26-EBNW-18 - Teil B - Leistungsbeschreibung.docx

Neue Wege Kreis Bergstraße - Kommunales Jobcenter -

Vergabeunterlagen

zum offenen Verfahren

Bereitstellung einer KI-Kompetenzplattform

sowie Durchführung von KI-Grundlagen- und KI-Aufbauqualifizierung

Vergabenummer: 26-EBNW-18

Teil B – Leistungsbeschreibung

Hinweis:

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Leistungsbeschreibung

Bereitstellung einer KI-Kompetenzplattform

sowie Durchführung von KI-Grundlagen- und KI-Aufbauqualifizierung

im Projekt „KI_Hub Kommunal“

B.1 Hintergrund und Zielsetzung

Das Jobcenter Neue Wege Kreis Bergstraße ist Eigenbetrieb des Kreis Bergstraße. Es führt für den Kreis das Förderprojekt KI_Hub Kommunal durch, das im Rahmen des Förderprogramms starke Heimat Hessen aus Landesmitteln gefördert wird. KI_Hub Kommunal ist hierbei ein Verbundprojekt kommunaler Jobcenter und der K4K eG als Umsetzungspartner.

Im Rahmen des Projekts „KI_Hub Kommunal“ wird eine interkommunale Gemeinschaft von kommunalen Organisationen, insbesondere kommunalen Jobcentern, beim systematischen Aufbau von Kompetenzen im Bereich Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt. Die Projektgemeinschaft umfasst mehrere kommunale Träger, die unter der federführenden Beteiligung vom kommunalen Jobcenter Neue Wege gemeinsam Standards, Strukturen und Befähigungsangebote im Umgang mit KI etablieren.

Mit zunehmender Verbreitung von KI-Anwendungen in der Verwaltungs- und Beratungsarbeit entsteht ein erheblicher Qualifizierungsbedarf in der Breite der Belegschaften. Gleichzeitig ergeben sich aus Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 („EU-KI-VO“ bzw. „EU AI Act“) konkrete Pflichten der beteiligten Organisationen, ein angemessenes Maß an KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden sicherzustellen.

Ziel der Beschaffung ist der Aufbau einer nachhaltigen, gemeinschaftlich nutzbaren Qualifizierungsarchitektur, bestehend aus einer zentralen KI-Kompetenzplattform sowie einer darauf aufsetzenden Grundlagen- und Aufbauqualifizierung. Die Lösung soll skalierbar, datenschutzkonform und über die Projektlaufzeit hinaus weiterführbar sein und einen wirksamen Beitrag zur Erfüllung der KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 EU-KI-VO leisten.

B.2 Gegenstand der Leistung

Gegenstand der Leistung ist die Bereitstellung und der Betrieb einer KI-Kompetenzplattform sowie die Durchführung darauf aufsetzender Qualifizierungsangebote über einen Betriebszeitraum von 6,5 Monaten. Die Leistung umfasst die folgenden drei aufeinander abgestimmten Komponenten:

Die drei Komponenten sind als Gesamtleistung („aus einer Hand“) zu erbringen. Die KI-Kompetenzplattform stellt die technische Grundlage dar, auf der sowohl die Grundlagen- als auch die Aufbauqualifizierung bereitgestellt, genutzt und administriert werden.

B.3 Vertragsstruktur und Lizenzverteilung in der Projektgemeinschaft

Der Auftraggeber dieses Verfahrens ist das Kommunale Jobcenter Neue Wege. Neue Wege schließt den Vertrag mit dem Auftragnehmer für sich selbst und – soweit nachfolgend dargestellt – zugleich für die in der Projektgemeinschaft beteiligten kommunalen Organisationen.

Die zentrale Bereitstellung der Qualifizierungsangebote sowie die administrative Verteilung der Lizenzen auf die einzelnen beteiligten Organisationen erfolgen ausschließlich über den Auftraggeber. Im Außenverhältnis ist allein der Auftraggeber Vertragspartner des Auftragnehmers; die Lizenzverteilung im Innenverhältnis der Projektgemeinschaft wird vom Auftraggeber eigenverantwortlich gesteuert.

Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass:

• die vertraglich vereinbarten Lizenzen vom Auftraggeber flexibel und ohne erneute vertragliche Abstimmung mit dem Auftragnehmer auf die beteiligten Organisationen verteilt werden können,
• eine Abrechnung gegenüber dem Auftragnehmer ausschließlich gegenüber dem Auftraggeber als zentralem Vertragspartner erfolgt.

Eine direkte vertragliche Beziehung zwischen dem Auftragnehmer und einzelnen beteiligten Organisationen der Projektgemeinschaft besteht nicht und wird durch diese Leistung nicht begründet.

B.4 KI-Kompetenzplattform

Die KI-Kompetenzplattform ist die technische Grundlage für die Bereitstellung, Durchführung und Verwaltung aller Qualifizierungsangebote dieses Vertrages. Sie ist als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) bereitzustellen.

B.4.1 Funktionale Anforderungen

Die Plattform muss insbesondere die folgenden Funktionen bereitstellen:

• Bereitstellung und Verwaltung von Lerninhalten (Module, Lektionen, Lernpfade) sowohl asynchron (On-Demand) als auch synchron (Live-Online-Formate),
• Integration externer Lerninhalte über etablierte Standards (insbesondere SCORM 1.2 und SCORM 2004; xAPI wird begrüßt),
• Möglichkeit zur Bereitstellung eigener Inhalte des Auftraggebers (z. B. PDF, Video, interaktive Module),
• Lernfortschritts- und Abschlusskontrolle inkl. automatisierter Zertifikatserstellung für absolvierte Pflichtmodule,
• Community- und Austauschfunktionen (z. B. Foren, Kommentare, Chat-Funktion innerhalb der Lernumgebung),
• Integrierte Übungs- bzw. Sandbox-Umgebung zur praktischen Erprobung KI-bezogener Anwendungsfälle,

B.4.2 Technische und betriebliche Anforderungen

• Bereitstellung als webbasierte SaaS-Lösung ohne lokale Installation; Zugriff über aktuelle, marktübliche Webbrowser,
• Skalierbarkeit für mindestens die in dieser Leistungsbeschreibung genannten Lizenzvolumina sowie deren flexible Erweiterung,
• Anpassung des Erscheinungsbilds an das Corporate Design des Auftraggebers,
• Datenstandort innerhalb der Europäischen Union; Datenverarbeitung ausschließlich auf Servern innerhalb der EU,
• Regelmäßige Datensicherung mit dokumentierten Wiederherstellungszeiten.

B.4.3 Verfügbarkeit und Support (Service Level)

Der Auftragnehmer gewährleistet für die Plattform mindestens die folgenden Service-Levels:

• Verfügbarkeit der Plattform im Jahresmittel mindestens 98,0 % bezogen auf den 24/7-Zeitraum, ausgenommen angekündigte Wartungsfenster,
• Geplante Wartungsarbeiten finden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Arbeitszeiten der beteiligten Organisationen (Mo–Fr, 07:00–18:00 Uhr) statt und werden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt,
• Bereitstellung eines Support-Kanals (E-Mail/Ticketsystem) zu üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 09:00–17:00 Uhr) für Administratoren des Auftraggebers,
• Reaktionszeit bei kritischen Störungen (Plattform nicht erreichbar) maximal vier (4) Arbeitsstunden innerhalb der Servicezeit,
• Bereitstellung eines dokumentierten Eskalationsweges für nicht zeitgerecht behobene Störungen.

B.4.4 Datenschutz, Datensicherheit und Auftragsverarbeitung

• Vollständige Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG),
• Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO vor produktiver Nutzung der Plattform,
• Verpflichtung zur Einhaltung des Stands der Technik bei technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM); auf Verlangen Vorlage einer Übersicht der TOM,
• Verschlüsselung der Datenübertragung (mindestens TLS 1.2) sowie der Datenspeicherung (Verschlüsselung der ruhenden Daten),
• Nutzung von Subdienstleistern nur nach den Vorgaben der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung.

B.5 KI-Grundlagenqualifizierung

B.5.1 Zielsetzung und Zielgruppe

Ziel der KI-Grundlagenqualifizierung ist der breitenwirksame Aufbau grundlegender KI-Kompetenzen für alle Mitarbeitenden der beteiligten Organisationen sowie die nachweisbare Erfüllung der Pflichten aus Art. 4 EU-KI-VO. Zielgruppe sind alle Mitarbeitenden der beteiligten Organisationen unabhängig von Rolle und Vorkenntnissen.

B.5.2 Format und didaktischer Ansatz

• Bereitstellung als zeit- und ortsunabhängiges On-Demand-Programm,
• Strukturierung in inhaltlich abgeschlossene Lernmodule mit angemessener Bearbeitungsdauer,
• Interaktive Lernformate (z. B. Videos, Wissensabfragen, Anwendungsbeispiele, Reflexionsaufgaben),
• Integrierte Übungsumgebung zur praktischen Erprobung typischer KI-Anwendungen,
• Community-Zugang zum Austausch der Lernenden untereinander.

B.5.3 Inhaltliche Anforderungen

Die Qualifizierung umfasst mindestens die folgenden Themenfelder:

• Grundverständnis von KI: Begriffe, Funktionsweise, Abgrenzung zu klassischer IT und Automatisierung,
• Überblick über typische KI-Anwendungen im kommunalen und Verwaltungskontext,
• Pflichtteil gemäß Art. 4 EU-KI-VO: rechtliche Grundlagen der EU-KI-VO, Risikoklassen, Anbieter- vs. Betreiberpflichten, Anforderungen an KI-Kompetenz,
• Datenschutz, Informationssicherheit und ethische Aspekte beim Einsatz von KI,
• Grundlagen des Prompting und des verantwortungsvollen Einsatzes generativer KI,
• Erkennen typischer Risiken (z. B. Halluzinationen, Bias, Schatten-KI) und Umgang damit.

B.5.4 Zertifizierung

• Der Pflichtteil gemäß Art. 4 EU-KI-VO endet mit einer Wissensabfrage; bei erfolgreichem Abschluss wird ein personalisiertes Zertifikat automatisiert ausgestellt,
• Die Zertifikatsausstellung erfolgt nachvollziehbar und revisionssicher und ist administrativ exportierbar (z. B. Übersicht je Organisation),
• Eine Wiederholung der Wissensabfrage muss möglich sein.

B.5.5 Aktualität und Erweiterbarkeit

• Laufende Aktualisierung der Inhalte über die gesamte Vertragslaufzeit, insbesondere bei rechtlichen Änderungen (z. B. EU-KI-VO, ergänzende Leitlinien) und relevanten technologischen Entwicklungen,
• Möglichkeit zur Ergänzung um optionale, durch den Auftragnehmer entwickelte Zusatzmodule (z. B. vertieftes Prompting, branchenspezifische Use Cases),
• Möglichkeit zur Ergänzung um eigene Inhalte des Auftraggebers (z. B. organisationsspezifische Use Cases, interne Richtlinien) ohne zusätzliche Vergütung.

B.5.6 Mengengerüst

• Bereitstellung von mindestens 2.000 Lizenzen für die Vertragslaufzeit,
• Option zur Nachlizenzierung weiterer Lizenzen während der Vertragslaufzeit auf Basis der im Preisblatt anzugebenden Konditionen,
• Flexible Nutzung der Lizenzkontingente innerhalb der Projektgemeinschaft (siehe Abschnitt 7.)

B.6. KI-Aufbauqualifizierung

B.6.1 Zielsetzung und Zielgruppe

Ziel der KI-Aufbauqualifizierung ist die vertiefte Kompetenzentwicklung für Mitarbeitende, die bereits über KI-Grundkenntnisse verfügen, sowie die nachhaltige Verankerung des Wissens- und Methodentransfers in den beteiligten Organisationen. Zielgruppe sind insbesondere Mitarbeitende mit fachlichen Schwerpunkten in der Anwendung, Einführung oder Steuerung von KI-Anwendungen sowie interne Multiplikator:innen.

B.6.2 Format und didaktischer Ansatz

• Mindestens 20 moderierte Online-Workshops pro Vertragsjahr,
• Kombination aus Input-Formaten (Impulse, Vorträge) und Austauschformaten (Erfahrungsaustausch, Peer-Learning, kollegiale Beratung),
• Aufzeichnung der Sessions und Bereitstellung über die Plattform, soweit datenschutzrechtlich zulässig,
• Begleitende Community-Funktionen zur kontinuierlichen Vernetzung der Teilnehmenden zwischen den Workshops.

B.6.3 Inhaltliche Anforderungen

• Bedarfsorientierte Themensteuerung in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber unter Einbeziehung der Themen und Erkenntnisse aus dem Projekt KI_Hub Kommunal (z. B. KI-Reallabor),
• Vertiefte Auseinandersetzung mit konkreten Anwendungsfeldern von KI in kommunalen Organisationen,
• Methodische Themen wie Use-Case-Bewertung, Einführung und Skalierung von KI-Anwendungen, Change-Management und Kommunikation,

B.6.4 Wissensdatenbank und Dokumentation

• Aufbau und Pflege einer strukturierten Wissensdatenbank mit Checklisten, Leitfäden, Vorlagen und Methodenbausteinen,
• Dokumentation und Bereitstellung der Ergebnisse der Workshops in geeigneter Form (z. B. Ergebnispapiere, kuratierte Linklisten, Methodensteckbriefe),
• Bereitstellung sämtlicher Wissensbestandteile innerhalb der KI-Kompetenzplattform mit Suchfunktion.

B.6.5 Mengengerüst

• Bereitstellung von mindestens 150 Lizenzen für die Vertragslaufzeit,
• Option zur Nachlizenzierung weiterer Lizenzen auf Basis der im Preisblatt anzugebenden Konditionen
• Flexible Nutzung der Lizenzkontingente innerhalb der Projektgemeinschaft (siehe Abschnitt 7).

B.7. Lizenzmodell und Lizenzverteilung

Die nachfolgenden Anforderungen gelten für die Lizenzen beider Qualifizierungskomponenten (Grundlagen- und Aufbauqualifizierung) gleichermaßen.

• Lizenzen werden personalisiert je zugeordnetem Nutzendenkonto vergeben,
• Der Auftraggeber ist berechtigt, die vertraglich vereinbarten Lizenzen jederzeit eigenständig innerhalb der Projektgemeinschaft auf die einzelnen beteiligten Organisationen zu verteilen und umzuverteilen,
• Eine Lizenzfreigabe nach Ausscheiden einer mitarbeitenden Person oder bei Nichtnutzung muss innerhalb angemessener Frist (max. 30 Tage) möglich sein und die freigewordene Lizenz steht zur erneuten Vergabe zur Verfügung,
• Die Nachlizenzierung erfolgt auf Abruf des Auftraggebers in Form gestaffelter Kontingente, die Preise je Lizenz und Staffel sind im Angebot transparent auszuweisen,
• Die Nutzung der Lizenzen ist nicht an einen festen Personenkreis zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gebunden, sondern erfolgt rollierend nach den Vorgaben des Auftraggebers.

B.8. Onboarding, Administratorenschulung und laufender Support

• Initiales technisches Onboarding des Auftraggebers auf der Plattform innerhalb des ersten Monats der Vertragslaufzeit,
• Schulung der vom Auftraggeber benannten Administratoren (Umfang und Format sind vom Auftragnehmer im Angebot zu beschreiben),
• Bereitstellung verständlicher Administrations- und Nutzungsdokumentation in deutscher Sprache,
• Benennung einer festen Ansprechperson („Customer Success“ o. Ä.) als laufende Schnittstelle zum Auftraggeber,
• Regelmäßige Status- und Abstimmungstermine (Vorschlag: vierteljährlich) zur Steuerung der Aufbauqualifizierung sowie zur Auswertung der Plattformnutzung.

B.9. Ergebnis der Leistung

Als Ergebnis der Leistung werden erwartet:

• eine funktionsfähig bereitgestellte, betriebene und gepflegte KI-Kompetenzplattform über den Vertragszeitraum,
• eine durchgängig verfügbare KI-Grundlagenqualifizierung inkl. Pflichtteil gemäß Art. 4 EU-KI-VO mit nachweisbarer Zertifizierung der absolvierten Pflichtteile,
• eine kontinuierlich durchgeführte KI-Aufbauqualifizierung mit dokumentierten Workshop-Ergebnissen und einer gepflegten Wissensdatenbank,
• eine wirksame Lizenzverteilungs- und Nachlizenzierungsmechanik für den Auftraggeber,
• ein wesentlicher Beitrag zum Aufbau einer nachhaltigen, interkommunalen KI-Kompetenzgemeinschaft (community of practice)

B.10. Rahmenbedingungen

Sämtliche Leistungen sind in deutscher Sprache zu erbringen. Die Plattformoberfläche und sämtliche Lerninhalte sind in deutscher Sprache bereitzustellen.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Falle einer Beendigung des Vertragsverhältnisses geeignete Unterstützungsleistungen zur geordneten Datenmigration bzw. Datenrückgabe sowie zur Löschung der bei ihm verbliebenen Daten zu erbringen (Exit-Management). Konkrete Anforderungen werden im Rahmen der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung sowie ggf. im Vertrag näher geregelt.

B.11. Zusammenarbeit

Der Auftragnehmer arbeitet eng mit dem Projektteam des KI_Hub Kommunal zusammen. Der Auftraggeber unterstützt insbesondere bei:

• der inhaltlichen Schwerpunktsetzung der Aufbauqualifizierung,
• der Kommunikation mit den beteiligten Organisationen, soweit sie über das laufende Plattform- und Lizenzmanagement hinausgeht,
• der Einbringung von Themen und Erkenntnissen aus dem Projekt KI_Hub Kommunal (z. B. aus dem KI-Reallabor),
• der Benennung einer zentralen Ansprechperson aus dem Projektteam als operativer Schnittstelle.

B.12. Nicht Bestandteil der Leistung

Nicht Bestandteil der Leistung des Auftragnehmers sind insbesondere:

• die Bereitstellung der Endgeräte und Internetzugänge der Lernenden,
• die Anbindung an Identitätsdienste der beteiligten Organisationen (wird ggf. gesondert beauftragt; die SSO-Fähigkeit der Plattform ist jedoch sicherzustellen),
• die individuelle Beratung einzelner Organisationen außerhalb der gemeinsam vereinbarten Qualifizierungsangebote,
• die Beschaffung und Lizenzierung Dritt-spezifischer Werkzeuge (z. B. einzelne kommerzielle KI-Anwendungen), die nicht Bestandteil der Lernumgebung sind.

B.13. Wertungskriterien

Der Bieter hat in seinem Angebotskonzept (maximal 4 Seiten) entsprechend der Gliederung der folgenden Wertungskriterien darzustellen, in dem die geplante Vorgehensweise zur Durchführung der ausgeschriebenen Leistung nachvollziehbar und strukturiert dargestellt wird. Bewertet werden folgende Aspekte:

B.13.1 Didaktisch-methodisches Konzept der Grundlagenqualifizierung (inkl. Pflichtteil nach Art. 4 EU-KI-VO) – 30 %

Stellen Sie dar, wie Sie die Grundlagenqualifizierung didaktisch und methodisch aufbauen, um alle Mitarbeitenden unabhängig von Vorkenntnissen zu erreichen. Gehen Sie darauf ein, wie Sie Verständlichkeit, Aktivierung und Praxisnähe sicherstellen, wie Sie den Pflichtteil nach Art. 4 EU-KI-VO vermitteln und dessen Absolvierung nachweisen (z. B. Wissensabfrage, Zertifikat) und wie Sie den Lernerfolg messbar machen.

B.13.2 Konzept der Aufbauqualifizierung – 25 %

Stellen Sie dar, wie Sie die vertiefende Aufbauqualifizierung für ausgewählte Mitarbeitende (ca. 10 je Jobcenter) durchführen. Gehen Sie auf Format und Methodik der Workshops, den Praxis- und Transferbezug, die Rolle der Teilnehmenden als Multiplikatoren sowie auf Ihren Ansatz zu Vernetzung/Community und Wissensdatenbank ein.

B.13.3 Technisches Plattform-, Onboarding- und Administrationskonzept – 30 %

Stellen Sie Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit Ihrer Plattform dar, einschließlich Mandanten-/Rollenmodell, Lizenz- und Nachlizenzierungsverwaltung, SSO und Reporting. Beschreiben Sie Ihr Onboarding, die Schulung der Administrierenden sowie Ihren Support (Erreichbarkeit, Reaktionszeiten).

B.13.4 Aktualisierungs- und Weiterentwicklungskonzept – 15 %

• Stellen Sie dar, wie Sie Inhalte und Plattform über die Laufzeit aktuell halten – insbesondere bei rechtlichen Änderungen (EU-KI-VO) und technologischen Entwicklungen – und wie Sie Nutzerfeedback in die Weiterentwicklung einbeziehen.

B.14 Produktpräsentation

Die Produktpräsentation dient der qualitativen Bewertung des angebotenen Konzepts anhand vorab definierter Unterkriterien. Sie ergänzt die schriftliche Konzeptwertung, neue oder geänderte Angebote sind nicht zulässig.

B 14.1 Rahmenbedingungen

• Als Format hierfür ist ein Video mit einer Dauer von 5 -15 Minuten erlaubt. (Aufgezeichnete Live Demo/Screencast)
• Die Dateiübermittlung erfolgt als Downloadlink
• Sprache: Deutsch.

Bewertet werden folgende Aspekte:

• Darstellung der Kernfunktionen inklusive User- und Admin-Interface,
• Mandanten-/Untermandantenstruktur
• Lizenzen zuweisen, freigeben, umverteilen
• SCORM-/xAPI-Import
• Forum, Kommentare, Chat
• KI-Sandbox
• Wissensdatenbank mit Suche
• Upload von Workshop-Aufzeichnungen
• Reporting
• Datenexport
• SSO-Konfigurationsmaske, barrierefreie Inhaltselemente

B.14.2 Wertungskriterien der Produktpräsentation

• Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verständlichkeit der Darstellung. 30%

Bewertet wird, ob alle geforderten Funktionen und Abläufe gezeigt werden und die Präsentation so strukturiert und klar ist, dass die Zuhörenden sie ohne Vorkenntnisse nachvollziehen können.

B.14.3 Gesamteindruck des Nutzererlebnisses 40 %

Hier zählt, wie intuitiv, übersichtlich und komfortabel sich die Lösung aus Sicht der späteren Anwenderinnen und Anwender im täglichen Gebrauch bedienen lässt.

B.14.4 Übereinstimmung der Inhalte mit dem Konzept 30 %

Geprüft wird, ob das in der Präsentation vorgeführte Produkt tatsächlich dem im schriftlichen Konzept beschriebenen Funktionsumfang und Lösungsansatz entspricht.