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Besondere Vertragsbedingungen „Rahmenvertrag IT-Beratung“
Zi(cid:3)er 1.: Abrufverfahren
1.1. Einzelbeauftragung
Die Leistungsbestandteile sind nicht abschließend und können sich insbesondere vor dem Hintergrund der Erreichung der Ziele, sich ändernder Rahmenbedingungen sowie aktueller Entwicklungen während der Vertragslaufzeit fortentwickeln.
Allein die Einzelbeauftragungen regeln die konkreten Arbeitspakete und beschreiben den Leistungsumfang. Die Leistungsbestandteile können vollumfänglich oder punktuell abgerufen werden.
Der beauftragte Auftragnehmer erbringt die Beratungsleistungen mit entsprechend geeigneten und qualifizierten Beratern/innen und stellt durch Ergebnisdokumentationen sicher, dass die Arbeitsergebnisse auch nach Abschluss der Beratung für die SBK zur Verfügung stehen und nutzbar sind
1.2. Arten der Einzelbeauftragung
Eine Einzelbeauftragung kann über zwei Wege erfolgen: den Direktabruf und den wettbewerblichen Abruf. Bei Abrufen bis zu 25 Beratertagen kann die SBK den Direktabruf durchführen. Bei Abrufen von mehr als 25 Beratertagen führt die SBK einen Wettbewerb unter den Rahmenvertragspartnern durch.
Sofern die Qualifikationen der Berater oder die Konzeption der Umsetzung von erheblicher Bedeutung für die Qualität der Leistungserbringung sind, kann der wettbewerbliche Abruf auch bei Abrufen von weniger als 25 Beratertagen angewendet werden.
1.2.1. Direktabruf
Für die Durchführung der Direktabrufe (ohne Aufruf zum Wettbewerb) ist folgendes Verfahren vorgesehen:
Die SBK übermittelt eine Beschreibung des Arbeitspakets mit
• Kurzbeschreibung des Projektes
• Aufgaben der Berater/innen
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• Leistungszeitraum (Starttermin, Dauer und Ende)
• Anzahl der Beratertage
an einen Rahmenvertragspartner.
Der Auftragnehmer wird nach Eingang eines Direktabrufes in der Regel unverzüglich, in Ausnahmefällen spätestens innerhalb von 5 Werktagen der SBK mitteilen, ob er die im Direktabruf spezifizierten Leistungen erbringen wird. Kann der Rahmenvertragspartner die erforderlichen Ressourcen jedoch nicht oder nicht im erforderlichen Umfang zur Verfügung stellen, teilt er dies der SBK ebenfalls unverzüglich, spätestens innerhalb 5 Werktagen mit. Die SBK wendet sich dann an einen anderen Rahmenvertragspartner oder nimmt Anpassungen am Arbeitspaket vor.
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, Aufträge nach Eignung zu vergeben.
1.2.2. Wettbewerblicher Abruf (Pitch)
Für die Durchführung wettbewerblicher Abrufe ist folgendes Verfahren vorgesehen:
• Das jeweilige Arbeitspaket wird von der SBK spezifiziert
• Anschließend übermittelt die SBK eine Beschreibung des Arbeitspakets sowie die Bewerbungsbedingungen mit den Kriterien für die Auswahlentscheidung an die Rahmenvertragspartner, die in der Lage sind, den Auftrag auszuführen. Die Beschreibung des Arbeitspakets umfasst
o Kurzbeschreibung des Projektes
o Aufgaben der Berater/innen
o Leistungszeitraum (Starttermin, Dauer und Ende)
o Anzahl der Beratertage
• Die an der konkreten Einzelbeauftragung interessierten Rahmenvertragspartner erstellen innerhalb der Angebotsfrist ein konkretes Angebot für das Arbeitspaket und benennen die vorgesehenen Berater/innen. Die angebotenen Einzelpreise dürfen, die im Angebot für den Rahmenvertrag, angegebenen Preise nicht übersteigen.
• Umfasst das Arbeitspaket konzeptionelle oder innovative Lösungen, kann die SBK mit den Rahmenvertragspartnern verhandeln.
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• Die SBK bewertet die Angebote anhand der mit dem jeweiligen wettbewerblichen Abruf bekannt gegebenen Zuschlagskriterien. Die Auswahl der Kriterien und deren Gewichtung richten sich nach Art und Inhalt des jeweiligen Arbeitspakets.
Als Zuschlagskriterien können insbesondere berücksichtigt werden:
o Preis bzw. Wirtschaftlichkeit, o Qualifikation und einschlägige Erfahrung der vorgesehenen Berater, o Qualität des vorgeschlagenen fachlichen bzw. methodischen Vorgehens, o Qualität und Umsetzbarkeit eines gegebenenfalls geforderten Lösungskonzepts, o Qualität, Nachvollziehbarkeit und Eignung der vorgesehenen Ergebnisobjekte, o Verfügbarkeit und zeitliche Umsetzbarkeit.
Die für den jeweiligen Abruf maßgeblichen Zuschlagskriterien und deren Gewichtung werden den Rahmenvertragspartnern mit der Au?orderung zur Angebotsabgabe bekannt gegeben.
1.3. Form der Beauftragung
Der Auftraggeber fordert den Auftragnehmer in Textform und ggf. unter Übersendung weiterer Unterlagen zur Abgabe eines rechtsverbindlichen Angebots zur Erbringung einer Abrufleistung auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung und des EVB-IT Dienstvertrags auf. Diese Au?orderung kann sowohl für eine konkrete einzelne Abrufleistung wie z. B. ein konkretes Projekt ("Leistungsabruf") als auch für ein Budget an Personentagen für eine Mehrzahl an gleichartigen Leistungen über einen bestimmten Zeitraum ("Rahmenabruf") erfolgen. Soweit im Einzelfall nichts anderes vereinbart wird, hat der Auftragnehmer für sein Angebot einen Festpreis unter Angabe der unterstellten Anzahl von Personentagen je Mitarbeiterprofil anzugeben und/oder der Angabe der sonstigen Kosten. Der Auftraggeber versendet die Au?orderung in einem angemessenen Zeitrahmen vor dem geplanten Leistungsbeginn. Der Auftraggeber ist berechtigt, in der Au?orderung festzulegen, dass die vom Abruf umfassten Leistungen ganz oder teilweise vor Ort beim Auftraggeber zu erbringen sind.
Der Auftragnehmer ist nach Zugang der Au?orderung verpflichtet, unverzüglich, spätestens innerhalb von 5 Werktagen, ein Angebot für die jeweilige Abrufleistung in Textform zu erstellen. Das Angebot hat bei einem Leistungsabruf mindestens die folgenden Angaben zu enthalten, soweit im Einzelfall nichts anderes vereinbart wird:
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(a) die Personaleinsatzplanung des Auftragnehmers für die Abrufleistung unter Benennung der einzusetzenden Mitarbeiter und deren Mitarbeiterprofile;
(b) den Zeitplan für die Erbringung der Abrufleistung;
(c) Preisangebot unter Angabe der unterstellten Anzahl von Personentagen je Mitarbeiterprofil und unter Verwendung der im Preisblatt (Anlage 2) vereinbarten Tagessätze für diese Mitarbeiterkategorien.
Der Auftraggeber ist weder zur Au?orderung noch zur Annahme des Angebots oder zur Beauftragung von Abrufpaketen nach verpflichtet. Nimmt der Auftraggeber ein Angebot an, ist der Auftragnehmer zur Erbringung der dort genannten Abrufleistung verpflichtet; die Regelungen dieses Vertrages finden für die Erbringung der Abrufleistungen Anwendung. Eine Kündigung des Abrufs richtet sich nach 15 EVB-IT Dienstleistungs-AGB.
1.4. Änderungen des Einzelabrufs nach Beauftragung
Der Auftraggeber kann nach Erteilung des Einzelabrufs nach den Zi?ern 1.2.1. und 1.2.2. Änderungen des Umfangs der Leistungen verlangen, soweit diese für die Durchführung des Projekts sinnvoll sind, insbesondere, wenn eine Nachbeauftragung an den beauftragten Auftragnehmer technisch, fachlich oder wirtschaftlich sinnvoll ist. Dies gilt nicht, wenn es für den Auftragnehmer unzumutbar ist. Die Änderungen sind zu dokumentieren.
Ändert sich der Umfang der vereinbarten Leistungen des Auftragnehmers, insbesondere bei vorheriger Beauftragung nach Pauschalfestpreis, kann der Auftragnehmer verlangen, dass die Einzelbeauftragung entsprechend angepasst wird.
Zi(cid:3)er 2.: Reisekosten
Kosten für Anreisen von außerhalb Münchens werden ausschließlich nach den Anreisekosten der Deutschen Bahn 2. Klasse erstattet. Sollte eine Anreise mit einem anderen Verkehrsmittel erfolgen, werden dennoch höchstens die Kosten einer Anreise mit der Deutschen Bahn 2. Klasse erstattet. Weitergehende Kosten für z.B. Verpflegung, Reisezeit oder Übernachtung werden nicht erstattet.
Kosten für Anreisen innerhalb eines Radius von 50 km zum Standort der SBK, Ganghoferstraße 29, 80339 München werden nicht erstattet.
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Zi(cid:3)er 3.: Austausch von Mitarbeitern
3.1. Der Auftragnehmer setzt für die jeweilige Einzelbeauftragung geeignete und qualifizierte Mitarbeiter entsprechend den im Einzelabruf festgelegten Anforderungen ein. Maßgeblich sind das geforderte Rollenprofil, die für die Leistung erforderlichen fachlichen Kompetenzen in den einschlägigen Leistungsfeldern sowie gegebenenfalls weitere im Einzelabruf festgelegte Anforderungen.
3.2. Sämtliche Mitarbeiter, die im Rahmen einer Einzelbeauftragung unmittelbar für den Auftraggeber tätig werden, sind vor Leistungsbeginn unter Angabe des jeweiligen Rollenprofils namentlich zu benennen. Soweit im Einzelabruf gefordert, sind die für die konkrete Leistung maßgeblichen Erfahrungen und Kompetenzen nachzuweisen.
3.3. Ein Austausch eines eingesetzten Mitarbeiters bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat hierzu eine geeignete Ersatzperson vorzuschlagen. Die Ersatzperson muss mindestens
-
die Anforderungen des vereinbarten Rollenprofils,
-
die für den Einzelabruf geforderten fachlichen Kompetenzen und Erfahrungen in den einschlägigen Leistungsfeldern sowie
-
sonstige für den Einzelabruf vereinbarte Anforderungen
in mindestens gleichwertiger Weise erfüllen.
Der Auftraggeber wird dem Austausch zustimmen, wenn die Gleichwertigkeit der Ersatzperson nachgewiesen ist und keine sachlichen Gründe gegen deren Einsatz bestehen.
3.4. Der Einsatz einer Person mit einer höheren Rollenstufe oder darüberhinausgehenden Qualifikation begründet keinen Anspruch auf eine höhere Vergütung als die für die ursprünglich vereinbarte Rolle beziehungsweise den Einzelabruf vereinbarte Vergütung.
3.5. Die durch einen vom Auftragnehmer veranlassten Austausch entstehenden Aufwände für Übergabe, Einarbeitung und Wissenstransfer trägt der Auftragnehmer. Der Austausch darf nicht zu einer Beeinträchtigung der vereinbarten Leistungserbringung, Ergebnisqualität oder Termine führen.
3.6. Erfüllt ein eingesetzter Mitarbeiter die für den Einzelabruf vereinbarten Anforderungen nicht oder ist eine ordnungsgemäße Zusammenarbeit nachhaltig nicht gewährleistet, kann der Auftraggeber den Austausch gegen eine mindestens gleichwertige Ersatzperson verlangen.
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Zi(cid:3)er 4.: Vergütungspostitionen
Die vertraglichen Leistungen im Einzelabruf werden gemäß den in der Anlage 1 Leistungsbeschreibung definierten Rollen erbracht. Die Vergütung, der entsprechend beauftragten Leistung im Einzelabruf, kann auf Grundlage von folgenden Kategorien erfolgen:
4.1. Kategorie 1 Vergütung nach Aufwand: Kosten, Termin und Scope variabel
Bei manchen Aufträgen kann nicht abschließend kalkuliert werden, wie lange benötigt wird um sie auszuführen. In diesem Fall wird eine Schätzung von Aufwand und Zeit vorgenommen und eine Beratung nach geleistetem Aufwand und Zeit erbracht. Zur Planungssicherheit dient zunächst eine Aufwands- und Zeitobergrenze, deren Überschreiten nur in Absprache mit der Auftraggeberin erfolgen darf.
4.2. Kategorie 2 Vergütung zum Pauschalfestpreis: Kosten und Termin variabel - Scope fix
Alternativ kann für abgestimmte verbindliche Ergebnisbeschreibungen auf Grundlage einer Aufwandsschätzung und den rollenspezifischen Stundensätzen ein verbindlicher Pauschalfestpreis vereinbart werden. Der Auftraggeber hat dabei in jedem Fall das Recht, ein solches Festpreisangebot einzufordern. In diesem Fall ist die Ergebnisbeschreibung inklusive der Abnahmekriterien genau zu definieren und eine Beratung wird unabhängig vom geleisteten Aufwand und Zeit bis zum Erreichen und Abnahme des vereinbarten Ergebnisses erbracht. Änderungen der Ergebnisbeschreibung führen in dieser Leistungsart ggf. zu einer Anpassung des Festpreises und sind schriftlich zu vereinbaren.
4.3. Kategorie 3 Vergütung zum agilen Festpreis: Kosten und Termin fix – Scope variabel
Klassische Festpreisprojekte streben schon zum Projektstart eine genaue, detaillierte Beschreibung des Vertragsgegenstandes an. Das Risiko nachträglicher Änderungen soll dadurch möglichst geringgehalten werden. Der agile Festpreis strebt dagegen zum Projektstart eine zwar vollständige, aber noch nicht detaillierte Beschreibung des Vertragsgegenstandes an. Hierzu werden nach einer initialen Testphase Kosten und Termin für eine definierte Projektphase festgesetzt und ein Vorgehen zur Steuerung des Umfangs („Scope“) innerhalb eines festen Rahmens vereinbart (z.B. Sprint Review und Planning).
Die Vergütung der initialen Testphase erfolgt dabei wahlweise nach Aufwand gemäß 4.1 oder zum Pauschalfestpreis gemäß 4.2. Die Vergütung der Kernphase erfolgt zum Pauschalfestpreis gemäß 4.3.