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Hinweise zur Datenverarbeitung
Hinweise zur Datenverarbeitung
Vergabenummer: 260827
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verbindlicher NDA-Hinweis: Die Vertraulichkeitsvereinbarung 1.17 einschließlich der Zugangs- und Schutzregeln 1.18 ist zwingend mit dem Teilnahmeantrag in Textform einzureichen. Sie wird nicht bepunktet.
Sana Kliniken AG Adalperostraße 31 85737 Ismaning
2. Name und Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragter der Sana Kliniken AG datenschutz@sana.de
3. Angaben zu Art und Zweck der erhobenen personenbezogenen Daten sowie
der Rechtsgrundlagen
Im Rahmen des Vergabeverfahrens erheben wir als Vergabestelle personenbezogene Daten:
• Name, geschäftliche Adress- und Kontaktdaten sowie erforderliche Angaben zur Vertretungsbefugnis der für bewerbende Unternehmen handelnden Personen. Hinzu kommen geschäftliche Kontaktdaten der in den Referenzbögen benannten Ansprechpersonen, soweit diese für die Prüfung und Plausibilisierung der Referenzen erforderlich sind. Diese Kontaktdaten werden der Vergabestelle durch das bewerbende Unternehmen mitgeteilt. Das Unternehmen stellt vor der Übermittlung sicher, dass es die vorherige Freigabe der Referenzansprechperson zur Benennung und zur Referenzprüfung einschließlich einer möglichen Kontaktaufnahme durch Sana eingeholt hat und die Referenzansprechperson diese Hinweise zur Datenverarbeitung erhalten hat. Eine Unterzeichnung des Referenzbogens durch die Referenzansprechperson ist nicht erforderlich. Bei der Nutzung des elektronischen Vergabeportals werden die dort technisch anfallenden Protokoll- und Nutzungsdaten verarbeitet, insbesondere IP- Adresse, Benutzername, Zeitpunkte der Anmeldung und Dateiübertragung, übertragene Datenmenge, aufgerufene oder übermittelte Dateien, Statusmeldungen und Angaben zum verwendeten Endgerät oder User-Agent.
Die Angaben dienen der Kommunikation mit den Unternehmen, der Prüfung der Vertretungsbefugnis, der Eignungs- und Auswahlprüfung sowie der vergaberechtlichen Dokumentation. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, kann die Vergabestelle nach § 6 Abs. 2 Nr. 2 WRegG im Teilnahmewettbewerb das Wettbewerbsregister zu den Unternehmen abfragen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Vor Zuschlagserteilung besteht für öffentliche Auftraggeber nach § 6 Abs. 1 WRegG bei einem geschätzten Auftragswert ab 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer eine Abfragepflicht hinsichtlich des vorgesehenen Zuschlagsempfängers. Bewerber oder Bieter müssen selbst keine Registerauskunft vorlegen.
Die Verarbeitung erfolgt, soweit die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c und e DSGVO in Verbindung mit den vergabe- und haushaltsrechtlichen Vorschriften, insbesondere dem GWB, der VgV und dem WRegG. Soweit Sana das Verfahren außerhalb einer gesetzlichen Verpflichtung nach vergaberechtlichen Grundsätzen durchführt, ist die hierfür einschlägige Rechtsgrundlage vor Veröffentlichung durch die Vergabestelle und den Datenschutz verbindlich festzulegen.
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Hinweise zur Datenverarbeitung
• Teambezogene Angaben zur vorhandenen Projekt- und Betriebsorganisation, zu Rollen, Verantwortungen, Kapazitäten, Verfügbarkeit und Kompetenzfeldern. Lebensläufe oder persönliche Projektlisten der vorgesehenen Teammitglieder werden im Teilnahmewettbewerb nicht verlangt. Die Angaben dienen ausschließlich dem Nachweis der vorhandenen Leistungsfähigkeit und stellen keine projektspezifische Umsetzungskonzeption dar.
Die Angaben werden für die Eignungs- und Auswahlprüfung benötigt. Referenzkontaktdaten werden ausschließlich zur Prüfung und Plausibilisierung der im Teilnahmeantrag benannten Referenzprojekte verarbeitet. Die Eignung und die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen werden nach den §§ 42 ff. VgV und den veröffentlichten Eignungs- und Auswahlkriterien geprüft.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der vorstehend genannten Rechtsgrundlagen. Soweit Dienstleister am Betrieb der elektronischen Vergabeplattform oder an sonstigen Verarbeitungsleistungen im Auftrag von Sana beteiligt sind, erfolgt deren Einbindung auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Die konkrete Vergabeplattform, die beteiligten Auftragsverarbeiter und etwaige Unterauftragsverarbeiter sind vor Veröffentlichung zu bestätigen.
4. Empfänger und Weitergabe personenbezogener Daten
Empfänger der Daten sind innerhalb von Sana ausschließlich die mit der Vorbereitung, Durchführung, Prüfung und Dokumentation des Vergabeverfahrens befassten Stellen. Soweit erforderlich, werden Daten außerdem an die zentrale Vergabestelle, die fachlich beteiligten Projektstellen, eingebundene Rechts- und Fachberatungen, Betreiber der elektronischen Vergabeplattform, Prüf- und Aufsichtsstellen, die Registerbehörde sowie im Fall eines Nachprüfungs- oder Gerichtsverfahrens an die zuständigen Vergabekammern, Gerichte und Verfahrensbeteiligten übermittelt.
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, fragt die Vergabestelle nach § 6 WRegG das Wettbewerbsregister ab. Die Auskunft darf nur den mit der Registerabfrage oder dem Vergabeverfahren befassten Personen zugänglich gemacht und ausschließlich für Vergabeentscheidungen verwendet werden.
Im Fall einer Rechnungs-, Fördermittel- oder sonstigen Prüfung können erforderliche Daten an die zuständigen Prüf-, Aufsichts- oder Zuwendungsstellen übermittelt werden.
Im Falle eines Rechtsstreits werden die personenbezogenen Daten gegebenenfalls an die zuständige Vergabekammer, ein Gericht oder eine andere Entscheidungsinstanz sowie an die Beteiligten des Verfahrens übermittelt.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an weitere Empfänger oder zu anderen Zwecken erfolgt nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht oder eine gesetzliche Verpflichtung vorliegt.
Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist für das Vergabeverfahren nicht vorgesehen. Sollte die eingesetzte Vergabeplattform oder ein eingebundener Dienstleister eine solche Übermittlung ermöglichen oder erfordern, sind Empfänger, Drittland, Rechtsgrundlage und geeignete Garantien vor Veröffentlichung konkret zu benennen.
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5. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Die Vergabedokumentation, der Vergabevermerk, die Teilnahmeanträge und Angebote einschließlich ihrer Anlagen werden nach § 8 Abs. 4 VgV bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung, mindestens jedoch drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags, aufbewahrt. Längere Aufbewahrungsfristen können sich insbesondere aus handels-, steuer-, haushalts-, fördermittel- oder sonstigen gesetzlichen Nachweis- und Dokumentationspflichten ergeben. Nach Ablauf der jeweils maßgeblichen Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für ihre Speicherung besteht.
Auskünfte aus dem Wettbewerbsregister werden nach Ablauf der rechtlich vorgesehenen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Die für das konkrete Verfahren geltenden Fristen sowie das Löschkonzept sind vor Veröffentlichung durch die Vergabestelle und den Datenschutz zu bestätigen.
6. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:
• sofern eine Verarbeitung ausnahmsweise auf einer Einwilligung beruht, diese nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt;
• gem. Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gem. Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit insbesondere keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten und keine Erfordernisse zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen;
• gem. Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, soweit die Verarbeitung automatisiert und auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht;
• nach Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Zuständig für die Sana Kliniken AG ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht; daneben können Sie sich insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.
7. Widerspruchsrecht
Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e oder f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Ob und in welchem Umfang dem Widerspruch entsprochen werden kann, richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und den zwingenden schutzwürdigen Gründen für die Verarbeitung.
Zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte genügt eine E-Mail an:
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8. Fall der Nichtbereitstellung
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit Angaben für die Kommunikation, die Prüfung der Vertretungsbefugnis, die Eignungs- und Auswahlprüfung oder die vergaberechtliche Dokumentation erforderlich sind, kann ein Teilnahmeantrag ohne diese Angaben jedoch nicht oder nicht vollständig geprüft werden. Dies kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.
Verfahrensbezug: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zur Beschaffung einer konzernweiten UCaaS- Lösung
Vor Veröffentlichung sind durch Vergabestelle und Datenschutz verbindlich zu bestätigen: die verantwortliche Sana- Gesellschaft und deren vergaberechtlicher Status, die hieraus folgende Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, die eingesetzte Vergabeplattform einschließlich Auftrags- und Unterauftragsverarbeitern sowie etwaiger Drittlandbezüge, die vorgesehenen Registerabfragen und die konkreten Aufbewahrungs- und Löschfristen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet im Vergabeverfahren nicht statt.
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