Anlage B Los 1 Rahmenvertrag.docx

Anlage B Los 1

Rahmenvertrag AS 19/2026, Los 1

AS 19/2026 Kommunikationsleistungen und technischer Betrieb der digitalen Medien der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik

Los 1: Kreative Lead-Agentur

Zwischen

Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW)

M5, 7

68161 Mannheim

nachstehend „Auftraggeberin“ genannt,

und

[ Agentur ]

[ Straße ]

[ Stadt ]

nachstehend „Agentur“ genannt,

wird folgender Rahmenvertrag über Kommunikationsleistungen geschlossen:

Inhaltsverzeichnis

Präambel 4

§ 1 Vertragsgegenstand und Beauftragung 4

§ 2 Vertragslaufzeit 5

§ 3 Erteilung von Projektaufträgen 6

§ 4 Qualitätskontrolle und Organisation 6

§ 5 Agenturteam 7

§ 6 Vergütungsmodell 8

§ 7 Regelung der Zusammenarbeit 10

§ 7.1 Genehmigungen und Festlegungen 10

§ 7.2 Projektauftrag und Briefings 11

§ 7.3 Protokolle bzw. Kontaktberichte 11

§ 7.4 Abgrenzung von Dienst- zu Werkleistungen 11

§ 7.5 Abnahme bei definierten Werkleistungen 12

§ 7.6 Sachmängelhaftung (Gewährleistung) 13

§ 7.7 Zusammenarbeit und Leistungsstörungen bei Dienstleistungen 14

§ 7.8 Sorgfaltspflicht 14

§ 7.9 Rechtliche Prüfung 15

§ 7.10 Haftung 15

§ 7.11 Aufbewahrung und Herausgabe von Unterlagen und Daten 16

§ 7.12 Unterauftragsvergabe, Fremdleistungen 17

§ 7.13 Produktionssteuerung und Überwachung 18

§ 7.14 Rabatte und Rückvergütungen 19

§ 7.15 Änderung oder Abbruch von Aufträgen 19

§ 7.16 Auslagen der Agentur 20

§ 7.17 Reisekosten 21

§ 7.18 Rechnungen und Zahlungsziel 22

§ 7.19 Auditing 22

§ 7.20 Compliance-Regelung 23

§ 7.21 Datenschutz und Auftragsverarbeitung 24

§ 8 Verschwiegenheit/Geheimhaltung 25

§ 9 Übertragung von Nutzungsrechten 26

§ 10 Schutzrechte Dritter 27

§ 11 Vorgaben zur Leistungserbringung 28

§ 12 Kommunikationsregeln 29

§ 13 Beendigung des Vertrages 29

§ 13.1 Kündigungsrechte 29

§ 13.2 Sonstige Bestimmungen 31

§ 14 Schlussbestimmungen 32

Anhänge

Anhang 1 Projektaufträge 34

Anhang 2 Hauptansprechpartner und Agenturstruktur 35

Anhang 3 Leistungsbeschreibung (Anlage C Los 1 der Vergabeunterlagen) liegt bei

Anhang 4 Preisblätter des Angebots vom [ tt.mm.jjjj ] (Anlage D Los 1 der Vergabeunterlagen) liegt bei

Anhang 5 Konzept zum Betreuungsmodell vom [ tt.mm.jjjj ] (Aufgabenteil B nach Anlage H1 Los 1) liegt bei

Anhang 6 Regeln für Buyouts 36

Anhang 7 KI-Einsatz und generative Tools 37

Anhang 8 Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einschließlich Anhängen (Anlage E1 Los 1 der Vergabeunterlagen) liegt bei

Anhang 9 Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) liegt bei

Präambel

Die Berufsgenossenschaft für Handel und Warenlogistik (BGHW) ist eine der führenden Berufsgenossenschaft in Deutschland und plant mit einer zentralen Agentur die Kommunikation zu den entsprechenden Zielgruppen und Zielpersonen zu entwickeln und umzusetzen.

Die Agentur wird für die Berufsgenossenschaft für Handel und Warenlogistik Strategie-, Beratungs-, Kreativ-, Redaktions- und Ausführungsleistungen im Kommunikationsbereich und dabei insbesondere mit der die Planung und Erstellung von Medieninhalten (Content) für unter anderem die Website, das Kundenmagazin (Web-Magazin und Printversion), die Social Media Kanäle und bei Bedarf weitere Medientypen übernehmen. Im Laufe der Zusammenarbeit können weitere im Zusammenhang mit diesem Rahmenvertrag stehendende Leistungen konkretisiert und hinzugefügt werden. Die Beauftragung der Agentur nach diesem Rahmenvertrag erfolgt nicht in exklusiver Form.

Die „Agentur“ im Sinne dieses Vertrages kann ein einzelnes Unternehmen oder ein Unternehmen mit Unterauftragnehmern oder eine Arbeitsgemeinschaft sein.

Bestandteile des mit Zuschlag zustande kommenden Vertrages sind die nachfolgend genannten Unterlagen und Bedingungen. Bei Widersprüchen gelten sie in der folgenden Rangfolge, soweit in einem höherrangigen Vertragsbestandteil nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist:

1. der Rahmenvertrag;

2. das Zuschlagsschreiben einschließlich etwaiger darin ausdrücklich enthaltener Festlegungen;

3. die von der Auftraggeberin während des Vergabeverfahrens in Textform bekannt gegebenen Änderungen und Klarstellungen der Vergabeunterlagen, wobei spätere Änderungen früheren Änderungen vorgehen;

4. die jeweilige Leistungsbeschreibung einschließlich Leistungsverzeichnis, Preisblatt, Servicelevel und sonstiger fachlicher oder technischer Anlagen;

5. das Angebot des Auftragnehmers einschließlich der von der Auftraggeberin in Textform bestätigten Ergebnisse einer Angebotsaufklärung, jedoch nur, soweit es die vorstehenden Vertragsbestandteile konkretisiert oder ergänzt und ihnen nicht widerspricht;

6. die Allgemeinen Bedingungen für Lieferungen und Leistungen der Auftraggeberin, zu finden unter https://www.bghw.de/ueber-uns/allgemeine-bedingungen-fuer-lieferungen-und-leistungen ;

7. die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der bei Ablauf der Angebotsfrist geltenden Fassung.

Soweit sich einzelne Vertragsbestandteile nicht widersprechen, gelten sie nebeneinander.

§ 1 Vertragsgegenstand und Beauftragung

(1) Vertragsgegenstand und wesentliche Bestimmungen

Die Aufraggeberin kann die Agentur gemäß den nachfolgenden Regelungen dieses Vertrages mit projektbezogenen Strategie-, Beratungs-, Kreativ-, Redaktions- und Ausführungsleistungen im Bereich Kommunikation für die Marke BGHW beauftragen. Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung inklusive Anhängen.

Die detaillierten Leistungen werden im Einzelnen in gesonderten Projektbriefings und Projektkalkulationen beschrieben. Im Übrigen definiert die Leistungsbeschreibung die Leistungsbestandteile. Die vorliegende Vereinbarung legt die geltenden Konditionen und Regeln für alle Projektaufträge zwischen den Parteien fest. Die Beauftragung gilt für die Aktivitäten der Auftraggeberin im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland.

Aus diesem Rahmenvertrag werden je nach vertragstypologischer Einordnung dienstvertragliche oder werkvertragliche Leistungen abgerufen. Damit einhergehend sind der Auftraggeberin die erforderlichen Nutzungsrechte einzuräumen.

Für diesen Rahmenvertrag, sowie alle Einzel-Projekte und sonstige Leistungen gelten ausschließlich die Bestimmungen dieses Vertrages. Vorformulierte Geschäftsbedingungen (AGBs, etc.) der Agentur oder Dritter finden für die gesamte Zusammenarbeit zwischen der Auftraggeberin und der Agentur keine Anwendung.

Die Agentur sichert engste und in jeder Hinsicht vertrauensvolle Zusammenarbeit zu und wird die Interessen der Auftraggeberin nach besten Kräften wahren.

Die Auftraggeberin beauftragt die Agentur als Leadagentur mit einem zentralen Projektmanagement für alle beauftragten Leistungen. Es bleibt ihr jedoch unbenommen, mit anderen Agenturen und Dienstleistern zusammenzuarbeiten. In diesem Fall sichert die Agentur eine enge, gleichberechtigte und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit diesen zu.

Die Auftraggeberin wird nach Abschluss des Rahmenvertrags gemäß § 3 Projektaufträge (Einzelauftrag) sowie sonstige Leistungen nach Bedarf und unter der Voraussetzung, dass die Finanzierung mit entsprechenden Haushaltsmitteln gesichert ist, abrufen. Es besteht keine Verpflichtung zum Leistungsabruf.

Im Laufe der Vertragslaufzeit können weitere Leistungen nur im Rahmen von § 3 Abs. (3) dieses Rahmenvertrags nachbeauftragt werden. Ein Anspruch der Agentur auf eine solche Nachbeauftragung besteht nicht.

(2) Keine Exklusivität und Zusammenarbeit mit Dritten

Die Auftraggeberin ist nicht verpflichtet, bestimmte in diesem Rahmenvertrag i.V.m. der Leistungsbeschreibung vorgesehenen Leistungen abzurufen. Es bleibt ihr außerdem unbenommen, Aufträge mit Leistungen, die von diesem Rahmenvertrag umfasst werden, an andere Agenturen oder sonstige Leistungserbringer (Dritte) zu vergeben. In diesem Fall sichert die Agentur eine enge, gleichberechtigte und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit diesen Dritten zu.

Der technische Betrieb, das Hosting und die TYPO3-Entwicklung der Webauftritte der Auftraggeberin sind nicht Gegenstand dieses Vertrags. Sie werden über Los 2 derselben Ausschreibung gesondert vergeben. Die Agentur wirkt an den gemeinsamen Schnittstellen verbindlich mit, stimmt sich fachlich mit dem Auftragnehmer des Loses 2 ab, übergibt die erforderlichen Vorgaben und Dateien und koordiniert Termine und Abhängigkeiten eigenständig.

Die Agentur hat gegenüber dem Auftragnehmer des Loses 2 kein Weisungsrecht. Abweichungen und Konflikte an den Schnittstellen legt sie der Auftraggeberin zur Entscheidung vor. Weisungen erteilt ausschließlich die Auftraggeberin.

§ 2 Vertragslaufzeit

Vertragslaufzeit ist vom 01.04.2027 bis zum 31.03.2029.

Die Auftraggeberin behält sich die Option für zwei einjährige Vertragsverlängerungen zu den gleichen Preiskonditionen vor.

Die Ausübung der Verlängerungsoption wird dem Auftragnehmer spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Vertragsende in Textform mitgeteilt. Werden beide Optionen gezogen, endet der Vertrag spätestens am 31.03.2031.

Für die gesamte Laufzeit einschließlich beider Verlängerungsoptionen gilt ein Höchstwert von 3.300.000,00 (in Worten: drei Millionen dreihunderttausend) Euro netto. Eine Mindestabnahme ist nicht vereinbart. Der Vertrag endet mit Ablauf der Laufzeit oder früher zu dem Zeitpunkt, in dem der Höchstwert ausgeschöpft ist.

Die Agentur hat die Auftraggeberin in Textform unverzüglich darauf hinzuweisen, sobald 80 % des vorgenannten Höchstwerts angefallen bzw. abgerechnet sind.

§ 3 Erteilung von Projektaufträgen

(1) Erteilung bzw. Beauftragung von Projektaufträgen (Einzelaufträgen)

Die Auftraggeberin kann die Agentur mit projektbezogenen Strategie-, Beratungs-, Kreativ- (Idee, Grafik, Text etc.) und Ausführungsleistungen gemäß § 1 beauftragen. Auch die in der Leistungsbeschreibung dargestellten Initialleistungen werden jeweils durch einen gesonderten Einzelauftrag beauftragt und sind erst nach dessen Erteilung in Textform zu erbringen. Die detaillierten Leistungen werden im Einzelnen in gesonderten Projektaufträgen mit Projektbriefings spezifiziert. Als Projektaufträge im Sinne dieses Rahmenvertrags gelten auch Einzelaufträge für Leistungen, die keinen eigenständigen Projektcharakter haben. Die Begriffe des „Projektauftrags“ und des „Einzelauftrags“ werden insoweit in diesem Rahmenvertrag synonym verwendet, so dass entsprechende Regelungen immer für beide Typen eines Auftrags gelten. Jede Art von Leistungserbringung bedarf der vorherigen Erteilung eines Einzelauftrags.

Die laufenden Leistungen der Regelbetreuung nach der Leistungsbeschreibung und dem Preisblatt (Anhang 4, Blatt 2 „Laufende Leistungen“) gelten mit Zuschlagserteilung als beauftragt und sind ab Vertragsbeginn zu erbringen. Sie bedürfen keines gesonderten Projektauftrags und werden mit den vereinbarten Monatspauschalen vergütet. Eine Änderung ihres Umfangs erfolgt durch Nachbeauftragung nach Absatz 3 oder durch Vereinbarung in Textform.

(2) Kostenvoranschlag

Für Leistungen, die mit einem Festpreis in den Preisblättern (Anhang 4) ausgewiesen sind, genügt der Abruf durch die Auftraggeberin; ein gesonderter Kostenvoranschlag ist nicht erforderlich.

Für alle übrigen Projektaufträge erstellt die Agentur unverzüglich, spätestens innerhalb von 10 Werktagen nach Anforderung durch die Auftraggeberin, einen schriftlichen Kostenvoranschlag nach den Vorgaben gemäß Anhang 1, der vor Beginn der auftragsbezogenen Tätigkeiten von der Auftraggeberin mindestens in Textform genehmigt werden muss.

(3) Nachbeauftragung zusätzlicher oder erweiterter Leistungen

Die Auftraggeberin kann während der Laufzeit dieses Rahmenvertrags zusätzliche oder erweiterte Leistungen durch einen gesonderten Projektauftrag oder Einzelauftrag nachbeauftragen, soweit die Leistungen einem der nachfolgend genannten Bereiche zuzuordnen sind:

• Strategie-, Beratungs-, Kreativ-, Redaktions- und Ausführungsleistungen im Bereich der Kommunikation;
• Planung, Erstellung, Bearbeitung und Anpassung von Medieninhalten und Kommunikationsmitteln;
• Leistungen für die in § 1 genannten Medien und Kommunikationskanäle sowie für weitere Medientypen, soweit sie in einem sachlichen Zusammenhang mit dem Vertragsgegenstand stehen;
• Leistungen zur Anpassung, Erweiterung oder Weiterentwicklung bereits beauftragter Kommunikationsmaßnahmen und Arbeitsergebnisse;
• projektbezogene Koordinations-, Abstimmungs-, Produktions- und Implementierungsleistungen;
• sonstige Leistungen, die in der Leistungsbeschreibung, den Preisblättern, einem Projektauftrag oder einem ausdrücklich als Option bezeichneten Bestandteil der Vergabeunterlagen inhaltlich beschrieben sind.

Eine Nachbeauftragung ist nur zulässig, wenn sie dem ursprünglichen Vertragsgegenstand zugeordnet werden kann, der Umsetzung, Anpassung oder Weiterentwicklung der vertragsgegenständlichen Kommunikationsleistungen dient und den Gesamtcharakter des Auftrags nicht verändert. Nicht erfasst sind vollständig neue, vom Vertragsgegenstand losgelöste Leistungen.

Die Auftraggeberin ist nicht verpflichtet, eine Nachbeauftragung zu erteilen. Die Agentur hat keinen Anspruch auf eine bestimmte Anzahl von Projektaufträgen, ein bestimmtes Auftragsvolumen oder eine bestimmte Auslastung.

Jede Nachbeauftragung bedarf eines gesonderten Projektauftrags oder Einzelauftrags in Textform vor Beginn der betreffenden Leistung. Der Auftrag muss mindestens den Leistungsumfang, die wesentlichen Arbeitsergebnisse, den vorgesehenen Leistungszeitraum und die Vergütung oder die Grundlage ihrer Ermittlung enthalten.

Soweit für die nachzubeauftragende Leistung ein Festpreis, Paketpreis, Stückpreis oder Stundensatz in Anhang 4 vorgesehen ist, gilt der dort vereinbarte Preis. Soweit keine unmittelbar anwendbare Preisposition vorhanden ist, legt die Agentur der Auftraggeberin vor Beginn der Leistung einen prüffähigen Kostenvoranschlag oder ein prüffähiges Angebot vor. Die Leistung darf erst nach Freigabe durch die Auftraggeberin in Textform begonnen werden.

Die Beauftragung zusätzlicher Leistungen darf nicht mit einer Änderung der vereinbarten Preise für bereits beauftragte Leistungen verbunden werden. Zusatzleistungen werden nur vergütet, soweit sie von der Auftraggeberin beauftragt wurden oder ein Vergütungsanspruch nach dem Vertrag oder dem Gesetz besteht.

Die Regelung begründet keine Verpflichtung der Agentur, Leistungen außerhalb der hier bezeichneten Bereiche ohne gesonderte Vereinbarung zu erbringen.

Der Gesamtwert aller Projekt- und Einzelaufträge einschließlich sämtlicher Nachbeauftragungen darf den für die gesamte Laufzeit einschließlich der Verlängerungsoptionen vereinbarten Höchstwert von 3.300.000,00 Euro netto nicht überschreiten.

(4) Kostenkontrollverfahren für Projektaufträge

Stellt sich im Rahmen der Abwicklung von Projektaufträgen heraus oder ist absehbar, dass die im Kostenvoranschlag ausgewiesenen Kosten überschritten werden, hat die Agentur die Auftraggeberin hiervon unverzüglich unter Angabe von Gründen sowie der kalkulatorischen Größenordnung mindestens in Textform zu informieren. In jedem Fall informiert die Agentur die Auftraggeberin unverzüglich in Textform davon, wenn 80 % bzw. 90 % der im Kostenvoranschlag ausgewiesenen Kosten angefallen bzw. abgerechnet sind. Nach Erreichen der 90-%-Schwelle oder sobald eine Überschreitung absehbar ist, darf die Agentur weitere kostenverursachende Leistungen nur nach vorheriger Freigabe der Auftraggeberin in Textform ausführen. Für ohne erforderliche Freigabe verursachte Mehrkosten besteht kein zusätzlicher Vergütungsanspruch. Dies gilt nicht für Mehrkosten aufgrund von Änderungs- oder Zusatzwünschen der Auftraggeberin, Umständen aus ihrer Verantwortungs- oder Mitwirkungssphäre oder unvorhersehbaren und von der Agentur nicht zu vertretenden Umständen. Im Übrigen gilt § 649 BGB.

(5) Erteilung bzw. Beauftragung von Projektaufträgen

Die konkreten Leistungspflichten der Agentur und Ansprüche der Auftraggeberin entstehen mit Beauftragung des Projektauftrags und zwar ab dem Zeitpunkt des Zugangs des Projektauftrags bei der Agentur. Die Agentur ist verpflichtet, den Projektauftrag unverzüglich nach Zugang durch die Auftraggeberin zwecks Auftragsbestätigung zu unterzeichnen und diesen unterzeichneten Projektauftrag an die Auftraggeberin zu übermitteln.

§ 4 Qualitätskontrolle und Organisation

(1) Qualität der Leistung und Produkte sowie der Prozesse

Die Agentur verpflichtet sich, stets eine für die Auftraggeberin in jeder Hinsicht zufrieden stellende hohe Güte und Qualität ihrer Arbeit und der Arbeit der durch sie gegebenenfalls beauftragten Dritten sicherzustellen. Dazu wird sie für entsprechende Prozesse in der Agentur sorgen und auf Wunsch der Auftraggeberin ihr diese jederzeit nachweisen.

(2) Zeit-, Maßnahmen- und Kostenpläne

Die Agentur erarbeitet zu gegebenen und/oder vereinbarten Zeitpunkten alle für die Realisierung einzelner Kommunikationsmaßnahmen notwendigen Zeit-, Maßnahmen- und Kostenpläne und erstellt auf Wunsch der Auftraggeberin monatlich Statusberichte in Form einer Projektliste und ggf. weitere Listen für alle laufenden und in Planung befindlichen Aktivitäten wie etwa Projekt- bzw. Einzelaufträge.

(3) Leistungsnachweis

Für Leistungen mit einem Festpreis gemäß Preisblatt nach Anhang 4 gilt die Leistung mit Annahme durch die Auftraggeberin als erbracht, ohne dass es einen weiteren Nachweises bedarf.

(4) Koordination und Steuerung aller Leistungen und von Dritten

Die Agentur koordiniert und terminiert im Rahmen eines strukturierten Projektmanagements alle im Rahmen der Gesamtaufgabe und der beauftragten Projekte bzw. Einzelaufträge notwendigen Maßnahmen und sorgt für geeignete Abläufe in der Agentur und im Austausch mit der Auftraggeberin einschließlich Informationsaustausch, Abstimmungsgesprächen und Präsentationen. Dafür wird die Agentur zentral ein über alle Aufgaben, Gewerke, Bereiche und Medien zuständiges, erfahrenes Beratungs- und Projektmanagement-Team bereitstellen, welches zentraler Ansprechpartner für die Auftraggeberin ist, intern und extern alle Projekte und Partner koordiniert und reibungslose, termingerechte und budgetkonforme Abläufe in hoher Qualität sicherstellt.

Sie steuert in diesem Rahmen auch alle externen Produzenten und sonstigen externen Dritte, die in Absprache mit der Auftraggeberin an der Leistungserbringung beteiligt sind (z.B. Unterauftragnehmer der Agentur), und sichert eine enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit zu.

§ 5 Agenturteam

(1) Bereitzustellendes Agenturteam

Für die Erbringung der beauftragten Leistungen verpflichtet sich die Agentur zur kontinuierlichen Bereitstellung eines festen, qualifizierten und leistungsfähigen Teams. Alle Teammitarbeiter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift sehr gut beherrschen.

(2) Hauptansprechpartner

Dieses Team besteht Insbesondere aus den in Anhang 2 genannten Hauptansprechpartnern für die Auftraggeberin, welche über alle notwendigen Kenntnisse bezüglich der Auftraggeberin selbst, ihrer Leistungen und Produkte, ihrer Mitglieder und Partnerorganisationen, des Tätigkeitsumfeldes und der Kommunikationsstrategie verfügen. Die Hauptansprechpartner müssen der Auftraggeberin bei Bedarf und auf Anforderung auch für Abstimmungen vor Ort an Standorten der Auftraggeberin kurzfristig zur Verfügung stehen. Innerhalb des Agenturteams wird im Übrigen ein Hauptverantwortlicher auf Entscheiderebene benannt, der/die diese Kundenbeziehung verantwortet und bei Schwierigkeiten als oberste Eskalationsstufe für die Auftraggeberin zur Verfügung steht.

(3) Erreichbarkeit des Agenturteams

Die Agentur gewährleistet, dass werktäglich mindestens zwischen 09:00 und 17:00 Uhr MEZ bzw. MESZ (nach Maßgabe der in Deutschland geltenden Zeitregelung) stets eine qualifizierte Person des zentralen Beratungs- und Projektmanagement-Teams für Abstimmungen und zur Klärung von Fragen der Auftraggeberin telefonisch erreichbar ist.

(4) Teilnahme an Redaktionskonferenzen

Zudem haben die jeweils dafür sinnvollen Hauptansprechpartner an den regelmäßigen Redaktionskonferenzen der Auftraggeberin teilzunehmen. Diese finden derzeit wöchentlich statt, in der Regel remote. An Workshops und sonstigen Abstimmungsterminen nehmen die Hauptansprechpartner nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung teil, bei Bedarf auch am Standort der Auftraggeberin.

(5) Personelle Änderungen innerhalb des Agenturteams

Die in Anhang 2 benannten Hauptansprechpartnerinnen und Hauptansprechpartner sowie die Mitglieder des dort benannten zentralen Beratungs- und Projektmanagement-Teams gelten als Schlüsselpersonal.

Ein vom Auftragnehmer oder einem ihm zurechenbaren Unterauftragnehmer veranlasster dauerhafter Wechsel oder eine wesentliche Änderung des Einsatzes von Schlüsselpersonal bedarf der vorherigen Zustimmung der Auftraggeberin in Textform. Die Auftraggeberin darf ihre Zustimmung nur aus sachlichem Grund verweigern, insbesondere wenn die vorgeschlagene Ersatzperson hinsichtlich Qualifikation, Erfahrung, Verfügbarkeit oder Verantwortungsbereich nicht gleichwertig ist.

Ein Wechsel ohne die erforderliche Zustimmung stellt eine Pflichtverletzung dar. Der Auftragnehmer hat die Auftraggeberin in diesem Fall unverzüglich zu informieren und innerhalb einer von der Auftraggeberin gesetzten angemessenen Frist, regelmäßig innerhalb von zehn Werktagen, Abhilfe zu schaffen. Bei erheblicher Beeinträchtigung der Leistungserbringung bleiben nach erfolglosem Ablauf der Abhilfefrist die gesetzlichen und vertraglichen Rechte der Auftraggeberin, insbesondere die Kündigung aus wichtigem Grund, unberührt.

Nicht zustimmungsbedürftig sind personelle Ausfälle oder Wechsel, die der Auftragnehmer trotz ordnungsgemäßer Organisation nicht verhindern konnte, insbesondere längerfristige Arbeitsunfähigkeit, Mutterschutz, Elternzeit, Tod oder eine nicht vom Auftragnehmer veranlasste Kündigung. Der Auftragnehmer informiert die Auftraggeberin hierüber unverzüglich in Textform und schlägt innerhalb von 15 Werktagen eine hinsichtlich Qualifikation, Erfahrung, Verfügbarkeit und Verantwortungsbereich gleichwertige Ersatzperson vor.

Die Auftraggeberin kann aus sachlichem Grund verlangen, dass eine als Schlüsselpersonal eingesetzte Person aus dem Projekt abgezogen und ersetzt wird. Der Auftragnehmer hat den Austausch innerhalb von einem Monat nach Zugang des begründeten Verlangens umzusetzen. Bei einer konkreten Gefährdung der Leistungserbringung, Vertraulichkeit oder Informationssicherheit ist unverzüglich eine geeignete Übergangsvertretung einzusetzen.

Die erforderliche Übergabe und Einarbeitung der Ersatzperson ist mit der vereinbarten Vergütung abgegolten. Eine gesonderte Vergütung kann hierfür nicht verlangt werden. Die Verpflichtung ist auf den für die ordnungsgemäße Fortführung der vereinbarten Leistungen erforderlichen Aufwand beschränkt.

Der Auftragnehmer aktualisiert Anhang 2 bei jeder Änderung des Schlüsselpersonals unverzüglich und übermittelt der Auftraggeberin die aktualisierte Fassung in Textform.

§ 6 Vergütungsmodell

(1) Bestandteile der Vergütung

Die Leistungen der Agentur erfolgen primär als Festpreise ohne einen Nachweis von dafür benötigten Zeitangaben gemäß Anhang 4 (Preisblätter).

Nur für den Fall, dass Agenturleistungen nicht bereits in Anhang 4 aufgeführt sind, kann die Agentur nach vorheriger Zustimmung durch die Auftraggeberin ein individuelles Angebot erstellen und dafür als Grundlage Zeiteinheiten verwenden. In diesem Fall gelten die vereinbarten Stundensätze in ihrer jeweils gültigen Fassung. Sollten diese einzelnen, individuell kalkulierten Projekte häufiger anfallen, kann die Auftraggeberin mit der Agentur dafür Festpreise vereinbaren, die dann ebenfalls in die dann zu aktualisierende Preisliste gemäß Anhang 4 aufzunehmen sind.

(2) Grundlage der Vergütung

Die Basis zur Ermittlung der Vergütung bzw. Preise sind die Preisblätter (Anhang 4), in denen detailliert die Vergütung für Paketpreise, Stückpreise und Stundensätze aufgeführt werden. Dabei sichert die Agentur zu, dass in ihrem Unternehmen sowie bei ihren Unterauftragnehmern die jeweils aktuellen gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich des zu zahlenden Mindestlohns, insbesondere gemäß Mindestlohngesetz, stets eingehalten werden.

Die im Preisblatt angegebenen Mengen, Stundenumfänge, Abrufzahlen oder sonstigen Bedarfswerte stellen ausschließlich Schätzwerte dar. Sie dienen lediglich der Wertung und Vergleichbarkeit der Angebote und beruhen auf einer sorgfältigen Schätzung des voraussichtlichen Bedarfs der Auftraggeberin.

Die Auftraggeberin übernimmt keine Gewähr dafür, dass die angegebenen Schätzwerte tatsächlich erreicht werden. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abnahme bestimmter Mengen, Stundenumfänge oder Auftragsvolumina besteht nicht.

Minder- oder Mehrmengenzuschläge sowie sonstige Zuschläge aufgrund von Abweichungen der tatsächlich abgerufenen Leistungen von den geschätzten Bedarfswerten sind ausgeschlossen.

(3) Preisanpassung

Die im Preisblatt vereinbarten Preise sind für die ersten 24 Monate der Vertragslaufzeit fest vereinbart.

Ab dem 25. Vertragsmonat kann der Auftragnehmer jeweils einmal innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten eine Anpassung der Preise verlangen. Maßgeblich ist die prozentuale Veränderung des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Verbraucherpreisindex für Deutschland (VPI, Basisjahr jeweils gültige Fassung) zwischen dem bei Vertragsbeginn zuletzt veröffentlichten Indexstand und dem zum Zeitpunkt des Anpassungsverlangens zuletzt veröffentlichten Indexstand.

Die Preisanpassung entspricht der prozentualen Veränderung des Verbraucherpreisindex. Die Anpassung der vertraglich vereinbarten Preise ist jedoch auf höchstens +3 % beziehungsweise -3 % gegenüber den bislang geltenden Preisen begrenzt. Eine darüber hinaus gehende Erhöhung oder Verringerung der Preise ist ausgeschlossen.

Der Auftragnehmer hat das Anpassungsverlangen mindestens einen Monat vor dem beantragten Wirksamkeitszeitpunkt in Textform geltend zu machen und die Berechnung der Preisanpassung nachvollziehbar darzulegen.

Angepasste Preise gelten ausschließlich für Leistungen, die nach Wirksamwerden der Preisanpassung beauftragt werden. Eine rückwirkende Preisanpassung ist ausgeschlossen.

Wird der bezeichnete Index nicht mehr veröffentlicht oder in seiner Berechnung wesentlich verändert, tritt an seine Stelle ein vom Statistischen Bundesamt veröffentlichter Index, der dem bisherigen Index wirtschaftlich möglichst nahekommt.

(4) Drittleistungen, Fremdkosten und Auslagen

Soweit Fremdkosten (zum Beispiel für Fotorechte oder Bewegtbildproduktion) anfallen und nach den ausdrücklichen Regelungen der Leistungsbeschreibung, des Rahmenvertrags oder eines Projektauftrags bzw. Einzelauftrags der Auftraggeberin ausnahmsweise in Rechnung gestellt werden dürfen, werden sie der Auftraggeberin ohne preislichen Aufschlag (insbesondere ohne Handling-Fee o. ä.) in Rechnung gestellt. Bei Projektaufträgen bzw. Einzelaufträgen sind etwaige erstattungsfähige Fremdkosten in dem Kostenvoranschlag anzugeben. Mit der jeweils vereinbarten Vergütung sind sämtliche Nutzungsrechte der jeweiligen Entwicklungen gemäß § 9 und sonstige Leistungen inklusive aller anfallenden Nebenkosten sowie Fremdkosten abgegolten.

Kosten für AI/KI-Anwendungen oder Softwarelizenzen werden grundsätzlich von der Agentur selber getragen und der Auftraggeberin nicht in Rechnung gestellt.

Kosten für agenturintern erstellte Reinzeichnungen und Lithoarbeiten gelten als Auslagen der Agentur gemäß § 7.16 und werden der Auftraggeberin ohne Aufschlag zusätzlich berechnet. Außerdem unterliegen diese Kosten der Regelung für Fremdleistungen gemäß § 7.12.

Wenn für die Produktionsleistungen Dritte in Anspruch genommen werden, wird die Agentur diese Kosten ohne Aufschlag der Aufraggeberin weiterberechnen. Provisionen auf Fremd-leistungen aller Art werden der Aufraggeberin von der Agentur nicht berechnet.

Für Leistungen im Media-Bereich (Media-Planung und Media-Einkauf für alle Arten von Medien) werden diese sowie im Zusammenhang mit diesen Leistungen entstandene Kosten der Aufraggeberin aufwandsbezogen und auf Basis von freizugebenden Kostenvoranschlägen berechnet. Eine Provision auf Medialeistungen wird der Aufraggeberin von der Agentur nicht in Rechnung gestellt. Die etwaigen AE-Provisionen oder andere Rabatte oder Naturalrabatte von Medien sind vollständig an die Auftraggeberin weiterzuleiten.

(5) Voraussetzung für Vergütungsanspruch

Voraussetzung für einen Vergütungsanspruch hinsichtlich jeglicher Art von Leistungen ist stets die wirksame Erteilung eines Projekt- oder Einzelauftrags vor Leistungserbringung gemäß § 3 Abs. (4).

(6) Fälligkeit des Vergütungsanspruchs

Eine Vergütung zum Festpreis ist nach Erbringung der Leistung fällig, bei werkvertraglichen Leistungen jedoch erst nach Erklärung der Abnahme durch die Auftraggeberin. In Fällen von länger andauernden Projektaufträgen können Abschlagszahlungen vereinbart werden, z.B. nach Modul oder nach Monat. Eine fällige Vergütung ist innerhalb von 30 Tagen nach Zugang einer prüffähigen Rechnung zu zahlen.

(7) Abrechnung zuzüglich Umsatzsteuer

Alle Abrechnungen der Agentur erfolgen auf Grundlage der Netto-Preisangaben in den Preisblättern des Angebots (Anhang 4) zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.

§ 7 Regelung der Zusammenarbeit

§ 7.1 Genehmigungen und Festlegungen

(1) Erteilung von Genehmigungen und Festlegungen

Die Auftraggeberin wird ihre Auswahlentscheidungen und Festlegungen zu Ausführungsvarianten sowie Genehmigungen (z.B. von Layouts oder Reinzeichnungen usw.) so rechtzeitig erteilen, dass die Agentur in der Lage ist, alle Arbeiten, mit denen sie beauftragt ist, ohne Mehrkosten oder Qualitätseinbußen reibungslos und termingerecht durchführen zu können. Um dies zu ermöglichen, wird die Agentur zu Projektaufträgen stets eine Projektplanung anfertigen und mit der Auftraggeberin abstimmen, die der Auftraggeberin ausreichend Zeiten zur Prüfung von Entwürfen etc. einräumt und vorgesehene Mitwirkungsleistungen ausweist.

(2) Gebundenheit an Vorgaben

Die Agentur ist an die Vorgaben aufgrund von Auswahlentscheidungen und Festlegungen zu Ausführungsvarianten sowie Genehmigungen der Auftraggeberin gebunden. Diese Vorgaben werden regelmäßig durch Briefings, Protokolle sowie E-Mails in Textform bzw. durch Briefe oder Telefaxe kommuniziert. Wenn, zum Beispiel aus Zeitgründen, keine Mitteilung von Vorgaben in Textform oder Schriftform erfolgt, handelt die Agentur auch auf mündliche Mitteilung im Sinne der Auftraggeberin. In einem solchen Fall gilt die Regelung wie unter § 7.3 vereinbart.

§ 7.2 Projektauftrag und Briefings

Grundlage der Leistungserbringung bilden zunächst der erteilte Projektauftrag bzw. Einzelauftrag sowie die Regelungen dieses Rahmenvertrags mit Anhängen. Die Agentur erbringt ihre Leistungen im Übrigen auf Basis der Briefings der Auftraggeberin. Die Briefings können in Textform, in Schriftform oder mündlich gegeben werden. Die Agentur prüft jedes Briefing vor Leistungsbeginn auf Vollständigkeit, Zielklarheit, Umsetzbarkeit, Risiken und erforderliche Mitwirkungen der Auftraggeberin, weist unverzüglich auf Klärungsbedarf hin und bestätigt das gemeinsame Verständnis vor Beginn der Umsetzung schriftlich in einem Rebriefing. Briefings stellen eine für die Agentur verbindliche Arbeitsgrundlage dar.

Sofern ein Briefing oder eine Auswahlentscheidung bzw. Festlegung zu Ausführungsvarianten gemäß § 7.1 zu einer Kostensteigerung gegenüber dem Kostenvoranschlag oder einer zeitlichen Verzögerung gegenüber der vorgesehenen Zeitplanung führt, wird die Agentur die Auftraggeberin unverzüglich, spätestens jedoch 3 Werktage nach dem Briefingtermin bzw. nach Übermittlung eines Briefings (oder der Auswahlentscheidungen und Festlegungen zu Ausführungsvarianten) hierauf in Textform unter Angabe von Gründen hinweisen. Dies kann im Rahmen der Protokolle gemäß § 7.3 erfolgen.

Für die Umsetzung der Kreativleistungen ergibt sich aus den Protokollen der Briefings der konkret umzusetzende und nach den werkvertraglichen Regeln des § 7.4 abnahmefähige Leistungsumfang. Für die Vorbereitung und Durchführung der Briefings und der Auswahlentscheidungen gelten die Regeln des § 7.6 zur Zusammenarbeit und Leistungsstörungen bei Dienstleistungen.

§ 7.3 Protokolle bzw. Kontaktberichte

Für alle projekt- und kostenrelevanten sowie Inhalte von Besprechungen oder Telefonaten fertigt die Agentur innerhalb von maximal drei Werktagen nummerierte Protokolle an. Die Protokolle sind umgehend per E-Mail oder Fax an die Auftraggeberin zu versenden. Der Inhalt der Protokolle ist für beide Parteien verbindlich, falls die Auftraggeberin nicht binnen drei Werktagen nach Zugang der Protokolle widerspricht. Dies gilt nicht für Kostensteigerungen und Terminverschiebungen, zu deren Anpassung eine beiderseitige Vereinbarung oder zumindest eine gesonderte Genehmigung durch die Auftraggeberin in Textform erfolgen muss.

§ 7.4 Abgrenzung von Dienst- zu Werkleistungen

Auf Grundlage dieses Rahmenvertrags kann einerseits die Erbringung von Werkleistungen und andererseits die Erbringung von Dienstleistungen beauftragt werden. Die Vertragsparteien vereinbaren, im Einzelfall – also bei Beauftragung von Einzel- bzw. Projektaufträgen – eine entsprechende Abgrenzungsprüfung durchzuführen und die Abgrenzung zu dokumentieren. Gleiches gilt für die Beauftragung von regelmäßigen Aufgaben.

Voraussetzung für die Klassifizierung als Werkleistung ist die Definition von Abnahmekriterien.

Können keine objektivierbaren Abnahmekriterien definiert werden, ist von einer Dienstleistung auszugehen. Die Parteien werden daher anlässlich der Beauftragung von Dienstleistungen vereinbaren, ob Gegenstand der Dienstleistung auch die Erstellung einer Leistungsbeschreibung mit Abnahmekriterien für die Umsetzung ist.

§ 7.5 Abnahme bei definierten Werkleistungen

(1) Abnahmeprozedere

Die Auftraggeberin nimmt nach der Übergabe bzw. Bereitstellung der geschuldeten Leistung/Teilleistung eine Qualitäts- und/oder Funktions-Prüfung der erstellten Leistungen anhand der Spezifikationen und Abnahmekriterien aus dem Projektauftrag vor. Diese Prüfung gilt als erfolgreich durchgeführt, wenn die von der Agentur erbrachten Leistungen den Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung und dem Angebot bzw. dem Projektauftrag entsprechen. Unwesentliche Mängel berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme. Bekannte bzw. mitgeteilte unwesentliche Mängel sind nach Erklärung der Abnahme innerhalb einer angemessenen Frist zu beseitigen. Die Prüfung erfolgt in der im Projektauftrag festgelegten Testumgebung. Der Auftraggeberin wird ein angemessener Zeitraum für Prüfungen eingeräumt. Soweit nichts anderes geregelt ist, beträgt der Zeitraum für Prüfungen mindestens fünf Werktage – soweit kein anderer Prüfzeitraum in Textform vereinbart wurde – ab Bereitstellung zur Abnahme mit einer Bereitstellungserklärung gegenüber der Auftraggeberin in Textform.

Teilabnahmen erfolgen nur, soweit dies ausdrücklich vereinbart ist.

(2) Operatives Vorgehen bei der Funktionsprüfung

Bei technischen Leistungen erfolgen die Prüfungen regelmäßig als technisch-funktionale Tests. Für Leistungen, die aus technischen Gründen nicht mittels Prüfungen direkt von der Auftraggeberin getestet werden können, wird vor Beginn des Projekts ein alternatives Abnahmeprozedere mit der Auftraggeberin vereinbart. Die Abnahme erfolgt dann auf der Grundlage dieser Vereinbarung.

(3) Form der Abnahmeerklärung

Die Erklärung der Abnahme erfolgt in Schriftform. Die Erklärung der Abnahme ist unmittelbar nach Abschluss der Vorstellung oder Übergabe abzugeben, spätestens innerhalb von fünf Werktagen. Eine stillschweigende Abnahme ist ausgeschlossen.

(4) Mängelklassen

Es wird zwischen folgenden drei Mängelklassen unterschieden:

Ein nutzungs- bzw. betriebsverhindernder Mangel liegt vor, wenn die Nutzung der Leistung unmöglich oder schwerwiegend eingeschränkt ist.

Ein nutzungs- bzw. betriebsbehindernder Mangel liegt vor, wenn die Nutzung der Leistung erheblich eingeschränkt ist.

Ein leichter Mangel liegt vor, wenn die Nutzung der Leistung ohne oder mit unwesentlichen Einschränkungen möglich ist.

Ein nutzungs- bzw. betriebsbehindernder Mangel liegt auch vor, wenn die leichten Mängel insgesamt zu einer nicht unerheblichen Einschränkung der Nutzung der Leistung führen.

Die Einordnung eines Mangels in diese Mängelklassen erfolgt durch die Auftraggeberin.

(5) Erklärung und Verweigerung der Abnahme

Stellt die Auftraggeberin im Rahmen der Abnahme nutzungs- bzw. betriebsverhindernde und/oder nutzungs- bzw. betriebsbehindernde Mängel fest, kann sie die Funktionsprüfung abbrechen und die Abnahme in Schriftform verweigern oder – im Fall einer vereinbarten Teilabnahme – die Abnahmeerklärung auf den Gegenstand der Teilabnahme zu beschränken.

Eine Abnahmeverweigerung muss mit einer Liste der abnahmehinderlichen Mängel versehen werden und soll ergänzend erläuterte Bearbeitungswünsche enthalten. Die Agentur wird anhand der festgestellten Abweichungen von den gemäß § 7.2 vertraglich geschuldeten Leistungen sowie etwaig mitgeteilter Bearbeitungswünsche und mit einem angemessenen Überarbeitungszeitraum die Korrekturen durchführen, um eine Abnahme der Leistungen zu ermöglichen. Der Vergütungsanspruch wird mit Erklärung der Abnahme fällig, soweit im Projektauftrag nichts anderes vereinbart ist.

§ 7.6 Sachmängelhaftung (Gewährleistung)

(1) Verpflichtung zur mangelfreien Leistungserbringung

Die Agentur verpflichtet sich, alle Leistungen frei von Sach- und Rechtsmängeln zu erbringen bzw. zu erstellen. Für die zum Zeitpunkt der Abnahme beiden Parteien bekannten und nicht behobenen Mängel gelten die Mängelansprüche als vorbehalten.

(2) Verjährungsfrist für Sach- und Rechtsmängelansprüche

Die Verjährungsfrist für Sach- und Rechtsmängelansprüche beträgt 24 Monate und beginnt mit Erklärung der Abnahme bzw. bei Übertragung von Rechten mit Lieferung/Bereitstellung.

Soweit Leistungen teilabgenommen wurden, beginnt die Verjährungsfrist mit dem Zeitpunkt der jeweiligen Teilabnahme und endet 24 Monate nach der jeweiligen Teilabnahme, frühestens aber 12 Monate nach der Gesamtabnahme.

Meldet die Auftraggeberin vor Ablauf der Verjährungsfrist Mängel, und verhandeln die Parteien im Sinne des § 203 BGB, ist die Verjährung gehemmt, bis die Agentur oder die Auftraggeberin die Fortsetzung der Verhandlungen verweigert. Die Verjährung tritt frühestens drei Monate nach dem Ende der Hemmung ein.

(3) Behebung von Mängeln

Die Agentur hat Mängel unverzüglich, spätestens innerhalb einer von der Auftraggeberin gesetzten angemessenen Frist nach ihrer Wahl durch Nachbesserung oder Neulieferung zu beheben. Die Agentur hat die zum Zwecke der Nacherfüllung erforderlichen Kosten, insbesondere Transport-, Wege-, Arbeits- und Materialkosten zu tragen. Erfolgt die Nacherfüllung durch Neuerstellung oder Neulieferung, entfällt der Nutzungsherausgabeanspruch der Agentur.

Schließt die Agentur die Mängelbehebung nicht innerhalb einer ihr gesetzten angemessenen Frist erfolgreich ab, kann die Auftraggeberin der Agentur entweder

•eine weitere angemessene Nachfrist verbunden mit der Ankündigung setzen, nach deren fruchtlosem Ablauf den Mangel selbst – ggf. mittels Dritter – zu beseitigen; läuft diese Frist fruchtlos ab, ist die Auftraggeberin berechtigt, den Mangel selbst zu beseitigen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen zu verlangen

•oder eine weitere angemessene Nachfrist setzen und nach deren fruchtlosem Ablauf die Vergütung angemessen herabsetzen oder vom Projektauftrag ganz oder teilweise zurücktreten. Ein Rücktritt wegen eines unerheblichen Mangels ist jedoch ausgeschlossen.

(4) Beschaffenheit der Leistungen und Arbeitsergebnisse

Die Beschaffenheit der Leistungen und Arbeitsergebnisse ergibt sich aus der Beschreibung der Leistungen und Arbeitsergebnisse in dem Projektauftrag bzw. Einzelauftrag und dessen Anlagen (z.B. Leistungsbeschreibung nebst Konzepten und Pflichtenheften, Angebot) sowie aus etwaigen ergänzenden Auswahlentscheidungen und Festlegungen zu Ausführungsvarianten und Projektbriefings und konkretisierenden Angaben aus Protokollen. Die Auftraggeberin stellt der Agentur auf Anforderung etwaig verfügbare Unterlagen und Informationen (z.B. Screenshots oder Informationen zur Identifizierung und Eingrenzung des Mangels), die die Agentur zur Beurteilung und Beseitigung des Mangels benötigt, zur Verfügung.

(5) Wegfall der Mängelansprüche

Die Mängelansprüche entfallen, soweit die Auftraggeberin die Arbeitsergebnisse selbst abändert und/oder abändern lässt, ohne dass dies Teil der vorgesehenen Nutzung bzw. Funktionalität ist (z.B. eigenverantwortliches Customizing) oder im Rahmen der Ausübung der Rechte der Auftraggeberin erfolgt aufgrund nicht erfolgter Mängelbehebung durch die Agentur.

(6) Keine Garantien

Die Agentur spricht gegenüber der Auftraggeberin keine Beschaffenheitsgarantien oder sonstige Garantien im Rechtssinne aus, es sei denn, solche sind ausdrücklich im Projektauftrag definiert.

§ 7.7 Zusammenarbeit und Leistungsstörungen bei Dienstleistungen

(1) Zusammenarbeit

Die von der Agentur zu erbringenden Dienstleistungen ergeben sich jeweils aus dem von den Parteien gemäß den Regelungen des Anhang 1 vereinbarten Projektauftrag. Die Agentur hat ihre Leistungen mit größtmöglicher Sorgfalt, nach dem zum Zeitpunkt der Ablieferung aktuellen Stand der Technik sowie der größtmöglichen Wirtschaftlichkeit zu erbringen. Die Auftraggeberin ist dazu berechtigt, hinsichtlich der Art und Weise der Ausführung der Leistungen Anordnungen zu treffen, soweit dies für die vertragsgemäße Durchführung der Leistung notwendig ist.

Für die Umsetzungs-, Produktions- und Implementierungsphase gelten die Regelungen zu Werkleistungen.

(2) Leistungsstörung

Sofern eine Dienstleistung nicht vertragsgemäß oder fehlerhaft bzw. unvollständig erbracht wird, ist die Agentur verpflichtet, die Dienstleistung ohne Mehrkosten für die Auftraggeberin innerhalb angemessener Frist vertragsgemäß zu erbringen, es sei denn die Agentur hat diese Leistungsstörung nicht zu vertreten.

Nicht vertragsgemäß ist die Dienstleistung auch dann, wenn sie Schutzrechte Dritter verletzt.

§ 7.8 Sorgfaltspflicht

Soweit nicht in Projektaufträgen oder Einzelaufträgen ein höherer Sorgfaltsmaßstab vereinbart wird, nimmt die Agentur die Interessen der Auftraggeberin mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes wahr. Der Verschuldensmaßstab gilt für alle von der Agentur eingeschalteten internen oder externen Mitarbeiter oder sonst beauftragten Unternehmen oder Personen. Außerdem sichert die Agentur der Aufraggeberin die Wahrung dieser Sorgfaltspflichten auch hinsichtlich Zuverlässigkeit, Termintreue, Qualität und Preisen der etwaig zu beauftragenden Dritten zu.

§ 7.9 Rechtliche Prüfung

(1) Hinweispflicht der Agentur

Die Agentur wird die Auftraggeberin rechtzeitig auf rechtliche Risiken des Inhalts oder der Gestaltung oder der Veröffentlichungsmodalitäten (z.B. bei Social-Media-Aktivitäten) geplanter Kommunikationsmaßnahmen hinweisen. Erachtet die Agentur für die Realisierung der Maßnahmen eine rechtliche (zum Beispiel wettbewerbsrechtliche oder datenschutzrechtliche) Prüfung für erforderlich, so weist sie die Auftraggeberin in Textform hierauf hin.

Bis zu einer abschließenden Prüfung der Zulässigkeit der Kommunikationsmaßnahme und einer finalen Rückmeldung durch die Auftraggeberin wird die Agentur die Kommunikationsmaßnahme unterlassen.

(2) Katalog von zu prüfenden Kommunikationsmaßnahmen

Auf Anforderung der Auftraggeberin stimmen die Vertragsparteien einen verbindlichen Katalog von Kommunikationsmaßnahmen ab, bei welchen stets eine rechtliche Prüfung durch die Auftraggeberin erfolgen muss.

§ 7.10 Haftung

(1) Haftungsansprüche Dritter

Die Agentur stellt die Auftraggeberin von etwaigen Haftungsansprüchen Dritter, die beispielsweise aufgrund der Verletzung der Informationssicherheit und/oder des Datenschutzes, insbesondere aufgrund einer Verletzung der Vorgaben der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung inklusive Anhänge, entstehen, frei, es sei denn die Agentur hat den Haftungsfall nicht verschuldet. Gleiches gilt für Freistellungsansprüche gemäß § 9 Abs. (5), § 10 Abs. (2) und (4) sowie Regressansprüche nach § 7.16 Abs. (4). Die Haftung nach dem hiesigen § 7.10 Abs. (1) ist nicht begrenzt.

(2) Haftung und Haftungsbegrenzung

Die Agentur haftet im Übrigen für fahrlässiges Handeln der Höhe nach beschränkt auf 2,5 Mio. (in Worten: zwei Millionen fünfhunderttausend) Euro je Schadensereignis. Dies entspricht der nach Absatz (4) vorzuhaltenden Deckungssumme.

Die vorstehende Haftungsbegrenzung gilt nicht für Ansprüche wegen Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie soweit das Produkthaftungsgesetz zur Anwendung kommt.

(3) Keine Ansprüche aus entgangenem Gewinn

Ansprüche aus entgangenem Gewinn sind ausgeschlossen.

(4) Versicherungspflicht

Die Agentur ist verpflichtet, für die Dauer des Vertrags eine Haftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen je Versicherungsfall, jeweils zweifach maximiert je Versicherungsjahr, zu unterhalten: Betriebshaftpflichtversicherung 2,5 Mio. Euro pauschal für Personen- und Sachschäden, Vermögensschäden 1 Mio. Euro, Medienhaftpflichtversicherung 1 Mio. Euro. Diese Versicherung muss insbesondere auch die Verletzung von Schutzrechten Dritter sowie Schäden bei IT-Leistungen abdecken. Die Agentur weist den Versicherungsschutz bei Vertragsschluss nach, hält ihn über die Vertragslaufzeit aufrecht und informiert die Auftraggeberin unverzüglich, wenn der Versicherungsvertrag geändert oder gekündigt wird.

(5) Haftung nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Die Haftung der Auftragnehmerin nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung inklusive Anhängebleibt unberührt.

§ 7.11 Aufbewahrung und Herausgabe von Unterlagen und Daten

(1) Aufbewahrung von Unterlagen und Daten

Wenn in einzelnen Projektaufträgen nichts anderes vereinbart wird, bewahrt die Agentur alle für die Auftraggeberin hergestellten Unterlagen und Daten, wie z.B. Konzepte, Berichte, Druckunterlagen, Filme, Zeichnungen und Belegexemplare von Medien, für die Laufzeit des Rahmenvertrags bzw. für die Laufzeit eines über die Laufzeit des Rahmenvertrags hinausgehende Laufzeit eines Projektauftrags sachgemäß und treuhänderisch auf. Die Agentur sorgt dafür, dass Dritte keinen Zugriff auf diese Unterlagen und Daten haben und wird den Grundsätzen ordnungsgemäßer Datenverarbeitung Rechnung tragen.

(2) Herausgabe von Unterlagen und Daten

Nach Vertragsende bzw. nach Ende eines über die Laufzeit des Rahmenvertrags hinausgehenden Projektauftrags werden die Unterlagen und Daten der Auftraggeberin zur Abholung bereitgestellt und auf Anforderung in elektronischer Form übergeben. Die Übergabe erfolgt in marktgängigen Formaten, bei Arbeitsergebnissen zusätzlich in offener bzw. editierbarer Form einschließlich Quellen-, Versions- und Rechteinformationen. Die Auftraggeberin kann auch vor Vertragsende bzw. vor Ende des Projektauftrags jederzeit die Herausgabe von Unterlagen und Daten verlangen. Ein Zurückbehaltungsrecht durch die Agentur besteht nicht.

(3) Archivierung von digitalen Daten

Die den Unterlagen zu Grunde liegenden, von der Agentur erarbeiteten, digitalen Daten sowie sämtliche Arbeitsergebnisse in allen Entwicklungs-, Zwischen- und Endstufen werden von der Agentur jeweils nach Abschluss der Arbeiten archiviert. Die Archivierung muss in strukturierter Form erfolgen, so dass eine schnelle Wiederauffindbarkeit gewährleistet ist. Daneben muss die Agentur alle Arbeitsergebnisse und archivierten Daten nach Stand der Technik regelmäßig (d.h. mindestens einmal in der Woche) sichern (Back-Up), so dass stets eine Wiederherstellung aktueller Fassungen möglich ist.

(4) Zusammenstellung von Unterlagen und Daten sowie Arbeitsergebnissen

Die Unterlagen und Daten sowie sämtliche Arbeitsergebnisse in allen Entwicklungs-, Zwischen- und Endstufen sind nach Erklärung der Abnahme bzw. bei anderen Leistungen als Werkleistungen zum Zeitpunkt der Erbringung der Leistung alleiniges und ausschließliches Eigentum der Auftraggeberin und werden auf Verlangen zusammengestellt und auf einen geeigneten Datenträger transferiert. Nutzungsrechtliche Aspekte werden durch die Aufbewahrung oder Herausgabe nicht berührt.

§ 7.12 Unterauftragsvergabe, Fremdleistungen

(1) Unterauftragnehmerleistungen

Im Rahmen der Projektarbeit für die Auftraggeberin bezieht die Agentur bei Bedarf für Leistungen, die von diesem Rahmenertrag umfasst werden, über Unteraufträge von Dritten (sogenannte Fremdleistungen) in eigener Verantwortung, im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. In diesen Fällen wählt die Agentur die unter Qualitäts-, Kosten- und Termingesichtspunkten geeigneten Lieferanten aus, holt Angebote ein und erteilt im eigenen Namen und auf eigene Rechnung, nach schriftlicher Freigabe der von der Agentur vorgelegten Kostenvoranschläge durch die Auftraggeberin, Aufträge an die ausgewählten Lieferanten. Dabei wird die Agentur der Auftraggeberin stets die Detailkalkulationen der von ihnen angefragten Dritten unaufgefordert offenlegen.

(2) Rechte an Unterauftragnehmerleistungen

Außerdem wird die Agentur dafür Sorge tragen, dass Dritte der Auftraggeberin uneingeschränkte und ausschließliche, zeitlich und räumlich unbeschränkte und unwiderrufliche sowie unterlizensierbare Nutzungs-, Bearbeitungs- und Änderungsrechte an den von ihnen erbrachten Werken übertragen. Sollte dies nicht möglich oder sinnvoll sein (z.B. bei Stockfotos, Musikrechten etc.), wird die Agentur die Auftraggeberin rechtzeitig vor Erteilung des Projektauftrags bzw. Einzelauftrags und vor Arbeitsbeginn darüber schriftlich informieren und ihr ein Angebot zur Übernahme solcher Rechte gemäß Anhang 6 vorlegen. Der Bezug der Leistungen zugunsten der Auftraggeberin erfolgt im Falle einer Beauftragung stets über die Agentur. Dies gilt beispielsweise für kostenpflichtige Bilder, Musiken o.ä. Im Übrigen gelten die Regelungen gemäß § 10 dieses Rahmenvertrages direkt oder entsprechend.

(3) Freigabe und Beauftragung

Für alle Unterauftragnehmer- bzw. Fremdleistungen ist die schriftliche Freigabe der Kostenvoranschläge sowie die Beauftragung eines Projekt-/Einzelauftrags durch die Auftraggeberin vor der Leistungserbringung notwendig. Sofern Eilbedürftigkeit besteht, ist die Auftraggeberin in Textform auf die Notwendigkeit der unverzüglichen Freigabe in Textform ausdrücklich hinzuweisen. Ohne eine solche Freigabe dürfen die Arbeiten nicht begonnen werden. Andernfalls sind diese Kosten von der Agentur zu tragen.

(4) Unterauftragsvergabe

Die Agentur hat für den Bezug von Leistungen durch Unterauftragsvergabe an Dritte für Leistungen, die in Summe einen Auftragswert von 4.000,- Euro netto überschreiten, vor Beauftragung und Projektbeginn mindestens drei Angebote bzw. Kostenvoranschläge für den Unterauftrag einzuholen und diese gegebenenfalls nachzuverhandeln und das Ergebnis der Auftraggeberin als Angebote bzw. Kostenvoranschläge zur Freigabe in Textform vorzulegen.

(5) Abrechnung und Kostenkontrolle

Eine Überschreitung des Umfangs sowie der Kosten der angebotenen und beauftragten bzw. freigegebenen Unterauftragnehmer- bzw. Fremdleistungen ist nicht zulässig. Ausgenommen sind Herstellungskosten, die produktionsbedingt in der Summe um +/- 10 % schwanken können, sofern diese schwankenden Herstellungskosten im Kostenvoranschlag ausdrücklich ausgewiesen sind. Die Zahlungen der Agentur an Unterauftragnehmer/Lieferanten erfolgen unter Inanspruchnahme von Skonto, sofern der Unterauftragnehmer/Lieferant Skonto gewährt.

Die Agentur wird der Auftraggeberin alle beauftragten Fremdleistungen ohne Aufschlag und Vermittlerprovisionen und gegen Vorlage des Auftrags und der Kopien der Originalbelege weiterberechnen. Provisionen auf Fremdleistungen werden nicht gezahlt.

Bei größeren Aufträgen an Dritte (ab jeweils 5.000,- Euro) oder falls zu beauftragende Dritte Vorauszahlungen verlangen, ist die Agentur nach jeweiliger einvernehmlicher Vereinbarung mit der Aufraggeberin in Textform und gegen Nachweis berechtigt, Akontozahlungen schriftlich anzufordern bzw. auch nach Teillieferungen oder -leistungen abzurechnen.

(6) Kein direkter Leistungsbezug von Dritten

Die Agentur ist nicht berechtigt, die Auftraggeberin rechtsgeschäftlich zu vertreten. Die Auftraggeberin wird Leistungen stets direkt von der Agentur und nicht bei Dritten als Vertragspartnern beziehen.

(7) Abrechnung der Unterauftragnehmer- bzw. Fremdleistungen zuzüglich Umsatzsteuer

Alle Abrechnungen der Agentur erfolgen auf Basis der vereinbarten Nettopreise zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.

(8) Weitergehende Regelungen zu Unterauftragnehmern

Im Falle einer Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten haben die Regelungen zum Einsatz von Unterauftragnehmern gemäß der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung inklusive Anhänge Vorrang.

§ 7.13 Produktionssteuerung und Überwachung

(1) Steuerung und Überwachung von Leistungserbringern

Werden nach Zustimmung durch die Auftraggeberin gemäß Ziffer 7.12 Abs. (1) für die Herstellung und den Vertrieb von Maßnahmen weitere Leistungserbringer (Dritte, wie z.B. Filmproduktionen, Illustratoren, Fotografen, Programmierer etc.) notwendig sein, so übernimmt die Agentur nach vorheriger Zustimmung durch die Auftraggeberin neben der Auswahl die gesamte Steuerung, Überwachung und Kontrolle der Leistungserbringer mit dem Ziel einer bestmöglichen und fehlerfreien Qualität und der Einhaltung von Kosten- und Terminvorgaben im Sinne die Auftraggeberin.

Dies beinhaltet u.a. auch die intern von der Agentur zu organisierenden Abnahmen von Arbeits- und Produktionsergebnissen aller Art im Auftrag und im Sinne der Auftraggeberin sowie die Erstellung und Überwachung von Produktionsplänen und -timings. Sie koordiniert die Produktionsabwicklung auch hinsichtlich der Rechnungs- und Zahlungsabwicklung sowie bezüglich der Rechnungskontrolle. Dabei wird die Agentur bei der Entwicklung von Werbemitteln alle notwendigen technischen Kriterien für die Sicherstellung der Möglichkeit einer Weiterverarbeitung berücksichtigen.

(2) Unterstützung der Auftraggeberin

Entscheidet sich die Auftraggeberin solche Aufträge im Rahmen einzelner Projekte in eigener Verantwortung direkt an Dritte zu vergeben, wird die Agentur die Auftraggeberin in diesem Zusammenhang beratend unterstützen. Derartige Leistungen werden als Dienstleistung erbracht.

§ 7.14 Rabatte und Rückvergütungen

(1) Einkaufskonditionen

Die Agentur räumt der Auftraggeberin, soweit möglich, die günstigsten Einkaufskonditionen bei Dritten ein (z. B. Lieferanten für Bilder), wie sie mit ihren anderen Agentur-Kunden bereits bestehen oder wie sie sich im Laufe des Vertragsverhältnisses durch Abschlüsse von Sonderkonditionen ergeben. Abweichungen hiervon sind durch die Agentur offenzulegen und auf Anforderung der Auftraggeberin zu begründen.

Die Vergütungen wie z. B. Mengenrabatte, die im Zusammenhang mit Geschäften für die Auftraggeberin stehen, werden von der Agentur an die Auftraggeberin weitergeleitet. Rückvergütungen der Lieferanten werden anteilig an die Auftraggeberin weitergeleitet. Sollte dies in Ausnahmefällen nicht möglich sein (z. B. wenn die Agentur Sonderkonditionen nutzen kann, die andere Kunden direkt mit Lieferanten vereinbart haben), so wird die Agentur die Auftraggeberin darüber vorher in Textform und unter Angabe von Gründen in Kenntnis setzen und um eine Zustimmung zur Ausführung zu bitten.

(2) Weitergabe von Vergünstigungen

Die Agentur versichert, alle im Rahmen der Leistungserbringung entstehenden Rabatte, Zusatzleistungen oder sonstigen Vergünstigungen ohne Einbehalt an die Auftraggeberin weiterzugeben. Insbesondere versichert die Agentur, keinerlei Rückvergütungen (sogenannte „Kickbacks“) oder sonstige Zusatzvergütungen von Lieferanten aus Leistungen zu erhalten und einzubehalten, die im Rahmen der durch die Auftraggeberin beauftragten Arbeiten entstanden sind.

(3) Auditrecht

Insoweit gelten die Auditrechte gemäß § 7.19 entsprechend.

(4) Kündigungsrecht

Eine Verletzung dieser Regelung berechtigt die Auftraggeberin zur außerordentlichen Kündigung und zur Einforderung der entsprechenden Rückvergütungen.

§ 7.15 Änderung oder Abbruch von Aufträgen

(1) Leistungsänderungen

Die Auftraggeberin hat Anspruch darauf, dass die Agentur geforderte Leistungsänderungen akzeptiert, die im Zusammenhang mit den nach diesem Rahmenvertrag bzw. nach Projektaufträgen zu erbringenden Leistungen stehen, soweit diese für sie nicht unzumutbar sind.

(2) Verfahren zur Leistungsänderung

Wenn die Auftraggeberin zu einer vereinbarten Leistung (z.B. zu einem beauftragten Projektauftrag) im Laufe der Leistungserbringung oder Projektarbeit eine wesentliche Änderung verlangt (sogenannter Change Request), erstellt die Agentur innerhalb von 3 Werktagen nach Bekanntgabe des Change Requests einen neuen oder ergänzenden Kostenvoranschlag, der von der Auftraggeberin mindestens in Textform freigegeben werden muss, bevor die Agentur weiterarbeitet. Analog wird mit Leistungsänderungen bezüglich beauftragter initialer oder regelmäßiger Aufgaben verfahren. Die Vertragsparteien entwickeln ein gemeinsames Change-Request-Formular.

(3) Vergütung bei Änderung oder Abbruch eines Projektauftrags

Für den Fall, dass die Auftraggeberin während der Durchführung eines Projektauftrags erklärt, dass dieser nicht zu Ende geführt werden soll, ist sie nur verpflichtet, der Agentur auf der Grundlage des Projektauftrags und begrenzt durch die Höhe der Kosten gemäß des genehmigten Kostenvoranschlags den bis zu diesem Zeitpunkt für erbrachte Leistungen bereits angefallenen Eigen- und Fremdaufwand im Zusammenhang mit Aufträgen zu vergüten. Ist der Projektvertrag ein Werkvertrag und kündigt die Auftraggeberin diesen gemäß § 648 BGB so bemisst sich der Vergütungsanspruch gemäß § 648 BGB.

Sofern der Agentur im Fall des Abbruchs oder einer Kündigung eine Vergütung für geleistete Arbeiten gewährt wird, erhält die Auftraggeberin die bis zu diesem Zeitpunkt erstellten Arbeitsergebnisse und es werden ihr die vereinbarten Rechte eingeräumt.

Die Agentur verpflichtet sich, den weiteren Aufwand für geänderte oder abgebrochene Arbeiten im Sinne der Auftraggeberin soweit wie möglich zu begrenzen und möglichst gering zu halten.

§ 7.16 Auslagen der Agentur

(1) Umgang mit Auslagen

Auslagen der Agentur an Dritte sind im Regelfall im Projektauftrag und dem initialen Kostenvoranschlag zu berücksichtigen und entsprechend auszuweisen. Demgegenüber zusätzliche, ganz oder teilweise vergütungspflichtige Auslagen der Agentur an Dritte im Rahmen von Projektarbeiten für Kommunikationsaufwand, Versand oder Vervielfältigungen, die auf ausdrückliche Anforderung der Auftraggeberin in Textform notwendig werden, werden der Auftraggeberin von der Agentur ergänzend per Kostenvoranschlag vor Arbeitsbeginn angeboten und müssen von der Auftraggeberin in Textform vor Ausführung freigegeben werden.

Diese Auslagen werden nach Abschluss ohne Aufschlag gesondert in Rechnung gestellt. Hierzu gehören:

• Reinzeichnungen und Produktionsvorlagen auf Basis von Preisen entsprechend des jährlich zu prüfenden Teils des Preisblatts für gemäß Anhang 4
• Lithographien (falls Lithoarbeiten nicht von dem von der Auftraggeberin benannten Leistungserbringer erbracht werden)
• Vervielfältigungen, die außerhalb des üblichen Rahmens liegen (z.B. mehr als fünf Vervielfältigungen, mehr als fünf Booklets mit jeweils mehr als 50 Seiten)
• Transportkosten

(2) Kurierkosten

Im Rahmen der Leistungserbringung für die Auftraggeberin notwendige Kurierkosten werden nach Originalbeleg abgerechnet, ohne dass es eines Kostenvoranschlags bedarf.

(3) Sonstige Nebenkosten

Kosten der regulären Bürokommunikation wie Porto, Telefon, E-Mails, digitale Übertragungen oder Schwarz-Weiß-Kopien aller Art, technische Kosten zur Sichtbarmachung der vorzustellenden Arbeiten inklusive Ausdrucken, Farbkopien, Erstellung von Datenträgern etc. sowie sonstige Nebenkosten, Kosten für Software- und Toollizenzen der Agentur einschließlich KI-Anwendungen und die Kosten für die Bereitstellung und Aufbereitung von Marktforschungsmaterialien für die durch die Agentur entwickelten Gestaltungen sind mit der Vergütung gemäß § 6 abgedeckt. Lizenzen für Bild-, Ton- und Filmmaterial Dritter fallen nicht hierunter; für sie gelten die Regelungen zu Buyouts und Fremdkosten.

(4) Gesetzlich vorgeschriebene Abgaben, Gebühren und sonstige Kosten

Die Agentur verpflichtet sich, der Auftraggeberin gesetzlich vorgeschriebene Abgaben an die Künstlersozialversicherung für künstlerische Fremdleistungen, GEMA- und sonstige unumgängliche Gebühren sowie Zollkosten o.ä. vor Projektbeginn im Rahmen des Kostenvoranschlags anzuzeigen. Sollte dies nicht erfolgen, hat die Auftraggeberin gegenüber der Agentur einen Regressanspruch.

(5) Vergütung von Auslagen

Gemäß § 7.16, Abs. (1) vereinbarte Auslagen werden von der Agentur der Auftraggeberin am Ende eines Projektes oder bei längeren Projekten – nach entsprechender Vereinbarung in Textform – monatlich und projektbezogen unter Bezugnahme auf die entsprechende Vereinbarung mit der Auftraggeberin in Rechnung gestellt.

(6) Abrechnung von Auslagen zuzüglich Umsatzsteuer

Alle Abrechnungen der Agentur erfolgen zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer. Bei Rechnungen an Leistungsempfänger außerhalb der Bundesrepublik Deutschland wird keine deutsche Umsatzsteuer berechnet und in den Rechnungen ausgewiesen. Dieser Umsatz ist gemäß § 3a Abs. 3 UStG in Verbindung mit § 3a Abs. 4 Nr. 2 UStG in Deutschland nicht steuerbar. Auf diesen Rechnungen ist die VAT- bzw. UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben.

§ 7.17 Reisekosten

(1) Reisen zur Auftraggeberin

Die Agentur berechnet keine Reisekosten für Reisen zu Standorten der Auftraggeberin in der Bundesrepublik Deutschland im Rahmen der Leistungserbringung und Projektarbeit.

(2) Reisen zur Auftraggeberin

Kosten für Reisen von Agenturmitarbeitern zu anderen Orten als den Standorten der Auftraggeberin, müssen auf deren Veranlassung erfolgen. Sie müssen der Auftraggeberin projektweise in Textform vor Reiseantritt angezeigt und nach Freigabe durch die Auftraggeberin in Textform ohne Aufschlag und nach Beleg an die Auftraggeberin weiterberechnet werden.

Dabei wird die Agentur bei Reisen stets die jeweils günstigste Reisemöglichkeit (z.B. bei Flügen Angebote oder Economy Class, bei Bahnfahrten 2. Klasse oder 1. Klasse mit Bahncard 50 o.ä.) wählen.

Die Erstattung von Reisekosten ist begrenzt durch die Regelung des Bundesreisekostengesetzes samt zugehörigen Regelungen.

(3) Reisezeiten

Reisezeiten werden nicht vergütet. Dies gilt nicht, soweit auf Reisen (z.B. während einer Zugfahrt) regulär Leistungen für die Auftraggeberin erbracht und mit Leistungsnachweis aufgeführt werden.

§ 7.18 Rechnungen und Zahlungsziel

(1) Ordnungsgemäße Rechnungsstellung

Rechnungen sind stets auftrags- und projektbezogen zu stellen einschließlich aller notwendigen Belege und Nachweise und müssen den gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung genügen. Unvollständige bzw. nicht prüfbare Rechnungen werden an die Agentur zurückgeschickt und setzen bis zur Stellung einer ordnungsgemäßen Rechnung die Zahlungsfrist nicht in Gang. Die Rechnungsbearbeitung erfolgt in der Direktion Mannheim der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik, M5,7 68161 Mannheim.

(2) Rechnungsstellung und Abrechnung zuzüglich Umsatzsteuer

Alle Abrechnungen der Agentur erfolgen auf Grundlage der vereinbarten Netto-Preise in Euro und zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer. Rechnungen an Leistungsempfänger außerhalb der Bundesrepublik Deutschland wird keine deutsche Umsatzsteuer berechnet und in den Rechnungen ausgewiesen. Dieser Umsatz ist gemäß § 3a Abs. 3 UStG in Verbindung mit § 3a Abs. 4 Nr. 2 UStG in Deutschland nicht steuerbar. Bei Rechnungen an Leistungsempfänger außerhalb der Bundesrepublik Deutschland wird keine deutsche Umsatzsteuer berechnet und in den Rechnungen ausgewiesen. Auf diesen Rechnungen ist die VAT- bzw. UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben.

(3) Zahlungsziel

Für alle Rechnungen der Agentur gilt als Zahlungsziel 30 Tage netto (Zahlungsfrist) nach Erhalt einer ordnungsgemäßen und prüffähigen Rechnung.

(4) E-Rechnung

Es sind elektronische Rechnungen unter Verwendung der LeitwegID der BGHW - 993-8009110600-59 - einzureichen. Hierfür registriert sich der Auftragnehmer kostenfrei unter folgendem Link: https://uv.flow.tiekinetix.net

Für die Erstellung einer E-Rechnung darf der Auftragnehmer keine gesonderte Kostenabrechnung vornehmen, noch ein gesondertes Entgelt hierfür verlangen.

Die Anforderungen bzw. Ausnahmen finden Sie in §§ 3, 4 ff. der E-Rechnungs-Verordnung, https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/BJNR355500017.html, oder in der, den Vergabeunterlagen beigefügten, Broschüre zur E-Rechnung.

Bei Fragen zum Rechnungseingangsportal können die Rechnungssteller direkt Kontakt mit dem Portalbetreiber TIE Kinetix aufnehmen (Geschäftszeiten: Montag bis Freitag, 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr):

• Support-E-Mail-Adresse: tie-de-support@spscommerce.com

• Support-Hotline: +49 89 541940101

• Kontaktaufnahme im Portal: Über das Hilfe-Symbol („Nachricht hinterlassen“)

Weitere umfassende Informationen rund um das Thema eRechnung darüber hinaus, finden Sie unter dem folgenden Link: https://www.bghw.de/ueber-uns/e-rechnungen

§ 7.19 Auditing

(1) Einverständnis in Durchführung von Audits

Die Agentur erklärt sich ausdrücklich einverstanden, jederzeit in ihren Räumlichkeiten nach vorheriger terminlicher Abstimmung werktags ein Audit oder eine sonstige Überprüfung der die Auftraggeberin betreffenden Vorgänge und Unterlagen durch die Auftraggeberin bzw. von dieser benannte Dritte durchführen zu lassen. Die Auftraggeberin wird nur solche Dritte mit der Durchführung von Audits beauftragen, die beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (z.B. Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer) oder einer vergleichbaren vertraglichen Verpflichtung unterliegen.

(2) Durchführung von Audits

Hierzu wird die Agentur der Auftraggeberin bzw. den von dieser beauftragten Dritten Einsicht in sämtliche auftraggeberbezogene Unterlagen und Informationen (wie z.B. Briefings, Präsentationen, Pläne, Kalkulationen, Angebote, Abrechnungen, Einblick in das Zeiterfassungssystem sowie sämtliche Schriftwechsel mit Dritten, Produktionsfirmen und Medien) gewähren, die in irgendeiner Form im Zusammenhang mit der vertragsgegenständlichen Leistung stehen oder nach Auffassung der Auftraggeberin stehen könnten. Der im Rahmen des Audits bzw. der Überprüfung entstehende Aufwand (z.B. Bereitstellung von prüffähigen Unterlagen, Auskünfte bei Rückfragen, Erläuterungen etc.) ist ebenfalls mit den im Vertrag unter § 6 geregelten Vergütungen an die Agentur abgegolten. Von der Auftraggeberin in diesem Zusammenhang veranlasste externe Kosten trägt die Auftraggeberin.

(3) Datenschutzrechtliche Prüf-, Kontroll- und Auditrechte

Etwaige datenschutzrechtlichen Prüf-, Kontroll- und Auditrechte im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung bestimmen sich nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung inklusive Anhänge.

§ 7.20 Compliance-Regelung

(1) Grundsätze zur Compliance

Von Agenturen und allen anderen Lieferanten der Auftraggeberin und ihrer Partnerorganisationen sowie allen Mitarbeitern der Auftraggeberin und ihrer Partnerorganisationen wird erwartet, dass diese keine unangemessenen Geschenke und Vorteile annehmen und/oder gewähren, die geeignet oder dafür gedacht sind, Geschäft zu erzielen, abzusichern oder in eine bestimmte Richtung zu lenken. Diese unerwünschten Zuwendungen können z.B. Geschenke, Bargeld, Bewirtungen außerhalb der Agenturräume aller Art, Einladungen zu Sport- oder Kulturveranstaltungen, Reisen oder sonstige Zuwendungen sein.

(2) Ausnahmeregelungen

Ist es im Verlauf der Zusammenarbeit angemessen oder notwendig, ein Geschenk oder eine Einladung zu übergeben oder entgegenzunehmen, ist dies prinzipiell nur akzeptabel, solange

• der nächsthöhere Vorgesetzte darüber schriftlich in Kenntnis gesetzt wurde und dies genehmigt hat,
• es in Übereinstimmung mit geltendem Recht und mit den internen Richtlinien der Auftraggeberin geschieht,
• es den Gepflogenheiten des Landes oder der Branche entspricht und
• es keine unangemessenen Auswirkungen auf die Art oder Dauer der Geschäftsbeziehung hat.

(3) Verpflichtende Wirkung

Mit Unterzeichnung dieses Rahmenvertrages verpflichtet sich die Agentur zur Einhaltung dieser Regelung und wird auch alle durch sie beauftragten Dritten dazu anhalten.

§ 7.21 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Datenschutz

Die Parteien verpflichten sich, die geltenden Bestimmungen des Datenschutzes einzuhalten. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag der Auftraggeberin gilt die als Anhang 8 beigefügte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einschließlich ihrer Anhänge. Sie ist Bestandteil dieses Rahmenvertrags und geht diesem im Fall von Widersprüchen in datenschutzrechtlichen Fragen vor. Ohne diese Vereinbarung ist die Agentur nicht berechtigt, personenbezogene Daten im Auftrag der Auftraggeberin zu verarbeiten.

Die Agentur darf personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Kunden und nur zu den vertraglich vereinbarten Zwecken verarbeiten. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken der Agentur, insbesondere für eigene Analysen, Trainingszwecke, Referenzen, Case Studies, Eigenwerbung, KI-Trainings, Datenbankaufbau oder sonstige interne Zwecke, ist ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung der Auftraggeberin ausgeschlossen.

Die Agentur wird geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten treffen und der Auftraggeberin auf Wunsch nachweisen. Datenschutzvorfälle, insbesondere Verlust, unberechtigter Zugriff, fehlerhafte Offenlegung oder sonstige Sicherheitsverletzungen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, hat die Agentur der Auftraggeberin unverzüglich nach Bekanntwerden schriftlich mitzuteilen und alle zur Aufklärung, Schadensbegrenzung und Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen.

Nach Beendigung des jeweiligen Projekts oder nach Weisung der Auftraggeberin wird die Agentur personenbezogene Daten vollständig zurückgeben oder löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung ist der Auftraggeberin auf Wunsch schriftlich zu bestätigen.

(2) Umgang mit technischen Zugängen

Bei allen von der Agentur für die Auftraggeberin eingesetzten oder genutzten externen und kundeneigenen Digital-, Social-, CRM- und anderweitigen technischen Plattformen gelten folgende Regelungen:

• Accounts und zugehörige Zugangsdaten / Passwörter verbleiben im Besitz der Auftraggeberin und sind auf Verlangen an die Auftraggeberin herauszugeben
• keine privaten Agenturaccounts für Assets der Auftraggeberin
• Adminrechte müssen bei der Auftraggeberin oder einem definierten neutralen Konto liegen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend
• Passwort- und Berechtigungsmanagement
• sofortige Rückgabe / Entzug von Zugängen bei Projektende
• Umgang mit Sicherheitsvorfällen
• Backup- und Wiederherstellungspflichten
• Verbot nicht freigegebener Tools für Daten der Auftraggeberin
• Es besteht kein Rückbehaltungsrecht durch die Agentur oder durch Agenturmitarbeiter.

§ 8 Verschwiegenheit/Geheimhaltung

(1) Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Geheimhaltung

Die Agentur verpflichtet sich, sämtliche von der Auftraggeberin oder in deren Auftrag von Dritten schriftlich, mündlich oder in sonstiger Weise erhaltenen Unterlagen und Informationen über Geschäftsvorfälle, Daten, Strategien sowie alle sonstigen Informationen über betriebliche Vorgänge streng vertraulich zu behandeln, Dritten gegenüber geheim zu halten und ausschließlich zum Zweck der Zusammenarbeit miteinander zu verwenden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Unterlagen und Informationen ausdrücklich als vertraulich oder geheim bezeichnet oder ob es sich um Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse im rechtlichen Sinne handelt.

Die Agentur ist nicht berechtigt, die erlangten Informationen für andere Zwecke als die Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin zu verwenden. Insbesondere ist es der Agentur untersagt, aufgrund dieser Informationen gewerbliche Schutzrechte anzumelden. Die Vertragsparteien sind sich darüber einig, dass durch die Weitergabe von Informationen keinerlei Rechte oder Lizenzen an gewerblichen Schutzrechten oder am Know-how eingeräumt werden.

Die Auftraggeberin ist berechtigt, von der Agentur jederzeit ohne Angabe von Gründen die Rückgabe der überlassenen Unterlagen einschließlich sämtlicher Kopien und Archivierungen zu verlangen.

(2) Verpflichtung der Mitarbeiter

Die Agentur wird die obige Verpflichtung gemäß Abs. (1) auch allen Angestellten, Beauftragten und sonstigen Mitarbeitern auferlegen, die aufgrund ihrer Tätigkeit Kenntnisse über den Gegenstand der Zusammenarbeit zwischen den Parteien und von betrieblichen Informationen erlangen können. Dabei ist die Agentur jedoch verpflichtet, die Informationen nur insoweit Angestellten, Beauftragten und sonstigen Mitarbeitern und diesen wiederum nur in dem Umfang zur Verfügung zu stellen, als dies für die Durchführung der Zusammenarbeit erforderlich ist.

Verbundene Unternehmen gelten nicht als dritte Parteien im Sinne dieser Vereinbarung. Für sie gelten dieselben Geheimhaltungsverpflichtungen wie für die Agentur selbst. Die Agentur verpflichtet sich, dies durch entsprechende Vereinbarungen sicherzustellen.

(3) Zustimmungspflichtige Eigenwerbung der Agentur

Alle Aussagen der Agentur gegenüber Dritten, insbesondere der Presse, in der Eigenwerbung oder in Vorträgen, über Art und Inhalt der Zusammenarbeit sowie deren Ziele, Aufgaben und Ergebnisse bedürfen der vorherigen schriftlichen Einwilligung der Auftraggeberin. Dies beinhaltet auch die Nennung der Auftraggeberin als Referenz.

(4) Ausnahmeregelung

Ausgenommen von dieser Regelung sind Einreichungen bei Kreativwettbewerben. Hiermit erteilt die Auftraggeberin der Agentur die Freigabe, die Arbeitsergebnisse der Agentur nach der ersten Veröffentlichung bei Kreativwettbewerben einzureichen. Die Kosten dafür trägt die Agentur. Alle in diesem Zusammenhang einzureichenden vertraulichen Angaben wie z.B. Angaben über Strategie, Zielgruppen, Budgetgrößen, Absatzdaten, erzielte Ergebnisse o.ä. bedürfen jedoch der vorherigen Zustimmung der Auftraggeberin.

§ 9 Übertragung von Nutzungsrechten

(1) Ausgestaltung der Nutzungsrechte

Mit Erstellung, Übergabe, Präsentation oder anderweitiger Vorstellung überträgt die Agentur der Auftraggeberin die ausschließlichen, zeitlich, inhaltlich und räumlich unbeschränkten, unwiderruflichen und unkündbaren, unterlizensierbaren Nutzungsrechte einschließlich der Bearbeitungs- und Änderungsrechte an allen im Rahmen der Beauftragung erstellten Arbeitsergebnissen, Werken sowie Zwischenergebnissen, einschließlich des Rechts diese mit anderen Werken zu verbinden. Dies gilt auch für die Hilfsmittel und Werkzeuge, die die Agentur oder von ihr beauftragte Dritte bei der Erbringung der Leistung entwickelt hat. Die Agentur oder von ihr beauftragte Dritte bleiben zur beliebigen Verwendung der Hilfsmittel und Werkzeuge, die sie bei der Erbringung der Leistung verwendet hat, berechtigt.

Der Auftraggeberin hat das Recht, die Arbeitsergebnisse und Werke zu ändern, weiter zu entwickeln sowie in jeglicher Weise zu bearbeiten. Sie kann die aufgeführten Rechte ganz oder teilweise an Dritte weiter übertragen.

In jedem Fall sind bei Bedarf über § 9 Abs. (1), Satz 1 hinausgehend die zur vertragsgemäßen Leistungserbringung notwendigen Rechte in der entsprechend erforderlichen Ausprägung einzuräumen.

(2) Kein Zurückbehaltungsrecht

Ein Zurückbehaltungsrecht seitens der Agentur besteht nicht.

(3) Übertragung ohne Rechtsmängel

Die Agentur garantiert, dass sämtliche von ihr erbrachten Leistungen frei von Rechten Dritter sind. Die Agentur stellt auch sicher, dass ihre freien und festangestellten Mitarbeiter die für die Realisierung der jeweiligen Projekte erforderlichen Nutzungsrechte auf die Agentur übertragen haben, und zwar in dem Umfang, in dem diese Nutzungsrechte von der Agentur auf die Auftraggeberin zu übertragen sind. Auf entsprechendes Ersuchen ist die Agentur zur Bekanntgabe der vorliegenden Vereinbarung bzw. – soweit eingrenzbar – nur der relevanten Einzel-Paragraphen gegenüber Dritten, die als Unterauftragnehmer oder freie Mitarbeiter eingesetzt werden sollen und die zuvor in Schriftform zur Geheimhaltung gemäß § 8 Abs. (2) verpflichtet worden sind, berechtigt.

(4) Nutzungsrechte an Leistungen Dritter

Die Agentur stellt sicher, dass für alle durch die Agentur im Zusammenhang mit diesem Rahmenvertrag erbrachten bzw. organisierten Leistungen Dritter, diese Dritten der Auftraggeberin – vermittelt über die Agentur – alle Rechte gemäß § 9 Abs. (1) einräumen.

Sollte dies nicht möglich oder sinnvoll oder der Rechtserwerb nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich sein (z.B. bei Stockfotos, Musikrechten etc.), wird die Agentur die Auftraggeberin im Sinne von § 7.12 des Vertrages vor der Beauftragung unverzüglich in Textform informieren.

(5) Freistellungsansprüche

Im Falle des Verstoßes gegen die vorstehenden Verpflichtungen wird die Agentur die Auftraggeberin von jeglichen Ansprüchen Dritter freistellen. Die Agentur trägt sämtliche Kosten, die der Auftraggeberin durch eine etwaige Inanspruchnahme durch den Rechteinhaber entstehen. Dies erstreckt sich insbesondere auf Schadenersatzleistungen der Auftraggeberin an Dritte sowie auf etwaige Anwalts- und Gerichtskosten, die der Auftraggeberin im Zusammenhang mit seiner Inanspruchnahme entstehen.

(6) Nutzung nach Vertragsende

Mit der Vergütung der Agentur gemäß § 6. sind auch die Leistungen der Agentur abgegolten, die während der Vertragszeit von der Agentur erbracht wurden, jedoch erst nach Ende der Vertragszeit der Auftraggeberin genutzt werden.

(7) Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Die Agentur legt gegenüber der Auftraggeberin bei jeder Übergabe eines Arbeitsergebnisses offen, ob und an welchen Stellen Systeme der Künstlichen Intelligenz (KI) eingesetzt wurden. Der Agentur ist bekannt, dass der KI-Einsatz Auswirkungen auf die urheberrechtliche Schutzfähigkeit eines Arbeitsergebnisses haben kann. Die Parteien stimmen sich daher, unter besonderer Berücksichtigung der konkret geschuldeten Agenturleistung und des beabsichtigten Verwendungszwecks, dazu ab, inwieweit bestimmte Arbeitsergebnisse mit Hilfe von KI erstellt werden dürfen.

Eine Kennzeichnung gegenüber Dritten erfolgt nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung). Form und Umfang der Kennzeichnung stimmt die Agentur vorab mit der Auftraggeberin ab. Im Übrigen gelten die Regeln gemäß Anhang 7.

§ 10 Schutzrechte Dritter

(1) Haftung für Schutzrechtsansprüche

Macht ein Dritter gegenüber der Auftraggeberin Ansprüche wegen der Verletzung von Schutzrechten durch die Nutzung der Arbeitsergebnisse oder sonstigen Leistungen der Agentur geltend und wird deren Nutzung hierdurch beeinträchtigt oder untersagt, haftet die Agentur unbeschadet der Rechte der Auftraggeberin gemäß § 7.5 und § 7.6 wie folgt:

(2) Wahlrecht zwischen Nachbesserung oder Neulieferung

Die Agentur kann im Rahmen des Wahlrechts zwischen Nachbesserung oder Neulieferung auf ihre Kosten entweder die Leistungen so ändern oder ersetzen, dass sie das Schutzrecht nicht verletzen, aber den vereinbarten Funktions- und Leistungsmerkmalen in für die Auftraggeberin entsprechen, oder die Auftraggeberin von Ansprüchen gegenüber dem Schutzrechtsinhaber vollständig freistellen.

(3) Abwehr Ansprüche Dritter

Die Parteien werden sich unverzüglich wechselseitig über geltend gemachte Ansprüche Dritter verständigen. Die Auftraggeberin wird die behauptete Schutzrechtsverletzung nicht anerkennen und jegliche Auseinandersetzung einschließlich etwaiger außergerichtlicher Regelungen entweder der Agentur überlassen oder nur im Einvernehmen mit der Agentur führen. Die Agentur hat auf Anforderung der Auftraggeberin die Auseinandersetzung sowie etwaige gerichtliche Verfahren für die Auftraggeberin gegenüber dem Schutzrechtsinhaber zu führen.

(4) Erstattung von Verteidigungskosten

Der Agentur erstattet der Auftraggeberin notwendige Verteidigungskosten und sonstige Schäden, soweit der Auftraggeberin aus Rechtsgründen die geeigneten Abwehrmaßnahmen und Vergleichsverhandlungen vorbehalten bleiben bzw. bleiben müssen. Die Auftraggeberin hat in diesem Fall Anspruch auf einen Vorschuss in Höhe der geschätzten Verteidigungskosten.

(5) Keine Haftungsbegrenzung

Die Haftungsobergrenzen gemäß § 7.10 Abs. (2) gelten nicht für die vorstehenden Nachbesserungs- oder Neulieferungs- bzw. Freistellungs- und Kostenerstattungs- sowie Schadensersatzansprüche.

§ 11 Vorgaben zur Leistungserbringung

(1) Abstrakte Leistungsvorgaben

Die Leistungen der Agentur haben zum Zeitpunkt der Leistungserbringung folgenden abstrakten Leistungsvorgaben zu entsprechen, ohne dass hierfür gesonderte Kosten anfallen:

a. Konformität der Leistungen mit den für diese geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie Vorschriften

b. Konformität der Leistungen mit für diese relevante Normen und Richtlinien (z. B. insbesondere Sicherheitsvorschriften und Kennzeichnungs- und Informationspflichten)

Die Agentur verpflichtet sich, alle Leistungen in Konformität mit den gesetzlichen Anforderungen und sonstigen rechtlichen Bestimmungen sowie mit relevanten Normen und Richtlinien erbringen.

Für alle Arbeitsergebnisse, die zur Veröffentlichung durch die Auftraggeberin bestimmt sind, gelten die Anforderungen an die digitale Barrierefreiheit. Maßgeblich sind die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) in der jeweils geltenden Fassung sowie die harmonisierte Norm EN 301 549. Die Agentur weist die Einhaltung auf Anforderung nach.

(2) Rechtskonforme Umsetzung

Insbesondere sind im Rahmen der Umsetzungen von technischen Lösungen – vor allem betreffend die Webseite sowie sämtliche Social-Media-Auftritte und -Aktivitäten – Grundsätze des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen gemäß Art. 25 DSGVO sowie sonstige relevante Rechtsvorschriften zu wahren. Die Regelungen der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bleiben unberührt und haben Vorrang.

(3) Konformität der Leistungen mit dem Stand der Technik

Die Leistungen müssen zum Zeitpunkt der Leistungserbringung mindestens dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Dies betrifft insbesondere die Aspekte der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit als Schutzziele der Informationssicherheit. In diesem Zusammenhang hat die Agentur insbesondere adäquate Datensicherungsmaßnahmen für Arbeitsergebnisse und Auftraggeberdaten sowie Maßnahmen zum Schutz vor Schadsoftware etc. zu ergreifen.

(4) Rechtliche Prüfung

Die Regelungen zur rechtlichen Prüfung gemäß § 7.9 bleiben unberührt. Ungeachtet dessen hat die Agentur Leistungen von vorneherein so auszugestalten, dass rechtliche Risiken des Inhalts oder der Gestaltung oder der Veröffentlichungsmodalitäten (z.B. bei Social-Media-Aktivitäten) geplanter Kommunikationsmaßnahmen möglichst gering ausfallen.

(5) KI-Kompetenz des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle von ihm eingesetzten Personen, die im Rahmen dieses Auftrags mit der Entwicklung, dem Betrieb, der Nutzung, der Überwachung oder der sonstigen Handhabung von KI-Systemen befasst sind, über eine ausreichende KI-Kompetenz im Sinne von Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 (Verordnung über künstliche Intelligenz) verfügen.

Die KI-Kompetenz muss insbesondere Kenntnisse über die Funktionsweise der eingesetzten KI-Systeme, deren bestimmungsgemäße Nutzung, bestehende Risiken sowie geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung umfassen und sich am jeweiligen Einsatzkontext orientieren.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass diese Verpflichtung auch gegenüber etwaigen Unterauftragnehmern verbindlich weitergegeben wird.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die erforderliche KI-Kompetenz während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten und auf Verlangen des Auftraggebers geeignete Nachweise in angemessener Form vorzulegen.

(6) Besondere Vertragsbedingungen nach dem Bundestariftreuegesetz

(6.1) Tariftreueversprechen nach § 3 des Bundestariftreuegesetzes

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den zur Leistungserbringung eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern für die Dauer, in der sie in Ausführung des öffentlichen Auftrags oder der Konzession tätig sind, mindestens die Arbeitsbedingungen zu gewähren, die die jeweils einschlägige Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes festsetzt (Tariftreueversprechen).

(2) Für den Auftragnehmer folgt aus dem Tariftreueversprechen nach Absatz 1 keine Verpflichtung, soweit und solange er nicht unter den Anwendungsbereich einer Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes fällt.

(6.2) Nachweispflichten und Kontrolle

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mittels geeigneter Unterlagen zu dokumentieren, dass er sein Tariftreueversprechen nach Nummer 1 einhält. Die Dokumentationspflicht gilt nicht, wenn der Auftragnehmer nach § 10 Absatz 1 Satz 1 des Bundestariftreuegesetzes zertifiziert worden ist.

(2) Die Einhaltung der besonderen Vertragsbedingungen nach dieser Anlage wird durch die Prüfstelle Bundestariftreue (§ 8 des Bundestariftreuegesetzes) kontrolliert.

(3) Im Falle einer Kontrolle durch die Prüfstelle Bundestariftreue verpflichtet sich der Auftragnehmer,

• die Kontrolle zu dulden,
• die für die Kontrolle erheblichen Auskünfte zu erteilen,
• die nach Absatz 2 zu erstellenden Nachweise oder ein Zertifikat nach § 10 Absatz 1 Satz 1 des Bundestariftreuegesetzes sowie weitere Unterlagen auf Anforderung der Prüfstelle vorzulegen,
• die Datenverarbeitung über die Deutsche Rentenversicherung zu ermöglichen,
• auf Verlangen der Prüfstelle Bundestariftreue das Betreten der Grundstücke und der Geschäftsräume zu dulden sowie
• datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der eingesetzten Beschäftigten zu Zwecken der Kontrolle zu erfüllen, indem er diese insbesondere über die Möglichkeit von Kontrollen unterrichtet und aufklärt.

(4) Der Auftragnehmer trägt eigene durch eine Kontrolle verursachte Kosten selbst.

(6.3) Einsatz von Nachunternehmern und Verleihern

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, von Nachunternehmern und von ihm oder von Nachunternehmern beauftragten Verleihern zu verlangen und durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Nachunternehmer und von ihm oder von Nachunternehmern beauftragten Verleiher ihre Pflichten nach § 4 Absatz 1 und 3 des Bundestariftreuegesetzes erfüllen.

(2) Die Verpflichtung nach Absatz 1 gilt auch dann, wenn für den Auftragnehmer selbst keine Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes einschlägig ist. In Bezug auf die Nachunternehmer und Verleiher gilt Nummer 1 Absatz 2 entsprechend.

(3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mit von ihm unterbeauftragten Nachunternehmern und Verleihern die in Nummer 2 Absatz 3 geregelten Mitwirkungspflichten und die Regelung zur Kostentragung nach Nummer 2 Absatz 4 zu vereinbaren und sicherzustellen, dass eine entsprechende Vereinbarung zwischen den von den Nachunternehmern oder Verleihern beauftragten weiteren Nachunternehmern oder Verleihern getroffen wird.

(6.4) Vertragsstrafe

(1) Stellt die Prüfstelle Bundestariftreue nach § 13 BTTG einen Verstoß des Auftragnehmers fest, verwirkt der Auftragnehmer eine angemessene Vertragsstrafe.

(2) Die Vertragsstrafe beträgt für jeden festgestellten Verstoß bis zu 1 % des Auftragswertes. Bei der Bemessung der Vertragsstrafe sind insbesondere Art, Schwere und Dauer des Verstoßes sowie der Grad des Verschuldens zu berücksichtigen. Bei mehreren festgestellten Verstößen darf die Summe der Vertragsstrafen 10 % des Auftragswertes nicht überschreiten. Die Auftraggeberin ist nicht verpflichtet, eine verwirkte Vertragsstrafe vor Ende der Auftragsausführung geltend zu machen.

(3) Weitergehende Ansprüche der Auftraggeberin bleiben unberührt. Eine Vertragsstrafe wird auf einen wegen desselben Verstoßes geltend gemachten Schadensersatzanspruch angerechnet.

(6.5) Außerordentliche Kündigung

Stellt die Prüfstelle Bundestariftreue einen Verstoß nach § 13 BTTG fest, ist die Auftraggeberin berechtigt, das Vertragsverhältnis aus wichtigem Grund außerordentlich fristlos zu kündigen. Bei der Entscheidung über die Ausübung des Kündigungsrechts berücksichtigt die Auftraggeberin insbesondere die Schwere des festgestellten Verstoßes, das Verschulden des Auftragnehmers, etwaige Wiederholungen sowie die Zumutbarkeit der Fortsetzung des Vertragsverhältnisse.

(6.6) Information der Beschäftigten

(1) Der Auftragnehmer hat die zur Leistungserbringung eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer nach Maßgabe des § 4 Abs. 3 BTTG über ihren Anspruch auf die einschlägigen Arbeitsbedingungen zu informieren. Hierfür ist der von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellte Vordruck zu verwenden.

(2) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass auch eingesetzte Nachunternehmer und Verleiher die Informationspflicht nach § 4 Abs. 3 BTTG erfüllen.

§ 12 Kommunikationsregeln

(1) Informationspflicht bei IT-Sicherheits- bzw. Datenschutzvorfällen

Bei auftretenden IT-Sicherheits- bzw. Datenschutzvorfällen jeglicher Art betreffend dieses Auftragsverhältnis hat die Agentur die Auftraggeberin unverzüglich über den entsprechenden Vorfall in Textform zu informieren.

(2) Kommunikationsregeln bei IT-Sicherheits- bzw. Datenschutzvorfällen

Die Agentur wird zu auftretenden IT-Sicherheits- bzw. Datenschutzvorfällen Dritten gegenüber Verschwiegenheit wahren. Mitteilungspflichten gegenüber Behörden etc. nimmt ausschließlich die Auftraggeberin wahr.

(3) Sonstige Kommunikationsregeln

Ebenso wird die Agentur etwaige andere Anträge oder Anfragen Dritter zu Auskünften oder Daten der Auftraggeberin (z.B. nach Informationsfreiheitsgesetzen) nicht beantworten und die Auftraggeberin über solche Anträge oder Anfragen Dritter unverzüglich informieren.

§ 13 Vertragsstrafe

Überschreitet die Agentur einen im jeweiligen Projektauftrag oder Einzelauftrag ausdrücklich als verbindlich bezeichneten Liefer-, Übergabe-, Fertigstellungs- oder Abnahmetermin schuldhaft, verwirkt sie für jede vollendete Kalenderwoche der Überschreitung eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 % des Nettovergütungsanteils derjenigen Leistung, deren vertragsgemäße Nutzung oder Abnahme wegen der Überschreitung nicht oder nur eingeschränkt möglich ist.

Die Vertragsstrafe fällt nicht an, soweit die Agentur die Terminüberschreitung nicht zu vertreten hat oder die Auftraggeberin die Überschreitung in Textform genehmigt hat. Eine Vertragsstrafe fällt ferner nicht an, soweit die Terminüberschreitung auf einer verspäteten oder unvollständigen Mitwirkung der Auftraggeberin, einer nachträglichen Änderung oder Zusatzleistung der Auftraggeberin oder einem sonstigen von der Agentur nicht zu vertretenden Umstand beruht.

Die Vertragsstrafe ist insgesamt auf 5 % des Nettovergütungsanteils der betroffenen Leistung begrenzt. Eine verwirkte Vertragsstrafe wird auf einen Schadensersatzanspruch der Auftraggeberin wegen desselben Verstoßes angerechnet. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben unberührt.

Die Auftraggeberin behält sich die Geltendmachung der Vertragsstrafe spätestens bei der Abnahme, bei der Abrechnung der betroffenen Leistung oder innerhalb einer angemessenen Frist nach Kenntnis der maßgeblichen Umstände vor.

§ 14 Beendigung des Vertrages

§ 14.1 Beendigung des Vertrages

Eine schriftliche Kündigung ist nach Ablauf der Vertragslaufzeit nicht erforderlich.

Der Vertrag endet automatisch, sofern keine Verlängerung erfolgt oder sobald die betragsmäßige Obergrenze erreicht ist. Diese beträgt 3.300.000,00 Euro netto, bezogen auf die gesamte Laufzeit einschließlich beider Verlängerungsoptionen.

Soweit eine Obergrenze vereinbart ist, hat der Auftragnehmer die Auftraggeberin bei Erreichen eines Leistungs- oder Abrufvolumens von 80% dieser Obergrenze hierauf in Textform hinzuweisen.

§ 14.2 Kündigungsrechte

(1) Kündigung von Werkverträgen

Die Auftraggeberin ist berechtigt, Projektaufträge über werkvertragliche Leistungen gemäß § 648 BGB zu kündigen.

(2) Recht auf Kündigung aus wichtigem Grund

Das Recht auf fristlose Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund ist für die Aufraggeberin insbesondere, aber nicht ausschließlich gegeben, wenn

• die Agentur wesentliche, in ihrem Angebot oder in einem freigegebenen Umsetzungskonzept verbindlich zugesagte Leistungen aus von ihr zu vertretenden Gründen nicht oder nicht innerhalb des vereinbarten Kosten- und Terminrahmens realisieren kann und sie trotz angemessener Fristsetzung kein vertragsgemäßes, funktional gleichwertiges und für die Auftraggeberin wirtschaftlich zumutbares Alternativkonzept vorlegt; die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen von der jeweils anderen Partei beantragt und dadurch die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen gefährdet ist,
• die Agentur eine vertragliche oder eine in Ausführung dieses Vertrages übernommene Verpflichtung – wie insbesondere Regelungen gemäß § 7.14 – trotz erfolgter Abmahnung in Textform oder Schriftform unter Erläuterung der wesentlichen Gründe nicht innerhalb einer angemessenen Frist erfüllt oder ein vertragswidriges Verhalten nicht innerhalb dieser Frist einstellt,
• ein nachhaltig vertragswidriges Verhalten vorliegt und die Agentur es trotz erfolgter Abmahnung in Textform oder Schriftform unter Erläuterung der wesentlichen Gründe unterlässt, die ihr mitgeteilten Verstöße gegen Vertragsbestimmungen innerhalb einer angemessenen Frist auf Dauer abzustellen,
• wenn sich die Agentur an wettbewerbsbeschränkenden Absprachen (§ 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen) beteiligt hat,
• wenn die Agentur Personen, die auf Seiten des Auftraggebers mit der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Kontrolle des Vertrages befasst sind, mit Rücksicht auf ihre Zugehörigkeit zur Auftraggeberin Vorteile versprochen, angeboten oder gewährt hat,
• wenn die Agentur die für sie – soweit zutreffend – geltenden Lohn- und Rahmentarifvertrags- bzw. die Arbeitsschutzbestimmungen nicht anwendet und/oder gegen Bestimmungen des Ausländerrechts verstößt sowie bei Nichterfüllen steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten,
• wenn ein Verstoß der Agentur gegen weitere Bestimmungen der §§ 123 bzw. 124 GWB vorliegt,
• wenn ein Kündigungstatbestand nach § 133 GWB vorliegt,
• wenn die Agentur wiederholt eine gemäß § 5 einwilligungsbedürftige personelle Änderung der in der Anhang 2 aufgeführten Hauptansprechpartner des Agenturteams ohne eine vorherige schriftliche Einwilligung durch die Auftraggeberin vollzieht,
• wenn ein Verstoß der Agentur gegen Regelungen zur Vertraulichkeit gemäß § 8 bzw. ein Verstoß gegen Regelungen der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung inklusive Anhänge vorliegt und trotz erfolgter Abmahnung in Textform oder Schriftform unter Erläuterung der wesentlichen Gründe nicht innerhalb einer angemessenen Frist behoben wird oder ein vertragswidriges Verhalten nicht innerhalb dieser Frist eingestellt wird,
• wenn ein Kündigungstatbestand nach den Regularien der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vorliegt.

(3) Vergütungsansprüche bei Kündigung aus wichtigem Grund

Wird der Rahmenvertrag nach vorstehenden Bestimmungen gekündigt, kann die Agentur einen ihren bisherigen Leistungen entsprechenden Teil der Vergütung verlangen. Dabei steht der Agentur ein Anspruch auf Vergütung insoweit nicht zu, als ihre bisherigen Leistungen infolge der Kündigung für die Auftraggeberin nicht von Interesse sind.

Wenn die Kündigung durch eine Pflichtverletzung der Agentur oder ihrer Erfüllungsgehilfen begründet ist, wird die ausfallende Vergütung nicht erstattet.

(4) Schadensersatzansprüche bei außerordentlicher Kündigung

Der Auftragnehmer ist der Auftraggeberin zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der der Auftraggeberin durch die außerordentliche fristlose Kündigung entsteht.

Dies gilt nicht, soweit der Auftragnehmer die Gründe für die außerordentliche Kündigung nicht zu vertreten hat.

Die Auftraggeberin ist durch den Schadensersatz so zu stellen, wie sie stünde, wenn der Auftragnehmer den Vertrag ordnungsgemäß erfüllt hätte.

Es ist insbesondere auch jeder Mehraufwand der Auftraggeberin zu ersetzen, der dieser durch die Beauftragung eines Dritten mit der Durchführung der vertragsgegenständlichen Leistung entsteht.

Der Auftragnehmer hat bei berechtigter vorzeitiger Kündigung keine Ansprüche gegenüber der Auftraggeberin.

Weitergehende gesetzliche Schadensersatzansprüche der Auftraggeberin bleiben unberührt.

(5) Auswirkung der Kündigung auf Projektverträge

Eine Kündigung des Rahmenvertrags lässt zunächst noch nicht abgeschlossene Projektverträge unberührt. Jedoch berechtigt das Vorliegen eines wichtigen Grundes, der nach vorstehenden Bestimmungen zur Kündigung des Rahmenvertrags berechtigt, auch zur Kündigung aller noch nicht abgeschlossenen Projektverträge. Die Frage der Vergütung bestimmt sich nach § 13.1 Absatz (3).

(6) Kündigung von Projektverträgen aus wichtigem Grund

Die Möglichkeit der Kündigung einzelner Projektaufträge etc. aus wichtigem Grund, die ihre Ursache in dem Projektauftrag hat, wird von diesen Regelungen im Übrigen nicht berührt.

(7) Form der Kündigung

Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform.

§ 14.2 Sonstige Bestimmungen

(1) Keine Weiterverwertung

Die Agentur verpflichtet sich, nach Beendigung des Vertragsverhältnisses die von ihr für die Auftraggeberin konzipierten und veröffentlichten Leistungen nicht noch einmal zu verwenden.

(2) Herausgabepflicht bezüglich Auftraggeberdaten

Auftraggeberdaten sind all diejenigen Daten und Unterlagen, die die Auftraggeberin der Agentur überlassen oder die die Agentur spezifisch für den Auftrag erhoben hat. Bei Vertragsbeendigung hat die Agentur auf Verlangen der Auftraggeberin sämtliche Auftraggeberdaten unverzüglich an die Auftraggeberin herauszugeben. Die Daten sind mit allen notwendigen Verknüpfungen in maschinenlesbarer Form in einem marktüblichen, strukturierten Format bereitzustellen. Auf Anforderung der Auftraggeberin, spätestens jedoch mit dem Ende aller nachvertraglichen Pflichten, hat die Agentur in einem gesicherten Verfahren die Daten zu löschen und Datenträger gegebenenfalls zu vernichten.

(3) Herausgabepflicht bezüglich Arbeitsergebnisse

Soweit noch nicht erfolgt, hat die Agentur bei Beendigung des Rahmenvertrags alle Arbeitsergebnisse, Werke sowie Zwischenergebnisse unaufgefordert an die Auftraggeberin herauszugeben. Die Arbeitsergebnisse sind in einer Form herauszugeben, die eine Änderung, Weiterentwicklung sowie sonstige Bearbeitung ermöglicht. Dies umfasst die Übergabe offener bzw. editierbarer Quelldateien sowie etwaiger proprietärer Werkzeuge der Agentur, die zur Bearbeitung notwendig sind, mit dem erforderlichen Umfang von Nutzungsrechten.

(4) Sonstige Herausgabepflichten

Im Übrigen hat die Agentur unaufgefordert den Pflichten gemäß § 7.11 Abs. (2) nachzukommen.

(5) Unterstützungsleistungen nach Vertragsbeendigung

Auf Anforderung der Auftraggeberin wird die Agentur die Auftraggeberin oder einen von der Auftraggeberin benannten Dritten bei der Übernahme und Fortführung der Leistungserbringung, insbesondere bei laufenden Projekten und Regelleistungen, nach den Konditionen dieses Rahmenvertrags honorarbasiert bis zu 3 Monate nach Vertragsbeendigung unterstützen.

(6) Kein Zurückbehaltungsrecht

Die Parteien vereinbaren den Ausschluss des Zurückbehaltungsrechts an Leistungen und Daten des Auftraggebers.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Auslieferungsformat

Die Auftraggeberin hat stets den Anspruch, dass zu liefernde Unterlagen, Konzepte Informationen, Daten, vertragsrelevanter Schriftverkehr etc. sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form (verarbeitbare und gängige Formate wie *.PDF, *.DOC, *.XLS usw.) bereitgestellt werden.

(2) Form

Soweit in diesem Rahmenvertrag von Textform die Rede ist, ist die Textform nach § 126 b BGB gemeint. Zur Wahrung der Textform sind in der Regel E-Mails zu verwenden. Soweit in diesem Rahmenvertrag von Schriftform oder „schriftlich" die Rede ist, ist die Schriftform nach § 126 BGB gemeint. Vertragsrelevante Erklärungen einschließlich aller in diesem Rahmenvertrag verzeichneten Informations- und Genehmigungspflichten u. ä. müssen von dem in Anhang 2 benannten Hauptverantwortlichen der Agentur bzw. dem Hauptansprechpartner der Auftraggeberin bzw. deren Vertreter abgegeben werden und sind an diese Personen zu richten.

(3) Änderungen des Rahmenvertrags

Änderungen und Ergänzungen des Rahmenvertrages oder der Projektaufträge bzw. Einzelaufträge bedürfen der Schriftform und müssen von beiden Vertragspartnern unterschrieben werden. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.

(4) Salvatorische Klausel

Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. Die Gültigkeit des Vertrages als Ganzes wird hiervon nicht berührt. An Stelle der unwirksamen Bestimmung werden die Parteien eine Bestimmung vereinbaren, die dem Willen der Parteien am nächsten kommt, rechtlich zulässig und in der Kommunikationsbranche üblich ist. Gleiches gilt für den Fall einer Regelungslücke im Vertrag. Sofern sich gesetzliche Rahmenbedingungen ändern oder obergerichtliche Rechtsprechung neue Rahmenbedingungen schafft, die die Ausführung der Leistung betreffen (z.B. Nutzungsrechte), werden die Vertragsparteien etwaige daraus resultierende Anpassungsnotwendigkeiten des Vertragswerks einvernehmlich umsetzen und vereinbaren. Die Parteien bekennen sich ausdrücklich zur Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen und werden die hierfür zu treffenden Maßnahmen stets an die aktuelle Entwicklung des Datenschutzrechts in Form von Stellungnahmen, Orientierungshilfen und sonstigen offiziellen Unterlagen der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) anpassen.

(5) Erfüllungsort und Gerichtstand

Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand ist der Hauptsitz der Auftraggeberin in Deutschland (Mannheim). Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung von Internationalem Privatrecht und UN-Kaufrecht ist ausgeschlossen.

Mannheim, den  ......................... ........................., den  .........................

.............................................. ..............................................

Berufsgenossenschaft Handel Agentur

und Warenlogistik

Anhang 1 Projektaufträge

Für jedes Projekt erstellt die Agentur einen schriftlichen Projektauftrag mit Kostenvoranschlag und einer detaillierten Leistungsbeschreibung, der vor Projektbeginn von der Auftraggeberin genehmigt werden muss. Jeder Kostenvoranschlag muss mindestens folgende Punkte beinhalten:

1. Eindeutiger Projektname / -nummer sowie Projektleiter auf Seiten der Agentur

2. Kurze Zusammenfassung der Aufgabenstellung und Zielsetzung

3. Bezug auf ein Briefing oder ein Re-Briefing der Agentur

4. Detaillierte Leistungsbeschreibung mit Abgrenzung von Dienst- und Werkleistungen

5. Unterteilung in einzelne Phasen inkl. Beschreibung der einzelnen Phasen eines

Gesamtprojektes wie z.B.

a. Entwicklungsphase (Strategie, Konzept, Ideen etc.)

b. Umsetzungsphase (weitere Ausarbeitung etc.)

c. Produktionsphase (Dreh, RZ/Litho, Druckabnahmen, Programmierung o.ä.)

d. Implementierungsphase (z.B. Betreuung beim Einsatz der Arbeitsergebnisse)

e. Funktionsprüfungsphase und Abnahmetermin mit Abnahmekriterien

f. Vertragserfüllungstermin (Projektabschluss mit Abnahmeerklärung)

6. Festlegung der zu erwartenden Arbeitsergebnisse pro Phase

7. Kostenvoranschlag, soweit nach § 3 Abs. 2 erforderlich, mit Gesamtübersicht aller Kosten pro Phase, soweit absehbar, unterteilt in Agenturleistungen und Auslagen sowie Fremdleistungen. Falls einzelne Fremdleistungen bei Angebotserstellung noch nicht feststehen, müssen realistische und belastbare Schätzungen zur Budgetierung erstellt und entsprechend ausgewiesen werden. Des Weiteren muss aus dem Kostenvoranschlag hervorgehen, welche Leistungen und damit verbundene Kosten durch die Pauschalen für die initialen Aufgaben und die Regelbetreuung bereits abgedeckt sind, sowie welche Kosten auf Tagessätze und Zusätzlichen Leistungen entfallen.

8. Verbindliche Zeitplanung inkl. Meilensteine und etwaiger Fixtermine (z.B. DU-Termine)

9. Spezifische rechtliche Fragestellungen sowie Umgang mit deren Klärung

Für alle Projekte gelten die Bestimmungen des zugrunde liegenden Rahmenvertrages. Vorformulierte Geschäftsbedingungen (AGBs etc.) der Agentur oder Dritter kommen auch im Zuge von Projektaufträgen (Einzelaufträgen) zwischen Auftraggeberin und Agentur nicht zum Einsatz.

Anhang 2 Hauptansprechpartner

Die folgenden Hauptansprechpartner stehen der Auftraggeberin für jedes Projekt, neben der Geschäftsführung der Agentur, im Tagesgeschäft zur Verfügung (Name, Vorname, Telefon, E-Mail-Adresse). Der Hauptverantwortliche ist der erste Ansprechpartner:

Zust. Geschäftsführer................................................

Beratung (Hauptverantwortlicher)................................................

Beratung (Vertretung)................................................

Projektmanagement (Leitung)................................................

Projektmanagement (Vertretung)................................................

Strategie Leitung................................................

Kreative Leitung (CD)................................................

Grafik (Senior/CD)................................................

Text (Senior/CD), Redakteur................................................

Produktion/Producer................................................

Social Media (Leitung) ................................................

Anhang 6 Regeln für Buyouts

Regeln für Buyouts

Für den Fall, dass Dritte der Auftraggeberin mit dem vereinbarten Honorar nicht alle Nutzungsrechte gemäß § 9 uneingeschränkt übertragen, wird die Agentur bei den Rechteinhabern stets automatisch folgende, verbindliche Kalkulationen für ein Buyout einholen:

1. Zeitlich:

• für ein Jahr
• für jedes Folgejahr (2. + 3. Jahr)
• pauschal zeitlich unbefristet

2. Räumlich:

• Deutschland
• weitere Länder gemäß Absprache bzw. Briefing

3. Mediengegenständlich:

• Film: (TV, Kino, Internet, Filmvorführungen aller Art)
• Digitale Medien
• für weitere, noch zu definierende Medien

4. Je nach Notwendigkeit pauschal für alle Medien, zeitlich und räumlich uneingeschränkt.

Kalkulationen für Buyouts müssen die Ausgestaltung der erworbenen Leistungen und Nutzungsrechte präzise und detailliert darstellen und alle Abweichungen und insbesondere Einschränkungen von den Regelungen des Rahmenvertrags konkret ausweisen.

Die Agentur wird im Rahmen ihrer Möglichkeiten diese Buyouts automatisch bei den Rechteinhabern vor Auftragsvergabe einholen. Sollte ein Rechteinhaber nicht alle der o.g. Möglichkeiten anbieten wollen, so hat die Produktionsfirma die Auftraggeberin in ihrem Angebot ausdrücklich darauf hinzuweisen.

Die Agentur stellt sicher, dass die Auftraggeberin das Recht eingeräumt bekommt, sich auch nachträglich zu den angebotenen Konditionen für den jeweiligen Einsatz/die Erweiterung des Einsatzes zu entscheiden. Ein Zurückbehaltungsrecht der Rechteinhaber muss von der Produktionsfirma ausgeschlossen werden.

Alle Buyouts verstehen sich stets ab erster Schaltung bzw. erstem Einsatz in dem jeweiligen Land bzw. jeweiligem Medium.

Anhang 7 KI-Einsatz und generative Tools

Sollte die Agentur für die Erstellung von Leistungen technische Systeme und Plattformen nutzen, insbesondere solche, die auf sog. Künstlicher Intelligenz, KI oder ähnlichen Systemen (nachfolgend „KI“ genannt) basieren, wird sie die Einhaltung folgender Regeln sicherstellen:

• Einsatz von KI erfolgt nur nach vorher definierter Tool-Kategorie oder Freigabe.
• Keine Nutzung von Daten der Auftraggeberin und der Nutzer ihrer digitalen Medien zum Training externer Modelle, insbesondere keine, die vertrauliche Informationen, Strategien, Konzepte, Pläne oder Zahlen beinhalten.
• Jede Art von vertraulichen Informationen, Strategien, Konzepte, Pläne oder Zahlen der Auftraggeberin oder über die Auftraggeberin und ihre Marken und Produkte werden nur in KI-Systemen gespeichert werden, die vor dem Zugriff Dritter ausreichend gesichert sind und zu denen andere Systeme oder nicht autorisierte Personen keinen Zugang haben. Es gibt keine Eingabe von Daten der Auftraggeberin in öffentlich zugängliche Systeme.
• Die Agentur legt gegenüber der Auftraggeberin bei jeder Übergabe offen, ob und an welchen Stellen KI eingesetzt wurde. Eine Kennzeichnung gegenüber Dritten erfolgt nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689; dies betrifft insbesondere synthetisch erzeugte oder wesentlich veränderte Bild-, Ton- und Videoinhalte. Form und Umfang der maschinenlesbaren Kennzeichnung von Content und Metadaten werden mit der Auftraggeberin und dem Auftragnehmer des Loses 2 abgestimmt. KI-Systeme wie Chatbots, die direkt mit dem Nutzer interagieren, müssen sich als KI identifizieren. Deepfakes von Personen, Gegenständen, Orten, Einrichtungen oder Ereignissen müssen für den Nutzer unmittelbar als KI-generiert oder -manipuliert erkennbar sein. KI-generierte oder KI-manipulierte Texte für die Öffentlichkeit müssen entweder als solches für den Nutzer unmittelbar erkennbar sein oder nachweislich von Menschen überprüft oder redaktionell kontrolliert und ein redaktionell Verantwortlicher muss dokumentiert sein. Die technische Umsetzung erfolgt in Abstimmung mit der Auftraggeberin und dem Auftragnehmer des Loses 2.
• Bei von mehreren Agenturen, Agenturgruppen oder Agenturholdings einheitlich genutzte KI-Systeme wird die Agentur sicherstellen, dass niemand außerhalb des für die Auftraggeberin zuständigen Teams einen Zugriff auf die Daten der Auftraggeberin hat.
• Vor Auslieferung erfolgt immer eine Prüfung durch einen Menschen.
• Es liegt die klare Verantwortung für finale Arbeitsergebnisse bei der Agentur.
• Die Agentur stellt einen Freigabeprozess für KI-generierte Bilder, Texte, Stimmen, Musik, Codes etc. sicher.
• Die Agentur übernimmt alle Vorsorgemechanismen für Deepfakes, synthetische Stimmen, Personenabbildungen und Testimonials.
• Nach Beendigung der Zusammenarbeit werden die Daten der Auftraggeberin und Informationen in KI-Systemen unwiederbringlich gelöscht und sichergestellt, dass kein Zugriff durch die Agentur oder Dritte mehr besteht.

Im Übrigen gelten die jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen.