Anlage A Los 1 Vergabeverfahrensbedingungen.docx

Anlage A Los 1

Vergabeverfahrensbedingungen

AS 19/2026

Kommunikationsleistungen und technischer Betrieb der digitalen Medien der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik

Los 1: Kreative Lead-Agentur

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung 3

2. Gegenstand der Vergabemaßnahme 3

3. Teilnahme / Angebot 3

4. Nebenangebote 6

5. Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer, Eignungsleihe 6

6. Berichtigung oder Änderung 7

7. Unklarheiten und Fragen 7

8. Angebotsfrist und Terminplan 8

9. Einschlägige Vergabeordnung 9

10. Bewertung der Teilnahmeanträge und der Angebote 9

10.1 Bewertungsablauf der Teilnahmeanträge und Angebote 9

10.2 Bewertung der Eignung 10

10.3 Präsentation und Verhandlung der Angebote 10

10.3.1 Ablauf und Inhalte 10

10.3.2 Aufbau und Bestandteile der Präsentation der Angebote 12

10.3.3 Präsentationsaufbau, Präsentationsmittel und Dauer 12

10.3.4 Bewertung der Angebote 13

11. Zuschlag 13

11.1 Unterrichtung der Bewerber und Bieter 14

12. Aufwandsentschädigung 14

13. Geheimhaltung und Datenschutz 15

14. Haftpflichtversicherung 15

15. Vergabekammer 16

16. Vergabeplattform subreport ELViS 16

Hinweis:

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen und personenbezogene Hauptwörter gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

1. Einführung

Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) ist der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für die Versicherten und Unternehmer des Handels und der Warenlogistik. Sie versteht sich als moderner Dienstleister für ca. 4,4 Millionen Versicherte in rund 305.000 Unternehmen. Durch gezielte Prävention unterstützt die BGHW Unternehmer bei der Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Im Schadensfall sorgt sie für bestmögliche Rehabilitation und sichert durch Geldleistungen den Lebensunterhalt der Versicherten und ihrer Familien.

2. Gegenstand der Vergabemaßnahme

Die Auftraggeberin sucht für Los 1 eine senior geführte Lead-Agentur, die strategische Beratung, Redaktion, Kreation, Social Media, Bewegtbild, Kampagnen, UX und Analyse aus einer Hand steuert. Die Agentur soll die Auftraggeberin proaktiv beraten, Leistungen transparent kalkulieren, verlässlich und in hoher Qualität umsetzen sowie die Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und weiteren Dienstleistern koordinieren.

Gegenstand ist die bedarfsabhängige Erbringung strategischer und operativer Kreativ- und Kommunikationsleistungen. Im Kern gilt es, das crossmediale Kommunikationskonzept der BGHW fortzuführen und weiterzuentwickeln. Dazu gehört insbesondere die Medienfamilie HUNDERT PROZENT, daneben aber auch der Internetauftritt, die Social-Media-Kanäle und weitere Kommunikationsmittel.

Die Auftraggeberin verfügt über ein eigenes Redaktionsteam, das die Themen setzt, die Inhalte verantwortet und selbst einen Teil der redaktionellen und operativen Aufgaben übernimmt. Die ausgeschriebenen Leistungen sind daher als Zusammenarbeit zu verstehen: Die Agentur ergänzt, unterstützt und berät das interne Team, ersetzt es jedoch nicht.

Der technische Betrieb, das Hosting und die TYPO3-Entwicklung der Webauftritte sind nicht Gegenstand dieses Loses. Sie werden über Los 2 dieser Ausschreibung vergeben. Zwischen den Auftragnehmern beider Lose ist eine enge Zusammenarbeit erforderlich.

Die genauen Ausschreibungstermine und Zeiträume sind nachfolgend unter Ziffer 8 aufgeführt.

Weitere Angaben zu den Leistungsinhalten ergeben sich aus der Anlage C1 Los 1 Leistungsbeschreibung der Vergabeunterlagen.

3. Teilnahme / Angebot

• Die Abgabe der Angebotsdokumente erfolgt ausschließlich in elektronischer Form über die Vergabeplattform subreport ELViS (siehe unten, Ziff. 16) und in deutscher Sprache. Schriftlich oder sonst anderweitig eingereichte Angebote werden nicht gewertet. Das Teilnahmewettbewerbsschreiben (Stufe 1) und das Angebotsschreiben (Stufe 2) sind in Textform lesbar zu kennzeichnen und jeweils über die Vergabeplattform subreport ELViS mit den übrigen geforderten Unterlagen bis zur angegebenen Frist einzustellen.

Teilnahmeanträge und Angebote, die nicht formgerecht eingehen, werden nach Maßgabe der vergaberechtlichen Vorgaben ausgeschlossen.

Die Bieter sind gehalten, die von der Auftraggeberin bereitgestellten Vergabeunterlagen für die Abgabe ihres Teilnahmeantrags und ihres Angebots zu verwenden. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen in der Regel zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Unberührt bleibt die Möglichkeit, mit dem Erstangebot Verhandlungsvorschläge nach Ziffer 10.3.1 einzureichen.

Allgemeine Geschäfts-, Liefer-, Lizenz-, Support-, Hosting-, Cloud- oder sonstige Vertragsbedingungen des Bieters oder Auftragnehmers werden nicht Vertragsbestandteil. Dies gilt auch dann, wenn sie dem Angebot beigefügt, darin in Bezug genommen, über einen Hyperlink zugänglich gemacht oder später in Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Portalen, Ticketsystemen oder sonstiger Korrespondenz verwendet werden.

Das Angebot ist vollständig mit den geforderten Unterlagen und Erklärungen einzureichen. Die Nichtvorlage der zwingend einzureichenden Unterlagen kann – vorbehaltlich einer etwaigen Nachforderung – zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen. Es besteht kein Anspruch der Bieter auf eine Nachforderung durch die Auftraggeberin. Die Nachforderung von Unterlagen und Erklärungen, die die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Die Vergabestelle behält sich vor, bei Bedarf im vergaberechtlich zulässigen Umfang Aufklärungsgespräche über den Angebotsinhalt zu führen.

Übersicht der Vergabeunterlagen und Kennzeichnung, welche Unterlagen mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot zurückzureichen sind:

Folgende Unterlagen und Informationen — insbesondere firmeninterne Inhalte sowie Passwörter und Zugangsdaten — werden erst mit Veröffentlichung der Stufe 2 den ausgewählten Bewerbern zur Verfügung gestellt. Bis zu diesem Zeitpunkt besteht seitens des Auftraggebers keine Pflicht zur Übermittlung oder Offenlegung dieser Unterlagen und Informationen. Sämtliche in diesem Rahmen übermittelten Zugangsdaten und internen Informationen sind vertraulich zu behandeln.

Das später einzureichende Angebot muss alle abgefragten Leistungen abdecken.

Für die Erstellung des Teilnahmeantrags wird keine Vergütung gewährt. Für die Angebotserstellung gilt die Regel gemäß Punkt 12.

Die Bieter sind bis zum 30.04.2027, 23:59 Uhr, Berliner Ortszeit an ihr Angebot gebunden (Bindefrist).

4. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

5. Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer, Eignungsleihe

Interessierte Unternehmen können am Vergabeverfahren auch als Bietergemeinschaft teilnehmen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft werden im Auftragsfalle gemeinschaftlich Auftragnehmer. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren benennen und eine gesamtschuldnerische Haftung für die Auftragserbringung übernehmen. Hierfür ist die Anlage F4 Eigenerklärung Bietergemeinschaft einzureichen.

Der Einsatz von Sub-/Unterauftragnehmern ist nach Zustimmung gestattet. Näheres entnehmen Sie bitte der Anlage F3 Eigenerklärung Unterauftragnehmer.

Eine beabsichtigte Vergabe von Teilleistungen an etwaige Unterauftragnehmer ist der Auftraggeberin mit Einreichung des Angebots anzuzeigen. Hierfür ist die Anlage F3 Eigenerklärung Unterauftragnehmer einzureichen.

Interessierte Unternehmen können im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, sofern sie nachweisen, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen (sog. Eignungsleihe). Hierfür ist die Anlage F5 Verpflichtungserklärung vom eignungsleihenden Unternehmen ausgefüllt einzureichen.

Im Falle einer Eignungsleihe ist mit dem Teilnahmeantrag auch bereits die Anlage F3 Eigenerklärung Unterauftragnehmer ausgefüllt einzureichen. Die Anlage F1 Los1 Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung Eignung sowie die Anlagen F2 Los 1 Eigenerklärung Referenzen und F 2.1 Los 1 Vertiefungsblatt Referenzen sind vom eignungsleihenden Unternehmen in dem Umfang ausgefüllt einzureichen, in welchem sich der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft auf die Eignung dieses Unternehmens beruft.

Jedenfalls sind mit dem Teilnahmeantrag die allgemeinen Angaben und die Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen in der Anlage F1 Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung Eignung für das eignungsleihende Unternehmen gesondert zu tätigen.

6. Berichtigung oder Änderung

Nachträgliche Berichtigungen und Änderungen am Angebot/Teilnahmeantrag selbst sind nur bis zum Ablauf der Angebots-/Teilnahmefrist zulässig. Änderungen an den Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

Bis zum Ablauf der jeweiligen können bereits eingereichte Teilnahmeanträge bzw. Angebote über die Vergabeplattform zurückgezogen werden.

7. Unklarheiten und Fragen

Fragen zu den Vergabeunterlagen und zum Auftragsgegenstand können bis spätestens zum 17.11.2026, 23:59 :00 Uhr über die Vergabeplattform subreport gestellt werden.

Fragen werden nur auf der Vergabeplattform möglichst bis zu einem Tag nach der angeführten Frist beantwortet. Fragen sind ausnahmslos über den genannten Kommunikationsweg zu stellen und werden nur auf diesem Weg inhaltlich beantwortet. Fragen, die nicht bis zum oben genannten Termin bzw. nicht in deutscher Sprache vorliegen, werden grundsätzlich nicht beantwortet.

Ausschließlich auf der Vergabeplattform registrierte Bewerberunternehmen/Bieterunternehmen werden über Änderungen durch eine E-Mail benachrichtigt. Eine gesonderte Mitteilung seitens der Auftraggeberin erfolgt im Übrigen nicht. Es liegt im Verantwortungsbereich der nicht registrierten Bewerber bzw. Bieter, sich über Klarstellungen und Änderungen der Vergabeunterlagen durch die Auftraggeberin rechtzeitig vor Ablauf der jeweiligen Frist selbständig auf der Vergabeplattform zu informieren.

Sind die Vergabeunterlagen unvollständig oder enthalten sie nach Auffassung eines Bewerbers/ eines Bieters Unklarheiten, so hat der Bewerber/Bieter die Vergabestelle vor Abgabe des Teilnahmeantrages/Angebotes über subreport ELViS nach der gleichen Vorgehensweise wie bei den sonstigen Bieterfragen darauf hinzuweisen.

Kontrollieren Sie bitte unmittelbar nach Einsicht der Vergabeunterlagen deren Vollständigkeit.

Es wird ebenfalls eine weitere Fragefrist für die Angebotsphase (Stufe 2), zu gegebener Zeit, bekannt gegeben.

8. Angebotsfrist und Terminplan

Der Teilnahmeantrag ist bis zur Teilnahmefrist auf der Vergabeplattform subreport ELViS einzustellen.

Maßgeblich sind der Eingang des Antrages und damit der Zeitpunkt an dem der Teilnahmeantrag vollständig über subreport ELViS eingereicht wurde. Verspätet eingehende Anträge können nicht berücksichtigt werden und werden nach Maßgabe der vergaberechtlichen Vorgaben vom Verfahren ausgeschlossen.

Hinweis zur Teilnahmeantragsöffnung/ Angebotsöffnung

Bewerber/ Bieter und deren Bevollmächtigte nehmen an der Öffnung der Teilnahmeanträge bzw. Angebote nicht teil.

Nach Auswertung der eingereichten Teilnahmeanträge (Stufe 1) erfolgt die Einladung zur ersten Angebotsphase (Stufe 2). Es werden mindestens drei und höchstens fünf Bewerber, die ihre Eignung wie gefordert nachgewiesen haben, zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sollten mehr Bewerber ihre Eignung nachgewiesen haben, erfolgt eine Auswahl nach dem unter Ziffer 10 dargestellten Vorgehen.

Der Termin für eine evtl. erforderliche zweite Verhandlungsrunde wird nach Auswertung der ersten Verhandlungsrunde zeitnah bekannt gegeben. Ein Anspruch auf eine zweite Verhandlungsrunde besteht nicht.

Terminplan

Eine mögliche Änderung der vorgesehenen Termine wird den Bietern ggf. rechtzeitig über die Vergabeplattform mitgeteilt.

9. Einschlägige Vergabeordnung

Die Auftraggeberin wendet das GWB und die VgV an.

Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.

10. Bewertung der Teilnahmeanträge und der Angebote

Die Vergabestelle wird in fachlicher Hinsicht von der Marketingberatung Cherrypicker – Oliver Klein unterstützt. Alle eingereichten Unterlagen werden daher auch den dort eingesetzten Mitarbeitenden zugänglich gemacht. Diese Mitarbeitenden unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bietern und zu den Angeboten der Bieter der Geheimhaltungspflicht.

Mit Abgabe eines Angebotes erklären sich die Bieter mit dieser Vorgehensweise einverstanden.

10.1 Bewertungsablauf der Teilnahmeanträge und Angebote

Die Wertung der Teilnahmeanträge und Angebote findet in folgenden Stufen statt:

Stufe 1 (Eignungsprüfung im Rahmen des Teilnahmeantrages):

• Prüfung, Entscheidung und gegebenenfalls Ausschluss von Teilnahmeanträgen bei Bestehen von Ausschlussgründen
• Prüfung und Bewertung der Eignung der Bewerber (Eignungsdokumente Anlagen F) nach Maßgabe der folgenden Ziffer 10.2 sowie der Anlage G1 Los 1 Bewertungsmatrix Stufe 1

Die Eignungsprüfung wird auf Basis der mit dem Teilnahmeantrag einzureichenden Unterlagen aus den Anlagen F vorgenommen. Eine einheitliche europäische Einheitserklärung (EEE) wird akzeptiert.

Soweit zum Nachweis der Eignung Angaben gefordert werden, die bei Nachweis einer Präqualifikation von dieser nicht umfasst sind, sind die geforderten Angaben gesondert einzureichen. Die Auftraggeberin kann bei Nachweisen, die in Kopie vorzulegen sind, zur näheren Überprüfung die Nachreichung des Originals verlangen. Die vorzulegenden Nachweise müssen den aktuellen Gegebenheiten und Verhältnissen zum Zeitpunkt der Abgabe der Teilnahmeanträge entsprechen.

Für den Fall, dass Zweifel an den Eigenerklärungen der Bieter bestehen, behält sich die Vergabestelle insoweit vor, von dem Bewerber/Bieter amtliche/behördliche Bestätigungen durch die zuständigen Stellen oder andere bestätigende Nachweise zu fordern.

Nach vorgenommener Eignungsprüfung durch die zuständige Vergabestelle, erfolgt eine Aufforderung zur Einreichung erster Angebote (Stufe 2).

Die Erstplatzierten aus Stufe 1, mindestens drei Bewerber aber maximal fünf Bewerber, werden zur Einreichung von Erstangeboten aufgefordert, über welche dann verhandelt wird.

Stufe 2 (Angebots- und Verhandlungsphase):

• Im Anschluss an die Präsentationen und Verhandlungen erhalten die Bieter Gelegenheit, innerhalb von zwei Wochen (voraussichtlich bis zum 02.03.2027) ein überarbeitetes, finales Angebot einzureichen
• Prüfung und Bewertung der finalen Angebote (Kreativkonzept und Betreuungsmodell) nach Maßgabe der Anlage H2 Los 1 Bewertungsmatrix Stufe 2; Präsentation und Verhandlung dienen der Erläuterung und Klärung der Erstangebote
• Bewertung des Angebotspreises anhand der Anlage D Los 1 Preisblatt
• Ermittlung der Gesamtpunktzahl aus Qualität (70 %) und Angebotspreis (30 %)

10.2 Bewertung der Eignung

Die Bewertung der eingereichten Unterlagen erfolgt durch ein Gremium der Auftraggeberin, bestehend aus vier stimmberechtigten Mitgliedern, anhand der in der Anlage G1 Los 1 Bewertungsmatrix Stufe 1 genannten Kriterien.

Grundlage der Bewertung sind die drei in der Anlage F2 Los 1 Eigenerklärung Referenzen benannten Unternehmensreferenzen und ihre Vertiefung in der Anlage F 2.1 Los 1 Vertiefungsblatt Referenzen. Zunächst werden die in Anlage F 2.1 genannten Mindestanforderungen geprüft; Bewerber, die eine Mindestanforderung nicht erfüllen, werden nicht weiter bewertet. Angaben zu einzelnen Personen und deren Qualifikation werden in Stufe 1 nicht bewertet. Die Bewertung des für die Auftraggeberin vorgesehenen Teams erfolgt ausschließlich in Stufe 2.

Jedes stimmberechtigte Mitglied bewertet eigenständig. Die Punktzahl je Kriterium ergibt sich aus dem arithmetischen Mittel der Einzelbewertungen der stimmberechtigten Mitglieder.

Es können insgesamt maximal 100 Punkte erreicht werden.

Bei Punktgleichheit entscheidet die höhere Punktzahl im Bereich A (Bewertung der Referenzen) der Anlage G1 Los 1. Besteht auch dann Gleichstand, entscheidet die höhere Punktzahl im Kriterium B1 (Abdeckung und Tiefe der Leistungspakete). Führt auch dies zu keiner Entscheidung, entscheidet das Los.

Die Aufforderung zur Angebotsabgabe und die Einladung zur Präsentation und Verhandlung erfolgen spätestens bis zum 11.12.2026.

10.3 Präsentation und Verhandlung der Angebote

10.3.1 Ablauf und Inhalte

Im Anschluss an die Einreichung der Erstangebote lädt die Auftraggeberin die Bieter zur Präsentation und Verhandlung ein. Präsentation und Verhandlung finden in einem gemeinsamen Termin statt (Ziffer 10.3.3).

Gegenstand der Verhandlungen können insbesondere sein:

• das Verständnis der ausgeschriebenen Leistungen,

• die vorgeschlagene Herangehensweise und Leistungserbringung,

• die Organisation der Zusammenarbeit und der vorgesehenen Prozesse,

• die Zusammensetzung und Verfügbarkeit des angebotenen Teams,

• Zeit-, Termin- und Kapazitätsplanungen,

• die angebotenen Preise, Preisbestandteile, Kalkulationsannahmen und sonstigen Vergütungsbedingungen,

• Leistungsabgrenzungen und Schnittstellen,

• Vertragsbedingungen, soweit sie von der Auftraggeberin ausdrücklich zur Verhandlung gestellt werden. Die Bieter können mit ihren Erstangeboten in der Anlage H3 Los 1 Verhandlungsvorschläge unverbindliche Änderungs- und Verhandlungsvorschläge zu den Vergabeunterlagen unterbreiten und deren Auswirkungen, insbesondere auf den Preis, darstellen.

Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sind nicht Gegenstand der Verhandlungen. Die Auftraggeberin kann weitere Bestandteile der Vergabeunterlagen als nicht verhandelbar bestimmen. Welche Vertragsbedingungen zur Verhandlung gestellt werden, teilt die Auftraggeberin den Bietern mit der Einladung zur Verhandlung mit. Individuelle Änderungen des ausgeschriebenen Leistungsgegenstands, die den Wettbewerb oder die Vergleichbarkeit der Angebote beeinträchtigen würden, sind ausgeschlossen.

Die Auftraggeberin gewährleistet die Gleichbehandlung der Bieter. Änderungen oder Konkretisierungen der Vergabeunterlagen, die sich im Verlauf der Verhandlungen ergeben und für die Erstellung der Angebote von Bedeutung sind, werden allen im Verfahren verbliebenen Bietern in gleicher Weise mitgeteilt. Vertrauliche Informationen eines Bieters sowie dessen individuelle Lösungsvorschläge werden anderen Bietern nicht zugänglich gemacht.

Der Termin gliedert sich wie folgt:

Die Präsentationen finden am 15. und 16.02.2027 statt. Im begründeten Ausnahmefall ist ein Alternativtermin möglich. Genaue Uhrzeiten sowie die Angabe des Präsentationsortes werden mit der Einladung bekannt gegeben.

Auf Anfrage können auch Flipchart und Pinnwand zur Verfügung gestellt werden.

Da es sich um ein Verhandlungsverfahren handelt, ist eine Verhandlung über die abgegebenen Angebotspreise möglich. Bitte entsenden Sie deshalb zu dem angegebenen Präsentationstermin einen Vertreter, der berechtigt ist, entsprechende Verhandlungen zu führen.

Nach Abschluss aller Verhandlungsgespräche erklärt die Vergabestelle die Verhandlungsphase formal für beendet. Die Bieter werden anschließend über die eVergabe-Plattform zeitgleich aufgefordert, ihr finales Angebot einzureichen.

Die Frist zur Einreichung des finalen Angebots wird mit dieser Aufforderung verbindlich festgesetzt und beträgt zwei Wochen ab dem Tag der Aufforderung. Der voraussichtliche Abgabetermin ergibt sich aus dem Terminplan unter Ziffer 8. Mit dem finalen Angebot können die Bieter ihr Kreativkonzept, ihr Betreuungsmodell und ihren Angebotspreis unter Berücksichtigung der Verhandlungsergebnisse überarbeiten. Nach Ablauf der Frist erfolgt die abschließende Bewertung von Qualität und Preis auf Grundlage der finalen Angebote (Ziffer 10.3.4).

10.3.2 Aufbau und Bestandteile der Präsentation der Angebote

Die Struktur der Angebotspräsentation richtet sich nach der Aufgabenstellung gemäß Anlage H1 Los 1 Aufgabenstellung Stufe 2.

Insgesamt können 100 Punkte erreicht werden, davon 70 Punkte auf die Qualität und 30 Punkte auf den Angebotspreis. Die Qualität teilt sich auf in das Kreativkonzept mit 30 Punkten und das Betreuungsmodell mit 40 Punkten.

Die Gewichtung der einzelnen Aufgabenteile sowie die Verteilung der Punkte innerhalb dieser beiden Blöcke ergeben sich aus der Anlage H2 Los 1 Bewertungsmatrix Stufe 2.

10.3.3 Präsentationsaufbau, Präsentationsmittel und Dauer

Die Präsentation erfolgt mittels Computer und Beamer und/oder auf Präsentationspappen. Ein Beamer sowie ein Stromanschluss werden von der Auftraggeberin am Präsentationsort gestellt. Das Bieterunternehmen bringt lediglich das eigene Endgerät und gegebenenfalls einen passenden Adapter mit.

Jedem Bieterunternehmen stehen für Präsentation, Rückfragen und Verhandlung insgesamt 130 Minuten zur Verfügung. Vor und nach diesem Termin erhält das Bieterunternehmen jeweils zehn Minuten Zeit für den Auf- und Abbau.

Sämtliche Präsentationsunterlagen sowie die zusätzlich geforderten Unterlagen sind spätestens mit dem Erstangebot zum 29.01.2027 in digitaler Form über die Vergabeplattform subreport ELViS einzureichen, damit das Gremium sie vor dem Präsentationstermin sichten kann. Eine Nachreichung nach der Präsentation ist nicht vorgesehen.

Am Präsentationstermin dürfen die eingereichten Unterlagen erläutert und vertieft werden. Inhaltliche Änderungen gegenüber der eingereichten Fassung sind nur im Rahmen der Verhandlung und im anschließenden finalen Angebot möglich. Soweit sich aus der Verhandlung Änderungen oder Konkretisierungen der Vergabeunterlagen ergeben, werden sie allen verbliebenen Bietern vor der Aufforderung zum finalen Angebot mitgeteilt.

10.3.4 Bewertung der Angebote

Die Bewertung der Qualität erfolgt nach Eingang der finalen Angebote durch ein Gremium der Auftraggeberin, bestehend aus vier stimmberechtigten Mitgliedern, anhand der in der Anlage H2 Los 1 Bewertungsmatrix Stufe 2 genannten Kriterien. Die Präsentation und die Verhandlung fließen in die Bewertung ein, soweit ihre Ergebnisse im finalen Angebot enthalten sind. Das Gremium begründet seine Bewertung je Kriterium schriftlich.

Es können insgesamt maximal 70 Punkte auf die Qualität erreicht werden.

Jedes stimmberechtigte Mitglied bewertet eigenständig. Die Punktzahl je Kriterium ergibt sich aus dem arithmetischen Mittel der Einzelbewertungen der stimmberechtigten Mitglieder.

11. Zuschlag

Gemäß § 58 VgV ist die Auftraggeberin verpflichtet, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen.

Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot, das nach Prüfung und Wertung die höchste Punktzahl erreicht. Die maximale Gesamtpunktzahl aus allen Zuschlagskriterien beträgt 100 Punkte.

Preis (30 % Gewichtung)

Der Angebotspreis ergibt sich aus den Eintragungen und deren Summation in der Anlage D Los 1 Preisblatt. Die hier zu erreichende maximale Punktzahl beträgt 30 Punkte. Weitere Angebote erhalten entsprechend der nachfolgenden Berechnung einen Punktabzug von der maximal erreichbaren Punktzahl:

niedrigster Gesamtpreis × Höchstpunktzahl (30 Punkte) ÷ Gesamtpreis Unternehmen X

Qualität (70 % Gewichtung)

Die Punkteverteilung im Leistungsbereich ergibt sich aus der Anlage H2 Los 1 Bewertungsmatrix Stufe 2. Die hier zu erreichende maximale Punktzahl beträgt 70 Punkte, davon 30 Punkte auf das Kreativkonzept und 40 Punkte auf das Betreuungsmodell.

Es wird kaufmännisch auf zwei Dezimalstellen gerundet. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.

Bei Punktgleichheit entscheidet die höhere Punktzahl im Qualitätsteil. Besteht auch dann Gleichstand, entscheidet die höhere Punktzahl bei dem am höchsten gewichteten Qualitätskriterium. Führt auch dies zu keiner Entscheidung, entscheidet das Los.

Rechenbeispiel

Das nachfolgende Beispiel dient allein der besseren Verständlichkeit und bildet die tatsächliche Gewichtung ab.

Angenommene Angebotspreise: Unternehmen A 100.000 €, Unternehmen B 80.000 €, Unternehmen C 60.000 €.

Angenommene Qualitätspunkte: Unternehmen A 70, Unternehmen B 56, Unternehmen C 42.

Preispunkte: A = 60.000 × 30 ÷ 100.000 = 18,00; B = 60.000 × 30 ÷ 80.000 = 22,50; C = 60.000 × 30 ÷ 60.000 = 30,00.

Unternehmen A würde demnach mit 88,00 Punkten den Zuschlag erhalten.

11.1 Unterrichtung der Bewerber und Bieter

Die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden über die Ablehnung ihrer Angebote und über die Ergebnisse des Verfahrens gemäß § 134 GWB i.V.m. § 62 VgV informiert.

Bitte beachten Sie, dass die Zuschlagserteilung ausschließlich über die von uns genutzte elektronische Vergabeplattform erfolgt und kein zusätzliches separates Auftragsbestätigungsschreiben versendet wird.

Die Mitteilung über den Zuschlag wird in Ihrem persönlichen Nutzerkonto auf der Plattform eingestellt und gilt mit dieser Einstellung als formwirksam zugestellt, wie es die Anforderungen des § 134 Abs. 2 Satz 3 GWB für das elektronische Versenden vorsehen.

Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung auf Grundlage des Rahmenvertrags (Anlage B Los 1) und der weiteren Vergabeunterlagen zustande. Die Rangfolge der Vertragsbestandteile regelt der Rahmenvertrag.

12. Aufwandsentschädigung

Für die in Form einer Vorleistung zu erarbeitenden Vorschläge, namentlich das Kreativkonzept und das Betreuungsmodell, wird den Bietern, die nicht den Zuschlag erhalten, eine einmalige Aufwandsentschädigung von 10.000,00 € exkl. MwSt. gezahlt. Bieter, deren Angebote aufgrund von Ausschlussgründen gemäß den Bestimmungen der VgV nicht berücksichtigt werden, haben keinen Anspruch auf die in den Vergabeunterlagen festgelegte Aufwandsentschädigung. Dies gilt auch mit Blick auf Angebote, bei denen ein oder mehrere Konzepte die vorgesehenen Mindestschwellen bei der Bewertung nicht erreichen.

Diese Pauschale beinhaltet alle Kosten und Aufwendungen, wie z.B. Arbeitszeiten, Recherchekosten, Reisekosten, Spesen sowie alle Abstimmungsgespräche und Präsentationen.

Die Rechte an den im Vergabeverfahren eingereichten Konzepten, Entwürfen und sonstigen Arbeitsergebnissen verbleiben bei den jeweiligen Bietern. Die Unterlagen dürfen von der BGHW ausschließlich zur Durchführung, Dokumentation und rechtlichen Überprüfung des Vergabeverfahrens genutzt werden. Eine darüber hinaus gehende, insbesondere produktive oder veröffentlichende Nutzung bedarf einer gesonderten Vereinbarung. Für den Zuschlagsbieter richtet sich der Rechteübergang ausschließlich nach dem geschlossenen Vertrag und den dort ausdrücklich einbezogenen Arbeitsergebnissen.

13. Geheimhaltung und Datenschutz

• Alle Unterlagen, die dem Bieter im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren von Seiten der Auftraggeberin überlassen werden, dürfen ohne Zustimmung der Auftraggeberin nicht für andere Zwecke als die Angebotserstellung verwendet werden.
• Der Bieter erklärt mit Abgabe seines Angebots bzw. Teilnahmeantrags seine Einwilligung, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und genutzt werden können. Gleichzeitig bestätigt er, dass alle Einwilligungen der am Verfahren und der Ausführung der Leistung betroffenen bzw. beteiligten Personen vorliegen.
• Die im Rahmen der Ausschreibung geforderten Unterlagen/Angaben (insbesondere personenbezogene Daten), werden zur Prüfung und Wertung der Angebote benötigt. Die Auskünfte basieren auf rein freiwilliger Basis. Die Nichteinreichung/-beantwortung kann zu einer schlechten Bewertung im Rahmen der Eignungsprüfung oder zur Nichterfüllung von Mindestkriterien führen, mit der Folge, dass das Angebot nicht gewertet werden kann bzw. ausgeschlossen werden muss.
• Die eingereichten Angebote nebst Anlagen, die Dokumentation und der Vergabevermerk, werden bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufbewahrt, mindestens jedoch 3 Jahre ab dem Tag des Zuschlags.
• Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Diese können bis zu 10 Jahren betragen.
• Gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO besteht eine Ausnahme von der Verpflichtung zur Löschung personenbezogener Daten, wenn die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Regelungen zur Verjährung zivilrechtlicher Ansprüche finden sich in den §§ 194 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Im Falle der Verarbeitung von Sozialdaten im Auftrag ist der § 80 SGB X zwingend zu beachten und einzuhalten. Hinsichtlich des Verarbeitungsortes der Daten gelten die Voraussetzungen des § 80 Abs. 2 SGB X (Der Auftrag zur Verarbeitung von Sozialdaten darf [durch die BGHW] nur erteilt werden, wenn die Verarbeitung im Inland, in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einem diesem nach § 35 Absatz 7 des Ersten Buches gleichgestellten Staat, oder, sofern ein Angemessenheitsbeschluss gemäß Artikel 45 der Verordnung (EU) 2016/679 vorliegt, in einem Drittstaat oder in einer internationalen Organisation erfolgt).

Unsere Datenschutzhinweise finden Sie unter folgendem Link: https://www.bghw.de/datenschutz/vergabeverfahren

14. Haftpflichtversicherung

Der Auftragnehmer hat eine Haftpflichtversicherung nachzuweisen, deren Versicherungsschutz die mit der Ausführung der vertraglichen Leistungen verbundenen Risiken angemessen abdeckt.

Der Versicherungsschutz muss insbesondere eine Betriebshaftpflicht für Personen- und Sachschäden, eine Berufshaftpflicht für Beratungs- und Vermögensschäden sowie eine Medienhaftpflicht für Veröffentlichungs- und Rechteverletzungen umfassen. Alternativ kann der Bieter eine Bestätigung einer Versicherungsgesellschaft vorlegen, wonach eine solche Haftpflichtversicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird.

Die im Rahmenvertrag (Anlage B Los 1) festgelegten Mindestdeckungssummen (Betriebshaftpflicht 2,5 Mio. Euro pauschal für Personen- und Sachschäden, Vermögensschäden 1 Mio. Euro, Medienhaftpflicht 1 Mio. Euro, jeweils je Versicherungsfall und zweifach maximiert je Versicherungsjahr) müssen während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung stehen.

Der Auftragnehmer hat den Versicherungsschutz auf Verlangen der Auftraggeberin nachzuweisen.

Änderungen des Versicherungsschutzes, durch die die vereinbarten Mindestanforderungen unterschritten werden, sind der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.

Näheres entnehmen Sie bitte der Anlage F1 Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung Eignung, Punkt 2.4.

15. Vergabekammer

Die Bieter bzw. Bewerber können sich zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen

Vergabebestimmungen an die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt,

Bundeskanzlerplatz 2-10, 53113 Bonn, Telefon: 0049-228-9499-0, Telefax: 0049-228-9499-400, E-Mail:

info@bundeskartellamt.bund.de wenden.

Wir weisen an dieser Stelle auf den § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB hin.

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist eine Rüge innerhalb von zehn Kalendertagen anzubringen, nachdem der Antragsteller den Vergaberechtsverstoß erkannt hat. Ist der Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits auf Grund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar, ist die Rüge innerhalb der in der Bekanntmachung genannten Bewerbungs- oder Angebotsfrist zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung eines Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

16. Vergabeplattform subreport ELViS

Für die Nutzung der Vergabeplattform subreport ELViS ist ein internetfähiger Rechner mit einem aktuellen, vom jeweiligen Hersteller unterstützten Webbrowser erforderlich. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen technischen Voraussetzungen und Nutzungshinweise des Plattformbetreibers, die auf der Vergabeplattform bereitgestellt werden. Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich, soweit in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen nichts Abweichendes bestimmt ist. Bei technischen Fragen und Fragen zur Benutzung der Vergabeplattform subreportELViS, steht Ihnen werktags von 8:00 -18:00 Uhr der Support von subreportELViS kostenlos zur Verfügung.

Tel.:49 (0) 221 98 578-0

Fax:49 (0) 221 98 578-66E-Mail: info@subreport.de

Gemäß § 11 Abs. 3 VgV muss die Auftraggeberin den Unternehmen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen über die in einem solchen Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel, die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und die verwendeten Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren. Diese Informationen stehen auf der Vergabeplattform „Deutsche eVergabe“ (https://subreport.de/wp-content/uploads/2025/01/Zusammenfassung-%C2%A7-11-VgV-Abs.-3.pdf) bereit.