1063-2026_Ausschreibungsbestimmungen.pdf

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Hessisches Ministerium für Familie, Senioren, Sport, Gesundheit und Pflege

Ausschreibungsbestimmungen

Vergabenummer: VG-3000-2026-0068

Eingangs-Nummer: 1063-2026

Beschaffung von: Ausstattung mit Konferenz- und

Tagungstechnik

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Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Bestimmungen............................................................................................ 4

Vergabebestimmungen .................................................................................................. 4

Vertraulichkeit .................................................................................................................. 4

Informationen zur Vergabestelle ....................................................................................... 4 2.2.1 Vergabestelle/Ansprechperson für Verfahrensfragen ........................................... 4 2.2.2 Vertragspartner .................................................................................................... 5

Fristenangaben ................................................................................................................ 5 2.3.1 Fristen für Fragen zum Vergabeverfahren ............................................................ 5 2.3.2 Frist zur Angebotsabgabe .................................................................................... 6 2.3.3 Bindefrist .............................................................................................................. 6

Form der Angebote und deren Einreichung ...................................................................... 6

Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote ........................................... 8

Vollständigkeit .................................................................................................................. 9

Nebenangebote /Änderungsvorschläge ............................................................................ 9

Vergütung/Kostenerstattung für die Erstellung der Angebote ........................................... 9

Generalunternehmerschaft und Unteraufträge ............................................................... 10 2.9.1 Generalunternehmerschaft ................................................................................. 10 2.9.2 Unteraufträge ..................................................................................................... 10

Schutzrechte .................................................................................................................. 11

Sprache .......................................................................................................................... 11

Nachfordern von Erklärungen und Nachweisen .............................................................. 12

Fahrt- und Reisekosten sowie sonstige Nebenleistungen ............................................... 12

Wettbewerbsbeschränkende Absprachen ...................................................................... 12

Unterrichtungspflicht ....................................................................................................... 13

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Unternehmensdaten ....................................................................................................... 13

Angebotswertung ......................................................................................................... 13

Zuschlagskriterien und deren Gewichtung ...................................................................... 14

Erforderliche Erklärungen und Nachweise ...................................................................... 15 3.2.1 Verpflichtungserklärung (nur bei geplantem Unterauftragnehmereinsatz) .......... 15 3.2.2 Auskunft aus dem Wettbewerbsregister ............................................................. 16 3.2.3 Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn ...................................... 16

Nichtvorliegen von Ausschlussgründen .......................................................................... 16 3.3.1 Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ............... 16 3.3.2 Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ................ 17

Eignungskriterien und deren Prüfung ............................................................................. 17 3.4.1 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit .................................................... 18

Prüfung der Angemessenheit der Preise ........................................................................ 19

Vertragliche Grundlagen .............................................................................................. 19

Abschließende Liste über vor Zuschlagserteilung einzureichende Unterlagen ...... 21

Erklärung des Bieters .................................................................................................. 22

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Allgemeine Bestimmungen

Das Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

(HZD), schreibt die in der Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren VG-3000-

2026-0068 beschriebene Leistung nach den Bestimmungen der Unterschwellenverga-

beverordnung (UVgO) sowie des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes

(HVTG) aus.

Vergabebestimmungen

Vertraulichkeit

Alle Unterlagen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur zur Erstellung des Ange-

bots verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die aus-

drückliche Genehmigung der Vergabestelle nicht statthaft. Eine Weitergabe der Unter-

lagen an Dritte bedarf der Zustimmung der Vergabestelle. Dritte in diesem Sinne sind

keine Unterauftragnehmer und keine Bietergemeinschaftsmitglieder. Der Bieter hat

auch nach Beendigung der Angebotsphase über die ihm bekannt gewordenen Interna

des Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Bei Verzicht auf eine Angebotsab-

gabe sind alle Unterlagen zu vernichten und zu löschen.

Informationen zur Vergabestelle

Das Land Hessen, vertreten durch die HZD, vergibt die nachfolgend beschriebene

Leistung nach der „Verfahrensverordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und

Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabe-

ordnung – UvgO) Ausgabe 2017, in der Fassung der Bekanntmachung vom

02.02.2017 (BAnz. AT 07.02.2017 B1).

2.2.1 Vergabestelle/Ansprechperson für Verfahrensfragen

Vergabestelle:

Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Vergabenummer: VG-3000-2026-0068

Eingangs-Nummer: 1063-2026

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Ansprechperson:

Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Stefan Kaiser

Fax: +49 (611) 340 1150

E-Mail: stefan.kaiser@hzd.hessen.de

2.2.2 Vertragspartner

Vertragspartner für den abzuschließenden Vertrag ist das Land Hessen, vertreten

durch das:

Hessische Ministerium für Familie, Senioren, Sport, Gesundheit und Pflege

Sonnenberger Straße 2/2a

65193 Wiesbaden

Fristenangaben

2.3.1 Fristen für Fragen zum Vergabeverfahren

Zusätzliche Auskünfte werden von der Vergabestelle auf rechtzeitige, bieterseitige

Auskunftsbegehren (= Bieterfragen) erteilt.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ansicht des Bieters Unklarheiten, so hat er die

Vergabestelle unverzüglich und ausschließlich elektronisch, d.h. über das sog. „AI-Bie-

tercockpit“, darauf hinzuweisen. Eine (fern-)mündliche, schriftliche, per Telefax oder

per E-Mail erfolgende Kontaktaufnahme ist, soweit sie die Vergabeunterlagen oder die

Angebote betrifft, nicht gestattet.

Solche Hinweise bzw. erbetene zusätzliche Auskünfte sind mittels des Vordrucks für

Bieterfragen (Datei „Vordruck_Bieterfragen“) bis spätestens zum

15.10.2026, 10:00 Uhr

an die Vergabestelle zu richten. Erbetene zusätzliche Auskünfte bzw. Hinweise, die der

Vergabestelle nicht rechtzeitig elektronisch über das „AI-Bietercockpit“ vorliegen, kön-

nen auf Grund der Gleichbehandlung aller Bieter und der Transparenz dieses Verga-

beverfahrens grundsätzlich nicht mehr beantwortet bzw. erteilt werden. Ausnahmen

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hiervon werden – unter Wahrung des Gleichbehandlungsgrundsatzes – nur in begrün-

deten Ausnahmefällen gewährt.

Die erbetenen zusätzlichen Auskünfte werden allen Bietern mit Frage und Antwort ano-

nymisiert auf der E-Vergabeplattform des Landes Hessen

(https://vergabe.hessen.de) zum Herunterladen zur Verfügung gestellt und sind von

den Bietern bei der Erstellung ihres Angebots zugrunde zu legen. Registrierte Bieter

werden über die E-Vergabeplattform des Landes Hessen über zusätzliche Auskünfte

und beantwortete Bieterfragen per E-Mail informiert.

2.3.2 Frist zur Angebotsabgabe

Das Angebot ist über die Vergabeplattform des Landes Hessen bis zum

22.10.2026 - 10:00 Uhr

form- und fristgerecht einzureichen.

Angebote, die nicht fristgerecht eingegangen sind, werden ausgeschlossen, es sei

denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten.

2.3.3 Bindefrist

Die Gültigkeit des jeweiligen Angebotes (Bindefrist) hat sich bis zum 11.12.2026 zu

erstrecken.

Form der Angebote und deren Einreichung

In diesem Vergabeverfahren ist ausschließlich die Abgabe digitaler Angebote zugelas-

sen. Digitale Angebote sind in Textform nach § 126b BGB einzureichen (§ 38 UVgO).

Sie müssen nicht mit einer elektronischen Signatur oder einem elektronischen Siegel

nach § 38 Abs.6 UVgO versehen sein. Die Abgabe von Angeboten in Papierform ist

ausgeschlossen. Ebenso ist die Abgabe von Angeboten auf einem Datenträger (z.B.

USB-Sticks, CD-ROM), per E-Mail oder Telefax unzulässig.

Alle eingereichten Dokumente müssen in einem gängigen, frei lesbaren Format (z. B.

PDF/A, DOCX, XLSX) vorliegen. Die Dateien dürfen keinen Passwortschutz aufweisen

und dürfen keine zusätzlichen Zugriffsbeschränkungen (z. B. die Notwendigkeit eines

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Microsoft-Kontos oder spezieller Software) enthalten. Dokumente, die sich aufgrund

einer solchen Beschränkung nicht öffnen bzw. lesen lassen, werden als nicht einge-

reicht gewertet, was im Einzelfall zum Ausschluss des gesamten Angebotes führen

kann.

Das digitale Angebot muss bis zu dem in Ziffer 2.3.2 angegebenen Schlusstermin für

den Eingang der Angebote hinterlegt sein.

Voraussetzung für die Abgabe eines digitalen Angebots ist die Registrierung auf der E-

Vergabeplattform des Landes Hessen. Das Angebot ist elektronisch über die E-Verga-

beplattform des Landes Hessen mittels der dort bereitgestellten Software „AI Bieter-

cockpit“ zu übermitteln. Sämtliche Informationen zu dem Vergabeverfahren (Bekannt-

machungsinformationen, Vergabeunterlagen, Bieterkommunikation) sind auf der E-

Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) verfügbar.

Die Software „AI Bietercockpit“ verschlüsselt das Angebot und ermöglicht die elektro-

nische Übersendung an die in der Software voreingestellten Adresse. Sämtliche zu

einem Angebot bzw. Los gehörenden Dokumente sind in einem Sendevorgang zu der

E-Vergabeplattform des Landes Hessen zu übertragen. Nach dem Eingang des Ange-

bots wird dieses mit einem elektronischen Zeitstempel versehen und bis zum Ende der

Angebotsfrist verschlüsselt gehalten. Nach der Absendung des Angebots erhalten Bie-

ter eine elektronische Eingangsbestätigung, die neben dem Eingangszeitpunkt auch

eine eindeutige Kennzeichnung enthält. Dadurch wird die technische Identifizierung

des jeweiligen Angebots sichergestellt.

Angebote, die nicht in der vorstehend beschriebenen elektronischen Form ein-

gehen, werden zwingend von der Wertung ausgeschlossen,

§ 42 Abs.1 Nr. 1 UVgO.

Eine Anleitung und die Systemvoraussetzungen der E-Vergabeplattform und dem AI-

Bietercockpit entnehmen Sie bitte nachfolgendem Link:

https://vergabe.hessen.de/NetServer/index.jsp?function=Generic&Page=soft-

ware.jsp

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Bei Fragen und technischen Problemen mit der Vergabeplattform, der Registrierung

oder der Anmeldung (z.B. Inhalten der Plattform, Anzeige von Ausschreibungen, Er-

reichbarkeit der Plattform, Fehler bei Registrierung oder Anmeldung, Herunterladen

von Unterlagen) wenden Sie sich bitte an den IT-Service-Desk der Hessischen

Zentrale für Datenverarbeitung.

Spezielle Fragen zur Software AI Bietercockpit richten Sie bitte an den Support des

Software-Herstellers Administration Intelligence AG.

Die Kontaktdaten von IT-Service-Desk und Administration Intelligence finden Sie un-

ter:

https://vergabe.hessen.de/NetServer/index.jsp?function=Generic&Page=kontakt.jsp

Nachfolgend sind Informationen zu einigen Dokumenten aufgeführt, bei denen

Besonderheiten zu beachten sind:

Bei der Abgabe des digitalen Angebotes hat der Bieter die Datei „PREIS-

BLATT_ZUM_ANGEBOTSSCHREIBEN.aiform“ auf der E-Vergabeplattform zu nut-

zen. Darin ist die Person des Erklärenden zu nennen.

Die unter Ziffer 6 aufgeführten Unterlagen sind vollständig ausgefüllt mit dem digitalen

Angebot einzureichen und sind ohne Unterschrift rechtsgültig.

Mit der Einreichung in Textform nach § 126b BGB gelten die Unterlagen als unter-

schrieben. Die Unterlagen sind elektronisch ausfüllbar. Eventuell enthaltene Eintra-

gungsmöglichkeiten für eigenhändige Unterschriften und Firmenstempel sind nicht zu

befüllen. In die eventuell vorhandenen Unterschriftenfelder ist der Name des Erklären-

den (§ 126b BGB) einzutragen.

Eine abschließende Liste der bis zur Zuschlagserteilung einzureichenden Doku-

mente findet sich unter Ziffer 6.

Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote

Angebote können bis zum Ende der Angebotsfrist über das AI-Bietercockpit berichtigt,

geändert oder zurückgezogen werden. Eine Berichtigung, Änderung oder Rücknahme

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eines Angebotes per E-Mail oder Telefax ist nicht möglich. Änderungen oder Ergän-

zungen von Angeboten, die nach Ablauf der Angebotsfrist über das AI-Bietercockpit

eingehen, werden nicht berücksichtigt.

Soweit der Bieter Änderungen in seinen Angebotsunterlagen vorgenommen hat, müs-

sen diese zweifelsfrei und als solche erkennbar sein. Änderungen an den Vergabeun-

terlagen (z.B. Leistungsbeschreibung) sind unzulässig.

Vollständigkeit

Das Angebot muss vollständig sein. Alle geforderten Leistungsmerkmale müssen an-

geboten werden und in der Preiszusammenstellung enthalten sein. Hierzu zählen auch

die als optional angeforderten Leistungen. Alle Nebenkosten, die bei der Abwicklung

des Auftrags entstehen, müssen in der Preiskalkulation berücksichtigt sein.

Sollte diese Leistungsbeschreibung nicht vollständig sein, so sind alle fehlenden

Punkte aufzuzeigen und dem Auftraggeber umgehend vor Ablauf der Angebotsfrist

über das AI-Bietercockpit mitzuteilen.

Nebenangebote /Änderungsvorschläge

Nebenangebote / Änderungsvorschläge und mehr als ein Hauptangebot sind nicht zu-

gelassen.

Vergütung/Kostenerstattung für die Erstellung der Ange-

bote

Für die Erstellung des Angebotes und die Beteiligung am Verfahren wird keine Vergü-

tung gewährt. Mit Abgabe des Angebotes verzichten die Bieter auf die Geltendma-

chung entstandener sowie eventuell entstehender Kosten für die Erstellung des Ange-

bots und die Beteiligung am Verfahren. Dies gilt auch im Fall einer Aufhebung.

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Generalunternehmerschaft und Unteraufträge

2.9.1 Generalunternehmerschaft

Die Gesamtverantwortung liegt beim Bieter. Sollte es erforderlich sein, einzelne Kom-

ponenten von Dritten zu beziehen, hat dennoch der Bieter die Gesamtverantwortung

für die Bereitstellung der Produkte.

Werden Dienstleistungen seitens des Bieters durch Dritte durchgeführt, so ist der Bieter

für diese ebenso verantwortlich wie für eigenes Personal.

2.9.2 Unteraufträge

Beabsichtigt der Bieter, Teile von Leistungen durch Unterauftragnehmer ausführen zu

lassen, hat er alle zur Leistungserbringung vorgesehenen Unterauftragnehmer mit Na-

men und Anschrift im Angebot zu benennen. Mit dem Angebot ist außerdem anzuge-

ben, für welche Teile der Leistung und in welchem Umfang der Einsatz von Unterauf-

tragnehmern vorgesehen ist. Der Nachweis erfolgt anhand der Verpflichtungserklärung

„235_Verzeichnis_Leistungen anderer Unternehmen“.

Dabei ist sicherzustellen, dass dies mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung

vereinbart werden kann. Zu diesem Zweck muss dem Auftraggeber durch eine Ver-

pflichtungserklärung „236_Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“ der Unter-

auftragnehmer nachgewiesen werden, dass die erforderlichen Mittel bei Erfüllung des

Auftrags zur Verfügung stehen.

Die Verpflichtungserklärung ist vom Bieter zusammen mit dem Angebot einzureichen.

Der Bieter hat für alle von ihm benannten Unterauftragnehmer die Eignung, Fachkunde

und Leistungsfähigkeit nachzuweisen. Alle geforderten Eignungsnachweise sind vom

Bieter auch für den Unterauftragnehmer vorzulegen.

Die Einschaltung weiterer Unterauftragnehmer als der im Angebot benannten bedarf

der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers (unter anderem durch Vor-

lage von Eignungsunterlagen). Der Bieter muss sicherstellen, dass ein Unterauftrag-

nehmer die Leistungen nicht seinerseits ohne vorherige schriftliche Zustimmung des

Auftraggebers weiter vergibt.

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Auf die Begrenzung des Einsatzes von Unterauftragnehmers nach § 5 Abs. 1 HVTG

wird hingewiesen.

Schutzrechte

Der Bieter hat anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutz-

rechte bestehen oder von dem Bieter oder anderen beantragt sind. Der Bieter hat stets

anzugeben, wenn er erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines

gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten.

Unter Bezug auf die gesetzliche Regelung des Gesetzes gegen Wettbewerbsbe-

schränkungen (GWB) besteht daher die Möglichkeit in den Angebotsunterlagen Fabri-

kations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse als solche deutlich zu kennzeichnen.

Fehlt eine solche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung zur Einsichtnahme i.S.

des § 165 Abs.3 GWB auszugehen.

Sprache

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Sollten einzelne Anlagen zum An-

gebot dem Bieter im Original nur in englischer Sprache zur Verfügung stehen, ist er

berechtigt, diese in englischer Sprache vorzulegen; die Vergabestelle behält sich vor,

eine deutsche Übersetzung nachzufordern, für diese Nachforderungen gilt Ziffer 2.12

dieser Ausschreibungsbestimmungen entsprechend. Unterlagen in anderen Sprachen

als Deutsch oder Englisch gelten als nicht vorgelegt; auch hier gilt Ziffer 2.12. Der

Schriftverkehr mit dem Auftraggeber ist in deutscher Sprache zu führen.

Benannte Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter (auch

Unterauftragnehmer) müssen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift be-

herrschen.

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Nachfordern von Erklärungen und Nachweisen

Fehlende Nachweise, Angaben oder Erklärungen können zum Ausschluss des Bieters

vom Vergabeverfahren führen.

Die Vergabestelle behält sich jedoch vor, gem. § 41 Abs.2 UVgO Erklärungen und

Nachweise, die auf Anforderung des Auftraggebers bis zum Ablauf der Angebotsfrist

nicht vorgelegt wurden, innerhalb einer festgesetzten Frist nachzufordern. Wesentli-

che Preisangaben sind von einer Nachforderung ausgeschlossen.

Wenn die nachgeforderten Nachweise, Angaben oder Erklärungen daraufhin nicht in-

nerhalb der gesetzten Frist bei der Vergabestelle eingehen, führt dies zum Ausschluss

vom weiteren Vergabeverfahren.

Fahrt- und Reisekosten sowie sonstige Nebenleistungen

Bei der Preiskalkulation / Erstellung des Preisblattes ist zu beachten:

 Für den Einsatz in Wiesbaden gilt: Fahrt- und Reisekosten incl. Reise- und

Fahrzeiten sowie sonstige Nebenleistungen und Aufwendungen des Bie-

ters sind in die Angebotspreise einzurechnen und werden nicht gesondert

vergütet.

 Alle sonstigen Kosten für Leistungen, die in der Leistungsbeschreibung

nicht ausdrücklich erwähnt wurden, aber zur Erfüllung der Anforderungen

erforderlich sind, müssen eingerechnet werden.

Wettbewerbsbeschränkende Absprachen

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Verfahren an einer wett-

bewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen.

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Unterrichtungspflicht

Die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden unverzüglich

über die E-Vergabeplattform des Landes Hessen informiert (§ 46 Abs.1 S.1 UVgO).

Der Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bieters unverzüglich, spätestens in-

nerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags die nicht berücksichtigten Bieter über

die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile

des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters.

Unternehmensdaten

Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sollen der Vergabestelle mitteilen,

ob es sich bei ihnen jeweils um ein Kleinstunternehmen oder um ein kleines oder mitt-

leres Unternehmen (KMU) handelt. Hierzu sollen Bieter Angaben in der Erklärung zu

Unternehmensdaten (Datei "Erklaerung_Unternehmensdaten“) machen und die Erklä-

rung ausgefüllt mit dem Angebot einreichen. Die Angaben dienen lediglich statistischen

Zwecken (Vergabestatistikverordnung – VergStatVO).

Zur Einschätzung der Unternehmensgröße wird auf die „Empfehlung 2003/361/EG der

Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie

der kleinen und mittleren Unternehmen" hingewiesen, die unter nachfolgendem Link

abrufbar ist:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=CELEX:32003H0361

Angebotswertung

Mit der Abgabe des Angebots akzeptiert der Bieter die dieser Ausschreibung zugrun-

deliegenden Festlegungen und Anforderungen.

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Zuschlagskriterien und deren Gewichtung

Die Zuschlagskriterien mit der jeweiligen Gewichtung sind:

Der Gesamtangebotspreis ohne optionale Leistungen wird für die Angebotswertung

wie folgt in eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte normiert:

 10 Punkte erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis

 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem 2-fachen des niedrigsten Preises

 Alle Angebote darüber erhalten ebenfalls 0 Punkte. Die Punktebewertung für

die dazwischenliegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation.

 Die Kriterien Referenzprojekte, Ablauf-/Schulungskonzept sowie

Personalkonzept werden im Hinblick auf die bestmöglich zu erwartende Leistung

entsprechend ihres Erfüllungsgrades wie folgt bewertet:

 0 bis 3 Punkte: Insgesamt niedriger Zielerfüllungsgrad. Unzureichende bis

mangelhafte und insgesamt nicht nachvollziehbare Darstellung.

 4 bis 7 Punkte: Insgesamt durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad.

Ausreichende bis zufriedenstellende Darstellung, die teilweise bis überwiegend an

die Erwartungen des Auftraggebers heranreicht.

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 8 bis 10 Punkte: Insgesamt überdurchschnittliche bis hervorragende

Darstellung, die den Erwartungen des Auftraggebers voll oder in einem besonderen

Maße entspricht.

 Die jeweils erreichten Bewertungspunkte werden mit der entsprechenden

Gewichtung multipliziert. Der Bieter, der insgesamt die höchste Punktzahl erreicht

hat, erhält den Zuschlag.

Sollten zwei Angebote die höchste Gesamtpunktzahl ausweisen, entscheiden die

überzeugenderen Referenzen.

Jeder Bieter hat sämtliche geforderten Angaben in das Preisblatt (Dokument „1063-

2026_Preisblatt“) einzutragen. Ergänzungen oder Änderungen des Preisblattes sind

unzulässig und führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Hinweis: alle Preisangaben sind kaufmännisch (auf zwei Stellen aufgerundet) anzu-

geben.

Für das Angebot ist im Angebotsschreiben (Datei: „PREISBLATT_ZUM_ANGE-

BOTSSCHREIBEN.aiform“ auf der Vergabeplattform) die Angebotsendsumme

(Brutto) anzugeben.

Erforderliche Erklärungen und Nachweise

3.2.1 Verpflichtungserklärung (nur bei geplantem Unterauftragnehmereinsatz)

Bei geplantem Unterauftragnehmereinsatz ist vom Bieter ein Verzeichnis der Unter-

auftragnehmerleistungen (Datei „VOL_235_Verzeichnis_Unternehmerleistungen“

auf der Vergabeplattform) vorzulegen.

Bei geplantem Unterauftragnehmereinsatz ist von jedem Unterauftragnehmer eine

Verpflichtungserklärung (Datei „VOL_236_Verpflichtungserklaerung“ auf der

Vergabeplattform) vorzulegen.

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3.2.2 Auskunft aus dem Wettbewerbsregister

Von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter wird gemäß § 19 Abs. 4

MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister angefor-

dert.

3.2.3 Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn

Der Bieter sowie deren Unterauftragnehmer haben die Verpflichtungserklärung zu Ta-

riftreue und Mindestlohn (Datei „Verpflichtungserklaerung_oeff_AG“ auf der Verga-

beplattform) vorzulegen. Es sind zwingend Ort, Datum und der Name des Erklärenden

für den Bieter in Textform anzugeben. Sofern die Vorlage nicht mit Angebotsabgabe

erfolgt, fordert der Auftraggeber den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, zur Vorlage

auf. Wird die Erklärung nicht oder nicht innerhalb der gesetzten Frist eingereicht, wird

das Angebot ausgeschlossen.

Die Verpflichtungserklärungen beziehen sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bie-

ter, Unterauftragnehmer im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistungen im EU-

Ausland erbringen. Für jeden schuldhaften Verstoß gegen eine sich aus der Verpflich-

tungserklärung zur Tariftreue und Mindestlohn ergebende Verpflichtung ist eine Ver-

tragsstrafe in Höhe von einem Prozent der Nettoauftragssumme vom Auftragnehmer

zu zahlen.

Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Gemäß § 31 Abs.1 UVgO werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leis-

tungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht in entsprechender Anwen-

dung der §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.

3.3.1 Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB

Der Bieter kann die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123

GWB (Datei „Eigenerklaerung_Par_123_GWB“) ausgefüllt mit seinem Angebot vorle-

gen.

Bei Einsatz von Unterauftragnehmern kann jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in

der entsprechenden Form einreichen.

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Sofern die Vorlage der Eigenerklärung nicht mit Angebotsabgabe erfolgt, fordert der

Auftraggeber den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, zur Vorlage auf. Wird die Er-

klärung nicht oder nicht innerhalb der gesetzten Frist eingereicht, wird das Angebot

ausgeschlossen.

3.3.2 Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB

Der Bieter reicht die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124

GWB (Datei „Eigenerklaerung_Par_124_GWB“) ausgefüllt mit seinem Angebot ein.

Bei Einsatz von Unterauftragnehmern reicht jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in

der entsprechenden Form ein.

Sofern die Vorlage der Eigenerklärung nicht mit Angebotsabgabe erfolgt, fordert der

Auftraggeber den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, zur Vorlage auf. Wird die Er-

klärung nicht oder nicht innerhalb der gesetzten Frist eingereicht, wird das Angebot

ausgeschlossen.

Hinweise der Vergabestelle zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB:

Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter/Unterauftragnehmer

gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten

Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB)

auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtge-

mäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters/Unterauftragnehmers

am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter/Unterauftragnehmer vom Vergabe-

verfahren ausgeschlossen werden muss.

Eignungskriterien und deren Prüfung

Bieter und Unterauftragnehmer werden anhand der geforderten Nachweise, Zertifikate,

Erklärungen auf ihre Eignung bzgl. Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit

geprüft.

Geforderte Eignungsnachweise/Erklärungen (gem. § 33 Abs.1 UVgO), die in Form an-

erkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsum-

fangs zulässig. In diesem Fall muss vom Bieter der Hinweis aufgenommen werden,

dass Unterlagen z.B. im Hessischen Präqualifikationsregister (HPQR) oder im bundes-

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weiten Präqualifizierungsregister PQ-VOL (www.pq-vol.de) vorliegen. Das gültige Zer-

tifikat inklusive der Anlage muss dem Angebot beigefügt werden. Weitergehende oder

zusätzliche Nachweise/Erklärungen, die gefordert werden und nicht in Präqualifizie-

rungsregistern enthalten sind, müssen dem Angebot beigefügt werden.

Die auftraggebende Stelle soll somit in die Lage versetzt werden, die Konsequenzen

abzuschätzen, die sich aus der längerfristigen Zusammenarbeit mit dem Bieter als Auf-

tragnehmer ergeben.

Die Eignungsprüfung erfolgt anhand folgender Kriterien:

3.4.1 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mit dem Angebot sind von allen Bietern folgende Unterlagen einzureichen:

• Angaben zur Firma einschließlich kurzes Firmenprofil

• ein Ablauf-/Schulungskonzept, das Aussagen zur Organisation des Auf- und

Abbaus, zu den geplanten Abläufen/zur geplanten Protokollierung/Dateistruktur wäh-

rend der Tagung enthält sowie darüber hinaus wie in der beabsichtigten Schulungsver-

anstaltung die Schwerpunkte der Protokollführung bzw. die Einweisung in das techni-

sche Equipment vermittelt werden sollen,

• ein Personalkonzept, das beinhaltet, wieviel Personal eingesetzt werden sollen,

über welche Qualifikation/Ausbildung dieses Personal verfügt und wie sich der Einsatz

des Personals vor Ort darstellen wird,

• mindestens drei Referenzen aus den letzten drei Jahren, die mit der zu verge-

benden Leistung vergleichbar sind, mit mindestens folgenden Angaben: Benennung

des Auftraggebers, Beschreibung des Auftragsgegenstandes sowie Leistungszeit-

raum.

In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich

anzugeben.

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Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauf-

traggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benen-

nung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfor-

dern.

Prüfung der Angemessenheit der Preise

Gemäß § 44 Abs.1 i.V.m. § 2 Abs.1 UVgO wird eine Prüfung der Angemessenheit der

Preise durchgeführt. Ergibt die Prüfung ein Missverhältnis zwischen Preis und Leis-

tung, verlangt der Auftraggeber in Textform die erforderlichen Belege. Ergibt diese Ein-

zelfallprüfung, dass die Preise ungewöhnlich niedrig oder im offensichtlichen Missver-

hältnis zur Leistung stehen, hat dies den Ausschluss des betreffenden Angebotes zur

Folge.

Vertragliche Grundlagen

Soweit keine abweichenden Vereinbarungen getroffen werden, gelten folgende Ver-

tragsbedingungen in der jeweils gültigen Ausgabe:

 Leistungsbeschreibung, ggf. konkretisiert durch die vom Auftraggeber be-

antworteten Bieterfragen

 der noch abzuschließende Vertrag unter Zugrundelegung des/der EVB-

IT/BVB ,

 Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung

 Besondere Vertragsbedingungen (BVB) der staatlichen Behörden, Betriebe

und Anstalten im Lande Hessen für die Ausführung von Lieferungen und

Leistungen,

 Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) für die Ausführung von Leistun-

gen,

 Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen

(VOL/B)

 Angebot des Auftragnehmers

Z6-09/2026 Vergabenummer VG-3000-202x-xxx 19

[Seite 20]

Die Vorschriften des HVTG (Hessisches Vergabe- und Tariftreuegesetz) finden ergän-

zend Anwendung.

Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters finden keine An-

wendung.

Ergänzend zu den Vergabeunterlagen gelten die deutschen Rechtsvorschriften.

Die Haftung des Auftraggebers für eigenes Verschulden oder das seiner Vertreter und

Erfüllungsgehilfen ist auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz beschränkt. Dies gilt auch

für Schäden aus der Verletzung von Pflichten bei den Vertragsverhandlungen.

Vertragssprache ist Deutsch. Es findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland,

ausgenommen das Internationale Privatrecht, Anwendung. Alle Preise sind in € (Euro)

vereinbart. Die gesetzliche Umsatzsteuer ist getrennt auszuweisen.

Z6-09/2026 Vergabenummer VG-3000-202x-xxx 20

[Seite 21]

Abschließende Liste über vor Zuschlagserteilung einzu-

reichende Unterlagen

Z6-09/2026 Vergabenummer VG-3000-202x-xxx 21

[Seite 22]

Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 6 Erklärung des Bieters

Erklärung des Bieters

Alle angebotenen Preise und Preisfaktoren sind selbstständig und ohne Absprache mit

anderen Bietern ermittelt. Die aufgeführten Vorschriften, Auflagen und Bestimmungen

von Behörden werden beachtet und verbindlich eingehalten. Den gesetzlichen Ver-

pflichtungen zur Zahlung von Steuern und allen sonstigen Pflichtbeiträgen wird ord-

nungsgemäß nachgekommen.

Werden dem Angebot eigene Vertrags- und Lieferbedingungen beigefügt oder

wird im Rahmen des Angebotes auf diese verwiesen, so kann dies zum Aus-

schluss des Angebotes führen!

Die Ausschreibungsunterlagen wurden auf Vollständigkeit geprüft.

Das Dokument „Leistungsbeschreibung“ nebst allen Angaben wird vorbehaltlos,

unter Ausschluss eigener Vertrags- und Lieferbedingungen, anerkannt.

Leistungsbeschreibung / Z6-08/2021 Vergabenummer: VG-3000-2026-0068

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