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Hessisches Ministerium für Familie, Senioren, Sport, Gesundheit und Pflege
Leistungsbeschreibung
Vergabenummer: VG-3000-2026-0068 Eingangs-Nummer: 1063-2026
Beschaffung von: Ausstattung mit Konferenz- und Tagungstechnik
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung ǀ Postfach 3164 ǀ 65201 Wiesbaden ǀ www.hzd.hessen.de Z6-06/2024
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Inhaltsverzeichnis Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung ................................................................................................................... 3
2 Rahmenbedingungen .................................................................................................. 3
2.1 Organisatorische und räumliche Rahmenbedingungen ................................................. 3
3 Beschreibung der Leistung ........................................................................................ 4
Leistungsbeschreibung / Z6-06/2024 2
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 1 Einführung
1 Einführung
Die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) ist einer der führenden IT-Dienst- leister in Deutschland. Sie unterstützt als Landesbetrieb die hessische Landesverwal- tung in der Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnologie. An zwei Standorten – in Wiesbaden und Hünfeld – erarbeiten über 1000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innovative, qualitativ hochwertige, zuverlässige und wettbewerbsfähige IT- Lösungen für die moderne Verwaltung. Als Vergabestelle des Landes Hessen beschafft die HZD Leistungen im IT-Bereich für alle Bedarfsstellen des Landes Hessen.
Die HZD ist zugleich Zentrale Beschaffungsstelle für den IT-Bedarf des Landes Hes- sen und führt dieses Vergabeverfahren für das Hessische Ministerium für Familie, Se- nioren, Sport, Gesundheit und Pflege durch.
Ziel ist der Abschluss eines Vertrages über die Beschaffung von Ausstattung mit Kon- ferenz- und Tagungstechnik für die während des hessischen Vorsitzes in der Gesund- heitsministerkonferenz (GMK) in Hessen stattfindenden Amtschef- und Gesundheits- ministerkonferenzen im Jahr 2027 sowie Durchführung einer Schulung.
2 Rahmenbedingungen
2.1 Organisatorische und räumliche Rahmenbedingungen
Die Gesundheitsministerkonferenz dient dem Austausch für gesundheitspolitische Fachthemen und Gesetzesvorhaben. In ihr sind die Ministerinnen und Minister, Sena- torinnen und Senatoren der Gesundheitsressorts der Länder als Mitglieder vertreten.
Hessen übernimmt für das Kalenderjahr 2027 (1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027) den GMK-Vorsitz und richtet in diesem Rahmen sämtliche im Vorsitzjahr stattfinden- den Konferenzen (Präsenz und digital) aus. Die GMK tritt grundsätzlich jährlich einmal zusammen. Im Vorfeld findet eine Amtschefkonferenz (ACK) zur Vorbereitung der GMK statt. Der ACK sowie der GMK sind zudem je eine Sitzung der Abteilungsleiter der obersten Landesgesundheitsbehörden (AOLG) vor- und nachgeschaltet. Bei Bedarf sind weitere Sonder-Konferenzen vom Vorsitzland durchzuführen. Zum reibungslosen Ablauf der vier genannten Konferenzen sind jeweils die Ausstat- tung mit Konferenz- und Tagungstechnik, der Auf- und Abbau der Technik sowie die technische Betreuung vor Ort erforderlich. Die Ausstattung betrifft regelmäßig zwei Konferenzräume und ein Tagungs- bzw. Kopierbüro. Im Rahmen der ACK/GMK kön- nen zudem A- und B-Länder-Vorbesprechungen stattfinden; zudem endet die GMK mit einer Pressekonferenz. Hierfür sind ebenfalls die erforderlichen technischen Rahmen- bedingungen zu schaffen.
Leistungsbeschreibung / Z6-06/2024 Vergabenummer: VG-3000-2026-0068 3
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3 Beschreibung der Leistung Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
3 Beschreibung der Leistung
Der Auftragnehmer hat die zur einwandfreien Durchführung der Konferenzen erforderliche Computer- und Kopiertechnik sowie Kommunikations- und Konferenztechnik bereitzustellen, eine für die Protokollierung erforderliche Dateistruktur einzurichten, den einwandfreien Betrieb während der gesamten Konferenzdauer sowie den Auf- und Abbau sicherzustellen. Auch die erforderliche Vernetzung der Räume einschließlich der notwendigen Verkabelung, die Einrichtung, Einweisung sowie Netzwerkbetreuung vor Ort während der gesamten Dauer der Tagungen sind vom Auftragnehmer zu erbringen. Eventuell auftretende technische Störungen müssen vom Auftragnehmer umgehend behoben werden können. Der Auftragnehmer hat für die genannten Aufgaben ausreichend Personal einzuplanen.
Der gesamte Aufbau der technischen Ausstattung für GMK und ACK muss in allen Räumen am Vortag des jeweiligen Konferenzbeginns erfolgen und mit einem positiven Funktionstest abgeschlossen werden. Der Abbau hat am letzten Tag der jeweiligen Konferenz nach deren Ende zu erfolgen.
Die Sitzungsteilnehmenden sollen zeitgleich die Protokollierung auf den Leinwänden und Bildschirmen verfolgen können. Soweit W-LAN vorhanden ist, kann dies genutzt werden. Ersatzweise muss für entsprechende Technik (Verkabelung) gesorgt werden.
Bei Bedarf kann mit dem Auftraggeber zur Besichtigung der Örtlichkeiten der Tagungsstätten ein Termin vereinbart werden.
Der Auftragnehmer muss grundsätzlich in der Lage sein, die Veranstaltungen sowohl als Präsenz-, Hybrid- oder Digitalveranstaltung technisch zu ermöglichen. Die Veranstaltungsart könnte – auch kurzfristig – entsprechend angepasst werden müssen. Daher muss ein Wechsel bis zu sieben Tage vor Veranstaltungsbeginn durch den Auftragnehmer umsetzbar sein.
Zu den Konferenzen der GMK und ACK wird mit einer Teilnehmeranzahl von 60 bis 100 Personen pro Konferenz gerechnet. Für die AOLG wird mit ca. 35 Teilnehmerinnen und Teilnehmern gerechnet.
Hotelzimmer für das Veranstaltungspersonal des Auftragnehmers werden durch den Auftraggeber bereitgestellt.
Die Leistung umfasst das Erstellen eines entsprechenden technischen und organisatorischen Ablaufplans für die oben aufgeführten Veranstaltungen (Konzepterstellung). In dem Konzept muss ferner ein Notfallplan zur Behebung von technischen Problemen während der Veranstaltung sowie ein Schulungskonzept enthalten sein. Darüber hinaus muss dargelegt werden, dass die Veranstaltungen auch als Hybrid- oder Digitalveranstaltungen technisch durchführbar sind und ein kurzfristiger Wechsel der Veranstaltungsart möglich ist. Darüber hinaus soll das
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 3 Beschreibung der Leistung
Konzept Referenzprojekte des Unternehmens enthalten. Die Umsetzung des Konzepts ist von dem die Vergabe erhaltenden Unternehmen durchzuführen.
Schulung
Zur Vorbereitung der Mitarbeitenden des Tagungsbüros sowie der Protokollteams ist eine EDV-Schulung und Schulung der Abläufe durch den Auftragnehmer durchzuführen.
Vom Auftragnehmer ist eine maximal eintägige Schulung für ca. 20 Teilnehmer/-innen mit theoretischen und praktischen Lerninhalten durchzuführen.
Im Rahmen der Schulung hat eine Unterweisung der Teilnehmenden in MS-Word (ab MS-Office-2016), eine Einführung in die Schwerpunkte der Protokollführung entsprechend den erforderlichen Ordner- und Dateistrukturen während einer Konferenz mit mehreren Beratungsebenen sowie eine praktische Einweisung in das technische Equipment (Laptop, PC, Bildschirme, Netzwerktechnik) zu erfolgen.
Die Schulungsteilnehmenden sollen mit dem Werdegang einer Datei vom Entwurf über die Zwischenberatungsstände bis hin zum Abschluss im Ergebnisprotokoll vertraut gemacht werden. Sie sollen nach der Schulung sicher in MS-Word mit Formatvorlagen, Textbausteinen und dem Änderungsmodus arbeiten können. Zudem sollen sie in einem Rollenspiel an den unterschiedlichen Arbeitsplätzen den Werdegang der Dateien praktisch kennenlernen und sicher anwenden können.
Die für die Schulung erforderliche Ausstattung (pro zwei Personen ein Laptop mit entsprechender Software und Übungsmaterial) ist vom Auftragnehmer zu stellen. Ein Beamer sowie Internetzugang stehen im Schulungsraum zur Verfügung.
Die Schulung soll im HMFG, in Wiesbaden, erfolgen. Ggf. kann diese, nach Rücksprache mit dem Auftraggeber, auch digital durchgeführt werden.
Nach Auftragserteilung ist in Abstimmung mit dem Auftraggeber die Schulung im Zeitraum im Januar oder Februar 2027 durchzuführen.
Konferenzen
AOLG
Termin im Frühjahr: 10. und 11. März 2027
Tagungsort: noch nicht festgelegt
Termin im Herbst: 10. und 11. November 2027
Tagungsort: noch nicht festgelegt
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3 Beschreibung der Leistung Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Nachfolgende Angaben gelten für beide Konferenzen:
Teilnehmende: ca. 35 Personen
Begleitet wird die Gesundheitsministerkonferenz durch die Konferenz der
Abteilungsleiter der obersten Landesgesundheitsbehörden (AOLG), der die
Abteilungsleiterinnen und -leiter der jeweiligen für den Bereich Gesundheit
federführend zuständigen Ministerien bzw. Senatsverwaltungen angehören.
Die technische Ausstattung ist für folgende Bereiche erforderlich (räumlich
getrennt):
Tagungsbüro bestehend aus Schreib- und Druckbüro
Konferenzraum
Tagungsbüro
Das Tagungsbüro stellt die Servicestelle für die Tagung dar. Von hier aus müssen,
über die entsprechende Hard- und Software, der Zugriff auf das Funktionspostfach
der GMK sowie der Zugang zum Internet gewährleistet sein. Bei Bedarf muss es
möglich sein, Dokumente EDV-gestützt zu erstellen und auszudrucken sowie
Dokumente aufgrund von papierhaften Vorlagen zu vervielfältigen. Das Tagungsbüro
wird räumlich getrennt vom Konferenzraum eingerichtet.
Benötigte Ausstattung im Einzelnen:
Vier PC/Laptop Arbeitsplätze als vernetzte Arbeitsplätze (per Server oder
NAS-System) (ab Windows 10), MS-Office-Software (ab MS-Office 2016),
USB- Zugang und Internetzugang mit mindestens 19 Zoll-Monitoren.
ein Laserfarbdrucker
ein digitales Kopiergerät s/w mit Originaleinzug (30 Seiten pro Minute),
Finisher mit Heft-, Sortier- und Stapelfunktion für die Ablage von 3.000
Kopien, Duplex-funktion für beidseitige Kopien inkl. Lochung und Heftung,
unterschiedliche Papiersorten sollten auf Kassetten aufgeteilt werden können,
netzwerkfähig
Tonübertragung aus dem Konferenzraum in die Geschäftsstelle im
Tagungsbüro
Papier
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 3 Beschreibung der Leistung
Für die Erstellung von Protokollen und Anträgen wird Papier in
verschiedenen Farben benötigt. Die Bereitstellung des Papiers hat in
Kommission durch den Auftragnehmer zu erfolgen.
Kopierpapier 80 g/m², DIN A 4, FSC-zertifiziert [ISO 2470, Weißgrad 90 %]
Konferenzraum
Im Konferenzraum findet die Hauptkonferenz statt. Alle
Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer müssen zeitgleich die Protokollierung auf
den Leinwänden und Bildschirmen verfolgen können. Eine reibungslose akustische
Verständigung der Tagungsteilnehmerinnen und -teilnehmer muss gewährleistet
sein. Die Beschlüsse werden von zwei Personen protokolliert.
Benötigte Ausstattung im Einzelnen:
zwei Laptops mit MS-Office Software (ab MS-Office 2016) mit separater
Tastatur und Maus, Betriebssystem Windows 11, mit
Projektionsmöglichkeit durch Umschalter
acht Flachbildschirme 55“, die vor den Konferenzteilnehmern auf dem
Boden stehen (je nach Größe und Teilnehmerzahl)
professionelle Mikrofonanlage mit 20 Sprechstellen, rückkopplungsarm/
funkentstört, Beschallungssystem der Raumgröße angepasst,
Mittschnitteinrichtung für digitale Aufnahme sowie Konferenzmischpult und
Präsidiumssprechstelle
komplette Verkabelung der technischen Geräte
Stromverkabelung der Laptops bzw. der technischen Geräte der
Tagungsteilnehmerinnen und -teilnehmer (Steckdosenring)
Amtschefkonferenz
Termin: 12. und 13. Mai 2027 Tagungsort: noch nicht festgelegt
Die zweitägige Konferenz beginnt am Mittwoch, 12. Mai 2027, voraussichtlich zwischen 12 Uhr und 13 Uhr, und endet am Donnerstag, 13. Mai 2027, um ca. 14 Uhr.
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3 Beschreibung der Leistung Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Der gesamte Aufbau der technischen Ausstattung hat bereits am Vortag, 11. Mai 2027, zu erfolgen und ist mit einem positiven Funktionstest abzuschließen. Der Abbau hat unmittelbar nach Konferenzende am 13. Mai 2027 zu erfolgen.
Veranstaltungsräume
Nachfolgend werden die Funktionen der Veranstaltungsräume und die jeweils benötigte Ausstattung beschrieben. Hinsichtlich der aufgeführten Veranstaltungsräume kann es noch zu Änderungen kommen.
Empfang/Begrüßung
mobiles Beschallungssystem mit Drahtlosmikrofon für Begrüßung
Tagungsbüro
Das Tagungsbüro stellt die Servicestelle für die Konferenz dar. Von hier aus muss, über die entsprechende Hard- und Software, der Zugriff auf das GMK- Funktionspostfach, die GMK-Homepage, die Konferenzcloud sowie der Zugang zum Internet gewährleistet sein. Es muss möglich sein, Dokumente EDV-gestützt zu erstellen, auszudrucken sowie Dokumente aufgrund von papierhaften Vorlagen zu vervielfältigen.
Es wird folgende Ausstattung benötigt: vier PCs mit 19 Zoll Monitoren als vernetzte Schreibplätze eingerichtet, ab Windows 10, MS-Office-Software (ab Word 2016, etc.) mit Internetzugang und Einbindung der Druck- bzw. Kopiersysteme (per Server oder NAS-System) sowie jeweils mit mind. einem Zugang für eigene virengeprüfte USB-Sticks ein Laserdrucker s/w (mind. 20 Seiten pro Minute), vernetzt mit Server oder NAS-System ein Laserdrucker Farbe (mind. 15 Seiten pro Minute), Scanner, vernetzt mit Server oder NAS-System Tonübertragung aus dem Plenum zum Mithören ein netzwerkfähiges digitales Multifunktionsgerät (Kopierer/Drucker) farbig mit Originaleinzug (40-50 Seiten pro Minute), Finisher mit Heft-, Sortier- und Stapelfunktion für eine Ablage von 3.000 Kopien, Duplexfunktion für beidseitige Kopien inkl. Lochung und Heftung, unterschiedliche Papiersorten sollten auf Kassetten aufgeteilt werden können
Hauptkonferenzsaal/Vorbesprechungssaal der A-Länder
Im großen Konferenzsaal findet das Plenum der ACK sowie die Vorbesprechung der A-Länder statt. Eine Bestuhlung ist voraussichtlich in U-/Karree-Form für ca. 50 Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer angedacht. Eventuell erfordern die räumlichen Bedingungen die Stellung eines Innenblocks sowie einer 2. Reihe.
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 3 Beschreibung der Leistung
Es wird folgende Ausstattung benötigt: zwei Notebooks mind. 15 Zoll mit MS-Office-Software (ab Word 2016, etc.) mit separater Tastatur und Maus, Betriebssystem ab Windows 10, mit Projektionsmöglichkeit durch Umschalter Bodenprojektion mit zehn bis zwölf Flachbildschirmen 55 Zoll vor den Konferenzteilnehmenden Ein bis zwei Bildschirm-Monitore vor dem Sitz der Konferenzleitung professionelle Mikrofonanlage/Konferenzsystem mit 20 bis 30 Sprechstellen, rückkopplungsarm/ funkentstört bei Bedarf Bereitstellung weiterer Sprecherstellen (optional) Beschallungssystem der Raumgröße angepasst Mitschnitteinrichtungen für Aufnahme (Erstellung, Mittschnitt, Audiodatei auf USB-Stick) und Tonübertragung vom Konferenzsaal in das Tagungsbüro komplette Verkabelung der technischen Geräte Stromverkabelung der Notebooks bzw. der technischen Geräte der Tagungsteilnehmer
Vorbesprechungssaal der B-Länder
In diesem Saal findet die Vorbesprechung der B-Ländergruppe statt. Es erfolgt voraussichtlich eine Bestuhlung in Blocktafel-Form. Es wird folgende Ausstattung benötigt:
zwei Notebooks mind. 15 Zoll mit MS-Office-Software (ab Word 2016, etc.) mit separater Tastatur und Maus, Betriebssystem Windows 10, mit Projektionsmöglichkeit durch Umschalter ein Beamer und eine Leinwand (Gestell) ein Bildschirm-Monitor vor dem Sitz der Konferenzleitung (optional) professionelle Mikrofonanlage/Konferenzsystem mit 5 Sprechstellen, rückkopplungsarm/ funkentstört (optional) Beschallungssystem der Raumgröße angepasst (optional) komplette Verkabelung der technischen Geräte Stromverkabelung der Notebooks bzw. der technischen Geräte der Tagungsteilnehmer
Gesundheitsministerkonferenz
Termin: 2. und 3. Juni 2027 Tagungsort: voraussichtlich Maritim Hotel am Schlossgarten Fulda Pauluspromenade 2 36037 Fulda
Leistungsbeschreibung / Z6-06/2024 Vergabenummer: VG-3000-2026-0068 9
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3 Beschreibung der Leistung Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Die zweitägige Konferenz beginnt am Mittwoch, 2. Juni 2027, voraussichtlich zwischen 12 und 13 Uhr, und endet am Donnerstag, 3. Juni 2027, um ca. 14 Uhr. Der gesamte Aufbau der technischen Ausstattung hat bereits am Vortag, 1. Juni 2027, zu erfolgen und ist mit einem positiven Funktionstest abzuschließen. Der Abbau hat unmittelbar nach Konferenzende, am 3. Juni 2027, zu erfolgen.
Veranstaltungsräume
Nachfolgend werden die Funktionen der Veranstaltungsräume und die jeweils benötigte Ausstattung beschrieben. Hinsichtlich der aufgeführten Veranstaltungsräume kann es noch zu Änderungen kommen.
Empfang/Begrüßung
mobiles Beschallungssystem mit Drahtlosmikrofon für Begrüßungsansprache jeweils am 2. Juni sowie 3. Juni 2027
Tagungsbüro Das Tagungsbüro stellt die Servicestelle für die Konferenz dar. Von hier aus müssen, über die entsprechende Hard- und Software, der Zugriff auf das Funktionspostfach der GMK, die GMK-Homepage, die Konferenzcloud sowie der Zugang zum Internet gewährleistet sein. Es muss möglich sein, Dokumente EDV-gestützt zu erstellen und auszudrucken sowie Dokumente aufgrund von papierhaften Vorlagen zu vervielfältigen.
Es wird folgende Ausstattung benötigt:
vier PCs mit 19 Zoll-Monitoren als vernetzte Schreibplätze eingerichtet, Windows 10, MS-Office-Software (ab Word 2016 etc.) mit Internetzugang und Einbindung der Druck- bzw. Kopiersysteme (per Server oder NAS-System) sowie jeweils mit mind. einem USP-Zugang für eigene virengeprüfte USB- Sticks ein Laserdrucker s/w (mind. 20 Seiten pro Minute), vernetzt mit Server oder NAS-System ein Laserdrucker Farbe (mind. 15 Seiten pro Minute), Scanner, vernetzt mit Server oder NAS-System Tonübertragung aus dem Plenum zum Mithören zwei netzwerkfähige digitale Multifunktionsgeräte (Kopierer/Drucker) – farbig – mit Originaleinzug (40 bis 50 Seiten pro Minute), Finisher mit Heft-, Sortier- und Stapelfunktion für eine Ablage von 3.000 Kopien, Duplexfunktion für beidseitige Kopien inkl. Lochung und Heftung, unterschiedliche Papiersorten sollten auf Kassetten aufgeteilt werden können zwei Notebooks mind. 15 Zoll mit Schwarz-Weiß/Farbdrucker für Tagungsbüro (optional)
Leistungsbeschreibung / Z6-06-2024 Vergabenummer: VG-3000-2026-0068 10
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 3 Beschreibung der Leistung
Hauptkonferenzsaal/Vorbesprechungssaal der A-Länder
Im großen Konferenzsaal finden das Plenum der GMK sowie die Vorbesprechungen der A-Länder statt. Es erfolgt eine Bestuhlung in U-/Karree-Form für ca. 50 Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer. Eventuell erfordern die räumlichen Bedingungen und die konkrete Anzahl der Teilnehmenden die Stellung einer 2. Reihe.
Es wird folgende Ausstattung benötigt:
zwei Notebooks mind. 15 Zoll mit MS-Office-Software (ab Word 2016 etc.) mit separater Tastatur und Maus, Betriebssystem ab Windows 10, mit Projektionsmöglichkeit durch Umschalter Bodenprojektion mit 12-14 Flachbildschirmen 55 Zoll vor den Konferenzteilnehmenden Ein bis zwei Bildschirm-Monitore vor dem Sitz der Konferenzleitung professionelle Mikrofonanlage/Konferenzsystem mit 30 Sprechstellen, rückkopplungsarm/ funkentstört bei Bedarf Bereitstellung weiterer Sprechstellen (optional) Beschallungssystem der Raumgröße angepasst Mitschnitteinrichtungen für Aufnahme (Erstellung, Mittschnitt, Audiodatei auf USB-Stick) und Tonübertragung vom Konferenzsaal in das Tagungsbüro komplette Verkabelung der technischen Geräte Stromverkabelung der Notebooks bzw. der technischen Geräte der Tagungsteilnehmer
Vorbesprechungssaal der B-Länder
Im Salon Ulm finden voraussichtlich die Vorbesprechungen der B-Ländergruppe statt. Es erfolgt eine Bestuhlung in U- oder Blockform.
Es wird folgende Ausstattung benötigt:
zwei Notebooks mind. 15 Zoll mit MS-Office-Software (ab Word 2016 etc.) mit separater Tastatur und Maus, Betriebssystem ab Windows 10, mit Projektionsmöglichkeit durch Umschalter ein Bildschirm-Monitor vor dem Sitz der Konferenzleitung ein Beamer und eine Leinwand (Gestell) professionelle Mikrofonanlage/Konferenzsystem mit zehn Sprechstellen, rückkopplungsarm/ funkentstört Beschallungssystem der Raumgröße angepasst komplette Verkabelung der technischen Geräte Stromverkabelung der Notebooks bzw. der technischen Geräte der Tagungsteilnehmer
Leistungsbeschreibung / Z6-06/2024 Vergabenummer: VG-3000-2026-0068 11
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3 Beschreibung der Leistung Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Pressekonferenz
Beschallungssystem der Raumgröße angepasst zwei Drahtlosmikrofone mit Handsendern für Presseanfragen vier bis fünf Tischmikrofone für Präsidium komplette Verkabelung der technischen Geräte
Eventuelle Sonder-Konferenzen der ACK/GMK (optional)
Bei entsprechendem Anlass sind themenbezogen weitere zumeist eintägige Sonderkonferenzen möglich. Diese sollen vorrangig als Digitalveranstaltung durchgeführt werden. Seitens der Teilnehmenden kann aber auch der ausdrückliche Wunsch zur Durchführung einer Präsenzveranstaltung bestehen. Dies wird im Vorfeld der jeweiligen Sonderkonferenz durch den Auftraggeber geklärt. Der konkrete Veranstaltungsort wird jeweils vorher rechtzeitig dem Auftragnehmer mitgeteilt.
Sonder-Konferenz als Digitalveranstaltung (optional)
Für die Durchführung der Digitalveranstaltung ist eine sichere softwarebasierte Plattform zur Durchführung von Video- und Audiokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmern bereitzustellen. Für den Austausch von digitalen Dokumenten zwischen den Konferenzteilnehmenden ist außerdem ein geschützter Raum bereitzustellen. Zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Digitalveranstaltung wird ein Tagungsbüro und ein Konferenzraum für das GMK- Vorsitzland zur Moderation des Plenums eingerichtet. Nachfolgend wird die jeweils dafür benötigte Ausstattung beschrieben.
Tagungsbüro (optional)
Das Tagungsbüro stellt die Servicestelle für die Konferenz dar. Von hier aus müssen, über die entsprechende Hard- und Software, der Zugriff auf das Funktionspostfach der GMK, die GMK-Homepage, die Konferenzcloud sowie der Zugang zum Internet gewährleistet sein. Es muss möglich sein Dokumente EDV-gestützt zu erstellen und auszudrucken.
Es wird folgende Ausstattung benötigt:
zwei PCs mit 19 Zoll Monitoren als Schreibplätze eingerichtet, ab Windows 10, MS-Office-Soft-ware (ab Word 2016 etc.) ein Laserdrucker Farbe (20 bis 25 Seiten pro Minute), Scanner, vernetzt mit Server oder NAS-System komplette Verkabelung der technischen Geräte
Leistungsbeschreibung / Z6-06-2024 Vergabenummer: VG-3000-2026-0068 12
[Seite 13]
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 3 Beschreibung der Leistung
Konferenzraum für das GMK-Vorsitzland (optional)
Vom Konferenzraum aus moderiert und protokolliert das GMK-Vorsitzland das Plenum der digitalen Sonderkonferenz.
Es wird folgende Ausstattung benötigt:
zwei Notebooks mind. 15 Zoll mit MS-Office-Software (ab Word 2016 etc.) mit separater Tastatur und Maus, Betriebssystem ab Windows 10 ein Bildschirm-Monitor vor dem Sitz der Konferenzleitung zur Verfolgung der Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer sowie des Konferenzchats professionelle Mikrofonanlage/Konferenzsystem mit zwei Sprechstellen, rückkopplungsarm/ funkentstört komplette Verkabelung der technischen Geräte Tonübertragung vom Konferenzraum in das Tagungsbüro
Sonderkonferenz als Präsenzveranstaltung (optional)
Für die Durchführung der Präsenzveranstaltung wird ein Tagungsbüro und Kopierraum sowie ein Konferenzsaal für das Plenum der Sonder-GMK eingerichtet. Nachfolgend wird die jeweils benötigte Ausstattung beschrieben.
Tagungsbüro (optional)
Das Tagungsbüro stellt die Servicestelle für die Konferenz dar. Von hier aus
müssen, über die entsprechende Hard- und Software, der Zugriff auf das
Funktionspostfach der GMK, die GMK-Homepage, die Konferenzcloud sowie der
Zugang zum Internet gewährleistet sein. Es muss möglich sein, Dokumente EDV-
gestützt zu erstellen und auszudrucken sowie Dokumente aufgrund von papierhaften
Vorlagen zu vervielfältigen.
Es wird folgende Ausstattung benötigt:
zwei PCs mit 19 Zoll Monitoren als vernetzte Schreibplätze eingerichtet, ab
Windows 10, MS-Office-Software (ab Word 2016 etc.)
ein Laserdrucker s/w (mind. 20 Seiten pro Minute), vernetzt mit Server oder
NAS-System
Leistungsbeschreibung / Z6-06/2024 Vergabenummer: VG-3000-2026-0068 13
[Seite 14]
3 Beschreibung der Leistung Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
ein Laserdrucker Farbe (mind. 15 Seiten pro Minute), Scanner, vernetzt mit
Server oder NAS-System
Tonübertragung aus dem Plenum zum Mithören
ein Farbkopierer mit Originaleinzug (40 bis 50 Seiten pro Minute), Finisher mit
Heft-, Sortier- und Stapelfunktion für eine Ablage von 3.000 Kopien,
Duplexfunktion für beidseitige Kopien inkl. Lochung und Heftung,
unterschiedliche Papiersorten sollten auf Kassetten aufgeteilt werden können,
netzwerkfähig
komplette Verkabelung der technischen Geräte
5.2.3 Konferenzsaal für Sonder-GMK sowie Pressekonferenz (optional)
zwei Notebooks mit MS-Office-Software (ab Word 2016 etc.) mit separater
Tastatur und Maus, Betriebssystem ab Windows 10, mit
Projektionsmöglichkeit durch Umschalter
Bodenprojektion mit 12 bis 14 Flachbildschirmen 55 Zoll vor den
Konferenzteilnehmenden
Ein bis zwei Bildschirm-Monitore vor dem Sitz der Konferenzleitung
professionelle Mikrofonanlage/Konferenzsystem mit 30 Sprechstellen,
rückkopplungsarm/ funkentstört
bei Bedarf Bereitstellung weiterer Sprechstellen
Beschallungssystem der Raumgröße angepasst
Mitschnitteinrichtungen für Aufnahme (Erstellung, Mittschnitt, Audiodatei auf
USB-Stick) und Tonübertragung vom Konferenzsaal in das Tagungsbüro
komplette Verkabelung der technischen Geräte
Stromverkabelung der Notebooks bzw. der technischen Geräte der
Tagungsteilnehmer
5.2.4 Pressekonferenz (optional)
Beschallungssystem der Raumgröße angepasst
zwei Drahtlosmikrofone mit Handsendern für Presseanfragen
vier bis fünf Tischmikrofone für Präsidium
Leistungsbeschreibung / Z6-06-2024 Vergabenummer: VG-3000-2026-0068 14
[Seite 15]
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 3 Beschreibung der Leistung
Pressesplitter als Mitschnittmöglichkeit für die Presse
komplette Verkabelung der technischen Geräte
Leistungsbeschreibung / Z6-06/2024 Vergabenummer: VG-3000-2026-0068 15