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Leistungsbeschreibung / Eignungs- und Zuschlagskriterien juristische Dienstleistungen „Rechtliche Fragestellungen in liegenschaftlichen Angelegenheiten“ Vergabe-Nr.: ZA4.2/1001966383/Gro

Kapitel: B

Leistungsbeschreibung

juristische Dienstleistungen

„Rechtliche Fragestellungen

in liegenschaftlichen Angelegenheiten“

für die Kreispolizeibehörden (KPBen) und

das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfa-

len (LZPD NRW)

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Leistungsbeschreibung / Eignungs- und Zuschlagskriterien für die Kreispolizeibehörden (KPBen) und das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen (LZPD NRW) „Rechtliche Fragestellungen in liegenschaftlichen Angelegenheiten“ Vergabe-Nr.: ZA4.2/1001966383/Gro

Inhaltsverzeichnis

Einleitung ................................................................................................................................... 1
Ziel des Vergabeverfahrens ........................................................................................................... 1
Aufgabenbeschreibung ................................................................................................................. 2
Hinweise des Auftraggebers zur Aufgabenerfüllung:.......................................................................... 4
Abrufe aus der Rahmenvereinbarung .............................................................................................. 5

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1. Einleitung

Auftraggeber ist das Land NRW, vertreten durch das Landesamt für Zentrale Polizeiliche

Dienste NRW (LZPD NRW), dieses vertreten durch den Direktor des LZPD NRW.

Die Polizei des Landes Nordrhein-Westfalen ist dreistufig organisiert. Die unterste Ebene bil-

den die 47 Kreispolizeibehörden (KPBen), auf mittlerer Ebene folgen die Landesoberbehörden

(LOB), namentlich das Landeskriminalamt Nordrhein-Westfalen (LKA NRW), das Landesamt

für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten der Polizei Nordrhein-Westfalen

(LAFP NRW) und das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen (LZPD

NRW). An oberster Stelle steht das Ministerium des Innern des Landes Nordrhein-Westfalen

(IM NRW). Dieses führt die Fachaufsicht über das LKA NRW, das LZPD NRW und das LAFP

NRW, welche wiederum die Fachaufsicht über die Kreispolizeibehörden innehaben. Im Rah-

men dieser Funktion obliegt dem LZPD NRW auch die Fachaufsicht in liegenschaftlichen An-

gelegenheiten. Neben der Fachaufsicht nimmt das LZPD NRW zudem weitere übergeordnete

polizeiliche Aufgaben der Steuerung, Führung und Beschaffung landeszentral für die KPBen

wahr und berät diese bei der Planung und Koordinierung eigener Projekte u.a. auch im liegen-

schaftlichen Bereich.

2. Ziel des Vergabeverfahrens

Durch die Polizei NRW zur Bewältigung des Dienstbetriebes genutzte Immobilien werden re-

gelmäßig angemietet. Dies geschieht entweder beim Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW

oder bei Dritten. In Summe liegt die Anzahl an Anmietungen der Polizei NRW in einem fast

vierstelligen Bereich bei einer Gesamtfläche von mehr als 1.5 Millionen Quadratmeter. Dies ist

mit einem erheblichen finanziellen Aufwand verbunden. Erfahrungen der Vergangenheit aus

Liegenschaftsvorgängen verschiedenster Art haben gezeigt, dass erfolgreiche Anmietungs-

prozesse insbesondere bei Drittanmietungen häufig tiefgreifende juristische Kenntnisse erfor-

derlich machten. Auch bei anderen komplexen liegenschaftlichen Fragestellungen war es viel-

fach unausweichlich, sich juristischer Beratung in einschlägigen Rechtsgebieten zu bedienen.

Hiermit konnte sichergestellt werden, dass in schwierigen Einzelfällen, die häufig in Zusam-

menhang mit erheblichen Ausgaben der öffentlichen Hand gestanden haben, die rechtliche

Position des Landes NRW bestmöglich vertreten war.

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Vor dem Hintergrund der gewonnenen Erfahrungen ist daher Ziel dieses Vergabeverfahrens,

Rahmenvertragspartner zu finden, die auch weiterhin eine optimale juristische Betreuung des

Landes NRW in liegenschaftlichen Angelegenheiten und insbesondere in liegenschaftlichen

Vertragsgestaltungen gewährleisten.

In diesem Zusammenhang ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit sukzessiven auf-

gabenbezogenen Abrufen für das LZPD NRW vorgesehen. Die Leistungen aus dieser Rah-

menvereinbarung können sowohl durch das LZPD NRW als auch durch die 47 Kreispolizeibe-

hörden in Anspruch genommen werden.

Als öffentlicher Auftraggeber ist es von Bedeutung, den Wettbewerb auch über dieses Verga-

beverfahren hinaus zu fördern und aufrechtzuerhalten. Aus diesem Grunde sollen mit diesem

Vergabeverfahren im besten Fall drei Rahmenvertragspartner gewonnen werden.

3. Aufgabenbeschreibung

Es wird davon ausgegangen, dass der künftige Auftragnehmer über profunde Kenntnisse der

besonderen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung verfügt. Der Auftraggeber weist darauf

hin, dass sich aus der polizeilichen Aufgabenstellung individuelle Bedarfe an Anpassung und

Ausgestaltung der Mietsache sowie deren vertragliche Vereinbarung ergeben und diesen zu

jeder Zeit Rechnung zu tragen ist.

Grundsätzlich soll dieser Vertrag die Beratung in den folgenden einschlägigen Rechtsgebieten

umfassen:

• Gewerbliches Miet-/ Pachtrecht

• Vergaberecht nach VOB/A bzw. EU VOB/A

• (Öffentliches) Baurecht

• Immobilienrecht

• Architekten-/ Ingenieurrecht

• Privatrecht

Konkrete Aufgabenstellungen könnten sich beispielsweise aus folgenden Sachverhalten erge-

ben:

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• Begründung von Mietverhältnissen: Begleitung von Neuanmietungsverfahren

• Vorbereitung und Begleitung von Vergabeverfahren nach der VOB/A bzw. EU VOB/A

einschließlich der Erstellung der Vergabeunterlagen

• Mietvertragsergänzungen, -änderungen oder -verlängerungen; Nachtragsvereinbarun-

gen

• Beratungsleistungen zu laufenden Mietvertragsverhältnissen (z. B. Überprüfung von

Neben- und Betriebskostenvereinbarungen)

• Leistungsstörungen im Mietvertrag; Durchsetzung von Mietminderungen und Ersatz-

vornahmen, Prüfung und Begleitung von Instandsetzungen

• Beendigung von Mietverhältnissen (Kündigung, Rückgabe des Mietobjektes, Rückbau-

verpflichtungen)

• Prüfung von Verträgen und Begleitung bei Vertragsverhandlungen

• Prüfung von Schadensersatzansprüchen (z.B. wegen Verschuldens bei Vertragsver-

handlungen)

• Geltendmachung von Planungskosten

• Bewertung der Verantwortlichkeiten rund um das Gebäudemanagement

• Klärung allgemeiner vergabe- und vertragsrechtlicher Fragen im Zusammenhang mit

Mietverhältnissen

• Klärung arbeitsschutzrechtlicher Fragestellungen im Zusammenhang mit Mietverhält-

nissen

• Klärung bauplanungs- und bauordnungsrechtlicher Fragestellungen

• Beratung bei und Begleitung von Planfeststellungsverfahren bzw. Plangenehmigungs-

verfahren

• Beurteilung von und Beratung zu allgemeinen und speziellen Fragen des Baurechts

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4. Hinweise des Auftraggebers zur Aufgabenerfüllung:

• Mit Abgabe des Angebotes ist mindestens ein verantwortlicher Hauptansprechpartner

zur Durchführung des Auftrages für den Bereich Baurecht, mindestens ein verantwort-

licher Hauptansprechpartner zur Durchführung des Auftrages für den Bereich gewerb-

liches Mietrecht sowie ein verantwortlicher Hauptansprechpartner für die vergaberecht-

liche Beratung zu benennen sowie jeweils ein Stellvertreter. Die Ansprechpartner sol-

len hinreichende langjährige Erfahrungen auf den einschlägigen Rechtsgebieten sowie

in der Beratung und Betreuung öffentlicher Auftraggeber in den einschlägigen Rechts-

gebieten haben. Bei allen vorgenannten Personen muss es sich um zugelassene

Rechtsanwälte handeln. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Eignungsanforderun-

gen und Zuschlagskriterien.

• Der Auftraggeber eines jeweiligen Einzelauftrags (Einzelauftraggeber), der eine KPB

oder das LZPD NRW sein kann, erwartet innerhalb von einem Werktag (Montag bis

Freitag) nach Erstkontaktaufnahme ein (telefonisches) Einzelgespräch mit dem Auf-

tragnehmer. Eine Videokonferenz oder im Bedarfsfall ein persönliches Einzelgespräch

vor Ort beim Auftraggeber soll auf Verlangen des jeweiligen Auftraggebers innerhalb

von drei Werktagen erfolgen können. Auftraggeber der Einzelaufträge können neben

dem LZPD NRW auch die 47 Kreispolizeibehörden sein. Der Vertragsabruf erfolgt ent-

weder über das LZPD NRW oder über eine der 47 KPBen.

• In Dringlichkeitsfällen muss eine Videokonferenz oder im Ausnahmefall auch ein Vor-

Ort-Termin mit zumindest einem der verantwortlichen Hauptansprechpartner für den

Bereich Baurecht, einem der verantwortlichen Hauptansprechpartner für den Bereich

Mietrecht und/ oder einem der verantwortlichen Hauptansprechpartner für die verga-

berechtliche Begleitung oder alternativ mit dem jeweiligen Stellvertreter bis zum Ablauf

des folgenden Werktags gewährleistet werden.

• Abstimmungsgespräche zwischen Auftragnehmer und Einzelauftraggeber sind grund-

sätzlich in den Räumlichkeiten des Einzelauftraggebers zu führen. Hierzu gehören ne-

ben den Räumlichkeiten des LZPD NRW auch die der 47 Kreispolizeibehörden in

NRW. Mit Zustimmung des Einzelauftraggebers können anstelle von Präsenzterminen

auch Videokonferenzen durchgeführt werden.

• Der genaue Umfang und die Ausgestaltung der juristischen Beratung und Betreuung

sind in jedem Einzelfall mit dem Einzelauftraggeber abzustimmen.

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• Der Einzelauftraggeber behält sich vor, die Ergebnisse der juristischen Betreuung und

Beratung durch den Auftragnehmer als Grundlage für das weitere Vorgehen in dem

jeweiligen Einzelfall und darüber hinaus zu verwenden. Letzteres beinhaltet explizit

auch die Nutzung der juristischen Leistung durch andere Behörden der Polizei NRW.

• Der Einzelauftraggeber sichert einen verantwortlichen Ansprechpartner der beteiligten

Behörde für den Zeitraum der Leistungserbringung zu.

• Soweit durch den Auftragnehmer rechtsgutachterlich Stellung zu nehmen ist, ist diese

Stellungnahme dem Einzelauftraggeber spätestens innerhalb von 10 Werktagen vor-

zulegen.

• Der Auftragnehmer wahrt Stillschweigen über alle ihm bei der Erfüllung des Auftrags

zur Kenntnis gelangten Informationen und seiner erarbeiteten Ergebnisse. Eine ent-

sprechende Geheimhaltungserklärung ist vor Erteilung des Auftrages zu unterzeich-

nen.

5. Abrufe aus der Rahmenvereinbarung

Abrufe von Einzelmaßnahmen aus der Rahmenvereinbarung werden nach Zuschlagserteilung

bei Bedarf durch das LZPD NRW oder durch die 47 Kreispolizeibehörden bei den bezuschlag-

ten Bietern bzw. dann Rahmenvertragspartnern getätigt. Die jeweils die konkrete Leistung ab-

rufende Behörde ist als Auftraggeber der Einzelmaßnahme zu betrachten (Einzelauftragge-

ber).

Der Zeitpunkt der Abrufe ist nicht planbar. Durch den Abschluss dieser Rahmenvereinbarung

besteht keine Verpflichtung zum Abruf eines Mindestvolumens an juristischen Beratungsleis-

tungen.

Sofern ein Einzelauftraggeber einen potentiellen Bedarf bei einem der Rahmenvertragspartner

meldet, erfolgt eine Rückmeldung des kontaktierten Rahmenvertragspartners im unter Ziffer 4

näher beschriebenen Modus und Zeitraum.

Abstimmungsgespräche zwischen dem Auftragnehmer und dem Einzelauftraggeber sind

grundsätzlich in den Räumlichkeiten des Auftraggebers der jeweiligen Einzelmaßnahme zu

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führen. Hierzu gehören dementsprechend neben dem LZPD NRW auch die 47 Kreispolizeibe-

hörden des Landes NRW. Mit Zustimmung des Einzelauftraggebers können Abstimmungsge-

spräche auch in digitaler Form (Videokonferenz), telefonisch oder schriftlich erfolgen.

Der genaue Umfang und die Ausgestaltung der zu erbringenden juristischen Leistung ist zwi-

schen dem Auftragnehmer und dem Einzelauftraggeber der Einzelmaßnahme in jedem Ein-

zelfall konkret abzustimmen und ggf. während der Leistungserbringung anzupassen. Als Kon-

taktperson, die für den gesamten Zeitraum der Leistungserbringung zur Verfügung steht, fun-

giert regelmäßig derjenige Hauptansprechpartner des durch den Einzelauftrag primär betroffe-

nen Sachgebietes. Dieser Ansprechpartner ist für den Einzelauftraggeber grundsätzlich inner-

halb eines Werktages erreichbar. Sollte der hauptzuständige Ansprechpartner zeitweise aus-

fallen, ist dies durch den jeweils benannten Stellvertreter zu erledigen. Sollte auch dieser zeit-

weise ausfallen, ist dem Auftragnehmer eine angemessene Vertretung zu benennen.

Der Abschluss eines maßnahmenbezogenen Vertrages kommt dadurch zustande, dass das

LZPD NRW oder eine der 47 Kreispolizeibehörden ein Angebot über eine konkrete maßnah-

menbezogene Leistung bei einem der Vertragspartner erbittet, dieser ein Angebot erstellt und

das LZPD NRW bzw. die das Angebot erfragende KPB das Angebot annimmt. Der Bitte der

Angebotsabgabe hat der um ein Angebot ersuchte, Vertragspartner, sofern keine weiteren

Angebotsabstimmungen notwendig sind, innerhalb von einem Werktag nachzukommen. Die

Angebotsbindungsfrist beträgt 14 Tage.

Sofern ein Vertrag über eine Einzelmaßnahme zustande kommt, verpflichtet sich der jeweilige

Auftragnehmer, die in Auftrag gegebene Leistung in einem angemessenen Zeitraum, der vor

Abschluss der jeweiligen Einzelmaßnahme zwischen ihm und dem Einzelauftraggeber festge-

legt wird, zu erbringen und Verzögerungen zu vermeiden.

Wie vorab dargestellt, soll diese Ausschreibung möglichst drei Rahmenvertragspartner binden.

Die Vornahme der Einzelabrufe wird dabei intern auf der Grundlage eines „quotierten Rota-

tionsprinzips“ auf Basis des geschätzten Auftragsvolumens erfolgen. Konkret bedeutet dies,

dass seitens des Auftraggebers angestrebt wird, das über die Gesamtvertragslaufzeit zu-

stande kommende Auftragsvolumen zu 60 % dem erstplatzierten Bieter bzw. dann Rahmen-

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vertragspartner, zu 30 % dem zweitplatzierten und zu 10 % dem drittplatzierten Rahmenver-

tragspartner zuzuteilen. Das LZPD NRW wird dabei intern für seine Einzelaufträge sowie für

jene der 47 KPBen als Steuerungs- und Controllingorgan fungieren, um die damit einherge-

hende Rotation zwischen den Vertragspartnern entsprechend der genannten Quotierung zu

realisieren. Da natürliche Aufgabenzusammenhänge und gegebenenfalls zusammenhän-

gende Einzelaufträge eines Einzelvertragspartners allerdings nicht zugunsten der Quotierung

durchbrochen und von verschiedenen Vertragspartnern bearbeitet werden sollen, kann es sich

bei der durch das LZPD NRW vorgenommenen Quotierung im Ergebnis nur um ein während

der Gesamtvertragslaufzeit garantiertes Bemühen handeln und nicht um eine strikt einzuhal-

tende Quote.

Die Rahmenvereinbarung hat wegen der außerordentlich langen Laufzeiten von Anmietungs-

oder Neubauverfahren eine Laufzeit von vier Jahren mit zweimaliger Verlängerungsoption für

jeweils ein weiteres Jahr durch einseitige Erklärung des LZPD NRW. Diese Erklärung ist in

schriftlicher Form abzufassen und muss spätestens einen Monat vor Ablauf der anfänglichen

Festlaufzeit bzw. spätestens einen Monat vor Ablauf des ersten Optionszeitraumes getätigt

werden. Sofern sich der Auftraggeber nicht innerhalb der genannten Fristen erklärt, endet der

Vertrag mit Ablauf der anfänglichen Festlaufzeit bzw. Ablauf des Optionszeitraums, ohne dass

es einer Kündigung bedarf.

Die beigefügte Rahmenvereinbarung tritt mit der Erteilung des Zuschlags durch den Auftrag-

geber an den jeweiligen Auftragnehmer rechtsverbindlich in Kraft. Seitens der Bieter muss das

Muster der Rahmenvereinbarung daher nicht ausgefüllt, unterschrieben und zusammen mit

dem Angebot vorgelegt werden. Aus deklaratorischen Gründen wird das zur Verfügung ge-

stellte Rahmenvereinbarungsexemplar um die aus dem Angebot des jeweiligen Auftragneh-

mers zu entnehmenden Angaben ergänzt und von den jeweiligen beiden Rahmenvereinba-

rungsparteien unterzeichnet. Die Unterzeichnung ist für das rechtsverbindliche Zustandekom-

men der Rahmenvereinbarung nicht entscheidend.

1001966383 Kapitel B Leistungsbeschreibung juristische Rahmenvereinbarung 2026_10_26.pdf