Anlage C Los 1 Leistungsbeschreibung.docx

Kreativ- und Kommunikationsleistungen einer Lead-Agentur

Strategie, Redaktion, Social Media, Bewegtbild, Kampagnen, UX, Gestaltung und Analyse

AS 19/2026 Kommunikationsleistungen und technischer Betrieb der digitalen Medien der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik

Los 1: Kreative Lead-Agentur

Die Positionsnummern 01.01 bis 07.05 bilden zugleich die verbindliche Struktur für das Preisblatt (Anlage D Los 1). Der Leistungsrahmen beschreibt die Mindestleistungen und typischen Arbeitsergebnisse an Einzelleistungen ohne die zukünftigen Leistungen abschließend aufzuzählen.

Die Mengengerüste sind als grobe Schätzung nach aktuellem Kenntnisstand der Kommunikation zu verstehen und begründen keine Abnahmeverpflichtung. Im Laufe der Zusammenarbeit und je nach Art der jeweiligen Konzepte kann die tatsächliche Anzahl in einem Jahr zum Teil deutlich variieren.

1. Hintergrund und Zielbild

1.1 Ausgangssituation

Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) ist Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung für die Branchen Einzelhandel, Großhandel, Warenlogistik und Hafen. Sie betreut aktuell rund 4,4 Millionen Versicherte in etwa 305.000 Mitgliedsunternehmen bundesweit. Ihr gesetzlicher Auftrag ist es, Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren zu verhüten und im Schadensfall für bestmögliche Rehabilitation zu sorgen.

Die BGHW entwickelt ihr crossmediales Kommunikationskonzept und die damit verbundenen Prozesse kontinuierlich weiter. Künftig sollen Konzepte und Maßnahmen noch stärker crossmedial verknüpft werden, mit dem Ziel der bestmöglichen Wirkung bei den jeweiligen Zielgruppen.

Daher möchte die BGHW mit dieser Ausschreibung einen strategischen Kommunikationspartner etablieren, der sie in den nächsten Jahren konzeptionell, kreativ und redaktionell begleitet.

Die BGHW strebt ein zukunftsfähiges Lead-Agentur-Modell an, das strategische Beratung mit konzeptioneller, kreativer und redaktioneller Unterstützung verbindet. Der Partner bringt zudem hohe Kompetenz für digitale Themen und den Einsatz von KI mit und stellt eine hohe Qualität in der Social-Media-Contenterstellung und im Contentmanagement sicher. Da die Zusammenarbeit langfristig angelegt ist, muss sie zugleich flexibel genug bleiben, um veränderten Anforderungen und neuen Entwicklungen gerecht zu werden.

Im Kern gilt es, das crossmediale Kommunikationskonzept der BGHW fortzuführen und weiterzuentwickeln. Dazu gehört insbesondere die Medienfamilie HUNDERT PROZENT, daneben aber auch der Internetauftritt, die Social-Media-Kanäle und weitere Kommunikationsmittel. Für digitale und gedruckte Medien sollen zudem spezifische Gestaltungsleitlinien unter Einhaltung des Corporate Designs der gesetzlichen Unfallversicherung (Anlage I2) entwickelt und umgesetzt werden. Neben der redaktionellen und gestalterischen Unterstützung (Los 1) umfasst die Gesamtaufgabe auch den technischen Weiterbetrieb, den Service und die Pflege der Webauftritte sowie des E-Magazins in TYPO3 (Los 2).

Im Jahr 2021 hat die BGHW ihren neuen Internetauftritt unter www.bghw.de von Grund auf überarbeitet und in das Content-Management-System TYPO3 überführt, verbunden mit dem Launch des E-Magazins HUNDERT PROZENT unter hundertprozent.bghw.de. Ziel war es, den Wandel von einer Aufsichtsbehörde zum kundenorientierten Dienstleister zu vollziehen und diesen auf allen Kommunikationskanälen erkennbar zu machen. Der so entstandene Auftritt orientiert sich an den Informationsbedürfnissen der Zielgruppen, transportiert relevante Inhalte und fördert den Dialog der BGHW mit Mitgliedsunternehmen und Versicherten.

Die Positionierung der BGHW gegenüber ihren Kundinnen und Kunden orientiert sich an folgenden strategischen Leitsätzen:

• Die BGHW strebt nach einer optimalen und beispielhaften Qualität ihrer Arbeit und stellt Versicherte sowie Mitgliedsunternehmen in den Mittelpunkt ihres Handelns.
• Die Dienst-, Geld- und Sachleistungen der BGHW sind bei den Kundinnen und Kunden bekannt.
• Die Arbeit der BGHW wird respektiert.
• Für die Zukunft der BGHW und die Qualität der Ergebnisse ist eine gut informierte, kritische und entscheidungskompetente Selbstverwaltung an der Spitze wichtig.
• Die BGHW lebt die Vision einer Welt ohne schwere Arbeitsunfälle und arbeitsbedingte Erkrankungen und trägt damit zur Strategie VISION ZERO bei.

Für die Kommunikation nach außen gilt darüber hinaus der Leitsatz „Von der Information zum Dialog“. Die Kommunikation der BGHW muss den Anforderungen einer modernen, digitalen Medienwelt und der jeweils aktuellen Mediennutzung der Menschen entsprechen: Sie nutzt zeitgemäße Formate und Kanäle, um Informationen zielgruppengerecht, verständlich und nutzbringend zu vermitteln.

Weitere Informationen zum Aufgaben- und Leistungsspektrum der BGHW finden sich unter www.bghw.de. Die Inhalte des crossmedialen Kommunikationskonzepts sind im Strategiehandbuch (Anlage I3) und in den Redaktionsguidelines (Anlage I4) beschrieben.

1.2 Kommunikations- und Medienverständnis

Die Medien der BGHW bauen aufeinander auf. Jedes Medium hat eine eigene Rolle im Zusammenspiel:

• Social Media ist der Einstiegskanal für Sichtbarkeit und Reichweite. Da die Plattformen abgehende Verlinkungen zunehmend benachteiligen, müssen Inhalte dort eigenständig als vollwertiges Angebot funktionieren. Derzeit bespielt die BGHW folgende Kanäle: Instagram (ca. 11.500 Follower), Facebook (ca. 22.000 Fans), LinkedIn (ca. 9.000 Follower) und YouTube (ca. 1.400 Abonnenten).
• Der Newsletter (ca. 12.000 Empfänger) ergänzt die Themenausspielung und führt Zielgruppen gezielt zu relevanten Angeboten und Inhalten der BGHW.
• Die Website www.bghw.de (ca. 3,5 Mio. Seitenaufrufe p. a.) ist satzungsgemäß die Informationsplattform für die Mitgliedsbetriebe der BGHW und zugleich der Ort für strukturierte Information und konkrete Serviceangebote.
• Das E-Magazin HUNDERT PROZENT (ca. 300.000 Seitenaufrufe p. a.) ist das redaktionelle Leitmedium. Inhalte werden digital first entwickelt und für weitere Kanäle weiterverwertet. Digitale Formate sollen dabei konsequent ausgeschöpft werden.
• Das Printmagazin HUNDERT PROZENT (aktuelle Auflage: ca. 10.000) bleibt als hochwertiges Qualitätsmedium für eine kleine, fachlich sehr engagierte Zielgruppe relevant und bereitet den relevantesten Inhalt aus der digitalen Themen- und Contentplanung auf.
• Kampagnen und weitere Kommunikationsmittel werden crossmedial konzipiert und in eine gemeinsame Themen-, Zielgruppen- und Erfolgssystematik eingeordnet.

Daraus ergibt sich die zentrale kommunikative Aufgabe: Reichweite wird über Social Media erzeugt, Tiefe über das E-Magazin, Bindung über das Printmagazin. Die Agentur muss diese Logik in Themenplanung, Formatentwicklung und Produktion durchgängig abbilden.

Eine besondere Bedeutung hat für uns das Bewegtbild. Kurze vertikale Videos erreichen Zielgruppen, die über Textangebote kaum noch ansprechbar sind, und erfüllen eine doppelte Funktion: eigenständig auf den Social-Media-Kanälen und als vertiefendes Element der E-Magazin-Beiträge. Bewegtbild ist deshalb von der ersten Themenkonzeption an mitzudenken, als integraler Bestandteil der Formatentwicklung.

1.3 Zielgruppen

Die BGHW versichert Unternehmen aus Handel und Warenlogistik. Zu den wesentlichen Zielgruppen gehören insbesondere:

• Unternehmerinnen und Unternehmer aus den Branchen Handel und Warenlogistik, darunter viele Klein- und Kleinstunternehmen,
• Versicherte, also die Beschäftigten im Handel und in der Warenlogistik,
• Fachkräfte für Arbeitssicherheit,
• Sicherheitsbeauftragte und Betriebsräte,
• Ausbilderinnen und Ausbilder sowie
• alle weiteren Verantwortlichen im Arbeitsschutz.

Hinzu kommen Öffentlichkeit, Medien und interne Stakeholder, insbesondere die BGHW-Selbstverwaltung.

Die BGHW arbeitet derzeit mit dem Reifegradmodell der Präventionskultur (Strategiehandbuch, Anlage I3, Seite 5). Die Überprüfung und Weiterentwicklung dieser Zielgruppensegmentierung ist Teil der strategischen Beratungsaufgabe im Vertragszeitraum.

1.4 Zielbild der Zusammenarbeit

Gesucht wird eine Lead-Agentur, die mit einer sehr kompetenten und erfahrenen Beratungs- und Projektmanagementeinheit alle Gewerke und Maßnahmen, wie zum Beispiel Redaktion, Kreation, Social Media, Bewegtbild, Kampagnen und Analyse, aus einer Hand steuert. Sie soll die BGHW proaktiv beraten, Leistungen transparent kalkulieren, verlässlich und in hoher Qualität umsetzen sowie die Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und weiteren Dienstleistern koordinieren. Unsere zentralen technischen Instrumente sind derzeit TYPO3 als CMS sowie Scompler als Redaktionssystem, mit denen auch die zukünftige Agentur intensiv arbeiten soll.

Die BGHW verfügt über ein eigenes Redaktionsteam, das derzeit aus zwei Referatsleiterinnen, drei Online-Redakteurinnen, einer Web-Redakteurin sowie zwei Social-Media-Redakteurinnen besteht. Dieses Team setzt die Themen, verantwortet die Inhalte und übernimmt selbst einen Teil der redaktionellen und operativen Aufgaben. Alle in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen sind daher als Zusammenarbeit zu verstehen: Die Agentur ergänzt, unterstützt und berät das interne Team, ersetzt es jedoch nicht. Der jeweilige Anteil der Agentur an der Arbeitsleistung wird laufend festgelegt, insbesondere in den Planungsterminen, in den regelmäßigen Redaktionskonferenzen oder durch gesonderte Beauftragung im Einzelfall. Eine enge, partnerschaftliche und eingespielte Abstimmung zwischen Agentur und Redaktion ist Voraussetzung für das Gelingen der Zusammenarbeit.

Der technische Betrieb, das Hosting und die TYPO3-Entwicklung sind nicht Gegenstand dieses Loses; sie werden über Los 2 dieser Ausschreibung vergeben. Zwischen den Auftragnehmern beider Lose ist eine enge Zusammenarbeit erforderlich. Die Lead-Agentur wirkt an den erforderlichen Schnittstellen verbindlich mit.

Die Lead-Agentur steuert alle von ihr verantworteten Aufgaben zentral, sorgt für reibungslose, effiziente und schnelle Prozesse und reduziert den koordinativen Aufwand auf Seiten der BGHW. Dazu stellt sie ein qualifiziertes und erfahrenes Kunden- und Projektmanagement-Team bereit, das diese Schlüsselstellung über alle von ihr verantworteten Gewerke und die von ihr beauftragten Dritten nach Maßgabe der BGHW übernimmt und gegenüber der BGHW verantwortet.

Die strategische Letztentscheidung, die Themensetzung sowie die fachliche Prüfung und Freigabe zu veröffentlichender Inhalte verbleiben bei der BGHW.

Die nachfolgend beschriebenen Leistungen und die von der Agentur anzubietenden Konditionen beruhen auf dem im Angebot vorgestellten und empfohlenen Konzept für das Betreuungsmodell.

2. Gegenstand und Leistungsgrundsätze

2.1 Gegenstand der Beauftragung

Gegenstand ist die bedarfsabhängige Erbringung strategischer und operativer Kreativ- und Kommunikationsleistungen. Die Agentur entwickelt Themen und Maßnahmen kanalübergreifend, produziert Inhalte und Kampagnen, steuert die von ihr verantworteten Gewerke und trägt zu einer messbaren Weiterentwicklung der BGHW-Kommunikation bei.

Die operative Zusammenarbeit erfolgt projektweise und auf Abruf, wo immer möglich mit ergebnisorientierten Pauschalvergütungen anhand einer Preisliste. Neue Aufgaben werden nach Maßgabe der BGHW auf Basis des benötigten Aufwands kalkuliert und bei wiederkehrender Anwendung zu festen Pauschalpreisen in die Preisliste übernommen. In Einzelfällen können größere oder länger laufende Aufgaben nach Zeiteinsatz in Personentagen oder Vollzeitäquivalenten (FTE) beauftragt werden. Ein FTE entspricht einer kalkulatorischen Vollzeitstelle mit 1.760 Arbeitsstunden pro Jahr.

2.2 Abgegrenzter, nicht abschließender Leistungsrahmen

Die nachfolgenden Leistungspakete und Einzelpositionen bestimmen den fachlichen Vertrags- und Kalkulationsrahmen. Als Mindestleistung bezeichnete Bestandteile sind bei einem entsprechenden Abruf vollständig zu erbringen. Beispiele für Kanäle, Formate und Arbeitsergebnisse sind nicht abschließend. Innerhalb des beschriebenen Vertragszwecks können fachlich vergleichbare, weiterentwickelte oder durch Veränderungen von Medien, Zielgruppen, Technologie und Künstlicher Intelligenz (KI) neu entstehende Leistungen abgerufen werden. Inhalt, Ergebnis, Aufwand, Termine und Vergütung werden vor Leistungsbeginn dokumentiert und freigegeben. Soweit hierbei KI-Systeme eingesetzt werden, gelten die Anforderungen des Anhangs 7 (KI-Einsatz und generative Tools) von Anlage B Los 1 (Rahmenvertrag).

2.3 Abruf- und Vergütungslogik

• Konzeptionelle Aufgaben werden, soweit möglich und sinnvoll, als feste Einzelbeauftragungen in verschiedenen Größen beauftragt.
• Wiederkehrende Einzelleistungen werden stückweise beauftragt, wobei auch eine größere Stückanzahl Auftragsgegenstand sein kann.
• Komplexe Projektleistungen werden vor Abruf aus den einschlägigen Positionen zusammengestellt und mit Leistungsumfang, Arbeitsergebnissen, Zeitplan, Team, Aufwand und Kosten freigegeben.
• Etwaige regelmäßige Leistungen werden als klar definierte Monats-, Quartals- oder Jahrespauschalen kalkuliert.
• Projektorganisation und -steuerung sind Bestandteil der jeweiligen Positionspauschale, soweit nichts anderes bestimmt ist.
• Zeitaufwand wird nur eingesetzt, wenn eine sachgerechte Pauschalierung nicht möglich ist. Er ist nach Rolle bzw. Senioritätsstufe, Personentagen und freigegebenem Kostenrahmen abzurechnen.
• Doppelabrechnungen zwischen Pauschalpositionen und Zeitaufwandspositionen sind ausgeschlossen. Leistungen, die bereits Bestandteil einer Pauschale sind, dürfen nicht zusätzlich nach Aufwand abgerechnet werden.
• Es herrscht das Prinzip der Transparenz für Angebote und Abrechnungen der Agentur im Sinne einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit.

2.4 Einheitliche Mindeststandards

Die nachfolgenden Mindeststandards sind einzuhalten und werden bei Zuschlag im Rahmenvertrag im

Detail geregelt:

• Zentrale Führung aller Projekte über eine sehr kompetente und erfahrene Beratungs- und Projektmanagementeinheit mit festen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, belastbarer Vertretungsregelung und personeller Kontinuität.
• Dauerhaftes Kernteam auf Leitungsebene mit festen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in den Bereichen Strategie, Beratung und Projektmanagement, Redaktion, Grafik, Text, Produktion (Print, Digital und Bewegtbild) sowie Social Media.
• Proaktive Beratung, themenorientiertes und kanalübergreifendes Denken sowie die Verbindung von Strategie, Konzeption, Kreation und operativer Umsetzbarkeit.
• Briefingprüfung und Rebriefing: Die Agentur prüft jedes Briefing vor Leistungsbeginn auf Vollständigkeit, Zielklarheit, Umsetzbarkeit, Risiken und erforderliche Mitwirkungen der BGHW. Sie weist unverzüglich auf Klärungsbedarf hin und bestätigt das gemeinsame Verständnis schriftlich in einem Rebriefing, bevor mit der Umsetzung begonnen wird.
• Die Agentur erstellt realistische Aufwandsschätzungen, hält Termine und Budgets ein und hält sie eigenständig nach. Sie führt eine eigene Qualitätskontrolle durch und dokumentiert alle Freigaben.
• Bei allen Buyouts (Rechte Dritter für Personen, Bilder, Musiken o. Ä.) sind die Nutzungsrechte schriftlich zu dokumentieren, vor Produktionsbeginn anzubieten und von der BGHW freigeben zu lassen. Dies beinhaltet auch Kosten für etwaige Verlängerungen oder Erweiterungen von Buyouts.
• Vollständige Übertragung aller Nutzungsrechte an den von der Agentur erstellten Arbeiten.
• Nutzung der von der BGHW vorgegebenen Systeme und Prozesse, derzeit insbesondere Scompler und TYPO3. Die im Redaktionssystem festgelegten Workflows sind für alle redaktionellen Leistungen verbindlich.
• Einhaltung des Corporate Designs (siehe Anlage I2) und der redaktionellen Standards.
• Einhaltung der jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen, zum Beispiel zu Datenschutz (DSGVO), Barrierefreiheit (BITV 2.0, Einzelheiten siehe Anlage I1), Rechten Dritter und KI.
• Soweit Beschäftigte des Auftragnehmers Sozialdaten außerhalb der Betriebsräume verarbeiten, etwa im Homeoffice oder mobil, legt der Auftragnehmer die dafür vorgesehenen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen vor Aufnahme dieser Tätigkeit dem Informationssicherheitsbeauftragten der BGHW zur Prüfung und Bestätigung vor (Anlage E1 Los 1).
• Übergabe finaler und, soweit fachlich erforderlich, offener bzw. editierbarer Dateien einschließlich Quellen-, Versions- und Rechteinformationen.
• Werden KI-Systeme bei der Leistungserbringung eingesetzt, hat der Auftragnehmer die Anforderungen des Anhangs 7 (KI-Einsatz und generative Tools) von Anlage B Los 1 (Rahmenvertrag) einzuhalten.
• Der Auftragnehmer stellt sicher, dass KI-generierte oder KI-gestützt bearbeitete Arbeitsergebnisse vor ihrer Übergabe an die BGHW durch eine qualifizierte natürliche Person fachlich geprüft und freigegeben werden.
• Die Verantwortung für die fachliche Richtigkeit, rechtliche Zulässigkeit, redaktionelle Qualität und vertragsgemäße Beschaffenheit der Arbeitsergebnisse verbleibt unabhängig vom Einsatz von KI-Systemen beim Auftragnehmer.
• Fremd- und Nebenkosten dürfen nur nach vorheriger Freigabe entstehen und sind transparent, getrennt und belegbar auszuweisen.
• Sofern eine Position nichts Abweichendes bestimmt, sind zwei gebündelte Korrekturrunden im Pauschalpreis enthalten. Gebündelt bedeutet, dass die BGHW Änderungswünsche je Runde zusammengefasst übermittelt. Positionen mit abweichender Anzahl weisen dies ausdrücklich aus.

2.5 Abgrenzungen und Schnittstellen

• Technischer Betrieb, Hosting, Wartung, Security, Updates, TYPO3-Programmierung, Schnittstellenentwicklung und technische Störungsbeseitigung der Websites sind nicht Bestandteil dieses Loses. Sie werden über Los 2 dieser Ausschreibung vergeben.
• Konzeptionelle UX-, Journey-, Content-, SEO-/GEO- und Designleistungen für digitale Angebote sind dagegen Bestandteil dieses Loses. Die Agentur stimmt sich hierzu verbindlich mit dem Auftragnehmer des Loses 2 ab, übergibt die erforderlichen Vorgaben und Dateien und klärt Termine und Abhängigkeiten eigenständig.
• Die inhaltliche Pflege der Webauftritte sowie das Anlegen und Befüllen von Seiten erfolgen durch die BGHW selbst. Für selbst erstellte Beiträge des E-Magazins übernimmt der Auftragnehmer die Einpflege nach Maßgabe von Position 03.02.
• Das System zur Verwaltung der Newsletter- und Printabonnements wird durch den Auftragnehmer des Loses 2 betrieben und weiterentwickelt. Der Auftragnehmer dieses Loses (Los 1) erhält einen auf Gestaltung, Befüllung und Versand der Newsletter beschränkten Zugang. Die Newsletter-Inhalte werden durch die BGHW erstellt.
• Das Community Management einschließlich Kommentarmoderation wird durch die BGHW erbracht und ist nicht Bestandteil des Leistungspakets Social Media.
• Die Lead-Agentur hat gegenüber dem Auftragnehmer des Loses 2 kein Weisungsrecht. Sie stimmt sich fachlich ab, koordiniert Termine und Übergaben und legt Abweichungen der BGHW zur Entscheidung vor. Weisungen erteilt ausschließlich die BGHW.
• Veranstaltungen sowie Medien und Filme, die die BGHW selbst oder über weitere Dienstleister produziert, sind nicht Gegenstand dieses Loses. Eine Steuerungs- oder Koordinationspflicht der Lead-Agentur besteht insoweit nicht.
• Strategische Letztentscheidung, Themensetzung, fachliche Prüfung und Freigabe veröffentlichter Inhalte verbleiben bei der BGHW.
• Mediaetats, Druck, Lizenzen für Bild-, Ton- und Filmmaterial, Darstellerinnen und Darsteller, Sprecherinnen und Sprecher, Locations, Reisekosten und vergleichbare Fremdkosten sind nicht im Agenturhonorar enthalten, sofern eine Position nichts anderes bestimmt. Fremdleistungen werden der BGHW 1:1 ohne Aufschlag oder Rückvergütung angeboten und nach Leistungserbringung so abgerechnet.

3. Leistungspakete und Einzelpositionen

Die Positionsnummern werden im Preisblatt (Anlage D Los 1) unverändert übernommen. Die dort zu hinterlegenden Mengenansätze und Wertungsgewichte werden in den weiteren Vergabeunterlagen festgelegt.

Tätigkeiten außerhalb der persönlichen Beratungsleistungen können, soweit möglich und sinnvoll, KI-gestützt erbracht werden. Alle abschließenden Endprüfungen vor Veröffentlichung müssen jedoch durch dafür qualifizierte Personen erfolgen; dies ist zu protokollieren und der BGHW auf Nachfrage nachzuweisen. Die angebotenen Preise umfassen jeweils die Komplettleistung (Personaleinsatz, Einsatz von Technik, Einsatz von KI etc.) nach dem Stand der Technik zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe.

Die Vertragsparteien können die Preisliste einvernehmlich anpassen, wenn sich die den Positionen zugrunde liegenden Leistungsinhalte wesentlich verändern, insbesondere durch technologische Entwicklungen. Die Voraussetzungen, der Zeitpunkt und die Grenzen einer solchen Anpassung richten sich nach den Regelungen des Rahmenvertrags (Anlage B Los 1).

Leistungspaket 01: Strategie, Beratung und Kommunikationsplanung

Kontinuierliche strategische Begleitung der BGHW und Entwicklung einer themenorientierten, kanalübergreifenden Kommunikation. Die Agentur verbindet Strategie und Umsetzbarkeit und bringt proaktiv Entwicklungen aus Kommunikation, Medien, Zielgruppenverhalten und Technologie ein.

01.01 Onboarding und strategische Grundlagenerhebung

Einmalige strukturierte Einarbeitung in Auftrag, Organisation, Zielgruppen, Medienfamilie, Prozesse, Datenlage, bestehende Strategien und Dienstleister. Die Agentur begleitet die Übergabe durch die bisherige Agentur und übernimmt die vorhandenen Arbeitsstände. Ziel ist es die Agentur und das zuständige Agenturteam schnellstmöglich in die Lage zu versetzen, die anstehenden Aufgaben bestmöglich zu übernehmen.

Mindestoutput: abgestimmtes Arbeitsverständnis, Festlegung von Redaktionsstruktur und Zuständigkeiten, Stakeholder- und Schnittstellenübersicht, für die Kreation: Kenntnis über das bestehende Corporate Design und weiterer Vorgaben für die Kommunikation, für die Beratung: Kenntnis über Abläufe, Personen, Angebote, Aufträge, Abrechnungen, Chancen- und Handlungsfelder sowie ein priorisierter Arbeits- und Übernahmeplan für das erste Jahr nach Vertragsbeginn, der die zu übernehmenden Regelleistungen, die Reihenfolge der Übernahme und die dafür erforderlichen Mitwirkungen der BGHW benennt.

Der Onboardingprozess ist als eigenständiges Modul gesondert anzubieten und zu bepreisen. Er gilt zusammen mit dem Set-up der Wissensdatenbank (Position 02.02) mit Zuschlagserteilung als beauftragt und beginnt zu Vertragsbeginn. Die hierfür vorgesehenen Leistungen, Arbeitsergebnisse und zeitlichen Abläufe sind im Angebot konkret darzustellen.

Kalkulationseinheit: Pauschale einmalig

01.02 Jahres- und Halbjahreskommunikationsplanung

Gemeinsame Entwicklung bzw. Fortschreibung einer integrierten Kommunikationsplanung. Dazu gehören die Festlegung von Themen, Zielgruppen, Kommunikationszielen, Kampagnen, redaktionellen Schwerpunkten, Kanälen, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten. In der Regel erfolgt diese Planung in einer Remote-Session.

Mindestoutput: arbeitsfähiger Plan einschließlich Priorisierung sowie Aktualisierung nach einer Abstimmungsrunde. Die Planung erfolgt voraussichtlich in zwei Halbjahresplänen pro Jahr gemeinsam mit der Redaktion der BGHW. Teilnehmer für die finale Vorstellung und Abstimmung auf Agenturseite sind die jeweils verantwortlichen Personen des Kernteams sowie weitere, für diesen Termin benötigte Personen.

Geschätzte Abrufmenge: 2 Planungsperioden pro Jahr, jeweils als remote Termin a ca. 2 Stunden

Kalkulationseinheit: Pauschale je Planungsperiode inklusive Vorbereitung, Remote Session, Halbjahresplan und einer Abstimmungsrunde

01.03 Konzepte

Projektbezogene Konzeption für eine abgegrenzte kommunikative Fragestellung. Mindestbestandteile: Ausgangslage, Ziele, Zielgruppen, Insights, Botschaften, Tonalität, Kanäle und Formate, Nutzerführung, Umsetzungslogik, Erfolgskriterien und nächste Schritte.

Bei Kampagnen: Entwicklung einer tragfähigen kreativen Idee einschließlich Motto-, Claim- und Copy-Richtung, Storytelling, Aktivierungsmechanik und visueller Richtung. Erwartet werden mehrere unterscheidbare Denkansätze (3) und die anschließende Ausarbeitung einer ausgewählten Route nach Freigabe inklusive zwei Korrekturrunden.

Geschätzte Abrufmenge: ca. 5 Kampagnenkonzepte pro Jahr (S/M), ca. 1 Projektkonzept pro Jahr (L).

Größenklassen (Ausprägung für diese Position):

Kalkulationseinheit: Pauschale je Konzept; Größenklassen S/M/L

01.04 Strategie- oder Kreativworkshop

Konzeption, Moderation, Durchführung und Dokumentation eines Workshops mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der BGHW und/oder Externen. Enthalten sind Briefing, Agenda, Methodenauswahl, Moderation, Ergebnisdokumentation und konkrete Handlungsempfehlungen. Der Workshop erfolgt persönlich bei der BGHW oder an einem anderen Standort im Bundesgebiet. Reisen zu Standorten der BGHW werden nicht gesondert vergütet. Für Reisen zu anderen Orten gelten die Regelungen des Rahmenvertrags.

Geschätzte Abrufmenge pro Jahr: 2 pro Jahr, mit bis zu 15 Teilnehmenden. Teilnehmer auf Agenturseite sind die jeweils verantwortlichen Personen des Kernteams sowie weitere, für diesen Termin benötigte Personen.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Halbtag/Ganztag

01.05 Handbuch, Playbook oder Schulung

Erstellung bzw. Fortschreibung von Redaktions-, Strategie-, Social-Media-, KI- oder Prozesshandbüchern sowie Konzeption und Durchführung zugehöriger Schulungen.

Größenklassen (Ausprägung für diese Position):

Geschätzte Abrufmenge pro Jahr: 2 Fortschreibungen und 2 Schulungen; eine Neuerstellung voraussichtlich einmal in der Vertragslaufzeit.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Dokument/Schulung; Größenklassen S/M/L

Leistungspaket 02: Lead-Agentur, Projektmanagement und Steuerung

Zentrale, senior geführte Steuerung der Zusammenarbeit und aller von der Agentur verantworteten Gewerke. Ziel sind verlässliche Abläufe, klare Zuständigkeiten, transparente Budgets, belastbare Vertretungen und eine spürbare Entlastung der BGHW.

02.01 Monatliche Lead-Agentur-Leistungen

Bereitstellung einer verantwortlichen Senior-Leitung sowie einer festen operativen Projekt- und Redaktionsleitung mit benannter Vertretung. Diese Leistungen umfassen mindestens:

• laufende Erreichbarkeit (Mo bis Fr, 9:00 bis 17:00 Uhr) und Statussteuerung,
• einen Steuerungstermin pro Monat zu Prioritäten, Budgetstand und offenen Entscheidungen sowie eine Prioritätenübersicht,
• Führung und tägliche Aktualisierung einer digitalen Projektliste aller Projekte und Bereitstellung in einem MS SharePoint, Jira-Board o. Ä.,
• die Teilnahme an den wöchentlichen Redaktionskonferenzen (Magazin, Social Media) der BGHW,
• die organisatorische Koordination der intern Beteiligten sowie die Abstimmung mit dem Auftragnehmer des Loses 2 an den gemeinsamen Schnittstellen.

Diese Leistungen sind ausdrücklich abzugrenzen von den Beratungs- und Projektmanagementleistungen aller beauftragten Einzelprojekte. Sie beinhalten lediglich die zentrale, übergreifende Projektkoordination wie oben beschrieben.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

02.02 Dokumentation, Übergabe und Wissenstransfer

Strukturierte Aufzeichnung, Speicherung und Ablage als Wissensdatenbank (auch KI-gestützt möglich) von allen Festlegungen der Arbeitsweisen, Abläufe, Richtlinien und Strukturen über die Zusammenarbeit der BGHW und ihrer Agenturen. Dies beinhaltet auch die Darstellung von Konzepten, Plänen, Quellen, offenen Dateien, Nutzungsinformationen und Entscheidungsständen in den von der BGHW vorgegebenen Systemen. Ziel sind ein einheitliches Verständnis sowie eine deutlich schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf beiden Seiten.

Kalkulationseinheit: einmalig Set-up, danach Pauschale je Monat

Leistungspaket 03: Redaktion und Content-Produktion

Themenorientierte, digital-first gedachte Content-Entwicklung für das E-Magazin HUNDERT PROZENT als Leitmedium sowie für Printmagazin, Newsletter und weitere Formate. Journalistische Qualität, fachliche Richtigkeit, Nutzwert und kanalübergreifende Verwertbarkeit sind sicherzustellen.

03.01 Redaktionskonferenz, Redaktionsplanung und -koordination

Wöchentliche Redaktionskonferenz mit den Redakteurinnen und Redakteuren der BGHW sowie des Auftragnehmers, Themenrecherche, Pflege des Redaktionsplans im Redaktionssystem, Abstimmung mit Chefredaktion und Fachbereichen sowie Koordination der Content-Produktion. Remote, ca. 1 Stunde.

Aktuelle Größenordnung: mindestens zwei neue E-Magazin-Beiträge pro Woche. Dreimal jährlich kommt die Produktion einer Printausgabe hinzu. Für sie wird eine Auswahl der bereits im E-Magazin erschienenen Beiträge zusammengestellt und für Print angepasst; eine Ausgabe umfasst etwa 10 bis 15 Beiträge.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

03.02 Redaktioneller Beitrag (S/M/L)

Konzeption, Rebriefing, Recherche, Abstimmung mit Fachleuten, Terminplanung mit allen notwendigen Gewerken (z.B. Fotograf/Videograf) und Erstellung eines redaktionellen Beitrags für das E-Magazin, das Printmagazin oder weitere Kanäle der BGHW. Enthalten sind je nach Größenklasse Überschrift, Vorspann, Zwischenüberschriften, Infoboxen, Link- und Quellenhinweise, Metadaten sowie die Auswahl und Aufbereitung des passenden Bildmaterials.

Jeder Beitrag wird zusätzlich für klassische Suchmaschinen und KI-basierte Such- und Antwortdienste optimiert übergeben. Dazu gehören die Berücksichtigung der Suchintention, eine suchgerechte Struktur und Überschriftenhierarchie, Metadaten, Infokästen, Vorschläge zur internen Verlinkung sowie eine auf Verständlichkeit geprüfte Sprache.

Vor der Übergabe erfolgt ein Lektorat des Beitrags. Es umfasst die sprachliche, stilistische und formale Prüfung einschließlich Rechtschreibung, Verständlichkeit, Konsistenz, Tonalität und der vereinbarten Schreibweisen. Das Lektorat verantwortet die finale Prüfung, unabhängig von etwaigen Prüfungen durch die BGHW. Fachliche Aussagen mit Klärungsbedarf werden gekennzeichnet.

Die fachliche Freigabe und die Veröffentlichung erfolgen durch die BGHW. In allen Größenklassen sind zwei Korrekturrunden enthalten.

Bei Beiträgen für das E-Magazin sind die Möglichkeiten des digitalen Formats auszuschöpfen, zum Beispiel durch Checklisten, weiterführende verlinkte Medien oder die Einbindung von Bewegtbild. E-Magazin-Beiträge sollen einen erkennbaren Mehrwert gegenüber einer möglichen Printfassung bieten. Die Produktion begleitender Videos erfolgt über Position 04.05; die Einbindung in den Beitrag ist in dieser Position enthalten.

Handelt es sich um einen Beitrag für das E-Magazin, pflegt die Agentur ihn nach Freigabe des Textes eigenständig in TYPO3 ein. Enthalten sind die Anlage des Beitrags nach dem im Redaktionssystem festgelegten Workflow, die Formatierung entsprechend den redaktionellen und gestalterischen Vorgaben, die Einbindung von Bildern, Grafiken und Videos einschließlich Alternativtexten, die Pflege der Metadaten sowie die interne Verlinkung. Der Beitrag wird in einem noch nicht veröffentlichten Status zur Abnahme bereitgestellt; die Veröffentlichung erfolgt durch die BGHW.

Die Größenklasse bestimmt sich nach der Recherchetiefe des Beitrags:

Geschätzte Abrufmenge pro Quartal: 5-10 S-Artikel, 5 M-Artikel, 2-3 L-Artikel; die übrigen Beiträge werden durch die Redaktion der BGHW erstellt

Kalkulationseinheit: Pauschale je Beitrag nach Größenklasse S/M/L; Reise- und Produktionskosten gesondert

03.03 Printmagazin: Redaktion, Layout und Produktionsbegleitung

Redaktionelle und gestalterische Umsetzung einer Printausgabe auf Basis der digitalen Inhalte, die von der Redaktion der BGHW sowie der Redaktion der Agentur gemeinsam zugeliefert werden. Die Kürzung und Anpassung der ausgewählten E-Magazin-Beiträge an das Printlayout ist Bestandteil dieser Position; ein gesonderter Beitragspreis nach 03.02 fällt hierfür nicht an. Aktuelle Planungsgröße: drei Ausgaben pro Jahr mit jeweils ca. 40 Seiten und einer Auflage von ca. 10.000 Exemplaren. Mindestumfang: Dramaturgie und Heftstruktur, Editorial Design, Satz, Bildintegration, Schlussredaktion und Lektorat (sprachliche, stilistische und formale Prüfung der Texte einschließlich Rechtschreibung, Verständlichkeit, Konsistenz, Tonalität und vereinbarter Schreibweisen), druckfähige Daten, Abstimmung mit dem Druckdienstleister und Druckabnahme.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Ausgabe; Druckkosten separat

03.04 Newsletter-Ausgabe

Technische und gestalterische Umsetzung einer Newsletter-Ausgabe auf Basis der durch die BGHW freigegebenen Inhalte. Enthalten sind Befüllung des Templates, Verlinkung, Darstellungstest, Testversand, Korrekturen, Lektorat und Versand nach Freigabe.

Aktuelle Größenordnung: sechs reguläre Ausgaben pro Jahr sowie ein bis zwei Sonderausgaben.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Ausgabe

Leistungspaket 04: Social Media und Bewegtbild

Plattformgerechte, eigenständig nutzbare Social-Media-Inhalte mit besonderer Bewegtbildkompetenz. Die Inhalte sollen glaubwürdig, aktuell, verständlich und für die jeweilige Plattform optimiert sein; sie dienen nicht ausschließlich als Teaser auf andere Medien.

04.01 Social-Media-Strategie

Entwicklung einer Strategie für die Kanäle der BGHW als einmalige Leistung sowie deren Fortschreibung als Abrufleistung (Position 04.01a, in der Regel einmal jährlich ab dem zweiten Vertragsjahr). Derzeit werden Instagram, LinkedIn und YouTube als Schwerpunktkanäle bespielt; Facebook wird mit den Inhalten von Instagram parallel bedient. Weitere Plattformen können bei Bedarf hinzukommen.

Mindestbestandteile: Ziele, Zielgruppen, Rollen der einzelnen Kanäle, Content-Säulen, Formate, Tonalität, Frequenzen, Verzahnung von Paid und Organic, Governance, KPIs und Roadmap.

Kalkulationseinheit: 04.01 Pauschale einmalig (Erststrategie); 04.01a Pauschale je Fortschreibung

04.02 Social Media Redaktionskonferenz, Social-Content-Plan

Wöchentliche Redaktionskonferenz mit den Redakteurinnen und Redakteuren der BGHW sowie des Auftragnehmers, Kanal- und themenbezogene Planung der organischen und bezahlten Inhalte mit Veröffentlichungszeitraum, Format, Kernbotschaft, Verantwortlichkeit, Status und Verknüpfung zu weiteren BGHW-Inhalten.

Aktuelle Größenordnung: in der Regel drei bis fünf Veröffentlichungen pro Kanal pro Woche an Werktagen, kanal- und zielgruppenspezifisch aufbereitet. Ein großer Teil davon sind Mehrfachausspielungen der produzierten Inhalte sowie Beiträge der Social-Media-Redaktion der BGHW; die vom Auftragnehmer zu produzierenden Mengen ergeben sich aus den Positionen 04.03 bis 04.05.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

04.03 Statischer Social-Media-Post

Entwicklung eines plattformgerechten Einzelposts aus Text und einer statischen Gestaltung auf Basis vorhandener Inhalte und Gestaltungselemente. Enthalten sind Caption, Visual, Formatvarianten für bis zu drei vereinbarte Plattformen und eine Korrekturrunde.

Geschätzte Abrufmenge: 6 Posts pro Monat

Kalkulationseinheit: Pauschale je Motiv/Thema

04.04 Carousel- oder Dokumenten-Post

Konzeption und Gestaltung eines mehrseitigen Social-Formats mit Storyline, Caption und bis zu zehn Slides bzw. Seiten. Enthalten sind plattformgerechte Aufbereitung und zwei Korrekturrunden.

Geschätzte Abrufmenge: 3 Carousels (5-10 Slides) pro Monat

Kalkulationseinheit: Pauschale je Carousel

04.05 Bewegtbild-Produktion

Konzeption, Schnitt und Fertigstellung eines Videos bis zum einsatzfertigen, plattformgerechten Ergebnis. Grundlage sind vorhandenes Material, im Rahmen eines Produktionstags (04.06) erstelltes Material oder KI-basiert erzeugtes Material (04.07). Enthalten sind je nach Größenklasse Konzept und Dramaturgie, Hook, Schnitt, Texteinblendungen, Untertitel, Vertonung durch einen professionellen Sprecher, Ton- und Musikbearbeitung einschließlich Rechteprüfung und Buyouts, Farbkorrektur, Grafikelemente, Thumbnail sowie Exportvarianten für die vereinbarten Kanäle und Formate.

Geplante Größenordnung: etwa drei Kurzvideos (Größenklasse S) pro Monat sowie ein bis zwei Videos der Größenklasse M und ein Video der Größenklasse L pro Jahr. Sie begleiten überwiegend Beiträge des E-Magazins und werden zugleich auf den Social-Media-Kanälen ausgespielt.

Größenklassen (Ausprägung für diese Position):

Kalkulationseinheit: Pauschale je Video nach Größenklasse S/M/L, inklusive Produktionssteuerung; externe Produktionskosten (Dreh, KI-Material, Fremdleistungen o. Ä.) gesondert; Produktionstage nach 04.06 und 04.07 gesondert

04.06 Foto- und Videoproduktionstag (Dreh)

Vorbereitung und Durchführung einer Vor-Ort- oder Studioproduktion mit Disposition, Ablauf- und Shotlist, Regie und vereinbartem Basisequipment. Mindestoutput: gesichtetes, verwertbares Rohmaterial zur Weiterverarbeitung über Position 04.05. Personal, Technik, Location, Reise und Buyouts sind im Preisblatt transparent getrennt auszuweisen.

Geschätzte Abrufmenge: 7 Foto- und Videoproduktionstage pro Jahr (4 Halbtage, 3 Ganztage)

Kalkulationseinheit: Pauschale je halbem/vollem Produktionstag; Postproduktion nach 04.05

04.07 Foto- und Videoproduktionstag (KI)

Vorbereitung und Durchführung einer KI-basierten Produktion zur Erzeugung von Ausgangsmaterial. Die Fertigstellung erfolgt über Position 04.05. Zusatzkosten oder Fremdleistungen sind im Preisblatt transparent getrennt auszuweisen.

Soweit der Eindruck entstehen kann, es handele sich um reale Ereignisse, Personen oder Gegenstände, sind KI-generierte oder mittels KI wesentlich veränderte Bild-, Audio- und Videoinhalte für Nutzerinnen und Nutzer unmittelbar, leicht wahrnehmbar und barrierefrei als solche kenntlich zu machen. Zusätzlich sind entsprechende Kennzeichnungen nach dem jeweils anerkannten Stand der Technik maschinenlesbar in den bereitgestellten Inhalten und Metadaten vorzusehen. Der Auftragnehmer stellt die hierfür erforderlichen Informationen und Kennzeichnungen dem Auftragnehmer des Loses 2 bereit.

Der Auftragnehmer dokumentiert die Herkunft der verwendeten KI-generierten Inhalte sowie die eingesetzten Systeme und hält diese Informationen für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren nach Veröffentlichung vor.

Geschätzte Abrufmenge: 5 Foto- und Videoproduktionstage (KI) pro Jahr (3 Halbtage, 2 Ganztage)

Kalkulationseinheit: Pauschale je halbem/vollem Produktionstag; Postproduktion nach 04.05

04.08 Paid Social

Konzeption und Betreuung bezahlter Social-Media-Maßnahmen einschließlich Zielgruppen- und Variantenlogik, A/B-Tests, laufender Optimierung und Ergebnisbericht. Mediaetats sind nicht Bestandteil des Agenturhonorars.

Aktuelle Größenordnung: derzeit rund zwei bis vier Anzeigenpakete pro Monat für Stellenausschreibungen auf Meta, LinkedIn und Google. Die Entwicklung einer Paid-Strategie für redaktionelle Inhalte der Medienfamilie HUNDERT PROZENT ist als zusätzlicher Bedarf vorgesehen. Wertungsmenge in Anlage D Los 1: 12 Anzeigenpakete pro Jahr.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Anzeigenpaket; Medialeistungen separat

Leistungspaket 05: UX, User Journeys und digitale Formate

Konzeption und Gestaltung digitaler Angebote der BGHW, von der Nutzerführung über das Interface-Design bis zum Nutzertest. Das Leistungspaket umfasst die kreativen und konzeptionellen Anteile; die technische Umsetzung erfolgt durch den Auftragnehmer des Loses 2 auf Grundlage der hier erarbeiteten Vorgaben.

05.01 UX-/UI-Designpaket für einen Website-Bereich

Konzeption und Gestaltung eines abgegrenzten Bereichs der digitalen Angebote der BGHW, insbesondere von www.bghw.de und hundertprozent.bghw.de. Enthalten sind die Analyse der Nutzerbedürfnisse und Nutzungsdaten, die User Journey, die Informationsarchitektur, Wireframes, das UI-Design auf Basis des Corporate Designs einschließlich responsiver Varianten für mobile Endgeräte sowie die Berücksichtigung der Barrierefreiheitsanforderungen bereits im Designstand. Mindestoutput: freigabefähige, offene und editierbare Designdateien sowie dokumentierte Gestaltungs- und Verhaltensregeln zur Übergabe an den Auftragnehmer des Loses 2.

Größenklassen (Ausprägung für diese Position):

Kalkulationseinheit: Pauschale je Designpaket; Größenklassen S/M/L

05.02 Landingpage-Konzept, UX und Content

Fachliches und kreatives Konzept für eine Kampagnen- oder Themenseite einschließlich User Journey, Informationsarchitektur, Wireframe, Text- und Content-Konzept, SEO-/GEO-Hinweisen und Übergabe an den Auftragnehmer des Loses 2. Programmierung, Hosting und technischer Betrieb sind nicht enthalten.

Eine Landingpage im Sinne dieser Position umfasst die konzeptionelle und inhaltliche Ausgestaltung einer einzelnen Zielseite einschließlich User Journey, Informationsarchitektur, Wireframe, Text- und Content-Konzept. Die technische Umsetzung erfolgt durch Los 2. Mehrere Seitentypen, komplexe Interaktionskonzepte oder bereichsübergreifende Navigationsstrukturen sind nicht Bestandteil dieser Position.

Geschätzte Abrufmenge: ca. 2 Kampagnen-/Themenseiten pro Jahr

Kalkulationseinheit: Pauschale je Landingpage

05.03 UX-, Journey- oder Nutzertest

Planung, Durchführung und Auswertung eines qualitativen oder quantitativen Tests für digitale Kommunikationsangebote. Mindestbestandteile: Forschungsfrage, Methode, Testmaterial, Rekrutierungsanforderungen, Durchführung, Befunde und priorisierte Handlungsempfehlungen. Rekrutierungskosten sind separat auszuweisen.

Geschätzte Abrufmenge: 1 qualitativer Test, voraussichtlich einmal in der Vertragslaufzeit (in Anlage D Los 1 als einmalige Leistung geführt); weitere qualitative und quantitative Tests bei Bedarf

Kalkulationseinheit: Pauschale je Test; Teilnehmende separat

Leistungspaket 06: Gestaltung, Grafik und flexibler Produktionspool

Schnelle und qualitativ konsistente Gestaltung wiederkehrender oder kurzfristiger Kommunikationsmittel innerhalb des Corporate Designs. Der Pool ergänzt Kampagnen- und Redaktionsleistungen und bildet auch kleine Einzelbedarfe transparent und wirtschaftlich ab.

06.01 Einfache Adaption oder Reinzeichnung

Anpassung eines vorhandenen, freigegebenen Gestaltungsmusters an ein neues Format, einen geänderten Text- oder Bildstand bzw. eine neue Ausgabe. Enthalten sind technische Prüfung, Reinzeichnung, vereinbarte Exportdateien und eine Korrekturrunde. Eine neue Gestaltungsidee ist nicht enthalten.

Geschätzte Abrufmenge: ca. 1 Adaption/Reinzeichnung pro Monat

Kalkulationseinheit: Pauschale je Motiv/Format

06.02 Neugestaltung eines Einzelmediums

Konzeption und Gestaltung eines abgegrenzten Kommunikationsmittels, zum Beispiel Anzeige, Plakat, Flyer, Factsheet, Digitalbanner oder Veranstaltungsmedium. Enthalten sind zwei Gestaltungsansätze, die Ausarbeitung der gewählten Route, zwei Korrekturrunden und finale Dateien.

Größenklassen (Ausprägung für diese Position):

Kalkulationseinheit: Pauschale je Medium; Größenklassen S/M/L

06.03 Infografik oder Datenvisualisierung

Redaktionelle Verdichtung und visuelle Darstellung eines Sachverhalts oder Datensatzes. Die Agentur prüft Logik, Verständlichkeit, Quellenangaben und Nutzbarkeit in den vereinbarten Kanälen und erstellt die für die Barrierefreiheit erforderlichen Volltextalternativen. Eine interaktive Programmierung ist nicht enthalten.

Größenklassen (Ausprägung für diese Position):

Geschätzte Abrufmenge: 1-2 Infografiken/Datenvisualisierungen pro Quartal

Kalkulationseinheit: Pauschale je Grafik; Größenklassen S/M/L

06.04 Illustration, Icon- oder Piktogrammset

Entwicklung einer eigenständigen Illustration bzw. eines konsistenten Sets auf Basis des Corporate Designs. Enthalten sind Stilabstimmung, Entwurf, Ausarbeitung, definierte Varianten sowie offene und exportierte Dateien.

Größenklassen (Ausprägung für diese Position):

Geschätzte Abrufmenge: ca. 1 Illustration pro Monat sowie 4 Sets M und 1 Set L pro Jahr

Kalkulationseinheit: Pauschale je Illustration/Set; Größenklassen S/M/L

Leistungspaket 07: Analyse, Reporting, Qualität und Weiterentwicklung

Kontinuierliche, datenbasierte Bewertung der betreuten Kommunikationsangebote und Ableitung konkreter Optimierungsmaßnahmen. Reportings sollen Entscheidungen unterstützen und nicht nur Kennzahlen wiedergeben. Die bisherigen Reportings zu Website und E-Magazin liegen als Anlage I5 bei.

07.01 KPI- und Reportingkonzept

Definition eines medienübergreifenden Ziel- und Kennzahlensystems einschließlich Datenquellen, Verantwortlichkeiten, Messrhythmen, Benchmarks, Interpretationslogik und Dashboard-Anforderungen. Mindestoutput: abgestimmtes Mess- und Reportingmodell.

Kalkulationseinheit: Pauschale einmalig

07.02 Monatliches Social-Media-Reporting und Social Listening

Auswertung der vereinbarten organischen und bezahlten Kanäle mit Reichweite, Nutzung und Engagement, Entwicklung, Top- und Flop-Inhalten, Zielerreichung, Ursachenhypothesen und priorisierten Empfehlungen. Rohdaten und methodische Grundlagen sind nachvollziehbar bereitzustellen.

Enthalten ist zudem die laufende Beobachtung relevanter Themen, Diskussionen und Plattformtrends sowie die frühzeitige Meldung von Entwicklungen, die für die BGHW kommunikativ relevant werden können.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

07.03 Quartalsreporting E-Magazin

Auswertung des E-Magazins, insbesondere Nutzung, Verweildauer, Einstiege, Top-Themen und -Beiträge, Suchperformance und Weiterverwertung. Mindestoutput: Management Summary, Detailauswertung, Learnings und Maßnahmenvorschläge.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Quartal

07.04 Jahresreporting Website und Gesamtkommunikation

Jährliche medienübergreifende Bewertung von Website, E-Magazin, Social Media, Newsletter und Kampagnen auf Basis der verfügbaren Daten. Mindestoutput: Gesamtpräsentation mit Zielerreichung, Tops und Flops, Entwicklungen, Lücken und Empfehlungen für das Folgejahr.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Jahr

07.05 SEO-/GEO-, Content- oder Kanal-Audit

Vertiefte Analyse eines abgegrenzten Untersuchungsgegenstands mit qualitativer und quantitativer Bewertung, Vergleich mit relevanten Standards und Benchmarks sowie priorisiertem Maßnahmenplan. Als abgegrenzt gilt ein einzelner Kanal, ein zusammenhängender Themen- oder Seitenbereich oder ein einzelnes Format. Der Untersuchungsgegenstand wird vor Abruf gemeinsam festgelegt. Technische Prüfungen erfolgen in Abstimmung mit dem Auftragnehmer des Loses 2.

Größenklassen (Ausprägung für diese Position):

Kalkulationseinheit: Pauschale je Audit; Größenklassen S/M/L

4. Erwartete Entwicklungsschwerpunkte

Im Vertragszeitraum werden voraussichtlich insbesondere die nachfolgenden Themen relevant. Die Aufzählung dient der Einordnung des möglichen Bedarfs und begründet keinen Einzelabruf. Die Umsetzung erfolgt über die jeweils einschlägigen Leistungspositionen.

Aktualisierung des Corporate Designs

Das Corporate Design der BGHW wurde überarbeitet. Gegenstand dieses Loses sind die konzeptionelle und gestalterische Ableitung für Web- und Printmedien sowie die Erarbeitung der zugehörigen Gestaltungsleitlinien. Die technische Umsetzung im Content-Management-System erfolgt durch den Auftragnehmer des Loses 2 auf Grundlage der hier erarbeiteten Vorgaben.

Weiterentwicklung von www.bghw.de

Kreativ-, UX-, Journey- und Content-Anteile für Startseite, Kontaktstrecken und weitere priorisierte Bereiche. Betrieb und Programmierung sind nicht Bestandteil dieses Loses.

Relaunch des E-Magazins

Überprüfung und Vereinheitlichung von Contentstrategie, Formaten, Editorial Design, Nutzerführung und kanalübergreifender Weiterverwertung.

Social-Media-Strategie

Neupositionierung der Plattformrollen, Content-Säulen und Bewegtbildlogik, Verzahnung von Paid und Organic sowie Aufbau einer belastbaren Messsystematik.

KI in der Kommunikation

Prüfung und Pilotierung unter anderem für leichte Sprache, Mehrsprachigkeit, Suche, Analyse und Content-Prozesse unter Wahrung von Datenschutz und Datenhoheit.

Redaktions- und Strategiedokumentation

Fortschreibung bestehender Handbücher, Modelle, Standards und Governance.

B2B-Kommunikation

Strategische und operative Stärkung der Kommunikation mit Unternehmen und relevanten Entscheidergruppen.

5. Zusammenarbeit, Qualitätssicherung und Abnahme

• Für jeden Abruf werden mindestens Leistungsumfang, Arbeitsergebnisse, Verantwortlichkeiten, Termine, Freigabeschritte, Team und Kosten dokumentiert.
• Arbeitsergebnisse sind fachlich, redaktionell, gestalterisch und technisch geprüft für den vereinbarten Verwendungszweck zu übergeben. Gesetzlich oder vertraglich erforderliche Nachweise sind beizufügen.
• Änderungen außerhalb des freigegebenen Umfangs dürfen erst nach schriftlicher bzw. in den vereinbarten Systemen dokumentierter Freigabe umgesetzt und abgerechnet werden.
• Die Agentur wirkt bei Übergaben, Dienstleisterwechseln und zum Vertragsende an einem geordneten Wissenstransfer mit und stellt alle geschuldeten Unterlagen und Daten strukturiert bereit.
• Die Agentur arbeitet an den gemeinsamen Schnittstellen verbindlich mit dem Auftragnehmer des Loses 2 zusammen und stimmt Übergaben, Termine und Abhängigkeiten eigenständig ab.

6. Verbindung zum Preisblatt

Das Preisblatt (Anlage D Los 1) bildet jede Position von 01.01 bis 07.05 ab. Es legt je Position die verbindliche Preiseinheit, die zugrunde gelegte Leistungsannahme, die geschätzte Menge, die Wertungsrelevanz sowie gegebenenfalls die Größenklasse fest. Doppelabrechnungen zwischen Pauschalen und Zeitaufwandspositionen sind ausgeschlossen.

Die angegebenen Mengen sind Schätzwerte auf Grundlage des heutigen Bedarfs. Sie dienen ausschließlich der Vergleichbarkeit der Angebote und begründen keine Abnahmeverpflichtung und keinen Anspruch auf Abruf in dieser Höhe. Die in Anlage D Los 1 als einmalig gekennzeichneten Leistungen werden höchstens einmal abgerufen; mit Ausnahme der Positionen 01.01 und 02.02 erfolgt der Abruf durch gesonderten Einzelauftrag. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung ergibt sich aus der Auftragsbekanntmachung und dem Rahmenvertrag (Anlage B Los 1).