Grundsatzerklärung zur Menschenrechtsstrategie der Heinrich-Braun-Klinikum gGmbH.pdf

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Grundsatzerklärung gemäß § 6 Abs. 2 LkGS

1. Einleitung Wir, die Heinrich-Braun-Klinikum gemeinnützige GmbH, vertreten durch die jeweiligen Geschäftsführungen, bekennen uns zur Achtung der Menschenrechte und umweltrechtlichen Pflichten innerhalb unserer Lieferkette und betrachten den Schutz von Menschenrechten als zentrales Element. Wir setzen dabei geltendes Recht um, respektieren die international anerkannten Menschenrechte sowie umweltbezogenen Pflichten und tragen Sorge dafür, im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit Menschenrechtsverletzungen und Umweltverschmutzungen vorzubeugen. Insbesondere verurteilen wir jede Form von:

• Kinder- und Zwangsarbeit,
• alle Arten der Sklaverei und des (modernen) Menschenhandels,
• jegliche Form von Diskriminierung. Wir bekennen uns darüber hinaus zu der Einhaltung des am jeweiligen Beschäftigungsort geltenden Arbeitsschutzes, der Zahlung angemessener Löhne sowie dem Schutz der Koalitionsfreiheit unserer Arbeitnehmenden.

2. Verfahren zur Umsetzung der Sorgfaltspflichten des LkSG Um unseren Sorgfaltspflichten nach dem LkSG nachzukommen, haben wir die folgenden Prozesse in unserem eigenen Geschäftsbereich sowie, soweit notwendig, gegenüber unseren unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern etabliert:

2.1. Risikolanalyse, Präventionsmaßnahmen, Korrekturmaßnahmen Wir haben das LkSG-bezogene Risikomanagement in das etablierte Risikomanagement integriert und in allen maßgeblichen Geschäftsabläufen verankert, welches den Besonderheiten des Krankenhauswesens Rechnung trägt. Das unternehmensinterne Risiko- und Chancenmanagement hat zum Ziel, bestandsgefährdende Risiken zu erkennen und rechtzeitig abhelfende Maßnahmen zu ergreifen. Grundlage der Tätigkeit bildet die unternehmerische Verantwortung, abgeleitet aus den

Im Rahmen des unternehmerischen Risikomanagements führen wir eine jährliche Risikoanalyse durch. Diese wird im Wirtschaftsbericht veröffentlicht. Integriert als Teil des Risikomanagements führen wir zur Ermittlung menschenrechtlicher und umweltbezogener Risiken entlang unserer Lieferkette eine jährliche und bei Erforderlichkeit eine anlassbezogene Risikoanalyse durch, bei der wir ein besonderes Augenmerk auf solche Risiken legen, welche basierend auf unserer Erfahrung im Krankenhaussektor vorherrschend sind. Hierbei gehen wir wie folgt vor:

• Berücksichtigung von Medieninformationen und Beachtung themenbezogener Artikel in einschlägigen Medien (Print und Online) für die Gesundheitsbranche;
• Auswertung eingegangener Meldungen mit Hinweisen zu Verstößen gegen das LkSG im etablierten Beschwerdemanagement;
• Enge Zusammenarbeit im Rahmen der Mitgliedschaft in EKK Plus GmbH zum Risikomanagement und zur Risikoanalyse;
• Erweiterung der hausinternen Lieferantenbewertung bei Auswahl für neue Lieferanten und bestehenden Geschäftsbeziehungen.

Wir ergreifen Präventionsmaßnahmen, um menschenrechts- und umweltbezogenen Risiken / Verletzungen vorzubeugen. Stellen wir im Rahmen der Risikoanalyse menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken / Verletzungen entlang unserer Lieferkette fest, ergreifen wir unverzüglich Abhilfemaßnahmen.

Präventionsmaßnahmen für eigene Geschäftsbereiche: Alle Mitarbeiter haben Kenntnis über den für das Unternehmen verabschiedeten Verhaltenskodex. (MATCHCODE DOK0948). Neue Beschäftigte erhalten eine Ausfertigung mit den Einstellungsunterlagen. In den jährlichen Pflichtunterweisungen wird das Thema von den Vorgesetzten thematisiert. Die Belehrung wird per Unterschrift durch alle Beschäftigten in den jeweiligen Bereichen bestätigt.

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Präventionsmaßnahmen für Zulieferer: Lt. Verhaltenskodex achten wir darauf, dass die Zulieferer unsere Werte teilen und die Vorgaben des LkSG umsetzen. Die bei uns etablierten Beschaffungsrichtlinien orientieren sich an den zugrundeliegenden gesetzlichen Vorgaben und unterstützen die Auswahl der Lieferanten, die den Vorgaben des LkSG Rechnung tragen. Im Vergabe- und Beschaffungsprozess werden die geltenden Vorschriften eingehalten. Im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen werden die vorgegebenen Vergabebedingungen und Formulare genutzt.

Korrekturmaßnahmen für eigenen Geschäftsbereich: Bei gemeldeten/bekanntgewordenen Verstößen gegen die geltenden gesetzlichen, behördlichen und unternehmensinternen Regelungen drohen den Beschäftigten arbeitsrechtliche Konsequenzen. Die Verstöße und die daraus möglicherweise folgenden Unternehmensrisiken werden durch die für Compliance und Menschenrechte beauftragten Beschäftigten bearbeitet und mit den Vorgesetzten/Geschäftsführung bewertet. Die Unternehmensführung leitet entsprechend der gemeinsamen Bewertung verhältnismäßige arbeitsrechtliche Maßnahmen ein. Diese können je nach Schwere des Verstoßes und dem für das Unternehmen entstandenen Reputations- oder finanziellem Schaden von einer schriftlichen Verwarnung/Abmahnung bis zur fristlosen Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses reichen.

Korrekturmaßnahmen für unmittelbare Zulieferer/Auftragnehmern mit Eskalationsstufen:

• Stufe 1 Kontaktaufnahme: Schriftliche Kontaktaufnahme zum durch den Zulieferer benannten Compliance- /Menschenrechtsbeauftragten bzw. direkt zur Geschäftsführung mit Angabe der in der Risikoanalyse ermittelten Risiken. Der Zulieferer wird aufgefordert. Stellung zu nehmen und Maßnahmen zur Abwendung des Risikos oder zur Beendigung der (drohenden) Verletzung mit Frist von 2 bis 4 Wochen einzuleiten.
• Stufe 2 Abhilfekonzept und/oder Audit Ist die Verletzung so beschaffen, dass eine umgehende Beendigung nicht möglich ist, wird ein gemeinsames Konzept erarbeitet, um die Verletzung schnellstmöglich zu beenden oder zu minimieren, wobei dieses Konzept einen konkreten Zeitplan enthalten muss, innerhalb dessen der Zulieferer verpflichtet ist, das erarbeitete Konzept umzusetzen („Abhilfekonzept“). Soweit rechtlich zulässig werden wir den Zulieferer in angemessenem Umfang bei der Umsetzung des Konzepts unterstützen. Bestehen Anhaltspunkte dafür, dass menschen- oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen vorliegen und nicht angemessen verhindert bzw. beseitigt werden, behalten wir uns das Recht vor, uns vor Ort einen Eindruck von den internen Geschäftsabläufe des Zulieferers zu verschaffen. Dazu soll uns der Zulieferer nach vorheriger Ankündigung zu den üblichen Geschäftszeiten Zutritt zu seinen Geschäftsräumen und allen relevanten Dokumentationen und Informationen einräumen, soweit dies rechtlich zulässig ist.
• Stufe 3 Aussetzung der Geschäftsbeziehungen und/oder Androhung der Kündigung Stehen schwerwiegende Verletzungen menschen- oder umweltrechtlicher Belange im Raum, setzen wir die Geschäftsbeziehungen aus, soweit dies nicht zu relevanten Einschnitten bei der Patientenversorgung führt. Sind die in Stufe 2 und Stufe 3 gesetzten bzw. vereinbarten Fristen / Zeitpläne verstrichen und es ist keine Antwort mit Stellungnahme eingegangen bzw. wurde der Zeitplan nicht eingehalten, erfolgt eine schriftliche Erinnerung mit Ankündigung, die Zusammenarbeit ggf. beenden zu müssen.
• Stufe 4 Beendigung der Zusammenarbeit Bleiben sowohl eine Eingangsbestätigung als auch ausreichende Stellungnahme mit Maßnahmen zur Abwendung des Risikos aus oder wird der Zeitplan trotz Kündigungsandrohung nicht erfolgreich wieder aufgenommen, wird die Zusammenarbeit beendet, sofern die Sicherheit der Patientenversorgung dem nicht entgegensteht. In jedem Fall ist vorab zur Absicherung der Funktionsfähigkeit eigener interner Unternehmensprozesse insbesondere im Hinblick auf die Sicherstellung der Patientenversorgung und Patientensicherheit zu prüfen, ob alternative Zulieferer am Markt sind, die mit den entsprechenden Produkten und Dienstleistungen genutzt werden können. Die beteiligten Unternehmensbereiche werden in die geplanten Prozessänderungen eingebunden, um anderen Risiken vorzubeugen.
• Stufe 5 Berichterstattung Korrekturmaßnahmen werden in den Jahresbericht aufgenommen.

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Korrekturmaßnahmen für mittelbare Zulieferer:

• Es erfolgt eine schriftliche Kontaktaufnahme zum unmittelbaren Zulieferer, der als Zwischenhändler für entsprechende Produkte mit ermitteltem Risiko mit uns zusammenarbeitet. Diese sind z. B. Medizin-Produkte-Fachfirmen. Unserer Zulieferer wird aufgefordert, den in seiner Lieferkette befindlichen Hersteller hinsichtlich des ermittelten Risikos zu prüfen und uns das Ergebnis schriftlich mitzuteilen.
• Zudem lassen wir uns von unserem Zulieferer plausibilisieren, dass er das ihm Mögliche und Zumutbare unternommen hat, unsere Erwartungen an unsere Zulieferer an seine Vertragspartner weiterzugeben und sie aufgefordert hat, ihrerseits eine Lieferantenerklärung abzugeben.
• Im Übrigen verfahren wir analog des Prozessablaufs bei unmittelbaren Zulieferern.

2.2. Beschwerdeverfahren Unabhängig von der Risikoanalyse und den hier entdeckten Risiken haben wir ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren und Hinweisgebermeldeverfahren eingerichtet, welches es allen betroffenen Personen ermöglicht, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- und umweltbezogener Pflichten hinzuweisen. Das Beschwerdeverfahren ist über unsere Homepage [Heinrich-Braun-Klinikum - Compliance und Hinweisgebersystem] öffentlich zugänglich. Zudem haben wir den Link auf die externe Meldeplattform der EKK Plus GmbH auf unserer Homepage hinterlegt. Über diese Meldeplattform können sowohl anonyme Meldungen als auch Meldungen mit Kontaktdaten abgegeben werden. Meldungen werden vom Dienstleister an die Beauftragten per E-Mail an hinweis@hbk-zwickau.de übermittelt. Hinweise/Beschwerden können ebenfalls telefonisch über die veröffentlichte Telefonnummer bzw. über eine separate E-Mail-Adresse eingereicht werden. Der telefonische Hinweis wird vom annehmenden Beschäftigten des QM-Teams aufgenommen und per Gesprächsnotiz an den Compliance- /Menschenrechtsbeauftragten zur Bearbeitung weitergeleitet. Die Meldungen können sowohl anonym als auch mit Angaben der Kontaktdaten für eventuelle Rückfragen eingereicht werden. Der Compliance- /Menschenrechtsbeauftragte bewertet die Hinweise und leitet erforderliche Korrekturmaßnahmen in Abstimmung mit der Geschäftsführung und den verantwortlichen Abteilungs- bzw. Klinikleitungen ab. Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird von uns stetig, mindestens jedoch einmal im Jahr, überprüft und weiterentwickelt. Dies erfolgt im Rahmen der jährlichen Berichtserstellung. Unsere Bemühungen zur effektiven Umsetzung unserer Sorgfaltspflichten dokumentieren wir fortlaufend in einem Maßnahmenverfolgungsplan. Darüber hinaus werden wir beginnend mit dem 1. Januar 2024 einen jährlichen Bericht über die Erfüllung unserer Sorgfaltspflichten veröffentlichen. Dieser wird spätestens vier Monate nach dem Schluss unseres Geschäftsjahres jeweils bis zum 01.05. des Folgejahres auf unserer Internetseite veröffentlicht und über einen Zeitraum von sieben Jahren kostenlos zur Verfügung stehen. Weitere Details hierzu werden wir zu gegebener Zeit veröffentlichen.

3. Unsere menschenrechts- und umweltbezogenen Prioritäten Im Rahmen der von uns in Zusammenarbeit mit dem Einkaufsverband EKK plus GmbH durchgeführten Risikoanalyse konnten wir die folgenden Risiken für menschenrechts- und umweltbezogene Belange identifizieren, welche wir unter anderem aufgrund ihrer Art und ihres Umfangs sowie ihrer potenziellen Bedeutung für unser Unternehmen als prioritär erachten: Bislang wurden keine Risiken ermittelt. Die Überprüfung erfolgt regelmäßig.

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