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Informationen zum Datenschutz bei der zentralen Vergabestelle gemäß Art. 13 Datenschutz- grundverordnung (DSGVO)
Der Schutz Ihrer Personen bezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Da- ten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit den folgenden Informati- onen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Verantwortlicher
Stadtverwaltung Idar-Oberstein Georg-Maus-Straße 1 55743 Idar-Oberstein Tel.: 06781 / 64 0 E-Mail: stadtverwaltung@idar-oberstein.de
Datenschutzbeauftragte/r
Stadtverwaltung Idar-Oberstein Datenschutz Georg-Maus-Straße 1 55743 Idar-Oberstein Tel.: 06781/ 64 120 E-Mail: datenschutz@idar-oberstein.de
Welche Quellen und Daten nutzen wir? Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – per- sonenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Ge- werbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und Kontaktdaten wie z.B. die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse). Wir speichern Personen be- zogene Daten z.B. im Zusammenhang mit Bedarfserhebungen, Beschaffungsaufträgen der Behörde und des Eigenbetriebs, Angeboten, Ihren Fragen welche Sie z.B. über Webformulare oder per E-Mail an uns senden, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Zahlungsverkehr), Dokumentationsdaten (z.B. über Fragen und Antworten zu unseren Vergabeverfahren).
Wofür (Zweck der Verarbeitung) verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welcher rechtlicher Grundlagen n Gesetzes? Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e, Abs. 3 DSGVO, § 3 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) wie folgt:
• Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten – Art. 6 Abs. 1 b DSGVO Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der fiska- lischen Bedarfsdeckung für Behörden und Eigenbetrieben. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach den konkreten Produkten (z.B. Bedarfserhebung, Abfragen,
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Durchführung von Vergabeverfahren zur Durchführung von vorvertraglichen und vertraglichen Maßnahmen).
• Wahrung berechtigter Interessen – Art. 6 Abs. 1 e DSGVO, § 3 LDSG Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Wahrnehmung im öffentlichen Interesse lie- gender Aufgaben. Hier wäre dies der Fall bei der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, der Gewährleistung der IT-Sicherheit/IT-Betriebs sowie bei der Verhinderung und der Aufklärung von Straftaten.
• aufgrund gesetzlicher Vorgaben – Art. 6 Abs. 1 c DSGVO Zudem unterliegen wir als öffentlicher Auftraggeber rechtlichen Verpflichtungen, das heißt ge- setzlichen Anforderungen (z.B. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Vergabe-verord- nungen, Wettbewerbsregistergesetz, Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehö- ren unter anderem die Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.
Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten? Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung ist es erforderlich, dass Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfül- lung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir ge- setzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Verträge mit Ihnen zu schließen oder diese auszuführen. Sollten Sie uns notwendige Informationen und Unter- lagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht auf- nehmen oder fortsetzen.
Wer bekommt Ihre Daten? Ihre Daten bekommen nur die für die Bearbeitung zuständigen Personen und diejenigen, die ein be- rechtigtes Interesse durch ihre Beteiligung darlegen können. So bekommen insbesondere bei Beschaf- fungen nur Personen der zentralen Vergabestelle sowie die betroffenen Amtsbereiche bzw. der Eigen- betrieb der Stadt - Stadtwerke Idar-Oberstein - Angebote zur Kenntnis. Außerdem können zuständige Vorgesetzte, Nachprüfstellen (z.B. bei Landes- oder Bundeszuschüssen), Vergabekammern, Rech- nungs- und Preisprüfer (Rechnungsprüfungsamt, Kämmerei), Datenschutzbeauftragte sowie Angehö- rige der Rechnungshöfe in erforderlichem Umfang Einblick in Ihre Daten bekommen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesem Zweck Daten erhalten. Soweit Ihre Daten im Rah- men eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses verarbeitet werden, wird auch der Auftragsverarbeiter zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet.
Werden Ihre Daten an ein Drittland übermittelt? Eine Datenübermittlung in Drittländer findet nicht statt.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass einige unsere Ge- schäftsbeziehungen auf Jahre angelegte Dauerschuldverhältnisse sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Die dort vorgege- benen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. In Fällen der Beschaffung im Zusammenhang mit EU-geförderten Programmen beträgt die Aufbewah- rungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ablauf des Förderprogramms.
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• Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Abschluss der Beschaffung. • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
• Recht auf Auskunft betreffend der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Da- ten. • Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zu- treffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden. • Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DSGVO zutrifft. Art. 17 Abs. 3 DSGVO enthält Ausnahmen vom Recht auf Löschung zur Ausübung der Meinungs- und Informationsfreiheit, zur Erfüllung rechtlicher Speicherpflichten, aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, für öffentliche Ar- chivzwecke, wissenschaftliche, historische und statistische Zwecke sowie zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen. • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, insbesondere soweit die Richtigkeit der Daten bestrit- ten wird, für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, die betroffene Person aber statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung ver- langt, wenn die betroffene Person die Daten zur Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsan- sprüchen oder zur Verteidigung gegen solche benötigt und deshalb nicht gelöscht werden können, oder wenn bei einem Widerspruch nach Art. 21 Abs. DSGVO noch nicht feststeht, ob die berech- tigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen. • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Grün- den, soweit kein zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht das die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt, oder die Verarbeitung der Geltendma- chung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. • Recht auf Unterrichtung, an welchen Empfänger Informationen weitergeleitet wurden, die berich- tigt worden sind, die gelöscht wurden oder deren Verarbeitung eingeschränkt wurde. • Recht auf Übertragung - unter bestimmten Voraussetzungen - der Sie betreffenden personenbe- zogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschi- nenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt. • Recht eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutz- grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, wird davon nicht berührt. • Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Daten- schutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, wenn er der Ansicht ist, dass seine personen- bezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz Hintere Bleiche 34 55116 Mainz Tel.: 06131 / 89200 E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
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