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Vergabeverfahren: UCaaS-Lösung Vergabenummer: 260827 Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Vergabeunterlagen zur UCaaS-Lösung

Verbindlicher NDA-Hinweis: Die Vertraulichkeitsvereinbarung 1.17 einschließlich der Zugangs- und Schutzre- geln 1.18 ist zwingend mit dem Teilnahmeantrag in Textform einzureichen. Sie wird nicht bepunktet.

Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags

Dieses Dokument ergänzt die Auftragsbekanntmachung und regelt die Aufforderung, den Anla- genbestand, die Fristen, den Übermittlungsweg sowie die Grundzüge der Prüfung und Auswahl im öffentlichen Teilnahmewettbewerb für die UCaaS-Lösung. Für die Angebotsphase werden den ausgewählten Bewerbern gesonderte Unterlagen bereitgestellt.

Das öffentlich zugängliche Paket enthält sämtliche Informationen und Unterlagen, die für die Entschei- dung über eine Teilnahme am Vergabeverfahren sowie für die Erstellung und Einreichung des Teilnah- meantrags erforderlich sind. Es wird über die Vergabeplattform unentgeltlich, uneingeschränkt, vollstän- dig und direkt elektronisch bereitgestellt. Eine Registrierung ist für den Abruf grundsätzlich nicht erforder- lich, wird zur automatischen Information über Aktualisierungen jedoch empfohlen. Maßgeblich bleibt die jeweils aktuelle veröffentlichte Fassung. Die öffentlichen Unterlagen sind ohne vorherigen Abschluss der Vertraulichkeitsvereinbarung zugänglich. Für die Teilnahme ist jedoch die ausgefüllte Vertraulichkeitsver- einbarung 1.17 einschließlich ihrer Anlage 1.18 zwingend mit dem Teilnahmeantrag einzureichen; beide Unterlagen werden nicht bepunktet. Personen- und Rollenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Das Dokument darf im für die Beteiligung am Vergabeverfahren erforderlichen Umfang innerhalb des Bewerberunternehmens sowie gegenüber zulässig eingebundenen Beratenden und Unter- nehmen verwendet werden. Eine darüber hinausgehende Nutzung oder Veröffentlichung ist nicht gestat- tet.

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Inhaltsverzeichnis

I. Auftragsgegenstand .................................................................................................................................... 4

II. Nachweise und Unterlagen im Teilnahmewettbewerb ............................................................................... 5

III. Verfahrensablauf ....................................................................................................................................... 6

1. Teilnahmewettbewerb ............................................................................................................................. 6

2. Auswahl und anschließende Angebotsphase ....................................................................................... 6

3. Verifikation von Referenzangaben ......................................................................................................... 7

4. Termine und Fristen ................................................................................................................................ 7

5. Kommunikation ........................................................................................................................................ 7

6. Abgabe des Teilnahmeantrags ............................................................................................................... 8

IV. Teilnahmewettbewerb .............................................................................................................................. 9

1. Teilnahmebedingungen ........................................................................................................................... 9

2. Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge ........................................................................................ 9

3. Eignungsanforderungen und Eignungsnachweise ............................................................................ 10

V. Stelle für Nachprüfungsverfahren ............................................................................................................ 11

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I. Auftragsgegenstand

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer vorge- sehenen Laufzeit von 60 Monaten über die Bereitstellung, Implementierung, Migration, den Betrieb und die Unterstützung einer konzernweit nutzbaren UCaaS-Lösung. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere die benötigten UCaaS- und Contact-Center-Funktionen, zugehörige Basis-Infrastruk- turen und Betriebsoptionen sowie Implementierungs-, Migrations-, Service- und Unterstützungsleis- tungen. Die aus der Rahmenvereinbarung abrufbaren Leistungen werden in der Angebotsphase in einem verbindlichen Leistungs- und Preiswarenkorb abgebildet. Die dort enthaltenen Leistungspo- sitionen dienen der einheitlichen Angebotskalkulation und bilden die Grundlage späterer Einzelab- rufe. Die detaillierten funktionalen, technischen, betrieblichen und vertraglichen Anforderungen wer- den in den Vergabeunterlagen der Angebotsphase innerhalb des bereits bekannt gemachten Auf- tragsgegenstands beschrieben. Die Rahmenvereinbarung wird ohne Aufteilung in Lose vergeben.

Der öffentliche Teilnahmewettbewerb dient der Prüfung der Ausschlussgründe, der Eignung und der Auswahl der Bewerber, die zur anschließenden Angebots- und Verhandlungsphase eingeladen werden. Eine vorausgegangene Beteiligung an einer etwaigen Markterkundung oder Interessenbe- kundung begründet weder ein Teilnahmeprivileg noch eine zusätzliche Teilnahmevoraussetzung.

Die für den Teilnahmeantrag und die Auswahlentscheidung erforderlichen Unterlagen sind öffentlich zugänglich. Objektiv schutzbedürftige technische, betriebliche oder sicherheitsbezogene Detailin- formationen der Angebots- und Verhandlungsphase werden den ausgewählten Bewerbern unter den bereits in der Auftragsbekanntmachung beschriebenen einheitlichen Zugangsbedingungen be- reitgestellt.

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II. Nachweise und Unterlagen im Teilnahmewettbewerb

Für den Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich die über die Vergabeplattform in der jeweils ak- tuellen Fassung bereitgestellten Unterlagen maßgeblich. Funktionsgleiche Standard- und Projekt- formulare werden nicht parallel als eigenständige Nachweise verlangt.

Das Standardformular 1.12 ist das führende Teilnahmeantragsformular. Das Standardformular 1.03 wird einmal als Referenzverzeichnis eingereicht; für jede der drei bis fünf Referenzen ist zusätzlich ein Referenzbogen 1.14 beizufügen. Eine zusätzliche parallele Teilnahmeantragsfassung wird nicht fortgeführt.

Sämtliche Informationen und Unterlagen, die für die Entscheidung über eine Teilnahme am Verga- beverfahren sowie für die Erstellung und Einreichung des Teilnahmeantrags erforderlich sind, wer- den über die Vergabeplattform ohne vorherigen Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung be- reitgestellt. Die Vertraulichkeitsvereinbarung 1.17 einschließlich der Zugangs- und Schutzregeln 1.18 ist zwingend mit dem Teilnahmeantrag in Textform einzureichen und wird nicht bepunktet. Sie regelt zugleich den späteren Zugang zu konkret bezeichneten, objektiv schutzbedürftigen Informa- tionen. Nach wirksamem Abschluss und Prüfung der einheitlichen Zugangsvoraussetzungen wird der Zugang zu den geschützten Unterlagen der Angebots- und Verhandlungsphase freigeschaltet. Für sämtliche ausgewählten Bewerber gelten identische Unterlagen, Fristen und Zugangsvoraus- setzungen.

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III. Verfahrensablauf

1. Teilnahmewettbewerb

Mit der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung beginnt der öffentliche Teilnahmewettbe- werb. Alle interessierten Unternehmen können die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Unterla- gen über die Vergabeplattform abrufen und innerhalb der festgelegten Frist einen Teilnahmeantrag einreichen.

Die zentrale Vergabestelle prüft den form- und fristgerechten Eingang der Teilnahmeanträge, das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, die Erfüllung der veröffentlichten Mindestanforderungen so- wie die Vollständigkeit der verlangten Unterlagen. Über Aufklärungen und Nachforderungen ent- scheidet ausschließlich die zentrale Vergabestelle nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen. Die Entscheidungen und ihre Gründe werden im Vergabevermerk dokumentiert; vergleichbare Sachverhalte werden einheitlich behandelt.

Die fachliche Bewertung der eingereichten Angaben, Nachweise und Referenzen erfolgt durch ein von Sana eingesetztes Projektteam ausschließlich anhand der vorab veröffentlichten Auswahlkrite- rien, Bewertungsskalen, Gewichtungen und Rechenregeln. Das Projektteam vergibt je Bewertungs- kriterium einen gemeinsam abgestimmten und nachvollziehbar begründeten Punktwert.

Formale Ausschlussentscheidungen und die abschließende Auswahlentscheidung verbleiben bei der zentralen Vergabestelle.

2. Auswahl und anschließende Angebotsphase

Aus dem Kreis der geeigneten Bewerber werden grundsätzlich die fünf Bewerber mit den höchsten Gesamtpunktwerten zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Stehen weniger als fünf geeig- nete Bewerber zur Verfügung, kann das Verfahren mit allen geeigneten Bewerbern fortgeführt wer- den. Besteht an der Auswahlgrenze Punktgleichstand beim Gesamtpunktwert, werden neben den Bewerbern der Ränge eins bis vier sämtliche Bewerber mit demselben Gesamtpunktwert wie der auf Rang fünf platzierte Bewerber zur Angebotsphase aufgefordert. Die Zahl der aufgeforderten Bewerber kann dadurch fünf überschreiten. Eine Losentscheidung und eine Nachforderung zusätz- licher Referenzen allein zur Auflösung des Punktgleichstands finden nicht statt.

Die ausgewählten Bewerber erhalten die Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebots und die Un- terlagen der Angebots- und Verhandlungsphase gesondert über die Vergabeplattform. Soweit diese Unterlagen objektiv schutzbedürftige Informationen enthalten, wird der Zugang erst nach wirksa- mem Abschluss der Vertraulichkeitsvereinbarung freigeschaltet.

Die wesentlichen Regeln für Erstangebote, Verhandlungen, mögliche Überarbeitungen der Verga- beunterlagen, finale Angebote und Zuschlagswertung einschließlich der Zuschlagskriterien und ih- rer Gewichtung werden bereits mit den Vergabeunterlagen bekannt gegeben. Die ausgewählten Bewerber erhalten mit der Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebots die für diesen Verfahrens- schritt erforderlichen aktualisierten Termin- und Verfahrensinformationen. Aus diesem Dokument folgt kein Anspruch auf eine bestimmte Zahl oder Ausgestaltung von Verhandlungsrunden.

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3. Verifikation von Referenzangaben

Die Referenzangaben werden vom Bewerber in eigener Verantwortung eingereicht. Eine Unter- schrift, ein Stempel, eine gesonderte Erklärung oder eine sonstige Bestätigung durch den Referenz- geber ist nicht erforderlich. Der Bewerber hat den Referenzgeber vor der Benennung über die vor- gesehene Verwendung als Referenz und die Möglichkeit einer Kontaktaufnahme durch Sana zu informieren. Er stellt sicher, dass die benannte Kontaktperson von der möglichen Referenzprüfung Kenntnis hat und von Sana zu den eingereichten Angaben kontaktiert werden darf. Sana ist berech- tigt, die eingereichten Referenzangaben durch Kontaktaufnahme mit der benannten Kontaktperson zu plausibilisieren und aufzuklären. Die fehlende Erreichbarkeit oder eine ausbleibende Antwort des Referenzgebers führt für sich allein nicht zur Nichtwertung der Referenz. Eine inhaltliche Änderung oder der Austausch des fristgerecht benannten Referenzprojekts ist im Rahmen einer Aufklärung nicht zulässig.

4. Termine und Fristen

Für den Teilnahmewettbewerb gelten die in der Auftragsbekanntmachung, der Vergabeplattform und der nachfolgenden Tabelle übereinstimmend veröffentlichten Termine. Bei Abweichungen ist die über die Vergabeplattform veröffentlichte aktuelle Klarstellung maßgeblich.

Die Termine der Angebots- und Verhandlungsphase werden vor Veröffentlichung als voraussichtli- che Meilensteine ergänzt und mit den ausgewählten Bewerbern im weiteren Verfahrensverlauf über die Vergabeplattform verbindlich fortgeschrieben.

5. Kommunikation

Die Kommunikation während des Vergabeverfahrens erfolgt ausschließlich elektronisch über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform. Telefonische Anfragen sowie Anfragen per E-Mail, Fax oder Brief werden nicht als Bewerberfragen bearbeitet.

Antworten, Klarstellungen und Berichtigungen werden allen betroffenen Unternehmen gleichzeitig über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Vertrauliche Angaben eines anfragenden Unter- nehmens werden vor der Veröffentlichung bereinigt. Registrierten Unternehmen wird deshalb emp- fohlen, die Benachrichtigungsfunktion zu aktivieren. Unabhängig davon sind die jeweils aktuellen Veröffentlichungen regelmäßig selbst zu prüfen.

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6. Abgabe des Teilnahmeantrags

Der Teilnahmeantrag ist elektronisch in Textform nach § 126b BGB ausschließlich über die Verga- beplattform einzureichen. Der Name des bewerbenden Unternehmens sowie der natürlichen Per- son, welche die Erklärung abgibt und entsprechende Vertretungsbefugnis aufweist, müssen ein- deutig erkennbar sein.

Eine Übermittlung per E-Mail, Fax, Brief oder außerhalb der Vergabeplattform ist nicht zulässig. Für Dateiformate, Dateigrößen, Dateibezeichnungen und den technischen Abschluss der Übermittlung gelten die veröffentlichten Vorgaben der Vergabeplattform. Das Risiko der rechtzeitigen vollständi- gen Übermittlung trägt das bewerbende Unternehmen.

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IV. Teilnahmewettbewerb

1. Teilnahmebedingungen

Es gelten die Auftragsbekanntmachung, diese Aufforderung, die Bewerbungsbedingungen und die in Abschnitt II aufgeführten Unterlagen in ihrer jeweils aktuellen veröffentlichten Fassung. Der Teil- nahmewettbewerb steht allen Unternehmen offen, die die veröffentlichten Teilnahmebedingungen erfüllen. Die Beteiligung an einer etwaigen früheren Markterkundung oder Interessenbekundung ist keine Voraussetzung.

2. Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge

Die Prüfung und Wertung erfolgt in den nachstehenden Stufen. Ein Teilnahmeantrag wird nur in die jeweils folgende Stufe übernommen, wenn die dafür geltenden Voraussetzungen erfüllt sind.

• Form- und fristgerechter Eingang
• Prüfung der Ausschlussgründe und der Mindestanforderungen
• Prüfung der Vollständigkeit sowie gegebenenfalls Aufklärung und Nachforderung
• Fachliche Bewertung nach den unmittelbar in 1.14, 1.15 und 1.16 veröffentlichten Bewer- tungshinweisen
• Feststellung der Rangfolge und Auswahl der einzuladenden Bewerber

Die Hauptkriterien der Auswahlwertung werden wie folgt gewichtet. Sämtliche bewerteten Angaben, Unterkriterien und Bewertungsskalen sind unmittelbar in 1.14, 1.15 und 1.16 ausgewiesen. Min- destanforderungen ergeben sich aus den Teilnahmebedingungen.

Es sind mindestens 3 und höchstens 5 vollständige und wertbare Referenzen einzureichen. Für die Auswahlwertung werden ausschließlich die 3 punktbesten wertbaren Referenzen berücksichtigt. Berücksichtigt werden Referenzleistungen innerhalb der letzten drei Jahre vor Ablauf der Teilnah- mefrist. Die referenzierte Lösung muss zu diesem Zeitpunkt seit mindestens sechs Monaten pro- duktiv betrieben werden. Eine Bestätigung, Unterschrift oder ein Stempel des Referenzgebers ist nicht erforderlich. Die Einzelheiten und die Bewertungshinweise ergeben sich aus 1.03 und 1.14.

Im Teilnahmewettbewerb werden ausschließlich die bereits vorhandene und nachgewiesene tech- nische und berufliche Leistungsfähigkeit, einschlägige Erfahrungen, verfügbare personelle und or- ganisatorische Kapazitäten sowie etablierte Sicherheits-, Betriebs- und Governance- prozesse des Bewerbers bewertet. Nicht Gegenstand der Auswahlwertung sind die konkrete Ausgestaltung der später angebotenen UCaaS-Lösung, lösungsspezifische Architektur- oder Betriebskonzepte, Mig- rations- und Umsetzungskonzepte, angebotene Produktfunktionen oder sonstige Inhalte des spä- teren Angebots.

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Die gesetzliche C5-Grundanforderung nach § 393 SGB V ist eine nicht bepunktete Mindestanfor- derung an die später angebotene Cloud-Leistung. Ein produkt- und lösungsspezifischer C5-Nach- weis ist mit dem Teilnahmeantrag nicht vorzulegen. Mit dem Erstangebot ist eine vollständige und prüfbare C5-Abdeckungs- und Verantwortungsmatrix vorzulegen. Sie muss sämtliche für die vorge- sehene Lösung eingesetzten Cloud-Dienste, Rechenzentrumsleistungen, Cloud-Systeme, Applika- tionen und technischen Komponenten sowie alle C5-relevanten Hersteller-, Betreiber- und Unter- auftragnehmerleistungen einschließlich der Betriebs-, Administrations-, Wartungs-, Entstörungs- und Notfallzugriffe erfassen. Ein einheitliches Gesamttestat eines einzigen Unternehmens ist nicht erforderlich. Ein gesondertes C5-Testat des Auftragnehmers ist nicht allein aufgrund seiner Stellung als Vertragspartner erforderlich. Erbringt der Auftragnehmer selbst C5-relevante Cloud-, Betriebs-, Administrations-, Wartungs- oder Datenverarbeitungsleistungen oder besitzt er entsprechende Zu- griffsmöglichkeiten, müssen auch diese Leistungen und Zugriffe vom Geltungsbereich eines aktu- ellen C5-Testats oder eines gesetzlich zugelassenen gleichwertigen Nachweises umfasst sein. Als gesetzlich gleichwertig gelten nur Nachweise, welche die Voraussetzungen des § 393 Absatz 4 SGB V in Verbindung mit § 1 C5GleichwV erfüllen. Eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 genügt nur, wenn sie sich auf den betreffenden Cloud-Computing-Dienst bezieht und die zusätzlichen Vo- raussetzungen des § 1 Absatz 2 und 3 C5GleichwV einschließlich des vollständigen Maßnahmen- plans erfüllt sind. Eine Eigenerklärung oder eine allgemeine Unternehmenszertifizierung allein ge- nügt nicht. Spätestens vor Produktivsetzung und während der gesamten Vertragslaufzeit müssen für sämtliche gesetzlich erfassten Bestandteile vollständige und aktuelle Nachweise vorliegen und die im jeweiligen Prüfbericht enthaltenen korrespondierenden Kriterien für Kunden umgesetzt sein. Gesetzlich erfasste, aber nicht abgedeckte Bestandteile dürfen nicht produktiv eingesetzt werden. Nicht C5-relevante Leistungen und Zugriffe sind mit Schutzmaßnahmen, Protokollierung und Ver- antwortlichkeiten transparent auszuweisen.

Maßgeblich sind ausschließlich die vorab veröffentlichten Auswahlkriterien, Gewichtungen, Skalen, Mindestschwellen und Rechenregeln.

3. Eignungsanforderungen und Eignungsnachweise

Zum Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind die nachfolgend zu- sammengefassten Unterlagen einzureichen. Die verbindlichen Mindestanforderungen und die Zu- ordnung zu Einzelbewerbern, Bewerbergemeinschaften, Nachunternehmen und Unternehmen der Eignungsleihe ergeben sich aus den jeweiligen Formularen .

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Eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung oder ein zulässiger Präqualifikationsnachweis kann nur solche Standardnachweise ersetzen, für die dies gesetzlich vorgesehen und in den Vergabeun- terlagen ausdrücklich zugelassen ist. Die strukturierten Referenzangaben sowie 1.15 und 1.16 blei- ben vollständig einzureichen.

Die Vergabestelle entscheidet dokumentiert und unter Wahrung von Transparenz und Gleichbe- handlung über Aufklärung und Nachforderung. Eine nachträgliche inhaltliche Verbesserung bewer- tungsrelevanter Angaben, Referenzen oder sonstiger Auswahlunterlagen ist nicht zulässig.

V. Stelle für Nachprüfungsverfahren

Die zuständige Nachprüfungsstelle und ihre vollständigen Kontaktdaten werden in der nachfolgen- den Tabelle angegeben.

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