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Europaweite Vergabe einer KI-gestützten
Lösung zur Verarbeitung von Elterngeld-
anträgen und Nachweisen im Verhandlungs-
verfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV
B
EWERBERMEMORANDUM
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L-Bank Europaweite Vergabe einer KI-gestützten Lösung zur Verarbei- tung von Elterngeldanträgen und Nachweisen
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Inhaltsverzeichnis
1 Gegenstand des Verfahrens...........................................................................3
2 Vergabestelle – Auftraggeber.........................................................................9
3 Formale Angaben zum Verfahren.................................................................10
3.1 Art des Verfahrens.........................................................................................10
3.2 Teilnahmeberechtigung................................................................................10
3.3 Bewerbergemeinschaften.............................................................................10
3.4 Eignungsleihe / Unterauftragnehmer...........................................................11
3.5 Ablauf des Verfahrens...................................................................................11
3.6 Angebotswertung..........................................................................................13
4 Formale Vorgaben zum Teilnahmewettbewerb (Phase 1) .........................14
4.1 Form und Frist der Teilnahmeanträge, Einreichung..................................14
4.2 Inhalte der Teilnahmeanträge, Bewerberauswahl......................................14
4.2.1 Nachweis der Eignung..................................................................................14
4.2.2 Mindestanforderungen an die Eignung.......................................................15
4.2.3 Auswahl der Bewerber..................................................................................15
4.3 Nachforderung von Unterlagen....................................................................18
5 Weitere Rahmenbedingungen des Verfahrens...........................................18
5.1 Einverständnis der Bewerber.......................................................................18
5.2 Fragen zum Verfahren...................................................................................19
5.3 Änderung und Aufhebung des Verfahrens.................................................19
5.4 Kostenerstattung für die Teilnahme am Vergabeverfahren ......................19
6 Vergabekammer.............................................................................................20
7 Anlagen...........................................................................................................20
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1 Gegenstand des Verfahrens
Die L-Bank ist das Förderinstitut des Landes Baden-Württemberg. Sie nimmt im öffentlichen Auf- trag Aufgaben insbesondere in den Bereichen der Struktur-, Wirtschafts- und Sozialpolitik wahr. Im Bereich Elterngeld bearbeitet die L-Bank jährlich eine große Zahl von Anträgen einschließlich der zugehörigen Nachweise. Im Jahr 2025 wurden in Baden-Württemberg rund 140.000 Eltern- geldanträge eingereicht. Das zugehörige Dokumentenaufkommen umfasst durchschnittlich rund 1.900 Dokumente beziehungsweise rund 20.000 Seiten pro Werktag. In Spitzenzeiten können die Eingangsmengen auf bis zu rund 2.700 Dokumente beziehungsweise rund 29.000 Seiten pro Werktag ansteigen. Die Lösung muss für die Verarbeitung entsprechender Volumina ausgelegt sein und eine zuverlässige Verarbeitung auch bei erhöhtem Aufkommen unterstützen.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Bereitstellung, einer KI-gestützten SaaS-Lö- sung zur Verarbeitung von Elterngeldanträgen und zugehörigen Nachweisen einschließ- lich der hierfür erforderlichen Anpassungs-, Integrations-, Einführungs-, Betriebs-, Support- , Wartungs- und Weiterentwicklungsleistungen sowie deren Integration in die Systemland- schaft der L-Bank (nachfolgend auch „Lösung“ genannt). Die Lösung wird als betriebsbe- reite Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) bereitgestellt und umfasst die für die Leis- tungserbringung erforderlichen Anwendungs-, Infrastruktur-, Betriebs-, Support-, War- tungs- und Weiterentwicklungsleistungen.
Die Lösung muss die nachfolgend beschriebenen Mindestanforderungen erfüllen.
1.1 KI-gestützte Verarbeitung von Anträgen und Nachweisen
Die Lösung muss digital eingehende und gescannte Elterngeldanträge sowie zugehörige Nach- weise verarbeiten können. Dies umfasst maschinenschriftlich und handschriftlich ausgefüllte Un- terlagen. Handschriftliche Angaben müssen automatisiert verarbeitet oder bei nicht hinreichend sicherer Erkennung gezielt zur manuellen Prüfung gekennzeichnet werden können.
Die Lösung muss mindestens folgende Funktionen unterstützen:
• Trennung zusammengefasster Unterlagen in fachlich zuordenbare Dokumente,
• Klassifikation der Dokumente nach definierten Dokumenttypen bzw. Nachweisarten,
• Extraktion definierter elterngeldrelevanter Daten und Sachverhalte,
• Überführung der extrahierten Informationen in strukturierte und technisch weiterverwend- bare Datensätze,
• Unterstützung der Vollständigkeitsprüfung von Anträgen, Nachweisen und elektronisch be- reitgestellten Daten durch Hinweise auf möglicherweise fehlende Angaben, Unterlagen, Da- tenelemente, Unstimmigkeiten und sonstigen fachlichen Prüfbedarf,
• strukturierte Bereitstellung der daraus resultierenden Prüfergebnisse und Anforderungs- gründe,
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• nachvollziehbare Bereitstellung relevanter Ergebnisse mit Bezug zum jeweiligen Quelldoku- ment und zur Fundstelle,
• perspektivisch die Erstellung fachlicher Hinweise, Anforderungsschreiben oder vergleichba- rer Kommunikation unterstützen können.
Zusammengehörige Informationen aus mehreren Seiten oder Dokumenten müssen fachlich zu- sammengeführt werden können. Ergebnisse, bei denen die Lösung eine Unsicherheit, Unstim- migkeit oder unklare Datenlage erkennt, müssen entsprechend gekennzeichnet und einer manu- ellen Prüfung zugeführt werden können.
Die Lösung muss neben Dokumenten und E-Mails auch strukturierte elektronische Daten, bei- spielsweise XML-Daten oder andere elektronisch bereitgestellte Informationen, in die Analyse und Vollständigkeitsprüfung einbeziehen können.
Die Lösung muss modular aufgebaut oder in vergleichbarer Weise so ausgestaltet sein, dass Dokumententrennung, Klassifikation, Datenextraktion und vorbereitende Vollständigkeitsprüfung einzeln eingeführt, genutzt und weiterentwickelt werden können. Neue Dokumenttypen, Daten- felder und fachliche Regeln müssen während der Vertragslaufzeit ergänzt oder angepasst wer- den können.
Die Lösung muss darüber hinaus die Zuordnung eingehender Anträge und Nachweise zu beste- henden Vorgängen und Nachreichungen sowie die Vorbereitung einer Neuanlage unterstützen. Hierzu muss sie geeignete Identifikationsmerkmale aus den Unterlagen extrahieren und für einen Abgleich mit den Systemen der L-Bank strukturiert bereitstellen können. Nicht eindeutige Zuord- nungen müssen einer manuellen Nachbearbeitung (Clearingprozess) zugeführt werden können.
.
1.2 Prüfung und Korrektur der Verarbeitungsergebnisse
Die von der Lösung erzeugten Ergebnisse müssen für die Nutzenden nachvollziehbar und über- prüfbar sein.
Die Lösung muss selbst oder über ihre Integration in die Systemlandschaft der L-Bank mindes- tens ermöglichen,
• extrahierte Daten und Prüfergebnisse gemeinsam mit dem zugehörigen Quelldokument be- ziehungsweise der jeweiligen Fundstelle darzustellen,
• das zugrunde liegende Dokument einzusehen,
• fehlerhafte oder unvollständige Ergebnisse zu korrigieren, zu überschreiben oder zu verwer- fen und
• unsichere, widersprüchliche oder fachlich auffällige Ergebnisse gezielt zur manuellen Prü- fung zu kennzeichnen sowie
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• Korrekturen, Überschreibungen, Verwerfungen und sonstige Bearbeitungshandlungen nach- vollziehbar zu protokollieren und den jeweils bearbeitenden Nutzenden zuzuordnen.
Die Originaldokumente müssen unverändert erhalten bleiben. Eine Bearbeitung durch die L-Bank muss jederzeit unabhängig von den Ergebnissen der Lösung möglich sein. Die KI-Lösung dient ausschließlich der Unterstützung der Bearbeitung. Sämtliche fachlichen und leistungsrechtlichen Entscheidungen verbleiben bei der L-Bank.
1.3 Integration in die Systemlandschaft der L-Bank
Die Lösung muss über dokumentierte und versionierbare Schnittstellen in die Systemlandschaft der L-Bank integrierbar sein.
Über die Schnittstellen müssen mindestens:
• Anträge, Nachweise, E-Mails, Metadaten und erforderliche Kontextinformationen an die Lösung übergeben,
• Verarbeitungsaufträge eindeutig identifiziert,
• Verarbeitungsstatus und technische Fehler nachvollzogen sowie
• Dokumentklassifikationen, extrahierte Daten, Fundstellen, Metadaten, Prüfergebnisse und Bearbeitungshinweise strukturiert an die L-Bank zurückgegeben werden können.
Die Schnittstellen müssen eine asynchrone Verarbeitung, kontrollierte Wiederholungen, Korrek- turen und einen technischen Wiederanlauf unterstützen. Die Lösung muss sicherstellen, dass wiederholt übermittelte Verarbeitungsaufträge nicht zu fachlichen Dubletten oder Mehrfachvera- rbeitungen führen. Verarbeitungsergebnisse müssen eindeutig einem Auftrag, Dokument und fachlichen Vorgang zugeordnet werden können.
Das Fachverfahren der L-Bank bleibt das führende System für Fallführung, Prozesssteuerung, fachliche Weiterverarbeitung und rechtswirksame Ergebnisse.
1.4 Bereitstellung und Betrieb
Die Lösung muss als skalierbare, mandantenfähige Cloud-Lösung in der Betriebsform Software- as-a-Service bereitgestellt und während der Vertragslaufzeit durch den Auftragnehmer betrieben, gewartet und unterstützt werden. Die relevanten Daten, Ergebnisse, Konfigurationen und Doku- mentationen müssen während der Vertragslaufzeit und bei Vertragsbeendigung in einem doku- mentierten, technisch weiterverwendbaren Format herausgegeben werden können.
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Der Auftragnehmer muss mindestens gewährleisten:
• sichere und verschlüsselte Übertragung und Verarbeitung der Daten,
• rollen- und berechtigungsbezogene Zugriffsmöglichkeiten,
• vollständige Trennung der Daten, Vorgänge, Ergebnisse und mandantenspezifischen Konfigurationen,
• Protokollierung wesentlicher Verarbeitungsschritte,
• nachvollziehbare Versionierung von Modellen, Regeln, Konfigurationen und Schnittstel- len,
• Unterstützung von Test- und Produktivumgebungen,
• kontrollierte Bereitstellung von Aktualisierungen sowie
• geeignete Rückfallmöglichkeiten bei Störungen oder Qualitätsproblemen.
Personenbezogene Daten und Verarbeitungskontexte dürfen ausschließlich zweckgebunden und zeitlich begrenzt verarbeitet werden. Die Lösung muss eine konfigurierbare beziehungsweise mit der L-Bank abstimmbare Löschung unterstützen und die Durchführung der Löschung nachvoll- ziehbar dokumentieren können. Die langfristige Fallhistorie und die für die Bearbeitung relevanten Ergebnisse verbleiben in der Systemlandschaft der L-Bank.
Die durch die L-Bank bereitgestellten Daten und Verarbeitungsergebnisse dürfen nicht ohne Zu- stimmung der L-Bank für das Training oder die Verbesserung allgemein verfügbarer Modelle oder Dienste verwendet werden.
Die Lösung und die Leistungserbringung müssen die jeweils anwendbaren gesetzlichen und re- gulatorischen Anforderungen erfüllen. Der Auftragnehmer muss die L-Bank insbesondere bei der Einhaltung der für die Leistung maßgeblichen Anforderungen aus Datenschutz und Sozialdaten- schutz, Informationssicherheit, DORA sowie der Verordnung über künstliche Intelligenz unterstüt- zen und die hierfür erforderlichen Informationen und Nachweise bereitstellen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die für die Leistungserbringung eingesetzten Verarbeitungsstandorte und Unterauftragnehmer müssen sich innerhalb der Europäischen Union befinden. Der Auftragnehmer hat der L-Bank die hierfür erforderliche Transparenz und Nach- weise bereitzustellen.
1.5 Implementierungs-, Einführungs- und Weiterentwicklungsleistungen
Der Auftragnehmer muss die Lösung einschließlich der für die Betriebsbereitschaft erforderlichen Projekt-, Integrations- und Unterstützungsleistungen einführen.
Der Leistungsumfang muss mindestens umfassen:
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• Projektmanagement,
• fachliche und technische Konzeption,
• Konfiguration und Implementierung der Lösung,
• Bereitstellung und Unterstützung erforderlicher Schnittstellen,
• Integration in die Systemlandschaft der L-Bank,
• Unterstützung bei Tests, Pilotierung, Abnahme und Produktivsetzung,
• Schulung der Nutzenden und administrierenden Personen,
• Bereitstellung einer technischen und fachlichen Dokumentation,
• Wartung, Support und Fehlerbehebung sowie
• Weiterentwicklung der Lösung während der Vertragslaufzeit.
Die Einführung soll stufenweise erfolgen. Zunächst werden ausgewählte Funktionen, Dokument- typen und Anwendungsfälle eingeführt und erprobt. Eine Erweiterung des Funktionsumfangs er- folgt auf Grundlage der im Projektverlauf erzielten Ergebnisse und Qualitätsnachweise.
Der Auftragnehmer muss die Lösung während der Vertragslaufzeit an relevante gesetzliche, re- gulatorische und fachliche Änderungen anpassen können. Erforderliche Anpassungen sind nach Abstimmung mit der L-Bank innerhalb einer der Dringlichkeit und dem Umfang der Änderung angemessenen Frist umzusetzen.
Die Lösung soll optional um einen KI-gestützten Wissensassistenten erweiterbar sein. Dieser soll Fragen in natürlicher Sprache beantworten und die für die Antwort verwendeten Quellen nach- vollziehbar ausweisen können. Als Quellen können insbesondere Gesetze, Verwaltungsvorschrif- ten, fachliche Leitfäden, Arbeitsanweisungen und sonstige durch die L-Bank freigegebene Doku- mente herangezogen werden. Die Lösung soll die eigenständige Aufnahme zusätzlicher Quellen durch die L-Bank unterstützen.
1.6 Nachnutzung
Die Lösung soll eine Nachnutzung durch weitere öffentliche Stellen, Förderinstitute oder zustän- dige Behörden ermöglichen. Die Lösung ist hierzu technisch und lizenzrechtlich so auszugestal- ten, dass weitere Landesförderinstitute, Elterngeldstellen oder andere Behörden als zusätzliche Nutzer eingebunden werden können. Hierzu müssen fachliche Regeln, Dokumenttypen, Daten- felder und Konfigurationen mandanten- oder verfahrensspezifisch ausgestaltet werden können. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich durch die Nachnutzung die Anzahl der zu verarbeitenden Vorgänge, Dokumente, Nutzer und Mandanten sowie das erforderliche Speicher- und Verarbei-
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tungsvolumen gegenüber dem ursprünglichen Einsatzumfang der L‑Bank erheblich erhöhen kön- nen. Die hierfür erforderliche Skalierung der Speicher-, Verarbeitungs- und Betriebskapazitäten muss ohne grundlegende technische oder fachliche Anpassungen der Lösung möglich sein.
Der Auftragnehmer hat der L-Bank die hierfür erforderlichen Nutzungs- Weitergabe- und Unterli- zenzierungsrechte einzuräumen. Die L-Bank muss insbesondere berechtigt sein, weiteren öffent- lichen Stellen Nutzungsrechte an der Lösung einzuräumen sowie diesen den Zugang zur Lösung zu ermöglichen.
Soweit für die Nachnutzung durch weitere öffentliche Stellen zusätzliche Implementierungs-, Integrations-, Konfigurations- oder Einführungsleistungen erforderlich sind, müssen diese grund- sätzlich erbracht werden können.
1.7 Regulatorische Anforderungen
Die Erbringung der Dienstleistung nach dem Hauptvertrag stellt für den Auftraggeber eine IKT- Dienstleistung im Sinne von DORA (Digital Operational Resilience Act), der Verordnung (EU) 2022/2554 dar. Der Auftraggeber ist als Finanzunternehmen verpflichtet, bei der Vergabe von IKT-Dienstleistungen mit einem IKT-Dienstleister vertragliche Mindestinhalte zu vereinbaren. Nä- heres dazu in Stufe 2 des Vergabeverfahrens.
Von den Bietern, die in die engere Auswahl kommen, ist im Laufe des Vergabeverfahrens vor Einleitung des Zuschlagsverfahrens noch ein Due Diligence-Fragebogen auszufüllen.
Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass ihm hinsichtlich der von ihm eingesetzten KI-Sys- teme, KI-Modelle sowie sonstiger für die Leistungserbringung relevanter Drittkomponenten die für die Erfüllung der Anforderungen der KI-Verordnung erforderlichen Informationen, Nachweise und Dokumentationen vorliegen und an die L-Bank weitergegeben werden dürfen. Der Auftrag- nehmer hat die wesentlichen zur Leistungserbringung eingesetzten KI-Systeme, KI-Modelle, Foundation Models und sonstigen KI-relevanten Drittkomponenten einschließlich des jeweiligen Herstellers oder Anbieters offenzulegen. Die Bieter stellen sicher, dass sie alle jeweilig einschlä- gigen Pflichten insbesondere Anbieterpflichten während der Vertragslaufzeit erfüllen und auf An- forderung der L-Bank nachweisen, die sich aus der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) ergeben.
Die Bieter, die in die engere Auswahl kommen, haben die regulatorische Einordnung des ange- botenen KI-Systems nach der KI-Verordnung darzulegen und zu begründen. Hierbei ist insbe- sondere darzustellen, ob und aus welchen Gründen das KI-System als Hochrisiko-KI-System im Sinne der KI-Verordnung einzustufen ist oder ob ein Ausnahmetatbestand eingreift. Darüber hin- aus ist darzulegen und zu begründen, ob es sich bei allen zum Einsatz kommenden KI-Modellen um KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck handelt, und ob diese ein systemisches Ri- siko nach KI-Verordnung haben.
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Da eine Nachnutzung durch weitere Elterngeld-Vergabestellen angestrebt wird, ist es möglich, dass die L-Bank im Anwendungsbereich der KI-Verordnung zusätzliche regulatorische Rollen oder Pflichten übernehmen und insbesondere zum nachgelagerten Anbieter des KI-Systems und -Modells wird. Die Bieter müssen daher alle Nachweise, Dokumente und technischen Dokumen- tationen liefern, die sie im Rahmen der Erfüllung ihrer Pflichten nach der KI-Verordnung erstellt haben und die L-Bank nach KI-Verordnung in ihrer Rolle und mit ihrer Risikoeinschätzung des KI-Systems und -Modells benötigt, sowie sonstige für die Erfüllung regulatorischer Pflichten er- forderlichen Unterlagen und Informationen.
Die Bieter haben ihre grundsätzliche Fähigkeit zur Erfüllung der sich aus der KI-Verordnung er- gebenden Anforderungen sicherzustellen. Die Einzelheiten zu den vorzulegenden Nachweisen, Erklärungen, technischen Dokumentationen sowie den Anforderungen an die regulatorische Ein- ordnung des angebotenen KI-Systems werden in den Vergabeunterlagen der Angebotsphase festgelegt und sind von den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bietern vorzulegen.
1.8 Anforderungen an den Auftragnehmer
Der Auftragnehmer muss über die erforderlichen fachlichen, technischen und organisatorischen Kompetenzen verfügen, um eine KI-gestützte SaaS-Lösung an die Anforderungen der L-Bank anzupassen in einer datenschutzsensiblen und komplexen Systemlandschaft einzuführen, sicher zu betreiben und weiterzuentwickeln. Nähere Anforderungen werden den im Teilnahmewettbe- werb ausgewählten Unternehmen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung ge- stellt.
1.9 Zeitplan
Der Vertragsschluss ist bis Ende März 2027 vorgesehen. Der Vertrag soll am 01. April 2027 be- ginnen und eine Laufzeit von 24 Monaten mit optionaler Verlängerung von jeweils einem Jahr haben, sofern er nicht sechs Monate vor Ablauf gekündigt wird. Die initiale Vertragslaufzeit von 24 Monaten umfasst die Projektumsetzung einschließlich Anpassung und Einführung sowie den anschließenden Produktivbetrieb. Einzelheiten werden in den Vergabeunterlagen der Angebots- phase festgelegt.
Nähere Einzelheiten, insbesondere detaillierte Anforderungsbeschreibungen, werden den zur Angebotsabgabe ausgewählten Unternehmen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Ver- fügung gestellt.
2 Vergabestelle – Auftraggeber
Vergabestelle und Auftraggeber ist die Landeskreditbank Baden-Württemberg – Förder- bank – (L-Bank)
Die L-Bank wird in den Vergabeunterlagen sowie dessen Anlagen gleichbedeutend auch als „Auftraggeber“ oder „Vergabestelle" bezeichnet. Die Bewerber werden gleichbedeutend
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auch als „Unternehmer“ oder „Auftragnehmer“ bezeichnet. Auftraggeber und Auftragneh- mer werden gemeinsam auch als „Parteien“ und „Vertragspartner“ bezeichnet.
Die Vergabestelle wird in diesem Verfahren begleitet von:
Menold Bezler Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer Partnerschaft mbB Herrn Rechtsanwalt Dr. Alexander Dörr/ Frau Rechtsanwältin Melanie Burger Stresemannstraße 79 70191 Stuttgart
3 Formale Angaben zum Verfahren
3.1 Art des Verfahrens
Aufgrund des geschätzten Auftragswerts der zu vergebenden Leistungen erfolgt die Ver- gabe europaweit in einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach den Re- gelungen des GWB sowie der VgV.
Das Verfahren wurde dem Amt für amtliche Veröffentlichungen der EU zur europaweiten Bekanntmachung übersandt und im Supplement des Amtsblatts der EU veröffentlicht. Die Vergabebekanntmachung ist auf der Homepage http://ted.europa.eu abrufbar.
3.2 Teilnahmeberechtigung
Teilnahmeberechtigt sind alle natürlichen und juristischen Personen, die die in der Verga- bebekanntmachung geforderte Eignung aufweisen sowie Bewerbergemeinschaften, die die Eignungsanforderungen erfüllen.
Beteiligt sich ein Unternehmen mehrfach ‒ sei es als Bewerber, Mitglied einer Bewerberge- meinschaft oder Unterauftragnehmer ‒ an diesem Vergabeverfahren, so kann dies zum Verfahrensausschluss aller Bewerber/Bewerbergemeinschaften, bei denen das jeweilige Unternehmen beteiligt bzw. als Unterauftragnehmer vorgesehen ist, führen.
3.3 Bewerbergemeinschaften
Unternehmen können sich für die Teilnahme an diesem Verfahren zu Bewerbergemein- schaften zusammenschließen. Bewerbergemeinschaften stehen Einzelbewerbern gleich.
Eine nachträgliche Bildung von Bewerbergemeinschaften nach Ende der Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrags ist nicht zulässig.
Bewerbergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzu- geben, in welcher sie die Aufgabenteilung innerhalb der Bewerbergemeinschaft darstellen, einen bevollmächtigten Vertreter der Bewerbergemeinschaft benennen und erklären, dass
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alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Vergabeverfahren sowie im Auftragsfall ge- samtschuldnerisch haften.
3.4 Eignungsleihe / Unterauftragnehmer
Ein Bewerber kann zum Nachweis seiner Eignung (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) die Kapazitäten anderer Unternehmen in An- spruch nehmen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsna- tur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindun- gen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderli- chen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entspre- chende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorgelegt wird.
Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 1 bis 4 GWB und § 124 Abs. 1 GWB auch für diese Unternehmen vorzulegen. Werden die vorstehend dargestellten Eignungs- anforderungen nicht erfüllt oder liegen Ausschlussgründe gemäß § 123 Abs. 1 bis 4 GWB vor, so ist das Unternehmen auf Aufforderung der Vergabestelle innerhalb einer von dieser vorgegebenen Frist zu ersetzen. Liegen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB vor, so kann die Vergabestelle verlangen, dass der Bewerber das Unternehmen ersetzt.
Nicht eignungsrelevante Unterauftragnehmer sind mit dem Teilnahmeantrag noch nicht zu benennen.
3.5 Ablauf des Verfahrens
Das Verhandlungsverfahren wird in zwei Phasen durchgeführt:
Phase 1 – Teilnahmewettbewerb:
Interessierte Unternehmen sind in der derzeit stattfindenden Phase 1 zur Beteiligung am Teilnahmewettbewerb aufgefordert. Auf der Grundlage, der unter Ziffer 4.2.3 dargestellten Vorgehensweise werden unter allen grundsätzlich geeigneten Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs 3-5 Unternehmen ausgewählt, die zur Abgabe eines indikativen Erstangebots aufgefordert werden.
Phase 2 – Angebots- und Verhandlungsphase:
Die Vergabeunterlagen werden allen zur Abgabe eines ersten indikativen Angebots aufge- forderten Teilnehmern zeitgleich zur Verfügung gestellt. Der geforderte Inhalt der Angebote ist in den Vergabeunterlagen dargestellt. Darüber hinaus ist vorgesehen, dass die ausge- wählten Bieter das vorgesehene Team, das die ausgeschriebenen Leistungen erbringen
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wird, sowie die Konzepte im Rahmen eines Präsentationstermins vorstellen. Die Vergabe- stelle behält sich vor, den Präsentationstermin im Rahmen einer Videokonferenz durchzu- führen.
Die ersten Angebote werden auf Grundlage der Zuschlagskriterien bewertet. Auf dieser Grundlage wird ein Bieterranking erstellt.
Die Vergabestelle behält sich vor, im Rahmen des an die erste Wertung anschließenden Verhandlungsverfahrens sukzessive weniger gut platzierte Bieter auszuscheiden, nur mit einzelnen, anhand der Wertung besser platzierten Bietern in (weitere) Verhandlungen zu treten und Endverhandlungen nur mit einem Unternehmen zu führen.
Nach ggf. erfolgter Durchführung der Verhandlungen sowie Prüfung und Wertung der An- gebote wird dem auf Grundlage der Zuschlagskriterien wirtschaftlichsten Angebot der Zu- schlag erteilt.
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Für das gesamte Verfahren ist folgender – unverbindlicher – Terminplan vorgesehen:
-
November 2026, 12.00 Uhr: Ende der Teilnahmefrist
-
November 2026: Aufforderung zur Abgabe eines verbindlichen Ange- bots (Angebotsfrist: 14 Kalendertage, vgl. § 17 Abs. 7 VgV)
-
Dezember 2026: Ende der Frist zur Erstellung des ersten indikativen Angebots
ca. 13. -15. Januar 2027: Bieterpräsentationen
Ab 20. Januar 2027: Verhandlungsgespräche
Ab. 20. März 2027: Verfahrensabschluss und Beauftragung
Ab 1. April 2027: Beginn Leistungserbringung
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass eine Änderung aller oder einzelner Termine vor- behalten bleibt.
3.6 Angebotswertung
Die Bewertung der Angebote in Phase 2 und damit die Auswahl des wirtschaftlichsten An- gebots erfolgt nach folgenden Kriterien:
Preis max. 300 Punkte
Funktionalität, Verarbeitungsqualität, Nachvollziehbarkeit und Benutzerfreundlichkeit max. 300 Punkte
Implementierungs-, Integrations- und Nachnutzungs- konzept max. 220 Punkte
Qualitäts-, Test- und Weiterentwicklungskonzept max. 80 Punkte
Betriebs-, Support-, Sicherheits- und Datenschutzkonzept max. 100 Punkte
Summe max. 1.000 Punkte
Die für die Angebotsphase ausgewählten Bieter erhalten nähere Informationen zu den Zu- schlagskriterien und möglichen Unterkriterien. Die Vergabestelle behält sich eine geringfü- gige Modifikation der Zuschlagskriterien vor.
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4 Formale Vorgaben zum Teilnahmewettbewerb (Phase 1)
4.1 Form und Frist der Teilnahmeanträge, Einreichung
Für die Abgabe des Teilnahmeantrags stellt die Vergabestelle das in der Anlage 1 beige- fügte Teilnahmeformular zur Verfügung.
Der Teilnahmeantrag muss elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über das Online-Verga- beportal unter folgenden Link
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMZMWS4
bis spätestens
- November 2026, 12:00 Uhr
eingereicht werden.
Die Dateien müssen im Dateiformat „PDF“ eingereicht werden.
Die Übermittlung des Teilnahmeantrags hat mithilfe elektronischer Mittel über das Online- Vergabeportal dtvp.de zu erfolgen. Diese erfolgt über den Menüpunkt „Teilnahmeanträge“. Dort wird das kostenlose „Bietertool“ bereitgestellt, welches eine separate Installation erfor- dert.
Es wird empfohlen, rechtzeitig vor Ende der Teilnahmefrist die Übermittlung des Teilnah- meantrags (mindestens 24 Stunden vor Ablauf der oben genannten Teilnahmefrist) zu tes- ten. Bei technischen Problemen und Fragen in diesem Zusammenhang finden Sie unter www.dtvp.de weitergehende Informationen und Kontaktmöglichkeiten zum Support der Ver- gabeplattform. Die Vergabestelle kann zu technischen Fragen im Zusammenhang mit der Abgabe des Teilnahmeantrags grundsätzlich keine Auskünfte erteilen.
Anderweitig auf elektronischem oder postalischem Wege übermittelte Teilnahmean- träge, wie z.B. per Telefax oder auch per E-Mail, sind nicht zugelassen.
4.2 Inhalte der Teilnahmeanträge, Bewerberauswahl
4.2.1Nachweis der Eignung
Im Teilnahmeantrag ist die Eignung gemäß den Vorgaben der EU-weiten Vergabebekannt- machung nachzuweisen. Die vorzulegenden Erklärungen und Nachweise ergeben sich aus den Vorgaben des Teilnahmeformulars (Anlage 1 zu diesem Bewerbermemorandum).
Die Eignung ist für jeden Bewerber bzw. – bei Bewerbergemeinschaften – jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen.
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Zum Nachweis der Eignungsanforderungen ist das ausgefüllte Teilnahmeformular inklu- sive der dort aufgeführten Anlagen oder eine entsprechend der Vorgaben ausgefüllte Ein- heitliche Europäische Eigenerklärung vorzulegen.
4.2.2Mindestanforderungen an die Eignung
Wie aus der EU-Bekanntmachung ersichtlich, ist folgende Mindestreferenz nachzuweisen:
• mindestens eine Referenz über die Bereitstellung und Implementierung einer KI- gestützten Lösung zur automatisierten Dokumentenklassifikation und Datenex- traktion einschließlich der strukturierten Übergabe der Ergebnisse an ein Fach-, E- Akten- oder vergleichbares Bestandssystem. Die Referenzlösung darf frühestens am 1. August 2024 produktiv in Betrieb genommen worden sein. Die produktive Inbe- triebnahme muss abgeschlossen sein; der Betrieb, die Weiterentwicklung oder sons- tige Leistungen des Referenzprojekts dürfen bei Ablauf der Teilnahmefrist noch andau- ern. Eine produktive Inbetriebnahme liegt vor, wenn die Referenzlösung im regulären Geschäftsbetrieb des Referenzgebers für den vorgesehenen fachlichen Zweck tatsäch- liche Geschäftsfälle verarbeitet und die Verarbeitungsergebnisse für die fachliche Bear- beitung verwendet werden. Reine Konzepte, Modelltests, Proofs of Concept, Demons- trationen und Pilotbetriebe erfüllen die Mindestanforderung nicht.
Hinweis:
Die geforderten Referenzen sind von Bewerbergemeinschaften insgesamt nur einmal vor- zulegen.
Mindestumsatz:
Der Bewerber muss im Jahr 2025 einen Gesamtumsatz von mindestens 700.000 Euro netto erzielt haben.
4.2.3Auswahl der Bewerber
Die Bewertung der Teilnahmeanträge und somit die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert werden, erfolgt in einem dreistufigen Verfahren.
Stufe 1:
Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Un- vollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen wei- terhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden.
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Stufe 2:
Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachwei- sen grundsätzlich geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ord- nungsgemäß zu erbringen.
Stufe 3:
Schließlich wird für den Fall, dass mehr als drei grundsätzlich geeignete Unternehmen sich beworben haben, unter den Bewerbern anhand von bis zu drei Referenzen, die jeweils die Mindestanforderungen gem. Ziffer 4.2.2 des Bewerbermemorandums sowie gem. der EU- Bekanntmachung erfüllen, beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. Um eine objektive Vergleichbarkeit und Bewertung der Bewerber zu gewährleisten, müssen die Referenzen zwingend gemäß der im Anhang befindlichen Vorlage (s. Anlage 1 „Teilnahme- formular“) eingereicht werden.
Für die Auswahl werden jeweils nur maximal drei Referenzen für eine „KI gestützte Lösun- gen zur Dokumentenverarbeitung“ berücksichtigt.
Im Rahmen der Auswahlentscheidung werden die bis zu drei Referenzen wie folgt bewertet:
Es können je Referenz maximal 70 Punkte (insgesamt maximal 210 Punkte) erzielt werden:
Die Referenzen werden wie folgt bewertet:
Kriterium „Vergleichbarkeit des Referenzprozesses“ (max. 15 Punkte)
Es wird ausschließlich die höchste zutreffende Stufe gewertet.
-
KI-gestützte Bearbeitung von Anträgen auf gesetzlich geregelte Sozialleistungen 15 Punkte
-
KI-gestützte Bearbeitung sonstiger gesetzlich geregelter Leistungs-, Förder- oder Verwaltungsverfahren mit individueller Antrags- oder Anspruchsprüfung 8 Punkte
-
Keine der vorgenannten Ausprägungen ist erfüllt 0 Punkte
Gesetzlich geregelte Sozialleistungen sind Leistungen, die aufgrund sozialrechtlich ge- regelter Anspruchsvoraussetzungen durch einen öffentlichen Leistungsträger bearbeitet
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werden. Hierzu zählen insbesondere die in den Sozialgesetzbüchern vorgesehenen Leis- tungen sowie Elterngeld, Wohngeld und vergleichbare Sozialleistungen nach dem Recht anderer Staaten.
Sonstige gesetzlich geregelte Leistungs-, Förder- oder Verwaltungsverfahren sind Verfahren außerhalb der gesetzlich geregelten Sozialleistungen, bei denen auf Grundlage gesetzlicher oder sonstiger verbindlicher Vorgaben individuell über Anträge, Ansprüche, Leistungen, Förderungen oder vergleichbare Verwaltungsentscheidungen entschieden wird. Eine ausschließlich technische Dokumentenverarbeitung ohne individuelle fachliche An- trags- oder Anspruchsprüfung genügt nicht.
Kriterium „Verarbeitungsvolumen der Referenzlösung“ (max. 15 Punkte)
Bewertet wird die höchste Anzahl fachlich eigenständiger Fälle aus den unter dem Kriterium „Vergleichbarkeit des Referenzprozesses“ genannten Antrags-, Anspruchs-, Leistungs-, Förder- oder Verwaltungsverfahren, welche die Referenzlösung innerhalb eines zusam- menhängenden Zeitraums von zwölf Monaten im Produktivbetrieb verarbeitet hat. Es wird ausschließlich die höchste zutreffende Stufe gewertet.
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mindestens 10.000 Anträge oder Ansprüche innerhalb von zwölf zusammenhängenden Monaten 15 Punkte
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mindestens 5.000, aber weniger als 10.000 Anträge oder An- sprüche innerhalb von zwölf zusammenhängenden Monaten 8 Punkte
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mindestens 1.000, aber weniger als 5.000 Anträge oder An- sprüche innerhalb von zwölf zusammenhängenden Monaten 3 Punkte
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weniger als 1.000 Anträge oder Ansprüche oder keine nach- vollziehbare Mengenangabe 0 Punkte
Für die Ermittlung des Verarbeitungsvolumens wird jeder fachlich eigenständige Fall inner- halb des angegebenen Zwölfmonatszeitraums nur einmal gezählt. Einzelne Dokumente, Seiten, Nachreichungen, Bearbeitungsschritte oder wiederholte Verarbeitungsläufe dessel- ben Falls werden nicht zusätzlich berücksichtigt.
Kriterium „Art und Inhalt der Leistung“ (max. 40 Punkte)
Deckungsgrad: alle 5 Themenfelder: 40 Punkte Deckungsgrad: 4 Themenfelder: 32 Punkte
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Deckungsgrad: 3 Themenfelder: 24 Punkte Deckungsgrad: 2 Themenfelder: 16 Punkte Deckungsgrad: 1 Themenfeld: 8 Punkte
Bewertet wird, welche der nachfolgenden auftragsbezogenen Erfahrungsmerkmale im je- weiligen Referenzprojekt tatsächlich umgesetzt wurden.
Für jedes nachweislich erfüllte Themenfeld werden acht Punkte vergeben. Ein Themenfeld gilt nur als erfüllt, wenn sämtliche in dem jeweiligen Themenfeld genannten Bestandteile umgesetzt und anhand der Referenzbeschreibung nachvollziehbar belegt wurden. Eine le- diglich geplante, angebotene oder technisch grundsätzlich mögliche Funktion gilt als nicht erfüllt.
Für den Fall, dass nach der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise durch Punkte- gleichstand die vorgesehene Anzahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter über- schritten wird, entscheidet das Los.
4.3 Nachforderung von Unterlagen
Die Vergabestelle behält sich vor, von den Bewerbern die Nachreichung, Vervollständigung und/oder Korrektur von Unterlagen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen zu verlan- gen. Werden Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
5 Weitere Rahmenbedingungen des Verfahrens
5.1 Einverständnis der Bewerber
Jeder am Verfahren beteiligte Bewerber erklärt sich durch seine Beteiligung und Mitwirkung mit den vorliegenden Verfahrensbedingungen einverstanden. Verlautbarungen jeder Art über Inhalt und Ablauf des Verfahrens vor und während der Laufzeit des Wettbewerbs sowie des ggf. anschließenden Vergabeverfahrens einschließlich der Veröffentlichung aller Er- gebnisse dürfen nur durch die Vergabestelle und ihre Bevollmächtigten abgegeben werden.
Jeder Bewerber willigt durch seine Beteiligung am Verfahren ein, dass seine personenbe- zogenen Daten im Zusammenhang mit dem o.g. Verfahren in Form einer automatisierten Datei geführt werden. Eingetragen werden Name, Vertreter, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Nach Abschluss des Verfahrens werden diese Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Jeder Bewerber hat mit Übersendung von Unterlagen im Teilnahmewettbewerb bzw. in den nachfolgenden Vergabeverhandlungen diejenigen Unterlagen deutlich kenntlich zu ma- chen, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse enthalten und in welche nach Auffassung
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des Bewerbers daher im Falle eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens die Ak- teneinsicht durch Dritte zu versagen ist.
5.2 Fragen zum Verfahren
Interessenten haben die Möglichkeit, auf den Teilnahmewettbewerb bezogene Rückfragen zu diesem Vergabeverfahren bis zum 05.11.2026 (Eingang) mittels Vergabeplattform unter folgendem Link:
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMZMWS4
zu stellen.
Bitte beachten Sie:
Antworten zu rechtzeitig eingehenden Bewerberfragen sowie aktualisierte oder weitere Un- terlagen, welche sämtliche Interessenten und Bewerber im Verfahren betreffen, werden un- ter vorstehend genanntem Link zur Verfügung gestellt.
Bewerber müssen sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Ab- gabe ihres Teilnahmeantrags prüfen, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informatio- nen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, welche für die Abgabe des Teilnah- meantrags zu beachten sind.
Verbindlicher Bestandteil der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb werden die unter vorstehendem Link veröffentlichten Antworten und Informationen. Mündliche Auskünfte und Erklärungen haben keine Gültigkeit.
5.3 Änderung und Aufhebung des Verfahrens
Die Vergabestelle behält sich vor, den Teilnahmewettbewerb zu jedem Zeitpunkt zu modi- fizieren oder durch einfache Mitteilung zu beenden, insbesondere dann, wenn nicht genü- gend qualifizierte Bewerbungen eingehen. Im Falle der Beendigung des Verfahrens wäh- rend des Teilnahmewettbewerbs sind Ansprüche gegen die Vergabestelle ausgeschlossen.
Bewerber, die ihre Bewerbungsunterlagen im Verlauf des Verfahrens ganz oder teilweise publizieren oder Dritten ohne Einverständnis der Vergabestelle aushändigen, können vom Verfahren ausgeschlossen werden.
5.4 Kostenerstattung für die Teilnahme am Vergabeverfahren
Für das Bearbeiten und Erstellen des Angebots wird den Bietern keine Entschädigung ge- währt.
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6 Vergabekammer
Für Nachprüfungsverfahren zuständige Stelle:
Vergabekammer Baden-Württemberg, Regierungspräsidium Karlsruhe Kapellenstraße 17 76131 Karlsruhe Telefon: 0721/926-8730 Telefax: 0721/926-3985
7 Anlagen
Teilnahmeformular (Anlage 1)