverantwortlichen und dem Inventurverantwortlichen). Eine wertmäßige Erfassung der Lagergüter durch den Auftragnehmer ist nicht erforderlich.  Bei Abweichungen zwischen den vom Auftraggeber und Auftragnehmer erfassten Beständen für einzelne Artikel von mehr als 5 % hat (zusätzlich zu der einmal jährlich stattfindenden physischen Inventur) eine physische Inventur der betreffenden Artikel zu erfolgen.

2. Warenbewegung

a) Warenannahme Warenannahme von Lieferungen der Bestellberechtigten oder von Lieferanten.  Die Beauftragung der Produktion und Nachbestellung der Werbemittel und Weinaccessoires erfolgt nicht durch den Auftragnehmer, sondern ausschließlich durch den jeweiligen Bestellberechtigten auf Basis der jährlichen Inventur.  Die Lieferung der einzulagernden Ware wird dem Auftragnehmer rechtzeitig, spätestens zwei Arbeitstage (Montag bis Freitag) vor Anlieferung, per E-Mail vom jeweiligen Bestellberechtigen mitgeteilt.  Die Warenannahme erfolgt ab Lagergrundstück und muss an Arbeitstagen (Montag bis Freitag) von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr gewährleistet sein.  Anforderungen an die Eingangs- und Qualitätskontrolle:

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o Kontrollinventur der angelieferten Waren auf Vollständigkeit anhand des Lieferscheins. o Optische Qualitätskontrolle bei Wareneingang von Verpackung und Inhalt auf etwaige erkennbare Mängel wie z. B. Beschädigungen, Unvollständigkeiten etc. o Sachliche Überprüfung der Richtigkeit anhand der Bestellung. o Stellt der Auftragnehmer bei der Warenannahme fest, dass die Lieferung unvollständig oder beschädigt ist, erfolgt die Annahme nur unter Vorbehalt. Der Auftragnehmer unterrichtet den jeweiligen Bestellberechtigten in Textform (z. B. per E-Mail) unverzüglich, spätestens am nachfolgenden Arbeitstag (Montag bis Freitag). Das weitere Vorgehen regelt der jeweilige Bestellberechtigte mit dem Lieferanten oder Hersteller der Ware. Das Ergebnis wird dem Auftragnehmer unverzüglich per E-Mail mitgeteilt. o Der Auftragnehmer übersendet an den jeweiligen Bestellberechtigten einen Scan des Lieferscheins sowie eine Wareneingangsmeldung (mit Angabe der angelieferten Mengen, Artikelnummern und Artikelspezifikationen) per E-Mail.

b) Warenbewegung, inkl. Vertrieb  Bestellungen werden ausschließlich von den jeweiligen Bestellberechtigten per E-Mail aufgegeben. Der Auftragnehmer nimmt diese entgegen, verarbeitet diese unverzüglich und veranlasst den Versand unter Einhaltung der in lit. d) 9. Tiret geforderten Lieferzeiten.  Der Auftragnehmer nimmt die Bestellung zur Weiterverarbeitung in seinem Datensystem auf.  Der Auftragnehmer kommissioniert die Bestellung und fügt beim Verpacken den Lieferschein/die Lieferscheine an den Kunden bei.  Der Auftragnehmer schickt nach Kommissionierung und Versand – spätestens am nachfolgenden Arbeitstag (Montag bis Freitag) – die Sendungsnummer des gewählten Versanddienstleisters dem jeweiligen Bestellberechtigten elektronisch per E-Mail an die Funktionsadresse des Auftraggebers, die nach Vertragsschluss mitgeteilt wird. Die Meldungen der Sendungsnummern kann in einer Tagesmeldung zusammengefasst werden.

c) Bestellwege Jede beim Bestellberechtigten eingegangene Bestellung wird von diesem an den Auftragnehmer per E-Mail übersandt. Der Auftragnehmer erhält vom jeweiligen Bestellberechtigten vollständige Lieferscheine mit allen relevanten Angaben wie Anzahl der Artikel, Bestellnummern, Versandadresse etc. Bestellungen von Dritten werden nicht vom Auftragnehmer angenommen.

d) Versand, Lieferung und Abholung  Der Auftragnehmer übernimmt die Versand- bzw. Liefervorbereitung, die Konfektionierung sowie die Verpackung und den Versand zu allen eingehenden Bestellungen.

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 Grundsätzlich sind alle für einen Kunden zu versendenden Werbemittel und Weinaccessoires in einem Logistikvorgang (Zusammenstellung der Ware, Verpacken und Versenden) zusammenzufassen, es sei denn, der Kunde oder der Auftraggeber wünscht ausdrücklich eine Teillieferung. Hierdurch soll ein zweiter Logistikvorgang zu ein und demselben Kunden vermieden und dadurch Transportwege, Verpackungsmaterialien, Versandkosten und Energie eingespart werden.  Der Auftragnehmer legt den Sendungen an die Kunden Folgendes bei: o standardmäßig den/die Lieferschein/e, der/die ihm vom Auftraggeber übermittelt wurde/n und o bei Bedarf des jeweiligen Bestellberechtigten kann eine Sendungsbeisteuerung (personalisierte oder nicht personalisierte Begleitbriefe, Visitenkarten, Fragebögen, Werbematerial etc.) beauftragt werden. Dies wird entweder vom jeweiligen Bestellberechtigten zur Verfügung gestellt oder die Sendungsbeisteuerung ist vom Auftragnehmer auf Wunsch des jeweiligen Bestellberechtigten nach dessen Vorgaben (z. B. zu Format, Farbe) auszudrucken. Die Ausdrucke haben auf Recyclingpapier, welches die Kriterien des Umweltzeichens „Blauer Engel für Grafische Papiere und Kartons aus 100 % Altpapier“ (DE-UZ 14a) oder einem Papier mit vergleichbaren Gütezeichen zu erfolgen.  Die transportsichere Verpackung jeder Lieferung ist durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten. Der Auftragnehmer hat für einen ordnungsgemäßen Versand zu sorgen, insbesondere hat er die Verschmutzung und Beschädigung des Inhaltes zu verhindern.  Für den Versand sind handelsübliche, umweltfreundliche Verpackungsmaterialien von solchem Format/Größe und Beschaffenheit zu verwenden, die dem Inhalt der Sendung entsprechen, insbesondere unter Berücksichtigung des Umfangs und des Gewichts. Es sind recyclinggerechte Verpackungen zur sortenreinen Aufbereitung zu verwenden. Beim Einsatz von Kunststoffverpackungen ist sortenreines, recyclingfähiges Material ohne Beschichtung zu wählen.  Zusätzliche nachhaltige Anforderungen an die Verpackung Hinweis für die Angebotserstellung: Das Anbieten der nachfolgenden Anforderungen wird im Rahmen der Angebotswertung positiv bewertet (Bewertungskriterien), siehe Pos. 2.1 und Pos. 2.2 der Wertungsmatrix, Anhang zu den Teilnahmebedingungen (siehe Vergabeunterlagen). Die folgenden Merkmale sind nur Leistungsbestandteil, soweit diese im Angebot des Auftragnehmers enthalten sind: o Die eingesetzten Verpackungsmaterialien bestehen nachweislich mind. zu 80 % aus recycelten Materialien (z. B. Post-Consumer-Rezyklat, industrielles Rezyklat) oder die Verpackungen bestehen zu 100 % aus biobasierten, nachwachsenden Rohstoffen (z. B. Papier, Karton, Stärke, biobasierte Kunststoffe). o Die eingesetzten Füllmaterialien bestehen mind. zu 80 % aus Recyclingmaterial (z. B. Recyclingpapier, geschreddertes Altpapier, Recyclingkarton, Papierwolle,

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recycelte Kunststoffe wie rPE, rPET, rLDPE oder andere recycelte Fasermaterialien) oder es wird zu 100 % biobasiertes und kompostierbares Füllmaterial verwendet. Konventionelle, neu erzeugte Kunststoffe oder Frischfasermaterialien werden nicht als Füllstoff eingesetzt. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Auftragnehmer während der Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung zur Übermittlung entsprechender Zertifikate, Materialangaben, Produktinformationen, Dokumentationen, Lieferantennachweise oder vergleichbarer Unterlagen als Beleg der angebotenen Anforderungen aufzufordern.  Der Palettenversand bzw. die Palettenlieferung hat ordnungsgemäß zu erfolgen, insbesondere sind Überlastung und Verrutschen der Kartons auszuschließen; die Gesamtpalette wiederum ist mit einem Lieferschein o. ä. zu versehen, der detailliert den Inhalt der Palette wiedergibt. Es sind Mehrweg-/Europaletten im Austausch zu verwenden.  Die tatsächlich anfallenden Porto- und Frachtkosten werden bei Versand durch Dritte, wie Versanddienstleister/Spedition o. ä., ohne Gewinnaufschlag und gegen Nachweis der Aufwendungen, dem jeweiligen Bestellberechtigten in Rechnung gestellt (siehe §§ 11 bis 13). Die Aufschlüsselung der Kosten erfolgt nach Abrechnungsobjekt und Auftragsnummer (wird vom jeweiligen Bestellberechtigten mit jeder Bestellung benannt). Zudem sind CO2-neutrale Versandoptionen (z. B. durch die Wahl emissionsarmer Transportmittel oder eine Kompensation der verursachten Emissionen) zu nutzen. Der Auftraggeber ist während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung berechtigt, vom Auftragnehmer entsprechende Nachweise über den CO2-neutralen Versand zu verlangen.  Folgende Bearbeitungs- und Lieferzeiten sind einzuhalten: o Bei Standard-Bestellungen (Bestelleingang beim Auftragnehmer bis spätestens 16:00 Uhr) hat der Versand (Übergabe an den Versanddienstleister) spätestens am dritten Werktag (Montag bis Samstag) nach Bestelleingang beim Auftragnehmer zu erfolgen. o Bei Beauftragung für Sonderveranstaltungen, z. B. Messen, Tischpräsentationen o. ä. (Bestelleingang beim Auftragnehmer bis eine Woche vor Versanddatum):  termingenaue Anlieferung (Versand/Spedition) am Bestimmungsort und  termingenaue Abholung (Versand/Spedition) vom Bestimmungsort. Eine Abholung ist erforderlich, wenn bei Veranstaltungen Material übrigbleibt, welches dann wieder eingelagert werden muss. o Bei durch den jeweiligen Bestellberechtigten als „eilig“ gekennzeichneten Lieferungen, wie Expresslieferung, Kurierdienst, Overnight (Bestellungseingang mit der Kennzeichnung „eilig“ beim Auftragnehmer bis 12:00 Uhr): Die Lieferung muss in der Regel bis spätestens 10:00 Uhr des darauffolgenden Werktages beim Kunden, an dem entsprechenden Veranstaltungs-, Verwendungs- oder Tagungs- Ort etc. angekommen sein. Davon abweichend kann der jeweilige Bestellberechtigte andere Zustellzeiten vorgeben.

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 Der Auftragnehmer hat die Liefertermine der Sendungen taggleich zu überwachen. Abliefernachweise sind auf Anfrage dem jeweiligen Bestellberechtigten in elektronischer Form zu übermitteln.  Sonderfall: Auslandsbestellungen Der Auftragnehmer überwacht bei Versand ins Ausland die Einhaltung aller zollrechtlichen und sonstigen Einfuhrbestimmungen und übernimmt das Erstellen aller für das jeweilige Land notwendigen Versandunterlagen/länderspezifischen Warenbegleitdokumente. Die wichtigsten Länder können dem Anhang B „Agenturen Ausland Liste“ entnommen werden.

e) Retourenbearbeitung  Retouren, die nicht angemeldet wurden, z. B. weil sie nicht zugestellt werden konnten, meldet der Auftragnehmer dem jeweiligen Bestellberechtigten unverzüglich per E-Mail.  Retouren werden grundsätzlich vom jeweiligen Bestellberechtigten beim Auftragnehmer in Textform (z. B. per E-Mail) angemeldet und an diesen zurückgesendet (z. B. bei Nichtgefallen, Widerruf oder Mängeln).  Der Auftragnehmer veranlasst das Auspacken, die Prüfung, die Zählung und die Wiederaufnahme in den Bestand oder die Vernichtung. Die Bestandsmenge ist entsprechend zu aktualisieren. Vernichtungen von Rückläufern bedürfen der Genehmigung des jeweiligen Bestellberechtigten.  Der Auftragnehmer unterrichtet den jeweiligen Bestellberechtigten unverzüglich per E-Mail über den Eingang einer Retoure und das Ergebnis seiner Prüfung der darin enthaltenen Ware.  Stellt der Auftragnehmer bei Warenannahme fest, dass die Retoure unvollständig oder beschädigt ist, erfolgt die Annahme nur unter Vorbehalt. Der Auftragnehmer unterrichtet den jeweiligen Bestellberechtigten unverzüglich, spätestens am nachfolgenden Arbeitstag (Montag bis Freitag). Das weitere Vorgehen regelt der jeweilige Bestellberechtigte mit dem Rücksender der Ware.  Ggf. anfallende Kosten des Versanddienstleisters für Retouren sind durch einen Beleg des Versanddienstleisters nachzuweisen (vgl. § 13). Bei einer Beschädigung beim Versand hat der Auftragnehmer den jeweiligen Bestellberechtigten unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber gegenüber für einen solchen Schaden zunächst selbst (vgl. § 15 Abs. 2). Der Auftragnehmer hat sodann für diese Beschädigung beim Versanddienstleister Schadensersatz geltend zu machen. Wertinformationen zu den versendeten Waren werden vom jeweiligen Bestellberechtigten zur Verfügung gestellt. Von der Geltendmachung des Schadenersatzes beim Versanddienstleister kann abgesehen werden, wenn die Wirtschaftlichkeit nicht gegeben ist. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn nur eine sehr geringe Anzahl von Artikeln bzw. ein sehr kleiner Anteil des Bestandes (z. B. 10 von 1.000 Artikeln) beschädigt ist. Diese Entscheidung trifft der jeweilige Bestellberechtigte im Einzelfall.

f) Verpackungsrechtliche Anforderungen

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Der Auftragnehmer beschafft und verwendet sämtliche für die Lager- und Versandleistungen erforderlichen Versandverpackungen und Verpackungsbestandteile, insbesondere Kartons, Pack- und Klebebänder, Etiketten sowie Füll- und Polstermaterialien, eigenverantwortlich. Der Auftraggeber stellt keine Verpackungsmaterialien zur Verfügung. Als Verpackung sind neutrale, marktübliche Standardverpackungen zu verwenden. Eine rein logistische Absenderangabe des Auftraggebers auf einem üblichen Versandetikett bleibt hiervon unberührt. Der Auftragnehmer stellt hierbei sicher, dass die verwendeten Verpackungen und Verpackungsbestandteile den jeweils geltenden verpackungsrechtlichen Anforderungen, insbesondere des Verpackungsrecht-Durchführungsgesetzes sowie der einschlägigen In- und Auslandrechtlichen Verpackungsvorschriften entsprechen. Der Auftragnehmer beachtet sämtliche für die Beschaffung und Verwendung der Verpackungen jeweils geltenden in- und ausländischen verpackungsrechtlichen Vorschriften und erfüllt die ihm danach obliegenden Pflichten. Er hält die erforderlichen Informationen und Nachweise seiner Lieferanten vor und stellt sie dem Auftraggeber auf Verlangen zur Verfügung. Ändern sich während der Vertragslaufzeit die verpackungsrechtlichen Anforderungen, hat der Auftragnehmer die eigene Leistungserbringung entsprechend anzupassen und den Auftraggeber unverzüglich über etwaige zusätzliche Pflichten, Maßnahmen und Kosten zu informieren. Die Abrechnung der Verpackungskosten und unmittelbar auftragsbezogener verpackungsrechtlicher Fremdentgelte richtet sich im Übrigen nach § 13.

(4) Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer Die Ansprechperson oder die Vertretung des Auftragnehmers (vgl. Abs. 5) steht dem Auftraggeber bei Bedarf alle sechs Monate für ein max. zweistündiges Abstimmungsgespräch per Videokonferenz zur Verfügung. Die Plattform (Microsoft Teams) wird vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Einzelauftrag/Bestellung

1. Erteilung der Einzelaufträge Der jeweilige Bestellberechtigte erteilt dem Auftragnehmer einen Einzelauftrag/Bestellung per E-Mail.
2. Durchführung der Einzelaufträge Der Auftragnehmer führt die jeweiligen Einzelaufträge gemäß der jeweiligen Beauftragung durch, dies ist zugleich die Einzelauftragsannahme. Sollte der Auftragnehmer erkennen, dass Änderungsbedarf an der beauftragten Leistung besteht (z. B. unplausible Stückzahlen, unvollständige Empfängeranschrift, keine Angabe der Hausnummer), hat er dies dem betreffenden Bestellberechtigten unverzüglich mitzuteilen. Der Auftragnehmer hat während der Durchführung die Vorgaben des § 6 zu berücksichtigen.

(5) Organisatorische Anforderungen

1. Die Vertragsparteien sowie die Bestellberechtigte benennen für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung jeweils eine entscheidungsbefugte Ansprechperson. Zusätzlich benennt der Auftragnehmer noch eine Vertretung für seine Ansprechperson (Mandantenbetreuung).
2. Die Ansprechperson des Auftraggebers wird dem Auftragnehmer spätestens mit Zuschlagserteilung bekannt gegeben. Die Ansprechperson des Auftragnehmers und deren

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Vertretung benennt der Auftragnehmer spätestens nach Zuschlagserteilung; er teilt den jeweiligen Bestellberechtigten unaufgefordert Namen und Kontaktdaten (mindestens Telefonnummer und E-Mail-Adresse) dieser Personen mit. Hinweis für die Angebotserstellung: Mit Angebotsgabe können bereits die Namen und Kontaktdaten der Ansprechperson und der Vertretung im Leistungsverzeichnis (siehe Vergabeunterlagen) angegeben werden. 3. Sollte der Auftragnehmer Subunternehmen und/oder Partner für die Leistungserbringung hinzuziehen, ist es Aufgabe des Auftragnehmers, jegliche Absprachen zwischen diesen zu koordinieren. Die Bestellberechtigten besprechen sich ausschließlich mit der Ansprechperson oder deren Vertretung (Mandantenbetreuung) beim Auftragnehmer. 4. Die nach Nr. 1 benannten Personen können nur mit Zustimmung des Auftraggebers oder aus wichtigem Grund durch andere Personen ersetzt werden. Ein beabsichtigter Austausch ist dem Auftraggeber unverzüglich in Textform (z. B. per E-Mail) mitzuteilen. Ein wichtiger Grund liegt nicht vor, wenn die zu ersetzende/n Person/en zur Erbringung der Leistung für einen anderen Auftraggeber eingesetzt werden soll/en. Die Einarbeitung von qualifiziertem Ersatzpersonal geht in jeder Hinsicht zu Lasten des Auftragnehmers und wird nicht gesondert vergütet. 5. Alle eingesetzten Mitarbeiter/innen des Auftragnehmers mit Kontakt gegenüber dem Auftraggeber, Bestellberechtigten und Kunden verfügen über Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift) auf Sprachniveau B2 oder besser gemäß „dem Gemeinsamen europäischem Referenzrahmen für Sprachen“. 6. Die Ansprechperson und die Vertretung des Auftragnehmers sind jeweils Fachkräfte im Bereich der Kommissionierung mit der Qualifikation „Fachkraft für Lagerlogistik“ oder verfügen über eine gleichwertige abgeschlossene Ausbildung im Zusammenhang mit der Leistungserbringung.

(6) Einzelabrechnungen nach Kostenstelle

1. Alle Kosten werden im Rahmen der monatlichen Abrechnungen getrennt nach Kostenstellen differenziert. Innerhalb der Kostenstellen wird weiter nach Abrechnungsobjekten (Kostenträger) untergliedert. Für jede Kostenstelle wird eine eigene Rechnung erstellt.
2. Die Kostenstelle und die Abrechnungsobjekte (Kostenträger) der einzelnen Bestellungen werden jeweils auf dem Bestellformular/Lieferschein vermerkt. Eine Übersicht aller Kostenstellen und Abrechnungsobjekte wird dem Auftraggeber vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt.
3. Weitere Kostenstellen und Abrechnungsobjekte müssen auf Verlangen des Auftraggebers aufgenommen werden können.

§ 6Auftragsdurchführung (1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die auf Grund dieser Rahmenvereinbarung und der Einzelaufträge zu erbringenden Leistungen mit der erforderlichen fachlichen und kaufmännischen Sorgfalt zu erbringen. Er hat die Vorgaben des Auftraggebers zu beachten und auf deren ordnungsgemäße Umsetzung zu achten. (2) Die Qualitätssicherung während der gesamten Laufzeit der Rahmenvereinbarung obliegt dem Auftragnehmer. Er weist den Auftraggeber auf seinerseits erkennbare Risiken hin, die die

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Rechtmäßigkeit, Zulässigkeit oder Durchführbarkeit einzelner Maßnahmen im Rahmen der Leistungserbringung betreffen. (3) Die Hinweispflicht umfasst keine eigenständige rechtliche Prüfung oder Bewertung und stellt keine Rechtsdienstleistung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) dar. (4) Der Auftraggeber behält sich vor, zu jeder Zeit nach rechtzeitiger Ankündigung die zur Leistungserbringung genutzten Räumlichkeiten des Auftragnehmers zu besuchen und die Lagerung der Materialien sowie den Vertrieb im laufenden Geschäftsbetrieb zu inspizieren bzw. zu überprüfen. (5) Zur Erhöhung der Nachhaltigkeit und Reduzierung von Aufwänden, wie etwa Dienstreisen, werden bei Bedarf notwendige Besprechungen anstelle vor Ort vorrangig online stattfinden (Microsoft Teams). Der Auftragnehmer stellt sicher, dass seine eingesetzte Ansprechperson oder dessen Vertretung auf entsprechende Technik zur Online-Gesprächsteilnahme zurückgreifen kann. Hierzu reicht ein ausreichend aktuelles Smartphone, Tablet oder PC/Notebook mit Kamera und Mikrofon aus. Die Kosten für die Technik trägt der Auftragnehmer. Diese können nicht auf den Auftraggeber umgelegt werden. Der Auftragnehmer hat für ein entsprechendes Ergebnisprotokoll in Abstimmung mit dem Auftraggeber zu sorgen und dieses dem Auftraggeber unverzüglich – maximal drei Arbeitstage (Montag bis Freitag) – nach der Besprechung per E-Mail an die vom Auftraggeber benannte Ansprechperson zur Abnahme gemäß § 7 zu übersenden.

§ 7Abnahme (1) Die Ergebnisprotokolle gemäß § 6 Abs. 6 werden vom Auftraggeber geprüft und anschließend bei Mängelfreiheit abgenommen. Die Abnahme durch den Auftraggeber erfolgt in Textform (per E-Mail). (2) Die bei der Abnahmeprüfung festgestellten Mängel sind vom Auftragnehmer nach angemessener Frist ohne zusätzliche Vergütung zu beseitigen.

§ 8Ausführungsfristen (1) DieVorleistungengem. § 5 Abs. 2 sind in terminlicher Absprache mit dem Auftraggeber zu erbringen und bis spätestens 15. Januar 2027 abzuschließen. (2) Die einmal jährlich stattfindende Inventur [gem. § 5 Abs. 3 lit. d) 6. Tiret] hat nach Absprache mit dem Auftraggeber zum Stichtag 31. Dezember zu erfolgen. (3) Nach Zuschlagserteilung muss die Aufbauphase des neuen Vertriebs spätestens bis zum 31. Januar 2027 vollständig abgeschlossen und die komplette technische und physische Funktionsfähigkeit der Lager- und Vertriebslogistik entsprechend § 5 gewährleistet sein. (4) In dem unter Abs. 1 benannten Zeitraum wird der im jeweiligen Eigentum der Bestellberechtigten stehende Materialbestand in 63225 Langen (vgl. § 4 Abs. 2 Nr. 1) abgeholt und in das System der neuen Lagerstätte des Auftragnehmers eingegliedert. (5) Die Gefahr einer Beschädigung oder eines zufälligen Untergangs geht mit der Annahme (Entgegennahme) des Lagergutes auf den Auftragnehmer über. Die weitergehende Vorschrift des § 644 BGB bleibt unberührt. (6) Im Übrigen gelten die im jeweiligen Einzelauftrag festgelegten Ausführungsfristen. Leistungsverzögerungen sind dem jeweiligen Bestellberechtigten unverzüglich in Textform (z. B. per E-Mail) anzuzeigen.

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§ 9Leistungsstörungen (1) Soweit die erbrachte Leistung des Auftragnehmers Mängel aufweist, die auf diesen zurückzuführen sind (z. B. Reklamationen von Leistungsempfängern über einen mangelhaften Service, Lieferzeiten, beschädigte Verpackung aufgrund von qualitativ minderwertiger Umverpackung oder falscher Konfektionierung), hat er diese auf Verlangen des jeweiligen Bestellberechtigten ohne zusätzliches Entgelt zu beheben. Führen die vom Auftragnehmer vorgenommenen Nachbesserungen auch bei einem zweiten Nachbesserungsversuch nicht zur Beseitigung der Mängel, so wird nur ein anteiliger Anspruch auf die vereinbarten Zahlungen, gemessen am Zeit- und Kostenaufwand für die mängelfrei erbrachten Leistungen, erworben. (2) Erbringt der Auftragnehmer eine oder mehrere Leistungen nicht oder nicht vertragsgemäß, erteilt der Auftraggeber eine schriftliche Rüge unter Setzung einer angemessenen Nachbesserungsfrist mit der Erklärung, die Beseitigung der Mängel nach Ablauf der Frist abzulehnen. Behebt er die Mängel trotz schriftlicher Rüge innerhalb der gesetzten Frist nicht, so kann der jeweilige Bestellberechtigte die nicht oder nicht vertragsgemäß erbrachte(n) Leistung(en) durch Personal des betreffenden Bestellberechtigten oder durch Dritte und auf Gefahr des Auftragnehmers erbringen lassen (Selbst- oder Ersatzvornahme). (3) Mehrkosten, die dem jeweiligen Bestellberechtigten durch eine Selbst- oder Ersatzvornahme entstehen, sind dem betreffenden Bestellberechtigten vom Auftragnehmer zu erstatten. (4) Im Übrigen bleiben Ansprüche des jeweiligen Bestellberechtigten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen sowie das Recht des jeweiligen Bestellberechtigten zur Kündigung aus wichtigem Grund (vgl. § 16 Abs. 4) unberührt. (5) Die Bestellberechtigten behalten sich Testeinkäufe vor.

§ 10 Datenschutz (1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten die jeweils geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten und diese Einhaltung dem jeweiligen aktuellen Stand der Technik entsprechend durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. (2) Da personenbezogene Daten im Auftrag des jeweiligen Bestellberechtigten verarbeitet werden (Auftragsverarbeitung, AV), schließen die jeweiligen Bestellberechtigten eine Vereinbarung gemäß den Anhängen D und E „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ ab.Die jeweiligen Vereinbarungen werden Bestandteil der Rahmenvereinbarung und der jeweiligen Einzelaufträge des jeweiligen Bestellberechtigten. (3) Soweit der jeweilige Bestellberechtigte wegen der Verletzung von Datenschutzbestimmungen im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung bzw. der jeweiligen Einzelaufträge zum Schadensersatz gegenüber Betroffenen verpflichtet ist, bleibt ihnen der Rückgriff beim Auftragnehmer vorbehalten, soweit die Datenschutzverletzung auf ein Verhalten des Auftragnehmers zurückzuführen ist.

§ 11 Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers zur sozialen Nachhaltigkeit (1) Erkennt der Auftragnehmer während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung Sachverhalte, welche zum Vorteil des jeweiligen Bestellberechtigten genutzt werden können, so ist der Auftragnehmer verpflichtet, diese Sachverhalte dem Auftraggeber bekannt zu machen. Dies betrifft insbesondere

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Optimierungspotenziale, welche bei gleichen oder geringeren Kosten eine gleiche oder bessere Leistung ermöglichen. (2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung eingesetzten Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen nach Maßgabe des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz – MiLoG) und des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen (Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AEntG) in der jeweils gültigen Fassung zu entlohnen und zu beschäftigen. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben jederzeit zu überprüfen. Dazu kann er sich z. B. anonymisierte Lohnabrechnungen vorlegen lassen oder Einsicht in die entsprechenden Unterlagen des Auftragnehmers verlangen. (3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den zur Leistungserbringung eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern für die Dauer, in der sie in Ausführung des öffentlichen Auftrags/der Konzession tätig sind, mindestens die Arbeitsbedingungen zu gewähren, die die jeweils einschlägige Rechtsverordnung nach § 5 des Gesetzes zur Sicherung der Tariftreue bei der Vergabe und Ausführung öffentlicher Aufträge und Konzessionen des Bundes (Bundestariftreuegesetz – BTTG) festsetzt (Tariftreueversprechen). Der Auftragnehmer nimmt seine Informationspflicht gegenüber diesen Personen gemäß § 4 Abs. 3 S. 1 BTTG mit dem als Anhang F beigefügten Vordruck (vgl. § 2) wahr. Für den Auftragnehmer folgt aus dem Tariftreueversprechen nach S. 1 keine Verpflichtung, soweit und solange er nicht unter den Anwendungsbereich einer Rechtsverordnung nach § 5 BTTG fällt. (4) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mittels geeigneter Unterlagen zu dokumentieren, dass er sein Tariftreueversprechen nach Abs. 3 einhält. Die Dokumentationspflicht gilt nicht, wenn der Auftragnehmer nach § 10 Abs. 1 S. 1 BTTG zertifiziert worden ist. (5) Die Einhaltung der sich aus dem BTTG ergebenden Verpflichtungen wird durch die Prüfstelle Bundestariftreue (vgl. § 8 BTTG) kontrolliert. (6) Im Falle einer Kontrolle durch die Prüfstelle Bundestariftreue verpflichtet sich der Auftragnehmer,  die Kontrolle zu dulden,  die für die Kontrolle erheblichen Auskünfte zu erteilen,  die nach Abs. 4 zu erstellenden Nachweise oder ein Zertifikat nach § 10 Abs. 1 S. 1 BTTG sowie weitere Unterlagen auf Anforderung der Prüfstelle vorzulegen,  die Datenverarbeitung über die Deutsche Rentenversicherung zu ermöglichen,  auf Verlangen der Prüfstelle Bundestariftreue das Betreten der Grundstücke und der Geschäftsräume zu dulden sowie  datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der eingesetzten Beschäftigten zu Zwecken der Kontrolle zu erfüllen, indem er diese insbesondere über die Möglichkeit von Kontrollen unterrichtet und aufklärt. Der Auftragnehmer trägt eigene durch eine Kontrolle verursachte Kosten selbst.

§ 12 Vergütung (1) Die Vergütung erfolgt anhand der Einzelpreise (= Festpreise) gemäß Angebot i. V. m. dem jeweiligen Einzelauftrag für die tatsächlich erbrachten Leistungen je Monat. Die Einzelpreise gemäß Angebot beinhalten sämtliche Kosten für alle anfallenden Leistungen und Entgelte, ausgenommen Fremdkosten (siehe § 13). Die Preise beinhalten keine Umsatzsteuer. Der Umsatzsteuerbetrag

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wurde jeweils unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebots hinzugefügt. (2) Für Leistungen, die der Auftragnehmer ohne ausdrückliche Einzelbeauftragung des Auftraggebers erbringt, steht ihm weder eine Kostenschätzung noch eine Vergütung zu.

§ 13 Fremdkosten (1) Fremdkosten sind Versandkosten. Dazu gehören Porto- sowie Frachtkosten inkl. Einfuhr [siehe § 5 Abs. 3 lit. h)], Verpackungskosten und Entsorgungskosten, die bei einem Abfallentsorger anfallen, sowie gesetzlich vorgeschriebene, unmittelbar der jeweiligen Bestellung zuordenbare verpackungsrechtliche Fremdentgelte, insbesondere Systembeteiligungs-, Registrierungs- oder Bevollmächtigungsentgelte, soweit diese nicht bereits in den Verpackungskosten enthalten sind. (2) Fremdkosten sind zunächst vom Auftragnehmer zu tragen, werden jedoch vom jeweiligen Bestellberechtigten in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten gesondert erstattet (3) Fremdkosten werden ohne Gewinnaufschlag und gegen Nachweis der Aufwendungen dem jeweiligen Bestellberechtigten in Rechnung gestellt. Der Auftragnehmer nimmt die entstandenen Fremdkosten in die Monatsrechnung auf und stellt diese dem jeweiligen Bestellberechtigten unter Bereitstellung zahlungsbegründender Unterlagen monatsweise in Rechnung. Diese sind ebenfalls gem. § 14 Abs. 3 zu untergliedern. (4) Um die auf die Bestellberechtigten entfallenden Kosten nach Abs. 1 zu minimieren, führt der Auftragnehmer kontinuierlich Beobachtungen der Preisgestaltung des Marktes durch. Jegliche Rabatte hat der Auftragnehmer zu nutzen und an den jeweiligen Bestellberechtigten weiterzugeben. Auf Anforderung ist die jeweilige Auswahlentscheidung für einen Dienstleister vom Auftragnehmer offenzulegen und zu begründen.

§ 14 Zahlungen (1) Die Zahlungen erfolgen durch jeden Bestellberechtigten getrennt auf Basis der monatlichen Abrechnungen und nach Eingang einer prüfbaren Rechnung innerhalb von 30 Tagen bargeldlos auf das vom Auftragnehmer anzugebende Konto. (2) Die Rechnungslegung erfolgt monatlich auf Basis der im Angebot vom xx.xx.2026 angegebenen Einzelpreise für die im jeweiligen Kalendermonat durchgeführten Einzelaufträge. Für jede Kostenstelle erfolgt eine separate Rechnung. Die Aufschlüsselung der Kosten erfolgt nach dem Abrechnungsobjekt (vgl. § 5 Abs. 6). (3) Die Rechnungslegung hat gegliedert nach den im Angebot aufgeführten Positionen unter Angabe der jeweils tatsächlich angefallenen Stückzahl bzw. erbrachten Leistungseinheit zu erfolgen. Weiterhin sind die diesbezüglichen Teilleistungen sowie Fremdkosten nach § 13, unter Benennung des Dienstleisters und der von ihm erbrachten Leistung, untergliedert nach den im Lieferschein mitgeteilten Abrechnungsobjekten (Kostenträger) anzugeben (vgl. § 5 Abs. 6). (4) Die Rechnungslegung erfolgt an folgende Stelle: Deutsches Weininstitut GmbH Platz des Weines 2 55294 Bodenheim

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Gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) sind Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Ausnahmen von der Verpflichtung sind in § 3 Abs. 3 ERechV geregelt. (5) Die Rechnungslegung erfolgt ausschließlich in den Dateiformaten PDF, oder XRECHNUNG elektronisch per E-Mail an den jeweiligen Bestellberechtigten: (Hinweis: wird nach Zuschlagserteilung bekannt gegeben) (6) Sofern Skonto angeboten wird, beginnt die Skontofrist mit dem Tage des Zugangs der Rechnung beim jeweiligen Bestellberechtigten, jedoch nicht vor vertragsgemäßer Erbringung der Leistung. Hinweis für die Angebotserstellung: Im Rahmen der Angebotswertung werden nur Skonti berücksichtigt, die eine Skontofrist von 14 Tagen nicht unterschreiten.

§ 15 Haftung, Haftpflichtversicherung, Vertragsstrafe (1) Der Auftragnehmer haftet dem jeweiligen Bestellberechtigten für die vollständige und rechtzeitige Erfüllung der Rahmenvereinbarung bzw. des Einzelauftrages. (2) Der Auftragnehmer haftet insbesondere für die Unversehrtheit der einzulagernden Werbemittel und Weinaccessoires. (3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, jeden Schaden dem Auftraggeber unverzüglich, spätestens am nachfolgenden Arbeitstag (Montag bis Freitag), in Textform gemäß § 126 b BGB (per E-Mai) an den Auftraggeber zu melden. Wertinformationen zu den betroffenen Artikeln werden vom Auftraggeber im Schadensfall ebenfalls per E-Mail zur Verfügung gestellt. (4) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die bei ihm eingelagerte Ware gegen Untergang, Abhandenkommen und Beschädigung (Allgefahrenversicherung) bei einem Versicherungsunternehmen mit Sitz und Zulassung in der Europäischen Union nach deutschem Recht zu versichern. Die Versicherung bezieht auch Elementarschäden mit ein. Der Auftragnehmer fragt den Lagerwert beim Auftraggeber jährlich ab und passt ggf. entsprechend selbstständig die Versicherung an. Hinweis für die Angebotserstellung: Zur Kalkulation der benötigten Versicherung ist von einem Bestandswert der eingelagerten Güter von 300.000 Euro auszugehen (Durchschnitt im Jahresverlauf). Mit dem Angebot ist entweder eine Bestätigung über das Bestehen einer Allgefahrenversicherung vorzulegen oder alternativ die Bestätigung, dass eine solche Versicherung mit Zuschlagserteilung abgeschlossen wird, vgl. Punkt 3.1 der Teilnahmebedingungen (siehe Vergabeunterlagen). (5) Der Auftragnehmer garantiert, dass nach Inkrafttreten der Rahmenvereinbarung, aber vor Beginn des Leistungszeitraums seine Haftpflichtversicherung für die nachstehenden Schadensereignisse je Schadensfall mindestens bis zur Höhe der nachfolgenden Deckungssummen besteht und für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung aufrechterhalten wird:  für Personenschäden 1.000.000,- Euro,  für Sachschäden 1.000.000,- Euro,  für Vermögensschäden 50.000,- Euro. Das Fortbestehen des Versicherungsschutzes ist jederzeit auf Verlangen nachzuweisen. Hinweis für die Angebotserstellung:

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Das Bestehen bzw. der Abschluss des Versicherungsschutzes bis zur Höhe der o. g. Deckungssummen bzw. die Verpflichtung zum Abschluss einer o. g. Haftpflichtversicherung im Auftragsfall ist bei Angebotsabgabe anhand der Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (siehe Vergabeunterlagen) vom Bieter zu bestätigen. (6) Im Übrigen richtet sich die Haftung des Auftragnehmers für Schäden, die im Zusammenhang mit der Erfüllung der Rahmenvereinbarung bzw. des Einzelauftrages entstehen, nach den gesetzlichen Bestimmungen. (7) Soweit die Prüfstelle Tariftreue gem. § 8 BTTG einen Verstoß nach § 13 BTTG festgestellt hat, ist der Auftraggeber berechtigt, für jeden Verstoß eine Vertragsstrafe in Höhe von maximal 1 vom Hundert des tatsächlichen Auftrags- bzw. Vertragswertes, bei mehreren Verstößen höchstens jedoch 10 vom Hundert des tatsächlichen Auftrags- bzw. Vertragswertes ausschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer zu verlangen. (8) Der Auftraggeber ist berechtigt, die Vertragsstrafe neben der Erfüllung zu verlangen. Er muss die verwirkte Vertragsstrafe nicht vor dem Ende der Auftragsausführung geltend machen. Die Geltendmachung weiterer Ansprüche und Rechte bleibt vorbehalten. Es gelten die §§ 343 bis 345 BGB sowie § 348 HGB.

§ 16 Vertragsende der Rahmenvereinbarung und Herausgabe (1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, nach Ende der Rahmenvereinbarung gemäß § 3 die zu diesem Zeitpunkt in seinem Lager eingelagerten Werbemittel und Weinaccessoires dem Auftraggeber oder einen von ihm beauftragten Dritten in fachgerechtem Zustand, auf EURO-Paletten bis maximal zwei Wochen nach Ende der Rahmenvereinbarung herauszugeben, es sei denn, er erhält einen Folgeauftrag bei einem Zuschlag einer erneuten Ausschreibung. Die Gefahr einer Beschädigung oder eines zufälligen Untergangs geht erst mit der Annahme (Entgegennahme) des Lagergutes durch die Bestellberechtigten oder von ihnen beauftragten Dritten über. Die weitergehende Vorschrift des § 644 BGB bleibt unberührt. Die Übernahme durch den Auftraggeber der vom Auftragnehmer herauszugebenden Werbemittel und Weinaccessoires erfolgt auf dem Betriebsgelände des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer hat an den Beständen kein Zurückbehaltungsrecht. (2) Ferner hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber alle zu diesem Zeitpunkt vorhandenen, gepflegten und ordnungsgemäß sortierten Daten auf elektronischem Weg zu übermitteln. Eine weitere Nutzung durch den Auftragnehmer erfolgt nicht. (3) Ein Vergütungsanspruch des Auftragnehmers für die Tätigkeiten, die mit der Herausgabe des Lagerbestands verbunden sind, besteht nicht.

§ 17 Kündigung (1) Die ersten sechs Monate gelten als Probezeit. Innerhalb der Probezeit kann die Rahmenvereinbarung von jeder Partei unter Einhaltung einer Frist von 28 Tagen ohne Angabe von Gründen gekündigt werden. (2) Nach Ablauf der Probezeit kann die Rahmenvereinbarung ohne Angaben von Gründen von jeder Partei unter Einhaltung einer Frist von sechs Monaten zum 31. Dezember des Kalenderjahres gekündigt werden.

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(3) Beide Parteien der Rahmenvereinbarung sind berechtigt, die Rahmenvereinbarung sowie die erteilten Einzelaufträge jederzeit mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund zu kündigen, wenn Tatsachen vorliegen, auf Grund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der Interessen beider Parteien der Rahmenvereinbarung die Fortsetzung der Rahmenvereinbarung nicht zugemutet werden kann. (4) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber ist insbesondere dann gegeben, wenn über das Vermögen des Auftragnehmers das Insolvenzverfahren eröffnet, ein entsprechender Eröffnungsantrag gestellt, dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, oder die ordnungsgemäße Abwicklung der Rahmenvereinbarung dadurch in Frage gestellt ist, dass er seine Zahlungen nicht nur vorübergehend einstellt. Weitergehende Rechte nach § 8 Nr. 1 und 2 VOL/B bleiben unberührt. (5) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber liegt auch dann vor, wenn der Auftragnehmer die Eigenerklärungen in dem dieser Rahmenvereinbarung zugrundeliegenden Vergabeverfahren wahrheitswidrig abgegeben hat, oder wenn nach Abschluss der Rahmenvereinbarung Tatsachen eintreten oder bekannt werden, die einen Ausschluss des Auftragnehmers nach §§ 123, 124 GWB gerechtfertigt hätten. Gleiches gilt für den Fall, dass der Auftragnehmer bzw. ein von ihm oder von einem Nachunternehmer eingesetzter Nachunternehmer gegen die Lohnzahlungspflichten aus § 20 MiLoG bzw. – bei Einschlägigkeit eines erstreckten Tarifvertrages – die Pflichten aus § 8 Abs. 1 S. 1 oder Abs. 3 AEntG verstößt, bei Verstößen durch einen Dritten (Nachunternehmer) jedoch nur dann, wenn der Auftragnehmer dies nach Kenntnisnahme oder aufgrund fahrlässiger Unkenntnis nicht umgehend abstellt. Daneben ist ein wichtiger Grund auch bei schwerwiegenden oder fortgesetzten Verstößen gegen die Bedingungen der Rahmenvereinbarung durch den Auftragnehmer gegeben. Entsprechende Verstöße liegen insbesondere vor bei wiederholter Schlecht- oder Nichterfüllung von vereinbarten Leistungen, die mindestens zweimal schriftlich gerügt wurden und dem betreffenden Bestellberechtigten eine Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zum vereinbarten Ende der Laufzeit der Rahmenvereinbarung unzumutbar machen. (6) Der jeweilige Bestellberechtigte ist zudem berechtigt die jeweiligen Einzelaufträge mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grunde zu kündigen. Neben den Fällen aus Abs. 4 und 5 ist ein wichtiger Grund insbesondere dann gegeben, wenn der Auftragnehmer die im jeweiligen Einzelauftrag vereinbarte Ausführungsfrist versäumt und seine vertraglichen Pflichten trotz angemessener Nachfristsetzung durch den jeweiligen Bestellberechtigten nicht erfüllt. Eine Beendigung der jeweiligen Einzelaufträge ist nicht möglich, wenn die Gründe, welche zu der Versäumung der Frist geführt haben, überwiegend vom jeweiligen Bestellberechtigten zu vertreten sind. (7) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber ist auch dann gegeben, wenn die Prüfstelle Bundestariftreue einen Verstoß nach § 13 BTTG feststellt und die Voraussetzungen des Abs. 3 vorliegen. (8) Die Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. (9) Im Falle der Kündigung aus wichtigem Grund hat der Auftragnehmer keinen Anspruch auf Vergütung gegenüber dem Auftraggeber hinsichtlich noch nicht erbrachter Leistungen. Bereits abgeschlossene Einzelaufträge bleiben von der Kündigung der Rahmenvereinbarung unberührt. § 8 Nr. 3 VOL/B sowie die gesetzlichen Vorschriften, soweit jeweils anwendbar insbesondere §§ 314, 626 und 628 und 648a BGB, bleiben unberührt.

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§ 18 Unterauftragnehmereinsatz (1) Aus der Rahmenvereinbarung herrührende Rechte und Pflichten dürfen – mit Ausnahme von unwesentlichen Teilleistungen – nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers in Textform gemäß § 126b BGB auf einen Dritten übertragen werden (vgl. § 4 Nr. 1 VOL/B). (2) Die Zustimmung des Auftraggebers gilt hinsichtlich im Angebot benannter Unterauftragnehmer und Verleiher als erteilt. (3) Jede beabsichtigte Änderung auf der Ebene der Unterauftragnehmer oder Verleiher bedarf der Zustimmung des Auftraggebers und ist ihm unverzüglich mindestens in Textform gemäß § 126b BGB anzuzeigen. Die Mitteilungspflicht gilt auch für alle weiteren Stufen in der Kette der Unterauftragnehmer. (4) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die in § 19 Abs. 1 S. 1 genannte Verpflichtung zur Einhaltung des MiLoG und des AEntG auch den von ihm oder von einem Unterauftragnehmer eingesetzten Unterauftragnehmer oder beauftragtem Verleiher aufzuerlegen. Vor der Beauftragung eines Unterauftragnehmers oder Verleihers ist von diesem eine schriftliche Verpflichtungserklärung im Sinne des S. 1 einzuholen. Die entsprechenden Erklärungen der gesamten Unterauftragnehmer- /Verleiherkette sind auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen. (5) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, von Unterauftragnehmern und von ihm oder von Unterauftragnehmern beauftragten Verleihern zu verlangen und durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Unterauftragnehmer und von ihm oder von Unterauftragnehmern beauftragten Verleiher ihre Pflichten nach § 4 Abs. 1 und 3 BTTG erfüllen. (6) Die Verpflichtung nach Abs. 5 gilt auch dann, wenn für den Auftragnehmer selbst keine Rechtsverordnung nach § 5 BTTG einschlägig ist. In Bezug auf die Unterauftragnehmer und Verleiher gilt § 19 Abs. 2 S. 2 entsprechend. (7) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mit von ihm beauftragten Unterauftragnehmern und Verleihern die in § 19 Abs. 4 geregelten Mitwirkungspflichten und die dort geregelte Kostentragung zu vereinbaren und sicherzustellen, dass eine entsprechende Vereinbarung zwischen den von den Unterauftragnehmern oder Verleihern beauftragten weiteren Unterauftragnehmern oder Verleihern getroffen wird.

§ 19 Antikorruptionsklausel (1) Der jeweilige Bestellberechtigte ist vor Beginn der Leistungserbringung durch den Auftragnehmer zum Rücktritt von dieser Rahmenvereinbarung sowie von noch nicht ausgeführten Einzelaufträgen berechtigt, wenn ein Ausschlussgrund im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegt. Ein Ausschlussgrund liegt insbesondere vor bei Vorteilsgewährung gemäß § 333 StGB, Bestechung gemäß § 334 StGB, bei wettbewerbsbeschränkenden Absprachen im Sinne von § 298 StGB sowie bei der Beteiligung an unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, wie z. B. einer Vereinbarung mit Dritten über die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, über zu fordernde Preise, über die Entrichtung einer Ausfallentschädigung (Gewinnbeteiligung oder sonstige Abgaben) und über die Festlegung von Preisempfehlungen. (2) Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber alle Schäden zu ersetzen, die unmittelbar oder mittelbar durch den Rücktritt von der Rahmenvereinbarung bzw. den Einzelaufträgen entstehen.

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(3) Der Auftragnehmer wird ausdrücklich auf die strafrechtlichen Folgen eines korruptionsrelevanten Verhaltens, welches gleichzeitig eine schwerwiegende Vertragspflichtverletzung darstellt, hingewiesen. (4) Nach Beginn der Leistungserbringung tritt das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund an die Stelle des Rücktrittsrechts gemäß Abs. 1. Das Kündigungsrecht umfasst diese Rahmenvereinbarung sowie noch nicht ausgeführte bzw. noch nicht abgeschlossene Einzelaufträge. Im Falle der Ausübung des Kündigungsrechts gilt § 17 Abs. 9.

§ 20 Verbot von Veröffentlichungen, Eigenwerbung (1) Der Auftragnehmer darf Veröffentlichungen über die Leistung nur mit vorheriger Zustimmung des jeweiligen Bestellberechtigten vornehmen. Als Veröffentlichung in diesem Sinne gelten auch die Beschreibung der Ausführung, die Bekanntgabe von Zeichnungen, Berechnungen oder anderen Unterlagen, ferner Lichtbild-, Film-, Hörfunk- und Fernsehaufnahmen. (2) Für Zwecke der Eigenwerbung darf der Auftragnehmer den Namen des Auftraggebers nur mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung des Auftraggebers verwenden.

§ 21 Verschwiegenheitspflicht (1) Der Auftragnehmer hat über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die mit der Ausführung der Leistung beschäftigten Mitarbeiter/innen zu verpflichten. (2) Nach Beendigung des Auftrags hat der Auftragnehmer dem Bestellberechtigten sämtlichen Unterlagen herauszugeben, die er aus Anlass seiner Tätigkeit von diesen oder für diese erhalten hat. Dies gilt jedoch nicht für den Schriftwechsel zwischen dem Auftragnehmer und dem jeweiligen Bestellberechtigten. § 16 bleibt unberührt.

§ 22 Übertragung von Rechten Aus der Rahmenvereinbarung bzw. einem Einzelauftrag herrührende Rechte und Pflichten, dürfen nur nach vorheriger Zustimmung des jeweiligen Bestellberechtigten auf einen Dritten übertragen werden.

§ 23 Schriftform, Nebenabreden (1) Jede Änderung oder Ergänzung dieser Rahmenvereinbarung bedarf der Schriftform und muss als solche ausdrücklich bezeichnet werden. Das gilt auch für einen eventuellen Verzicht auf das Schriftformerfordernis. (2) Mündliche Nebenabreden wurden nicht getroffen. (3) Diese Rahmenvereinbarung wird zweifach ausgefertigt.

§ 24 Salvatorische Klausel Die etwaige Nichtigkeit einzelner Bestimmungen dieser Rahmenvereinbarung hat nicht die Nichtigkeit der gesamten Rahmenvereinbarung zur Folge. Die Parteien der Rahmenvereinbarung sind verpflichtet, die verbleibenden Bestimmungen der Rahmenvereinbarung nach Treu und Glauben so auszulegen, dass der jeweilige Grundinhalt und Zweck der nichtigen Bestimmung so weit wie möglich berücksichtigt werden. Ist eine Auslegung nicht möglich oder ist über eine Auslegung keine Einigkeit erzielt worden, so haben sich die Parteien der Rahmenvereinbarung um ergänzende Vereinbarungen zu bemühen.

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§ 25 Gerichtsstand Gerichtsstand für alle Streitigkeiten, die sich aus der Rahmenvereinbarung oder einem Einzelauftrag ergeben, ist für alle Bestellberechtigten der Sitz des Auftraggebers in 55294 Bodenheim.

§ 26 Anwendbares Recht Die Anwendung von UN-Kaufrecht wird ausgeschlossen. Im Übrigen gilt ausschließlich deutsches Recht.

Bodenheim, den ..2026 Ort, den ..2026 Deutscher Weinfonds AdöR (DWF) Firma

Im Auftrag

(Auftraggeber) (Auftragnehmer)