Anlage C Los 2 Leistungsbeschreibung.docx

Technischer Betrieb, Hosting und Weiterentwicklung der Webplattformen der BGHW

AS 19/2026 Kommunikationsleistungen und technischer Betrieb der digitalen Medien der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik Los 2: Technischer Betrieb und Weiterentwicklung

Systembetrieb, Hosting, TYPO3-Entwicklung, Modernisierung, Barrierefreiheit und technische Zusammenarbeit mit der Lead-Agentur

Die Positionsnummern 01.01 bis 09.02 bilden zugleich die verbindliche Struktur für das Preisblatt. Der Leistungsrahmen beschreibt die Mindestleistungen und typischen Arbeitsergebnisse, ohne die fachlich zugehörigen Leistungen abschließend aufzuzählen.

1. Hintergrund und Zielbild

1.1 Ausgangssituation

Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) ist Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung für die Branchen Einzelhandel, Großhandel, Warenlogistik und Hafen. Sie betreut aktuell rund 4,4 Millionen Versicherte in etwa 305.000 Mitgliedsunternehmen bundesweit. Ihr gesetzlicher Auftrag ist es, Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren zu verhüten und im Schadensfall für bestmögliche Rehabilitation zu sorgen.

Im Jahr 2021 hat die BGHW ihren Internetauftritt unter www.bghw.de von Grund auf überarbeitet und in das Content-Management-System TYPO3 überführt. Seitdem ist die Systemlandschaft kontinuierlich gewachsen, unter anderem um ein E-Magazin, einen Medienshop, ein Kampagnenportal und weitere Auftritte.

Die Kommunikationsleistungen der BGHW werden in zwei Fachlosen vergeben. Los 1 umfasst die redaktionellen, gestalterischen und strategischen Leistungen einer Lead-Agentur. Gegenstand dieser vorliegenden Leistungsbeschreibung ist Los 2: der technische Betrieb, das Hosting, die Modernisierung und die Weiterentwicklung der Webplattformen der BGHW.

Die BGHW sucht einen technischen Partner, der den sicheren und stabilen Betrieb der bestehenden Systemlandschaft übernimmt und über die gesamte Vertragslaufzeit gewährleistet, den Technologiestand aktuell hält und die Plattformen bedarfsorientiert weiterentwickelt.

1.2 Systemlandschaft

Die BGHW betreibt sieben öffentliche und interne Auftritte. Diese werden technisch als sieben Sites innerhalb einer gemeinsamen TYPO3-Installation geführt. Core, zentrale Konfigurationen, Erweiterungen und Betriebsumgebung sind einmal vorhanden und wirken auf alle Sites gemeinsam.

Die Angaben zu den Seitenaufrufen beziehen sich auf den Zeitraum September 2025 bis August 2026 und beruhen auf der eigenen Reichweitenmessung. Erfasst werden dabei nur Zugriffe von Nutzerinnen und Nutzern, die der Messung zugestimmt haben; die tatsächliche Zahl der Seitenaufrufe liegt entsprechend höher.

Zu jeder Site gehören zusätzlich jeweils eine Integrations- und eine Staging-Umgebung. Alle drei Umgebungsstufen sind Bestandteil der Betriebsleistung.

Versionsstände und zentrale Komponenten (Stand: 9/2026)

Der Anwendungsbestand umfasst rund 30 projektspezifische Eigenentwicklungen, neun Produkt-Erweiterungen des bisherigen Dienstleisters aus einem privaten Composer-Repository, drei geforkte und mehrere unveränderte Erweiterungen Dritter sowie 27 Core-System-Erweiterungen. Der Speicherbedarf der produktiven Anwendung beträgt rund 13 GB ohne und rund 35 GB einschließlich der verarbeiteten Bilder und Vorschauen, die Datenbank rund 1 GB. Die übrigen Umgebungen werden regelmäßig mit der Produktion abgeglichen, ohne dass personenbezogene Daten übernommen werden, und weisen einen vergleichbaren Speicherbedarf auf.

Externe Schnittstellen

Die Plattformen sind an mehrere externe und interne Systeme angebunden. Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung dieser Anbindungen sind Bestandteil der Leistung; die angebundenen Systeme selbst sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung.

Sämtliche Schnittstellen sind zu überwachen.

Für die Anbindung der Warenwirtschaft stellt die Plattform eine REST-Schnittstelle bereit. Über sie ruft der Warenwirtschaftsdienstleister neue Bestellungen regelmäßig ab, derzeit stündlich, meldet Bestellnummern, Bestellstatus und Sendungsverfolgungsnummern zurück und gleicht nächtlich Bestände und Lieferzeiten ab. Aus den zurückgemeldeten Status erzeugt der Medienshop die automatischen Kundenmails. Die Schnittstelle ist über einen gemeinsamen Zugangsschlüssel abgesichert. Der Auftragnehmer betreibt die Schnittstelle, hält sie verfügbar, verwaltet den Zugangsschlüssel und stimmt Änderungen mit dem Warenwirtschaftsdienstleister ab. Ein Ausfall der Schnittstelle unterbricht die Bestellabwicklung des Medienshops.

1.3 Zielbild der Zusammenarbeit

Gesucht wird ein technischer Partner, der Verantwortung für den Gesamtbetrieb übernimmt. Erwartet werden proaktive Lösungsalternativen und Empfehlungen bei technischen Risiken, bei auslaufendem Herstellersupport eingesetzter Komponenten sowie bei Optimierungspotenzialen, bevor daraus Störungen oder Sicherheitslücken entstehen.

Der Auftragnehmer arbeitet an den gemeinsamen Schnittstellen verbindlich mit dem Auftragnehmer aus Los 1 zusammen. Konzeptionelle UX-, Journey-, Content- und Designleistungen liegen bei Los 1, deren technische Umsetzung liegt bei Los 2. Beide Auftragnehmer stimmen Übergaben, Termine und Abhängigkeiten eigenständig ab. Ein Verweis auf den jeweils anderen Auftragnehmer entbindet nicht von der eigenen Leistungspflicht. Regelmäßige Abstimmungen zwischen den beiden Auftragnehmern in dem unter Leistungspaket 04 näher definierten definierten Turnus sind mit der Pauschale nach Leistungspaket 04 abgegolten; darüber hinausgehende, von der BGHW beauftragte Koordinationsleistungen werden nach Aufwand vergütet.

Der Auftragnehmer dieses Loses hat gegenüber dem Auftragnehmer des Loses 1 kein Weisungsrecht. Er stimmt sich fachlich ab, koordiniert Termine und Übergaben und legt Abweichungen der BGHW zur Entscheidung vor. Weisungen erteilt ausschließlich die BGHW.

Technische Abhängigkeiten, fehlende Mitwirkungsleistungen und drohende Terminabweichungen, die den Auftragnehmer aus Los 1 betreffen, teilt der Auftragnehmer der BGHW unverzüglich schriftlich mit. Die BGHW entscheidet über das weitere Vorgehen und setzt dem Auftragnehmer aus Los 1 erforderlichenfalls Fristen.

Die Zusammenarbeit umfasst auch die Umsetzung gesetzlicher und von der BGHW vorgegebener Transparenz- und Kennzeichnungspflichten beim Einsatz von KI-Systemen. Los 1 verantwortet die fachliche und redaktionelle Bewertung, ob und in welcher Form ein von ihm erstellter oder bearbeiteter Inhalt für Nutzerinnen und Nutzer als KI-generiert oder KI-manipuliert zu kennzeichnen ist, und stellt Los 2 die erforderlichen Kennzeichnungstexte, Informationen und Metadaten bereit. Los 2 prüft die technische Umsetzbarkeit und setzt die freigegebenen Kennzeichnungen in den Webplattformen um. Es gewährleistet, dass bereitgestellte maschinenlesbare Kennzeichnungen bei der technischen Verarbeitung und Veröffentlichung erhalten bleiben, soweit dies technisch möglich ist. Zweifelsfälle und Zielkonflikte legen beide Auftragnehmer der BGHW zur Entscheidung vor.

Die strategische Letztentscheidung, die fachliche Priorisierung und die Freigabe von Änderungen verbleiben bei der BGHW.

2. Gegenstand und Leistungsgrundsätze

2.1 Gegenstand der Beauftragung

Gegenstand ist der vollständige technische Betrieb der in Kapitel 1.2 beschriebenen Systemlandschaft einschließlich Hosting, die Sicherstellung von Verfügbarkeit, Sicherheit und Barrierefreiheit sowie die bedarfsorientierte Weiterentwicklung. Hinzu kommen einmalige Initialleistungen zu Vertragsbeginn: die Übernahme der Systeme vom bisherigen Auftragnehmer sowie die proaktive Zusammenarbeit mit diesem während der Migration, die Modernisierung veralteter Technologiebestandteile, die technische Umsetzung des überarbeiteten Corporate Designs sowie die Zusammenführung der Nutzerkonten von Abonnementverwaltung und Medienshop. Zum Vertragsende tritt die Unterstützung eines nachfolgenden Auftragnehmers nach Kapitel 6 hinzu.

2.2 Abgegrenzter, nicht abschließender Leistungsrahmen

Die nachfolgenden Leistungspakete und Einzelpositionen bestimmen den fachlichen Vertrags- und Kalkulationsrahmen. Als Mindestleistung bezeichnete Bestandteile sind bei einem entsprechenden Abruf vollständig zu erbringen. Innerhalb des beschriebenen Vertragszwecks können fachlich vergleichbare, weiterentwickelte oder durch technologische Veränderungen neu entstehende Leistungen abgerufen werden. Inhalt, Ergebnis, Aufwand, Termine und Vergütung werden vor Leistungsbeginn dokumentiert und freigegeben.

2.3 Abruf- und Vergütungslogik

• Der laufende Betrieb (siehe Kapitel 2.5) einschließlich Hosting, Support, Monitoring und Sicherheitspflege wird als feste Monatspauschale vergütet. Die Pauschale deckt alle Sites und alle Umgebungsstufen im derzeitigen Umfang mit den geforderten Servicelevel ab. Maßgeblich ist die Erfüllung der Servicelevel; die Wahl und die Optimierung der eingesetzten Infrastruktur liegen beim Auftragnehmer und führen nicht zu einer Änderung der Vergütung.
• Übliche Schwankungen der Systemlast sowie temporäre Lastspitzen, etwa im Zusammenhang mit Kampagnen, sind durch das Kapazitätsmanagement nach Position 02.01 abgedeckt und mit der Monatspauschale abgegolten. Nur eine dauerhafte, wesentliche strukturelle Veränderung des Mengengerüsts führt zu einer Anpassung der Pauschale.
• Verändert sich der Umfang der betriebenen Systemlandschaft, insbesondere durch Aufbau oder Abschaltung von Sites, wird die Monatspauschale vor der Beauftragung der auslösenden Leistung auf Grundlage der Kalkulation des Preisblatts angepasst. Die Anpassung erfolgt nach Ziffer 24.4 der Rahmenvereinbarung (Anlage B Los 2) (Nachbeauftragung).
• Initialleistungen, die in dieser Leistungsbeschreibung genannt werden, werden als einmalige Pauschalen vergütet.
• Die Weiterentwicklung wird nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Beauftragung in einem bestimmten Umfang besteht nicht. Beauftragte Entwicklungsleistungen werden nach Fertigstellung zur Abnahme bereitgestellt; die Abnahme richtet sich nach der Rahmenvereinbarung (Anlage B Los 2).
• Für die Weiterentwicklung sind für die Aufwandsklassen XXS bis M Festpreise je Klasse anzubieten. Leistungen der Klasse L werden nach Personentagessatz abgerechnet. Die Klassen sind in der nachfolgenden Tabelle definiert. Jede Anforderung wird vor Beauftragung einer Klasse zugeordnet.
• Zur Vergleichbarkeit der Angebote ist ein Referenzumfang von zehn Entwicklungstagen pro Monat zu kalkulieren. Dieser Referenzwert begründet keinen Anspruch auf Abruf in dieser Höhe.
• Der tatsächliche Entwicklungsbedarf wird quartalsweise zwischen der BGHW und dem Auftragnehmer abgestimmt und priorisiert.
• Doppelabrechnungen zwischen Pauschalpositionen und Aufwandspositionen sind ausgeschlossen. Leistungen, die Bestandteil einer Pauschale sind, dürfen nicht zusätzlich nach Aufwand abgerechnet werden.
• Überschreitungen einer freigegebenen Aufwandsschätzung sind anzuzeigen, sobald absehbar ist, dass sie eintreten; sie bedürfen einer erneuten Freigabe.
• Die Beseitigung von Fehlern, Störungen und Mängeln, die nach den anwendbaren EVB‑IT-Vertragsbedingungen oder den gesetzlichen Vorschriften vom Auftragnehmer unentgeltlich zu beseitigen sind, wird nicht gesondert vergütet. Dies umfasst auch Analyse, Eingrenzung, Fehlerbehebung, Tests und erneute Auslieferung.
• Ergibt die Analyse, dass kein vom Auftragnehmer unentgeltlich zu beseitigender Fehler, keine Störung und kein Mangel vorliegt, richtet sich die Vergütung nach der für die betreffende Leistung vereinbarten Vergütungsregelung. Der Auftragnehmer informiert die BGHW hierüber vor der weiteren Bearbeitung.

Aufwandsklassen für die Weiterentwicklung:

Leistungen der Klasse L werden vor Beauftragung gesondert geschätzt, freigegeben und nach Personentagessatz abgerechnet.

2.4 Einheitliche Mindeststandards

Die nachfolgenden Standards gelten übergreifend für alle Leistungspakete und werden nicht gesondert vergütet, da sie in den monatlichen Pauschalen abgegolten sind.

Die Anforderungen der Anlage E5 Los 2 Anforderungskatalog Informationssicherheit, der Anlagen E1 bis E4 Los 2 (Datenschutz und Vertraulichkeit) sowie der Anlage B2 Los 2 Kriterienkatalog für Cloudleistungen sind Bestandteil der geschuldeten Leistung. Ihre Erfüllung ist mit den Preisen der jeweiligen Positionen abgegolten, insbesondere mit den Monatspauschalen des Leistungspakets 02. Dies gilt auch für den in Anlage E5 geforderten jährlichen Penetrationstest.

Aktualität der eingesetzten Software

• Die Systemlandschaft ist durchgängig auf einem aktuellen, vom Hersteller unterstützten Versionsstand zu halten. Dies gilt für den TYPO3-Core, für sämtliche Erweiterungen, für die eingesetzten Frontend-Bibliotheken sowie für alle Komponenten der Betriebsumgebung einschließlich Betriebssystem.
• Wird eine eingesetzte Komponente innerhalb der Vertragslaufzeit das Ende ihres Herstellersupports erreichen, legt der Auftragnehmer der BGHW rechtzeitig ein Migrationskonzept und eine Aufwandsschätzung vor. Die Durchführung erfolgt nach gesonderter Beauftragung durch die BGHW. Bis zur Durchführung hat der Auftragnehmer alle zumutbaren Maßnahmen zur Risikominimierung zu treffen.

Barrierefreiheit

• Alle Entwicklungen erfüllen die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) in Verbindung mit EN 301 549. Maßgeblich ist die Konformitätsstufe WCAG 2.1 AA. Barrierefreiheit ist bereits in der Konzeption zu berücksichtigen und nicht erst nachgelagert zu prüfen.
• Jede Auslieferung neuer oder geänderter Frontend-Funktionalität wird vor Produktivsetzung durch den Auftragnehmer auf Tastaturbedienbarkeit, Kontraste, semantische Auszeichnung, Alternativtexte und Screenreader-Verhalten geprüft.
• Begründete Ausnahmen vom Mindeststandard bedürfen der vorherigen Freigabe durch die BGHW.
• Die Konformitätsanforderungen gelten für neu erstellte und geänderte Funktionalität; die Erfüllung ist im Preis der jeweiligen Leistung enthalten. Barrieren, die im übernommenen Bestand vorgefunden werden und die der Auftragnehmer nicht zu verantworten hat, werden über die jährliche Prüfung nach Position 08.01 erfasst und über Leistungspaket 03 nach Aufwand behoben.

Qualitätssicherung

• Funktions- und Regressionstests vor jeder Produktivsetzung auf allen gängigen Browsern in aktueller und jeweils einer Vorgängerversion sowie auf mobilen Endgeräten, darunter mindestens ein Android- und ein Apple-Gerät. Da alle Sites eine gemeinsame Installation nutzen, ist bei jeder Änderung auch die Auswirkung auf die übrigen Sites zu prüfen.
• Laufendes technisches Linkmanagement einschließlich regelmäßiger automatisierter Prüfung auf nicht erreichbare Ziele und fehlerhafte Weiterleitungen. Der Auftragnehmer stellt die Prüfergebnisse der BGHW zur Verfügung und behebt technisch bedingte Fehler sowie fehlerhafte Weiterleitungen. Die Korrektur inhaltlich gesetzter Verlinkungen liegt bei der Redaktion der BGHW beziehungsweise beim Auftragnehmer aus Los 1.
• Änderungen werden ausschließlich über die Umgebungskette Integration, Staging, Produktion ausgeliefert. Direkte Änderungen an der Produktivumgebung sind ausschließlich zur Behebung schwerwiegender Störungen zulässig. Diese Eingriffe sind mit der BGHW abzustimmen, zu dokumentieren und unverzüglich in die Versionsverwaltung zu überführen.
• Für jede Auslieferung in die Produktion muss ein erprobtes Verfahren zur Rückabwicklung bestehen, das auch bereits ausgeführte Datenbankänderungen berücksichtigt.
• Nach jeder Produktivsetzung führt der Auftragnehmer eine dokumentierte Funktionsprüfung durch. Geprüft werden mindestens die Erreichbarkeit aller Sites, die geänderten Funktionen, die zentralen Nutzungsstrecken einschließlich Suche, Formularen, Anmeldung und Bestellprozess des Medienshops, der Mailversand über die BGHW-Webservices sowie die korrekte Darstellung auf Desktop- und mobilen Endgeräten. Das Ergebnis wird der BGHW mit dem Auslieferungsprotokoll zur Verfügung gestellt. Werden erhebliche Abweichungen festgestellt, ist die Auslieferung unverzüglich zurückzunehmen.

Datenschutz und Informationssicherheit

• Einhaltung der DSGVO und des BDSG. Über die Webplattformen werden auch Sozialdaten im Sinne des SGB X verarbeitet; die besonderen Anforderungen des Sozialdatenschutzes sind einzuhalten.
• Verarbeitung und Speicherung der Daten des Auftraggebers ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums. Fernzugriffe, Support und Unterauftragnehmer aus Drittstaaten sind unzulässig, es sei denn, es liegt ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO vor.
• Transportverschlüsselung nach dem aktuellen Stand der Technik gemäß den Vorgaben des BSI (Mindeststandard des BSI zur Verwendung von Transport Layer Security (TLS) / Technische Richtlinie TR-02102-2). Die eingesetzte Infrastruktur muss die dort beschriebenen Anforderungen jederzeit unterstützen; Änderungen sind ohne gesonderte Beauftragung möglich.
• Das Sicherheitskonzept und das Informationssicherheits-Managementsystem des Auftragnehmers orientieren sich an ISO/IEC 27001 und am BSI IT-Grundschutz in der jeweils geltenden Fassung.
• Weitere Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz sind der Anlage zur Informationssicherheit sowie der Datenschutzvereinbarung zu entnehmen.

Einsatz von KI-Systemen und technische Transparenz

• Soweit der Auftragnehmer bei der Vertragserfüllung selbst KI-Systeme einsetzt, gelten die Regelungen der Rahmenvereinbarung (Anlage B Los 2) zum Einsatz von KI-Systemen. Die Verantwortung für die fachliche und technische Richtigkeit, Sicherheit, Rechtmäßigkeit und vertragsgemäße Beschaffenheit seiner Arbeitsergebnisse verbleibt unabhängig vom KI-Einsatz beim Auftragnehmer.
• Der Auftragnehmer informiert die BGHW auf Verlangen über Art, Zweck und wesentlichen Umfang des KI-Einsatzes bei der Vertragserfüllung. Bei sicherheits-, datenschutz- oder betriebsrelevantem KI-Einsatz informiert er die BGHW vor dem erstmaligen Einsatz. Personenbezogene Daten, Sozialdaten, vertrauliche Informationen, Zugangsdaten und Quellcode der BGHW dürfen nur in ausdrücklich von der BGHW freigegebenen KI-Systemen verarbeitet werden.
• Bei der technischen Veröffentlichung KI-generierter oder mittels KI wesentlich veränderter Inhalte setzt der Auftragnehmer die von der BGHW beziehungsweise Los 1 vorgegebenen, rechtlich erforderlichen sichtbaren und barrierefreien Kennzeichnungen um.
• Der Auftragnehmer übernimmt die von Los 1 bereitgestellten maschinenlesbaren Kennzeichnungen und Metadaten und erhält diese bei Upload, Speicherung, Formatumwandlung, Bildoptimierung, Transkodierung, Caching und Auslieferung, soweit dies nach dem anerkannten Stand der Technik technisch möglich ist. Soweit eine technische Verarbeitung Kennzeichnungen entfernt oder deren Detektierbarkeit beeinträchtigt, weist der Auftragnehmer die BGHW und Los 1 vor Produktivsetzung darauf hin und schlägt eine geeignete alternative Umsetzung vor.
• Die technische Umsetzung muss die zum Veröffentlichungszeitpunkt geltenden gesetzlichen Anforderungen sowie die von der BGHW vorgegebenen Kennzeichnungsstandards berücksichtigen. Hierzu können sichtbare Hinweise im Medium und in dessen unmittelbarem Darstellungskontext sowie maschinenlesbare Kennzeichnungen in Dateien, Metadaten oder der Webauszeichnung gehören.
• Bei der Entwicklung oder Einbindung eines KI-Systems, das unmittelbar mit Nutzerinnen und Nutzern interagiert, insbesondere eines Chatbots oder dialogorientierten Assistenzsystems, stellt der Auftragnehmer technisch sicher, dass die betroffenen Personen spätestens bei Beginn der Interaktion klar, barrierefrei und wahrnehmbar über die Interaktion mit einem KI-System informiert werden, soweit dies nicht offensichtlich ist. Die konkrete Nutzerinformation wird von der BGHW freigegeben.
• Die Umsetzung der Kennzeichnung und ihre Funktionsprüfung sind im Auslieferungsprotokoll zu dokumentieren.

Dokumentation und Rechte

• Die technische Dokumentation ist durchgängig aktuell zu halten, nicht nur zu Vertragsbeginn und Vertragsende. Sie umfasst mindestens Systemarchitektur, Umgebungen, Deployment- und Rückabwicklungsverfahren, Schnittstellen, eingesetzte Erweiterungen und Eigenentwicklungen, zeitgesteuerte Aufgaben sowie Betriebs- und Wiederanlaufverfahren.
• Der gesamte im Auftrag erstellte Quellcode wird in einer Versionsverwaltung geführt, auf die die BGHW jederzeit lesenden Zugriff hat. Sämtliche Nutzungsrechte an im Auftrag erstellten Entwicklungen gehen ohne zeitliche, räumliche oder inhaltliche Beschränkung auf die BGHW über, einschließlich des Rechts zur Bearbeitung und zur Weitergabe an Dritte. Diese sind unwiderruflich und unkündbar.
• Eingesetzte Fremdsoftware und Open-Source-Komponenten sind mit Lizenzmodell zu benennen. Komponenten, deren Lizenzbedingungen eine Weiterverwendung durch die BGHW oder einen künftigen Auftragnehmer einschränken, sind unzulässig. Werden Erweiterungen aus einem privaten Repository des Auftragnehmers eingesetzt, ist der BGHW sowie einem von ihr benannten nachfolgenden Auftragnehmer für den Fall des Vertragsendes ein unbefristetes Nutzungsrecht sowie der Zugang zum Quellcode einzuräumen.

2.5 Abgrenzung zwischen Betrieb und Weiterentwicklung

Die Abgrenzung zwischen pauschal vergütetem Betrieb (Leistungspaket 02) und nach Aufwand vergüteter Weiterentwicklung (Leistungspaket 03) gilt einheitlich für alle Sites und Umgebungen. Die nachfolgende Zuordnung ist beispielhaft.

Die Einordnung eines Tickets nimmt der Auftragnehmer vor und weist sie der BGHW gegenüber aus. Bei Uneinigkeit über die Einordnung entscheidet die BGHW nach Anhörung des Auftragnehmers unter Berücksichtigung der vertraglichen Abgrenzung.

2.6 Abgrenzung zu Los 1 und zur BGHW

• Konzeptionelle UX-, Journey-, Content-, SEO- und Designleistungen für digitale Angebote sind Bestandteil von Los 1. Los 2 setzt die dort erarbeiteten Vorgaben technisch um und wirkt beratend an der technischen Machbarkeit mit.
• Das Anlegen und Befüllen von Seiten sowie die inhaltliche Pflege erfolgen durch die BGHW selbst beziehungsweise durch den Auftragnehmer aus Los 1. Los 2 stellt die technische Infrastruktur und den redaktionellen Zugang bereit.
• Gestaltung, Befüllung und Versand der Newsletter liegen bei Los 1. Los 2 betreibt und entwickelt das zugrunde liegende System und die Abonnementverwaltung.
• Redaktionelle Inhalte, fachliche Freigaben und die Veröffentlichung verbleiben bei der BGHW.
• Los 1 bewertet bei den von ihm erstellten oder bearbeiteten Inhalten die fachlichen und redaktionellen Voraussetzungen einer Kennzeichnung als KI-generiert oder KI-manipuliert und liefert die erforderlichen sichtbaren Kennzeichnungstexte, Informationen und Metadaten. Die Entscheidung über die Veröffentlichung und die endgültige Form der Kennzeichnung trifft die BGHW.
• Los 2 berät zur technischen Umsetzbarkeit, setzt die von der BGHW freigegebenen Kennzeichnungen barrierefrei um und gewährleistet im Rahmen der technischen Möglichkeiten ihre maschinenlesbare Einbindung beziehungsweise Erhaltung. Los 2 ist nicht für die inhaltliche Bewertung verantwortlich, ob ein von Los 1 erstellter Inhalt als Deepfake oder sonstiger KI-generierter Inhalt einzuordnen ist.
• Entwickelt oder integriert Los 2 selbst ein KI-System oder eine KI-Funktion, verantwortet Los 2 die technische Ermittlung und Umsetzung der für diese Funktion einschlägigen Anforderungen. Es informiert die BGHW vor Produktivsetzung über Funktionsweise, Datenverarbeitung, erkennbare Risiken, Transparenzanforderungen und erforderliche Mitwirkungen.
• Die BGHW entscheidet bei unterschiedlichen Bewertungen der Auftragnehmer, gibt sichtbare Nutzerhinweise und Kennzeichnungstexte frei und entscheidet über die Einführung nutzergerichteter KI-Funktionen.

3. Servicelevel

Die nachfolgenden Werte gelten für alle produktiven Sites. Sie sind Bestandteil der Pauschale nach Leistungspaket 02.

3.1 Betriebs- und Servicezeiten

• Betriebszeit der Systeme: Montag 00:00 Uhr bis Sonntag 24:00 Uhr, 365 Tage im Jahr.
• Servicezeit für die Annahme von Störungsmeldungen: durchgehend, 24 Stunden an sieben Tagen die Woche, über ein Ticketsystem oder eine Störungshotline. Kostenpflichtige Servicenummern sind unzulässig.
• Servicezeit für Beratung, Abstimmung und Weiterentwicklung: Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz des Auftragnehmers.
• Geplante Wartungsfenster werden mindestens fünf Arbeitstage im Voraus angekündigt, außerhalb der Hauptnutzungszeiten gelegt und bei der Berechnung der Verfügbarkeit nicht berücksichtigt.

3.2 Verfügbarkeit

Geschuldet wird eine Verfügbarkeit von mindestens 99,0 Prozent im Kalendermonat, gemessen an der Erreichbarkeit der jeweiligen Site über das öffentliche Internet. Der Auftragnehmer weist die erreichte Verfügbarkeit im monatlichen Reporting nach.

Unterschreitet die für eine produktive Site ermittelte Verfügbarkeit im Kalendermonat den vereinbarten Wert von 99,0 %, gewährt der Auftragnehmer der BGHW für den betreffenden Monat folgende Gutschrift:

• unter 99,0 % bis einschließlich 98,5 %: 5 %,
• unter 98,5 % bis einschließlich 98,0 %: 10 %,
• unter 98,0 % bis einschließlich 97,0 %: 20 %,
• unter 97,0 %: 30 %

der monatlichen Vergütung für Hosting, Infrastruktur-, Applikations- und Sicherheitsbetrieb nach den Positionen 02.01 bis 02.04.

Sind in einem Kalendermonat mehrere Sites betroffen, ist für die Höhe der Gutschrift die niedrigste für eine produktive Site ermittelte Verfügbarkeit maßgeblich. Eine mehrfache Addition von Gutschriften für denselben Kalendermonat erfolgt nicht.

Die Gutschrift wird mit der nächsten Abrechnung verrechnet oder, soweit eine Verrechnung nicht möglich ist, ausgezahlt. Ihre Gewährung setzt weder eine Mahnung noch einen gesonderten Nachweis eines Schadens voraus.

Weitergehende gesetzliche und vertragliche Rechte der BGHW bleiben unberührt. Die Gutschrift wird auf Schadensersatzansprüche angerechnet, soweit diese auf derselben Pflichtverletzung beruhen.

Bei der Berechnung der Verfügbarkeit bleiben Ausfallzeiten unberücksichtigt, die ausschließlich auf höherer Gewalt oder auf Angriffen Dritter beruhen, sofern der Auftragnehmer nachweist, dass er sämtliche vertraglich geschuldeten und nach dem Stand der Technik angemessenen Schutzmaßnahmen rechtzeitig umgesetzt hatte und die Auswirkungen des Ereignisses dennoch nicht hätte verhindern oder wesentlich begrenzen können.

Unterschreitet die Verfügbarkeit in zwei aufeinanderfolgenden Kalendermonaten oder in drei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten den Wert von 99,0 %, hat der Auftragnehmer auf Verlangen der BGHW unverzüglich eine Ursachenanalyse und einen verbindlichen Maßnahmenplan zur Vermeidung weiterer Ausfälle vorzulegen. Weitergehende vertragliche Rechte der BGHW bleiben unberührt.

Da alle Sites innerhalb einer gemeinsamen Installation betrieben werden, sind die tragenden Komponenten der Infrastruktur redundant auszulegen. Der Ausfall einer einzelnen Komponente darf nicht zum Ausfall des Gesamtsystems führen. Der Auftragnehmer beschreibt sein Redundanzkonzept im Angebot.

3.3 Reaktions- und Wiederherstellungszeiten

Die Zeiten laufen ab Eingang der Störungsmeldung beziehungsweise ab automatisierter Erkennung durch das Monitoring, je nachdem, was früher eintritt.

Für www.bghw.de gelten die verkürzten Zeiten der beiden rechten Spalten, da dieser Auftritt für die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags der BGHW die höchste Bedeutung hat.

3.4 Sicherheitspatches

Sicherheitspatches werden ab dem Zeitpunkt ihrer Verfügbarkeit nach dem Schweregrad der adressierten Schwachstelle gemäß Common Vulnerability Scoring System eingespielt:

Ist eine fristgerechte Einspielung im Einzelfall nicht möglich, gelten ergänzend die Regelungen der Anlage E5 Los 2 Anforderungskatalog Informationssicherheit zu Risikobewertung, Dokumentation und kompensierenden Maßnahmen.

Wird eine Schwachstelle bekannt, für die noch kein Patch verfügbar ist, ergreift der Auftragnehmer unverzüglich geeignete kompensierende Maßnahmen zur Risikominderung, stimmt diese mit der BGHW ab und dokumentiert sie. Die Einspielung des Patches erfolgt nach den vorstehenden Fristen, sobald er verfügbar ist.

Informationssicherheitsvorfälle, die Systeme oder Daten der BGHW betreffen, sind den benannten Ansprechpartnern unverzüglich nach Kenntnis zu melden. Bei einem schwerwiegenden Vorfall erfolgt eine erste Meldung spätestens innerhalb von zwei Stunden, bei sonstigen Vorfällen spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis. Die Erstmeldung darf vorläufig sein und ist bei neuen Erkenntnissen fortzuschreiben.

3.5 Datensicherung und Wiederanlauf

• Tägliche Sicherung aller produktiven Sites einschließlich Datenbanken und Dateiablagen.
• Vorhaltung der Sicherungen nach folgendem Schema: tägliche Sicherungen für eine Woche, wöchentliche Sicherungen für einen Monat, monatliche Sicherungen für ein Jahr.
• Maximal tolerierbarer Datenverlust (RPO): 24 Stunden. Maximal tolerierbare Wiederanlaufzeit nach vollständigem Ausfall (RTO): 8 Stunden.
• Ablage mindestens einer Sicherungskopie in einem vom Primärstandort getrennten Sicherungsstandort innerhalb der EU beziehungsweise des EWR. Der Sicherungsstandort darf nicht von denselben lokalen Schadensereignissen betroffen sein können wie der Primärstandort.
• Mindestens einmal jährlich ist eine vollständige Wiederherstellung der produktiven Systemlandschaft auf einer von der Produktion getrennten Umgebung zu testen. Das Ergebnis des Tests, festgestellte Abweichungen sowie durchgeführte Korrekturmaßnahmen sind zu dokumentieren und der BGHW zur Verfügung zu stellen.

Die Aufbewahrung von Sicherungen erfolgt ausschließlich zu Zwecken der Wiederherstellung. Personenbezogene Daten, die im Produktivsystem gelöscht wurden, sind nach einer Wiederherstellung entsprechend den geltenden Löschvorgaben erneut zu löschen.

3.6 Protokollierung und Reporting

• Protokollierung aller Zugriffe auf Infrastrukturkomponenten sowie aller sicherheitsrelevanten Ereignisse. Aufbewahrung der Protokolle für mindestens sechs Monate. Die BGHW kann die Protokolle jederzeit einsehen und in elektronisch auswertbarer Form abrufen.
• Monatliches Reporting mit Verfügbarkeit je Site, Störungen nach Klasse mit Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, eingespielten Sicherheitspatches, durchgeführten Sicherungen, dem Versionsstand der eingesetzten Komponenten sowie dem Stand der beauftragten Entwicklungsleistungen.

4. Leistungspakete und Einzelpositionen

Die Positionsnummern werden im Preisblatt unverändert übernommen. Tätigkeiten können, soweit möglich und sinnvoll, KI-gestützt erbracht werden. Der Auftragnehmer weist auf Nachfrage aus, ob und in welchem Umfang KI-Systeme eingesetzt wurden, und beachtet die Transparenzpflichten der Verordnung (EU) 2024/1689. Die fachliche Endverantwortung für alle Arbeitsergebnisse verbleibt beim Auftragnehmer.

Leistungspaket 01: Transition und Inbetriebnahme

Einmalige Übernahme der Systemlandschaft vom bisherigen Auftragnehmer zu Vertragsbeginn. Der Vertrag mit dem bisherigen Auftragnehmer läuft einen Monat über den Beginn dieses Vertrags hinaus, sodass ein Parallelbetrieb für die Übergabe zur Verfügung steht.

01.01 Übernahme der Systeme und Umgebungen

Übernahme der TYPO3-Installation mit allen sieben Sites sowie der zugehörigen Integrations- und Staging-Umgebungen. Der Quellcode wird in einer Versionsverwaltung geführt; der Zugang wird vom bisherigen auf den neuen Auftragnehmer umgestellt.

Daneben sind die Bestandteile zu übernehmen, die systembedingt nicht in der Versionsverwaltung geführt werden: die Datenbestände der Datenbanken, die Medien- und Dateiablagen sowie die umgebungsspezifische Konfiguration einschließlich der Zugangsdaten. Diese werden aus Sicherheitsgründen nicht im Repository gespeichert und sind gesondert zu übertragen.

Die Server für Datenbank und Suchinfrastruktur sind nicht Bestandteil der Übergabe. Der Auftragnehmer stellt sie im Rahmen von Leistungspaket 02 in seiner eigenen Umgebung auf einem aktuellen, herstellerunterstützten Versionsstand bereit. Zu übernehmen sind die darin enthaltenen Datenbestände. Für die Suchinfrastruktur umfasst dies den Neuaufbau der Indizes, die Übernahme der bestehenden Konfiguration und Synonyme sowie die Anbindung des externen Zusatzindex für das Kompendium Arbeitsschutz.

Die Domains werden von der BGHW verwaltet. Die eingesetzten TLS-Zertifikate werden über einen automatisierten Dienst mit kurzer Gültigkeitsdauer ausgestellt und sind nicht übertragbar; der Auftragnehmer richtet die Ausstellung und automatische Erneuerung in seiner eigenen Umgebung ein. Für das Zertifikat der Newsletter-Domain, das beim Anbieter der Marketing-Automation-Plattform hinterlegt wird, ist ein gesondertes Verfahren abzustimmen.

Mindestoutput: vollständig übernommene und betriebsbereite Systemlandschaft, dokumentierter Abschluss des Parallelbetriebs, Nachweis über funktionierende Sicherung und Wiederherstellung, eingerichtetes Monitoring, funktionsfähige Zertifikatserneuerung, funktionsfähige Suche mit unveränderter oder verbesserter Trefferqualität sowie dokumentierte Indexierungs- und Wiederaufbauverfahren.

Kalkulationseinheit: Pauschale einmalig

01.02 Prüfung und Übernahme der technischen Dokumentation

Sichtung, Prüfung und Übernahme der vom bisherigen Auftragnehmer bereitgestellten technischen Dokumentation. Festgestellte Lücken oder Abweichungen zwischen Dokumentation und tatsächlichem Systemzustand werden der BGHW innerhalb von drei Monaten nach Vertragsbeginn schriftlich angezeigt und anschließend geschlossen. Die Anzeige erfolgt gemeinsam mit der Bestandsaufnahme nach Position 01.03.

Mindestoutput: geprüfte und, soweit erforderlich, ergänzte Dokumentation nach dem Standard aus Kapitel 2.4.

Kalkulationseinheit: Pauschale einmalig

01.03 Technische Bestandsaufnahme und Maßnahmenvorschlag

Strukturierte Aufnahme des technischen Ist-Zustands innerhalb der ersten drei Monate: Versionsstände und Herstellersupport aller Komponenten, Sicherheitslage, offene Aktualisierungen, technische Altlasten, Performance und Barrierefreiheit. Daraus abgeleitet ein priorisierter Maßnahmenvorschlag mit Aufwandsschätzung für die ersten zwölf Vertragsmonate.

Der Maßnahmenvorschlag begründet keinen Abruf; er dient der BGHW als Grundlage für die Priorisierung nach den Leistungspaketen 03 und 05.

Kalkulationseinheit: Pauschale einmalig

Leistungspaket 02: Systembetrieb, Hosting und Support

Laufender Betrieb der gesamten Systemlandschaft nach den Servicelevel aus Kapitel 3 und den Anforderungen der Anlage E5 Los 2 Anforderungskatalog Informationssicherheit. Die Positionen dieses Leistungspakets werden als Monatspauschalen kalkuliert und decken alle Sites und alle Umgebungsstufen ab.

02.01 Hosting und Infrastrukturbetrieb

Bereitstellung und Betrieb der gesamten Infrastruktur einschließlich Servern, Datenbanken, Web- und Applikationsservern, Suchinfrastruktur, Netzwerkanbindung und TLS-Zertifikaten. Kapazitätsmanagement einschließlich rechtzeitiger Anpassung der Ressourcen an veränderte Lastanforderungen. Datensicherung und Wiederanlaufverfahren nach Kapitel 3.5.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

02.02 Applikationsbetrieb

Betrieb der TYPO3-Installation einschließlich des Medienshops. Dazu gehören die Aktualisierung von Core und Erweiterungen innerhalb der jeweiligen Hauptversion, Konfigurationspflege, Betrieb der Webformulare, der Such- und Indexierungsprozesse, der zeitgesteuerten Verarbeitungen sowie der Caching-Mechanismen. Laufende Performance-Optimierung.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

02.03 Monitoring, Störungsmanagement und Support

Durchgehende technische Überwachung von Verfügbarkeit, Systemauslastung, Antwortzeiten, Zertifikatslaufzeiten, zeitgesteuerten Verarbeitungen, Schnittstellenverfügbarkeit und sicherheitsrelevanten Ereignissen mit automatisierter Alarmierung. Die Überwachung gilt ausdrücklich auch für alle Schnittstellen.

Betrieb eines Ticketsystems für die Annahme, Klassifizierung und Bearbeitung von Störungsmeldungen. Behebung von Störungen nach den Fristen aus Kapitel 3.3 einschließlich Ursachenanalyse und vorbeugender Maßnahmen, damit Störungen nicht wiederkehren.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

02.04 Informationssicherheit im Betrieb

Laufende Absicherung der Systeme, Einspielung von Sicherheitspatches nach den Fristen aus Kapitel 3.4, Betrieb der Schutzmechanismen gegen automatisierte Angriffe und Missbrauch, Protokollierung nach Kapitel 3.6 sowie Meldung von Sicherheits- und Datenschutzvorfällen.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

02.05 Benutzer- und Rechteverwaltung

Anlage, Änderung und Löschung von Redaktionszugängen sowie Pflege des Rollen- und Rechtekonzepts über alle Sites hinweg. Das Rechtekonzept wird als Code gepflegt und bei jedem Deployment angewendet. Regelmäßige Überprüfung bestehender Zugänge auf Erforderlichkeit und unverzügliche Sperrung nicht mehr benötigter Zugänge.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

Leistungspaket 03: Weiterentwicklung

Bedarfsorientierte technische Weiterentwicklung der Systemlandschaft nach Aufwand. Die Abgrenzung zum Betrieb ergibt sich aus Kapitel 2.5, die Aufwandsklassen aus Kapitel 2.3.

03.01 Umsetzung von Entwicklungsanforderungen

Analyse, Aufwandsschätzung, Umsetzung und Test von Anforderungen aus dem laufenden Betrieb sowie deren Auslieferung über die Umgebungskette nach Kapitel 2.4. Dies umfasst neue Module und Funktionen, die fachliche Erweiterung bestehender Funktionalität, Anpassungen an Templates und Content-Elementen sowie die technische Umsetzung von Vorgaben aus Los 1.

Mindestoutput je Anforderung: dokumentierte Aufwandsschätzung mit Zuordnung zu einer Aufwandsklasse vor Beginn, umgesetzte und getestete Funktionalität, aktualisierte Dokumentation, Auslieferung über die Umgebungskette.

Soweit Anforderungen auf Vorgaben des Auftragnehmers aus Los 1 beruhen, prüft der Auftragnehmer deren technische Umsetzbarkeit, Barrierefreiheit, Performance- und Sicherheitsauswirkungen. Erforderliche Konkretisierungen werden vor Umsetzungsbeginn mit Los 1 abgestimmt.

Bei Anforderungen mit KI-Bezug prüft der Auftragnehmer zusätzlich, welche technischen Transparenz-, Kennzeichnungs-, Dokumentations-, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen zu berücksichtigen sind. Dies gilt insbesondere für die Veröffentlichung KI-generierter oder KI-manipulierter Inhalte, die Integration nutzergerichteter KI-Funktionen sowie die technische Verarbeitung entsprechender Metadaten. Die erforderliche Abstimmung mit Los 1 und der BGHW ist Bestandteil der jeweiligen Aufwandsschätzung.

Kalkulationseinheit: Nach Aufwand; Festpreis je Aufwandsklasse XXS bis M, Klasse L nach Personentagessatz gemäß Kapitel 2.3; ergänzend Referenzumfang von zehn Entwicklungstagen pro Monat

03.02 Technische Konzeption

Erarbeitung technischer Konzepte für abgegrenzte Vorhaben, einschließlich Lösungsalternativen, Aufwands- und Risikoeinschätzung sowie Auswirkungen auf Betrieb, Sicherheit und Barrierefreiheit. Umfasst die technische Ausarbeitung von Wireframes und Modulbeschreibungen auf Grundlage der konzeptionellen Vorgaben aus Los 1. Der Auftragnehmer wirkt bei Bedarf bereits während der Konzeptionsphase beratend mit und zeigt technische Randbedingungen, Risiken, Abhängigkeiten und Alternativlösungen auf.

Technische Konzepte für Vorhaben mit KI-Bezug umfassen zusätzlich die vorgesehene Rolle der BGHW und der beteiligten Auftragnehmer, die eingesetzten KI-Systeme und Anbieter, Datenflüsse und Verarbeitungsorte, Transparenz- und Kennzeichnungspflichten, erforderliche menschliche Aufsicht, Protokollierung, Sicherheits- und Datenschutzrisiken, Barrierefreiheit sowie die technische Rückfall- und Abschaltmöglichkeit.

Vorhaben mit nutzergerichteten KI-Funktionen dürfen erst nach ausdrücklicher Freigabe des technischen und fachlichen Konzepts durch die BGHW umgesetzt werden.

Vorhaben mit KI-Bezug enthalten eine Exit-Strategie einschließlich Austauschbarkeit des KI-Anbieters sowie Exportierbarkeit relevanter Datenbestände.

Kalkulationseinheit: Nach Aufwand je Personentag

03.03 Aufbau neuer Sites und Portalbereiche

Einrichtung und Inbetriebnahme zusätzlicher Sites innerhalb der bestehenden Installation oder abgegrenzter Portalbereiche innerhalb bestehender Sites, einschließlich aller Umgebungsstufen sowie der Einbindung in Monitoring, Sicherung und Rechteverwaltung. Neu aufgebaute Sites werden nach Abnahme Bestandteil der Betriebsleistung nach Leistungspaket 02. Die daraus folgende Anpassung der Monatspauschale richtet sich nach Kapitel 2.3.

Kalkulationseinheit: Nach Aufwand je Personentag

03.04 Wechsel auf eine neue TYPO3-Hauptversion

Planung und Durchführung eines Wechsels auf eine neue TYPO3-Hauptversion einschließlich Prüfung und Anpassung aller eingesetzten Erweiterungen und Eigenentwicklungen, Migration der Inhalte, Test über alle Sites hinweg und Auslieferung. Da alle Sites eine gemeinsame Installation nutzen, erfolgt der Wechsel für alle Sites gemeinsam.

Kalkulationseinheit: Nach Aufwand je Personentag

Leistungspaket 04: Projektsteuerung und technische Beratung

04.01 Laufende Projektsteuerung

Zentrale Steuerung aller beauftragten Vorhaben mit einer benannten verantwortlichen Ansprechperson und einer benannten Vertretung des Auftragnehmers. Enthalten sind Anforderungs- und Backlogpflege, Release- und Terminplanung, Aufwandsverfolgung sowie eine laufend aktuelle Übersicht über den Stand aller Vorhaben und den Verbrauch der beauftragten Aufwände.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

04.02 Technische Konsultation

Monatlicher technischer Abstimmungstermin mit der BGHW von etwa 45 bis 60 Minuten zu offenen Anforderungen, Priorisierung, technischen Fragen aus der Redaktion und anstehenden Veränderungen. Der Auftragnehmer bringt eigene Empfehlungen zu technischen Entwicklungen und Optimierungspotenzialen ein.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

04.03 Abstimmung mit dem Auftragnehmer aus Los 1

Monatliche Abstimmung mit der Lead-Agentur an den gemeinsamen Schnittstellen von etwa 45 bis 60 Minuten, insbesondere zu Gestaltungsvorgaben, redaktionellen Anforderungen, Kampagnenplanungen und Veröffentlichungsterminen. Der Aufwand für diese Abstimmung ist Bestandteil der Pauschale. Darüber hinausgehende, von der BGHW beauftragte Koordinationsleistungen werden nach Aufwand vergütet. Gegenstand der Abstimmung sind insbesondere:

• technische Auswirkungen geplanter Kampagnen,
• Anforderungen aus UX- und Designkonzepten,
• Release- und Veröffentlichungstermine,
• Anforderungen an Barrierefreiheit,
• SEO-relevante technische Anpassungen,
• Abstimmung gemeinsamer Abnahmekriterien,
• KI-generierte oder mittels KI wesentlich veränderte Inhalte und die hierfür erforderlichen sichtbaren und maschinenlesbaren Kennzeichnungen,
• Erhaltung bereitgestellter Herkunfts- und Kennzeichnungsinformationen bei Bildverarbeitung, Transkodierung und Veröffentlichung,
• Nutzerinformationen bei KI-gestützten Interaktionsfunktionen,
• gemeinsame Akzeptanzkriterien und Prüfnachweise für Transparenz, Barrierefreiheit und Maschinenlesbarkeit.

Die regelmäßige Abstimmung zu diesen Themen ist Bestandteil der Monatspauschale. Die Entwicklung neuer technischer Komponenten oder Kennzeichnungslösungen wird nach Leistungspaket 03 beauftragt und vergütet.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

Leistungspaket 05: Modernisierung des Technologiestands

Verpflichtende Initialleistung. Das Frontend ist zu Vertragsbeginn auf einen aktuellen, herstellerunterstützten Stand zu überführen. Der Auftragnehmer legt hierfür zunächst ein Konzept mit Vorgehen, Reihenfolge, Risiken und Zeitplan vor und setzt dieses nach Freigabe durch die BGHW um.

05.01 Modernisierung des Frontends

Das Frontend wird derzeit über zwei getrennte Projekte auf Basis eines JavaScript-Frameworks ausgeliefert. Gegenstand dieser Position ist die Überführung beider Projekte einschließlich der eingesetzten Bibliotheken auf einen aktuellen, herstellerunterstützten und sicherheitsseitig gepflegten Stand.

Mindestoutput: Konzept mit Vorgehen und Zeitplan, migriertes Frontend über alle betroffenen Sites, unveränderte Funktionalität und unveränderter Gestaltungsstand nach der Migration, Nachweis der Barrierefreiheit der migrierten Bestandteile, aktualisierte Dokumentation einschließlich der Build-Prozesse.

Die Migration ist so zu planen, dass der laufende Betrieb nicht unterbrochen wird und redaktionelle Arbeitsabläufe unverändert nutzbar bleiben.

Kalkulationseinheit: Pauschale einmalig; Konzept und Umsetzung getrennt auszuweisen

Leistungspaket 06: Technische Umsetzung des Corporate Designs

Verpflichtende Initialleistung. Das überarbeitete Corporate Design der BGHW ist auf der bestehenden Systemlandschaft technisch umzusetzen. Die gestalterischen Vorgaben werden vom Auftragnehmer aus Los 1 erarbeitet und übergeben; Los 2 verantwortet ausschließlich die technische Umsetzung.

06.01 Technische Umsetzung auf allen Sites

Umstellung der Typografie auf allen sieben Sites sowie Anpassung des Farbsystems. Umfasst die Anpassung der Templates, Content-Elemente und Backend-Layouts, die Sicherstellung der Kontrastanforderungen nach BITV 2.0, die Prüfung auf allen Umgebungsstufen sowie die abgestimmte Produktivsetzung.

Mindestoutput: vollständig umgestellte Sites, dokumentierte Eigenprüfung der Barrierefreiheit der geänderten Elemente, aktualisierte Dokumentation der Gestaltungsvorgaben im System. Ein externes Testat ist für diese Position nicht erforderlich.

Die gestalterischen Vorgaben werden durch den Auftragnehmer aus Los 1 spezifiziert. Vor Beginn der technischen Umsetzung erfolgt eine gemeinsame Durchsicht der Designvorgaben. Der Auftragnehmer weist auf technisch nicht umsetzbare, wirtschaftlich unverhältnismäßige oder barrierefreiheitskritische Vorgaben hin.

Kalkulationseinheit: Pauschale einmalig

Leistungspaket 07: Kundendatenbank und Abonnementverwaltung

07.01 Technischer Betrieb der Abonnementverwaltung

Betrieb und Administration der Marketing-Automation-Plattform zur Verwaltung der Newsletter- und Printabonnements einschließlich der Anbindung an die Nutzeroberfläche unter meinemedien.bghw.de, der Frontend-Anmeldung und Registrierung, der Pflege der Anmelde- und Abmeldestrecken sowie der zugehörigen Einwilligungs- und Nachweisverfahren einschließlich Double-Opt-In.

Der Mandant der Plattform wird derzeit vom bisherigen Auftragnehmer geführt. Er wird im Rahmen der Transition auf einen Vertrag der BGHW übertragen; die Übertragung veranlasst die BGHW in Abstimmung mit dem Anbieter. Der Auftragnehmer wirkt an der Übertragung mit und erhält anschließend administrativen Zugang.

Der Auftragnehmer verantwortet die Datenqualität des Adressbestands. Die Bearbeitung von Soft- und Hard-Bounces sowie die Erkennung von Dubletten erfolgen überwiegend automatisiert durch die Plattform. Der Auftragnehmer überwacht die Funktionsfähigkeit dieser Automatismen, bearbeitet Ausnahmefälle und führt anlassbezogene Löschungen nach den Vorgaben der BGHW durch. Zur Größenordnung: Der Adressbestand umfasst derzeit rund 11.000 Empfängerinnen und Empfänger in zwei Verteilern, bei monatlich etwa 110 Soft- und Hard-Bounces.

Auf Anforderung der BGHW unterstützt der Auftragnehmer beim Nachweis erteilter Einwilligungen für einzelne Empfängerinnen und Empfänger und stellt die erforderlichen Angaben kurzfristig bereit.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Monat

07.02 Zusammenführung von Abonnementverwaltung und Medienshop

Initialleistung. Die Nutzerkonten der Abonnementverwaltung und des Medienshops sollen zu einem einheitlichen Zugang zusammengeführt werden, sodass Kundinnen und Kunden künftig mit einem Konto sowohl den Medienshop als auch das Abo des Magazins HUNDERT PROZENT sowie dessen Newsletter nutzen können.

Die Nutzerkonten der Abonnementverwaltung werden derzeit ausschließlich in der Marketing-Automation-Plattform geführt. TYPO3 verfügt hierfür über keine eigene Benutzerverwaltung; die Anmeldung wird bei jedem Login gegen die Plattform geprüft. Der Medienshop führt eigene Kundenkonten. Die Zusammenführung betrifft damit zwei getrennte Kontenverwaltungen.

Mindestoutput: technisches Konzept zur Zusammenführung einschließlich Datenmodell und Authentifizierungsverfahren, Konzept zur Nutzerführung in Abstimmung mit Los 1, Migrationsplan für die bestehenden Bestandskonten einschließlich Kommunikations- und Rückfallszenario sowie eine Bewertung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Die Umsetzung erfolgt nach Freigabe des Konzepts durch die BGHW über Leistungspaket 03.

Kalkulationseinheit: Pauschale einmalig für Konzept, Migrationsplan und Bewertung

Leistungspaket 08: Barrierefreiheit

Über die Mindeststandards aus Kapitel 2.4 hinaus schuldet der Auftragnehmer die nachfolgenden turnusmäßigen Leistungen. Festgestellte Mängel werden gemeinsam mit der BGHW analysiert und hinsichtlich ihrer Ursache den Bereichen Gestaltung, Inhalt oder Technik zugeordnet. Maßnahmen, die gestalterische oder redaktionelle Anpassungen erfordern, werden mit Los 1 abgestimmt.

08.01 Jährliche Prüfung der Barrierefreiheit

Jährliche Prüfung aller unter TYPO3 betriebenen Sites auf Konformität mit BITV 2.0 in der Konformitätsstufe WCAG 2.1 AA. durch eine unabhängige, für dieses Prüfverfahren qualifizierte Stelle. Der Auftragnehmer beauftragt und koordiniert die Prüfung und stellt der BGHW den vollständigen Prüfbericht zur Verfügung. Eine Eigenprüfung durch den Auftragnehmer genügt für diese Position nicht.

Mindestoutput: Prüfbericht mit Bewertung je Prüfschritt, Auflistung der festgestellten Mängel mit Schweregrad sowie ein priorisierter Maßnahmenvorschlag. Die festgestellten Mängel werden anschließend als Anforderungen nach Leistungspaket 03 umgesetzt.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Jahr

08.02 Erklärung zur Barrierefreiheit

Erstellung und jährliche Fortschreibung der Erklärung zur Barrierefreiheit nach den Vorgaben der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, einschließlich der Darstellung nicht barrierefreier Inhalte und der geplanten Maßnahmen.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Jahr

Leistungspaket 09: Schulung und Wissenstransfer

09.01 Redaktionsschulungen

Regelmäßige Auffrischungsschulungen für die Redaktion der BGHW, derzeit einmal pro Quartal mit einer Dauer von etwa 45 Minuten, zu neuen Funktionen, veränderten Abläufen und wiederkehrenden Fragen aus dem Support. Die Schulungen können remote durchgeführt werden.

Mindestoutput: Schulungsunterlagen in editierbarer Form, Aufzeichnung oder Kurzdokumentation der behandelten Themen.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Schulung

09.02 Redaktionshandbuch und Tutorials

Erstellung und laufende Fortschreibung eines digitalen Handbuchs für die Redaktion, das die im System verfügbaren Module, Funktionen und Arbeitsabläufe verständlich beschreibt. Bei neuen oder wesentlich veränderten Funktionen ist das Handbuch spätestens mit der Produktivsetzung zu aktualisieren.

Kalkulationseinheit: Pauschale je Jahr

5. Erwartete Entwicklungsschwerpunkte

Im Vertragszeitraum werden voraussichtlich insbesondere die nachfolgenden Themen relevant. Die Aufzählung dient der Einordnung des möglichen Bedarfs und begründet keinen Einzelabruf. Die Umsetzung erfolgt über die jeweils einschlägigen Leistungspositionen.

• Wechsel auf eine oder mehrere neue TYPO3-Hauptversionen einschließlich Anpassung der Eigenentwicklungen.
• Transportverschlüsselung nach dem aktuellen Stand der Technik gemäß den Vorgaben des BSI (Mindeststandard des BSI zur Verwendung von Transport Layer Security (TLS) / Technische Richtlinie TR-02102-2). Die eingesetzte Infrastruktur muss die dort beschriebenen Anforderungen jederzeit unterstützen; Änderungen sind ohne gesonderte Beauftragung möglich.
• Weiterentwicklung der Nutzerkonten nach der Zusammenführung von Abonnementverwaltung und Medienshop.
• Weiterentwicklung der Such- und Filterfunktionen über alle Sites hinweg, einschließlich der Auffindbarkeit von Inhalten über KI-gestützte Such- und Antwortdienste.
• Fortlaufende Anpassung an sich ändernde Anforderungen an die Barrierefreiheit, insbesondere an die Weiterentwicklung der Norm EN 301 549.
• Weiterentwicklung des E-Magazins und seiner Content-Module auf Grundlage der konzeptionellen Vorgaben aus Los 1.
• Reduzierung technischer Altlasten.

6. Zusammenarbeit, Qualitätssicherung und Abnahme

• Der Auftragnehmer benennt eine verantwortliche Ansprechperson mit belastbarer Vertretungsregelung sowie Ansprechpartner für Informationssicherheit und Datenschutz.
• Für jeden Abruf nach Aufwand werden Leistungsumfang, Arbeitsergebnisse, Verantwortlichkeiten, Termine und Kosten vor Leistungsbeginn dokumentiert und freigegeben. Änderungen außerhalb des freigegebenen Umfangs bedürfen einer erneuten Freigabe.
• Arbeitsergebnisse werden fachlich und technisch geprüft übergeben. Der BGHW steht eine angemessene Frist zur Abnahme zu; Mängel sind innerhalb der in der Rahmenvereinbarung (Anlage B Los 2) bestimmten Fristen zu beseitigen.
• Der Auftragnehmer weist die Einhaltung der Servicelevel im monatlichen Reporting nach. Die BGHW ist berechtigt, die Einhaltung der vereinbarten Anforderungen zu prüfen oder durch Dritte prüfen zu lassen.

Leistungen bei Vertragsende

Der Auftragnehmer wirkt bei einem späteren Dienstleisterwechsel und zum Vertragsende an einem geordneten Wissenstransfer mit. Er stellt spätestens sechs Monate vor Vertragsende strukturiert bereit:

• die vollständige und aktuelle technische Dokumentation nach dem Standard aus Kapitel 2.4,
• den vollständigen Quellcode einschließlich Versionshistorie sowie sämtliche Bestandteile, die nicht in der Versionsverwaltung liegen, insbesondere Datenbanken, Medien- und Dateiablagen sowie die umgebungsspezifische Konfiguration,
• sämtliche Daten in einem gängigen, weiterverarbeitbaren Format,
• die Historie der bearbeiteten Anforderungen und Störungen einschließlich der zugehörigen fachlichen und technischen Beschreibungen, unabhängig davon, in welchem System diese geführt wurde, in einem lesbaren und auswertbaren Format. Interne Kommunikation des Auftragnehmers ist hiervon ausgenommen.

Die Bereitstellung der vorgenannten Unterlagen und Daten ist Bestandteil der Betriebspauschale und wird nicht gesondert vergütet.

Der Auftragnehmer unterstützt den nachfolgenden Auftragnehmer darüber hinaus für einen Zeitraum von mindestens einem Monat im Parallelbetrieb und stimmt mit diesem ein Migrationskonzept ab. Diese Begleitung, insbesondere Übergabegespräche und die Beantwortung von Rückfragen zur Dokumentation, wird nach Aufwand vergütet. Der Auftragnehmer ist zur Mitwirkung in angemessenem Umfang verpflichtet; eine Verweigerung oder Verzögerung ist unzulässig.

Nach erfolgreichem Abschluss der Übergabe und auf Weisung der BGHW sind nicht mehr benötigte Datenbestände beim Auftragnehmer und seinen Unterauftragnehmern nach den vereinbarten Löschvorgaben zu löschen. Die erfolgte Löschung ist der BGHW in geeigneter Form zu bestätigen. Sämtliche nicht mehr erforderlichen Zugangsmöglichkeiten des bisherigen Auftragnehmers zu Systemen und Daten der BGHW sind nach Abschluss der Übergabe unverzüglich aufzuheben.

Im Falle einer Kündigung aus wichtigem Grund gemäß Ziffer 20.5 der Rahmenvereinbarung (Anlage B Los 2), bei der die Einhaltung der Frist von sechs Monaten vor dem Vertragsende nicht möglich oder der BGHW nicht zumutbar ist, hat der Auftragnehmer die vorgenannten Unterlagen und Daten unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb einer von der BGHW unter Berücksichtigung der Dringlichkeit und der technischen Erfordernisse angemessen gesetzten Frist, strukturiert bereitzustellen. Soweit eine vollständige Bereitstellung bis zum Wirksamwerden der Kündigung objektiv nicht möglich ist, hat der Auftragnehmer zunächst unverzüglich sämtliche für die Aufrechterhaltung, Sicherung und Übernahme des Betriebs wesentlichen Informationen, Zugangsdaten, Dokumentationen, Quellcodes, Datenbestände und Konfigurationsunterlagen bereitzustellen und die noch ausstehenden Bestandteile ohne schuldhaftes Zögern nachzuliefern.

Die Parteien stimmen die Reihenfolge und den Umfang der Übergabeleistungen unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen der BGHW, der Betriebssicherheit, des Datenschutzes und der Sicherheit der betroffenen Systeme ab. Der Auftragnehmer hat die Übergabe auch bei einer außerordentlichen Kündigung in angemessenem Umfang zu unterstützen. Die Verpflichtung zur Mitwirkung besteht unabhängig davon fort, ob die Kündigung mit sofortiger Wirkung oder unter Einräumung einer Auslauffrist erfolgt.

Ein Parallelbetrieb und eine Unterstützung des nachfolgenden Auftragnehmers finden in diesem Fall nur statt, soweit dies der BGHW unter Berücksichtigung des Kündigungsgrundes, der Sicherheitslage und der betrieblichen Erfordernisse zumutbar ist. Soweit ein Parallelbetrieb nicht möglich oder nicht zumutbar ist, hat der Auftragnehmer die erforderliche Übergabe durch kurzfristig anzusetzende Übergabegespräche, die Beantwortung von Rückfragen sowie die Bereitstellung und Erläuterung der vorgenannten Unterlagen und Daten zu gewährleisten.

Die in der Betriebspauschale enthaltenen Bereitstellungspflichten bleiben auch im Falle einer außerordentlichen Kündigung bestehen. Weitergehende Unterstützungsleistungen, insbesondere Übergabegespräche, die Beantwortung von Rückfragen und die Begleitung einer Migration, werden nach Aufwand vergütet, soweit sie nicht bereits von der Betriebspauschale umfasst sind.

7. Verbindung zum Preisblatt

Das Preisblatt (Anlage D Los 2) bildet jede Position von 01.01 bis 09.02 ab. Sie legt je Position die verbindliche Preiseinheit, die zugrunde gelegte Leistungsannahme, die geschätzte Menge sowie die Wertungsrelevanz fest. Das Angebot muss erkennen lassen, welche Leistungen im Preis enthalten sind und welche nicht.

Für die Weiterentwicklung sind Festpreise für die Aufwandsklassen XXS bis M sowie ein Personentagessatz für die Klasse L nach Kapitel 2.3 anzubieten. Die angegebenen Mengen sind Schätzwerte auf Grundlage des heutigen Bedarfs. Sie dienen ausschließlich der Vergleichbarkeit der Angebote und begründen keinen Anspruch auf Abruf in dieser Höhe. Der Referenzumfang von zehn Entwicklungstagen pro Monat ist ausdrücklich keine Abnahmemenge.