Anlage H1 Los1 Aufgabenstellung Stufe 2.docx

Anlage H1 Los 1

Aufgabenstellung für die Angebotsphase (Stufe 2)

AS 19/2026 Kommunikationsleistungen und technischer Betrieb der digitalen Medien der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik

Los 1: Kreative Lead-Agentur

1. Aufgabe

Die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter bearbeiten zwei Aufgabenteile und präsentieren beide im Rahmen des Präsentations- und Verhandlungstermins:

• Aufgabenteil A: ein Kreativkonzept für die Ansprache von Kleinst- und Kleinunternehmen (Abschnitt 4),
• Aufgabenteil B: ein Betreuungsmodell für die Zusammenarbeit mit der BGHW (Abschnitt 5).

Im Mittelpunkt steht die Frage, wie der Bieter die Leistungen nach der Leistungsbeschreibung (Anlage C Los 1) erbringen wird. Bewertet wird das finale Angebot, das die Bieter nach Präsentation und Verhandlung einreichen (Ziffer 2.4). Präsentation und Verhandlung dienen der Erläuterung und Klärung des Erstangebots.

Beide Aufgabenteile beruhen ausschließlich auf den Vergabeunterlagen und den dieser Anlage beigefügten Materialien. Weitere Informationen über den Bestand der BGHW werden nicht bereitgestellt und sind für die Bearbeitung nicht erforderlich. Öffentlich zugängliche Auftritte und Medien der BGHW dürfen recherchiert und in die Analyse einbezogen werden.

Die im Betreuungsmodell dargestellte Arbeitsweise und die im Preisblatt (Anlage D Los 1) angebotenen Konditionen müssen zueinander passen. Sie bilden nach Zuschlagserteilung die Grundlage der Zusammenarbeit und werden als Anlage in den Rahmenvertrag aufgenommen.

2. Abgabe, Umfang und Form

2.1 Abgabe

Sämtliche Unterlagen zu beiden Aufgabenteilen sind spätestens mit dem Erstangebot zum 29.01.2027 in digitaler Form über die Vergabeplattform subreport ELViS einzureichen. Damit kann das Bewertungsgremium sie vor dem Präsentationstermin sichten. Eine Nachreichung nach der Präsentation ist nicht vorgesehen.

Am Präsentationstermin dürfen die eingereichten Unterlagen erläutert und vertieft werden. Inhaltliche Änderungen gegenüber der eingereichten Fassung sind nur im Rahmen der Verhandlung und im anschließenden finalen Angebot möglich.

2.2 Umfang und Form

• Format: Präsentationsdokument im Format PDF. Zusätzlich kann die Quelldatei beigefügt werden.
• Umfang Aufgabenteil A (Kreativkonzept): höchstens 40 Charts.
• Umfang Aufgabenteil B (Betreuungsmodell): höchstens 20 Charts.
• Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Trennblätter zählen nicht mit. Abbildungen, Grafiken und Tabellen zählen mit. Die Profile des Kernteams nach Ziffer 5.1.1 werden dem Betreuungsmodell vorangestellt und zählen nicht auf den Umfang des Aufgabenteils B an.
• Schriftgröße mindestens 12 Punkt, in Abbildungen und Tabellen mindestens 9 Punkt.
• Die Gliederung nach den Abschnitten 4 und 5 ist verbindlich. Die Reihenfolge der Kapitel ist einzuhalten.
• Anlagen zum Konzept sind nicht zulässig. Konzeptinhalte in Anlagen oder Verweise auf externe Quellen, etwa Websites, werden nicht berücksichtigt. Ausgenommen sind Muster oder Ausdrucke gestalteter Entwürfe, die zur Präsentation mitgebracht werden.
• Das Preisblatt (Anlage D Los 1) ist nicht Gegenstand der Präsentation. Es wird gesondert gewertet.

2.3 Ablauf der Präsentation

Die Präsentationen finden am 15. und 16.02.2027 statt. Der Ablauf ergibt sich aus Ziffer 10.3 der Anlage A Los 1:

Die Aufteilung der 60 Minuten auf die beiden Aufgabenteile bestimmt der Bieter selbst. Die Gesamtzeit von 130 Minuten darf nicht überschritten werden. Beamer und Stromanschluss werden gestellt; auf Anfrage auch Flipchart und Pinnwand.

An der Präsentation nehmen die im Betreuungsmodell benannten Personen des Kernteams teil. Freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zugelassen, wenn sie im Betreuungsmodell als Mitglied des Kernteams benannt und für den Auftrag verbindlich vorgesehen sind. Zusätzlich darf eine zur Verhandlung über Preise und Konditionen bevollmächtigte Person teilnehmen. Weitere Personen sind nicht zugelassen.

2.4 Finales Angebot

Nach Abschluss aller Präsentationen und Verhandlungen fordert die Auftraggeberin die Bieter zeitgleich auf, innerhalb von zwei Wochen ihr finales Angebot einzureichen. Dabei können Kreativkonzept, Betreuungsmodell und Preisblatt unter Berücksichtigung der Verhandlungsergebnisse überarbeitet werden; Umfang und Form nach Ziffer 2.2 gelten unverändert. Änderungen oder Konkretisierungen der Vergabeunterlagen, die sich aus den Verhandlungen ergeben, werden allen Bietern vor der Aufforderung mitgeteilt.

Die Bewertung der Qualität und des Preises erfolgt ausschließlich auf Grundlage der finalen Angebote. Wird kein finales Angebot eingereicht, gilt das Erstangebot als finales Angebot.

3. Bewertung und Mindestschwellen

Die Bewertung erfolgt durch ein Gremium der Auftraggeberin, bestehend aus vier stimmberechtigten Mitgliedern, anhand der Anlage H2 Los 1 Bewertungsmatrix Stufe 2. Jedes stimmberechtigte Mitglied bewertet eigenständig je Kriterium mit 0 bis 5 Bewertungspunkten und begründet seine Bewertung schriftlich; die Punktzahl je Kriterium ergibt sich aus dem arithmetischen Mittel der Einzelbewertungen.

Insgesamt können 100 Punkte erreicht werden: 70 Punkte auf die Qualität und 30 Punkte auf den Angebotspreis. Die Qualität teilt sich auf in das Kreativkonzept mit 30 Punkten und das Betreuungsmodell mit 40 Punkten.

Grundlage der Preiswertung ist der Gesamtvergleichspreis netto aus dem Blatt „Preisblatt“ der Anlage D Los 1. Er bildet die einmaligen Leistungen sowie vier Vertragsjahre ab (feste Laufzeit und beide Verlängerungsoptionen); die je Vertragsjahr angebotenen Summen werden mit dem Faktor 4 hochgerechnet, eine mögliche Preisanpassung bleibt unberücksichtigt. Das Angebot mit dem niedrigsten wertbaren Gesamtvergleichspreis erhält 30 Punkte; die übrigen Angebote erhalten anteilig weniger.

Angebote, die eine der folgenden Mindestschwellen nicht erreichen, werden nicht bezuschlagt. Bieter, deren finales Angebot eine Mindestschwelle nicht erreicht, haben keinen Anspruch auf die Aufwandsentschädigung nach Ziffer 12 der Anlage A Los 1:

Im Teilnahmewettbewerb wurden ausschließlich Unternehmensreferenzen bewertet (Anlagen F2 und F 2.1 Los 1); sie werden in dieser Stufe nicht erneut gewertet. Die Qualifikation und Erfahrung der Personen des Kernteams sowie ihr Einsatz im Betreuungsmodell (Rollenzuschnitt, Verfügbarkeit, Vertretung und Zusammenspiel) werden ausschließlich in dieser Stufe bewertet (Ziffer 5.1).

4. Aufgabenteil A: Kreativkonzept (30 Prozent)

4.1 Ausgangslage

Die BGHW bietet Kleinst- und Kleinunternehmen bereits zahlreiche praxisnahe Unterstützungsangebote für den Arbeitsschutz an, etwa die Medienreihe „Einfach.sicher.machen“, den Online-Fernlehrgang und verschiedene Handlungshilfen. Diese Angebote sind verständlich, niedrigschwellig und auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen ausgerichtet.

Die Herausforderung liegt nicht in der Entwicklung neuer Inhalte, sondern darin, die Zielgruppe überhaupt zu erreichen und zur Nutzung der bestehenden Angebote zu motivieren.

Fast 83 Prozent der bei der BGHW versicherten Unternehmen sind Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten. Die Unternehmerinnen und Unternehmer sind dort häufig zugleich Führungskraft, Fachkraft, Vertrieb und Personalabteilung. Daraus ergeben sich vier Gründe, warum diese Gruppe schwer zu erreichen ist:

• Arbeitsschutz steht weit unten auf der Prioritätenliste.
• Für Weiterbildung und Recherche bleibt wenig Zeit.
• Arbeitsschutz wird mit Aufwand und Bürokratie verbunden.
• Das Bewusstsein für die Relevanz des Themas fehlt häufig.

Für die Ansprache stehen zwei Wege zur Verfügung: die externe Kommunikation über Website, Print- und E-Magazin HUNDERT PROZENT sowie die Social-Media-Kanäle, und die persönliche Ansprache durch den Außendienst in den Betrieben. Der Außendienst wird über Dienstbesprechungen und interne Formate über neue Angebote informiert, hat aber zahlreiche weitere Aufgaben; neue Angebote konkurrieren dort mit vielen anderen Themen.

4.2 Zielgruppe

Zielgruppe sind Kleinst- und Kleinunternehmen aus dem Handel, also nahezu alles, was sich in einer deutschen Fußgängerzone findet: Schreibwaren, Kioske, Ein-Euro-Läden, Juweliere, Bekleidungs- und Schuhgeschäfte, Parfümerien, Buchläden und Lebensmitteleinzelhandel. Nicht zur Zielgruppe gehören Banken, Imbisse und Restaurants.

4.3 Kommunikationsziele

Leitfrage: Wie erreichen wir, dass Kleinst- und Kleinunternehmen Arbeitsschutz als relevant für ihren Betriebsalltag wahrnehmen und die Unterstützungsangebote der BGHW nutzen?

• Aufmerksamkeit für Arbeitsschutz in Kleinst- und Kleinunternehmen schaffen.
• Arbeitsschutz als praktische Unterstützung statt als bürokratische Hürde positionieren.
• Die Angebote der BGHW bei dieser Zielgruppe bekannter machen.
• Die Nutzung der bestehenden Angebote steigern.
• Den Außendienst befähigen, die Angebote wirksam in die Betriebe zu tragen.
• Externe Kommunikation und Außendienst sinnvoll miteinander verzahnen.

Das Kreativkonzept dient der Beurteilung des Aufgabenverständnisses sowie der strategischen und kreativen Qualität. Es besteht keine Verpflichtung der Auftraggeberin, das Konzept oder einzelne Teile davon nach Zuschlagserteilung umzusetzen.

4.4 Aufgabe

Entwickeln Sie ein crossmediales Kommunikations- und Aktivierungskonzept, mit dem die BGHW Kleinst- und Kleinunternehmen mit ihren Themen und Inhalten erreicht. Für die Umsetzung im Jahr 2027 steht ein Budget von rund 400.000 Euro netto exklusive Mediabudget zur Verfügung.

4.4.1 Strategie (10 Prozent)

Analysieren Sie die Situation, die bisherigen Maßnahmen der BGHW und die Zielgruppen und leiten Sie daraus eine strategische Empfehlung ab. Leitfragen für die Bewertung:

• Wie versteht der Bieter die Ausgangslage, die Aufgabe und die Zielgruppe?
• Worauf gründet die strategische Empfehlung, welche Ziele verfolgt sie und welcher zentrale Insight trägt sie?
• Wie werden die Kanäle untereinander sowie externe Kommunikation und Außendienst miteinander verzahnt?
• Wie eigenständig ist der Ansatz, und wie ist er unter den Bedingungen einer gesetzlichen Unfallversicherung umsetzbar?

4.4.2 Kreation (10 Prozent)

Entwickeln Sie auf Basis Ihrer strategischen Empfehlung eine kreative Leitidee. Sie soll die Zielgruppe aktivierend ansprechen, Hürden gegenüber dem Arbeitsschutz abbauen und die Angebote der BGHW sichtbar machen. Sprechen Sie eine Empfehlung für Maßnahmen und Kanäle aus und zeigen Sie drei Entwürfe für zentrale Kommunikationsmaßnahmen Ihrer Leitidee. Leitfragen für die Bewertung:

• Wie relevant und tragfähig ist die Leitidee für Zielgruppe und Aufgabe?
• Wie eigenständig ist die kreative Umsetzung, und welches Aktivierungspotenzial hat sie?
• Wie gut lässt sich die Leitidee crossmedial übertragen, und welche Qualität haben die drei gezeigten Entwürfe?
• Wie werden Corporate Design, Tonalität, Barrierefreiheit und Praxistauglichkeit berücksichtigt?

4.4.3 Planung (10 Prozent)

Erarbeiten Sie eine Planung für die Umsetzung Ihrer Empfehlungen mit Zeitplan, Aufgabenverteilung für den Fall mehrerer beteiligter Parteien sowie einer realistischen Budgetallokation innerhalb des vorgegebenen Rahmens. Leitfragen für die Bewertung:

• Wie schlüssig sind Maßnahmen-, Kanal- und Zeitplanung?
• Wie plausibel ist die Budgetallokation innerhalb der rund 400.000 Euro netto exklusive Mediabudget?
• Wie sind Rollen und Schnittstellen verteilt, und wie realistisch ist die operative Umsetzbarkeit?
• Wie werden Erfolg gemessen, Maßnahmen skaliert und das Konzept weiterentwickelt?

4.5 Vorgaben und Materialien

Gesetzt sind der Claim „Einfach.sicher.machen“ für die Ansprache dieser Zielgruppe sowie das Corporate Design der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Zugangsdaten zum Corporate Design Portal der DGUV finden Sie in der Anlage I2.

Als Referenz für Tonalität und Botschaften dient der Leitfaden „Einfach.sicher.machen“. Dieser Anlage sind als Materialien beigefügt:

5. Aufgabenteil B: Betreuungsmodell (40 Prozent)

Beschreiben Sie auf Grundlage der Abschnitte 1 und 2 der Leistungsbeschreibung (Anlage C Los 1), wie Sie die BGHW in den kommenden Jahren betreuen werden. Erwartet wird eine transparente und nachvollziehbare Darstellung, deren Umsetzung Sie im Auftragsfall sicherstellen können.

Sollten Funktionen oder Positionen dargestellt werden, die zum Start noch nicht besetzt sind, etwa weil Personen erst eingestellt werden oder die Agentur umstrukturiert, kennzeichnen Sie diese und geben Sie an, bis wann die Besetzung voraussichtlich erfolgt. Dasselbe gilt für Funktionen, die nur temporär besetzt werden sollen.

5.1 Kernteam, Personen und Organisation (20 Prozent)

Leitfragen für die Bewertung:

• Wie sieht Ihr Betreuungsmodell für die BGHW insgesamt aus, und welchen nachvollziehbaren Nutzen für Effizienz und Qualität hat es? Wie ist die zentrale Beratungs- und Projektmanagementeinheit aufgestellt, die alle Gewerke gegenüber der BGHW verantwortet, und wie stellen Sie sicher, dass sie gegenüber den einzelnen Bereichen und gegebenenfalls Unternehmen Durchgriff und Weisungsbefugnis hat (Ziffer 2.4 der Leistungsbeschreibung)?
• Welche Rollen bilden das Kernteam, und wie decken sie die in Ziffer 2.4 der Leistungsbeschreibung genannten Bereiche ab, insbesondere Strategie, Beratung und Projektmanagement, Redaktion, Grafik, Text, Produktion für Print, Digital und Bewegtbild sowie Social Media? Welche Personen besetzen diese Rollen, und was qualifiziert sie dafür (Profile nach Ziffer 5.1.1)? Wie passt der Senioritätsmix des Kernteams zum Auftrag?
• Welche Kapazität und Erreichbarkeit sind für die Personen des Kernteams zugesagt? Welche Funktionen sind zum Start noch nicht besetzt, bis wann werden sie besetzt, und wie sieht das Anforderungsprofil dafür aus?
• Wie sind Kontinuität, Vertretung und Ausfallsicherheit geregelt?
• Wie ist die Zusammenarbeit organisiert, wenn mehrere Unternehmen oder Standorte beteiligt sind? Legen Sie ein Organigramm vor, das Firma, Standort und Rolle transparent ausweist.
• Haben die Personen und Einheiten des vorgeschlagenen Betreuungsmodells bereits in dieser Konstellation zusammengearbeitet, oder handelt es sich um ein neues Modell? Zeigen Sie nachvollziehbar, wo diese Zusammenarbeit bereits erprobt ist und wo sie erst noch aufgebaut werden muss. Wie stellen Sie sicher, dass Analysen, Strategien und Konzepte mit den jeweils beteiligten Gewerken gemeinsam und aus einer Hand entwickelt werden?

Die im Betreuungsmodell benannten Personen des Kernteams sind im Auftragsfall einzusetzen. Ein Austausch bedarf der Zustimmung der BGHW und setzt eine mindestens gleichwertige Qualifikation voraus; Näheres regelt der Rahmenvertrag (Anlage B Los 1). Dies gilt auch für freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als Mitglied des Kernteams benannt sind.

5.1.1 Profile des Kernteams

Für jede Person des Kernteams ist das folgende Profil auszufüllen und dem Betreuungsmodell voranzustellen (höchstens eine Seite je Person). Die Profile sind Grundlage für die Bewertung des Kriteriums 5.1. Unternehmensreferenzen sind nicht anzugeben; gefragt ist die persönliche Erfahrung der Person in ihrer Rolle.

5.2 Prozesse und Tools (10 Prozent)

Leitfragen für die Bewertung:

• Wie stellen Sie nach Vertragsbeginn schnell die vollständige Einsatzbereitschaft her, und welche Mitwirkung der BGHW ist dafür erforderlich?
• Wie verlaufen Briefing, Rebriefing und Projektsteuerung von der Anfrage bis zur Abnahme?
• Wie steuern Sie Termine, Budget, Ressourcen und Qualität, und wie machen Sie Leistungsstände und Kosten für die BGHW transparent?
• Wie ist die Zusammenarbeit mit der BGHW, mit dem Auftragnehmer von Los 2 und mit weiteren Beteiligten organisiert?
• Welche technischen Systeme setzen Sie ein, seit wann und bei welcher Art von Auftraggebern? Welche Rolle spielen sie im Betreuungsmodell, und ist eine Anbindung der BGHW vorgesehen? Falls ja, was ist dafür erforderlich und wie lange dauert es voraussichtlich?
• Wie ist das Eskalationsmanagement aufgebaut, wenn etwas nicht wie geplant läuft?

5.3 Einsatz von KI (10 Prozent)

Leitfragen für die Bewertung:

• In welchen Einsatzfeldern setzen Sie zum Start der Zusammenarbeit KI ein, und welchen Reifegrad hat der Einsatz dort jeweils?
• Welchen nachvollziehbaren Nutzen für Effizienz und Qualität hat der Einsatz für die BGHW?
• Welche Technologien nutzen Sie, wie sind sie in Ihre Abläufe integriert, und welche Erfahrung besteht mit diesen Werkzeugen?
• Wie stellen Sie Datenschutz, Rechtekonformität, Governance und die menschliche Endkontrolle sicher, und wie setzen Sie die Transparenz- und Kennzeichnungspflichten nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 um?
• Wie entwickeln Sie den Einsatz über die Vertragslaufzeit weiter, und wie erfolgt der Wissenstransfer an die BGHW?

Der BGHW ist bewusst, dass die technologische Entwicklung in diesem Bereich schnell verläuft und eine Planung daher nur in Grundzügen möglich ist.

6. Kaufmännische Angebotsbestandteile

Die folgenden Unterlagen sind mit dem Erstangebot einzureichen. Sie werden nicht präsentiert und sind nicht Gegenstand der Qualitätsbewertung.

6.1 Preisblatt

Das Angebot ist auf Grundlage der Anlage D Los 1 Preisblatt abzugeben. Die dort beschriebenen Leistungen und Wertungsmengen bilden die Grundlage der Preiswertung. Alle Felder sind auszufüllen; Änderungen an der Struktur des Preisblatts sind nicht zulässig. Soweit feste Pauschalen gefordert sind, sind diese anzubieten.

6.2 Rahmenbedingungen und Rahmenvertrag

Der Bieter bestätigt in Textform, dass er die Vergabe- und Vertragsbedingungen sowie den Rahmenvertrag (Anlage B Los 1) im Zuschlagsfall akzeptiert. Änderungs- und Verhandlungsvorschläge zu den Vergabeunterlagen sind in der Anlage H3 Los 1 Verhandlungsvorschläge mit Begründung, konkretem Formulierungsvorschlag und ihren Auswirkungen, insbesondere auf den Preis, anzugeben. Sie sind unverbindlich, werden im Rahmen der Verhandlung behandelt und fließen nicht in die Bewertung ein. Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sind nicht verhandelbar (Ziffer 10.3.1 der Anlage A Los 1).

7. Gewichtung im Überblick

Die Bewertungsmethode ist in Ziffer 10.3 und Ziffer 11 der Anlage A Los 1 beschrieben, die Bewertungsmaßstäbe je Unterkriterium in der Anlage H2 Los 1 Bewertungsmatrix Stufe 2.