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Landesvereinigung Ökologischer Landbau NRW e. V.
Konzeption, Organisation und Durchführung von PR-Aktivitäten im Rahmen der „BioWochen NRW 2027“ hier: Aufforderung zur Angebotsabgabe (Angebotsfrist: 30.10.2026, 10:00 h)
Sehr geehrte Damen und Herren,
der Landesvereinigung Ökologischer Landbau Nordrhein-Westfalen e. V. beabsichtigt entsprechend der beigefügten Leistungsbeschreibung die Konzeption, Organisation und Durchführung von PR- Aktivitäten im Rahmen der „BioWochen NRW 2027“ zu vergeben.
Für das Vorhaben hat der Landesvereinigung Ökologischer Landbau Nordrhein-Westfalen e. V. mit Bescheid des LAVE NRW vom 01.10.2026 die Bewilligung der Maßnahme erhalten. Die Vergabe wird aufgrund der bewilligten Förderung als öffentliche Ausschreibung durchgeführt.
Im Rahmen des o.g. öffentlichen Ausschreibungsverfahrens werden interessierte Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Angebote sind bis spätestens zum 30.10.2026, 10:00 Uhr elektronisch in Textform über das Deutsche Vergabeportal unter folgendem Link:
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YKRMWE6
oder schriftlich bei der folgenden Stelle einzureichen:
Landesvereinigung Ökologischer Landbau Nordrhein-Westfalen e. V. c/o Wolter Hoppenberg Rechtsanwälte Partnerschaft mbB Münsterstr. 1-3 59065 Hamm
Zur Wahrung der vorgenannten Angebotsfrist kommt es auf den rechtzeitigen Eingang des Angebots bei der oben genannten Einreichungsstelle bzw. dem Deutschen Vergabeportal an. Verzögerungen auf dem Post- oder Kurierweg bzw. beim Hochladen der Angebotsunterlagen im Deutschen Vergabeportal gehen grundsätzlich zu Lasten des Bieters.
Das Angebot ist vollständig in deutscher Sprache abgefasst einzureichen.
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Nach Ablauf der Angebotsfrist sind die Bieter an ihr Angebot bis zum 13.11.2026 gebunden (Bindefrist).
Für die Angebotsabgabe erhalten Sie die nachstehenden Unterlagen. Die mit dem Buchstaben „A“ gekennzeichneten Unterlagen sind zum Verbleib bei Ihnen bestimmt, die mit dem Buchstaben „B“ gekennzeichneten Unterlagen sind ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen. Dem beiliegenden Schreiben „A02“ entnehmen Sie bitte die detaillierten Leistungsbeschreibungen und Anforderungen.
A01 Aufforderungsschreiben (dieses Schreiben)
A02 Leistungsbeschreibung
B01 Angebotsschreiben
B02 Referenzangaben (eigenhändig vom Bieter zu erstellen)
B03 Projektkonzept (eigenhändig vom Bieter zu formulieren)
B04 Organigramm des Bieters mit Anzahl und Aufgabenbereichen der festen Mitarbeiter (eigenhändig vom Bieter zu erstellen)
Ihr Angebot muss zwingend die mit dem Buchstaben „B“ gekennzeichneten Formulare und Anlagen (B01 und B02) vollständig ausgefüllt enthalten. Neben diesen Unterlagen soll dem Angebot ein eigenes Konzept des Bieters für die Herangehensweise an die Aufgabenstellung (B03 Projektkonzept) und ein Organigramm des Bieters mit Anzahl und Aufgabenbereichen der festen Mitarbeiter (B04) beigefügt werden. Das Konzept und das Organigramm sind frei, d. h. ohne Verwendung eines vom Auftraggeber vorgegebenen Formulars zu verfassen und in Textform auszuformulieren. Beides wird im Auftragsfall Vertragsbestandteil, d.h. der Auftragnehmer ist an seine diesbezüglichen Zusagen gebunden. Fehlende oder unvollständige Projektkonzepte oder Organigramme, bei denen der Bieter zu einzelnen oder mehreren Aspekten oder Punkten keine Darstellungen abgibt, führen nicht zum Angebotsausschluss (d.h. die Vorlage eines vollständigen Projektkonzepts und Organigramms ist keine Mindestanforderung an die Vollständigkeit des Angebotes). Unvollständige Angebote werden im Übrigen aber grundsätzlich vom Verfahren ausgeschlossen. Eine Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur unternehmens- und leistungsbezogener Unterlagen bleibt aber vorbehalten. Angebote, bei denen ein Bieter von den in der Leistungsbeschreibung B02 angegebenen Mindestanforderungen abweicht, werden grundsätzlich vom Verfahren ausgeschlossen.
Zur Überprüfung der Eignung des Bieters sind die folgenden Angaben zu leisten:
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Referenzangaben zu Erfahrung in der Konzipierung und Durchführung ähnlicher Kampagnen in den letzten fünf Jahren mit Angaben zum Auftraggeber und dem erbrachten Leistungsinhalt und - umfang,
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Referenzangaben zu Erfahrungen im Event-Management in den letzten fünf Jahren mit Angaben zum Auftraggeber und dem erbrachten Leistungsinhalt und -umfang,
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Referenzangaben zu Erfahrungen im PR-Bereich und Social-Media in den letzten fünf Jahren mit Angaben zum Auftraggeber und dem erbrachten Leistungsinhalt und -umfang,
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Referenzangaben zu Erfahrungen mit der Durchführung von Projekten mit Bezugspunkten zum ökologischen Landbau mit Angaben zum Auftraggeber und dem erbrachten Leistungsinhalt und - umfang,
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Angaben zu Kenntnissen des ökologischen Landbaus in Nordrhein-Westfalen und
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Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.
Eingehende Angebote werden anhand der Zuschlagskriterien niedrigster Angebotspreis (Gewichtung: 20 %) sowie Projektkonzept (Gewichtung 80 %) bewertet.
Im Kriterium „niedrigster Angebotspreis“ wird der vom Bieter angegebene Gesamtangebotspreis gewertet. Grundlage der Bewertung ist dabei der im Angebotsschreiben vom Bieter angegebene Brutto-Gesamtangebotspreis (inkl. MwSt.); eine ggf. vom Auftraggeber selbst zu entrichtende (Einfuhr- )Umsatzsteuer auf den Gesamtangebotspreis wird dabei für die Zwecke der Angebotswertung zum Gesamtangebotspreis hinzugerechnet. Das bezogen auf den Gesamtangebotspreis niedrigste (nicht auszuschließende) Angebot erhält 20 Punkte. Angebote mit einem höheren Angebotspreis erhalten einen Punktwert, der anhand folgender Formel ermittelt wird:
A(Angebot) – A(Min) P = 20 – x 20 (Angebot)
A(Min)
Ergibt die vorstehende Formel einen negativen Punktwert, wird das Angebot mit 0 Punkten bewertet. Die einzelnen Formelbestandteile sind wie folgt definiert:
• P = Punktwert für das zu bewertende Angebot (Angebot)
• A = Angebotspreis des niedrigsten (nicht auszuschließenden) Angebots in Euro (Min)
• A = Angebotspreis des zu bewertenden Angebots in Euro (Angebot)
Bitte beachten: Bietet ein Bieter einen Gesamtangebotspreis an, der oberhalb der Budgetvorgabe liegt, wird das Angebot zwingend von der Angebotswertung ausgeschlossen!
Im Kriterium „Projektkonzept" werden das vom Bieter frei zu formulierende und mit seinem Angebot einzureichende Projektkonzept sowie das Organigramm bewertet. Bewertet wird dabei in den beiden Unterkriterien „organisatorische Herangehensweise“ (Gewichtung 25 Prozent) und „inhaltliche Herangehensweise“ (Gewichtung 55 Prozent).
Im Unterkriterium „organisatorische Herangehensweise“ werden u. a. folgende Aspekte bewertet:
- Angaben zur Aufteilung und Organisation des Projektteams,
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- Angaben zur Organisation und Ablauf der Herangehensweise an die Aufgabenstellung,
- Angaben zur Kommunikation und Abstimmung mit dem Auftraggeber und
- Plausibilität der Angaben in einem detaillierten Zeitplan zum Projektablauf unter Berücksichtigung der zeitlichen Vorstellungen aus der Leistungsbeschreibung.
Im Unterkriterium „inhaltliche Herangehensweise“ werden u. a. folgende Aspekte bewertet:
- Überlegungen zur inhaltlichen Planung für die „BioWochen NRW 2027“ auf Basis der in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Aufgabenstellung,
- Ideen und Überlegungen zu der Ausgestaltung der geplanten Aktivitäten/Kampagnen (Art und Ausgestaltung der Aktivitäten (Radio, Social Media, SEA-Kampagnen, Presseveranstaltungen, etc.)),
- Ideen und Überlegungen zur geplanten Öffentlichkeitsarbeit einschließlich der Bewerbung der „BioWochen NRW 2027“ und
- Ideen und Überlegungen zur Einbindung der regionalen Akteure des ökologischen Landbaus.
Die Aussagen des Bieters zu den Aspekten des jeweiligen Unterkriteriums werden auf der Grundlage folgender Maßstäbe bewertet:
volle Punktzahl: Die Aussagen des Bieters zum jeweiligen Unterkriterium überzeugen uneingeschränkt.
80 % der Punktzahl: Die Aussagen des Bieters zum jeweiligen Unterkriterium überzeugen ganz überwiegend, weisen aber vereinzelt geringfügige Schwächen bzw. Kritikpunkte auf.
60 % der Punktzahl: Die Aussagen des Bieters zum jeweiligen Unterkriterium überzeugen überwiegend. Sie weisen aber Schwächen bzw. Kritikpunkte auf, die zwar für sich genommen nicht schwerwiegend sind, aber zumindest in Summe auch nicht mehr nur als vereinzelt und geringfügig angesehen werden können.
40 % der Punktzahl: Die Aussagen des Bieters zum jeweiligen Unterkriterium sind alles in allem noch überzeugend, weisen aber einzelne deutliche Schwächen bzw. Kritikpunkte auf.
20 % der Punktzahl: Die Aussagen des Bieters zum jeweiligen Unterkriterium überzeugen nur teilweise bzw. eingeschränkt. Sie weisen entweder einzelne besonders schwerwiegende Schwächen bzw. Kritikpunkte auf oder mehrere deutliche Schwächen bzw. Kritikpunkte.
0 Punkte: Die Aussagen des Bieters zum jeweiligen Unterkriterium überzeugen in Gänze nicht oder entsprechende Aussagen fehlen gänzlich.
Als Schwäche werden dabei – neben inhaltlichen Schwächen – auch die Unvollständigkeit und die mangelhafte Darstellungsweise (Nachvollziehbarkeit) von Aussagen gewertet.
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Die zu den einzelnen Kriterien erzielten Punkte werden zur Gesamtpunktzahl addiert.
Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.
Der Landesvereinigung Ökologischer Landbau Nordrhein-Westfalen e. V. behält sich vor, die Bieter zu einer Erläuterung ihres Projektkonzeptes und Organigramms in einem Präsentationsgespräch aufzufordern. Die Entscheidung hierüber wird erst nach Angebotsabgabe getroffen, und zwar einheitlich für alle wertbaren Angebote. Das eventuelle Präsentationsgespräch soll dem Bieter ausschließlich die Möglichkeit geben, sein Projektkonzept und Organigramm näher zu erläutern. Änderungen oder Nachverhandlungen zum Konzept sind unzulässig und könnten zum Angebotsausschluss führen.
Eventuelle Rückfragen zum Ausschreibungsverfahren und den Vergabeunterlagen richten Sie bitte ausschließlich über die Bieterkommunikation im Deutschen Vergabeportal an den Landesvereinigung Ökologischer Landbau Nordrhein-Westfalen e. V. Telefonische Rückfragen werden nicht beantwortet.
Die zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen die Vergabebestimmungen zuständige Stelle ist:
Landesamt für Verbraucherschutz und Ernährung Nordrhein-Westfalen
Mit freundlichen Grüßen
Annette Alpers
Vorstand
LVÖ NRW e. V.
Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.