Neue Wege Kreis Bergstraße - Kommunales Jobcenter -
Bereitstellung einer KI-Kompetenzplattform sowie Durchführung von KI-Grundlagen- und KI-Aufbauqualifizierung
Vergabenummer: 26-EBNW-18
Teil A – Allgemeine Hinweise
Hinweis:
Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen deshalb weder kopiert noch ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Urhebers anderweitig genutzt werden.
Die Vergabeunterlagen zu dieser Ausschreibung umfassen folgende Unterlagen:
Teil A Allgemeine Hinweise
Teil B Leistungsbeschreibung
Teil C Vertragsentwurf
Teil D Vordrucke für die Angebotserstellung
Beilage: Information DSGVO NW
Eigenerklärung zu Russlandsanktionen
Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt
Vorbemerkung:
Die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Angaben beziehen sich grundsätzlich sowohl auf die männliche als auch die weibliche Form. Zur besseren Lesbarkeit wurde auf die zusätzliche Bezeichnung in weiblicher Form verzichtet.
Sofern nachstehend in den Vergabeunterlagen
● von Bieter bzw. Auftragnehmer die Rede ist, gilt dies gleichlautend – soweit nichts anders angegeben – sowohl für Einzelbieter als auch für Bietergemeinschaften. Zur besseren Lesbarkeit wurde auf die zusätzliche Bezeichnung „Bietergemeinschaft“ verzichtet.
● von dem Auftraggeber die Rede ist, ist damit, soweit nichts Anderes
angegeben, Neue Wege Kreis Bergstraße -Kommunales Jobcenter- des Kreises Bergstraße gemeint.
Teil A Allgemeine Hinweise
Mit der digitalen Unterschrift unter dem Angebotsschreiben (Workflowschritt im Bietercockpit) bestätigt der Bieter, dass alle in diesem Vergabeverfahren dargestellten Anforderungen erfüllt werden bzw. danach verfahren wird und die im Teil C enthaltenen Vertragsbedingungen anerkannt werden. Die Angaben haben wahrheitsgemäß zu erfolgen.
A.1 Angebotsabgabe, Ansprechpartner, Fristen
Die Angebotsabgabe ist ausschließlich digital über die kostenlose Vergabeplattform der eHAD zugelassen und erfolgt dort mit Hilfe der kostenlos zugänglichen Software „AI Bietercockpit“.
Dies ist nur möglich, sofern Sie bereits auf der Plattform der eHAD registriert sind und eingeloggt die Vergabeunterlagen abgerufen haben. Insofern Sie nicht registriert sind müssen Sie dies erst vornehmen. Nähere Informationen zum Registrierungsvorgang finden Sie unter folgendem Link:
https://www.had.de/onlinesuche_login.html
Im Bieterclient wird automatisch ein weiterer Angebotsvordruck generiert, da nur so eine Zuordnung und Weiterverarbeitung im System möglich ist. Dieser Angebotsvordruck ist zusätzlich auszufüllen, allerdings müssen nur die Angaben gemacht werden, die das E-Vergabesystem während der Eingabe zwingend vom Benutzer abfordert.
Im Feld „Summe Angebot“ tragen Sie zwingend bitte den Gesamtpreis brutto ein.
Ausschreibende Stelle:
Neue Wege Kreis Bergstraße -Kommunales Jobcenter-
Walther-Rathenau-Straße 2
64646 Heppenheim
Ausschreibungsprojekt:
Bereitstellung einer KI-Kompetenzplattform sowie Durchführung von KI-Grundlagen- und KI-Aufbauqualifizierung
Vergabenummer: 26-EBNW-18
Ablauf der Angebotsfrist am 29.10.2026, 24:00 Uhr.
Nicht ordnungsgemäß oder nicht rechtzeitig oder nicht elektronisch eingegangene Angebote werden ausgeschlossen.
Für die Bearbeitung der Vergabeunterlagen und die Erstellung des Angebots wird keine Entschädigung gewahrt.
Nebenangebote sind unzulässig.
Mit Angebotsabgabe ist der Bieter an sein Angebot gebunden, sofern er es nicht bis zum Ablauf der Angebotsfrist über das „Bietercockpit“ schriftlich zurückzieht.
Änderungen, Ergänzungen oder Berichtigungen der Angebote sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Maßgebend für die Rechtzeitigkeit ist der elektronische Eingang beim Auftraggeber.
Als Ende der Zuschlags- und Bindefrist wird der 11.02.2027 24:00 Uhr festgelegt.
A.2 Einzelbieter, Bietergemeinschaften und Subunternehmer
Die Angebotsabgabe ist durch Einzelbieter und Bietergemeinschaften zulässig.
Bietergemeinschaften haben einen Bevollmächtigten zur Angebotsabgabe und Vertragsdurchführung zu benennen (Vordruck D.1). Es gibt keine Vorgaben über die Rechtsform der Bietergemeinschaft. Die Bildung bzw. Änderung (z.B.: Erweiterung, Austausch von Mitgliedern, Wegfall von Mitgliedern, etc.) einer Bietergemeinschaft nach Ablauf der Angebotsfrist ist nicht zulässig.
Es ist unzulässig, innerhalb dieses Vergabeverfahrens sowohl als Mitglied einer Bietergemeinschaft als auch gleichzeitig als Einzelbieter aufzutreten. Ein solches Angebotsverhalten ist als unzulässige, wettbewerbsbeschränkende Abrede zu werten und führt zwingend zum Ausschluss beider Angebote in diesem Vergabeverfahren. Gleiches gilt für den Fall, dass sich ein Bieter an verschiedenen Bietergemeinschaften in diesem Verfahren beteiligt.
Die Einschaltung von Subunternehmern ist nicht zugelassen.
A.3 Darlegung der Bietereignung
Zur Beurteilung der Eignung sind vom Bieter in den Vordrucken D.1, D.2, D.2.1, D.2.2 sowie in der Anlage Eigenerklärung zu Russlandsanktionen, Angaben und Erklärungen zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit zu machen und abzugeben.
Bei Bietergemeinschaften sind die Eignungsnachweise zur Fachkunde je Mitglied nach Leistungsanteil gefordert. Hinsichtlich der Leistungsfähigkeit kommt es auf die der Bietergemeinschaft insgesamt zur Verfügung stehende Kapazität an. Die Zuverlässigkeit muss bei allen Beteiligten gegeben sein.
Fachkundig ist ein Bieter, der umfassende und aktuelle Erfahrungen, Kenntnisse und Fertigkeiten für die zu erbringende Leistung mit mindestens zwei Referenzen nachweist, um diese fachgerecht vorzubereiten und auszuführen. Der Nachweis der Fachkunde ist erbracht, wenn
- die ausgeschriebenen oder vergleichbaren Leistungen innerhalb der letzten drei Jahre durchgeführt wurden oder dass mit der Angebotserstellung und / oder der Ausführung bzw. der Leitung der Ausführung befasste Personal die ausgeschriebene und / oder eine vergleichbare Leistung bereits ausgeführt hat.
Vergleichbare Leistungen sind Bereitstellungen einer digitalen Lernplattform und/oder die Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen in ähnlichem Umfang.
Eine Referenz aus dem öffentlichen Sektor ist wünschenswert.
Fachkundig ist ein Bieter der einen aktuellen Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Sitzlandes oder ein gleichwertiger Nachweis mit einreicht.
Leistungsfähig ist ein Bieter, der nachweist, dass er den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen kann.
Zuverlässig ist ein Bieter, der eine ordnungsgemäße Vertragserfüllung und Betriebsführung nachweisen kann und die für die Art der Geschäfte geltenden öffentlich-rechtlichen Vorschriften einhält.
Der Nachweis ist erbracht, wenn
- der Gesamtumsatz des Unternehmens sowie über den Umsatz für vergleichbare Leistungen, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre nachweist. (Teil D 3.2 der Vergabeunterlagen)
Bei der späteren Wertung der Angebote findet eine Berücksichtigung der bereits festgestellten Eignung nicht mehr statt.
Die fehlende Fachkunde oder fehlende Leistungsfähigkeit des Bieters oder der Bietergemeinschaft führt zum Ausschluss des Angebotes.
Die fehlende Zuverlässigkeit des Bieters bzw. eines Mitglieds der Bietergemeinschaft führt ebenfalls zum Ausschluss des Angebotes.
A.4 Aufbau, Form und Inhalt des Angebots
Grundlage für die Erstellung des Angebots sind ausschließlich diese Vergabeunterlagen. Die vorgegebenen Vordrucke sind zu verwenden. Eine Nichtverwendung oder eine Änderung der Unterlagen führt zum Ausschluss.
Folgende Unterlagen sind im Rahmen der elektronischen Angebotsabgabe einzureichen
D.1 Angaben des Bieters / der Bietergemeinschaft
D.2 Erklärungen zur Bietereignung
D 2.1 Zuverlässigkeit und Gesetzestreue
D.2.2 Fachkunde und Leistungsfähigkeit
D.3.1 Referenzen / Nachweis der Fachkunde
D.3.2 Beschäftigtenanzahl/ Unternehmensumsatz
D.4 Kostenkalkulation
D.4.1 Los- und Preisblatt
Konzept (B.13) 4 Seiten
Produktpräsentation (B.14) mittels Video 5-15 Minuten
Aussagekräftige Unternehmensdarstellung
Bei Bietergemeinschaften: aussagekräftige Darstellung (Structure chart) der beabsichtigten Bieterstruktur mit den jeweiligen (Teil-)Leistungsbereichen.
Eigenerklärung zu Russlandsanktionen
Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt
Aktueller Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Sitzlandes oder ein gleichwertiger Nachweis.
Bei Bietergemeinschaften sind die Vordrucke D.2, D.2.1 und D.2.2, die Eigenerklärung zu Russlandsanktionen sowie die Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt
von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen.
Das Angebot muss die Preise und alle sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten.
Unvollständige Angebote können ausgeschlossen werden, Angebote auf der Grundlage der Geschäftsbedingungen des Bieters werden ausgeschlossen.
Das Angebot und sonstiger Schriftverkehr sind in deutscher Sprache abzufassen.
Der Bieter erklärt sich bereit, im Bedarfsfall sein Angebot gegenüber dem Auftraggeber im angemessenen Umfang kostenfrei zu erläutern.
Das Konzept ist entsprechend der unter B.13 vorgegebenen Reihenfolge der Wertungskriterien zu gliedern. Sofern dieses nicht nach der vorgegebenen Gliederung erstellt worden ist, kann es ausgeschlossen werden.
Der Umfang des Gesamtkonzepts – ohne die in der Vergabeunterlage geforderten Anlagen – darf 4 Seiten (Schriftgrad 12 pts) nicht übersteigen. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Überschreiten der 4 Seiten das Angebot auszuschließen oder bei der Bewertung des Konzepts, lediglich die vorgegebene maximale Seitenzahl zur Wertung zuzulassen.
Die Wertungskriterien sind in der Produktpräsentation abzubilden.
Das Format der Produktpräsentation ist ein Video mit einer Dauer von 5 -15 Minuten. (Aufgezeichnete Live Demo/Screencast) Die Dateiübermittlung muss als Downloadlink mit der Angebotsabgabe erfolgen. Der Link muss bis Ende der Bindefrist abrufbar sein. Falls der Downloadlink nicht abrufbar ist, wird das Angebot wegen Unvollständigkeit ausgeschlossen.
A.5 Bieterfragen
Sollten im Rahmen der Angebotserstellung maßnahmenbezogene oder verfahrensrechtliche Fragen entstehen, deren Beantwortung sich nicht aus den Vergabeunterlagen erschließen, können diese Fragen längstens bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch über das Bietercockpit gestellt werden. Im Interesse der Bieter sollten auftretende Fragen unverzüglich, jedoch spätestens drei Tage vor Ablauf der Angebotsfrist gestellt werden, damit den Bietern ausreichend Zeit bleibt, die Antworten bei der Angebots- und Unterrichtskonzepterstellung zu berücksichtigen.
A.6 Prüfung und Wertung der Angebote
Es gelangen nur diejenigen Angebote in die Prüfung und Wertung, die sämtliche Anforderungen nach diesen Vergabeunterlagen erfüllen.
Die preisliche Bewertung erfolgt auf Grundlage des in der Kalkulation und Los und Preisblatt eingetragenen Gesamtpreises Grundleistung brutto. Der Bieter verpflichtet sich, auf Anforderung des Auftraggebers die Kalkulation unverzüglich offenzulegen. Eine nachträgliche Preisverhandlung ist ausgeschlossen.
Bewertung des Konzeptinhalts (B.13.1–B.13.4)
Die Bewertung des Konzeptinhalts wird anhand der unter B.13.1–B.13.4 aufgeführten Kriterien von der Bewertungskommission vorgenommen.
Für die Bewertung der Konzepte gelten ausschließlich folgende Bewertungsstufen:
0 Punkte: Leistungsangebot des Bieters entspricht nicht den Anforderungen
1-3 Punkte: Leistungsangebot des Bieters entspricht mit deutlichen Einschränkungen den Anforderungen
4-7 Punkte: Leistungsangebot des Bieters entspricht den Anforderungen mit erkennbaren Einschränkungen
8-11 Punkte: Leistungsangebot des Bieters entspricht den Anforderungen in vollem Umfang
12 Punkte: Leistungsangebot übertrifft die Anforderungen, ist besonders innovativ und kreativ
Bewertung der Bieterpräsentation (B.14.2-B14.4)
Für die Bieterpräsentation gelten folgende Wertungsstufen:
0 Punkte: Leistungsangebot entspricht nicht den Anforderungen, erfüllt keine Anforderungen, kein erkennbarer Nutzen.
1–3 Punkte: Entspricht mit erheblichen Einschränkungen den Anforderungen
Nur wenige Anforderungen erfüllt, Effektivität stark eingeschränkt.
4–7 Punkte: Entspricht den Anforderungen mit erkennbaren Einschränkungen Grundanforderungen erfüllt, mehrere Abweichungen, insgesamt noch brauchbar.
8–11 Punkte: Entspricht den Anforderungen in vollem Umfang Anforderungen nahezu vollständig erfüllt, nur vereinzelt geringe Abweichungen.
12 Punkte: Übertrifft die Anforderungen Vollständige Erfüllung und deutlicher Mehrwert, innovative/kreative Ansätze.
Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Schritt 1: Ermittlung der Leistungspunktzahl (Konzept)
Im 1. Schritt wird die Leistungspunktzahl des Angebotskonzeptes ermittelt. Dazu wird aus der prozentualen Gewichtung des jeweiligen Bewertungskriteriums und der jeweils erreichten Punktezahl (zwischen 0 und 12 Punkten) eine Dezimalzahl errechnet, deren Summe x 100 die zugrunde zulegende Leistungspunktzahl ergibt. Der so ermittelte Wert kann maximal 1200 Punkte betragen.
Im 2. Schritt wird ein Punktekorridor ermittelt. Als Obergrenze wird die Leistungspunktzahl des besten Angebots, als Untergrenze das beste Angebot abzüglich 20 % zugrunde gelegt. Die Angebote, die unterhalb der Untergrenze liegen, sind von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.
Im Schritt 3 wird die Preiswertung vorgenommen. Der Bieter mit dem niedrigsten wertbaren Gesamtpreis Grundleitung brutto erhält 1200 Preispunkte. Die Preiswertung erfolgt auf Basis des abgegebenen Gesamtpreises Grundleistung brutto: n Preispunkte= (niedrigster wertbarer Gesamtpreis Grundleitung brutto/angebotener Gesamtpreis Grundleitung brutto) x1200 n
Im Schritt 4 wird die Leistungspunktzahl der Bieterpräsentation ermittelt. Dazu wird aus der prozentualen Gewichtung des jeweiligen Bewertungskriteriums und der jeweils erreichten Punktezahl (zwischen 0 und 12 Punkten) eine Dezimalzahl errechnet, deren Summe x 100 die zugrunde zulegende Leistungspunktzahl ergibt. Der so ermittelte Wert kann maximal 1200 Punkte betragen.
Im Schritt 5 wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.
Endwertung mit Gewichtung Preis 40 %, Konzept 40 %, Präsentation 20 %: $n Endpunkte=0,40⋅Preispunkte+0,40⋅Konzeptpunkte+0,20⋅Pr\overset{¨}{a}sentationspunkte n$
Die Maximale Endpunktzahl beträgt 1200 Punkte.
Die Endrangfolge ergibt sich aus der Höhe der Gesamtpunktzahl.
Bei identischen Ergebnissen erhält das Angebot mit der höheren Leistungspunktzahl aus der Konzeptbewertung den Zuschlag. Sind Kostensatz und Punktzahl gleich erfolgt eine Auslosung.
Der Zuschlag erfolgt auf das nach abschließender Wertung wirtschaftlichste Angebot.
Es gelten folgende Wertungsstufen
0 Punkte Leistungsangebot entspricht nicht den Anforderungen. Das Leistungsangebot erfüllt keine der gestellten Anforderungen. Es fehlt an Effektivität, und die Maßnahme bietet keinen erkennbaren Nutzen für die Mitarbeiterqualifizierung.
1-3 Punkte Leistungsangebot entspricht mit erheblichen Einschränkungen den Anforderungen. Das Angebot erfüllt nur wenige Anforderungen und weist erhebliche Abweichungen auf. Die Effektivität der Mitarbeiterqualifizierung ist stark eingeschränkt, und sie kann nur in begrenztem Umfang umgesetzt werden.
4-7 Punkte Leistungsangebot entspricht den Anforderungen mit erkennbaren Einschränkungen. Das Leistungsangebot erfüllt die grundlegenden Anforderungen, hat jedoch mehrere Abweichungen. Die Effektivität ist eingeschränkt, kann dennoch als insgesamt brauchbar betrachtet werden.
8-11 Punkte Leistungsangebot entspricht den Anforderungen in vollem Umfang. Das Leistungsangebot erfüllt die Anforderungen und Erwartungen nahezu vollständig, es gibt vereinzelte Abweichungen, die jedoch die Gesamteffektivität nicht wesentlich beeinträchtigen.
12 Punkte Leistungsangebot übertrifft die Anforderungen. Das Angebot erfüllt alle Anforderungen und Erwartungen vollständig und übertrifft diese in wesentlichen Aspekten. Die Qualität ist exzellent und beinhaltet innovative Ansätze.
A.7 Zuschlagserteilung / Vertragsabschluss
Die Zuschlagserteilung erfolgt elektronisch über das Bietercockpit. Die Bindefrist für das Angebot ist identisch mit der Zuschlagsfrist. Der Bieter ist daher bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden. Wird bis zum Ablauf der Frist kein Zuschlag erteilt, gilt das Angebot als nicht berücksichtigt. Der Auftraggeber teilt jedem erfolglosen Bieter nach Zuschlagserteilung auf dessen Antrag hin unverzüglich die Ablehnung seines Angebots schriftlich mit. Wird der Zuschlag rechtzeitig und ohne Änderung erteilt, ist der Vertrag mit Zuschlagserteilung zu den Vorgaben dieses Verfahrens auf der Grundlage des Angebotes rechtskräftig zustande gekommen. Dies gilt unbeschadet einer späteren schriftlichen Festlegung in Form einer Vertragsurkunde.
A.8 Schutzrechte
Im Angebot ist anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind.
A.9 Kenntlichmachung der Fabrikations-, Betriebs-, Geschäftsgeheimnisse in den Angebotsunterlagen
Nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen haben die Verfahrensbeteiligten u. U. Anspruch auf Akteneinsicht und können sich ggf. Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen. Jeder Beteiligte hat mit der Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf die Wahrung der Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend deutlich kenntlich zu machen. Fehlt eine deutliche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung des Bieters zur Einsichtnahme auszugehen.