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Anlage Elektronische Rechnungsstellung
Elektronische Rechnungsstellung
Als Bundesbehörde ist die SBK aufgrund des E-Rechnungs-Gesetzes vom 4.4.2017 (BGBl. I, 770 ff.) sowie der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-RechV) dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß der Europäischen Norm 16931 seit dem 27. November 2019 über digitale Kanäle empfangen.
Wir bitten Sie, von den Möglichkeiten einer elektronische Rechnungsstellung Gebrauch zu machen. Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 €, ohne USt) sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-RechV) geregelt.
In § 4 der E-RechV sind die Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung festgelegt. Elektronische Rechnungen müssen den Nutzungsbedingungen der Plattform, der Europäischen Norm 16931-1-2017 und der E-RechV entsprechen. Die Anforderungen im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung sind in der beiliegenden Broschüre dargestellt.
Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist die Nutzung der Rechnungseingangsplattform des Bundes vorgesehen, welche unter https://xrechnung-bdr.de/ abrufbar ist. Sie haben die Möglichkeit auf der Plattform, eine Rechnung im einheitlichen Format zu erstellen, eine vorhandene Rechnung hochzuladen oder per E-Mail einzureichen. Darüber hinaus können Rechnungen über Peppol übermittelt werden. Zukünftig wird auch die Übertragung von Rechnungen per De-Mail unterstützt.
Anforderungen im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung Im Folgenden werden die wichtigsten Anforderungen in Bezug auf die Inhalte einer elektronischen Rechnung, das zu verwendende Rechnungsformat sowie die elektronische Übermittlung einer Rechnung zusammengefasst.
| Anforderungen an die Rechnungsinhalte | ||
|---|---|---|
| Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine elektronische Rechnung | ||
| gemäß § 5 E-Rechnungs-Verordnung des Bundes folgende Angaben enthalten: | ||
| Leitweg-Identifikationsnummer der SBK: 992-80245-94 | ||
| Die Umsatzsteuer-ID der SBK: DE 272 082 125 | ||
| Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum | ||
| Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers | ||
| De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers | ||
| Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem | ||
| Rechnungssteller bei Beauftragung oder im Vorfeld durch den Auftraggeber übermittelt wurden: | ||
| Bestellnummer | ||
| Lieferantennummer (Kreditorennummer) | ||
| Alle abrechnungsrelevanten Angaben müssen in einer allgemein maschinell lesbaren Form | ||
| übermittelt werden und dürfen nicht außerhalb der vorgesehenen Textfelder enthalten sein. | ||
| Anforderungen an das Rechnungsformat | ||
| Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist | ||
| grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. | ||
| Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil | ||
| XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm | ||
| für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des | ||
| Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des | ||
| Bundes entspricht. | ||
| Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, | ||
| können nicht berücksichtigt werden. |
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Anlage Elektronische Rechnungsstellung
| Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz | ||
|---|---|---|
| einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden. | ||
| Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal | ||
| (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte | ||
| beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der | ||
| eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene | ||
| Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. | ||
| Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen | ||
| Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben. | ||
| Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die | ||
| nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen | ||
| (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.). | ||
| Anforderungen an die Rechnungsübermittlung | ||
| Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die | ||
| Rechnungseingangsplattform des Bundes zu nutzen, welche unter https://xrechnung-bdr.de/ | ||
| abgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung | ||
| der gewünschten Übertragungskanäle voraus. Unter der angegebenen Adresse finden Sie | ||
| zudem weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung. | ||
| Anderweitig zugestellte elektronische Rechnungen können nicht berücksichtigt werden. | ||
| Es ist nicht zulässig, Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer sowohl in | ||
| elektronischer Form als auch auf Papier zu übersenden. Bitte nutzen Sie zukünftig nur das | ||
| elektronische Rechnungsformat, um die Zahl möglicher Duplikate zu verringern. |
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