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HINWEISE ZUR DATENVERARBEITUNG UND ZUM DATENSCHUTZ

Hiermit informiert

IGA 2027 Ruhrgebiet gGmbH

(„der Auftraggeber“) den (potentiellen) Auftragnehmer sowie seine Beschäftigten und Erfüllungs- gehilfen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den Auftraggeber im Zu- sammenhang mit dem Vergabeverfahren, dem Abschluss und der Durchführung des oben ge- nannten Auftrages. Soweit der (potentielle) Auftragnehmer, seine Beschäftigten oder Erfüllungs- gehilfen natürliche Personen sind, deren Daten im Rahmen des Vertrags verarbeitet werden, sind sie jeweils eine von der Datenverarbeitung „betroffene Person“ im Sinne der nachfolgenden Erklärung.

Wer ist Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter?

Die für das Datenschutzrecht Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung („DS-GVO“) sowie aller anderen anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen der EU ist:

Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Kritik in Bezug auf den Datenschutz haben, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragen:

Welche Daten verarbeiten wir?

Der Auftraggeber verarbeitet die personenbezogenen Daten, die ihm im Rahmen des Vergabe- verfahrens und der Durchführung des Vertrags vom (potentiellen) Auftragnehmer, seinen Be- schäftigten oder Erfüllungsgehilfen offengelegt werden. Dies können beispielsweise sein:

– die Firma, der Vorname und der Nachname des (potentiellen) Auftragnehmers;

– die Geschäftsadresse des (potentiellen) Auftragnehmers;

– der vollständige Name des Ansprechpartners (also der betroffenen Person);

– das Unternehmen, für das die betroffene Person tätig ist;

– die Position der betroffenen Person im Unternehmen;

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– die Kontaktdaten der betroffenen Person.

Aufgrund welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten und zu welchen Zwecken?

Das Vergabeverfahren betreffend erheben und verarbeiten wir Daten der betroffenen Personen der jeweils potentiellen Auftragnehmer. Wir erhalten diese Daten von dem potentiellen Auftrag- nehmer. Dies dient dem Zweck, die Geeignetheit der Bewerber zu ermitteln und das für den Vertrag wirtschaftlichste Angebot zu bewerten. Wir verarbeiten die Daten der betroffenen Person im Vergabeverfahren auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b), c), e) DS-GVO und § 55 Landes- haushaltsordnung NRW (LHO NRW) nebst zugehörigen Verwaltungsvorschriften (VV) i. V. m. der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW. Zum einen dient die Angabe der Daten der betroffenen Person der Vertragsanbahnung. Gleichzeitig erheben und verarbeiten wir die Daten im öffentlichen Interesse. Damit erfolgt die Datenverar- beitung in der Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe im öffentlichen Interesse.

Nach Abschluss des Vertrages dient die Datenverarbeitung in erster Linie der Durchführung des Vertrages. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Gegebenen- falls können auch die dem Auftraggeber von der betroffenen Person gesondert erteilten Einwil- ligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO als datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage herangezogen werden. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Liegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO die richtige Rechtsgrundlage. Für den Fall, dass bei der betroffenen Person oder bei einer anderen natürlichen Person lebenswichtige Interessen beeinträchtigt sind, die eine Verarbeitung perso- nenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d) DS-GVO als Rechts- grundlage für diese Verarbeitung. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DS-GVO i.V.m. Art. 9 LDSG NRW ist aus bereits beschriebenen Grund Rechtsgrundlage.

Welche Rechte hat die betroffene Person?

Sofern personenbezogene Daten im öffentlichen Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO verarbeitet werden, hat die betroffene Person das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vor- liegen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben.

Darüber hinaus stehen der betroffenen Person folgende Rechte zu, soweit wir personenbezo- gene Daten verarbeiten:

– Über die bei uns gespeicherten Daten Auskunft bezüglich der Verarbeitung zu verlan- gen (vgl. Art. 15 DS-GVO i. V. m. §§ 12-14 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW))

– unrichtige Daten berichtigen zu lassen (vgl. Art. 16 DS-GVO);

– unter bestimmten Voraussetzungen ihre Daten löschen zu lassen (vgl. Art. 17 DS- GVO);

– ihre Daten in der Verarbeitung einschränken zu lassen (vgl. Art. 18 DS-GVO);

– auf Unterrichtung (vgl. Art. 19 DS-GVO);

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– auf Datenübertragbarkeit (vgl. Art. 20 DS-GVO);

– auf Widerruf der datenschutzrechtlich erteilten Einwilligungserklärung (vgl. Art. 7 DS GVO);

– sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (vgl. Art. 77 DS-GVO).

Gegenüber wem legen wir die Daten der betroffenen Person offen?

Innerhalb des Auftraggebers erhalten nur die Personen und Stellen die Daten der betroffenen Person, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Wir werden die personenbezogenen Daten generell nur im Rahmen der geltenden Datenschutzge- setze an Dienstleister, Geschäftspartner und andere Dritte weitergeben. Wir können die Daten gegenüber einem Dritten offenlegen, wenn wir dies aufgrund eines Gesetzes oder Rechtsver- fahrens müssen. Zu den gesetzlich zulässigen Übermittlungen können insbesondere gehören:

– die zuständige Vergabekammer, das zuständige Oberlandesgericht, der Bundesge- richtshof im Falle von Nachprüfungsverfahren; die zuständigen Zivilgerichte im Falle von Schadensersatzklagen;

– Gewerbezentralregister und/oder Wettbewerbsregister;

– unterlegene Bieter im Rahmen einer Information gemäß § 134 GWB bzw. auf Antrag in den Grenzen der vergaberechtlichen Auskunftspflichten;

– unterstützend und/oder beratend hinzugezogene Dritte (wie z.B. Architekten, Ingeni- eure, Projektsteurer, Rechtsberater im Zusammenhang mit der Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten);

– Auftragsverarbeiter im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen, insbesondere im Zusammenhang mit der Nutzung der e-Vergabe-Plattform.

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Wann löschen wir die Daten der betroffenen Person?

Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Diese beträgt nach den VV zu § 71 LHO NRW (Aufbewahrungsbestim- mungen) grundsätzlich fünf Jahre nach Ablauf des letzten Beschaffungsvorfalls. Längere Fristen bleiben im Einzelfall unberührt.

Wir löschen die Daten, soweit sie für die jeweilige Erreichung des Zwecks der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Werden Daten in ein Drittland übermittelt?

Sollten wir Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. EU- Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Ohne angemessene Datenschutzgarantien kann eine Übermittlung in ein Drittland ausnahmsweise auch dann erfolgen, wenn die Voraussetzun- gen von Art. 49 DS-GVO vorliegen.

Wer ist die zuständige Aufsichtsbehörde?

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestraße 2-4 40213 Düsseldorf

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